Как написать чек лист пример

Автор статей по SMM и копирайтингу. Чуть не стала кинокритиком, но решила перейти на сторону маркетинга. Учится на медиапродюсера и отлично понимает, как выглядит Digital глазами начинающего.

Почти. Дословно «чек-лист» переводится как «проверочный/контрольный список». Стандартно это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки — когда тот или иной будет выполнен. Так легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.

Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач — например, готовность самолёта к взлёту. Сейчас этот простой и удобный инструмент проник буквально во все сферы жизни. В интернете можно найти чек-лист хорошего сайта, настройки таргета или подготовки к свадьбе. Но чек-листами всё-таки нельзя назвать запись из ежедневника или пошаговый план по захвату мира.

Пошаговый план — это инструкция. В этом формате важен порядок действий: одно должно в точности следовать за другим. В чек-листе последовательность не имеет значения, главное — выполнить все пункты (или, по крайней мере, большинство).

От записи в ежедневнике чек-лист отличается универсальностью. Он не требует постоянных обновлений или дополнений, так как создаётся для проверок повторяющихся процессов. А планы на день могут меняться от раза к разу. Но вот список полезной рутины или ежедневных обязанностей уже можно превратить в чек-лист. Например, сделать трекер привычек.

Да, хотя различия незначительные.

Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».

Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка.

Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.

Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.

Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.

Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.

Вовсе нет — создавать чек-листы может кто угодно. Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме.

Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но необязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные конструкторы, например:

• 365done.ru с 11 минималистичными шаблонами: трекерами, списками, челленджами, расписаниями, памятками. За репост или символическую плату можно скачать готовые чек-листы от самого сервиса или других пользователей.
• Canva с 67 разными по дизайну и содержанию шаблонами (есть бесплатные, есть за 1 доллар). Можно изменять все элементы на свой вкус, а также разработать собственный чек-лист с нуля.
• 101 Planners, который похож на Canva, только с чуть менее удобным интерфейсом и без русскоязычной версии. Шаблоны полностью бесплатные — вдруг приглянутся именно эти.
• Чеклист | Эксперт — в нём, правда, всего один общий шаблон для всех чек-листов. Зато процесс создания сведён к минимуму: надо просто внести в специальные поля названия разделов и пунктов, затем скачать готовый чек-лист в формате PDF. Можно посмотреть работы других пользователей.

Чек-лист удобен не только как прикладной инструмент проверки каких-либо процессов, но и как инфопродукт. Он достаточно быстро создаётся, красиво выглядит, легко распространяется. Такой формат контента привлекает аудиторию не хуже, чем подборка или инструкция.

К тому же, в отличие от статьи в блоге или поста в соцсети, чек-лист легко «отдать» пользователю в виде файла, а за его скачивание попросить контакты (то есть использовать чек-лист как лид-магнит). Когда пользователь сообщит свою почту и/или телефон, ему можно отправлять рассылки с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым подталкивать к покупке.

Иногда чек-лист идёт как дополнение, когда человек уже выполнил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Тогда он не основная мотивация клиента, а приятный бонус.

А развлекательные чек-листы хороши в соцсетях: могут стимулировать сохранения и шеры, становиться вирусными.

Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:

• определены цель и ЦА чек-листа. Чек-лист помогает ничего не забыть, дать новую информацию или поднять настроение? Он актуален для фрилансеров с детьми или студентов-первокурсников?
• заголовок отражает тему. А заодно и то, что выше. «Что взять на отдых» и «Что взять на отдых с ребёнком» — списки для разных целевых аудиторий;
• пункты расположены по хронологии или приоритету, но не вразнобой. Должны быть логика и структура;
• сложные задачи разбиты на подпункты и объединены в тематические разделы. Один пункт — одно действие;
• пункты лаконичны и понятны. При необходимости к ним можно добавить краткие пояснения;
• выдержан формат. Памятка по подготовке аккаунта к рекламе не должна превращаться в советы по грамотному SMM или обзор трендов в оформлении ленты;
• охвачены и раскрыты все ключевые вопросы по теме. Если список получается слишком объёмным и разнородным — возможно, тему стоит сузить;
• личные предпочтения и незначительные детали опущены. Чем более универсальным будет чек-лист, тем лучше.

^* Решением суда запрещена «деятельность компании Meta Platforms Inc. по реализации продуктов — социальных сетей Facebook и Instagram на территории Российской Федерации по основаниям осуществления экстремистской деятельности.

Научитесь: Soft Skills for Hard Times
Узнать больше

Память человека не безгранична, поэтому мы периодически что-то да забываем. Чтобы не упустить важное из виду, приходится все записывать. А что делать, если перед вами стоит сложная задача или процесс, который, в свою очередь, состоит из множества небольших этапов? Конечно же, воспользоваться чек-листом!

Чек-лист – это…

…список, позволяющий разбить сложную работу на небольшие задачи и по которому можно проверить их выполнение. Как только что-то из перечня завершается, напротив соответствующего пункта ставится галочка. Основная цель – воплотить все или хотя бы большинство пунктов. При этом использовать подобный лист можно многократно при повторяющихся процессах.

Считается, что чек-листы пошли из авиации – пилоты с их помощью проверяли готовность ко взлету. Сейчас этот инструмент активно распространился во все сферы нашей жизни. 

Основные преимущества составления чек-листов

1. Геймификация. Некоторые люди при выполнении какой-то работы очень любят ставить галочки или крестики, таким образом отмечая завершение процедуры. Это превращается в своеобразную игру – чем больше отметок, тем лучше.
2. Делегирование полномочий. Если подробно разбивать некоторые рабочие этапы, становится очевидно, какие задачи можно выполнить самостоятельно, а какие – поручить другим. В результате и контролировать другого человека становится в разы проще.
3. Исключение или предупреждение ошибок. Порой даже крохотные ошибки могут приводить к глобальным последствиям, а в случае с чек-листами можно устранить вероятность возникновения огромного количества сбоев или несостыковок.
4. Мотивация. Когда человек наблюдает за процессом выполнения работы через чек-лист, он наглядно видит прогресс. Это дает чувство удовлетворения и мощный толчок для более быстрого завершения дел.
5. Организация – это значит, что ни один этап на пути к достижению цели не будет упущен. В результате обеспечивается прямое выполнение задач, люди становятся в разы более организованными.
6. Повышение продуктивности. Как говорилось выше, этот инструмент позволяет снизить вероятность возникновения ошибок, при этом рутинные процессы будут проводиться максимально быстро. Такие действия исключают возникновение авралов и повышают уровень продуктивности людей.
7. Получение аналитических данных. Всю информацию потом можно собрать и построить на ее основе графики, гистограммы или диаграммы. Такие действия наглядно покажут повышение продуктивности.
8. Совершенствование процессов. Чек-лист считается базовым средством для установления дисциплинированности и последовательности действий сотрудников. Они гарантируют, что ни один сотрудник не забудет ничего важного и все сделает так, как необходимо.
9. Экономия времени. Использование шаблона – это экономия времени на ежедневное составление и структурирование списка дел. Человеку не придется долго сидеть и думать, что же делать дальше, ведь самое главное всегда будет под рукой.

Для чего пригодится

Прежде всего, чек-листы нужны для наведения порядка в расписании. Но если смотреть точнее, можно использовать их для решения следующих задач:

• Оптимизация процессов. Если в каких-то делах есть повторяющиеся пункты, можно зафиксировать их и таким образом не пропускать. С помощью чек-листа можно легко делегировать работу другим и осуществлять дальнейший контроль.
• Отслеживание прогресса или результата. С его помощью ярко демонстрируется то, сколько уже пройдено и сколько осталось до достижения цели. Тут хорошо отражается одно из вышеперечисленных преимуществ – при наглядном отображении продвижения к цели повышается мотивация.
• Оценка качества. В этом случае он помогает проверить, соответствует ли созданный продукт/услуга установленным требованиям.

Процессы в чек-листах

Процессы – это определенные последовательности шагов для выполнения задачи, которые могут быть разовыми или же повторяться периодически. Так, подобный инструмент может быть рассчитан на каждый день, на неделю, месяц или даже квартал. Основная цель процессов – определить лучший способ выполнения поставленных задач с согласованными действиями.

Особенности оформления

Если вы решили создать собственный чек-лист, обязательно проверьте финальный вариант на соответствие следующим критериям:

• Четкая постановка цели и целевой аудитории. С одной стороны, если при его создании у вас в голове нет четко поставленной цели, пункты, скорее всего, выйдут несколько размытыми.
• Отражение темы в заголовке. У чек-листа есть конкретная цель. 
• Наличие четкой структуры и логики. Пункты должны располагаться либо по хронологии, либо по приоритету, но никак не вразброс.
• Разбор сложных задач на подпункты. Суть чек-листа – напомнить что-то сделать, а когда процесс многоэтапный, не сразу понятно, как к нему подступиться. Чем проще, тем лучше!
• Объединение тематических разделов. Если тема списка достаточно обширна и включает несколько подтем, лучше поделить их в соответствии с ними. Однако тут важно не переборщить, ведь, как говорится, краткость – сестра таланта, особенно в отношении чек-листов.
• Простота и понятность во всем. Прочитав его, человек не должен думать о том, что автор имел в виду. Один пункт должен содержать одно действие. Пусть формулировка будет чересчур простой, но понятной каждому. То же касается и дизайна – не используете плохо читаемые шрифты или неконтрастные цветовые комбинации. И золотое правило – не больше двух ярких цветов, чтобы документ не пестрил и внимание было приковано исключительно к тексту.
• Выдержка формата. Не превращайте список в гайд или инструкцию, не создавайте его чрезмерно объемным. Оптимально будет от 5 до 20 пунктов, если выходит больше – поделите на два вида.
• Охват всех ключевых вопросов по теме. Список получился слишком емким и разнородным? Тему стоит сузить.
• Опущение личных предпочтений или деталей. Это вовсе не гайд, поэтому рекомендовать что-то конкретное автор в нем не может. И чем более универсальными пункты будут в итоге, тем лучше.

Виды чек-листов

1. Трекеры – это инструменты, с помощью которых можно внедрять в повседневный образ жизни или рабочий процесс какие-то полезные привычки. Или избавляться от вредных. Главное, что они рассчитаны на определенное количество дней. Пример: пить определенное количество стаканов воды в день или же отказаться от вредной привычки.
2. Памятки – они работают по принципу «прочитай – сделай». Этот тип больше ориентирован на новичков, и пункты в нем более походят на советы. Так, если пошагово выполнять перечисленные простые действия, можно прийти к результату. Например, составить резюме или собрать мебель. Сюда же можно записывать план рабочих задач на день (позвонить клиенту, отправить торговое предложение компании N, найти исполнителя для создания логотипа). 
3. «Прочитай – соотнеси». Этот вид предполагает определение того или иного явления. И чем больше галочек напротив указанных пунктов отмечено, тем больше вероятность соответствия. Такие чек-листы мы часто встречаем в различных тестах. 
4. Развлекательные чек-листы. Это списки дел, которые нужно сделать за тот или иной период, например за лето, осень или отпуск. Они приносят удовольствие от выполнения задач и проставления галочек.

Есть еще один развлекательный вид подобного списка, его называют буллшит-бинго. В нем изображение поделено на квадраты и в каждом из них прописаны какие-то фразы или действия, которые чаще встречаются и совершаются представителями тех или иных групп или ситуаций. В соцсетях, кстати, они очень часто встречаются – пользователи пересылают их себе в ленту или истории и отмечают совпавшие пункты.

Примеры чек-листов

Подобные списки выполняются в текстовом или визуальном формате, хотя второе встречается куда чаще. Например, у Timeweb есть чек-лист для запуска сайта наподобие памятки, а еще «Кто ваш клиент?» для определения целевой аудитории. А вот из изображений под тип памятки очень подходит следующий, взятый из свободного доступа:

Теперь к трекерам, позволяющим отслеживать те или иные привычки. В интернете можно найти огромное количество интересных вариантов:

Следующий у нас на очереди – «Прочитай – соотнеси»:

Теперь переходим к формату развлекательного списка. Здесь выбор значительно шире, поэтому я выбрала наиболее часто встречаемые типы – один относится ко психологии, а второй касается книг:

Под конец идет самое интересное – это буллшит бинго. Простор для творчества тут огромный. Из самых примечательных отмечу следующие примеры:

Теперь перейдем к сервисам, в которых удобно создавать чек-листы на все случаи жизни. Сначала поговорим о сервисах, в которых можно оформить красивый чек-лист (для презентации, инфографики, памятки, сайта и т.п.), а затем рассмотрим популярные планировщики задач, которые подойдут для мониторинга ежедневных дел и ведения рабочих задач. 

Сервисы для оформления чек-листов

Canva

Куда же без нее?! Это универсальный сервис, в котором можно и самому нехилый дизайн разработать, и ярким шаблоном воспользоваться. По соответствующему тегу в сервисе представлено более 15 тысяч шаблонов, поэтому выбрать есть из чего. При желании можно поменять некоторые цвета или элементы местами, добавить что-то свое. Сервис доступен для использования как на платной, так и бесплатной основе.

Adobe Creative Cloud Express

Недавно запущенный инструмент активно набирает обороты, причем вполне заслуженно. Он аналогичен первому сервису, однако тут есть пара нюансов. Первый – он англоязычный, и русский язык в интерфейсе, как и в большинстве шаблонов, недоступен. Второй – если вы захотите выбрать шрифт из обширной библиотеки, за это придется доплатить. Но базовые вещи тут выходят очень даже неплохо. И, несмотря на небольшой «ассортимент» шаблонов, выбора тут все-таки больше по сравнению с Canva.

365Done

А вот это уже отдельный сайт, приспособленный под создание чек-листов. Он русскоязычный, поэтому практически все представленные шаблоны или готовые списки идут на русском языке. Пользоваться им можно как бесплатно, так и платно – для этого есть возможность денежной поддержки проекта или покупка тетрадей, дневников и книг в магазине. 

Планировщики задач с опцией чек-листа

Google Keep

Это абсолютно бесплатный сервис… Для ведения заметок. Однако для создания личного чек-листа он тоже вполне сгодится, ведь в нем есть возможность формирования простого списка и отправки его друзьям или коллегам. Что еще удобно, к одной записи крепятся теги и метки по определенной теме, еще есть напоминания, функция добавления фотографий или голосовых записей, а также многое другое. Это отличное решение для тех, кто не хочет заморачиваться и любит делать все самостоятельно.

Microsoft To Do (ранее Wunderlist)

Тоже неплохой планировщик, который можно приспособить под ведение чек-листов. В нем предусмотрена генерация задач из электронной почты, также интеграция с Dropbox, Slack и Zapier. Приложение будет вести учет текущих задач и покажет, какие действия нужно выполнить далее. Некоторые пункты можно установить на повтор и установить для них напоминание. Пользоваться всем этим «бохатством» можно абсолютно бесплатно.

Any.Do

Приложение позволяет вести учет ежедневных дел и составлять красивые, аккуратные чек-листы. В нем можно создавать планы в зависимости от времени или местоположения, а еще делиться задачами с друзьями или коллегами. При этом есть синхронизация с календарем Google и хранилищем iCloud, поэтому данные можно будет синхронизировать для сохранения в одном месте. Плюс тут есть расширенные возможности, позволяющие следить за процентом заполнения списка, устанавливать напоминания пользователям, а также следить за теми, кто формы еще не заполнил. Пользоваться можно бесплатно и платно.

WorkFlowy

Еще один планировщик, только более продвинутый. Бесплатно в нем можно разрабатывать до 100 списков, а за $50 в год это ограничение будет снято, еще будет открыт доступ к неограниченному числу шаблонов и элементов. Функционал обширен – тут можно подбирать разные форматы и делиться ими с коллегами, вписывать задачи в свое или чужое расписание, добавлять заметки.

Упомяну еще пару сервисов для управления бизнес-задачами – Trello и Planfix. В них можно составлять объемный план работ, разделять задачи в списке на подзадачи для детализации прогресса и назначать исполнителей. 

Даже самые простые подобные сервисы можно приспособить под составление и ведение чек-листов. Обычные заметки в телефоне для кого-то станут простым и эффективным решением. Хотя это дело вкуса, некоторые все дела ведут с помощью записей в тетрадке. Как всегда, выбирать надо исходя из субъективных предпочтений, лишь бы было удобно. 

Чек-листы сильно выручают в работе и обычной жизни. Они помогают структурировать информацию и служат напоминанием. Чтобы чек-листы приносили пользу, нужно уметь их правильно составлять.

В статье расскажем, как сделать чек-лист — принципы составления, какую задачу должен решать, как оформить. И дадим краткое определение, если вы вообще не в курсе, что такое чек-лист.

Читайте также: 10 лучших курсов для дизайнеров

Что такое чек-лист и для чего он нужен

Чек лист — это список пунктов, составленный в произвольном порядке. Он может обозначать последовательность шагов для выполнения задачи, список важных дел, характеристики объекта. Чек лист может быть составлен на бумаге, электронном носителе, маркерной доске.

Вы хотя бы раз в жизни составляли чек-лист. Самые простые примеры — список покупок для магазина, распорядок дня, план на выходные.

Чек-листы нужны для упрощения сложных задач, а также проверки и контроля выполненных действий. Например, у вас есть сложное задание — убраться в квартире. Вы не знаете, с чего начать. Разбиваем большую задачу на несколько маленьких (протереть полки, вынести мусор, пропылесосить) и получаем чек-лист.

Это интересно: 11 функциональных тайм-трекеров

Чек-листы полезно использовать:

• для планирования графика;
• упрощения бизнес-процессов;
• создания задач для персонала и проверки их выполнения;
• мотивации и самодисциплины;
• планирования бытовых рутинных задач, если не уверены в своей памяти.

P.S. Если вы научитесь делать чек-листы чуть лучше других, то сможете даже зарабатывать на них.

Где и зачем используются чек-листы

Мы выяснили, что можно использовать чек-листы дома, на работе и в бизнес-процессах для личного удобства. Но еще на них делают деньги.

Как зарабатывают на чек-листах:

Продают. Пример — эксперт в области ресторанного бизнеса Анна Сотникова продает 37 чек-листов для официантов и менеджеров.

Используют как лид-магнит для привлечения клиентов и подписчиков. Например, можно предложить бесплатно скачать чек-лист на сайте. Человеку нужно будет указать свой адрес электронной почты, куда будет отправлен список. В итоге, он получит полезный материал, а вы адрес почты для дальнейших рассылок. Еще можно добавить рекламу в свой чек-лист. Пример — компания по продаже окон предлагает бесплатно скачать список «8 способов выгодно купить окна».

Раздают клиентам и подписчикам, как бонус. Это помогает увеличить их лояльность или мотивирует к покупке. Например, вы продаете обучающий курс. В качестве подарка можно предложить чек-лист (а лучше несколько). Или раздаете чек-листы зрителям прямых эфиров. Для них это мотивация чаще смотреть прямые эфиры, чтобы получать больше полезной инфы.

Используют как упаковку для товара. Это креативный способ увеличить продажи. Пример — шоколад «Чек-лист ПАНИКЕРА». На упаковке в шуточной форме написано, что делать во время пандемии Covid (подраться за гречку, скупить туалетку). 100% такой шоколад берут в подарок или ради фото.

Как создать и оформить чек-лист — инструкция

Нужно предварительно составить список из пунктов на бумаге, а потом оформить его. Для оформления будем использовать сервис Canva. Есть и другие сервисы для оформления списков.

Как правильно составить чек-лист

Перед составлением чек-листа полезно изучить рекомендации:

Один пункт списка должен обозначать одно действие или характеристику. Чем проще чек-лист, тем он эффективнее. Сами пункты тоже старайтесь делать лаконичными.

Используйте простые и понятные формулировки при составлении пунктов.

Пункты должны быть составлены в логической последовательности. Но если список создается исключительно для самоконтроля, можно записать задачи в произвольном порядке. Например, если речь идет об уборке в квартире, нет разницы, с чего именно вы начнете. А если это чек-лист по установке программы на компьютер, важно правильно соблюдать шаги.

Придерживайтесь списка до 20 пунктов плюс/минус. Если список длиннее, лучше разбить задачу на несколько мелких и по каждой составить свой чек-лист.

Пункты пишем в утвердительной форме. «Отправить ТЗ автору, скинуть файл редактору, принять работу от дизайнера». Можно использовать повелительное наклонение: «Отключи телефон на час, сделай зарядку».

Желательно, чтобы кроме самой задачи в списке было место для изменения ее статуса — например, поле для галочки, что она выполнена. Но можно и без галочки — просто зачеркивать лишние пункты.

Важные задачи в чек-листе можно отметить цветом и указать срок выполнения.

В идеале весь чек-лист должен поместиться на одном листе/экране. Но это не обязательное требование. Просто так удобнее.

В чек-листах не стоит использовать много цветов, чтобы не отвлекать внимание от пунктов. Используйте два. Черный на белом — оптимальный вариант для чек-листа. Можно на однотонном цветном фоне. Если цветов больше, то они должны быть не яркими. Если для фона используем картинку, пусть она будет с прозрачностью.

Если чек-лист создается с маркетинговыми целями, он должен содержать полезную информацию. Такие чек-листы лучше составлять экспертам. Например, вы ведете страницу в Instagram и предлагаете подписчикам чек-лист «Как сбросить 10 кг за 2 недели». Очевидно, такой список должен составлять специалист — диетолог, фитнес-тренер. Или автор уникальной методики, проверенной на себе.

Более сложные чек-листы можно создавать не в виде списка, а в виде таблицы. Где будет колонка для задачи, дедлайн, отметка о выполнении, заметки или комментарии. Правда такие чек-листы теряют свое основное свойство — простоту. Но главное, чтобы список помогал решить проблему. Создавайте чек-лист в такой форме, в какой вам будет удобнее с ним работать. Со временем вы научитесь изменять чек-листы под себя и находить оптимальные варианты составления списков.

И самое важное — чек лист должен приносить результат, который можно зафиксировать. Например, выполнение конкретной задачи.

Статья в тему: Как красиво оформить отзывы в Инсте

Оформляем чек-лист в Canva: пошаговая инструкция

Вы составили список и приняли во внимание рекомендации, изложенные выше. Теперь переходим к оформлению:

Шаг 1. Переходим в сервис Canva.com и активируем 30 дневный бесплатный период.

Можно сразу выбрать готовые шаблоны чек-листов и просто их отредактировать. Находим по ключевику «cheсk list» или «chek list» (с ошибкой). А вот по слитному написанию «checklist» ищет хуже. Другие варианты для поиска: «to do list» и «планировщик». Еще можно найти шаблоны без ключевика, перейдя в категорию «Планеры». Выбираем подходящий шаблон и редактируем.

Но мы не ищем легких путей, поэтому покажем, как создать кастомный чек-лист с нуля. Переходим к шагу 2.

Шаг 2. Создаем новый документ. Идем в категорию «Планеры» и жмем «Создать пустой дизайн. Планировщик».

Шаг 3. Добавляем фон. Лучше делать однотонный. Яркие цвета не используем. Если хочется поставить фотографию или паттерн на фон, тогда нужно увеличить прозрачность картинки. Или добавить сверху плашку, залитую цветом и тоже с прозрачностью.

Например, хотим сделать чек-лист для путешествий. Добавим фото природы в качестве фона — раздел «Фото», ключевик «nature».

Шаг 4. Делаем фон более прозрачным — 3 точки, значок прозрачности. Увеличиваем прозрачность до такой степени, чтобы фон не перекрывал будущий текст. Потом можно подкорректировать.

Важно: прозрачность работает, если картинку установить поверх полотна, а не в качестве фона. Визуально одно и то же, но инструменты работают по-разному.

Шаг 5. Добавляем заголовок. Идем в инструмент «Текст». Выбираем любой стиль. Лучше, если шрифт заголовка будет отличаться от шрифта пунктов.

Можно поместить текст на плашку контрастного цвета. Плашки находятся в разделе «Элементы». Это обычный прямоугольник или квадрат. Цвет и размер фигуры легко изменить.

Шаг 6. Пишем пункты. Слева можно сразу оставить место для квадратов, в которых потом будем ставить галочки. Используем все тот же инструмент «Текст», но он должен отличаться от заголовка.

Шаг 7. Добавляем квадраты для галочек. Из раздела «Элементы».

Пустое место можно не трогать или добавить туда элемент. Когда текста много, лучше вообще обходиться без лишних деталей. Но в нашем примере иллюстрация не отвлекает от списка.

Готовый вариант:

Чек-листы лучше сохранять в PDF формате для печати.

P.S. Конечно, можно создавать более креативные и сложные чек-листы с рамками, значками, колонками. Но если стоит задача быстро сделать практичный чек-лист — достаточно описанных шагов. Если есть время и желание создать красивый дизайнерский список — в Canva полно инструментов для этого.

От типа зависит структура чек-листа.

1. Шаги для выполнения задачи. Самый распространенный тип. Показывают, что нужно сделать для достижения цели. Например, «Чек-лист для заработка первых 20 000 рублей».

1. Этапы, уровни, дорожные карты. Этот тип похож на предыдущий, но тут мы разбиваем глобальную задачу на этапы и по каждой составляем свои чек-листы. А также создаем один общий чек-лист для фиксации этих этапов. Например, дорожная карта по запуску стартапа. Можно выделить 5 этапов: создание прототипа, поиск инвесторов, запуск массового производства, старт продаж, доставка покупателям. По мере прохождения каждого этапа отмечаем его галочкой в чек-листе.

1. Перечень ошибок. Шаги, которые наоборот отдаляют от цели. Например, вы хотите открыть канал на YouTube. Чек-лист «5 ошибок начинающего ютубера» поможет избежать неправильных действий.
2. Список идей. Например, «33 идеи для постов». Сюда же лайфхаки, рекомендации, секреты.
3. Список обязательных вещей/сервисов/приложений. Пример, как мы делали в Canva — вещи, которые нужно взять в путешествие. Или «10 курсов по продвижению». Это также может быть список для вдохновения — «10 фильмов, которые нужно смотреть в одиночестве».
4. Чек-лист для проверки. Чтобы оценить выполненную работу, выбрать кандидата на должность, проверить, все ли готово к запуску мероприятия. Самый простой пример — фигуристы во время выступлений должны выполнять определенные техники (аксель, тулуп и другие). Судьи отмечают наличие этих техник для каждого спортсмена в своих чек-листах и выставляют оценки.

Другой пример — вы запускаете веб-сайт. Создается чек-лист для тестировщиков, какие блоки и элементы нужно обязательно проверить на предмет юзабилити. Например, первым пунктом нужно проверить, как загружаются страницы, вторым — кнопки, третьим — корректно ли работает форма авторизации.

Третий пример — диспетчеры и пилоты самолетов всегда перед началом полета проверяют по своим чек-листам, все ли готово для безопасного взлета.

1. Список критериев. На что обращать внимание при выборе телефона, автомобиля, вакансии.
2. Чек-лист для общения с клиентами. По сути, это тоже, что и скрипт продаж. Например, инструкция для оператора колл-центра, что он должен обязательно сказать или спросить во время звонка.
3. Чек-листы для создания алгоритмов. Вы хотите создать чат-бота для сайта. Или настроить автоответы. Можно создать чек-лист, где будут описаны основные вопросы и ответы. Потом по этому же чек-листу проверяете, все ли учтено при настройке бота или автоответов.
4. Чек-лист для поиска информации. Например, вам нужна база поставщиков. Или список конкурентов, по которым будет проводиться анализ. Или вы хотите спарсить пользователей. Создаете чек-лист, чтобы понимать, по какому принципу настраивать поиск.

Кстати, чек-листы могут быть специальными (под конкретную задачу, продукт, мероприятие) или универсальными.

Если задача глобальная, она может включать в себя все вышеперечисленные типы чек-листов. Например, для запуска крупного проекта или достижения уровня личностного роста недостаточно одного чек-листа.

Заключение

Если вы никогда не пользовались чек-листами — советуем попробовать. Они реально облегчают жизнь и создаются в пару кликов. Есть также сайты с готовыми шаблонами чек-листов, если лень придумывать пункты самостоятельно.

Полезные ссылки:

• ТОП-7 облачных хранилищ
• Как стать блогером на YouTube
• ТОП-10 лучших CRM-систем

Что такое чек-лист, как его правильно составить и работать по нему

И в повседневной жизни, и в бизнесе, где приходится работать с десятками разных задач, важна эффективность. Чтобы было проще запоминать большой объем, систематизировать работу и контролировать результаты, придумали чек-листы. В чем преимущества этого инструмента, расскажем в статье.  

Что такое чек-лист

Чек-лист — это список дел, в котором можно поставить отметку «сделано», когда задача решена.  

Такие списки придумали в авиации. В 1934 году во время испытаний новая модель «Боинга» потерпела крушение. Стало понятно, что самолеты слишком сложны для управления, пилоты не могут запомнить и проконтролировать все процессы, которые происходят во время взлета, полета и посадки. Для них создали пошаговую инструкцию, включающую самые важные действия.

Так появился чек-лист или контрольный список. Сначала он помогал управлять технически сложными процессами, но постепенно перебрался во все сферы жизни. 

Отличие от списка дел

Чек-лист и список дел похожи: они помогают держать дела в памяти и содержат инструкцию, как достигнуть цели. На этом сходства заканчиваются. 

Чек-лист создают для контроля постоянных процессов. А список дел — для конкретной ситуации, его используют один раз. Еще одно отличие — задачи в списках дел можно отменить или перенести. В чек-листе нужно выполнять каждый пункт, причем часто важна последовательность действий. 

К примеру, для праздничного ужина нужно купить продукты, выбрать подходящую посуду — это список дел. А рецепт какого-либо блюда — это чек-лист. Дела меняются в зависимости от условий, а чек-лист — нет.

Зачем нужны чек-листы

Чек-листы используют, чтобы организовать процессы. Их применяют для разных сотрудников, например, в ресторане есть контрольный список для официантов, администраторов, барменов и поваров. Это облегчает работу в команде: сотрудникам проводят короткий инструктаж и выдают чек-лист для самостоятельной работы. 

Часто чек-листы — это не подробный перечень задач, а список пунктов, обязательных к проверке. Их используют для разных целей. Например, для проверки противопожарной безопасности или исправности сложной техники. 

Сегодня чек-лист используют как самостоятельный инфопродукт. Его легко создать и передать аудитории в виде файла, но при этом формат сохраняет пользу и информативность. Чек-лист можно продавать, применять в качестве лид-магнита для вовлечения читателя в воронку продаж, на сайте для сбора контактов посетителей или предлагать клиентам в качестве бонуса.  

Типы чек-листов

Выделяют два вида чек-листов:

• Read-Do (прочитай и сделай). Это чек-лист для новичков, незнакомых с процессом. Человек читает инструкцию и отмечает выполненные этапы.

• Do-Confirm (сделай и проверь). Подойдет для профи, которым нужен самоконтроль. В этом случае сначала выполняют задачи, а потом сверяются со списком. 

Преимущества чек-листов

Чек-листы решают множество задач: 

• Систематизируют процесс. Чек-лист разбивает сложную работу на части и помогает не упустить из внимания важные детали.

• Повышают производительность и исключают ошибки. План действий уже готов, можно сосредоточиться на главном. 

• Облегчают делегирование. С помощью готовой инструкции сотрудникам проще разобраться в новой задаче без потери качества.

• Снижают необходимость в контроле. Руководитель может отследить ход работ и корректировать процесс на любом этапе. Четкий алгоритм облегчает проверку задач. 

Чек-лист — это еще и инструмент личной эффективности: он дисциплинирует и мотивирует. Так вы понимаете, сколько сделано и сколько осталось. Это придает силы для новых достижений. 

Как создать чек-лист

При написании инструкции постарайтесь соблюдать правила:

• Перед тем, как составить чек-лист, обозначьте цели: кто будет читать чек-лист, какие проблемы он решит. 

• Привлеките к работе над контрольным списком сотрудника, знакомого со спецификой процессов. 

• Дробите сложные задачи на тематические категории. Это упростит навигацию по списку.

• Пишите кратко и понятно. Один пункт — одна задача. Не надо указывать в чек-листе абсолютно все. Ограничитесь информацией, которая влияет на результат.

• Выдерживайте небольшой объем. Если пункты не помещаются на одном листе, то стоит разбить список на несколько. 

• Оставляйте место для дополнительных записей. Это нужно, чтобы добавлять коррективы и уточнения. 

В идеальный чек-лист важно включить то, что поможет сделать задачу: 

• единицы, которые нужно измерить или проверить;

• критерии для самоконтроля, чтобы определить, что сделано верно, а где допущена ошибка;

• спецификации, нормы и стандарты для конкретной задачи;

• периодичность проверок;

• контакты ответственного за работу. 

Как и другие нововведения, чек-лист нуждается в тестировании. Отследите, как работает инструкция на практике, чтобы внести правки. 

Есть и другие способы повышения эффективности. Чтобы отладить сложные процессы, например, работу колл-центров, используйте аналитические инструменты. Бизнес-аналитика MANGO OFFICE дает оценку качества работы операторов по заданным параметрам, отслеживает количество пропущенных вызовов и генерирует отчеты. Руководитель сразу видит изменения в динамике и может быстро принимать решения, пользуясь комментариями и рекомендациями системы. 

Примеры чек-листов 

В повседневной жизни мы постоянно пользуемся чек-листами. Посмотрим, какие форматы используют чаще всего.

Трекер. Этот чек-лист помогает отслеживать частоту действий и выработать полезные привычки. Например, начать бегать по утрам или бросить курить. Можно указать в чек-листе вознаграждение: если человек каждый день в течение недели занимался спортом, то может купить себе что-то в подарок. Это придает сил и мотивирует не бросать начатое. 

Лайфхаки и советы. Это рекомендации для улучшения процессов. Например, советы по правильному составлению резюме или лайфхаки для изучения иностранного языка.  

Прочитай и сравни с собой. Эти списки содержат критерии, которые помогают распознать какие-либо явления. Например, понять, что у человека затяжная депрессия или пора увольняться с работы. 

Бинго. Формат популярен в соцсетях. Это картинка, разделенная на несколько квадратных частей, в каждой находится фраза, характерная для определенной ситуации или группы людей. Если фраза подходит, напротив ставят галочку. Есть бинго на любые темы, например «Саморазрушение», «Плохая мать», «Бинго для рабочих совещаний».

Развлекательный чек-лист. Такая инструкция не решает сложные задачи, ее создают  ради шутки. Например, «Чек-лист для создания осеннего настроения», «Как правильно сидеть дома в карантин». Формат часто используют в рекламе для вовлечения аудитории. 

Где создать чек-лист

Раньше чек-листы составляли на бумаге. Сейчас создать чек-лист проще с помощью программ: в онлайн-календарях, таблицах в Word и Excel, заметках в телефоне. 

Если планируете использовать чек-листы многократно, лучше использовать специальные сервисы EverNote, ToDo, Notion или приложения-планировщики. Программы помогают работать с большим объемом данных, систематизировать информацию, интегрировать ее с разными сервисами, делиться и обсуждать задачи с командой.

Если важно качество оформления, воспользуйтесь конструктором с готовыми шаблонами — Canva, 365done.ru. 

Заключение

Чек-лист — инструмент, который помогает в быту и в бизнесе. Он упорядочивает процесс и упрощает работу. Но это работает только тогда, когда к составлению чек-листа подходят серьезно: соблюдают правила и рекомендации, советуются со специалистами и тестируют разные варианты. Чек-листы помогают не только управленцам, но и маркетологам: красиво оформленная и полезная инструкция привлечет внимание аудитории к вашему бренду. 

Чек-лист – что это

Чек-лист – список задач, в котором ведется контроль над всеми процессами с указанием сроков завершения, позиции относительно важности дела и многим другим.

Чек лист поможет вовремя решать все проблемы, меньше ошибаться, экономить время и помнить обо всем, не забивая при этом голову.

Как только вы завершаете действие – ставьте напротив галочку. Этим вы приближаетесь к максимальному выполнению всех необходимых дел.

Для чего нужны чек-листы

Главная задача чек-листа – наведение порядка в расписании. Но помимо этой, есть еще ряд других задач:

• Оценка качества выполненной работы или товара поможет понять, соответствует ли продукт всем требованиям.
• Оптимизация работы осуществляется благодаря сверке всех пунктов и исключения повторяющихся.
• Возможность делегирования отдельных задач.
• Отслеживание результата поможет понять насколько вы хорошо или плохо выполнили задачу, сколько еще нужно сделать для достижения определенной цели.
• Мотивирование к выполнению задач посредством наглядного примера готовых и невыполненных дел.

Отличия от ежедневника

Различий чек-листа и ежедневника немного, но они достаточно существенны. Рассмотрим, что входит в структуру каждого из видов записей.

Чек-лист	Ежедневник
Четкая последовательность не имеет значения, так как главное – выполнение всех пунктов.	Важно вписывать пункты в правильной последовательности с точным указанием времени.
Чек-лист универсален, не требует постоянных поправок.	В ежедневник необходимо постоянно вносить новые данные с инструкциями.
Есть возможность группировать пункты по различным категориям.	Можно выделить повторяющиеся изо дня в день действия и объединить их в чек-лист.

Самым основным отличием можно назвать то, что ежедневник решает разовые задачи, а чек-лист подходит для постоянно повторяющихся действий.

Виды чек-листов

Все чек-листы разделяются на два типа:

• Сделай и проверь (для проверки выполненной работы).
• Прочитай и сделай (выполнение всех дел строго по списку).

Первый тип подходит для профессионалов в планировании, а второй новичкам, которые только пробуют решать задачи по списку.

Сервисы и программы для работы с чек-листами – обзор

Работу с чек-листами помогают осуществлять специальные онлайн сервисы и программы. Можно найти прогу на любой вкус и запрос, платные и бесплатные, с автоматическим подбором данных или самостоятельным вводом.

Список самых популярных платформ представлен в таблице ниже.

Чек-лист Эксперт
Описание	Возможность создания чек-листа на любую тематику. Очень просто освоить сервис, для работы достаточно ввести разделы по каждому пункту чек-листа и выбрать подходящее оформление из огромного списка вариантов. Минус один – как выглядит чек лист, т.к. все они создаются по одному шаблону. Но для простых списков это не будет мешать. Работы скачиваются в формате PDF. Так же на сайте можно посмотреть готовые примеры чек-листа.
Стоимость	Бесплатно.
Notion
Описание	Сервис подходит для хранения важной информации, создания чек-листов, инструкций, заметок. Можно делать чек листы разного размера: от маленького списка до огромной базы на сотни пунктов. Работать можно как лично, так и в команде. В сервисе работает много профильных блогеров, сообщества на 150 тысяч человек, множество пользователей-энтузиастов, готовых делиться своими наработками с другими.
Стоимость	Есть возможность бесплатного использования. Для загрузок больших файлов или работе в команде оформляется подписка, стоимостью от 8 до 18$ в месяц в зависимости от пакета услуг.
Microsoft To Do
Описание	To Do поможет вам сосредоточиться на любом занятии – от работы до игры. Данное приложение можно установить на смартфон или ПК с любой операционной системой. Благодаря проге вы сможете планировать свой день, узнаете, как писать чек лист, управлять списком дел в интернете, делиться информацией, упрощать управление задачами. MS To Do ведет учет за всеми задачами и показывает, какие шаги из чек-листа нужно выполнить сегодня и завтра. Все задачи можно разбить по спискам, что позволит создать чек-лист среднего размера.
Стоимость	Бесплатно.
TickTick
Описание	Присоединяйтесь к миллионам людей, чтобы начать реализовывать идеи, стать организованнее и делать что-то творческое каждый день. Получайте напоминания в любом месте и в любое время. С помощью пяти различных видов календаря вы можете сверяться с вашими делами более удобным способом. Объединяйтесь с другими пользователями для планирования семейных выходных, совместной работы, обмена заданиями и решения задач на ходу. Более 30 функций успешно работают на более чем 10 платформах.
Стоимость	Есть возможность бесплатного использования. Функция Premium включает в себя ряд дополнительных услуг и стоит 30$ в год.
Evernote Business
Описание	Возьмите рабочие задачи под контроль и наведите порядок в жизни. Держите все важное под рукой – ваши заметки автоматически синхронизируются между всеми вашими устройствами. Добавляйте текст, изображения, аудиофайлы, сканы, PDF и документы. Соберите вместе заметки, задачи и свое расписание, чтобы было проще справляться с делами.
Стоимость	Есть возможность бесплатного использования. Тарифы стоят от 249 руб. в месяц в зависимости от предлагаемых услуг.
WorkFlowy
Описание	WorkFlowy предлагает простой способ оставаться организованным. Сервис создан для компаний, малых предпринимателей и частных лиц, чтобы они могли работать более продуктивно. Можно составлять различные чек-листы, делать заметки по ходу выполнения задач, делиться общими ссылками и списками, сотрудничать с командой и вписывать обозначенные задачи в свое и чужое расписание. Все элементы доступны для поиска, поэтому использование WorkFlowy позволяет сэкономить время и легко создавать шаблон любого чек-листа на основе имеющихся.
Стоимость	Бесплатно – до 100 чек-листов в месяц. 50$ в год – неограниченное количество чек-листов.

Чек-лист по составлению чек-листа – основные правила

Создать чек-листы могут абсолютно все. Для этого не нужно получать специальное образование. Главное – уметь правильно построить логическую цепочку задач, четко расписать все действия.

Вот небольшой список правил, которых стоит придерживаться при составлении чек-листа:

• Используйте короткие и точные фразы для описания задач.
• Заголовок обязательно отражает главную мысль всего списка.
• Формируйте чек-лист только по самым важным задачам, не расписывая его по секундам.
• Используйте паузы между ведением дел. В идеале паузы должны быть после каждых 5 пунктов.
• Сложные задачи можно разбивать на подпункты.
• Обязательно оставляйте клеточку или место для отметки о выполнении задачи.
• Пункты должны быть продуманы так, чтобы не возникало дополнительных вопросов об их выполнении.
• Регулярно просматривайте и редактируйте чек-лист для повышения качества работы.

Примеры чек-листов

Есть невероятное множество примеров чек-листов. Разберем самые популярные из них.

Трекер

Трекер помогает отслеживать привычки и привыкать к новому режиму жизни. Это может касаться разных сфер: спорт, здоровье, бьюти и т.д. Главное – выполнение определенных действий в течение долгого времени.

Памятки

Чек-листы в формате «Не забудь» помогут, например, купить в магазине все необходимое или собрать сумку с вещами в поездку.

Рекомендации

Есть список дел в формате «Прочитай и сделай». Как пример можно привести подготовку к собеседованию, составление резюме и т.д. Это больше советы, к которым можно прислушиваться, чем конкретные цели.

Соотношение с собой

Чек-листы, в которых можно прочитать какие-то признаки и понять, насколько это про тебя. Например, насколько ваш начальник манипулятор или как понять, что пора увольняться.

Развлечения

Эти списки предлагают вам, как отметить любой праздник или сделать себе сюрприз.

Необычные чек-листы

К необычными чек-листам можно отнести:

• различные списки по уходу за собой;
• памятки о том, как вести себя на мероприятии;
• чек-лист по проведению идеальных выходных;
• список как бороться с осенней хандрой и др.

Преимущества чек-листов

Чек-листы помогают решить много различных задач, что является их большим преимуществом. К таким задачам можно отнести:

• Делегирование полномочий и контроль над человеком, который будет выполнять план.
• Предупреждение или исключение ошибок, которые могут привести к негативным последствиям.
• Мотивирование человека посредством прогресса, который виден в чек-листе.
• Повышение организованности и продуктивности сотрудников.
• Экономия рабочего времени.
• Сбор аналитических данных и т.д.

FAQ

Можно ли использовать чек-листы для решения экстренных ситуаций.

Конечно можно. Например, все пилоты используют чек-листы со списком задач, которые нужно выполнить при аварийной ситуации. Или в здании может быть план по способам выхода наружу в случае пожара.

Как лучше оформить сложный чек-лист с большим количеством задач?

Составьте список в формате таблицы, выделите цветом блоки, относящиеся к разным категориям, выражайте задачи точно, без двойного смысла.

Подведем итоги

• Таким образом, мы разобрали чек-лист что такое и как работает. Это план действий, который помогает выполнять все необходимые задачи.
• Чтобы грамотно составить чек-лист нужно продумать все до мелочей и оформить это четкими и точными указаниями.
• Можно делегировать составление плана или научиться составлять его самому при помощи специальных сервисов.

Советы

Чек-лист: что это такое, как составлять и пользоваться

+ несколько сервисов для создания чек-листов

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.

Содержание

Что такое чек-лист — известно каждому пилоту. Собственно, авиация — это и есть, как принято считать, та отрасль, которая дала миру чек-листы. В своё время авиаторы поняли — процесс управления летательными аппаратами настолько усложнился, что для обеспечения безопасности полётов просто необходимо дополнительное средство контроля даже малейших процедур. Внимание: в конце статьи бонус для маркетологов.

До сих пор использование чек-листов или, на русский манер, контрольных карт — обязанность пилотов, в то время как подавляющее большинство специалистов может позволить себе роскошь пренебрегать ими. Отдельные карты на запуск двигателей, руление, взлёт и так далее — необходимое условие обеспечения сохранности человеческих жизней. То же можно сказать и про хирургов, в работе которых приходится учитывать десятки критически важных факторов подготовки и проведения операций.

Что такое чек-лист

Что это всё-таки за предмет, который отвечает за жизни людей? Чек-лист — это список пунктов, составленный в произвольном виде — в блокноте, на смартфоне или маркерной доске. Обычно это, как выразились бы специалисты по базам данных, два поля — булева переменная и string. Хорошо, попроще — словесное описание процедуры и отметка «сделано».

Перед выполнением процедур, галочка ещё не проставлена, есть только список. По мере выполнения задач или проверки условий из списка, вы отмечаете пункты удобным для себя знаком, свидетельствующим о том, что проверка пройдена, действие совершено.

Причём, как можно понять из уточнений, существует много различных видов чеклистов. В контексте сферы применения бывают бытовые и профессиональные списки дел. По типу пунктов можно выделить проверку условий и постановку задач для выполнения.

Один пункт — одна задача, так как именно в целях концентрации внимания используются подобные списки.

Чем он отличается от других списков

Чек-листы часто путают с гайдами, списками дел и пошаговым планом. Посмотрим, в чем отличие листов от этих способов планирования.

От гайда

Гайд — это своего рода рекомендации. Она включает в себя действия, которые нужно совершать в определенной последовательности, например, гайд по выпечке или по использованию Фотошопа. У руководства могут быть различные варианты действий (разные ингредиенты или способы получения результата).

От списка дел

Список дел составляется для каждой конкретной задачи. Например, покупка продуктов, оборудования, мытье посуды в случае с приготовлением торта. Список дел характеризуется возможностью сосредоточиться на делах, которые нужно сделать здесь и сейчас. При этом порядок действий не имеет значения.

От пошагового плана

Пошаговый план — это поэтапная инструкция, которой необходимо строго придерживаться для получения результата. Здесь нельзя отменить или перенести следующий пункт, так как важна установленная последовательность действий.

Функции чек-листов

Главная функция чек-листов — наводить порядок в расписании. Они нужны для того, чтобы:

• зафиксировать все бытовые и рабочие задачи;
• выполнить их в срок;
• отслеживать результат или прогресс в задаче.

Область применения

Среди бытовых примеров легко подобрать несколько, только вспомнив себя и свою семью. Например, чек-листы сбора портфеля для ребёнка:

• Дневник
• Пенал
• Папка с тетрадями
• Учебники
• Сменная обувь

Чек-лист выхода из квартиры для делового человека:

• Кошелёк
• Ключи
• Паспорт
• Ручка
• Визитки
• Гарнитура

Те, кто самостоятельно планирует свой отпуск, наверняка прекрасно знают процедуру получения шенгенской визы:

• Анкета
• Фото
• Справка с работы
• Копии трудовой книжки
• Выписка с банковского счёта
• Бронь жилья
• Бронь транспорта
• …

Такой подход помогает быть более организованным и собранным.

Назначение

Чек-листы применяются в качестве:

• Руководства к действию

Если для достижения какого-либо результата вам необходимо проделать последовательность действий, может пригодиться план. Пошаговый план действий, записанный на носителе, будь то смартфон или блокнот, станет отличным чек-листом.

Для домохозяйки это может быть рецепт приготовления обеда. Листок бумаги, на котором записан алгоритм действий — «залить воду в кастрюлю», «томить в духовке полчаса» и другие — наиболее знакомый и проверенный временем подход.

Команда инженеров на производственной линии сборки сложной техники обязательно пользуется инструкцией, где прописана последовательность действий. Когда речь идёт о высокотехнологичных проектах, ошибки недопустимы.

• Средства контроля параметров

Разница может быть едва уловимой, но всё же существует своя специфика у процессов, которые требуют не выполнения чётких действий для получения конкретного итога, а, скорее, проверки состояния систем.

Чаще это касается чек-листов, в которых последовательность выполнения пунктов может не быть критичной, как, например, со списком продуктов в магазине — вам не обязательно покупать их в строгом порядке. Основное назначение таких чек-листов — напомнить, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.

Веб-мастер может самостоятельно изготовить себе чек-лист по настройке новой рекламной кампании. Документ позволит проконтролировать, количество объявлений, группы объявлений, бюджеты и аудитории, все ли площадки запущены.

• Инструмента мотивации

Немало людей чувствительных, да и вполне обычных знают на собственном опыте, как тяжело и временами страшно приступать к одной большой задаче. Тем не менее, как говорится, слона надо есть по кусочкам. Чек-лист, в котором задача декомпозирована на более мелкие, помогает решиться и мотивировать себя поэтапным прогрессом. Задача становится всё более лёгкой и менее пугающей по мере того, как строки с микро-задачами заполняются галочками.

Также чек-листы можно применять для выработки полезных привычек. Составьте себе ежедневный план по правильному питанию или физической активности. Так будет легче контролировать себя и достигать успехов.

Для более комплексного подхода к личной эффективности, обратите внимание на материал Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни.

Внедрение чек-листов часто встречает сопротивление со стороны исполнителей, которые не хотят чувствовать себя роботами. Идеально сначала «продать» им идею использования чек-листов. Пояснить, что чек-лист не автоматизирует их деятельность и не принижает опыт, профессионализм и компетенции, а наоборот освобождает мозг исполнителя от рутинных действия, позволяя сконцентрироваться на более сложных или творческих задачах.

Ситуации

• Выполнение задач. Самый распространённый вид чек-листов. Используются, чтобы описать порядок шагов, ведущих к достижению цели. Не годятся для экстренных ситуаций.
• Экстренные. Для критических событий используются специфические чек-листы. Говоря, опять же, о знакомых нам пилотах гражданской и военной авиации, можно упомянуть, что у них есть не только взлётно-посадочные чек-листы, но и алгоритмы действий на случай отказа двигателя или ухода на второй круг при неудавшейся посадке.
• Координация. Такие чек-листы пригодятся, чтобы помочь сработаться команде, не знакомой с процессом и в которой люди могут не знать друг друга.
• Выработка дисциплины. Выше уже упомянуты чек-листы мотивации — собственно, речь о том же.
• Срочные действия. Так называемые To-Do листы для экспресс-выполнения задач.

Мы в Колтач создали умные чек-листы для интернет-маркетологов. С помощью интерактивного инструмента можно учесть все этапы запуска проекта и проконтролировать выполнение задач. Выбрать можно из 10 чек-листов под специфические ситуации:

• Настройка обратного звонка для контекстной рекламы;

Попробуйте виджет обратного звонка Calltouch, у него простые и гибкие настройки. И много возможностей — вызов обратного звонка можно настроить на любую форму с полем телефона.

• Проверка ключевых настроек рекламных кампаний в Яндекс;
• Проверка важных настроек рекламных кампаний в Google;
• и другие.

Преимущества

Чек-листы позволяют освободить «оперативную память» мозга от рутинных задач и процессов. Если постоянно держать в голове много мелочей, это отнимает много энергии, снижает концентрацию внимания, приводит к расфокусировке и бессилию.

Явными преимуществами данного метода являются:

• Существенное повышение производительности. Вы экономите массу времени и не задействуете собственные ресурсы, чтобы постоянно держать в голове второстепенные детали. Все усилия направлены на выполнение основной задачи, поэтому всё удаётся быстрее и с большим КПД.
• Исключение или уменьшение количества ошибок. Если последовательность действий зафиксирована, то большая часть работы уже выполнена. На этапе планирования уже не может произойти ошибки — план закреплён в чек-листе, по которому вы двигаетесь. Всё внимание сосредоточено на процессе выполнения важнейшей части проекта.
• Упрощение процесса делегирования. Вместо того, чтобы вытаскивать из памяти и заново формулировать порядок выполнения одной или многих процедур, вы передаёте коллегам или подчинённым готовый алгоритм, где всё учтено. Вы не тратите время и силы на интернирование кадров, а продолжаете заниматься насущными делами в то время, как те успешно вливаются в процесс с помощью чек-листов.
• Формирование дисциплины. Чёткий выверенный алгоритм подстёгивает к регулярной активности, помогает быть продуктивным.
• Облегчение контроля исполнения задач. Помимо того, что вы понимаете, как ставить задачи, с чек-листом вы также ясно видите, как проверять результат их выполнения.

Виды чек-листов

Сделай-проверь (do-confirm).

Подходит для опытных исполнителей, которые просто должны проверить, что ничего не упущено.

Прочитай-сделай (read-do).

Ориентирован на новичков. Нужно просто читать и пошагово выполнять достаточно простые действия. К примеру, сборка мебели.

Что такое процесс и цели в чек-листах

Под процессом мы подразумеваем действия на пути к определенному результату, то есть к цели. Процессы могут быть разовые или периодические, например, ежедневные, еженедельные, ежеквартальные.

Чек-лист для описания процессов

С помощью таких чек-листов вы фиксируете шаги к реализации отдельной задачи. Один и тот же лист можно использовать повторно, например, список вещей для путешествий.

Чек-лист для проверки

Чек-листы — удобный инструмент проверки конкретных признаков, например:

• Проверка прогресса.  Пригодится типмлидам и продакт-менеджерам, чтобы отслеживать ключевые моменты задачи.
• Проверка правильности. В листе указаны критерии, по которым можно оценить качество продукта или работы.
• Изучение технических характеристик продукции. Например, перед покупкой телефона вы смотрите на количество мегапикселей, объем памяти корпуса и операционную систему.
• Сбор информации для анализа. Если вам нужно собрать информацию про конкурентов, выделите для себя важные вопросы в чек-листе, чтобы не потеряться в процессе поиска.

Все эти пункты применимы и для бытовых, и для рабочих вопросов.

Оформление чек-листа

• Важно определить тип чек-листа.
• Желательно использовать 3 колонки. В первой — порядковый номер, во второй — формулировка задачи, в третьей — отметка о выполнении либо статусе проверки.
• Один пункт включает в себя одно простое действие.
• Каждый пункт формулируется лаконично из 2-3 слов.
• В один чек-лист оптимально включать от 5 до 20 пунктов. Если требуется больше, то лучше разбить процесс на этапы и для каждого этапа разработать отдельный чек-лист.
• Размещать чек-лист лучше всего на одном листе или на одном экране компьютера, планшета или смартфона без необходимости прокрутки.
• Пункты должны быть расположены в логичной последовательности.
• Можно устанавливать временные рамки для выполнения отдельных пунктов или их групп.
• Нет необходимости стараться указать абсолютно всё. Достаточно включать самое важное, что непосредственно влияет на достижение результата или его качество.
• При оформлении желательно использовать не более двух цветов. Для выделения текста и расстановки акцентов лучше использовать заглавные и курсивные буквы, а не разные цвета, чтобы пёстрое оформление не отвлекало внимание.

Чек-листы, имеющие отношение к определённым поведенческим триггерам, лучше всего располагать там, где эти самые триггеры чаще всего срабатывают. Например, напоминание о том, что нужно сделать зарядку до завтрака, можно разместить возле чайника на кухне. Личные — в смартфоне, на рабочем столе компьютера, ноутбука, планшета или в ежедневнике. Рабочие — на видном месте или рабочем столе компьютера сотрудника. Доступ к коллективным чек-листам должен быть быстрым и удобным для скачивания и распечатывания. Рекомендуем использовать облачные хранилища.

Для интернет-маркетолога неотъемлемым и ежедневным пунктом в чек-листе является проверка отчетов в сервисе сквозной аналитики для контроля ситуации и быстрого реагирования, если что-то идёт не так.

Например, в Calltouch есть специальные дашборды как раз для этой цели, в которые вы можете вывести ключевые показатели в наглядном виде. Панели агрегируют информацию из виджетов на сайте. У пользователя появляется возможность скомбинировать только самые важные метрики и отслеживать их непрерывно. Например, построить статистику воронки продаж.

Где создать чек-лист

Чек-лист составляется на бумаге, в современных текстовых редакторах или в таблицах Excel или OpenOffice. Для более сложных вариантов чек-листов есть приложения с расширенным функционалом.

Примеры чек-листов

Существует несколько распространенных форматов чек-листов, которые удобно применять в повседневной жизни.

Трекер

Этот формат направлен на то, чтобы отслеживать регулярность определенного действия. Это удобно, чтобы внедрять полезные привычки и следить за числом прошедших дней. Трекеры также могут включать в себя мотивацию, например, покупка приятного подарка, если человек не бросил свои занятия через неделю.

Бинго

Бинго — это аналог лото, который обрел популярность в соцсетях. Только это не поле с цифрами, а изображение, поделенное на несколько квадратов. В каждой секции есть фраза, характеризующая ситуацию или поведение группы людей. Если вы видите, что фраза в квадрате для вас жизненная — зачеркивайте квадрат. Бинго может состоять из любых тем: от личных вопросов до рабочих совещаний.

Развлекательный чек-лист

Этот формат не подойдет для решения сложных, многоступенчатых задач. Он создается именно для развлечений. Сюда, например, можно отнести чек-лист «Создание осеннего настроения», «Обустройство рабочего места», «Что нужно успеть сделать до … лет».

9 лучших онлайн-приложений для создания чек-листов

Чтобы не думать над оформлением и структурой чек-листа, воспользуйтесь специальными приложениями. Мы подобрали для вас 9 популярных программ для этой задачи.

Connecteam

Приложение для работы малого бизнеса. Пользователям доступна возможность заполнения планов, форм, отчетов, заточенных под дистанционную работу. Connecteam предлагает бесплатный тарифный план, совместимый с работой на смартфоне.

Zenkit To Do

Программа подходит для решения рутинных задач. Информация собирается в одном месте и касается разных сфер: от чек-листов по работе с клиентами до технических документов. Присутствует бесплатный тариф.

Any.do

Софт имеет две основные функции: создание чек-листов и заполнение календаря-ежедневника. Функции дают возможность строить планы в соответствии с расписанием или местоположением, делиться задачами с другими пользователя. Есть синхронизация с Google Календарем и iCloud.

Evernote Business

Еще один инструмент для работы малого бизнеса: он используется преимущественно как облачное хранилище. Также программа позволяет разработать чек-листы, синхронизировать задачи между сотрудниками для их согласования.

Google Keep

Google предлагает возможности для создания ежедневных чек-листов. В них можно добавлять списки, голосовые записи, изображения и заметки. Кроме того, вы можете ставить теги, структурирующие контент по темам.

WorkFlowy

Это планировщик с бесплатным тарифным планом для чек-листов. В бесплатном тарифом можно писать до 100 чек-листов ежемесячно. Созданные документы можно отправлять другим пользователям, вписывая туда расписание сотрудников.

#365done

Конструктор формирует простые чек-листы с помощью встроенных шаблонов. Шаблоны предлагаются на разные темы: от еженедельного расписания до трекеров. Присутствует простой визуальный редактор, в котором вы можете менять макет под необходимую задачу.

Remember The Milk

С этим приложением вы создадите базовые чек-листы, которые можно синхронизировать сразу на нескольких устройствах. В документах можно ставить напоминания, дедлайны и определять приоритеты выполнения задач.

JotForm

Конструктор для сбора информации и создания различных чек-листов, в том числе в PDF-формате. В программе есть возможность редактировать готовые шаблоны в PDF. В настройках вы можете установить напоминания, которые приходят на электронную почту.

Как и обещали – бонус

Мы выяснили, что чек-листы, пришедшие к нам из авиации, полезный и важный инструмент. Маркетинг, по сути, то же пилотирование: одно неверное движение, и ваша реклама не взлетит. Чтобы такого не произошло, мы подготовили для вас чек-лист настоящего маркетолога, где учли все необходимое. Дьявол кроется в мелочах. Не упустите ни одну из них. Забрать бесплатные чек-листы.

Итог

Чек-лист — инструмент для решения профессиональных и личных задач. Главный принцип хорошего чек-листа — последовательность, логичность и краткость. С ними вы можете привести планы в порядок на бумаге или в мобильных приложениях.