Как грамотно написать гарантийное письмо об оплате образец

Убедить контрагента, что платежи после поставки товара, выполнения работ либо оказания услуг будут перечислены вовремя, поможет гарантийное письмо об оплате.

Оно представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты задолженности после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации долга.

Образец гарантийного письма об оплате позволяет зафиксировать сроки и порядок расчета по поставке товара, аренде помещения или иному предмету сделки. Другими словами, этот документ представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору. Он может являться ответом на претензию. Чтобы правильно составить письмо, стоит придерживаться соответствующих образцов оформления и бланков.

Гарантийное письмо подтверждает вашу готовность исполнить взятые обязательства по договору.

В зависимости от условий договора и принятых обязательств, содержание письма может существенно отличаться. Например, образец гарантийного письма на оплату аренды помещения содержит совершенно разные пункты по сравнению с аналогичным документом для налоговой инспекции.

Разберем, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности и рассмотрим образец этого документа по отдельным пунктам.

Как правильно написать гарантийное письмо?

Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями. В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.

Нужно придерживаться официально-делового стиля. Эта документация оформляется на листе формата А4 или на специально разработанном бланке предприятия с его наименованием, всеми необходимыми реквизитами и логотипом. При написании следует опираться на правила делопроизводства. Такой документ отличается однозначностью формулировок, прозрачностью и ясностью намерений «гаранта».

Составьте письмо-гарантию об оплате задолженности на фирменном бланке организации либо проставьте угловой штамп с уже имеющимися реквизитами фирмы (наименование, форма собственности, фактический адрес и т.д.).

Чтобы правильно составить гарантийное письмо, нужно придерживаться правил делопроизводства.

Зарегистрируйте этот бланк как исходящую документацию. В правом верхнем углу требуется указать реквизиты получателя (полное название компании, Ф.И.О. и должность руководителя). Если вы не в курсе, кто конкретно занимается финансами в фирме, адресуйте обращение компании в целом.

Образец гарантийного письма об оплате товара содержит просьбу о поставке либо выполнении услуг и гарантирует своевременную выплату. Текст документа начинается словами: «Просим выполнить», последний пункт — «Оплату гарантируем». Для письма, которое содержит только гарантию оплаты задолженности, начало будет следующее — «Гарантируем оплату». При этом нужно указать точный срок исполнения финансового обязательства.

Перечислите продукцию либо услуги, которые стали предметом для оформления двухстороннего соглашения. Укажите размер суммы сделки не только цифрами, но и прописью, а также срок оплаты, размер штрафных санкций и пени, которые накладываются на плательщика в ситуации ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа обязательно укажите полное название, юридические адреса каждой из сторон и реквизиты банка для перечислений.

Передайте бланк на подпись руководству. В определенных ситуациях письмо имеет право подписывать и главбух. Заверьте их подписи печатью.

Обратите внимание!

Гарантийное письмо оплаты имеет юридическую силу при грамотном оформлении и соблюдении правил делопроизводства. В обязательном порядке указываются полные реквизиты сторон-партнеров, формулировки «оплату гарантируем», присутствует подпись руководителя и печать организации.

Заполнив образец гарантийного письма об оплате по договору, необходимо соблюсти правила вручения документа контрагенту. При возникновении споров о порядке и сроках расчета по контракту, доказательства вручения будут исследоваться судом.

Как вручить гарантийное письмо?

Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

  1. лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
  2. через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
  3. факсом;
  4. по электронной почте.

Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

Рекомендации по составлению

Рекомендации по составлению гарантийного письма

  • применяйте официальный стиль изложения, не усложняйте предложения — они должны быть просты и конкретны;

  • не нужно использовать деепричастные и причастные обороты;

  • фразы не должны быть расплывчатыми, долгие рассуждения неприемлемы. В противном случае ваш получатель не поймет суть ваших требований или будет сомневаться в ваших гарантиях. Искренность и доброжелательность помогут настроить контрагента на принятие положительного решения в вашу пользу;

  • жаргон, устаревшие, неупотребляемые слова (архаизмы) и двусмысленные слова не должны присутствовать в деловой переписке;

  • будьте грамотны — пишите без ошибок.

Типовой образец гарантийного письма об оплате услуг или продукции не утвержден на законодательном уровне. Поэтому контрагенты должны придерживаться при их составлении стиля, принятого для деловых бумаг.

Образец гарантийного письма об оплате

Образец правильного гарантийного письма об оплате задолженности должен содержать четкие формулировки, позволяющие определить срок и порядок исполнения обязательств, а также условия привлечения к ответственности. Поэтому содержание отдельных пунктов может существенно отличаться, в зависимости от предмета сделки, Содержание документа должно быть четким и понятным, язык — деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Прописывая условия, важно осознавать свои реальные возможности.

Обратите внимание!

При невыполнении обязательств вам придется заплатить пени и штрафы.

Образец гарантийного письма об оплате

garantiinoe-pismo.docx ≈ 12 КБ

Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу! Скачать образец гарантийного письма об оплате по договору можно на нашем сайте.

Скачать образец

Заполняя образец гарантийного письма на оплату счета, нужно указать следующие пункты:

  • наименование организации, ФИО лица-отправителя;

  • реквизиты отправителя (ИНН, КПП);

  • юридический и фактический адрес отправителя;

  • наименование организации, ФИО лица, которому адресовано письмо — получателя;

  • вид обстоятельств;

  • суть предоставляемых адресату гарантий;

  • сроки исполнения.

В конце ставится гербовая печать компании-отправителя, подпись и дата составления документа.

Гарантийное письмо можно составить при взятии кредита, регистрации компании в налоговой, по договорам поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Задолженности

Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.

Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

В налоговую

Этот документ необходим при регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя. Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу. Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение.

На оплату арендуемого помещения

Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды. В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам. Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

На выполнение работ

Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора. В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия.

Приобретенного товара

Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств. В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства.

Юридическое значение гарантийного письма

Оно имеет ряд важных функций:

  • является признанием задолженности (а это связано с доказыванием и течением срока исковой давности);
  • удостоверяет определенный размер долга одной стороны перед другой, а также прочие обстоятельства;
  • подтверждает факт оформления соглашения между контрагентами (в качестве доказательства).

Обратите внимание!

Гарантийное письмо считается одним из вариантов обеспечения обязательств и используется не только в деловых отношениях юрлиц, но и при взаимодействии физлиц и ИП. В дополнение к письму можно представить банковскую гарантию на всю сумму долга.

Нередко гарантийными письмами обязуются выполнить любые действия, которые не противоречат действующим законам: например, оформление контракта в определенные сроки, подтверждение каких-то сведений, исполнение взятых обязательств, а также работ, поставки товара либо предоставления услуг.

Грамотно написанное гарантийное письмо создает хорошую репутацию вашей организации и является залогом долгосрочного сотрудничества с деловым партнером.

Если у вас возникли трудности с составлением этого документа, рекомендуем обратиться к нашим юристам за консультацией. Связаться со специалистом можно по телефону или написать нам прямо на сайте.

Источник

Актуально на: 20 августа 2019 г.

0

Как правило, при осуществлении сделок по купле–продаже товаров между организациями заключается договор. И в соответствии с условиями такого договора у каждой из его сторон есть свои обязательства перед другой стороной.

Обязанности продавца и покупателя

Продавец обязан поставить покупателю товары в ассортименте, количестве и сроки, оговоренные в договоре (ст. 457, 465, 467 ГК РФ). Покупатель же, в свою очередь, обязан принять переданный ему товар и оплатить его по цене, предусмотренной договором купли-продажи (ст. 484, 485 ГК РФ). В случае, если прописанные в договоре сроки по оплате товара были нарушены, покупатель может направить в адрес продавца гарантийное письмо по оплате задолженности для подтверждения своих намерений оплатить товар.

Текст гарантийного письма об оплате

В гарантийном письме об оплате покупателю необходимо указать новые сроки оплаты товара. Такое письмо будет являться документальным подтверждением того, что взятые на себя покупателем обязательства по оплате товара будут выполнены в определенные сроки и в полном объеме.

От неустойки, которую придется выплатить продавцу, если она предусмотрена договором, гарантийное письмо вряд ли спасет, но, по крайней мере, продавец будет знать, что вы готовы исполнить свои обязательства, просто чуть позже.

Форма гарантийного письма на оплату

Гарантийное письмо об оплате, в т.ч. счета, не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде на фирменном бланке компании. Такое письмо формируется фирмой–покупателем за подписью ее руководителя и заверяется печатью (при ее наличии).

Имеет смысл либо отправить гарантийное письмо об оплате по почте с описью вложения и уведомлением о вручении, либо вручить под роспись лично руководителю фирмы-продавца или иному уполномоченному лицу контрагента. В обоих случаях у вас будет подтверждение того, что письмо получено адресатом.

Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец

Приведем пример гарантийного письма об оплате.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Гарантийное письмо (образец) об оплате услуг

Если вам нужно составить гарантийное письмо об оплате услуг, то его можно написать по аналогии с гарантийным письмом об оплате товаров (образец гарантийного письма об оплате за товар мы привели выше).

Источник

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Вопрос в тему

Существуют ли требования относительно оформления гарантийных писем?

Назначение

Оговоримся сразу – что такое «гарантийное письмо», вы не найдете ни в одном законе. Вместе с тем этот тип документов очень глубоко вошел в деловой оборот и стал частью предпринимательской культуры. Что же это такое? Как правило, суть этого документа определяют через его название. Оно содержит некие гарантии, то есть подтверждение обязанности осуществить определенные действия. Такие действия всегда связаны с принятием или выполнением неких гражданско-правовых обязательств.

Вместе с тем с точки зрения действующего законодательства «гарантийные письма» не равны «гарантиям». В соответствии со ст. 368 ГК РФ одно лицо может выдать другому независимую гарантию выплатить определенную денежную сумму при выполнении условий, поименованных в гарантии. Обычно такие гарантии выдают банки в качестве обеспечения выполнения условий договора, заключенного между сторонами. Как мы видим, независимая гарантия выдается в отношении третьего лица и исполняется лицом, не участвующим в основном обязательстве (договоре).

В отличие от гарантий, гарантийные письма пишутся организацией в отношении собственных действий и опосредуют обязательства между автором такого письма и его адресатом. Причем гарантировать совершение некоего действия в этом случае может только должник – то лицо, которое и должно осуществить исполнение (оплатить, передать товар, выполнить работы и т.п.). Такие уверения со стороны должника могут даваться как при наличии договора, так и в его отсутствие. Причем они могут быть выданы как до заключения договора (просьба отгрузить товар с обещанием его оплатить), так и после заключения (обещание оплатить позднее срока, определенного в договоре).

Правовой статус документа будет сильно отличаться в зависимости от фактических обстоятельств и порождать разные правовые последствия.

Если договор еще не подписан, то гарантийное письмо может выступать как оферта1 или предложение делать оферту. То есть оно будет рассматриваться как часть письменного договора, заключенного в т.ч. путем обмена документами.

Пример 1

Компания А направляет компании Б письмо, в котором просит отгрузить 100 единиц продукции по цене 100 рублей за штуку и гарантирует оплату в течении 3 рабочих дней после получения уведомления об отгрузке. Компания Б письмом сообщает дату отгрузки.

Два этих документа в совокупности составят договор, заключенный в письменной форме путем обмена документами. При этом и письмо организации А, и письмо организации Б могут рассматриваться как гарантийные письма, поскольку в каждом из них содержится подтверждение взятых на себя обязательств:

  • для компании А – обязательства оплатить отгрузку определенного объема товаров по определенной цене;
  • а для компании Б – обязательство осуществить такую отгрузку.

Отметим, что для возникновения правовых последствий наличие ответного письма не обязательно. Компания Б может осуществить отгрузку «по письму компании А». Факт отгрузки (конклюдентное действие) и будет акцептом, его оформляют отгрузочные документы (которые можно назвать «второй письменной частью договора»). Но в любом случае обязанность оплатить отгруженный товар у компании А возникнет.

Если между сторонами уже есть договор, то гарантийное письмо может выступать как предложение о его изменении или даже как дополнительное соглашение, изменяющее его условия (дополнительные соглашения тоже могут быть заключены путем обмена документами).

Пример 2

Компания А заключила с компанией Б договор на поставку 100 единиц запасных частей. Однако потом выясняется, что нужен дополнительный объем. Соответственно, компания А пишет гарантийное письмо с просьбой о дополнительной отгрузке еще 100 единиц, обещая оплатить их по той же цене и в тот же срок. Компания Б отгружает сразу 200 единиц.

В этой ситуации гарантийное письмо выступает как документ, содержащий новые условия договора, по сути это оферта (предложение) заключить дополнительное соглашение, которая в случае ее акцепта (принятия) становится сделкой.

Еще одним распространенным типом гарантийных писем является просьба об отсрочке исполнения. Обычно это относится к денежным обязательствам и просрочкам в платеже. Такие письма просто информируют контрагента о порядке исполнения должником своих обязательств.

Пример 3

Ключевой фрагмент текста письма может быть сформулирован так: «В связи со сбоями в логистических цепочках доставка товара будет осуществлена позднее срока, установленного в заключенном нами договоре от 28.09.2022 № 123. Мы делаем все возможное, чтобы просрочка была минимальной, но в любом случае гарантируем доставку товара не позднее 31.11.2022».

Таким образом, базовое отличие гарантийных писем от иных – это правовые последствия. Гарантийные письма могут закреплять или изменять гражданско-правовые обязательства, выступать частью комплекса действий, направленных на такие изменения.

Юридическое значение гарантийного письма прежде всего состоит в официальном признании его автором наличия определенного обязательства (погасить задолженность, отгрузить товар и пр.). Поэтому в случае спора ранее полученное от другой стороны гарантийное письмо часто представляют в суд в качестве письменного доказательства конкретной задолженности, обязанности совершить определенные действия и т.п. Об этом необходимо помнить, принимая решение о выдаче гарантийного письма и о его содержании, чтобы ненароком не подтвердить несуществующее обязательство.

Как оформить

На гарантийное письмо распространяются все те же базовые требования по оформлению, которые предъявляются к обычным служебным письмам. Какие же дополнительные требования возникают при оформлении такого специфического документа?

Самое основное – это требование к подписанту. Поскольку документ выступает частью сделки, то и полномочия на его подписание есть только у лиц, полномочных на заключение договоров. Гарантийные письма должны подписываться генеральным директором (или иным лицом на основании доверенности). Неуполномоченные лица ничего гарантировать от имени организации не могут, а значит, несмотря на название, подписанные такими лицами письма гарантийными не станут. В этом отношении гарантийные письма ничем не отличаются от договоров, заключаемых организацией.

Так же как они не отличаются и в части требований к подписанию со стороны главного бухгалтера и проставлению печати на документе. Вообще, подпись главного бухгалтера на таких письмах – это откровенные отголоски советской системы учета, впоследствии частично имплементированные в российскую практику. В СССР и ранней России, по сути, действовала система «двух ключей»2 в отношении финансовых обязательств, бухгалтерского и налогового учета. Наиболее полное отражение эта практика нашла в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»3. В абз. 3 п. 14 этого документа написано: «Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению… Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту». Однако данный документ может применяться к текущим отношениям только в части, не противоречащей более позднему законодательству4.

Текущая же редакция Закона о бухгалтерском учете5 для действительности всех типов денежных и расчетных документов, относящихся к бухгалтерскому учету, требует наличия подписи «лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события»6. При этом ни о какой действительности самих обязательств речь не идет. Что называется, «почувствуйте разницу». Поскольку само гарантийное письмо по общему правилу не является первичным документом бухгалтерского7 и налогового учета, а лицом, оформляющим сделку от имени организации, выступает генеральный директор (или иной человек, уполномоченный выданной им доверенностью либо так же действующий на основании учредительных документов), то необходимости подписи главбуха в гарантийном письме нет (по крайней мере, по общим правилам действующего законодательства).

Теоретически организация может на своем уровне регламентировать необходимость второй подписи главбуха на документах о заключении крупных сделок. Но практически для этого обычно используют другой механизм – одобрение таких сделок органами управления организации (общим собранием, советом директоров, единственным участником – как видите, это опять же не главбух).

Печать – во многом еще один рудимент родом из СССР: если на подписи стоит печать, значит, документ «прямо самый настоящий». Тот факт, что с «диким капитализмом» пришла возможность делать печати по оттиску практически на каждом углу, в расчеты изначально как-то не принимался. Но потом советскую привычку к этим синим «штампикам» стали выдавливать из делового оборота. Законодатель и судебная практика долго и старательно внушали предпринимателям мысль о первичности подписи над печатью.

В части же проставления печати на гарантийных письмах мы можем смело ориентироваться на заверение оттиском печати подписей на их «старших братьях» – договорах. Как нам указывает абз. 4 п. 1 ст. 160 ГК РФ, печать не является обязательным атрибутом договора. При этом стороны вправе установить дополнительные требования к документам, в т.ч. определить, что проставление печати является обязательным в их отношениях. Сделать это можно:

  • в отдельном рамочном соглашении (и тогда печать станет обязательной для любой переписки между партнерами) либо
  • в конкретном заключенном сторонами договоре (и тогда печать станет обязательной при обмене документами, касающимися именно этой сделки).

Итак, мы объяснили, почему с юридической точки зрения подпись главбуха и оттиск печати обычно не являются необходимыми атрибутами гарантийного письма (Пример 4). Но есть еще человеческая психология – для пущей убедительности данные атрибуты можно и добавить (как в Примере 5). Смотрите по ситуации.

Важное требование к оформлению – гарантийное письмо должно содержать все необходимые реквизиты для полноценной идентификации его автора. То есть на бланке должно быть достаточно информации, позволяющей однозначно определить организацию.

Наименование с организационно-правовой формой указывать необходимо, но уникальными они не являются. Например, ООО «Прогрес» в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) в сентябре 2022 года нашлось аж 63 штуки по всей России (см. Рисунок 1), из них больше десятка – в Москве.

Рисунок 1. Поиск организаций в ЕГРЮЛ на сайте ФНС России по наименованию и организационно-правовой форме

К активно используемым уникальным идентификаторам относятся:

  • ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика),
  • ОГРН (основной государственный регистрационный номер).

Адрес организации тоже сложно считать надежным идентификатором, особенно если он оформлен без соблюдения текущих требований налоговых органов (указывать адрес вплоть до помещения, в котором расположен офис) по ранее действовавшим требованиям (вплоть до дома).

Отметим, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 дает исчерпывающие и достаточные требования к оформлению бланков писем организации, в т.ч. относительно реквизита 08 «справочные данные об организации». Если ваши гарантийные письма будут оформлены в соответствии с требованиями данного стандарта, вы не ошибетесь.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.8. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Еще одним аспектом идентификации отправителя является обратный адрес, с которого осуществляется направление корреспонденции.

Это не важно для обычного (бумажного) почтового отправления, поскольку адресат получит оригинал документа с «живой подписью», а значит, и идентификация будет возможна вплоть до графологической экспертизы. Точно так же вопрос обратного адреса не встает при наличии квалифицированной электронной подписи отправителя, в этом случае достоверность документа «подтверждает» удостоверяющий центр.

А вот если осуществляется обмен обычными электронными письмами и «гарантийка» прикрепляется к электронному письму в виде графического образа (скан) или содержится в самом тексте письма, здесь уже необходима «привязка» электронного адреса к официальному адресу организации-автора или ее полномочного представителя. Обычно этот вопрос решается путем указания официальных электронных адресов партнеров в тексте договора. В случае отсутствия такого в договоре можно использовать адрес электронной почты, указанный для переписки на официальном сайте организации. Тут важно, чтобы автор направил гарантийное письмо со своего официального адреса на официальный адрес получателя (если в дальнейшем возникнут споры и разбирательства в суде, это может пригодиться).

Текст письма должен быть максимально корректен в своих формулировках. Обычно это делается с помощью опорных смысловых терминов (слов-«меток») – «оплату произведем», «гарантируем отгрузку до 11 ноября 2022 г.» и т.п. Нужно четко понимать, что гарантийным письмо делает не бланк, на котором оно исполнено, и не заголовок письма. Гарантийным письмо становится тогда, когда в его тексте содержится конкретное обязательство исполнить определенные действия. Поэтому такие письма предпочитают четкие, максимально информативные формулировки. Идеальным будет использование в письме слова «гарантируем» с последующим перечислением конкретных действий и работ с указанием срока: «гарантируем оплатить до…», «гарантируем окончание работ не позднее…» и т.п. (см. Пример 4).

Использования оборотов «мы хотели бы…» или «мы стремимся…» стоит избегать, поскольку они допускают условные толкования и содержат не гарантии, а более абстрактные намерения. Но, например, вежливая связка с конкретными числами и датами: «Мы хотели бы заказать у вас 3 штуки… Просим отгрузить нам не позднее 20 октября 2022 г., оплату проведем в течение 3 дней с даты получения документов, подтверждающих отгрузку товара, по цене… рублей за штуку, включая НДС», – на самом деле содержит указание на готовность заключить договор поставки конкретного товара по определенной цене при зафиксированном сроке поставки. Это чистой воды оферта (предложение заключить сделку), за которой может последовать ее одобрение адресатом письма (акцепт), а может и не последовать.

На самом деле вариантов формулирования текста очень много. В Примере 4 мы показали классическое гарантийное письмо, автор которого однозначно обязуется осуществить определенные действия.

Фрагмент документа

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.18. …В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

  • от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
  • от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);
  • от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке…

Общие правила оформления служебных писем рекомендуют формулировать заголовок в виде ответа на вопрос «о чем?» (как в Примере 4). Но на практике еще распространен вариант, когда разновидность документа «Гарантийное письмо» указывается посередине листа над текстом, чтобы это сразу было видно (как в Примере 5).

Пример 4. Гарантийное письмо (с необходимой подписью уполномоченного лица)

Пример 5. Гарантийное письмо (с добавлением к необходимой подписи уполномоченного лица (руководителя организации) факультативных реквизитов: подписи главбуха и печати, а также явного указания разновидности письма в виде заголовка к тексту)

Источник

Гарантийное письмо — важный элемент деловой переписки между партнерами. Такой документ подтверждает и закрепляет намерения одной стороны в обязательном порядке выполнить определенные действия в пользу контрагента. Поговорим о том, какие основные задачи выполняет гарантийное письмо об оплате.

Что такое гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо — это способ подтверждения исполнения обязательств по договору. Данный документ играет важную роль в юридических отношениях между сторонами сделки. В некоторых случаях письмо является основанием для заключения доп. соглашения между партнерами.

Одним из наиболее распространенных видов гарантийных обязательств является письмо на оплату задолженности (рассрочка платежей и реструктуризация долга).

Для того, чтобы гарантийное письмо имело юридическое значение, оно должно соответствовать следующим требованиям:

  1. Обязательное наличие реквизитов обеих сторон сделки (полное наименование, юридический адрес и актуальные контактные данные).

  2. Стиль написание — деловой (максимально короткий текст, в котором лаконично расписана вся необходимая информация).

  3. Главная мысль письма должна быть грамотно сформулирована (никаких двояких выражений, обязательства сторон прописаны детально и четко ).

  4. Отсутствие грамматических, пунктуационных и лексических ошибок.

  5. Текст письма обязательно удостоверяется подписью и печатью гарантирующей стороны.

Гарантийное письмо об оплате задолженности имеет юридическую силу только в случае соответствия нормам делопроизводства.

Отправить гарантийное письмо об оплате задолженности контрагентуможно несколькими способами:

Первые два способа считаются наиболее предпочтительными в связи с тем, что на руках у отправителя остается подтверждение о получении документа, на котором стоит подпись получателя.

Правила оформления документа

В связи с тем, что типовой образец заполнения гарантийного письма законодательно не закреплен, стороны должны придерживаться основных правил составления деловой документации.

В идеале письмо должно быть написано на фирменном бланке организации-должника. Однако допускается составление документации на листе бумаги формата А4.

Многих интересует вопрос о том, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности. Типовой (общий) образец можно скачать в интернете.

Прежде чем приступить к написанию письма, необходимо понимать какие функции выполняет данный документ:

  1. Подтверждает факт признания задолженности.

  2. Определяет размер долга.

  3. Является доказательством факта оформления соглашения между сторонами сделки.

При заполнении образца гарантийного письма, необходимо указать следующую информацию:

  1. Наименование организации (если автором является юридическое лицо), ФИО отправителя (если автор документа — физлицо).

  2. Реквизиты отправителя (для юр. лиц указываются юридический адрес и банковские реквизиты, физические лица указывают только адрес регистрации).

  3. Наименование организации или ФИО физического лица, которое является получателем корреспонденции.

  4. Вид обстоятельств.

  5. Перечень гарантийных обязательств.

  6. Период исполнения.

  7. Дата составления документа.

  8. Подпись отправителя.

Организации и иные юридические лица обязаны заверить подпись руководителя гербовой печатью установленного образца.

Следует помнить, что письмо об оплате задолженности является гарантией исполнения взятых на себя обязательств. Если должник планирует отдавать задолженность по оплате товара несколькими платежами, в тексте письма необходимо отобразить график погашения долга. Для того, чтобы перенести или изменить сроки исполнения обязательств, необходимо написать гарантийное письмо об отсрочке платежа.

В данном случае в тексте документа указываются:

  1. Причина невозможности своевременной оплаты.

  2. Точные сроки погашения задолженности.

  3. Ответственность за нарушение взятых на себя обязательств.

Грамотно составленное гарантийное письмо удостоверяет (а в некоторых случаях и повышает) репутацию предприятия.

Получить юридическую помощь по вопросам гарантийного письма об оплате можно на нашем сайте.

Источник
  • Главная
  • Шаблоны документов

Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция

Гарантийное письмо об оплате — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары, работы или услуги без нарушения срока поставок. Рассказываем, как грамотно его составить.

Что такое письменная гарантия

В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке платежа по договору. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия, к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить документ в 2023 году

Унифицированная форма гарантийного письма на оплату товаров, работ или услуг действующим законодательством не предусмотрена. Но документ является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Вот подробная инструкция, как написать гарантийное письмо от организации об оплате товаров, работ или услуг:

  1. На фирменном бланке организации проставьте дату и исходящий номер.
  2. Внесите информацию о получателе средств (название компании или имя гражданина, адрес).
  3. Пропишите представителя получателя (например, руководитель организации).
  4. Озаглавьте документ (необязательно).
  5. Напишите основной текст гарантийного письма об оплате, основание для неуплаты и гарантию перечисления необходимой суммы в конкретный срок.
  6. Укажите реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
  7. Проставьте информацию об отправителе: Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно гарантию осуществления задержанного платежа оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

Подписывать такой документ обязан не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

В основном тексте кратко укажите причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщики рассчитывают размеры пени, которую ему начислят за каждый день просрочки.

Вот шаблон гарантийного письма об оплате, используйте его в работе:

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

(должность, название организации, кому адресовано письмо)

Гарантийное письмо

________________________________________ (наименование организации) гарантирует оплату задолженности за оказанную ______________________ (наименование организации) услугу ___________________________ (указать наименование услуги) в размере _____ рублей _____ копеек (прописью) в срок до «___» ______ 20__ года, в соответствии с условиями договора на организацию расчетов № ___ от «____» ______ 20__ года, на единый лицевой счет _________________________________(указать десятизначный код плательщика и код вида услуги и порядка налогообложения).

(При необходимости указать график платежей).

В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок мы выплатим пеню в размере __% от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты.

РЕКВИЗИТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Руководитель предприятия ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

М.П.

Главный бухгалтер * ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

* в случае отсутствия главного бухгалтера на вашем предприятии необходимо отметить:

Уведомляем о том, что в (наименование организации) отсутствует должность главного бухгалтера.

Заполняется на фирменном бланке организации. Заверяется фирменной печатью, подписью руководителя и главного бухгалтера организации. Документу присваивается исходящий номер, указывается дата, Ф.И.О. исполнителя и контактный телефон.

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии не забывайте о простых правилах:

  • лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
  • укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
  • установите предельный период для перечисления средств;
  • сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
  • подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Образец гарантийного письма об оплате

Еще по теме:

  • правила и сроки оплаты по госконтрактам;
  • как перечисляются деньги с казначейским сопровождением на расчетные счета;
  • как вовремя получить деньги по договору по 223-ФЗ.

Подписаться на новости

Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить

Материалы, которые могут вас заинтересовать

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как грамотно написать бомж
  • Как грамотно написать аннотацию к статье
  • Как грамотно написать автобиографию при поступлении на работу образец
  • Как гофман писал щелкунчика
  • Как гофман написал щелкунчика