Адрес необходимо писать разборчиво.
Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.
В адресе указывают:
- Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное);
- Название улицы, номер дома, номер квартиры;
- Название населенного пункта;
- Название района, области, края или республики;
- Название страны;
- Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);
- Почтовый индекс по образцу:
Для писем до востребования на конверте указывают город (область, район, село), индекс почтового отделения, полное имя получателя и пишут «До востребования».
Для национальных республик РФ: данные отправителя и получателя можно писать на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.
Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу.
Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость. Ознакомьтесь с тарифами на услуги общедоступной почтовой связи. Стоимость отправлений можно также рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.
Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.
Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.
Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок. |
Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Отечественные правила
С мая 2005 года в нашей стране действует новая редакция Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221 (далее – Правила). Она заменила собой действовавшие Правила 2000 года. Новые Правила определяют, в том числе, порядок написания почтовых адресов, включающий использование обязательных элементов адреса и определенную последовательность их расположения. Такой порядок был установлен еще прежними Правилами (2000 г.), и в целом он соответствует международным правилам написания адресов.
Адреса пишутся не только на конвертах, они могут проставляться и на самих документах, например, на служебных письмах в составе реквизита «адресат». Однако и в том и в другом случае они должны оформляться в соответствии с установленными требованиями. В настоящее время этому уделяется серьезное внимание, так как от правильности написания адреса во многом зависит скорость пересылки почтовых отправлений. Работники отделений связи должны однозначно воспринимать имя и местонахождение адресата. Кроме того, отделения почтовой связи все активнее переходят на автоматизированные способы обработки корреспонденции, что требует дополнительной четкости оформления каждого элемента почтового адреса. В адресе не должно быть исправлений, знаков, не относящихся к нему, и произвольных сокращенных названий стран, городов или иных населенных пунктов, улиц и т.п.
В соответствии с Правилами составные части адреса должны быть расположены в такой последовательности:
- полное или краткое наименование организации (если адресатом является юридическое лицо) или фамилия, имя, отчество (если адресат – гражданин);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны;
- почтовый индекс.
Каждый элемент адреса рекомендуется писать на отдельной строке.
Пример 1
Указание адресата
Из примера видно, что если адресатом является частное лицо, его имя может быть представлено инициалами или полным именем и отчеством. Полностью указываются имя и отчество, если при получении почтового отправления адресат обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Так, фамилия и инициалы получателя указывают на простых почтовых отправлениях, а на отправлениях, адресованных, например, «До востребования», имя и отчество в адресе записывают полностью. Исключение составляют имена, в которых в силу национальных особенностей не применяют отчества.
Если адресатом является организация, то можно указывать как ее полное, так и сокращенное наименование. Если вы точно знаете, какому специалисту или руководителю направляете свое письмо, то его лучше указать на конверте для ускорения обработки корреспонденции организацией-получателем.
Обратите внимание, что согласно пункту 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003 инициалы физического лица пишутся после его фамилии, а у должностного – перед. Не беремся обсуждать логичность такого правила. Отметим только, что предназначено оно, как и сам ГОСТ Р 6.30-2003, для организационно-распорядительных документов и напрямую на оформление конвертов не влияет. Просто если вы используете конверты с прозрачным окошком, через которое виден адресат и его почтовый адрес, напечатанные на самом документе, вложенном в этот конверт, то такая разница будет иметь место. Если же вы пишете наименование получателя только на конверте, то Почтовые правила на этот счет не содержат никаких указаний, а значит, «руки у вас развязаны».
Кроме того, рядом с адресатом может быть указана пометка «лично». Это означает, что конверт не должен вскрываться и в первозданном виде должен попасть на рабочий стол получателю. Так как сотрудник экспедиции не может узнать о содержимом конверта и потому зарегистрировать входящий документ, такие послания полагается передавать адресату через реестр (журнал) нерегистрируемой корреспонденции. Таковы общие правила, которые в конкретной организации могут быть закреплены внутренним нормативным документом или, наоборот, откорректированы им.
Место нахождения получателя корреспонденции
Далее должны присутствовать реквизиты, которые в совокупности определяют место нахождения адресата. При их оформлении используют сокращения почтовых сведений (их еще называют «родовые понятия»). В их числе такие, например, как область, район, город, поселок, улица и т.п.
Обязательным условием является использование общепринятых сокращений. Произвольные сокращения могут привести к тому, что местонахождение адресата будет определено неверно. Например, из сокращения «пр.» невозможно понять, что имеется в виду: проезд или проспект. Стандартизированные виды сокращений и правила сокращения слов наиболее полно зафиксированы в Словаре сокращений русского языка.
Общепринятыми сокращениями слов, которые включаются в адрес, являются, например, следующие:
- обл. – область (например: Вологодская обл.);
- р-он – район (например: Чеховский р-он);
- г. – город (например: г. Саратов);
- пос. – поселок (например: пос. Матвеевский);
- ул. – улица (например: ул. Рябиновая);
- пр-т – проспект (например: пр-т Маршала Жукова);
- пр-д – проезд (например: Коломенский пр-д);
- пер. – переулок (например: Кривоколенный пер.);
- наб. – набережная (например: наб. Тараса Шевченко);
- пл. – площадь (например: пл. Гагарина);
- б-р – бульвар (например: б-р Дмитрия Донского);
- ш. – шоссе (например: Варшавское ш.);
- д. – дом (например: д. 143);
- корп. – корпус (например: корп. 2);
- стр. – строение (например: стр. 1);
- кв. – квартира (например: кв. 154).
Остановимся на некоторых особенностях, которые следует учитывать при оформлении адреса.
В названиях улиц, проспектов, переулков все слова, кроме сокращенных родовых понятий, пишутся с прописной буквы. Включенные в названия улиц звания, профессии и т.п. также пишутся с прописной буквы.
Пример 2
ул. Бутырский Вал
пл. Пречистинские Ворота
Большой Козихинский пер.
ул. Академика Миллионщикова
ул. Генерала Белова
ул. Космонавта Волкова
Название улицы, проспекта и т.п., номер дома, номер квартиры записываются в одну строку и отделяются запятыми.
Номер дома по российским правилам всегда пишется после названия улицы.
Он может быть простым, двойным или литерным. Двойные номера домов принято писать через косую черту, а буквенные литеры пишутся слитно с номером дома. См. Пример 3.
Кроме того, почтовый адрес может включать данные, которые уточняют номер дома: строение или корпус. Они записываются после номера дома и отделяются от него запятой. См. Пример 4.
Пример 3
ул. Никольская, д. 27/2
ул. Россошанская, д. 17а
Пример 4
ул. Дорожная, д. 25, стр. 1
ул. Днепропетровская, д. 34, корп. 2
Номер квартиры обязательно указывают при направлении корреспонденции в адрес частного лица (см. Пример 1). Гораздо реже такая необходимость возникает, если почтовое отправление адресуется юридическому лицу. Однако если в указанном здании располагается несколько организаций, их офисы часто имеют свои номера, которые включаются в почтовый адрес (см. Пример 5).
Пример 5
Дмитровское ш., д. 125, стр. 1, офис 5 или
Дмитровское ш., д. 125, стр. 1, оф. 5
Пример 6
Дмитровское ш., 125, стр. 1, офис 5
Нужно сказать, что в настоящее время часто в адресе не указывают обозначение дома –«д.», а пишут только его номер. Такой способ написания используется в зарубежных странах, он допускается и в российской практике адресования корреспонденции. См. Пример 6.
На следующей строке в адресе указывается название населенного пункта. При оформлении этих сведений также нужно учитывать определенные правила.
Так, обозначение города («г.») может не проставляться перед названиями городов федерального значения: Москва и Санкт-Петербург, а также перед названиями, образованными с использованием слова «город». См. написание городов в Примере 1.
Если корреспонденция направляется в столицы республик, краевые и областные центры, в адресе указывают только название городов без каких-либо иных уточняющих данных:
Пример 7
На почтовых отправлениях, которые направляются в города областного или краевого подчинения, или в города, которые являются районными центрами, после названия города указывают название области или края:
Пример 8
Если населенный пункт в соответствии с административно-территориальным делением находится в районном подчинении, то после его названия указывают название района, а затем название области или края:
Пример 9
Если сравнить два варианта написания адреса, представленные в Примере 9, то вы увидите, что в первом случае район и область указаны через запятую в именительном падеже, а во втором – без запятой со склонением. Оба варианта допустимы.
Хотелось бы прокомментировать еще один момент, хотя Почтовые правила предполагают группировку элементов адреса по нескольким строкам; в случае отсутствия на конверте необходимого числа строк всю эту информацию можно объединять. Главное – постараться, чтобы индекс получателя был указан в отдельной строке. Это облегчит сортировку огромного объема писем на почте.
Указание на конверте абонентского ящика, открытого в отделении почтовой связи, заменяет собой весь адрес, кроме населенного пункта и индекса этого отделения (см. Пример 8).
Почтовый индекс – это цифровое обозначение, которое присваивается объекту почтовой связи, осуществляющему прием и отправку почтовых отправлений. В соответствии с Правилами он проставляется после всех реквизитов почтового адреса. Кроме того, индекс в обязательном порядке вписывается стилизованными цифрами в специальном кодовом штампе на конверте, лицевой стороне почтовой карточки и на других почтовых отправлениях.
Пример 10
Правда, существуют конверты, на которых нет не только кодового штампа для указания индекса, но и вообще никакой разлиновки, а также слов «Кому», «Куда», «От кого» и «Откуда» – абсолютно чистый белоснежный конверт. В этом случае можно поступить по-разному: указать не только переменную информацию, но и эти ключевые слова, а можно обойтись и без них. Ведь сотрудники почты знают, что в верхнем левом углу указываются данные отправителя, а в нижнем правом – получателя. Отечественные и международные почтовые правила это допускают. И тогда конверт будет выглядеть следующим образом (обратите внимание на падежи, в которых указывается наименования отправителя и получателя, для наглядности мы привели их полностью без инициалов):
Пример 11
Еще одним элементом почтового адреса, закрепленным Правилами, является название страны. Однако этот реквизит указывается не всегда. Он не входит в состав адреса на внутренних почтовых отправлениях, то есть тех, которые не пересылаются за пределы Российской Федерации. Для международных почтовых отправлений указание названия страны назначения является обязательным.
В Правилах уделяется особое внимание вопросам, связанным с языком, на котором должны оформляться адреса. Так, установлено, что адреса почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Но если почтовые отправления принимаются для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, адреса могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики. Однако они обязательно должны быть продублированы на русском языке. Это требование напрямую связано с нормами законов «О языках народов Российской Федерации» и «О государственном языке Российской Федерации».
Международные правила оформления
В современном мире большую роль играют международные контакты. Поэтому разработаны международные правила оформления не только документации, но и адресов на почтовых отправлениях. Они учтены и в соответствующих российских нормативных актах. В частности, эти вопросы в общем виде регулируются российскими Почтовыми правилами.
Так, установлено, что на международных почтовых отправлениях, пересылаемых за границу, адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения, но обязательным условием является повторение наименования страны назначения на русском языке.
Пример 12
Janina Chwastek
ul. Husarska 4
02-489 Warszawa
POLSKA
ПОЛЬША
Этот адрес на письме, отправленном из любой страны, входящей в Евросоюз, был бы точно таким же, но название страны назначения было бы повторено на английском языке по международным правилам.
Адрес на международном почтовом отправлении, которое пересылается в Россию, может быть написан как на русском, так и на иностранном языке. При этом не переводятся на иностранный язык названия улиц, районов, областей и т.п. Они просто записываются латинскими буквами. Родовые понятия (город, улица и т.п.) часто пишутся на языке страны-отправителя.
Пример 14
Sokolov P.S.
Orehovaya Street 14
Lesnoe
Alekseevskiy district
Voronej region
Russian Federation
247112
Вместе с тем нередки случаи, когда отправители не переводят, а записывают латинскими буквами не только названия, но и обозначения улиц, районов, областей и т.п. в том виде, в каком они представлены в российском варианте адреса:
Пример 15
Ivanov A.I.
ul. Lesnaya 10-27
Moscow
Russian Federation
125075
В русскоязычном варианте название страны повторяется на английском языке.
Пример 16
Соколов П.С.
ул. Ореховая, д. 14
пос. Лесное
Алексеевский р-он
Воронежская обл.
Российская Федерация
Russian Federation
247112
Структура, размеры, последовательность расположения элементов адреса на международных почтовых отправлениях установлены стандартом ИСО (Международной организации по стандартизации). Кроме того, учитывают рекомендации Всемирного почтового союза и ряда других документов, принятых соответствующими международными организациями.
В целом структуру международного адреса можно представить в следующем виде:
- имя получателя (или название компании для адреса юридического лица);
- улица, номер дома (при адресовании частным лицам в адрес могут быть включены номер квартиры, подъезда, этажа);
- район (или характерное название квартала, иной части населенного пункта);
- город (или иной населенный пункт) и почтовый индекс;
- регион (штат, графство, кантон и т.п.);
- страна назначения.
Нужно обратить внимание, что стандарт ИСО только рекомендует придерживаться такой последовательности элементов адреса. При этом всегда учитываются национальные правила и традиции стран назначения. Это касается, например, последовательности размещения и группировки элементов адреса, степени детализации уточняющих данных, почтовых кодов, использования сокращений.
Так, в Англии и Ирландии сначала указывается номер дома, а затем название улицы, а в Германии и Швеции наоборот:
Пример 17
Почтовые индексы также формируются по-разному и различаются порядком расположения. Например, в Германии или Австрии почтовый индекс следует писать перед названием города, а в Англии и США – после него:
Пример 18
Кроме того, в странах Европейского Союза часто используется одно- или двузначный буквенный код страны, который проставляется перед почтовым индексом и условно становится его частью:
Пример 19
Представленные примеры не исчерпывают всего многообразия требований и рекомендаций, которые следует учитывать при написании адресов. Однако всегда нужно помнить о главном: в адресе должна быть представлена точная и полная информация, которая дает однозначное представление об адресате и его местонахождении. Только это позволяет без задержек и дополнительных поисков отправлять и получать почтовую корреспонденцию, а значит, повышать качество услуг почтовой связи.
Хозяйке на заметку
В некоторых населенных пунктах адреса значительно отличаются от привычных.
В Зеленограде достаточно указать номер корпуса, например, корп. 1001 А. Первые две цифры указывают на номер микрорайона (10-й). Жители дома могут и не догадываться, что живут на улице Колхозной, поскольку это название нигде не используется.
В Набережных Челнах все знают номер комплекса и строительный номер дома. То есть, если спросить, где находится Проспект мира, 60, то никто не ответит. А если спросить, где 3/19, то сразу покажут направление.
В Калининграде у одного здания может быть несколько номеров, потому что тут сохранилась немецкая система нумерации подъездов. В каждом подъезде квартиры нумеруются с единицы.
Составителям компьютеризированных анкет стоит кроме вышеперечисленного учитывать и то, что вместо улицы и дома возможен просто номер абонентского ящика.
Собственная производственная база
Рекомендации ведущих компаний
Комплексное предоставление услуг
Правила оформления адреса на конверте
В настоящее врем, во время повсеместного внедрения инноваций, в том числе в сфере почтового обмена, когда Почта использует новейшие автоматизированные технологии,
соблюдение правил оформления почтовых отправлений, в т.ч. правильного написания адреса и индекса особенно важно сегодня. Скорость доставки почтовых отправлений
непосредственно зависит от правильности оформления указанных реквизитов письма. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для
пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов),
принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при
условии их повторения на русском языке.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии
повторения наименования страны назначения на русском языке.
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя — в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть
знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
- а) для юридического лица — полное или краткое наименование, для гражданина — фамилия, имя, отчество;
- б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
- в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
- г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- д) название района;
- е) название республики, края, области, автономного округа (области);
- ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
- з) почтовый индекс.
Почтовые отправления и почтовые переводы могут быть адресованы до востребования (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств
наименования объекта почтовой связи, фамилии, имени, отчества адресата) или на абонементный ящик (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных
средств наименования объекта почтовой связи, номера ячейки абонементного почтового шкафа, фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица).
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя — в левом
верхнем углу.
Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами или печатаются типографским способом, на пишущей машинке либо с использованием другой печатающей техники.
Рекомендуем Вам писать адресные данные печатными буквами.
Обратите внимание, что на письмах и почтовых карточках с кодовым штампом индекс адресата заполняется стилизованными цифрами чернилами
любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.
Пример заполнения адреса на внутренних почтовых отправлениях:
На пустых конвертах, где нет обозначенных полей для заполнения адреса, порядок написания адреса сохраняется:
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке
страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Пример заполнения адреса на международных почтовых отправлениях:
(Источник: http://www.russianpost.ru/resp_engine.aspx?Path=RP/SERVISE/RU/Home/postuslug/Rule_adress)
Пишем почтовый адрес, как человеки
Время на прочтение
8 мин
Количество просмотров 67K
Мне совершенно непонятна выгода от удобного интерфейса.
Да, он красивый, с ним проще работать. Но как посчитать материальную пользу?
Пять лет назад в аэропортах звучал синтезированный голос, объявляя прилёты и вылеты с разорванной интонацией после каждого слова. Иногда даже отличалась скорость речи для разных слов.
И вот пару недель назад я заслушивался новыми объявлениями о вылетах. Было чувство, что их целиком записал профессиональный диктор, который всю жизнь учился на эту роль. Интерфейс стал лучше, он стал более натуральным.
Стал ли я от этого больше летать? Вряд ли.
Может, у меня появилось предпочтение между аэропортами? Не думаю, что это настолько важный момент.
Тем не менее, зачем-то люди потратили время и деньги на приведение объявлений к естественному виду. И это очень круто!
Мне нравится естественное представление информации автоматизированными системами, как будто с вами общается живой человек. Мне кажется, что это мелкие детали, которые формируют отношение к вашему продукту в целом.
И если это отношение положительное, то вас будут выбирать в дальнейшем и рекомендовать друзьям.
В статье я расскажу, как показывать адрес одной строкой так, будто его написал человек. Я не могу с уверенностью сказать, что, прочитав статью, вы увеличите прибыль.
Но мне бы очень хотелось, чтобы как можно больше систем писали адреса красиво.
Все правила, описанные ниже, мы выработали сами. Большинство из них используем или скоро подключим на dadata.ru.
Полтора года назад мы задумались, как писать адреса по-человечески. Гугл не дал ответа, как упростить адрес, поэтому мы стали общаться с лингвистами, проводить тесты и экспериментировать.
Мы стремились выработать правила формирования понятного адреса с минимальной длиной, написанного так, как его пишут люди.
Матчасть
Чтобы автоматически формировать адреса, нам нужен источник адресов. Если знаете о КЛАДР или ФИАС, пропустите этот пункт. Для остальных расскажу, что в России адреса формируются иерархически:
- У каждого адреса есть субъект. В России 85 субъектов. Например: Московская область, Республика Коми, Москва.
По административному делению Москва находится не в Московской области, это самостоятельный город-регион.
Химки находятся в Московской области, а не в Москве. А вот Зеленоград, наоборот, — в Москве. - В субъектах есть районы и города.
Город без района в субъекте является городским округом. Например, Новосибирск подчинён непосредственно субъекту “Новосибирская область”.
В ФИАС есть признак статуса центра для городов и населённых пунктов. Эта информация нам пригодится в дальшейшем при формировании адреса одной сторокой. - В районах есть города и населённые пункты.
- В городах есть улицы и населённые пункты. Согласно ФИАС, там ещё бывают дополнительные территории: обычно это гаражно-строительные кооперативы, садово-некоммерческие товарищества и т.п.
- Часто в адресе указывают район города, например, “Москва, Алексеевский р-н”, или “Новосибирск, Щ”. К сожалению, внутригородские районы отсутствуют в ФИАС и КЛАДР, поэтому мы не будем использовать их при автоматическом построении адреса.
- В населённых пунктах есть улицы, дополнительные территории (такие же, как и в пункте 4) и дома. Бывают дома, которые не на улице, а просто в населенном пункте.
Используем привычный порядок слов
Для начала рассмотрим строку целиком. В России привыкли писать адреса от наиболее верхнего уровня административного деления к нижнему. Привычный порядок элементов таков:
- субъект;
- район;
- город;
- населенный пункт;
- улица;
- дом;
- расширение дома (корпус, строение, подъезд, этаж, квартира, офис,..).
Например, “Московская Область, Мытищинский Район, Мытищи Город, Ульяновская Улица, Дом 3”
Кроме этого, важен порядок слов внутри каждого уровня. Например, правильно писать “Город Санкт-Петербург” вместо “Санкт-Петербург Город”, или “Алтайский Край” вместо “Край Алтайский”. Порядок определяется по-своему для каждого типа:
- Регион, область, край, автономный округ: сначала название, потом тип.
- Республика, город: сначала тип, затем название.
- Элементы в городах: районы, улицы, площади и т.п. Порядок элементов может быть как “наименование тип”, так и “тип наименование”. Мы используем свой порядок для каждого типа в зависимости от окончания наименования и частоты встречаемости. Например, мы пишем “Москва, Авиационный переулок” и “Москва, переулок Александра Невского”.
Не забываем и про исключения:
- “Ханты-Мансийский автономный округ — Югра” пишем без типа, так как “автономный округ” есть в названии по ФИАС/КЛАДР. Пример: “Ханты-Мансийский автономный округ — Югра, г Ханты-Мансийск, ул Анны Коньковой, д 1”
- Чувашская Республика имеет замечательный тип Чувашия (то есть наименование региона “Чувашская Республика -”, а тип — “Чувашия”), его пишем после наименования: “Чувашская Республика — Чувашия, г Чебоксары, ул Адмирала Ушакова, д 2”, или опускаем вовсе и удаляем тире в конце наименования: “Чувашская Республика, г Чебоксары, ул Адмирала Ушакова, д 2”
Адрес из ФИАС:
Россия, Татарстан Республика, Казань Город, Братьев Касимовых Улица, дом 64
после перестановки элементов в правильном порядке превращается в
Россия, Республика Татарстан, Город Казань, Улица Братьев Касимовых, дом 64
Читать стало проще. Но можно сделать еще лучше и короче.
Разделяем типы и наименования при помощи форматирования
Простая вещь, которая поможет сделать адрес более читаемым, — визуальное разделение наименований и типов при помощи заглавных литер.
Все типы пишем с маленькой буквы, все наименования — с большой. Посмотрите сами, второй вариант читается быстрее:
До:
Камчатский Край, Город Петропавловск-Камчатский, Улица Беринга, Дом 90, Квартира 61
После:
Камчатский край, город Петропавловск-Камчатский, улица Беринга, дом 90, квартира 61
Сокращаем типы и наименования
Сокращения типов есть в ФИАС. Мы используем их, добавляем свои правила, основанные на комментариях заказчиков, а часть оставляем как есть:
Очень много типов с сокращениями
ААЛ: аал
АБОНЕНТСКИЙ ЯЩИК: а/я
АВТОДОРОГА: автодорога
АВТОНОМНАЯ ОБЛАСТЬ: Аобл
АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ: АО
АЛЛЕЯ: аллея
АРБАН: арбан
АУЛ: аул
БЕРЕГ: берег
БУГОР: бугор
БУЛЬВАР: б-р
ВАЛ: вал
ВЛАДЕНИЕ: влд
ВОИНСКАЯ ЧАСТЬ: в/ч
ВОЛОСТЬ: волость
ВЪЕЗД: въезд
ВЫСЕЛКИ: высел (устаревшее)
ВЫСЕЛКИ(ОК): высел
ГОРОД: г
ГОРОДОК: городок
ГОРАЖНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ КООПЕРАТ: гск (устаревшее)
ГАРАЖНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ КООПЕРАТ: гск
ГАРАЖНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ КООПЕРАТИВ: гск
ГАРАЖНО-СТРОИТ-НЫЙ КООПЕРАТИВ: гск
САДОВОЕ ТОВАРИЩЕСТВО: сад тов
СЕЛЬСКОЕ МУНИЦИП.ОБРАЗОВАНИЕ: сельское мо
ДАЧНОЕ НЕКОММЕРЧЕСКОЕ ПАРТНЕРСТВО: днп
ЭСТАКАДА: эстакада
ДАЧНЫЙ ПОСЕЛОК: дп
ДЕРЕВНЯ: д
ДОМ: дом
ДОРОГА: дор
Ж/Д ОСТАНОВОЧНЫЙ (ОБГОННЫЙ) ПУНКТ: ж/д_оп (устаревшее)
Ж/Д ОСТАНОВ (ОБГОННЫЙ) ПУНКТ: ж/д_оп (устаревшее)
Ж/Д ОСТАНОВ. (ОБГОННЫЙ) ПУНКТ: ж/д_оп
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНАЯ БУДКА: ж/д_будка
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНАЯ КАЗАРМА: ж/д_казарм
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНАЯ СТАНЦИЯ: ж/д_ст
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНАЯ ПЛАТФОРМА: ж/д_платф
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫЙ ПОСТ: ж/д_пост
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫЙ РАЗЪЕЗД: ж/д_рзд
ЖИВОТНОВОДЧЕСКАЯ ТОЧКА: жт
ЖИЛАЯ ЗОНА: жилзона
ЖИЛОЙ РАЙОН: жилрайон
ЗАЕЗД: заезд
ЗАИМКА: заимка
ЗОНА: зона
КАЗАРМА: казарма
КАНАЛ: канал
КВАРТАЛ: кв-л
КИЛОМЕТР: км
КОЛЬЦО: кольцо
КОМНАТА: комн
КОРДОН: кордон
КОРПУС: к
КОСА: коса
КРАЙ: край
КУРОРТНЫЙ ПОСЕЛОК: кп
ЛЕСПРОМХОЗ: лпх
ЛИНИЯ: линия
МАССИВ: массив
МЕСТЕЧКО: м
МЕСТНОСТЬ: местность
МИКРОРАЙОН: мкр
МОСТ: мост
НАБЕРЕЖНАЯ: наб
НАСЕЛЕННЫЙ ПУНКТ: нп
ОБЛАСТЬ: обл
ОКРУГ: округ
ОСТРОВ: остров
ПАРК: парк
ПЕРЕЕЗД: переезд
ПЕРЕУЛОК: пер
ПЛАНИРОВОЧНЫЙ РАЙОН: п/р
ПЛАТФОРМА: платф
ПЛОЩАДКА: пл-ка
ПЛОЩАДЬ: пл
ПОГОСТ: погост
ПОЛУСТАНОК: полуст
ПОСЕЛЕНИЕ: п
ПОСЕЛОК ГОРОДСКОГО ТИПА: пгт
ПОСЕЛОК И(ПРИ) СТАНЦИЯ(И): п/ст
ПОСЕЛОК СЕЛЬСКОГО ТИПА: п (устаревшее)
ПОСЕЛОК: п
ПОЧИНОК: починок
ПОЧТОВОЕ ОТДЕЛЕНИЕ: п/о
ПРОЕЗД: проезд
ПРОМЫШЛЕННАЯ ЗОНА: промзона
ПРОСЕК: просек
ПРОСЕКА: просека
ПРОСЕЛОК: проселок
ПРОСПЕКТ: пр-кт
ПРОТОК: проток
ПРОТОКА: протока
ПРОУЛОК: проулок
РАБОЧИЙ ПОСЕЛОК: рп
РАЗЪЕЗД: рзд
РАЙОН: р-н
РЕСПУБЛИКА: Респ
РЯДЫ: ряды
САД: сад
САДОВОЕ НЕКОМ-Е ТОВАРИЩЕСТВО: снт
СЕЛО: с
СЕЛЬСКАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ: с/а
СЕЛЬСКИЙ ОКРУГ: с/о
СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ: с/п
СЕЛЬСКОЕ МУНИЦИП. ОБРАЗОВАНИЕ: с/мо (устаревшее)
СЕЛЬСКОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗО: с/мо (устаревшее)
СЕЛЬСКОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ: с/мо (устаревшее)
СЕЛЬСКОЕ МУНИЦИП ОБРАЗОВАНИЕ: с/мо
СЕЛЬСОВЕТ: с/с
СКВЕР: сквер
СЛОБОДА: сл
СПУСК: спуск
СТАНИЦА: ст-ца
СТАНЦИЯ: ст
СТРОЕНИЕ: стр
ТЕРРИТОРИЯ: тер
ТРАКТ: тракт
ТУПИК: туп
УЛИЦА: ул
УЛУС: у
УЧАСТОК: уч-к
ФЕРМА: ферма
ХУТОР: х
ШОССЕ: ш
ЧУВАШИЯ: Чувашия
ВЕЛАЯТ: велаят
ГОРСОВЕТ: горсовет
УЕЗД: уезд
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ РАЙОН: экономический район
ЭТРАП: этрап
ФЕРМЕРСКОЕ ХОЗЯЙСТВО: ф/х
НЕКОММЕРЧЕСКОЕ ПАРТНЕРСТВО: н/п
ДАЧНОЕ НЕКОМ-Е ПАРТНЕРСТВО: днп
БАЛКА: балка
БУХТА: бухта
МАЯК: маяк
ГОРКА: горка
ТОННЕЛЬ: тоннель
МЫС: мыс
Если вы хотите составить свои правила для сокращений типов, то обратите внимание на два момента:
- При сокращении типов можно не бояться потерять уникальность в рамках строки с адресом. Все типы стоят рядом с наименованиями, и человек без труда может определить, что подразумевается под сокращением. Например, в адресе “респ Татарстан, д Набережные Моркваши, д 45” без объяснения понятно, что первая д — это деревня, а вторая д — дом.
- Тем не менее, сокращение должно быть понятным. Например, вместо адреса “Москва п Турчанинов”, где “п” может быть как переулком, так и проспектом или площадью, лучше написать “Москва, пер Турчанинов”.
В некоторых случаях люди сокращают слова “Большая” и т.п. в названиях улицы, например “Б. Ордынка”. Но автоматически делать это страшно, так как можно потерять уникальность наименования.
Адрес до сокращения типов:
Россия, республика Татарстан, город Казань, улица Братьев Касимовых, дом 64.
Адрес после:
Россия, респ Татарстан, г Казань, ул Братьев Касимовых, д 64.
Удаляем все, что можно удалить
Следующий шаг к идеальному адресу — удаление избыточной информации.
Если адрес используется для доставки корреспонденции, то избыточную информацию лучше оставить для упрощения сортировки посылок и писем.
Если же адрес нужен только для идентификации места человеком или предполагается курьерская доставка по городу, то удаление избыточной информации сделает адрес более естественным и читаемым.
Предлагаем такие правила:
- Удаляем страну, если это Россия. Редкие случаи вроде села Париж не повлияют на восприятие: “Челябинская обл, Нагайбакский р-н, село Париж”.
- Удаляем тип у города. Название города уникально в рамках одного района, так что эта информация не критична. Было “г Воронеж”, остался “Воронеж”.
- Удаляем регион у городских округов (это крупнейшие города в регионах, про них я писал выше). Эти города известны и уникальны в России. Например, пишем не “Новосибирская область Новосибирск”, а просто “Новосибирск”.
- Удаляем район у центров районов (признак есть в ФИАС и КЛАДР). Они уникальны и достаточно известны в рамках региона. Например, пишем не “Московская обл, Можайский р-н, г Можайск”, а “Московская обл, г Можайск”
- Удаляем город, если это понятно из контекста. Афиша концертов в Екатеринбурге? Хватит писать слово “Екатеринбург” в адресе каждой площадки.
Пока я писал статью, появилась идея удалять слово “улица”. Мне кажется, если этот тип не указан, он воспринимается как умолчательный. Давайте проведём эксперимент: “Москва, Тверская”. О чем подумали, об улице? Однако, есть ещё Тверская площадь. Впрочем, это пока неподкреплённое предположение, и делать так следует на свой страх и риск. Было бы интересно услышать комментарии по этому поводу.
После удаления очевидных сущностей адрес из примера примет более читаемый вид:
Было:
Россия, респ Татарстан, г Казань, ул Братьев Касимовых, д 64.
Стало:
Казань, Братьев Касимовых, д 64
или, если позволяет контекст:
Братьев Касимовых, д 64
Мы не удаляем тип у дома, так как обычно в адресе содержится ещё и указание на квартиру или корпус, и тогда отсутствие некоторых типов нам кажется странным. Но это дело вкуса:
Братьев Касимовых, 64, корп 1, кв 1
или
Братьев Касимовых, д 64, корп 1, кв 1
Если в адресе есть только дом, то без слова “дом” адрес будет смотреться только лучше:
Братьев Касимовых, 64
Разбиваем адрес на две строки
Наш адрес уже хороший и красивый, мы можем его отображать в интерфейсе.
Есть одно ноу-хау, как можно его ещё больше упростить при помощи форматирования: разбиваем на две строки, в первой пишем город, район, субъект (именно в такой последовательности) а во второй — населенный пункт, улицу и всё остальное.
Изначальный адрес из ФИАС:
Россия, Татарстан Республика, Казань Город, Братьев Касимовых Улица, дом 64.
Напишем так:
Казань,
Братьев Касимовых, 64
На этом всё. Надеюсь, информация вам пригодится и вы научите «говорить» ваши программы на естественном языке.
Если есть вопросы по адресам, обращайтесь. Мы эту тему любим и всегда стараемся помочь.
Правила написания адресов
При заполнении полей содержащих почтовые адреса, необходимо соблюдать следующие правила:
- почтовый индекс указывается в отдельном поле, не нужно дублировать его в поле адреса;
- если в адресе необходимо указать регион, то он приводится перед названием населенного пункта (например: Московская обл., г. Долгопрудный);
- перед названием населенного пункта необходимо указать сокращенное название его типа (перечень сокращений см. ниже), отделив его пробелом;
- сокращения ул., пр-т, пр., б-р, наб., пл. и т.д. также должны отделяться пробелом от названия улицы, проспекта и т.д.;
- между сокращениями д., корп., кв. и т.д., и соответствующими номерами пробелов быть не должно;
- название региона, населенного пункта, улицы, номер дома, корпус, номер квартиры отделяются друг от друга запятой и пробелом;
- названия населенных пунктов и улиц должны быть приведены полностью, без сокращений (например, нельзя писать С.-Петербург, Н.Новгород, Б.Черкизовская и т.д.);
- если улица названа чьим-то именем, инициалы указываются перед фамилией и отделяются точкой без пробелов (например, ул. М.Ульяновой).
Сокращения в адресах
Перечень рекомендуемых сокращений:
| обл. | область | пл. | площадь | |
| р-н | район | б-р | бульвар | |
| г. | город | линия | линия | |
| пос. | поселок | ш. | шоссе | |
| ул. | улица | д. | дом | |
| пр-т | проспект | корп. | корпус | |
| пр. | проезд | стр. | строение | |
| пер. | переулок | этаж | этаж | |
| наб. | набережная | кв. | квартира |
Примеры
Примеры правильного заполнения:
г. Москва, ул. Браузерная, д.24, корп.3, кв.46
Московская обл., Ногинский р-н, пос. Черноголовка, Институтский пр-т, д.8
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину
или
АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
3.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись В.А. Степанов
Дата
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)? Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)? Например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в
2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 N 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251
3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров
ЗАО «Партнер»
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 N 10
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.