Если экз единственный как пишется

3.4.1. Документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра, имеют установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке. Состав реквизитов каждого конкретного документа определяется его видом и назначением.

При подготовке, оформлении и обработке документа Росреестра используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование курирующего министерства;

полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование должности;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о контроле;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка о поступлении документа;

ссылка на документ.

Помимо перечисленных при подготовке документов могут использоваться другие реквизиты, например: отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.4.2. Реквизит «Государственный герб Российской Федерации» размещается на бланках в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

3.4.3. Реквизит «Наименование курирующего министерства» — включает наименование Министерства экономического развития Российской Федерации.

3.4.4. Реквизит «Полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти» (Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) размещается на бланках и должен соответствовать наименованию, установленному Положением о Росреестре.

3.4.5. Реквизит «Наименование должности» указывается на бланках должностных лиц Росреестра.

3.4.6. Реквизит «Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти» включает: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты Росреестра.

3.4.7. Реквизит «Наименование вида документа» (приказ, распоряжение) указывается на бланках соответствующего вида документа (на бланках писем не указывается).

3.4.8. Реквизит «Дата документа» указывает на дату его подписания или регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки, акты и др.) или на дату зафиксированного в документе события (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дату его принятия, для утверждаемого документа (план, регламент, отчет) — дату его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является дата последней подписи.

Дата документа проставляется лицом, осуществляющим регистрацию документа, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.)

Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии двойного межстрочного интервала от предыдущего реквизита.

Способ написания даты зависит от характера документа. В актах Росреестра (приказах, распоряжениях), документах, содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами, например:

10 августа 2015 г., 06 февраля 2016 г.

В остальных случаях при регистрации писем, доверенностей, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов используется цифровой способ оформления даты: день и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенных точкой, год — четырьмя цифрами; буква «г» после цифр не ставится, например:

30.09.2015.

Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то при цифровом способе написания даты перед цифрой ставится ноль, например:

01.05.2016.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе указания по исполнению документа и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.

3.4.9. Реквизит «Регистрационный номер документа» проставляется в соответствии с системой регистрации в электронных карточках в СЭД Росреестра и состоит из его порядкового номера и дополнительных индексов, содержащих информацию о виде документа, структурном подразделении — исполнителе документа, о способе отправки, отметке о конфиденциальности и т.д.

Присвоение порядкового номера и индексация документов осуществляются в пределах календарного года. В регистрационном номере электронных документов, подписанных электронной подписью и направляемых только в электронном виде (без дублирования на бумажном носителе), обязательно добавляется значок «@».

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в специально отведенном месте.

Регистрационный номер документов, издаваемых совместно с иными государственными органами (организациями), печатается на уровне даты по правой границе текстового поля под их наименованиями, например:

Регистрационный номер документу присваивается после его подписания (утверждения).

3.4.10. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» включает в себя номер и дату документа, на который дается ответ.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается по левой границе текстового поля и печатается шрифтом N 12 на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, например:

На N 15-РМ от 15.04.2015

На документах, оформленных на бланках Росреестра, ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется в соответствии с расположением реквизита на соответствующем бланке.

3.4.11. Реквизит «Место составления (издания) документа» (Москва) указывается на бланках конкретного вида документов (на бланках писем не указывается).

3.4.12. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» проставляется на документах, в том числе на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения.

Ограничительная пометка «Для служебного пользования» (далее также — пометка «ДСП») проставляется в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на сопроводительном письме и приложениях к нему и на последующих страницах не повторяется, печатается без кавычек, ограничивается правым полем листа, подчеркивается и дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра документа проставляется через один межстрочный интервал и центрируется относительно пометки «ДСП», но не подчеркивается, например:

Если документ подготовлен в одном экземпляре, то пометка «ДСП» оформляется следующим образом:

3.4.13. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Первая строка адресата не должна превышать первой строки бланковой надписи (угловой бланк) после изображения Государственного герба Российской Федерации. Строки, входящие в состав реквизита, печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 10 см), которая ограничивается правой границей текстового поля. Составные части адреса отделяются друг от друга полуторным-двойным межстрочным интервалом.

Если письмо адресуется организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица, наименования пишутся в именительном падеже, например:

Если письмо адресуется конкретному должностному лицу, должность и фамилия адресата указываются в дательном падеже, а наименование организации — в родительном.

Инициалы имени и отчества (далее — инициалы) пробелом не разделяются и располагаются перед фамилией. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности, например:

Если письмо адресуется непосредственно руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:

Если письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией указывается звание или степень, например:

Если адресат имеет воинское звание, оно не указывается, например:

При подготовке документов, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Минэкономразвития России и иные федеральные органы исполнительной власти, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Правительство Севастополя, Управление государственной регистрации права и кадастра Севастополя, Совет министров Республики Крым, Государственный комитет по государственной регистрации и кадастру Республики Крым, а также территориальные органы и подведомственные организации Росреестра, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает в реквизите «Адресат» полный почтовый адрес, включая почтовый индекс.

Элементы почтового адреса указываются через запятую в установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, последовательности:

наименование адресата (для юридических лиц — полное или краткое наименование организации, для физических лиц — фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, в реквизите «Адресат» указываются наименование должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилия в дательном падеже, а затем почтовый адрес, например:

При адресации письма физическому лицу сначала указывается фамилия, а затем инициалы получателя в дательном падеже, далее почтовый адрес, например:

Если письмо адресуется нескольким однородным организациям, то их следует указывать обобщенно, например:

Документ должен содержать не более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется указатель рассылки, адресат указывается обобщенно, например:

Исключение составляют судебные документы (исковое заявление, заявление, жалоба, отзыв, письменное возражение), в которых может указываться необходимое количество адресов в соответствии с действующим законодательством.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

3.4.14. Реквизит «Гриф утверждения документа» указывает на нормативный или правовой характер содержания документа.

Утверждение документа осуществляется одним из следующих способов:

должностным лицом (руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителями, начальниками структурных подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах);

изданием соответствующего акта Росреестра (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждении ряда документов), иногда протоколом.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки (не превышающей 10 см), ограниченной правой границей текстового поля документа. Слово «УТВЕРЖДАЮ» или «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек), расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения (словесно-цифровым способом) отделяются полуторным межстрочным интервалом от остальных строк реквизита, которые печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Если документ издается отдельно от утверждающего акта Росреестра, на нем проставляется гриф об утверждении.

Примерный перечень документов, которым может быть присвоен гриф об утверждении, приведен в приложении N 16 к Инструкции.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

При необходимости личная подпись должностного лица Росреестра в грифе утверждения заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При утверждении документа актом Росреестра, решением (комиссии, собрания и т.д.), протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» или «УТВЕРЖДЕНО», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

или:

Слово «УТВЕРЖДЕНО» должно согласовываться в роде и числе с первым словом наименования документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, план — УТВЕРЖДЕН, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ, программа — УТВЕРЖДЕНА.

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева — гриф инициатора издания или ответственного исполнителя документа, например:

3.4.15. Реквизит «Указания по исполнению документа (резолюция)» представляет собой поручение должностного лица Росреестра по организации деятельности структурных подразделений.

3.4.15.1. Проект указания по исполнению документа руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя Росреестра (далее также — указание) по организации деятельности структурных подразделений, в том числе по исполнению внутренних документов, оформляется на листах бумаги формата A4 с реквизитами бланка «Поручение должностного лица Росреестра» (приложение N 12).

Текст указания включает фамилию, имя и отчество исполнителя (исполнителей), содержание поручения и сроки его исполнения, подпись должностного лица, давшего указание, ее расшифровку.

Регистрацию подписанных указаний руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) осуществляет Административное управление, заместителя руководителя Росреестра — гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в приемной заместителя руководителя Росреестра.

Дата регистрации указания должна соответствовать дате его подписания и оформляться словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер указания по исполнению документа состоит из буквенных обозначений имени и фамилии автора указания и его порядкового номера, присвоенного в регистрационной базе данных соответствующей «Канцелярии» СЭД Росреестра, например:

N ИВ-0165/15; N ГЕ-0037/15, где:

«ИВ», «ГЕ» — первые буквы имени и фамилии руководителя Росреестра или его заместителя соответственно;

«0165», «0037» — порядковые регистрационные номера;

«15» — последние две цифры текущего года.

Образец оформления указания по исполнению документа (поручения) должностного лица Росреестра приведен в приложении N 17.

3.4.15.2. Проект указания по исполнению входящих документов формируется с использованием СЭД Росреестра в соответствии с информацией, внесенной в регистрационную электронную карточку входящего документа, и включает: полное наименование Росреестра, штрих-код, наименование государственного органа или организации, направившей документ, вид документа, дату регистрации и входящий номер документа, фамилию, имя, отчество исполнителя (исполнителей), содержание указания, аннотацию документа (краткое содержание), инициалы и фамилию должностного лица, подписывающего указание, дату подписания указания, а также, при наличии, отметку о контроле, сроки исполнения, отметку о конфиденциальности (приложение N 18).

Формирование текста данной формы указания осуществляется в центральном аппарате Росреестра с соблюдением следующих правил.

Содержащееся в тексте указания поручение формулируется четко и конкретно, например «…Прошу рассмотреть и ответить…» или «…Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа…», и должно допускать только единственное толкование содержащегося в нем задания.

Если документ не требует направления отчета об исполнении и имеет типовые сроки исполнения, текст указания может содержать только фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей).

Если указание по исполнению документа дается двум или нескольким должностным лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации работы.

Если названные исполнители не равны по должности, то должностное лицо, давшее поручение, определяет ответственного исполнителя словом «созыв» (на ответственного исполнителя также может указывать одно из слов: «обобщение» или «ответственный»). Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.

Если в документе содержится более одного поручения различного характера, указание по исполнению создается по нескольким пунктам с определением ответственных исполнителей, содержащихся поручений, а также сроков исполнения отдельно по каждому пункту поручения.

В случае если ответственный исполнитель (соисполнитель) полагает, что вопросы, содержащиеся в прилагаемом к указанию документе, не относятся к его компетенции, указание по исполнению документа подлежит изменению, а документ — возврату в порядки и сроки, установленные пунктами 4.6.7, 4.6.8, 4.7.14, 5.3.7, 5.3.8 Инструкции.

Сформированный в электронной базе проект указания распечатывается на стандартном листе бумаги и представляется на подпись вместе с рассматриваемым документом должностному лицу для утверждения.

3.4.15.3. Указание по исполнению документа допускается оформлять непосредственно на лицевой стороне первого листа в заголовочной части документа рукописным текстом с наклоном относительно основного печатного текста документа при рассмотрении:

внутренних документов;

копий документов;

документов, не требующих ответа, возврата или перенаправления;

срочных документов, поступивших непосредственно руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) или заместителю руководителя Росреестра.

Данная форма указаний включает: фамилию и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора указания и дату, например:

3.4.15.4. Указания по исполнению документа заместителей руководителя Росреестра, начальников структурных подразделений и их заместителей, а также должностных лиц, исполняющих их обязанности, могут оформляться на листах бумаги формата A5 и A6 с реквизитами бланка (приложение N 19).

Данная форма указаний включает: полное наименование Росреестра, наименование должности автора указания, фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего указание, ее расшифровку, дату и ссылку на документ, по которому дается указание (его номер и дату).

3.4.16. Реквизит «Заголовок к тексту» составляется ко всем документам, содержащим более одного абзаца текста.

Заголовок к тексту документа формулируется исполнителем, разрабатывающим проект документа, одной фразой, должен быть максимально кратким и согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) «Об утверждении Положения…», распоряжение (о чем?) «О создании комиссии…», служебное письмо (о чем?) «О представлении предложений…», протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии…», акт (чего?) «выполненных работ…».

Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка с прописной буквы и не выделяется кавычками или подчеркиванием. В конце заголовка точка не ставится.

При использовании углового бланка письма заголовок к тексту печатается по ширине реквизитов бланка шрифтом N 12 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой границе текстового поля.

При оформлении документа на стандартном листе бумаги, в случае если после заголовка идет ссылка на номер, последняя строка заголовка подчеркивается, например:

При использовании бланков Росреестра «Приказ», «Распоряжение», бланка Росреестра с продольным расположением реквизитов, а также при подготовке проектов актов Росреестра заголовок печатается по ширине печатного поля над текстом документа полужирным шрифтом N 14 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Заголовок не пишется на телеграммах, извещениях, а также документах, текст которых печатается на листах бумаги формата A5.

3.4.17. Реквизит «Текст документа» отражает основное смысловое содержание документа.

Служебные документы в Росреестре составляются на русском языке — государственном языке Российской Федерации.

При подготовке документов применяются только общепринятые сокращения слов (или аббревиатуры). Написание сокращений производится в соответствии с требованиями пункта 4.12 «Сокращения» государственного стандарта ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию стандартов».

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 (с последующими изменениями).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указываются наименование вида акта, наименование органа, его издавшего, дата принятия или утверждения акта, его регистрационный номер, а также заголовок, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 июля 2012 г. N 1058 «О Совете при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта»…

При этом в актах Росреестра и документах, содержащих сведения финансового характера, на протяжении всего текста следует придерживаться словесно-цифрового способа оформления даты.

Если в тексте документа число месяца является однозначным, то при словесно-цифровом способе написания даты перед цифрой ноль не ставится, например: 6 мая 2015 г.

Не допускаются в тексте одного документа использование словесно-цифрового и цифрового способов оформления даты, а также разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов.

3.4.18. Реквизит «Отметка о контроле» проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» в правом верхнем углу первого листа документа, а также указания по исполнению документа. Соответствующая информация вносится в СЭД Росреестра.

3.4.19. Реквизит «Отметка о приложении»

Приложения к документу могут быть в основном трех видов:

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом;

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим актом Росреестра (приказом или распоряжением);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа (планы, программы, отчеты, договоры, ответы на запросы).

Приложения оформляются на стандартных листах бумаги и могут иметь необходимые для документа реквизиты (вид документа, заголовок, подписи ответственных исполнителей, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).

В служебных, в том числе сопроводительных, письмах отметка о приложении оформляется под текстом на последнем листе письма, отделяется от текста двойным межстрочным интервалом. Слово «Приложение» печатается с прописной буквы с отступом от края левого поля на 12,5 мм (с абзаца) и подчеркивается. После его написания ставится двоеточие. Перечень приложений печатается через один межстрочный интервал тем же шрифтом, что и основной текст документа, и нумеруется.

Отметка о наличии приложения, ссылка на которое дается в тексте служебного письма, включает сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, всегда в единственном числе, отделяется от текста и оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если прилагаемый документ рассылается в одном экземпляре, количество экземпляров (в 1 экз.) не указывается, например:

Приложение: на 10 л.

Если в тексте служебного письма не было ссылки на приложения, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

Если служебное письмо имеет большое количество приложений, то на них составляется отдельная опись, а под текстом письма указывается:

Приложение: по описи.

В случае если к служебному письму прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложения направляются не во все указанные в служебном письме адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.

В случае если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на наименование приложения в тексте служебного письма или нет, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

или:

Если приложение к служебному письму представлено на съемном носителе информации (flash-диск, CD-диск, DVD-диск и т.п.), то указывается наименование носителя информации и количество носителей, например:

Приложение: CD-диск 1 шт.

Если приложение к документу направляется в электронном виде без материального носителя, то необходимо указать реквизиты электронного документа, адрес электронной почты адресата или адрес нахождения в информационной сети, например:

Приложение: 1 файл по электронной почте по адресу: reserver@mail.ru

На приложениях справочного характера к планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе. В правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (без кавычек) с указанием наименования вида основного документа (его даты и регистрационного номера при наличии) и отделяется от других частей реквизита полуторным межстрочным интервалом. Все остальные части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 10 см), ограничивающейся правым полем документа, например:

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Если приложение единственное, оно не нумеруется. Текст приложения печатается тем же шрифтом, что и основной текст документа.

Порядок оформления приложений к актам Росреестра изложен в пунктах 3.5.1.9 — 3.5.1.11 Инструкции.

3.4.20. Реквизит «Подпись должностного лица» включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Наименование должности отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Если документ оформлен на бланке Росреестра (приложения N 2 — 4, 7, 10, 11, 13), в состав подписи входят сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Если документ оформлен на бланке должностного лица (приложения N 5, 6, 12), наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается. Подпись оформляется следующим образом:

Если документ, оформленный на бланке Росреестра (приложения N 4, 7), подписывает начальник структурного подразделения, то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписывающего документ, наименование структурного подразделения, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Если документ оформлен не на бланке Росреестра, то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписавшего документ, наименование Росреестра, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

При подписании документа несколькими должностными лицами Росреестра он оформляется на бланке Росреестра (приложения N 4, 7), подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой двойным межстрочным интервалом, например:

При подписании совместного документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные государственные органы (организации), подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через полуторный межстрочный интервал, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги без реквизитов бланка.

В документах комиссий (протоколы, акты) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности при отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа.

В этом случае документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, на основании соответствующего акта Росреестра. При этом при подписании документа к должности добавляется словосочетание «Исполняющий обязанности» или «Исполняющая обязанности», а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего документ, например:

3.4.21. Реквизит «Отметка об электронной подписи» используется при визуализации электронного документа. Отметка об электронной подписи отображается программными средствами путем наложения ее изображения на изображение текста электронного документа. Отметка об электронной подписи проставляется в месте расположения реквизита «Подпись» и включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Образец оформления отметки об электронной подписи приведен в приложении N 20 к Инструкции.

3.4.22. Реквизит «Гриф согласования» свидетельствует о согласии должностного лица с содержанием документа.

Согласование проекта документа с иными государственными органами (организациями) (внешнее согласование), интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов по левой границе текстового поля на лицевой стороне последнего листа документа. Слово «СОГЛАСОВАНО» отделяется от остальных частей реквизита полуторным межстрочным интервалом. Все части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 10 см), которая ограничивается левым полем, например:

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме:

или:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (организаций), то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне. Если государственные органы (организации) указаны в тексте документа, то грифы согласования располагаются в том порядке, в каком они перечислены в документе.

При большом количестве согласующих государственных органов (организаций) грифы согласования оформляют двумя вертикальными рядами.

3.4.23. Реквизит «Виза» фиксирует согласие или несогласие должностных лиц с содержанием документа и включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего, например:

Личная подпись, инициалы и фамилия

25.09.2015

Проекты документов Росреестра проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов (абзац восьмой пункта 3.5.1.15, пункты 3.5.5.3, 3.5.6.3, 3.5.9.4, 3.6.4 — 3.6.9, 3.10.4 Инструкции).

Визы о согласовании исходящих документов (писем, телеграмм, доверенностей), а также докладных (служебных) записок проставляются на лицевой стороне их визовых экземпляров ниже реквизита подписи, ближе к нижнему полю документа.

Визы о согласовании проектов актов Росреестра (приказов, распоряжений), договоров (соглашений, контрактов) проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала документа, остающегося в Росреестре.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются структурному подразделению-исполнителю. В листе согласования после визы или перед визой делается пометка «С учетом замечаний» или «Замечания прилагаются», например:

Замечания прилагаются

Личная подпись, инициалы и фамилия

25.03.2006

Разногласия структурных подразделений по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке. В этом случае на листе согласования исполнителем делается пометка «Замечания учтены».

Отказ от рассмотрения документа, поступившего на визирование в установленном порядке, и его передача на подпись должностному лицу Росреестра без виз соисполнителей не допускаются.

3.4.24. Реквизит «Печать» проставляется для заверения подлинности подписи должностного лица или соответствия копий документов подлинникам.

Печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее также — гербовые печати) заверяются подписи руководителя Росреестра и его заместителей, государственных регистраторов, заместителя начальника Финансово-экономического управления — главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым на основании законодательства Российской Федерации, доверенности, должностного регламента или акта Росреестра предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовые печати применяются в Росреестре для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, в исключительных случаях — для свидетельствования верности копий актов Росреестра, утверждающих положения о территориальных органах, уставы подведомственных организаций Росреестра.

Примерный перечень документов, на которые проставляется оттиск гербовой печати, приведен в приложении N 21 к Инструкции.

Печатями с наименованиями структурных подразделений без государственной символики удостоверяются подписи начальников структурных подразделений, гражданских служащих, удостоверяющих копии документов (трудовых книжек, приказов распоряжений, справок, почтовых пакетов и иных документов), не требующих заверения гербовой печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был читаемым. Если в документе наименование должности не указано, то оттиск печати должен захватывать часть фамилии должностного лица, подписавшего документ.

3.4.25. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется в случае необходимости придания копии документа юридической силы.

Росреестр может выдавать по запросам юридических и физических лиц только копии создаваемых непосредственно им документов (за исключением архивных документов, прошедших полную научно-техническую обработку), не носящих конфиденциальный характер и не затрагивающих интересы других лиц.

При оформлении дел, касающихся приема граждан на государственную гражданскую службу (на работу), формировании личных дел допускается заверение копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. На копиях принимаемых документов допускается проставление заверительной надписи «Копия верна».

Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка «Копия».

Копии исходящих документов и актов Росреестра, переданных на архивное хранение, заверяются в Административном управлении, копии документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения — в Управлении государственной службы и кадровой политики.

Гражданские служащие других структурных подразделений могут заверять копии документов (выписки из документов), подлинники которых находятся в соответствующих структурных подразделениях; право заверения копий документов устанавливается их должностными регламентами (должностными инструкциями).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документов) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется отметка о заверении копии документа, включающая пометку о нахождении оригинала (номер номенклатурного дела с указанием года), слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, например:

Копия документа или выписка из документа (краткое содержание документа) заверяется должностным лицом (в соответствии с должностным регламентом) того структурного подразделения, где на хранении находится подлинник документа. На заверительную надпись ставится печать с наименованием данного структурного подразделения или (при отсутствии таковой) печать с наименованием Административного управления в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.24 Инструкции.

Копии многостраничных документов прошиваются (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего лист, захватывая окончание нити, приклеивается лист бумаги формата 10 x 5 см с заверительной надписью (допускается размер шрифта от N 12 до N 10) «Всего прошито и пронумеровано (количество листов)». Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. Надпись производится лицом, оформившим копию документа, с указанием имени, отчества, фамилии и даты, например:

Допускается заверять отдельно каждый лист многостраничной копии документа.

В ряде случаев заверительные надписи при прошивке документов (положения, уставы подведомственных Росреестру организаций и т.д.) в соответствии с законодательством Российской Федерации могут быть заверены оттиском гербовой печати.

3.4.26. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество (полностью) исполнителя документа и номер его служебного телефона. Дополнительно может указываться наименование самостоятельного структурного подразделения.

Отметка об исполнителе на служебных письмах, докладных и служебных записках располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом N 10 через одинарный межстрочный интервал, например:

Иванова Наталия Сергеевна

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

На актах Росреестра, а также на документах, направляемых в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа оригинала документа, а также на оборотной стороне последнего листа каждого приложения к основному документу.

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, направляемых в судебные органы, — отзывах, ходатайствах, возражениях, заявлениях, доверенностях отметка об исполнителе проставляется только на визовом экземпляре.

В документах конфиденциального характера (содержащих информацию ограниченного распространения) отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: сведения о количестве отпечатанных экземпляров, дату издания документа, сведения о месте хранения оригиналов (указываются номера экземпляров), фамилию, имя, отчество исполнителя, телефон, например:

Отп. — 2 экз.

30.09.2015

1 экз. — в адрес

2 экз. — в дело (наименование структурного подразделения)

Петров Владимир Михайлович

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

В случае необходимости размножения (тиражирования) документа с пометкой «ДСП» на обороте первого листа документа в отметке об исполнителе делается запись о количестве изготовленных копий, например:

Отп. — 2 экз.,

30.09.2015

1 экз. — в адрес, снято копий в количестве ____ экз.

2 экз. — в дело (наименование структурного подразделения)

Петров Владимир Михайлович

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

На актах Росреестра (приказах, распоряжениях), отпечатанных в одном (единственном) экземпляре, имеющих пометку «ДСП», отметка об исполнителе оформляется следующим образом:

Отп. — экз. ед.

16.12.2015

1 экз. — в дело (Административное управление)

Борисов Алексей Сергеевич

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

3.4.27. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает слова «В дело», номер дела, в которое помещается документ, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении, подписи исполнителя или начальника структурного подразделения и дату.

Отметка об исполнении документа проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижнем левом углу рукописным способом. Соответствующая информация вносится в СЭД Росреестра.

3.4.28. Реквизит «Отметка о поступлении документа» в Росреестр проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Образец оформления приведен в приложении N 22 к Инструкции.

3.4.29. Реквизит «Ссылка на документ» — идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на съемном электронном носителе.

Загадки в оформлении приложений

Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. А во-вторых, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов. Существующие пробелы желательно восполнить в ваших внутренних «инструктивных материалах».

Для начала полностью процитируем пункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003, посвященный оформлению приложений. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов. При этом всегда будем помнить, что данный ГОСТ носит рекомендательный характер.

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 №319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение №2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 №251

Рисунок 1
Схема расположения реквизитов и границ зон на листе формата А4 углового бланка документа из ГОСТа Р 6.30-2003

На каких документах следует оформлять реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»?

В пункте 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 сказано, что отметку о наличии приложения оформляют в письме. Понятно, что и в других организационно-распорядительных документах она может быть (в справках, докладных записках и т.п.). См. Пример 1.

Но при этом практика сложилась такая, что в протоколах и распорядительных документах (таких, как приказы, распоряжения, решения, постановления) данный реквизит отдельно не оформляется, потому что считается достаточным упоминания наличия приложения в тексте самого протокола или распорядительного документа. См. Пример 2.

Пример 1
Письмо с отметкой о наличии одного приложения (выделена оранжевой заливкой)

Пример 2
Приказ с упоминанием наличия приложений в тексте (выделено оранжевой заливкой)

Где располагают отметку о наличии приложения?

Если точно следовать схеме расположения реквизитов (Рисунок 1), то отметку о наличии приложения и подпись мы должны были бы размещать не выше 8 см от нижней границы листа. Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см. Пример 1. Тогда злоумышленники не смогут в уже оформленный документ позже вписать ни дополнительный текст, ни новое приложение – места не хватит.

Теперь следующий вопрос. В п. 3.21 обсуждаемого ГОСТа в нескольких примерах показано, что отметка о наличии приложения располагается с абзацным отступом, а на схеме из Рисунка 1 видно, что реквизиты 21, 22 и 25 размещаются без оного. Причем в п. 3.22 приведено несколько примеров оформления подписи, и там она везде размещается сразу от границы левого поля документа без абзацного отступа. Так вот, на практике так же поступают и с реквизитом 21 «Отметка о наличии приложения» – см. Пример 1.

Зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в реквизите 21?

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений – см. второй пример в нашей цитате пункта 3.21 из этого ГОСТа.

Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности.

Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.

Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте?

Покажем вам несколько вариантов упоминания наличия приложения в тексте документа (см. оранжевую заливку в Примерах 2, 3, 4, 5 и 6). Как видите, встречаются разные варианты. Главное, чтобы в одном документе все было оформлено единообразно.

Пример 3
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО “Арго” (прилагается).

Пример 4
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО “Арго” (приложение 1).

Пример 5
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО “Арго” (Приложение 1).

Пример 6
Ссылка на наличие приложения в тексте документа

1. Руководителям структурных подразделений оформить должностные инструкции сотрудников в соответствии с Приложением 1.

От такого многообразия, встречающегося на практике, голова идет кругом. И возникает вопрос: как правильно писать в тексте документа слово «приложение», взятое в скобки (а иногда и без таковых)?

Нормативные документы не дают однозначного ответа на этот вопрос.

Например, в ссылке к п. 2.2.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) слово «приложение» напечатано со строчной буквы.

Также в качестве примера можно рассмотреть ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», в котором слово «Приложение» печатается уже с заглавной буквы. И, что интересно, приложения здесь предлагается не нумеровать, а использовать буквенное обозначение.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Сноска к п. 2.2.1.

* В работе по унификации используются действующие нормативно-методические материалы (приложение 2-3).

ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 117-ст)

4.3.4. Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.д.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.

4.3.6. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним.

4.3.7. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное».

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

4.3.8. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».

4.3.9. Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4.

В отсутствие четкой регламентации можно придерживаться любого выбранного вами варианта оформления. Единственное, что хочется отметить: в организационно-распорядительных документах все-таки принято нумеровать приложения, если их более одного к основному документу.

Как на самом приложении отобразить данные основного документа?

Если приказом утверждаются какие-либо документы, то они оформляются в виде приложений к приказу. И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:

• гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
• сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому обычно оформляют что-то одно. Так что же выбрать?

• Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа). См. Примеры 7 и 8.
• В остальных случаях пишут слово «Приложение» и его номер (Пример 9).

Еще поступают так: на приложениях не размещают гриф утверждения (оформляют «шапку», как в Примере 9), но сшивают их с основным документом и заверяют весь сшив на обороте и подписью руководителя, и печатью с указанием количества прошитых листов (см. Примеры 10 и 11).

Когда мы упоминаем данные документа (приказа в грифе утверждения или основного документа в его приложении), нужно помнить следующее:

• для распорядительных документов обычно достаточно указания вида документа, наименования организации-автора и его даты с номером (как в Примере 8); но иногда данный вид документа может издаваться разными лицами внутри одной крупной организации, тогда следует уточнять автора этого документа (например, «приказ Председателя Правления ЗАО «КБ-Рубль» от 04.02.2013 № 125-12»);
• сначала пишут дату и потом номер документа (а не наоборот).

Пример 7
Гриф утверждения документа руководителем

Пример 8
Гриф утверждения документа другим – распорядительным документом

Пример 9
Указание номера приложения и данных основного документа на 1 листе приложения

Пример 10
Заверение сшива основного документа с его приложениями одним лицом

Пример 11
Заверение сшива несколькими лицами

Если документ с приложениями подписывается одним лицом, то его подписью и печатью заверяют сшив (см. Пример 10). Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11).

Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне.

Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует. Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения?

На практике этот знак то используют при указании номера приложения в тексте основного документа и на самом приложении, то обходятся без него, ставя цифру сразу после слова «приложение» (как в наших Примерах 4, 5 и 6).

ГОСТ Р 6.30-2003 однозначно показывает, что данный знак нужен при оформлении номера приложения на нем самом (см. цитату пункта 3.21 этого документа в начале статьи и наш Пример 9). При этом в п. 3.16 Методических рекомендаций по внедрению данного ГОСТа тоже рекомендуется в правом верхнем углу документа печатать «Приложение №», но в приведенном здесь же примере знак «№» почему-то отсутствует. Из чего можно сделать вывод, что он скорее нужен.

А вот вставлять ли этот знак при упоминании номера приложения в тексте основного документа – неизвестно. Потому на практике поступают по-разному.

Мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. Кроме того, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов.

Чтобы избежать путаницы и упростить жизнь себе и сотрудникам своего предприятия, вы можете все эти аспекты оговорить в своих локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, кроме того, можно разработать электронные шаблоны документов в текстовом редакторе либо заложить их в СЭД).

Источник статьи: http://www.ippnou.ru/print/011327/

1. — Номер экземпляра документа;

2. — Отметки о размножении документа.

Реквизиты
1 — 9,11 — 12,14 — 16, 18 — 22, 24, 26 — 28 в конфиденциальных
документах оформляются так же, как и в
открытых. Оформление других общих
реквизитов имеет определенные различия.

Реквизиты
1 — 24, 29 — 30 оформляются на стадии изготовления
документов, реквизит 25 — на стадии
поступления, реквизит 31 — на стадии
размножения, реквизиты 26 и 28 — на стадии
исполнения.

Состав
реквизитов конкретных документов
определяется видом этих документов, а
также организационно-правовой формой
организации.

Совокупность
установленных для конкретных видов
документов реквизитов, расположенных
в определенной последовательности,
называется типовым
формуляром вида документа.

Отсутствие
или неправильное оформление того или
другого реквизита нередко приводит к
лишению документа юридической силы.
Поэтому, помимо состава реквизитов,
установлены и требования к оформлению
каждого реквизита.

Часть
реквизитов документов воспроизводится
на бланках, которые являются обязательными
для организационно- распорядительных
документов, за исключением отдельных
видов внутренних документов (докладные
и объяснительные записки, справки,
заявления и др.), составляемых не на
бланке.

Установлены
три вида бланков:

общий
бланк для изготовления любого вида
документа, кроме письма,

бланк
письма

бланк
конкретного вида документа, кроме
письма.

При
этом наряду с бланками организаций
допускается создание бланков структурного
подразделения и должностного лица,
которые могут проектироваться в том
случае, если руководитель подразделения
или должностное лицо имеет право подписи
документов.

Бланки
бывают двух типов:
с
изображением Государственного герба
Российской Федерации или гербов субъектов
Российской Федерации (гербовые бланки)
и без изображения гербов (простые
бланки).

Воспроизводить
Государственный герб Российской
Федерации на бланке имеют право
федеральные органы государственной
власти, иные государственные органы и
организации, а также органы и организации
независимо от форм собственности,
наделенные отдельными государственно-властными
полномочиями.

Изготовление
бланков с изображением Государственного
герба Российской Федерации средствами
электронно-вычислительной техники
запрещается.

Другие
организации должны издавать документы
на простых бланках.
Простые бланки допускается изготавливать
типографским способом, с помощью средств
оперативной полиграфии или вос-
производить с помощью средств
вычислительной техники непосредственно
при изготовлении конкретного документа.

Гербовые
и простые бланки могут иметь два основных
формата — А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм) и два
варианта расположения реквизитов на
них — угловой и продольный. Допускается
также использование бланков форматов
A3 (297×420 мм) и А6 (105×148 мм). Бланки следует
изготавливать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов.

На
всех видах гербовых бланков в зависимости
от учредительных документов организации
воспроизводятся реквизиты 1 или 2. При
этом Реквизит 3 (при его наличии) не
воспроизводится.

На
всех видах простых бланков воспроизводится
реквизит 3 (при наличии).

Кроме
того, на гербовых и простых бланках
воспроизводятся:

• на
  общем бланке — реквизит 6;

• на
  бланке письма — реквизиты 4, 6, 7 и при
  необходимости ограничительные отметки
  для верхних границ зон расположения
  реквизитов 9, 10,11,13,15,29;

• на
  бланке конкретного вида документа,
  кроме письма, — реквизиты 5, 6, 8, 12 и
  ограничительные отметки для границ
  зон расположения реквизитов 9,10,12,15,29.

На
бланках организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским
языком в качестве государственного
национальный язык, реквизиты 6, 7,12
воспроизводятся на двух языках: русском
и национальном, на одном уровне продольного
варианта.

Реквизиты
1,2,3 должны быть расположены над серединой
реквизита 6. Реквизит 6 допускается
располагать на уровне реквизита 3.

Реквизиты
6, 7, 8, 12, ограничительные отметки для
реквизитов 9, 10, 11 в пределах границ зон
расположения реквизитов размещаются
или центрованным способом, при котором
начало и конец каждой строки реквизита
равно удалены от границ зоны расположения
реквизитов, или флаговым способом, при
котором каждая строка реквизита
начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов.

Размеры
полей документа должны быть: верхнего
— не менее 15 мм, нижнего — не менее 20 мм,
левого — не менее 27,5 мм правого — не менее
10 мм. Размеры левого поля иногда уменьшают,
но это приводит к тому, что после подшивки
документа в дело текст, примыкающий к
границе поля, или зашивается, или
становится неудобным для чтения.

Конфиденциальные
документы печатаются, как правило, на
одной стороне листа. При изготовлении
документов на двух и более листах второй
и последующие листы должны быть
пронумерованы.

Номера
листов проставляются посредине верхнего
поля листа.

Из
реквизитов, не входящих в бланк документа,
часть воспроизводится в процессе
печатания проектов документов, часть
— в процессе оформления проектов
документов, часть — на стадии обработки
изданных и поступивших документов.

При
оформлении реквизитов, включенных в
бланк, и воспроизводимых на стадии
изготовления документов, должны
соблюдаться следующие требования.

Эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания)
воспроизводятся в соответствии с уставом
организации. Эмблема представляет собой
символическое изображение, отражающее
направление деятельности организации.
На бланках документов коммерческих
организаций в качестве эмблемы обычно
воспроизводятся обозначения, отличающие
товары и услуги одних юридических лиц
от товаров и других юридических лиц.

Право
на товарный знак (знак обслуживания)
установлено Законом «Об акционерных
обществах», порядок использования
определен Законом «О товарных знаках,
знаках обслуживания и наименованиях
мест происхождения товаров».

Код
организации
должен проставляться по Общероссийскому
классификатору Предприятий и организаций
(ОКПО).

Код
формы документа
проставляется по Общероссийскому
классификатору управленческой
документации (ОКУД).

Наименование
организации —
автора документа должно полностью
соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных
документах (уставе, положении, свидетельстве
о регистрации). Если организация по
учредительным документам имеет и
сокращенное наименование, то оно
помещается ниже полного. Наименование
на иностранном языке воспроизводится,
если оно закреплено в уставе организации,
и располагается ниже наименования на
русском языке.

При
наличии вышестоящей организации она
указывается над наименованием данной
организации в сокращенном, а при его
отсутствии — в полном виде.

Наименование
филиала, территориального отделения,
представительства, структурного
подразделения организации указывается
в том случае, если они являются автором
документа, и располагается ниже
наименования организации.

Справочные
данные об организации
включают; почтовый адрес, номера телефонов
и другие сведения по усмотрению
организации (номера факсов, телексов,
счетов в банке, адрес электронной почты
и др.).

Наименование
вида документа
должно
соответствовать видам документов,
предусмотренным Унифицированной
системой организационно-распорядительной
документации.

В
письме наименование вида документа не
указывается.

Датой
документа
является дата его подписания, а для
документа, требующего утверждения, —
дата утверждения. Дата проставляется
лицом, подписывающим (утверждающим)
документ. При подготовке проекта
документа может печататься обозначение
месяца и года. Если авторами документа
являются несколько организаций, то
датой документа является наиболее
поздняя дата его подписания (утверждения).
При этом если документ подписывается,
то проставляется только одна, наиболее
поздняя дата подписания, если документ
утверждается, то проставляются даты
каждого утверждения. Исключение
составляют протокол, датой которого
является дата заседания, и акт, датой
которого является дата совершения
действия.

Дата
документа оформляется арабскими цифрами,
разделенными двумя разграничительными
точками, в следующей последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и
месяц проставляются двумя парами цифр.
Если они выражаются однознаковой цифрой,
то перед ней ставится 0. Год обозначается
четырьмя цифрами. В итоге дата может
иметь следующие варианты обозначения:
07.10.2003, 12.08.2003, 03.01.2003,14.11.2003.

Допускается
оформление даты в последовательности,
предусмотренной международными нормами:
год, месяц, день месяца, например:
2003.05.25.

В
нормативных и финансовых документах
обычно используется словесно-цифровой
способ оформления даты, например: 8
апреля 2003 г. Дата документа не должна
отождествляться с датами, проставляемыми
при визировании, согласовании, поступлении,
рассмотрении и при других стадиях
оформления и обработки документа.

Регистрационным
номером документа
является его порядковый цифровой номер.

Регистрационным
номером конфиденциального документа
является номер, присвоенный ему по
журналу учета изданных документов,
который проставляется на документе на
стадии подготовки его проекта.
Регистрационный номер конфиденциального
документа проставляется на документе,
на первом листе в определенном для него
месте, на последнем листе в реквизите
«Отметка об исполнителе», на
остальные листах в середине нижнего
поля. При этом на всех листах, кроме
первого, рядом с номером проставляется
аббревиатурой гриф конфиденциальности
документа, например: 1СК (строго
конфиденциально), 4 ДСП (для служебного
пользования) и др. На первом листе гриф
конфиденци- альности рядом с номером
не проставляется, поскольку содержится
в реквизите «Гриф ограничения доступа
к документу».

В
конфиденциальных распорядительных
документах (постановлениях, приказах,
распоряжениях), а также в протоколах
регистрационный номер, присвоенный им
по журналу учета изданных документов,
на первом лис те проставляется, как и
на других листах, кроме последнего,
посредине нижнего поля, а на площади,
отведенной под реквизит «Регистрационный
номер документа», проставляется
номер, присвоенный им по соответствующему
журналу учета изданных конфиденциальных
распорядительных документов и протоколов
(см. главу 4).

Если
документ составлен несколькими
организациями, то его регистрационный
номер состоит из регистрационных номеров
каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания
авторов в документе. Такой регистрационный
номер проставляется только на первом
листе документа, на остальных указывается
номер, присвоенный по месту печатания
проекта документа.

Проставление
регистрационного номера и грифа
конфиденциальности на всех листах
изданного конфиденциального документа
необходимо для того, чтобы в случаях,
когда документ по каким — либо причинам
окажется разрозненным, можно было
установить по номеру и грифу
конфиденциальности принадлежность
отдельных листов к определенному
конфиденциальному документу и тем самым
предупредить случайное уничтожение
листов или несанкционированное
ознакомление в ними.

Ссылка
на регистрационный номер и дату документа
включает регистрационный номер и дату
документа, на который дается ответ. Этот
реквизит переписывается из бланка
инициативного документа, поступившего
на предприятие. Следует иметь в виду,
что на поступивший конфиденциальный
документ ответный документ может быть
либо конфиденциальным (с совпадением
или разностью в грифе конфиденциальности
я _инициативным
документом), либо открытым, точно так
же, как и на поступивший открытый документ
ответный документ может быть открытым
или конфиденциальным, т.к. гриф
конфиденциальности определяется, как
уже отмечалось, степенью конфиденциальности
сведений, содержащихся только в ответном
документе независимо от поступившего.
Если
ответ дается на конфиденциальный
документ, то в ссылке на регистрационный
номер к нему аббревиатурой добавляется
гриф конфиденциальности, например:
На
№ 14 КТ от 12.04.2003.

Место
составления или издания документа
необходимо указывать только в тех
случаях, когда затруднено его определение
по реквизитам «Наименование организации»
и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания должно
указываться в соответствии с принятым
административно -территориальным
делением, при этом сокращения могут
быть только общепринятыми: г. (город),
пос. (поселок) и др.

Гриф
ограничения доступа к документу включает:

• гриф
  конфиденциальности документа, который
  указывается полностью (без аббревиатур
  и сокращений) и без кавычек, например:
  Конфиденциально, Строго конфиденциально,
  Для служебного пользования;

• срок
  конфиденциальности документа
  (проставляется при необходимости, по
  усмотрению предприятия, под грифом
  конфиденциальности);

• пометку
  «Лично», проставляемую в случае
  необходимости при адресовании документа
  должностному лицу ниже реквизита «Номер
  экземпляра документа».

Пометка
«Лично» имеет двоякое содержательное
значение: указание на необходимость
первоначального рассмотрения документа
лицом, которому он адресован (в этом
значении пометка не имеет отношения к
рифу ограничения доступа к документу,
может проставляться как на конфиденциальных,
так и на открытых документах), и указание
на возможность работы с документом или
его последующего переадресования только
лицом, которому он адресован, что является
составной частью ограничения доступа
к документу. Для различения значений
этой пометки в первом названном значении
она проставляется под адресатом (в
скобках без кавычек), во втором значении
— над адресатом (без скобок и кавычек).
Во втором значении пометка проставляется
и на пакете, в котором пересылается
документ, а пакет вскрывается только
лицом, которому он адресован.

Номер
экземпляра документа
проставляется в конфиденциальных
документах в целях предотвращения или
по меньшей мере своевременного обнаружения
утраты экземпляра документа, следствием
которой нередко является утечка
содержащихся в нем конфиденциальных
сведений. Для этого нужно знать, сколько
экземпляров было издано и как осуществляется
движение каждого экземпляра, где он
находится на тот или другой период
времени. Реквизит оформляется следующим
образом. Экз. № (без кавычек) с проставлением
на каждом экземпляре его номера. Если
документ подготовлен в одном экземпляре,
то проставляется: Экз. единственный.
Реквизит помещается на первом листе
ниже срока конфиденциальности, а при
отсутствии срока конфиденциальности
— под грифом конфиденциальности.

Адресат
включает указание получателя документа.
Адресатами могут быть организации, их
структурные подразделения, долж- ностные
лица* Физические лица применительно к
конфиденциальным документам адресатами
быть не должны, поскольку не могут в
силу разных причин в должной мере
обеспечить сохранность и конфиденциальность
документов.

При
адресовании документа в другие организации
обязательно указывается в именительном
падеже наименование организации. Если
известно структурное подразделение
организации, имеющее непосредственное
отношение к данному документу, то оно
также указывается в именительном падеже,
например:

АООТ «Изумруд»
Отдел снабжения

При
адресовании документа должностному
лицу, являющемуся одним из руководителей
организации, в дательном падеже
указывается должность с включением
наименования организации, инициалы и
фамилия, например:

Председателю
правления Российско-финско-шведского
совместного предприятия «СОФИС»
В.М. Бушуеву

При
адресовании документа руководителю
подразделения организации сначала в
именительном падеже указывается
наименование организации, затем в
дательном падеже должность руководителя
подразделения с включением наименования
подразделения, его инициалы и фамилия,
Например:

Российско-финско-шведское
совместное предприятие «СОФИС»
Начальнику финансового отдела
Км. Столярову

Если
известен конкретный сотрудник
подразделения, непосредственно
занимающийся решением содержащегося
в документе вопроса, то документ следует
адресовать ему. Должность, инициалы и
фамилия сотрудника указываются в
дательном падеже под названием
структурного подразделения, например:

АОЗТ «Прогресс»
Отдел маркетинга Старшему экономисту

АЛ. Иванову

Если
документ направляется в несколько
однородных (обычно подчиненных)
организаций, то они указываются обобщенно,
например:

Директорам магазинов

При
адресовании документа разовым
корреспондентам следует проставлять
их почтовый адрес, поскольку сотрудник
подразделения конфиденциального
делопроизводства, отправляющий документ,
может не знать почтового адреса
получателя. Элементы адреса указываются
в последовательности, установленной
правилами оказания услуг почтовой
связи. Почтовый адрес не проставляется
на документах, направляемых в федеральные
органы власти и постоянным корреспондентам.

В
документе должно содержаться не более
четырех адресатов. Слово «копия»
перед вторым и последующими адресатами
не указывается.

При
большем количестве адресатов составляется
список рассылки Документа, и на каждом
экземпляре документа проставляется
адресат, которому направляется данный
экземпляр. Такой же порядок адресования
должен быть в случаях, когда каждый
адресат не должен знать, кому еще
направлен данный конфиденциальный
документ. Все адресаты, если их не более
четырех, проставляются на экземпляре,
остающемся в организации.

Внутренние
документы адресуются должностному
лицу, при этом если документ адресуется
одному из руководителей организации,
то наименование организации может
указываться кратко или не указываться
вообще, например:

Зам. генерального
директора [общества] В.Е. Сидорову

При
адресовании внутреннего документа
руководителю подразделения организации
наименование подразделения, включаемое
в название должности, указывается
полностью.

Гриф
утверждения документа
проставляется на документах, предусмотренных
нормативными актами.

Документ
утверждается двумя способами, имеющими
одинаковую юридическую силу: должностным
лицом (должностными лица- ми) или при
необходимости дополнительных предписаний
и разъяснений специально издаваемым
распорядительным документом
(постановлением, приказом) либо протоколом.

При
утверждении документа должностным
лицом гриф утверждения должен состоять
из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и
двоеточия), наименования должности
лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления АОЗТ «Пластмасса»
Личная подпись И.И. Иванов 05.04.2007

При
утверждении документа специально
издаваемым документом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и
двоеточия), согласованного с видом
утверждаемого документа, наименования
утверждающего документа в творительном
падеже, его даты и номера, например
применительно к положению:

УТВЕРЖДЕНО Приказом
генерального директора АОЗТ «Болшевский
текстиль»

от 12.03.2003 № 12 СК

Применительно
к правилам:

УТВЕРЖДЕНЫ
Протоколом общего собрания акционеров
АОЗТ «Изумруд» от 31.04.2003 № 1 К

Если
документ утверждается несколькими
должностными лицами, то он печатается
не на бланке. В состав должностей
утверждающих лиц включаются полные
наименования организаций, и грифы
утверждения располагаются на одном
уровне в пределах площади, отведенной
под продольный вариант расположения
реквизитов 48.

Заголовок
к тексту
является кратким содержанием документа.
Он ускоряет процесс регистрации документа
и работу с ним, т.к. дает возможность без
чтения текста вносить в учетные формы
краткое содержание документа и в
некоторых случаях направлять

документ
на исполнение.

Заголовок
должен согласовываться с наименованием
вида документа и отвечать на вопрос: о
чем (о ком)? «Об изменении…», «О
выделении…» и т.д., за исключением
некоторых видов документов, заголовок
которых должен отвечать на вопрос: чего
(кого)? К таким документам относятся:
штатное расписание, должностная
инструкция, правила, устав, акт, структура
и штатная численность.

В
заголовке протокола указывается
наименование мероприятия (совещания,
заседания, общего собрания) и органа,
проводящего мероприятие (экспертной
комиссии, трудового коллектива, правления
и др.). Вопрос (вопросы), которому посвящено
мероприятие, указывается не в заголовке,
а в тексте.

К
тексту документов, оформленных на
бланках формата А5, заголовок может не
составляться, поскольку такие тексты
малы по объему и по ним быстро можно
определить содержание документа. Не
имеют, как правило, заголовка и
распоряжения, оформляемые на бланке
формата А4.

Текст
документа
составляется на русском или национальном
языке в соответствии с законодательством
Российской Федерации и субъектов
Российской Федерации о государственных
языках. В коммерческих организациях
текст документа может составляться и
на иных языках, предусмотренных договорами
между организациями.

Текст
документа составляется только на русском
языке при направлении документов:

• в
  федеральные органы государственной
  власти, органы государственной власти
  субъектов Российской Федерации;

• в
  организации и их объединения, не
  находящиеся в ведении данного субъекта
  Российской Федерации или расположенные
  на территории Других субъектов Российской
  Федерации.

Текст
документа должен быть максимально
кратким, точным, однозначно понимаемым,
исключающим повторы, лишние фразы,
лишнюю информацию, но в то же время
содержащим всю полноту необходимой
информации, которая должна быть
достоверной и достаточной для принятия
по ней соответствующих решений. Документ,
как правило, должен быть посвящен одному,
а не нескольким вопросам, что позволяет
не только сокращать время на его обработку
и исполнение, но и предотвращать
необоснованное ознакомление с
конфиденциальной информацией, не
относящейся к сфере деятельности того
или другого пользователя документа.
Применяемые в тексте сокращения слов
и словосочетаний должны быть общепринятыми,
понятными пользователям документа.

Тексты
конфиденциальных документов оформляются
в виде связного текста, таблицы или в
виде соединения этих структур.

Связный
текст, как правило, состоит из двух
частей. В первой части дается обоснование
существа излагаемого вопроса, т.е.
указываются причины, основания, цели
составления документа, во второй
(заключительной) части содержатся
решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации. Текст может содержать
одну заключительную часть, например, в
приказах — распорядительную часть без
констатирующей.

Документы,
составленные на основании других
документов, должны иметь в тексте ссылку
на них или содержать приписку «Основание»
с указанием в тексте или приписке
наименования документа, наименования
организации -автора документа, даты,
номера, заголовка документа. Если
основанием является конфиденциальный
документ, то к номеру документа добавляется
аббревиатурой его гриф конфиденциальности.

Текст
большого по объему документа, затрагивающего
разные аспекты излагаемого вопроса,
следует разделять на разделы, подразделы,
а в их пределах при необходимости на
пункты и подпункты. Все эти составные
части нумеруются арабскими цифрами,
каждая часть, помимо своего номера,
содержит номера соответствующих частей
более высоких ступеней деления,
разделенных точками. Так, самый низкий
по ступени деления номер подпункта
включает в последовательности номера
разделу подраздела, пункта и свой
порядковый номер, например: 1.2.8.1Г

Установлены
следующие формы изложения текста.

В
приказах и распоряжениях изложение
текста должно идти от первого лица
единственного числа («приказываю»,
«предлагаю»).

В
постановлениях и решениях коллегиальных
органов текст излагается от третьего
лица единственного числа («постановляет»,
«решил).

В
совместных распорядительных документах
текст излагается от первого лица
множественного числа («приказываем»,
«решили»).

Текст
протокола излагается от третьего лица
множественного числа («слушали»,
«выступили», постановили»).

В
документах, устанавливающих права и
обязанности организаций и структурных
подразделений, должностных лиц (положение,
должностная инструкция), а также
содержащих описание, оценку фактов или
выводы (акт, справка), текст излагается
от третьего лица единственного или
множественного числа («отдел
осуществляет функции», «инженер
выполняет обязанности», состав
объединения входят», «комиссия
установила»).

В
письмах могут использоваться следующие
формы изложения:

—
от первого лица единственного или
множественного числа («прошу выделить»,
«направляем на рассмотрение»);

—
от третьего лица единственного числа
(«акционерное общество считает
возможным»).

В
документах, адресованных руководству
данной организации, текст излагается
от первого лица единственного или (если
документ подписывается несколькими
лицами) множественного числа («прошу»,
«считаем необходимым»).

Если
текст документа оформляется в виде
таблицы, то графы и строки таблицы должны
иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф и строк должны быть
согласованы с заголовками. Если таблица
печатается на двух и более листах, то
графы таблицы должны быть пронумерованы
и на всех листах, начиная со второго,
воспроизведены только номера этих граф.
Если таблицы приводятся в связном тексте
документа, то каждая из них, кроме того,
должна иметь заголовок, над которым
справа пишется: Таблица (без кавычек) и
указывается ее порядковый номер (без
знака «№»). Если в тексте имеется
одна таблица, то она не нумеруется и
слово «Таблица» не печатается. На
все таблицы должны Делаться ссылки по
тексту документа.

Для
однотипных конфиденциальных документов
допускается изготавливать их типовые
формы, представляющие собой бланки с
трафаретным текстом, содержащим постоянно
повторяющуюся открытую информацию и
имеющим в соответствующих местах
пропуски для последующего внесения
конфиденциальной информации, как
правило, количественного характера,
индивидуальной для каждого конкретного
документа. Трафаретные тексты существенно
сокращают время на подготовку конкретных
документов, так как они в большинстве
случаев исключают необходимость
составления черновика документа, и
документ составляется не полностью, а
лишь в незначительной по объему его
переменной составляющей. Такие тексты
улучшают структуру, стиль документов,
ускоряют восприятие информации за счет
фиксированного постоянного ее
расположения, а также в определенной
мере предотв- ращают включение в документы
избыточной конфиденциальной информации,
поскольку ставят исполнителя в жесткие
рамки наполнения документа информацией.

Отметка
о наличии приложения
к
конфиденциальному документу оформляется
разными способами в зависимости от
того, названо приложение в тексте или
нет и конфиденциальное оно или открытое.

Если
приложение (как конфиденциальное, так
и открытое) названо в тексте, то в отметке
о наличии приложения оно не указывается,
если не названо — указывается.

Кроме
того, если приложение конфиденциальное,
то в отметке о наличии приложения
проставляются его учетный номер и гриф
конфиденциальности (полностью), номер
(номера) экземпляров, количество листов
в экземпляре; если приложение открытое
— количество листов в экземпляре и
количество экземпляров. Проставление
учетного номера обусловлено тем, что,
как уже отмечалось, каждое конфиденциальное
приложение регистрируется за
самостоятельным номером, проставление
грифа конфиденциальности необходимо
потому, что приложения могут быть с
разными грифами и без них, проставление
номера экземпляра диктуется требованием
поэкземплярного учета документов.

При
наличии нескольких приложений они
нумеруются.

С
учетом изложенного отметка о наличии
приложения может быть оформлена следующим
образом:

Приложение: №16 для служебного пользования,
экз. № 2 на 6 л.

или

Приложение: 1.
Справка о реализации продукции, №17
строго конфиденциально,

экз. № 1,2 на 4 л.
каждый.

2. Акт о списании
бракованных изделий на 3 л. в 2 экз.

Если
приложение сброшюровано, то количество
листов не указывается.

Если
приложение направляется не во все
указанные в документе адреса, то в конце
отметки о его наличии это оговаривается,
например: в первый адрес.

В
приложении к распорядительному документу
в правом верхнем углу первого листа
пишется: Приложение (без кавычек) с
указанием наименования распорядительного
документа, его даты, номера и грифа
конфиденциальности, например:

Приложение к
приказу председателя правления от
14.04.2003 № 7СК

При
наличии нескольких приложений к
распорядительному документу на каждом
из них проставляется порядковый номер:
Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается
слово «Приложение» печатать
прописными буквами и перед его порядковым
номером ставить знак №.

Подписи
состоит из наименования должности лица,
подписавшего документ, его личной
подписи и ее расшифровки.

Документы
подписываются должностными лицами
организа- ции, определяемыми учредительными
документами или приказами по организации.
Право подписи закрепляется в перечне
издаваемых конфиденциальных документов.

В
зависимости от вида и назначения
документа он подписывается одним или
нескольким должностными лицами одной
или нескольких организаций.

Если
документ составлен на бланке, то
наименование должности дается сокращенное,
например:

Генеральный
директор личная И. К. Иванов

подпись

При
оформлении документа на бланке
должностного лица должность этого лица
в подписи не указывается.

Если
документ подписывается несколькими
должностными лицами, то их подписи
располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей
занимаемой должности, например:

Председатель
правления личная В.М. Бушуев

подпись

Главный
бухгалтер личная В.М. Коновалова

подпись

Если
документ подписывается лицами нескольких
организаций, то он печатается не на
бланке, в реквизит «Подпись»
включаются полные наименования
организаций, подписи располагаются на
одном уровне, например:

Генеральный
директор Генеральный директор

АОЗТ
«Азот» АОЗТ «Полиметаллы»

личная И.
И. Иванов личная С. С.Сидоров

подпись подпись

При
подписании документа, составленного
комиссией, указываются Щ Должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности
в составе комиссии, например:

Председатель
комиссии личная подпись Ю.Н.

Трифонов

Члены комиссии личная
подпись В.А. Аксенов

личная подпись
ИМ. Барышников и т.д. (в алфавитном
порядке)

Если
на проекте документа заготовлена подпись
одного должностного лица, а документ
подписывается другим должностным лицом,
то обязательно указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ,
и расшифровка его фамилии. Исправления
могут вноситься печатным или рукописным
способом. При этом не допускается ставить
предлог «за» или косую черту перед
наименованием должности.

Гриф
согласования документа
должен, как правило, применяться при
согласовании документа с другими
организациями, интересы которых в нем
затрагиваются, а также с коллегиальными
органами данной организации, включая
общественные (общее собрание, комиссия
и др.). Согласование имеет целью
подтверждение необходимости издания
документа, правильности изложения
вопросов и соответствия их действующим
нормативным актам.

Гриф
согласования документа состоит из слова
СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия),
наименования должности лица, с которым
согласовывается документ (с указанием
полного наименования организации),
личной подписи, ее расшифровки и даты,
например:

СОГЛАСОВАНО Префект
Южного административного округа г.
Москвы

личная подпись П.
П. Бирюков 11.05.2003

При
необходимости согласования документа
с несколькими организациями фифы
согласования располагаются на одном
уровне или составляется лист согласования
с указанием на нем наименования документа,
о чем в документе на месте проставления
грифа согласования делается отметка:
Согласовано, см. лист согласования.

Если
согласование осуществляется письмом,
протоколом и другими документами, то
гриф согласования оформляется следующим
образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо
АООТ «Изумруд» от 26.04.2003 № 16 СК

Согласование
производится, как правило, после
подписания документа.

Гриф
согласования располагается ниже
реквизита «Подпись» в левой стороны
документа.

Визы
согласования документа
применяются при согласовании проекта
документа с подразделениями данной
организации. Как и грифом согласования,
визами подтверждается возможность
издания документа, объективность
включения в него информации, отсутствие
в документе ошибочных положений,
соответствие его правовым актам и ранее
принятым решениям, техническая и
экономическая обоснованность предлагаемых
мер и др.

При
визировании проекта документа должна
соблюдаться определенная последовательность:
первым визирует проект документа
исполнитель, отвечающий за общее
содержание документа, вторым — руководитель
подразделения, в котором работает
исполнитель, затем — должностные лица,
интересы (вопросы) которых затрагиваются
в документе, потом — юрист на соответствие
проекта документа действующим нормативным
документам, в том числе данной организации,
а также на соответствие вида документа
его содержанию. Последним проект
документа визирует сотрудник (руководитель)
подразделения конфиденциального
делопроизводства на предмет наличия и
правильности оформления необходимых
реквизитов проекта документа и
соответствия грифа его конфиденциальности
составу содержащейся в проекте документа
информации.

Документ,
подлежащий визированию, может
представляться на подпись соответствующему
должностному лицу только при наличии
всех необходимых виз.

Виза
включает должность визирующего, подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия)
и дату, например:

Начальник отдела
снабжения

личная подпись И.Н.
Петров

09.04.2003

При
наличии замечаний к проекту документа
они излагаются на отдельном листе,
прилагаемом к документу, а виза оформляется
следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела
кадров

личная подпись А.А.
Сидоров

11.04.2003

Если
подлинник документа остается в
организации, то визы проставляются на
нем в нижней части оборотной стороны
последнего листа. Если подлинник
отправляется, то визы проставляются в
нижней части лицевой стороны остающегося
в организации экземпляра. Допускается
проставление виз производить на отдельном
прилагаемом к документу листе, а также
осуществлять по усмотрению организации,
полистное визирование документа, включая
приложения.

Печать
заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах, требующих особого
удостоверения их подлинности. Такие
документы предусмотрены специальными
нормативными актами и в первую очередь
связаны с финансовыми средствами или
имеют особое правовое значение. В
соответствии с этими специальными
нормативными актами в каждой организации
целесообразно разработать перечень
документов, на которых проставляется
оттиск печати, или делать пометку об
этом в графе «Примечание» перечня
издаваемых конфиденциальных документов
(см. подраздел 3.1), что позволит исполнителям
знать, на каких документах должна
проставляться печать, сотруднику,
ответственному за хранение и использование
печати, избегать ошибок при решении
вопроса о ее проставлении, а сотруднику
подразделения конфиденциального
делопроизводства контролировать наличие
оттиска печати на соответствующих
документах.

Отметка
о заверении копии
проставляется при заверении соответствия
неподписанных экземпляров документа
подлиннику. Она помещается ниже реквизита
«Подпись» и включает: завери- тельную
надпись Верно (без кавычек), должность
лица, заверившего экземпляр, личную
подпись, расшифровку подписи и дату
заверения, например:

Верно

Старший инспектор
личная подпись Н.В. Зотова

14.04.2003

В
необходимых случаях, определяемых
организацией, допускается заверять
неподписанные экземпляры печатью
организации.

Отметка
об исполнителе
конфиденциального документа является
своего рода паспортом (формуляром)
документа и включает сведения, по которым
можно восстановить необходимые учетные
данные о документе в случае утраты
регистрационной карточки (журнала). В
отметке указываются учетный номер и
гриф конфиденциальности документа,
количество изготовленных экземпляров,
фамилия исполнителя документа, фамилия
лица, печатавшего документ (если документ
печатался не исполнителем), дата печатания
документа, например:

иск

3 экз.

Иванов

печ. Сидорова

12.04.2003

На
документах, направляемых в другие
организации, целесообразно указывать
не только фамилию исполнителя, но и
полностью его имя и отчество, а также
номер его телефона, что позволяет
получателям документа при возникновении
вопросов связываться непосредственно
с исполнителем.

Отметка
располагается в левом нижнем углу
лицевой или оборотной стороны последнего
листа.

Идентификатор
электронной копии
документа проставляется в случаях,
когда документ вводится в память ЭВМ
или изготовлен при помощи печатающих
устройств средств вычислительной
техники.

Отметка
может включать наименование файла на
машинном носителе и дату, а также другие
поисковые данные. Реквизит проставляется
в левом нижнем углу каждого листа
документа.

14
Учет
конфиденциальных документов является
одной из важнейших составных частей
конфиденциального делопроизводства.
В открытом делопроизводстве вместо
термина «учет» употребляется термин
«регистрация», которая, согласно
Типовой инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти,
представляет собой «запись учетных
данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания,
отправления или получения».

Основная
цель регистрации — построение поисковой
системы по документам.

В
конфиденциальном делопроизводстве
запись учетных данных о документе не
сводится только к фиксированию факта
его создания, отправления или»
получения и является не только основой
построения поисковой системы по
документам, хотя и то, и другое относятся
к целям записи.

Важнейшая
цель записи учетных данных состоит в
обеспечении сохранности конфиденциальных
документов и предотвращении таким
образом утечки содержащейся в документах
информации.

Для
достижения этого в регистрационных
формах необходимо фиксировать не только
данные о самом документе, включая
количество его экземпляров и листов,
поскольку утрата экземпляра или отдельных
листов при безучетном их хранении
зачастую приводит и к утечке конфиденциальной
информации, но
и любое движение и местонахождение
документа, что позволяет, помимо
расширения справочно-поисковых данных
о документе, обеспечивать персональную
ответственность за его сохранность и
качественно проводить проверки наличия
документов с целью своевременного
обнаружения их возможных утрат.

Поэтому
применительно к конфиденциальным
документам употребляется термин «учет»,
т.к. он является более емким и не сводится
только к фиксированию данных о реквизитах
документа.

Учет
конфиденциальных документов осуществляется
подразделением конфиденциального
делопроизводства.

В
«Положении
о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного распространения»
записано, что при небольшом объеме
документов с грифом (пометкой) «Для
служебного пользования» их учет
разрешается вести совместно с несекретными
документами.

Однако
формы учета несекретных документов не
отражают всех показателей, необходимых
для учета документов с грифом «Для
служебного пользования», что создает
условия для утраты документов. К тому
же при совместном учете усложняется
работа по регистрации, проведению
проверок наличия, поиску, систематизации
документов, содержащих служебную тайну.

Поэтому
оптимальным вариантом является раздельный
учет несекретных и с грифом «Для
служебного пользования» документов.

Учет
документов, содержащих коммерческую
тайну, осуществляется отдельно от
документов, содержащих служебную тайну.

Учету
подлежат все без исключения изготовленные
на предприятии и полученные им
конфиденциальные документы.

Учет
конфиденциальных документов подразделяется
на 3 вида: изданных документов, поступивших
документов и документов выделенного
хранения.

Учет
изданных
документов охватывает документы,
изготовленные на данном предприятии
рукописным, машинописным способами или
с использованием печатающих устройств
ЭВМ, независимо от того, направляются
эти документы на другие предприятия
или являются внутренними.

Учет
поступивших документов охватывает
документы, поступившие от других
предприятий, за исключением тех из них,
которые без присвоения им регистрационного
номера по этому виду учета сразу
переводятся на учет документов выделенного
хранения.

Учет
документов выделенного хранения
охватывает все документы, не подлежащие
подшивке в дела.

В
открытом делопроизводстве нет такого
вида учета. Документы, которые по
различным причинам не подшиваются в
дела, передаются в библиотеку, технический
архив или соответствующие производственные
подразделения.

В
конфиденциальном делопроизводстве в
силу того, что оно распространяется не
только на управленческую, но и на
научно-техническую документацию и учет
этой документации осуществляется в
одном подразделении, документы, не
подлежащие подшивке в дела, ставятся
или переводятся на учет документов
выделенного хранения.

Документы
выделенного хранения можно разделить
на две категории.

К
первой относятся документы, которые по
производственным условиям нецелесообразно
подшивать в дела.
Например, различного рода технологические
инструкции, с которыми параллельно
работают несколько исполнителей. При
подшивке их в дело исполнитель, взявший
дело, лишает остальных исполнителей
возможности пользоваться необходимыми
им инструкциями.

Ко
второй категории относятся документы,
которые по их внешним особенностям
невозможно или нецелесообразно подшивать
в дела
(большого формата, сброшюрованные,
чертежно-графические и т.д.). На этот вид
учета могут ставиться документы на
стадии их создания или получения либо
переводиться документы, уже взятые на
Учет изданных или поступивших документов.

Независимо
от вида учета конфиденциальные документы
можно учитывать в журналах или карточках.

При
большом объеме документов целесообразно
использовать карточный способ учета,
т.к. он сокращает время на поиск документов
за счет помещения карточек в соответствующие
рубрики картотек, дает возможность
осуществлять ручной контроль исполнения
документов без изготовления специальных
контрольных карточек, ускоряет и повышает
качество проведения проверок наличия
документов.

При
карточном способе учета документов
(как и носителей) необходимо вести
контрольный журнал, предназначенный
для регистрации карточек и обеспечения
последовательности проставления их
номеров, контроля за местонахождением
документов, находящихся в обращении,
ускорения их поиска, а также для
проставления отметок о проверках наличия
документов. Контрольный журнал заводится
по каждому виду карточного учета
документов. Он имеет следующую форму:

Учетные номера документов	Местонахождение документов	Отметки о проведении проверок наличия документов
1	2	3

В
графе 2
напротив соответствующего номера
проставляются карандашом фамилия
сотрудника, получившего документ, или
другое местонахождение документа. При
изменении местонахождения документа
предыдущая отметка зачеркивается или
вытирается и проставляется новая, при
этом карточка учета данного документа
каждый раз помещается в соответствующую
рубрику картотеки. При отработке
документа (переводе на другой вид учета,
отправлении, подшивке в дело, уничтожение,
передаче на архивное хранение)
соответствующий номер в контрольном
журнале округляется без указания
окончательного местонахождения
документа. Карточка помещается в
картотеку отработанных документов по
порядку номеров.

В
графе
3 напротив соответствующего номера
проставляется дата проведения квартальной
проверки наличия документа.

Вместо
контрольного журнала допустимо вести
валовую картотеку,
формируемую из вторых экземпляров
учетных карточек, в которую вносятся
данные, предусмотренные для контрольного
журнала, но реальные затраты при этом
возрастают за счет изготовления вторых
экземпляров карточек.

Журналы
или картотеки учета изданных и поступивших
документов ведутся погодно; не
исполненные в текущем году документы
подлежат переводу на учет следующего
года (кроме распорядительных документов
и протоколов) с отметкой об этом в учетных
формах текущего года, оформляемой по
аналогии с отметкой о перерегистрации
носителей: по изданным документам в
графе 16, по поступившим — в графе 14.

Журнал
(картотека) учета документов выделенного
хранения ведется непрерывно, номера
каждого года продолжают номера предыдущих
лет.
Вызвано это тем, что выделенному хранению
подлежат, как правило, документы
постоянного и долговременного хранения,
и их ежегодная перерегистрация привела
бы к увеличению трудоемкости обработки
документов и созданию сложностей для
их пользователей.

Порядок
оформления учетных форм документов и
внесения исправлений в произведенные
в них записи является таким же, как и
для учетных форм носителей.

Пишется «единственный» или «единственый»

Если вы хотите узнать, как правильно пишется какое-либо слово , необходимо определить какой частью речи оно является. Далее найти правило русского языка, которое определяет правописание необходимого слова. С этим мы сейчас вам поможем.

Правильно писать:
«ЕДИНСТВЕННЫЙ»

Каким правилом руководствоваться?

Одна и две буквы н в суффиксах прилагательных

Данное правило гласит:
Две буквы н пишутся:
1) в прилагательных, образованных при помощи суффикса -н- от существительных с основой на -н;
2) в прилагательных, образованных от существительных при помощи суффиксов -онн-, -енн-.

Исключения из правила

ветреный.

НЕВЕРНО!
«ЕДИНСТВЕНЫЙ»

Употребление слова в цитатах «единственный»

Последний раз я столкнулся с цензурными ограничениями несколько дней назад и понял, что в настоящее время единственная возможность донести свою позицию до заинтересованных читателей – восстановление собственного сайта.

В отсутствие детей жена становилась единственной наследницей.

И, похоже, я являюсь единственным человеком, которого это беспокоит.

• До 7 класса: Алгоритмика, Кодланд, Реботика.
• 8-11 класс: Умскул, Годограф, Знанио.
• Английский: Инглекс, Puzzle, Novakid.
• Взрослым: Skillbox, Нетология, Geekbrains, Яндекс, Otus, SkillFactory.

Как пишется: «единственный» или «единственый»?

Правило

Согласно правилу русского языка, в суффиксе прилагательных -енн- всегда пишется удвоенная буква -н-. Исключением является слово «ветреный». Однако, если оно приобретает приставку без-, то удвоенная -н- возвращается: ветреный день – безветренный день.

Значение слова

Единственный – представленный только в одном экземпляре, уникальный.

Примеры

• Мой дедушка – единственный выживший из всех их роты солдат, которые отвержено воевали за честь своей родины и мирное небо своих потомков.
• Австралия – это единственный континент, где обитают такие представители животного мира, как кенгуру, коала, квокка, утконос, семейство вомбатовых и многие другие.
• «Итак, Сидоров, я задаю тебе последний вопрос, это твой единственный шанс исправить оценку в четверти и получить хотя бы тройку», – строго сказала Людмила Васильевна.