Акт о неисправимых повреждениях документов составляется в случаях, когда важные бумаги физически пришли в негодность. Причем они сделали это раньше положенного для планомерного списания сроков.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о неисправимых повреждениях документов .xlsСкачать образец акта о неисправимых повреждениях документов .xls
Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.
Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.
И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.
Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.
Причины
Закон предусматривает несколько побуждающих мотивов для того, чтобы процедура признания повреждения документов неисправимыми прошла успешно:
- Износ бумаги, естественное старение. Многие документы по личному составу обязательно должны храниться 75 лет. За такой длительный срок бумага может сгнить (истлеть, износиться и т.д.). Особенно если в помещении для хранения была повышенная влажность и исходная целлюлоза была не высокого качества. То же касается и аудио-, видеозаписей. Хотя для них эта причина менее актуальна. Условия хранения для бумаги и пергамента прописаны в ГОСТ 50-2002. Однако не всегда для их соблюдения есть возможности в реальных условиях.
- Аварии на технических коммуникациях. Текст на бумаге может быть размыт потоками воды из прорванных труб, повышением температуры и проч. Такая причина тоже распространена. Ни одна компания (в том числе архив) не может быть застрахована от подобных ситуаций.
- В результате катастроф: пожаров, затоплений, ураганов и проч. Стихийные бедствия могут наносить повреждения не только здоровью и имуществу, но и документации.
В последнем случае понадобится плотное взаимодействие с пожарным надзором, специалистами МЧС, следственными органами. Вид и способ взаимодействия будут зависеть от конкретных условий. Эти службы должны будут выдать справку о том, что катастрофа (возгорание, затопление, другая чрезвычайная ситуация) действительно была и привела к обнаруженным последствиям.
Внимание! В любом случае важно отразить тот факт, что бумаги пришли в негодность не под влиянием умышленного человеческого воздействия, иначе провинившийся должен понести заслуженное наказание.
Составные части акта
Документ удобнее заполнять в электронном виде, позже проставляя подписи, особенно если требуется описать много единиц документов с неисправимыми повреждениями. Прежде всего, заполняется шапка акта о неисправимом повреждении документов. Для этого в самом верху листа с левой стороны прописывается название той организации, чьи документы «вышли из строя». Чуть ниже – название и номер самого акта с датой составления.
Всю левую верхнюю часть оставляют для дальнейшего утверждения руководителем организации. Он должен оставить свою подпись. Также здесь указываются его должность и дата, свидетельствующие о согласии с содержанием акта.
Если дело касается архивных документов и учреждение является архивом, то в правой верхней части должна содержаться информация о номере и названии фонда, из которого изымаются поврежденные документы.
Для того чтобы верно заполнить акт, нужно также иметь данные относительно:
- Порядкового номера записи.
- Номера описи.
- Количества единиц хранения, которые занимает утраченный документ.
- Количества листов в утраченной бумаге. Если это аудиозапись, то указываются время звучания, видеозапись (пленочная), ее метраж и прочие доступные для восстановления параметры.
- Заголовка, который был у поврежденных единиц хранения. Эту информацию можно восстанавливать из документов других учреждений, контролирующих организаций, сохранившихся регистров и т.д.
- Крайних дат. Имеются в виду числа, которые были указаны в документах с неисправимыми повреждениями. Эта информация необходима для фиксации времени их официального действия.
- Сущности и причин повреждения бумаг.
Все эти данные для удобства помещаются в компактную таблицу. Продолжительность ее определяется перечнем бумаг с неисправимыми повреждениями. Чем больше наименований, тем длиннее таблица и продолжительнее получается акт. Он может располагаться как на одной, так и на двух или трех страницах. На эту характеристику нет ограничений.
В самом конце таблицы отдельной графой прописывается, сколько всего единиц хранения повреждено и неисправимо. Ниже отдельно оставлено место для указания причин, которые повлекли повреждения (хотя в последнем столбике таблицы эта информация прописывается для каждой заполненной строки). При заполнении желательно, чтобы не оставалось пустых граф. Если это произошло, то нужно их перечеркнуть.
Исправления
Если в акте допущены и замечены какие-либо ошибки, то можно их исправить. Неверная информация зачеркивается одной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), рядом подписываются верные данные. И как можно ближе к ним должны располагаться подписи всех участников составления и заверения акта. Например, генерального директора и архивиста.
Кем принята эта форма акта
Ранее акт о неисправимых повреждениях был единственной формой, которая рекомендовалась к использованию в Архивном фонде, муниципальных и гос. архивах, библиотеках, муниципальных музеях, в Российской академии наук. Она была утверждена Распоряжением №19 Министерства культуры от 18 января 2007 года и была его первым приложением.
В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей).
Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив?
В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.
В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.
Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:
- чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
- неудовлетворительная система хранения и учета документов;
- невозврат документов из временного пользования;
- утрата документов по причине халатности.
При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:
- акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
- акт об утрате документов.
Причины утраты документов
Чрезвычайные обстоятельства
Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.
Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:
- в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
- научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
- рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.
Неудовлетворительная система хранения документов
К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.
Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:
Фрагмент документа
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.
Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.
Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).
Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным. Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.
Невозврат документов из временного пользования
Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:
- регистрируется в Книге выдачи дел и
- оформляется:
- заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
- а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.
Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц….
Приложение 37
к пп. 6.4.1.2
См. данную форму в MS-Excel.
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
о неисправимых повреждениях подписи
документов
Дата
Фонд N ____________________
(название фонда)
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо
поврежденными:
|
N п/п |
Опись N |
Ед. хр. N |
Кол-во листов (время звучания, метраж) |
Заголовок поврежденных ед. хр. |
Крайние даты |
Сущность и причины повреждения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого обнаружено неисправимо поврежденных
______________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _________ N _________ от _________ N ____________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Акт о неисправимых повреждениях документов – это официальная бумага, подтверждающая, что часть архивной документации предприятия повреждена и не подлежит восстановлению.
Файлы для скачивания:
Хранение документов
Вся документация организации (учётные официальные бумаги, трудовые договоры с сотрудниками и так далее) подлежит хранению в течение установленного законом периода. Во исполнение требований законодательства администрация предприятия обязана обеспечить все условия для надлежащего хранения. Речь идёт о проведении следующих мероприятий:
- разработка и утверждение номенклатуры дел;
- выделение отдельного помещения под архив;
- назначение ответственного за хранение лица.
Номенклатура дел
Под номенклатурой дел понимаются особые правила сортировки и хранения всей документации фирмы. На крупных предприятиях количество архивных бумаг достигает невероятно больших размеров. Для её учёта требуется определённая система, структура. Именно эту задачу и решает номенклатура дел.
Архив
В крупных организациях архив выделяется как отдельное структурное подразделение. В фирме может работать несколько сотен сотрудников, ежедневно подписываются тысячи официальных бумаг, заключаются десятки договоров. Вся эта документация подлежит обязательному хранению. Не всегда офисного помещения оказывается достаточно. В отдельных случаях компании могут прибегнуть к помощи контрагента и отдать материалы на ответственное хранение в рамках договора хранения. Поклажедатель передаёт определённое количество официальных бумаг, а хранитель обязуется обеспечивать их сохранность за соответствующую плату.
Ответственное лицо
Руководитель организации вправе своим приказом назначить материально ответственное за хранение документации лицо. Обычно это начальник архива. Он получает дела по акту приёма-передачи официальных бумаг. По окончанию работы на должности также составляется аналогичный акт. Ответственный сотрудник обязан ежегодно сдавать директору отчёт об имеющихся официальных бумагах, выделять потерявшие юридическую силу документы к уничтожению, а также обеспечивать сохранность.
Причины повреждения
Причины повреждения могут быть самыми разнообразными:
- естественная порча бумаги с течением времени (трудовые договоры должны храниться в течение 75 лет);
- техногенная авария (пожар, замыкание проводки);
- стихийное бедствие (удар молнии, пожар).
Отдельным пунктом можно выделить халатность ответственного за хранение документов лица. Речь идёт о пренебрежительном отношении к своим должностным обязанностям. Сотрудник может неаккуратно обращаться с вверенными ему официальными бумагами. Если выяснится, что повреждения возникли по вине работника фирмы, его будет ждать юридическая ответственность, а также применение дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения. Окончательное решение должен принять руководитель компании.
Повреждённые официальные бумаги подлежат списанию и физическому уничтожению. Уничтожить документ следует таким способом, чтобы не осталось возможности восстановить даже часть страницы. Для этого используется шредер.
Форма документа
На сегодняшний день практически все официальные бумаги, составляемые организациями в ходе осуществления их деятельности, могут быть написаны в свободной форме. Акт о неисправимых повреждениях документов не является исключением. Однако некоторые предприятия продолжают использовать отменённую форму, закреплённую в Приложении № 37 к Правилам хранения архивных документов. Бланк довольно прост и крайне удобен для заполнения.
Непосредственно перед использованием формы её необходимо закрепить в документации фирмы посредством издания соответствующего распоряжения руководителя. На самом бланке делается отметка об утверждении.
Написать акт рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём уже отмечены реквизиты фирмы, производящей процедуру. Если такового не оказалось, допускается использовать чистый лист бумаги формата А4.
Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать составитель. Юридическая сила документа не зависит от способа изложения содержания. На практике ответственный работник заранее подготавливает чистую форму для заполнения и вносит в неё сведения от руки.
Объясняем, как правильно заполнить бланк
По своей структуре настоящая форма состоит из одной страницы, её заполнение не должно вызвать затруднений у архивного работника, тем не менее разберём процесс подробно.
Первым делом обратим внимание на шапку документа. В ней необходимо указать:
- полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ЗАО и так далее);
- дата (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления акта;
- уникальный номер настоящего акта для его хранения и документооборота в фирме;
- ссылку на приказ руководителя, в соответствии с которым утверждается используемая форма.
Ниже по документу следует заполнить таблицу, содержащую в себе сведения о повреждённых документах. Здесь обозначаем:
- номер описи, единицу хранения;
- количество повреждённых листов в деле;
- заголовки повреждённых единиц;
- крайние даты официальных бумаг;
- сущность и причины повреждения.
Под таблицей подводим итог, указывая точное количество неисправимо повреждённых страниц (цифрами и прописью). Далее делаем заключение о необходимости списания документации со ссылкой на причину. В официальной бумаге должен расписаться руководитель архива, подтверждая тем самым полноту и достоверность изложенных в акте сведений. Далее акт переходит в руки администрации предприятия, которая уже в свою очередь осуществит списание документов. Об этом также делается отметка в настоящей официальной бумаге.
Примерный образец
На этом составление документа подходит к концу. Как только все автографы (с расшифровкой) встанут на свои места, акт обретёт юридическую силу.
Приложение N 22
к п. 3.15 Правил
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ___________ Руководитель организации
о неисправимых повреждениях
архивных документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _________________________________
(название фонда)
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо
поврежденными:
N |
Опись |
Ед. хр. |
Заголовок |
Крайние |
Количество |
Сущность |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________________
__________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду: ___________________
__________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
<*> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской
Федерации.
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от __________ N _____________ от _____________ N ___________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)