Как написать авансовый отчет образец - Правописание и грамматика

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

сведения об организации, выдавшей деньги,
сотруднике, их получившем,
точная сумма средств,
цели, на которые они были предназначены.
здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

фамилия, имя, отчество работника,
номер и дата отчета,
размер выданных к расходованию средств (прописью),
а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Источник

Авансовые отчеты в 2022-2023 годах — изменились ли правила заполнения, каковы эти правила и кто обычно заполняет авансовый отчет, читайте в этой статье. И конечно, у нас есть образец заполнения.

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
Утверждается руководителем.
В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Авансовые отчеты в 2022-2023 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2022 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Не предвидится пока изменений и в 2023 году.

Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2023 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:

Скачать образец заполнения авансового отчета

Итоги

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

«Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
«Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
«Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
«Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Источник

Что такое авансовый отчёт

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.
Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.
Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.
Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

кассовые и товарные чеки;
электронные чеки;
товарные накладные;
приходные кассовые ордера;
транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.
Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
сведения о сумме текущего аванса;
общая сумма полученных и израсходованных денег;
сумма остатка либо перерасхода;
информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Источник

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Бланк авансового отчета 2021 года

Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2021 году.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

Номер и дата составления отчета.
Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
Наименование структурного подразделения.
ФИО и должность подотчетного лица.
Сумма аванса.
Назначение аванса.
Информация об остатке/перерасходе аванса.
Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
Расписка подотчетного лица с подписью.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2021 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

В каком случае применяется АО

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.

Как подтверждать расходы

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

Что, если не подтверждать

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по
расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по
итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на
бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в
счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати
вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета,
смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись,
печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

Загрузка…

Источник

Когда компания поручает сотруднику деньги, например, на покупку офисной бумаги, он должен отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчёт подтверждает, что деньги пошли на благо бизнеса. Это особенно важно, если компания обязана учитывать расходы — к ИП на «Доходах минус расходах» и юрлицам могут быть вопросы от налоговой.

Форма авансового отчёта

Проще всего — пользоваться унифицированной формой № АО-1. Если вам хочется отредактировать её, убрать лишние реквизиты и добавить новые — так тоже можно сделать. Но тогда нужно утвердить свой бланк приказом руководителя, приложить к учётной политике в целях бухучёта и разработать правила его заполнения.

Авансовый отчёт оформляют в одном экземпляре — он остаётся у работодателя как документ для учёта расходов. В форме есть лицевая и оборотная стороны — подробнее о каждой мы расскажем ниже.

Инструкция по заполнению авансового отчёта

По правилам авансовый отчёт заполняют подотчётник и бухгалтер (или руководитель, если он сам ведёт бухгалтерию) — каждый свою часть. На практике часто документ заполняют без участия подотчётного лица — сотрудник только проверяет и подписывает документ.

На лицевой стороне отчёта подотчётник заполняет:

наименование работодателя,
дату,
своё ФИО, структурное подразделение, должность (если договор ГПХ, должность не указывают),
назначение аванса — на какие цели были выданы и потрачены подотчётные деньги, например, на командировочные, хозяйственные, представительские, почтовые расходы и т.д.
в левой табличной части — остаток или перерасход денег с предыдущего авансового отчёта (если не было — ставят прочерки),
как был получен аванс — наличными из кассы, на банковскую карту (корпоративную, зарплатную или личную),
сумму полученных подотчётных средств,
сколько денег израсходовано.

Если подотчётник потратил меньше, чем выдано, разницу вписывают в строку «Остаток». Если денег не хватило и он потратил свои — в «Перерасход». Во втором случае работнику нужно ещё написать заявление о компенсации своих расходов.

Ниже табличной части указывают количество подтверждающих документов, которые работник сдаёт вместе с авансовым отчётом — товарные и кассовые чеки, накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, авиа или ж/д билеты, счёт за проживание в гостинице и т.д. Обычно их наклеивают на лист бумаги А4 так, чтобы читалась вся информация, нумеруют в хронологическом порядке и прикрепляют к отчёту.

Для перечня подтверждающих документах предназначены графы с 1 по 6 оборотной стороны авансового отчёта. Для каждой покупки указывают дату, номер, наименование расхода и суммы в рублях с копейками (или в иностранной валюте, если это была заграничная командировка). В конце выводят итоговую сумму расходов.

Под этой таблицей подотчётник расписывается с расшифровкой подписи — и сдаёт отчёт бухгалтеру или руководителю. Тот на лицевой стороне вписывает номер авансового отчёта и табельный номер отчитывающегося работника. Если бизнес оформлен не как ИП, а как юрлицо — в правой табличной части делают бухгалтерские записи по дебету и кредиту.

Внизу есть отрывная часть — расписка в том, что отчёт и документы приняты на проверку. В ней заполняют ФИО подотчётного лица, номер и дату авансового отчёта, общую сумму расходов прописью и количество приложенных документов. Затем бухгалтер или руководитель ставит свою подпись с расшифровкой и текущую дату, отрезает расписку и отдаёт её подотчётнику.

После проверки подтверждающих документов в графы 7–9 оборотной стороны вписывают учтённые суммы расходов. В случае юрлица — указывают в дебет каких счётов и субсчётов они отнесены.

Курс молодого ИП

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Кто подписывает авансовый отчёт

Подотчётный работник расписывается только на оборотной стороне. После проверки авансового отчёта на лицевой стороне вписывают сумму расходов к утверждению — прописью и цифрами. Если в штате есть бухгалтер, он ставит под ней подпись и просит руководителя бизнеса заполнить гриф «Утверждаю» — туда вписывают общую сумму авансового отчёта прописью и цифрами, ставят подпись с расшифровкой и дату.

Если бухгалтера нет, руководитель всё равно заполняет гриф «Утверждаю» и сам ставит обе подписи.

После этого с подотчётником производят окончательный расчёт. Строку «Остаток внесён» заполняют, если работник возвращает неизрасходованные подотчётные деньги. «Перерасход выдан» — если расходы оказались больше, и он получает от работодателя возмещение.

Вернуть остаток или выплатить компенсацию можно любым способом, независимо от того, как выдавали подотчётные деньги.

Статья актуальна на

26.05.2022

Источник

Добавить в «Нужное»

Все о правилах заполнения авансового отчета

Авансовый отчет – это документ, который используется для учета денег, выданных организацией подотчетным лицам на различные хозяйственные нужды (Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Как правило, деньги выдаются подотчет на командировки, на представительские расходы, на приобретение для организации товаров (работ, услуг).

Сразу скажем, что подотчетное лицо – не обязательно сотрудник организации. Это любой человек, которому выданы деньги для оплаты товаров, работ, услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть подотчетником может быть и физлицо, с которым заключен гражданско-правовой договор, например исполнитель по договору выполнения работ (Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Скачать Приказ о подотчетных лицах вы можете в разделе «Формы» на нашем сайте.

Форма авансового отчета — скачать

Форма авансового отчета (форма № АО-1) утверждена давным-давно Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Вместе с тем, с 2013 г. разрешено применять не только унифицированные формы первичной учетной документации, но и самостоятельно разработанные формы первички. Это относится и к авансовому отчету (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Поэтому если организации удобнее сократить авансовый отчет или наоборот дополнить его какие-либо строками/графами это можно сделать. Важно лишь следить за тем, чтобы:

в авансовом отчете присутствовали все необходимые реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
форма самостоятельно разработанного авансового отчета была утверждена приказом руководителя или как приложение к учетной политике организации.

Как оформляет авансовый отчет подотчетное лицо

Подотчетное лицо заполняет авансовый отчет в 1-м экземпляре. Удобный вариант – подготовить простой и понятный образец заполнения авансового отчета и выдавать его подотчетникам, чтобы те не наделали ошибок.

Можно предоставить подотчетнику пустую форму авансового отчета на бумаге и тот заполнит его от руки. А можно заполнять авансовый отчет на компьютере, а потом распечатать. Если у подотчетника есть электронная подпись, то он может составить электронный документ, подписав его ЭП.

К авансовому отчету подотчетник прикладывает все подтверждающие документы (накладные, чеки, билеты, акты и т.д.). Чеки ККТ должны содержать QR-код (Письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819). Если подотчетнику был выслан электронный чек на электронную почту, то чек надо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если подотчетное лицо оплачивало расходы со своей банковской карты, то дополнительно нужно приложить к авансовому отчету выписку банка, подтверждающую оплату.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо заполняет графы 1 — 6:

перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (кассовые чеки, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы);
суммы затрат по этим документам.

Далее подотчетнику нужно подписать авансовый отчет на оборотной стороне и поставить расшифровку подписи.

Следующим шагом подотчетник нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете. Это удобно, чтобы потом бухгалтерия смогла сверить наличие и полноту приложенных к авансовому отчету документов.

После того, как авансовый отчет будет передан в бухгалтерию, подотчетнику должны выдать расписку о принятии к проверке авансового отчета (отрезная часть авансового отчета).

Отметим, что традиционно авансовый отчет используется в ситуации, когда человеку был выдан аванс и он должен отчитаться о потраченных средствах. А вот если человек сначала купил что-либо для организации на собственные средства, а потом просит их возместить (ст. 164 ТК РФ), то составление авансового отчета необязательно. Подотчетник может написать заявление о возмещении расходов и приложить к нему документы, подтверждающие траты (см. образец такого заявления). Но на практике и в этой ситуации удобнее отчитаться о тратах с помощью авансового отчета.

Дальнейшее заполнение авансового отчета бухгалтером

Бухгалтер проверяет правильность заполнения авансового отчета, сверяет указанные в авансовом отчете данные с приложенными подтверждающими документами, проверяет целевое расходование средств, пересчитывает итоговые суммы. Далее бухгалтер заполняет недостающие строки и графы на лицевой стороне авансового отчета:

номер авансового отчета. Кстати, какая-либо регистрация авансовых счетов не предусмотрена, но это можно делать для удобства;
в строке «Назначение аванса» нужно указать, на что был выдан аванс, например: командировочные расходы, хозяйственные расходы, канцелярия;
в таблице о полученных и израсходованных суммах указываются нужные суммы, например:

Наименование показателя	Сумма, руб.коп.
Предыдущий аванс	остаток
перерасход
Получен аванс 1. из кассы	5 000
1а. в валюте (справочно)
2. на карту работника	4 000

Итого получено	9 000
Израсходовано	8 200
Остаток	800
Перерасход

На лицевой стороне в таблице «Бухгалтерская запись» указываются номера дебета счетов (субсчетов), соответствующие аналогичным записям в графе 9 оборотной стороны авансового отчета.

Под таблицами на лицевой стороне заполняются строки, в которых указываются количество документов и листов, приложенных к авансовому отчету, а также сумма отчета к утверждению руководителем, причем цифрами и прописью.

Напомним, деньги можно выдать подотчет наличными из кассы, а можно перечислить на банковскую карту сотрудника, в том числе на зарплатную карту (Письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). При перечислении денег на карту в поле платёжки «Назначение платежа» нужно указать: Выдача денег под отчет на такие-то нужды.

При выдаче подотчетнику наличных денег соблюдать лимит расчетов наличными не надо. А вот когда подотчетник рассчитывается наличными от лица организации, он должен соблюдать лимит расчетов наличными – 100 000 руб. по одному договору (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).

На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету – это графы 7 и 8. И указывает счета бухучета, которые дебетуются на эти суммы – графа 9.

Ставить печать на авансовом отчете не нужно.

Если подотчетник допустил ошибку при заполнении авансового отчета, бухгалтер или сам подотчетник могут исправить эту ошибку. Ошибочный текст или сумму надо зачеркнуть, вписать правильные данные, указать дату исправления, заверить исправление подписями лиц, составивших документ, указать их ф.и.о. и должности (ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Отметим, человеку может быть выдана новая сумма денег под отчет, даже если он еще не отчитался по предыдущей. В этом случае заполняется строка «Предыдущий аванс – остаток».

Срок, на который выдаются деньги под отчет, устанавливаем сам руководитель. Удобно закрепить такие сроки в локальном нормативном акте организации, например в Инструкции для подотчетных лиц. Образец такого документа вы можете посмотреть на нашем сайте.

Особенности заполнения авансового отчета, если были траты в иностранной валюте

Если работнику была выдана под отчет иностранная валюта (например, для командировки за пределы РФ), то работник должен дополнительно заполнить в авансовом отчете графу 6 на оборотной стороне авансового отчета «Сумма расхода по отчету в валюте».

Бухгалтер, проверяющий авансовый отчет, так же заполняет строки и графы, в которых предусмотрено отражение сумм в иностранной валюте:

строка 1а лицевой стороны авансового отчета, если был выдан аванс в иностранной валюте. Рядом надо указать сумму в рублях по курсу Банка России на дату выдачи аванса;
графа 8 «Сумма расхода, принятая к учету, в валюте» оборотной стороны отчета.

А в графе 7 «Сумма расхода, принятая к учету, в руб. коп.» указывается сумма, пересчитанная в рубли (п. 7, 9 ПБУ 3/2006):

если был выдан аванс – по курсу Банка России на дату выдачи аванса;
если работник оплачивал расходы за счет собственных средств – по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Срок подготовки авансового отчета

Срок, в который подотчетник должен отчитаться о тратах и составить авансовый отчет, устанавливает руководитель организации. По командировкам срок составления авансового отчета также устанавливается руководителем и не может превышать 3 рабочих дней по возвращении из командировки. В этот же срок подотчетник должен вернуть неизрасходованные суммы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Также руководитель устанавливает срок для проверки авансового отчета бухгалтером и для окончательного расчета с подотчетником по авансовому отчету (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Утверждение авансового отчета руководителем

После того, как бухгалтерия проверила авансовый отчет, устранила ошибки, сверила подтверждающие документы, отчет передается руководителю на утверждение. Кроме того, утвердить авансовый отчет может уполномоченное руководителем лицо (по доверенности или по приказу). Срок утверждения авансового отчета устанавливает руководитель организации приказом или ЛНА, к примеру положением о расчетах с подотчетными лицами (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Руководитель вписывает в шапке авансового отчета утверждаемую сумму, указывает дату утверждения, должность, расшифровку подписи и ставит подпись.

Только после этого авансовый отчет может быть принят к бухгалтерскому учету.

Дальнейшие расчеты с подотчетником

Если подотчетное лицо израсходовало не все выданные ему под отчет деньги, то оно сдает остаток в кассу по приходному кассовому ордеру. Или же перечисляет безналичным переводом на расчетный счет организации (в платежном документе нужно указать – Возврат подотчетной суммы).

Если, наоборот, подотчетник потратил все выданные ему средства и даже был вынужден израсходовать свои деньги, то ему должны выдать перерасход из кассы по расходному кассовому ордеру или же перечислить перерасход на его банковскую карту.

Срок окончательного расчета с подотчетным лицом устанавливает руководитель организации (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

После внесения подотчетником остатка неизрасходованных денег в кассу или наоборот выдачи ему перерасхода в авансовом отчете на лицевой стороне делается отметка об этом – указываются внесенная/выданная сумма, номер и дата кассового ордера.

Проводки по авансовому отчету

Бухгалтерия делает записи в бухучете на основании проверенного и утвержденного руководителем авансового отчета.

Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
При выдаче подотчетнику аванса наличными или безналично
Выдан аванс подотчетнику	71	50, 51
На дату утверждения авансового отчета
Признаны расходы по авансовому отчету	20, 26, 91-2 и т.д.	71
Отражено приобретение имущества подотчетным лицом	10, 41, 08 и т.д.	71
Признана оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги	60	71
На дату окончательного расчета с подотчетником
Перерасход выдан подотчётному лицу наличными или выплачен на банковскую карту	71	50, 51
Остаток неизрасходованных сумм возвращен подотчетным лицом в кассу или перечислен на расчетный счет организации	50, 51	71

Составлять ли авансовые отчеты при УСН «доходы»

На «доходной» упрощенке нельзя учесть какие-либо расходы. И кажется, что отчет о потраченных работниками средствах не нужен. Однако это ошибочное мнение.

Обязанность отчитаться о потраченных средствах не зависит от применяемой системы налогообложения (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Ведь если не будет подтверждения того, что работник потратил выданные ему деньги на нужды организации, а не на свои личные нужды, эти суммы могут признать его личным доходом и доначислить организации НДФЛ и страховые взносы.

Должен ли оформлять авансовый отчет ИП

Если деньги на предпринимательские цели тратит сам предприниматель, то у него нет обязанности составлять авансовый отчет. Ведь в такой ситуации нет выдачи денег предпринимателю под отчет.

А вот если предприниматель выдал деньги под отчет своим работникам, то они должны оформить авансовые отчеты в общем порядке (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Срок хранения авансовых отчетов

Авансовые отчеты нужно хранить не менее 5 лет после отчетного года, а если есть какие-то споры, в которых авансовый отчет выступает в качестве доказательства, то до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Источник