Как написать акт возврата некачественного товара

• Содержание акта о возврате бракованного товара
• Акт возврата некачественного товара: особенности
• Акт возврата бракованного товара поствщику: порядок подписания

Для того, чтобы составить акт возврата бракованного (некачественного) товара в Москве, обращайтесь к специалистам нашего портала. По доступной цене они оперативно помогут подготовить документ. Если заказчик получил от поставщика продукт ненадлежащего качества – он может составить акт возврата бракованного товара.  О том, как это сделать и что должен содержать такой документ, подробно описано в статье.

Содержание акта о возврате бракованного товара

Согласно ч. 1 ст. 518 Гражданского кодекса РФ: «Покупатель (получатель), которому поставлены товары ненадлежащего качества, вправе предъявить поставщику требования, предусмотренные статьей 475 настоящего Кодекса, за исключением случая, когда поставщик, получивший уведомление покупателя о недостатках поставленных товаров, без промедления заменит поставленные товары товарами надлежащего качества».

Текст акта должен содержать следующую информацию:

1. Конкретные данные поставщика (его точный юридический адрес и наименование организации – для юридического лица, ФИО и паспорт – для физического лица);
2. Данные заключенного договора (номер, дата, место составления);
3. Данные о перевозчике товара (например, транспортной компании), которая отвечала за доставление товара в указанное место;
4. Описание упаковки товара;
5. Указание количества, степени брака в товаре, а также его подробное описание;
6. Указание возможных причин брака (по мнению покупателя);
7. Указание денежной суммы, которая подлежит возврату за поставку товара ненадлежащего качества.

После заключения акта и его подписания, документ направляется поставщику вместе с бракованным товаром. Если товар был доставлен по предварительной оплате, то вместе с актом составляется и счет-фактура, который оплачивается поставщиком.

ВНИМАНИЕ: Поставщик обязан вернуть покупателю денежную сумму за товар или заменить испорченный продукт аналогичным в соответствии с договором, после того, как получит акт.

Акт возврата некачественного товара: особенности

Желательно указывать в акте положения о сроках замены товара на новый качественный или возврата средств. Сроки начинают исчисляться со дня даты подписания акта возврата бракованного товара. Так, покупатель обезопасит себя и получит возмещение в разумные сроки даже после расторжения договора – см. ч.1 ст. 518 ГК РФ и  ст. 524 ГК РФ.

Если прописанные сроки не были соблюдены, заказчик имеет право обратиться в судебные органы с иском о принудительном возмещении убытков и возврате средств.

Акт возврата бракованного товара поствщику: порядок подписания

Большинство интересуются тем, как правильно составить акт и что должно в нем прописываться. Но перед этим, желательно проверить поставленный товар повторно. Для этого необходимо сформировать комиссию из трех человек, чтобы окончательно убедиться, что товар является действительно ненадлежащего качества.

ВНИМАНИЕ: желательно, чтобы одним из участников комиссии был представитель поставщика, действующий на основании доверенности. Таким образом, он участвует в проверке и после подписывает акт о возврате бракованного товара.

Данный акт также должен быть подписан всеми членами действующей комиссии.

Готовить и распечатывать акт желательно в нескольких экземплярах – для себя и для поставщика. При составлении можно руководствоваться типовыми бланками и образцами заполнения. Чтобы качественно и безошибочно заполнить акт возврата бракованного товара, обращайтесь к специалистам портала Правио в Москве. Они оперативно и за умеренную цену помогут оформить любой документ. Нотариально заверять такой акт нет необходимости.

Порядок возврата товара покупателем поставщику зависит от того, какую продукцию возвращают — качественную или некачественную. Для бракованных товаров действуют особые правила.

В каких случаях возвращают товар продавцу

Для оформления возврата товара поставщику нужна веская причина. Операцию производят, если:

1. Качество не соответствует условиям договора или законодательным требованиям (ст. 469 ГК РФ).
2. Продавец поставил не тот ассортимент — модель, цвет, размер (п. 1 ст. 467, п. 1, 2 ст. 468 ГК РФ).
3. Заказчик выявил при приемке неверное количество или комплектность (п. 2 ст. 465 ГК РФ).

Какие документы оформить для возврата

Основные документы, оформляемые при возврате товара поставщику, — уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке или соглашение о расторжении договора, если бракованная вся поставка или отдельная ее часть. Эта документация подтверждает основания возврата. Кроме того, надо подготовить возвратную накладную — унифицированную ТОРГ-12 или собственный бланк покупателя, закрепленный в учетной политике (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).

После возврата продукции продавец выставляет корректировочный счет-фактуру или другой возвратный документ с корректировкой (п. 10 ст. 172 НК РФ, письма Минфина № 03-07-09/4850 от 28.01.2020, № 03-03-06/1/67181 от 20.08.2021). Если изначально передали изделия по универсальному передаточному документу со статусом 1, то возвращение оформляют через корректировочный универсальный документ или КСФ (письма ФНС № ММВ-20-15/86@ от 17.10.2014, УФНС № 24-23/3/080514@ от 13.05.2020).

Есть и другие правила, которые надо учитывать при оформлении возврата:

1. Если возвращаете товары в рамках нового договора, то составлять корректировочный счет-фактуру не надо. В такой ситуации бывший покупатель становится новым продавцом, а бывший продавец — новым покупателем. Возвратную операцию проводят так: новый продавец выставляет обычную счет-фактуру по реализации, а новый покупатель оформляет приход продукции (п. 3 ст. 168 НК РФ, письма Минфина № 03-07-09/4850 от 28.01.2020, № 03-03-06/1/67181 от 20.08.2021).
2. Если возвращаете бракованные товары. Покупатель оформляет подтверждающие документы, делает возвратную накладную и акт о несоответствии качества. Нарушения актируют унифицированными ТОРГ-2 или ТОРГ-3 или формами собственной разработки, которые утверждены в учетной политике. При получении некачественных изделий поставщик формирует КСФ (п. 1.4 письма ФНС № СД-4-3/20667@ от 23.10.2018, письмо Минфина № 03-07-11/6171 от 04.02.2019). Корректировку надо выставить в течение 5 дней после составления акта о несоответствии.

Как вернуть качественные товары

Если покупатель оплатил поставку и делает возврат качественного товара поставщику, то он вправе потребовать назад деньги. Заказчик сможет отказать в приемке из-за несоответствия ассортимента или из-за просроченной поставки товарной партии (п. 1 ст. 468, п. 3 ст. 511 ГК РФ).

Обычно стороны прописывают проведение возвратных операций в договоре. Но если порядок не согласовали, то руководствуйтесь — инструкция возврата товара поставщику и оплаты по нему:

1. Подготовьте документы, подтверждающие основания для возвращения. Передайте их продавцу.
2. Оформите возвратную операцию и верните номенклатуру продавцу.
3. Отправьте контрагенту письмо с требованием вернуть оплату. По правилам поставщик возвращает деньги в течение 7 дней после получения требования (п. 2 ст. 314 ГК РФ).
4. Направьте претензию, если продавец не вернул оплату в семидневный срок.
5. Подайте иск в суд, если продавец не удовлетворит претензию в течение 30 календарных дней. Но помните, что подавать в суд нельзя, пока поставщик не заберет то, от чего вы отказались (п. 3 ст. 328 ГК РФ).

В Гражданском кодексе не прописан срок возврата товара поставщику, но если заказчик принял ассортимент на ответственное хранение, то он вправе вернуть его после окончания разумного срока, в который поставщику надо вывезти или распорядиться возвращенной партией (ст. 514 ГК РФ). Если же срок возврата прописан в договоре, то руководствуйтесь им (ст. 309, п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Минфин разъяснил, как оформить возврат товара поставщику, если возвращаете качественную номенклатуру, — как обратную реализацию. В таком случае стороны составляют новое соглашение, где заказчик становится продавцом, а поставщик — покупателем. Обратную реализацию надо учесть как обычную продажу по новому договору: начислить НДС и выставить счет-фактуру на отгрузку. А для налога на прибыль — признать выручку и списать стоимость изделий в расходы (письма Минфина № 03-03-06/1/79496 от 06.11.2018, № 03-03-06/1/67181 от 20.08.2021).

В таблице — проводки по возвращению продавцу качественной продукции.

Как вернуть некачественные товары

Если проводите возврат некачественного товара поставщику, то действуйте по другому алгоритму.

Шаг 1. Составьте акт по унифицированной форме ТОРГ-1, ТОРГ-2, М-7 или в произвольном виде с указанием обязательных реквизитов для первички. Укажите причину несоответствия — производственный брак, поставка поломанных изделий. Подготовьте другие возвратные документы и передайте поставщику.

Шаг 2. Подготовьте претензионное письмо с требованием вернуть деньги. Укажите основания, по которым возвращаете продукцию, и определите возвратную сумму. Сошлитесь на условия договора поставки и укажите реквизиты документа об оплате. В этом же письме попросите забрать бракованные изделия, это не нарушение.

Шаг 3. Передайте поставщику претензионное письмо и акт о недостатках.

Шаг 4. Оформите передачу возвратной накладной ТОРГ-12 или собственным первичным документом.

Шаг 5. Если поставщик не вернул деньги после первого письма, то направьте ему еще одну претензию. Это часть досудебного урегулирования разногласий, она обязательна при исполнении договоров.

В претензии надо подробно расписать, от каких изделий отказался заказчик и по какой причине. Сформулируйте условие о возврате оплаты, рассчитайте сумму и укажите счет, на который надо вернуть деньги. Напишите, что, если продавец не вернет денежные средства, вы обратитесь в суд.

В пояснениях Минфина указано, как сделать возврат товара поставщику, если он поставил некачественный товар, — подготовить претензию, акты и возвратную накладную. А НДС, принятый к вычету по возвращенным продуктам, восстановить по корректировочному счету-фактуре от поставщика (письмо Минфина № 03-03-06/1/67181). А вот для налога на прибыль по бракованным изделиям, которые вернули поставщику, ни доходов, ни расходов не возникает.

В бухгалтерском учете надо показать выбытие продукции и восстановление налога на добавленную стоимость. Мы собрали все проводки в таблице.

Получатель имеет право возвратить товар поставщику в следующих случаях, предусмотренных Гражданским кодексом РФ:

• Поставщик не передал вовремя принадлежности и документы, которые относятся к товару (ст. 464 ГК РФ);
• В поставке меньше товара, чем заявлено в договоре (п. 1 ст. 466 ГК РФ);
• Ассортимент не соответствует договору полностью или частично (п. 1 и п. 2 ст. 468 ГК РФ);
• Нарушены требования к качеству товара или части товаров, входящих в комплект (п. 2  и п. 4 ст. 475, п. 2 ст. 520 ГК РФ);
• Поставщик не выполнил требования покупателя о доукомплектовании товара (п. 2 ст. 480 ГК РФ);
• Нет тары или упаковки или они ненадлежащего качества (ст. 482 ГК РФ).

Дата возврата зависит от срока годности товаров и гарантийного срока. Ниже описаны условия, предусмотренные Гражданским кодексом РФ. Если в договоре между поставщиком и покупателем прописаны иные условия, то возврат происходит в соответствии с ними. 

Если нашли недостатки в период гарантийного срока

Товар можно отправить обратно в течение этого срока. Иногда в договоре указывают меньший или больший срок на комплектующие к основному товару. В этом случае возврат возможен в тот срок, который является самым длительным (п. 3 ст. 477 ГК РФ). 

Если нашли недостатки, когда срок годности уже истёк, но не прошло 2 года с момента поставки

Вы можете отправить товар обратно, если докажете, что недостатки у товара были еще до его передачи в собственность вашей компании (п. 5 ст. 477 ГК РФ).

Если у товара установлен срок годности

Вернуть товар можно, пока не истек срок его годности (п. 4 ст. 477 ГК РФ). Срок можно посмотреть в товарных документах или на упаковке. 

Если нет гарантийного срока или срока годности 

Товар можно вернуть в течение «разумного срока», но не более чем через два года с момента доставки товара получателю, в том числе по почте (п. 2 ст. 477 ГК РФ). 

Возврат товара оформляется не только возвратной накладной. К ней нужно приложить документы: 

• Акт приемки — подтверждает факт получения товара. 
• Письмо с претензией — служит извещением, что поставщик нарушил условия договора (о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре или упаковке). Без извещения поставщик может отказаться вернуть деньги (п. 1 и 2 ст. 483 ГК РФ).  
• Акт о недостатках товара — нужен, если возвращаете груз по причине брака.

Претензионное письмо на возврат товара. Образец

Скачать пустой бланк в формате *rtf.

Письмо с претензией можно составить в произвольной форме. Что обязательно нужно указать в письме:

• Причину возврата. Сошлитесь на подходящие к вашей ситуации нормы ГК РФ (они перечислены выше);
• Сроки возврата;
• Условия доставки или вывоза товара;
• Способ перечисления денег за возвращенный товар и банковские реквизиты.

К письму можно приложить копии документов, которые относятся к предмету сделки. Например, договор поставки, товарную накладную, акт о выявленных недостатках товара, платежное поручение, доверенность.   

Акт о недостатках товара. Образец

Скачать пустой бланк в формате *rtf. 

Акт о недостатках составляйте в свободной форме. Что должно быть в содержании:

• номер и дата акта;
• характеристики товара и цена, указанные в накладной;
• как обнаружены недостатки (визуальный осмотр, разборка, экспертиза и т.п.) и какие именно;
• находится ли товар на гарантии;
• что решено делать с некачественным товаром (вернуть поставщику, отремонтировать, списать и пр.);
• ФИО и должности сотрудников, которые выявили брак и оформили акт. Если это специально созданная комиссия, сошлитесь на приказ или распоряжение руководителя организации о создании комиссии.

До 2013 года оформлять первичные документы можно было только по унифицированным формам, теперь накладные можно заполнять так, как удобно организации (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

Главное, чтобы в документе были все реквизиты, необходимые для первичного бухгалтерского учета (п. 2 ст. 9 № 402-ФЗ):

• наименование и дата документа;
• название организации или ИП, составившего документ;
• в чем заключается факт хозяйственной жизни;
• единица измерения и стоимость товара;
• должность, ФИО и подписи лиц, совершивших сделку;
• должность, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление сделки.

Для накладных существовал формат ТОРГ-12, он уже не обязателен, но его продолжают использовать для оформления прихода и возврата. 

Приходная накладная ТОРГ-12. Образец

Скачать пустой бланк в формате *xlsx или *rtf.

Возвратную накладную можно оформить вручную или автоматически с помощью сервиса Контур.Маркет, что гораздо быстрее. Покажем, как создать накладную, на основе привычного бланка ТОРГ-12. 

Оформление возвратной накладной вручную

1. Скачайте пустой бланк в формате *rtf или *xls
2. Впишите данные о получателе и поставщике. Ваш магазин в случае возврата становится отправителем, а ваш поставщик — получателем. Этот процесс называют обратной продажей. 

Обратите внимание на отличия в шапке приходной и возвратной накладной: 

1. В правой части добавьте остальные реквизиты, их можно взять из приходной накладной.
2. В табличную часть впишите наименование, количество, цену и другие данные о товаре, который возвращаете.

Обратите внимание на отличия в табличной части приходной и возвратной накладной: 

1. В нижней части возвратной накладной укажите остальные реквизиты, взяв за образец товарную накладную.
2. Подпишите документ у ответственных лиц, указанных в документе.    

Автоматическое создание возвратной накладной в сервисе Контур.Маркет

Контур.Маркет помогает не тратить время на перепечатку реквизитов из товарной накладной в возвратную. Все реквизиты, которые есть в сервисе, можно добавить в документ одним кликом. Работайте в разделе «Накладные». 

1. Выберите подраздел «Расход», нажмите «Создать накладную» и кликните «Возврат».

1. Впишите номер документа и выберите дату на календаре. Кликните в поле «Грузополучатель» и выберите нужную компанию в открывшемся списке. Чтобы добавить товар, кликните в пустое поле и начните вводить название, штрихкод или артикул. Сервис предложит выбрать нужный вариант из найденных.

1. Укажите количество возвращаемого товара, и сервис автоматически посчитает сумму возврата. Чтобы провести документ после заполнения, нажмите «Добавить накладную». Ее можно распечатать. 

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Акт возврата некачественного товара

Акт возврата некачественного товара

Подборка наиболее важных документов по запросу Акт возврата некачественного товара (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы