Делопроизводство как пишется приложение - Правописание и грамматика

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Приложения к документам бывают 2 видов:

связанные с основным документом только правилами пересылки документов (оформление отметки о приложении в сопроводительном письме мы подробно разобрали в прошлом номере журнала) и
связанные с основным документом по содержанию. Эту ситуацию рассмотрим в этом номере журнала.

Оформление приложений – общие правила

Письмо¹, приказ или иной документ может иметь приложения, которые поясняют содержание этого основного документа. В данном случае документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Она:

ставится в правом верхнем углу документа-приложения;
каждая составная часть реквизита печатается с новой строки через 1 интервал, строки многострочного реквизита обычно выравниваются по левому краю (как в Примере 1) или центрируются относительно самой длинной строки (этот вариант встречается реже, показан в Примере 2). Длина строки не должна превышать 8 см;
начинается со слова «Приложение», далее указывается его номер, потом реквизиты основного документа (вид, автор, дата и номер).

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами (Пример 2). Знак «№» после слова «Приложение» можно не указывать как в основном документе, так и в отметке на документе-приложении (см. Примеры 1 и 2). Главное, придерживайтесь единообразия в оформлении всех документов организации.

Обратите внимание: если приложение одно, то оно не нумеруется, т.к. больше приложений нет (Пример 3).

Пример 1. Отметка на приложении (самый распространенный вариант оформления)

Пример 2. Отметка на приложении

Пример 3. Отметка на приложении

Рассмотренные выше правила касаются оформления отметки в верхнем правом углу на всех приложениях, связанных с текстом основного документа, к каким бы документам они ни прикладывались.

Приложения визируются или подписываются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Особенности оформления приложений в распорядительных документах

Если приложение носит справочный характер

Распорядительные документы (такие как приказы, распоряжения, постановления, решения) могут иметь приложения, поясняющие содержание основного текста.

В качестве приложений справочного характера могут выступать различные аналитические отчеты, справки, перечни, списки, графики и другие документы. При этом в соответствующем пункте распорядительной части текста документа необходимо сделать ссылку на приложение. Вот почему отдельной отметки о наличии приложений под текстом в распорядительном документе никогда не оформляется (в отличие от письма).

При наличии нескольких приложений они нумеруются, знак «№» факультативен.

В тексте распорядительного документа ссылка на приложение обычно делается в скобках, при этом слово «приложение» лучше печатать строчными буквами (ведь это середина предложения, см. «!» в Примере 4), но данное правило носит рекомендательный характер. Поэтому первую прописную букву в этом слове вы тоже можете увидеть.

Пример 4. Обозначение наличия приложений в распорядительном документе

На прилагаемых документах в правом верхнем углу пишут информацию о том, к какому документу они являются приложением. В качестве автора здесь надо указывать наименование организации, т.к. автором всегда является организация (эти общие правила мы проиллюстрировали Примерами 1–3 и 5). Исключение составляют случаи, когда основной документ оформлен на должностном бланке, тогда на приложении будет написано не «Приложение № 1 к приказу ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68», а «Приложение № 1 к приказу коммерческого директора ПАО “Компас” от 25.04.2022 № 68».

Документы-приложения должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.) и заголовок к тексту. Точка в конце заголовка не ставится.

Пример 5. Заголовочная часть документа-приложения к основному документу, показанному в Примере 4

Если приложение утверждается

Приложением к распорядительному документу может быть утверждаемый документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа. В этом случае в тексте распорядительного документа должна быть формулировка «Утвердить прилагаемое Положение…» или «Утвердить прилагаемый Перечень мероприятий…» и т.д. (см. Пример 6). Так пишут, если утверждается всего один документ².

Если необходимо утвердить несколько документов, то данную ссылку на приложения в тексте распорядительного документа оформляют в конце предложения, указывая в скобках «(приложение № 1)» или «(приложение 1)»³ (см. «!» в Примере 7).

Пример 6. Ссылка в тексте распорядительного документа на единственный утверждаемый документ-приложение

Пример 7. Ссылка в тексте распорядительного документа на несколько утверждаемых документов-приложений

На утвержденном приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на реквизиты утвердившего распорядительного документа. При этом первое слово согласуется в роде и числе с наименованием приложения, например:

положение – УТВЕРЖДЕНО;
регламент – УТВЕРЖДЕН;
правила – УТВЕРЖДЕНЫ;
инструкция – УТВЕРЖДЕНА.

При этом над грифом утверждения печатаем слово «Приложение», тем самым указывая, что этот документ связан с основным и является приложением к нему (к какому именно, мы уже отобразили в грифе утверждения, поэтому после слова «Приложение» дублировать это не надо). Такое приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Пример 8. Отметка на единственном документе-приложении, который утвержден распорядительным документом

Пример 9. Отметка на документе-приложении, когда распорядительным документом их утверждено несколько

Каждое утверждаемое приложение визируется его разработчиком или как минимум ответственным исполнителем от группы разработчиков.

Если текст документа не подписывается, а только визируется, то после текста приложения ставится черта длиной 2−3 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов от последней строки текста (после таблиц черта не ставится). Это необходимо для приложений к актам (указам и распоряжениям) Президента РФ, для остальных документов – это лучшая практика, которой можно воспользоваться.

Титульный лист приложения

Если документ-приложение имеет титульный лист (формат А4), то на нем отображаются:

отметка о приложении;
гриф утверждения (если приложение утверждено);
заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка) лучше выделить прописными буквами (например, «ИНСТРУКЦИЯ»), можно еще использовать полужирный шрифт (ПЕРЕЧЕНЬ) или напечатать вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е);
место и год издания документа размещаются в самом низу листа.

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц приложения.

Пример 10. Титульный лист документа-приложения

Как нумеровать листы основного документа и приложений

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. На первой странице документа номер страницы не указывается.

Страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно.

А вот если у утверждаемого документа есть собственные приложения, то у них идет сквозная нумерация страниц. Обычно утверждаются организационные документы, их основные виды – правила, положения, инструкции и регламенты. Они являются многостраничными документами, в их тексте могут быть ссылки на приложения, поясняющие содержание организационного документа (таблицы, перечни, рисунки и др.). Подобные приложения являются неотъемлемыми частями основного организационного документа и они не могут существовать друг без друга, составляя единое целое. Кстати, такой же принцип связи основного документа и приложений применяется в дипломных, курсовых и иных видах научно-исследовательских работ.

Пример 11. Расчет количества листов у документов

Приказ утвердил Инструкцию по делопроизводству – у них отдельная нумерация страниц.

У утвержденной Инструкции есть 10 собственных приложений – у них общая нумерация страниц (например, всего 73 стр.).

Пример 12. Расчет количества листов у документов

Оформление приложений в тексте утверждаемого организационного документа

Строгих правил оформления приложений в тексте утверждаемых документов нет, они скорее носят рекомендательный характер. Оформление приложений в тексте документа будет зависеть от правил оформления тех или иных видов документов, которые могут носить как обязательный характер, так и рекомендательный. Предлагаем ориентироваться на следующие документы:

Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ВНИИДАД, 2018;
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, Росархив, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199;
Методические рекомендации по подготовке муниципальных нормативных правовых актов / авторы-сост.: Атагимова Э.И., Макаренко Т.Н., Рыбакова О.С., Сарапкина Е.Н. — М.: ФБУ НЦПИ при Минюсте России, 2018. – 136 стр.

Если документ утверждается распорядительным документом, но сам в свою очередь в тексте содержит ссылки на приложения к нему, то выглядеть они могут следующим образом:

Пример 13. Утвержденный распорядительным документом организационный документ имеет собственные приложения

На приложении к организационному документу делаем отметку в правом верхнем углу со ссылкой на документ, в котором упоминается это приложение.

Пример 14. Заголовочная часть приложения к утвержденному организационному документу

Если в тексте утвержденного документа в отдельном пункте или подпункте дается ссылка на приложение, то на приложении ставится отметка, в которой указывается не только номер приложения, но и номер пункта, в котором это приложение упоминается:

Пример 15. Фрагмент заголовочной части приложения

Если приложение к утверждаемому документу состоит из двух и более таблиц, они нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией без знака «№» или со знаком «№» (в зависимости от методических рекомендаций по оформлению того или иного документа либо в соответствии с правилами делопроизводства в конкретной организации). Если в приложении таблица является единственной, она не нумеруется.

Особенности оформления приложений к протоколам

При проведении собраний нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. При составлении списка присутствующих в самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество участников мероприятия со ссылкой на прилагаемый список (см. Пример 16).

В этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу (Пример 17). Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на 1 странице, наименования граф лучше повторить на каждой странице (вместо наименований допускается приводить на следующих страницах только номера граф таблицы).

Пример 16. Фрагмент протокола со ссылкой на список присутствующих на собрании, который является единственным приложением протокола

Пример 17. Список присутствующих (единственное приложение к протоколу)

Если помимо списка присутствующих в протоколе будут ссылки на другие приложения, то их необходимо пронумеровать. Приложения нумеруются в последовательном (возрастающем) порядке по мере упоминания их в тексте протокола. Тогда список присутствующих станет приложением № 1, а следующее приложение получит № 2. Разница между парами Примеров 16 + 17 и 18 + 19 отмечена знаком «!».

Пример 18. В протоколе упоминается список присутствующих, который является 1-м из нескольких приложений к этому документу

Пример 19. Отметка о приложении на списке присутствующих с номером приложения

Обратите внимание на особенность оформления отметки о приложении и грифа утверждения на прилагаемом документе: если он относится к решению коллегиального органа управления, то дается ссылка на сам орган, а реквизиты протокола указываются ниже в скобках (см. Пример 20 и фрагмент документа далее) – это исключение из общего правила. Ведь обычно сразу указывают вид документа, потом его автора, дату и номер (как в Примере 19).

Пример 20. Отметка на утвержденном документе-приложении

Фрагмент документа

Пункт 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Оформление приложений к договору

В договорах тоже можно не присваивать номер единственному приложению (как в Примерах 16 и 17). Но позже может появиться потребность изменить или детализировать условия договора, для этого стороны подпишут дополнительное соглашение к нему. И вот на этом этапе может появиться еще 1 или несколько приложений. Как тогда быть? Старое приложение (которое было при подписании договора) осталось без номера. Новому приложению тогда давать № 2, а старому присваивать № 1 (описывая эту «акробатику» в допсоглашении)? Или старое оставить без номера, а новому присвоить № 1? Теоретически оба варианта возможны. Но практически каждый из них порождает лишнюю путаницу. Поэтому в договорах рекомендуем даже единственному приложению сразу присваивать № 1.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 описано оформление приложений в сопроводительных письмах, организационных и распорядительных документах. Аналогичным образом оформляются приложения и к договорам, актам, планам, отчетам:

вы можете по тексту договора сразу отмечать, что является приложением (см. Примеры 21 и 22) либо
можете давать список приложений в одном из заключительных разделов или пунктов договора (см. Примеры 23 и 24). Перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора,
а можете даже одновременно применять оба эти варианта для большей однозначности и удобства поиска информации и документов.

Пример 21. Ссылка на упоминаемое в тексте договора приложение.

2.5. Оказать услуги и сдать их результаты Заказчику в сроки, установленные Планом оказания услуг (приложение № 1).

Пример 22. На приложении к договору в правом вернем углу ставим соответствующую отметку (указываются все привычные данные основного документа кроме автора)

Пример 23. Список приложений в отдельном разделе договора (в виде таблицы)

Пример 24. Список приложений в отдельном пункте договора

10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:

10.1.1. Задание на оказание услуг на 9 л.

10.1.2. План оказания услуг на 3 л.

10.1.3. Форма Акта об оказании услуг на 1 л.

В качестве защиты от подмены страниц многостраничные договоры вместе с приложениями можно прошить, оформив заверительную надпись. Если потом подписывают допсоглашение и у него могут быть новые приложения к этому договору, то все эти новые документы к первому сшиву не подкрепляются, из них можно сделать второй сшив.

Пример 25. Оформление заверительной надписи на обороте сшива обеими сторонами договора

Основной документ хранится вместе со своими приложениями

Распорядительные, организационные документы, договоры и акты группируются в дела с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с распорядительными документами.

Приложения, являющиеся неотъемлемыми частями письма, хранятся вместе с ним.

Источник

В новом стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года[1], содержатся положения по оформлению не только реквизита «Отметка о приложении», но и самих приложений.

Рассмотрим эти положения подробнее и сравним их с положениями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других правовых актов, устанавливающих правила юридической техники и делопроизводства[2].

ПРАВОВАЯ БАЗА

Федеральные правовые акты. Основными источниками информации об оформлении документов на федеральном уровне являются:

Указанные методические рекомендации и стандарты не имеют статуса нормативных правовых актов. Их положения становятся обязательными к исполнению, если они включаются в локальные нормативные акты организации (правила, инструкции и т.д.).

Законы субъектов Российской Федерации. Основные требования к оформлению приложений к правовым актам содержатся также в законах субъектов Российской Федерации, посвященных правотворческой деятельности.

Правовые акты субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления. Органами государственной власти и органами местного самоуправления также принимаются нормативные правовые акты и методические рекомендации, которые устанавливают правила юридической техники и делопроизводства и содержат рекомендации по оформлению приложений к документам. Например:

В этом случае представляет интерес систематизация требований к приложениям правовых актов в Положении о порядке внесения проектов решений Думы города Покачи и юридико-техническому оформлению проектов решений и решений Думы города Покачи9. Указанный документ включает ст. 27 «Оформление приложений к нормативным правовым актам», а также следующее приложение:

Правила и инструкции по делопроизводству, принимаемые в различных организациях, разрабатываются с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Правила оформления документов, имеющих приложения, приведены в приложениях к вышеуказанному документу:

• правила оформления реквизитов документов (приложение № 11);

• правила подготовки законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (приложения № 12–14), которые изложены в соответствии с требованиями правил и инструкций по делопроизводству, принятыми в Администрации Президента Российской Федерации и Аппарате Правительства Российской Федерации. Отдельные элементы оформления приложений к указанным актам отличаются от правил оформления приложений к актам федеральных органов исполнительной власти.

Следует отметить, что многие положения Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, касающиеся приложений к документам, вошли в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила и инструкции по делопроизводству, принятые в различных организациях, освещают рассматриваемые вопросы при описании реквизитов документов «Отметка о приложении» и «Гриф утверждения», а также в разделах, посвященных особенностям оформления отдельных видов документов. Например, в следующих приложениях к Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации10:

• Порядок оформления реквизитов документов (приложение 7);

• Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации (приложение 9);

• Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации (приложение 10);

• Подготовка и оформление приказов нормативного характера (приложение 11).

Указанные вопросы изложены в разделах основной части Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области11:

• Правила подготовки и оформления документов (раздел II);

• Состав управленческих документов Правительства, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (раздел III);

• Общие требования к оформлению проектов правовых актов Губернатора и Правительства (раздел IV).

ВИДЫ ПРИЛОЖЕНИЙ К ДОКУМЕНТАМ

Приложения к документам можно разделить на три группы:

1. Приложения к сопроводительным документам12. Приложениями могут являться любые документальные материалы, направляемые с сопроводительным документом, который поясняет причину их отправки. В этом случае основной документ и приложение связаны только задачей пересылки документов. Например, в качестве основного документа выступает сопроводительное письмо, а приложением к нему – проект договора, направляемый партнерам. На письме оформляется реквизит «Отметка о приложении». На самом приложении отметка о том, что это приложение, не ставится.

2. Справочные приложения, дополняющие содержание основных документов. Основным может быть практически любой документ. О приложении говорится в тексте этого документа. На приложении (которое может содержать различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.) оформляется реквизит «Отметка о приложении».

3. Приложения, утверждаемые основными документами. Основным может быть нормативный правовой акт, например приказ, которым утверждается другой правовой акт (положение, правила, инструкция, регламент и т.д.). О приложении говорится в тексте этого нормативного правового акта. На самом приложении оформляется реквизит «Отметка о приложении», а также проставляется гриф утверждения.

Приложения, которые относятся к первой группе, не являются структурной частью основного документа. Приложения второй и третьей групп являются неотъемлемой составной частью основного документа (правового акта) и обладают одинаковой с ним юридической силой. Например, в ст. 17 Закона города Севастополя от 29.09.2015 № 185-ЗС «О правовых актах города Севастополя»13 приведена структура правового акта, которая в зависимости от объема и сложности строения включает:

1) наименование;

2) преамбулу;

3) содержательную часть;

4) заключительные положения;

5) приложение.

Под приложением при этом понимается структурная часть правового акта, содержащая правила, положения, регламенты, графические изображения, перечни, таблицы и иные материалы, которые являются неотъемлемой частью соответствующего правового акта и имеют равную с ним юридическую силу.

РЕКВИЗИТ «ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ»: ОБОЗНАЧЕНИЕ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ

В ключевых разработках по делопроизводству в обозначении этого реквизита нет устойчивого единообразия:

• отметка о наличии приложения (реквизит 21 по ГОСТ Р 6.30-2003);

• отметка о приложении (Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти14);

• отметка о наличии приложений (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

• отметка о приложении (реквизит 19 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорится, что при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, определения которых содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В этом стандарте дано следующее определение: отметка о наличии приложения – реквизит, который содержит сведения о дополнительно прилагаемом документе (п. 68).

Приведенное определение, на наш взгляд, носит слишком общий характер и не акцентирует внимание на том, что рассматриваемый реквизит может оформляться как в основном документе (указывать на наличие приложений к нему), так и на самом приложении.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 это положение сформулировано более полно. Так, в п. 5.19 сказано, что отметка о приложении содержит сведения о документе, который прилагается к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах-приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и т.д.).

Таким образом, одним термином «Отметка о приложении» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 обозначаются три разные отметки:

• отметка после текста на сопроводительном документе;

• отметка (указание, ссылка) в тексте основного документа;

• отметка на приложении.

Каждая отметка имеет свой порядок оформления и расположение. Поэтому логично ввести дополнительный термин и для обозначения отметки на самих приложениях.

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ

В ГОСТ Р 6.30-2003 нет четкого указания, что реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется непосредственно после текста. Из схем расположения реквизитов организационно-распорядительных документов, приведенных в стандарте, следует, что этот реквизит должен располагаться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля. Если расположить реквизит «Отметка о наличии приложения» в отведенной для него зоне, то возникает большой пробел между текстом и реквизитом. Это чревато тем, что уже после подписания документа в свободное место может быть снесена несанкционированная информация.

В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 это обстоятельство было учтено: «…отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля…».

СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГОСТ Р 7.0.97-2016

В новом стандарте раскрывается порядок оформления отметки о приложении в сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах в 5 следующих случаях:

1) приложение названо в тексте;

2) приложение не названо в тексте или если приложений несколько;

3) приложение (приложения) сброшюровано;

4) документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией

страниц;

5) приложением является обособленный электронный носитель.

Сравним вышеперечисленные варианты оформления отметки о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19) и ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.21) (Таблица):

Из таблицы видно, что в первых четырех случаях правила оформления отметки о приложении не претерпели существенных изменений.

Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 вошло новое положение, посвященное приложениям на электронных носителях (еще раньше оно появилось во многих инструкциях по делопроизводству). При этом наблюдается некоторый терминологический разнобой: «документ на электронном носителе», «документ на съемном машинном носителе информации (МНИ)», «документ в электронном виде» и т.д. Нет в инструкциях по делопроизводству и единого перечня характеристик указанного документа, которые включаются в отметку о приложении (вид носителя записи, формат записи, объем записанной информации, имя файла).

Приведем примеры оформления отметки о приложении, если приложением является обособленный электронный носитель, из инструкций по делопроизводству:

СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ, НЕ ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГОСТ Р 7.0.97-2016

Приложение направляется не во все указанные в документе адреса. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не вошло положение, которое содержится в ГОСТ Р 6.30-2003 и сохраняется во многих действующих инструкциях по делопроизводству: если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя. Согласно п. 53 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, если приложение (подлинник) направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение содержит информацию ограниченного доступа. Этот случай освещается в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, которые содержат информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется так:

Во многих инструкциях это положение не только воспроизводится дословно, но даже дополняется. Например, в п. 2.2.13 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики указано, что в этом случае пометку «Для служебного пользования» нужно оформлять и на сопроводительном письме.

На приложения составляется отдельная опись. В соответствии с п. 2.2.13 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики при большом количестве приложений на них составляется отдельная опись. Отметка о приложении в этом случае оформляется так:

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТКИ О ПРИЛОЖЕНИИ В СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ

Всегда в единственном числе. Дискуссия о том, зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в рассматриваемом реквизите, ведется давно. Исходя из правил русского языка, если приложение одно, это слово следует писать в единственном числе, если несколько – во множественном. Однако ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать только в единственном числе.

В некоторых инструкциях по делопроизводству на этом акцентируется внимание. Например, согласно п. 113 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе.

Не подчеркивается. В Правилах оформления документов в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации слово «Приложение» подчеркнуто (см. врезку «Как составить опись приложений»).

В п. 2.1.19 этого документа указано, что слово «Приложение» печатается без кавычек с прописной буквы от левой границы текстового поля и подчеркивается.

Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусмотрено подчеркивание или другое текстовое выделение слова «Приложение».

От границы левого поля. В приведенном выше извлечении из Инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области сказано, что отметка о наличии приложения печатается с красной строки.

В этой части указанная Инструкция не соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о приложении оформляется без абзацного отступа – от границы левого поля.

УКАЗАНИЕ НА ПРИЛОЖЕНИЕ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА

В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 вошло положение, которого не было в ГОСТ Р 6.30-2003:

Из приведенного положения следует, что упоминание документа-приложения в тексте основного документа является еще одним «проявлением» реквизита «Отметка о приложении», помимо оформления этого реквизита на сопроводительном документе и в самом приложении.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует указывать слово «приложение» в тексте документа в скобках. Однако можно и без них, например: «согласно приложению», «в соответствии с приложением» и т.д. Слово «приложение» в тексте документа пишется со строчной буквы.

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ НА ПРИЛОЖЕНИЯХ СПРАВОЧНОГО ХАРАКТЕРА

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 определено, что отметка о приложении оформляется на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу и выглядит так (п. 5.19):

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 правила оформления отметки о приложении даны с помощью примера. В ГОСТ Р 6.30-2003 об этих правилах сказано подробнее. В нем перечисляются конкретные элементы отметки о приложении: в приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (п. 3.12). Например:

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 о размещении элементов отметки о приложении также сказано более лаконично и, на наш взгляд, более точно, без установления каких-либо вариантов, которые «допускаются»: строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даны основные правила оформления отметки о приложении. Поэтому организации могут оформлять отметку о приложении с учетом специфики своей деятельности. Например,

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ НА УТВЕРЖДАЕМОМ ДОКУМЕНТЕ

Особенности оформления отметки о приложении на утверждаемом документе связаны с тем, что на приложении необходимо оформить еще и реквизит «Гриф утверждения документа». Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При этом каждый реквизит («Отметка о приложении» и «Гриф утверждения») по отдельности содержит сведения об основном документе (наименование вида, дата, номер). Чтобы избежать дублирования, эти сведения следует указывать только в грифе утверждения. Этот вариант оформления приложения ранее был описан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и повторен в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):

Альтернативой приведенному порядку оформления приложения могут быть только варианты оформления, связанные с отказом от одного из указанных реквизитов. Таким образом, на практике используется три варианта оформления приложения:

1) проставляется и отметка о приложении, и гриф утверждения документа, как это предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016;

2) проставляется только отметка о приложении;

3) проставляется только гриф утверждения документа.

Проиллюстрируем каждый из вариантов оформления на примерах инструкций по делопроизводству.

1. Проставляется отметка о приложении и гриф утверждения документа, как это предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016:

2. Проставляется только отметка о приложении:

3. Проставляется только гриф утверждения документа:

Следует отметить, что последний из указанных вариантов имеет наибольшее распространение и зачастую подкрепляется правилами юридической техники и делопроизводства, которые принимаются в конкретных организациях.

Например, в п. 21 Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области22 установлено, что, если приложением к распорядительному документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в правом верхнем углу ставится не отметка о приложении, а гриф утверждения документа. Например, при утверждении положения отметка о приложении к документу выглядит так:

ПРИЛОЖЕНИЕ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Часто документы-приложения, в свою очередь, имеют приложения. Однако ГОСТ Р 7.0.97-2016 не содержит правил оформления отметки о приложении в этой ситуации. Поэтому в конкретных организациях эта отметка оформляется по-разному. Например:

В самой Инструкции приложения оформляются так:

В приведенном примере отметка о приложении занимает много места. Однако оформить ее можно с меньшей степенью детализации, например:

¹Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации»».

²Термины «документ» и «правовой акт» используются как синонимы.

³Одобрены Советом Государственной Думы, направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18.11.2003 № вн2-18/490.

⁴Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

⁵В ред. от 28.06.2017.

⁶См. п. 26 Приложения 1 к Регламенту Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденному постановлением Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа от 23.03.2017 № 821.

⁷Утверждены Указом Губернатора Пермского края от 11.12.2015 № 170.

⁸Утверждено постановлением Администрации г. Нижний Тагил от 05.05.2017 № 1055-ПА.

⁹Утверждено решением Думы города Покачи от 08.06.2017 № 45.

¹⁰Утверждена приказом Минфина России от 01.12.2016 № 556.

¹¹Утверждена постановлением Правительства Калининградской области от 10.04.2017 № 180.

¹²Под термином «сопроводительный документ» подразумевается как приложение к письму, так и претензии, акты, справки и другие информационно-справочные документы.

¹³Принят Законодательным собранием города Севастополя 22.09.2015.

¹⁴Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 26.04.2016).

¹⁵Утверждена приказом Росстата от 15.01.2014 № 32 (в ред. от 27.12.2016).

¹⁶Утверждена приказом Министра обороны Российской Федерации от 04.04.2017 № 170.

¹⁷Утверждена постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012 № 176 (в ред. от 11.05.2017).

¹⁸Утверждена распоряжением Губернатора Самарской области от 24.04.2017 № 250-р.

¹⁹Утверждены распоряжением Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 20.04.2016 № 78р-1.

²⁰Здесь и далее в извлечениях выделено автором.

²¹Утверждена приказом ФНС России от 01.07.2014 № ММВ-7-10/346@ (в ред. от 16.03.2016).

²²Утверждены постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2017.

Источник

Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом.

Отметка о наличии приложений к документу печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста документа 1 — 2 межстрочными интервалами.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:

Приложение:	1. Заключение на проект… на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке… на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложения к нему, всего на 30 л.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то это оговаривается в отметке о приложении.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук:

Например:

Приложение: диск CD-R — 1 шт.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие конфиденциальную информацию (ДСП), отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о платежеспособности…, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

В этом случае сопроводительное письмо тоже будет иметь пометку «для служебного пользования».

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: согласно описи на 5 л.

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.

Например:

Приложение: копия приказа ФАС России от 22.10.2012 N 650 на 3 л. в 1 экз.

В приложении к распорядительному документу (приказам, правилам, инструкциям, положениям и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N …» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, через 1 интервал.

Например:

Приложение N 1

к приказу ФАС России

от __________ N _____

Первую и последнюю строки при этом центрируют относительно второй строки.

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа.

Например:

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕН

приказом ФАС России

от __________ N _____

Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.

Источник