Как написать цель командировки обмен опытом

Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

• приказ директора фирмы;
• командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
• служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
• принятые по ученическому договору;
• участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

• женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
• граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
• инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
• граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
• родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

• соответствует виду деятельности и интересам компании;
• не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
• отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
• не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

• заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
• представление интересов на судебном заседании;
• ведение переговоров с контрагентами;
• присутствие на научной конференции и представление доклада;
• обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

• инвентаризация;
• проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
• проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

«убываю в командировку с целью…»

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

• для участия в переговорах;
• для презентации продукта;
• для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

• установка устройства или изделия;
• наладка его работы;
• обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
• тестирование работы аппаратов;
• сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
• осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

---

План служебной командировки (бланк)

Заполненный образец

Зачем нужен отчет о командировке

В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.

В текущей редакции постановления 749 от 29.07.2015 отсутствуют нормы, регламентирующие применение командировочного отчета. Таким образом, данный документ перестал быть обязательным для работодателей.

Однако во многих фирмах обязанность по составлению подобных отчетов установлена для работников на уровне локальных нормативов. Это может быть связано, в частности, с тем, что в таких организациях успели сформироваться привычные сотрудникам механизмы документооборота и внутренней отчетности, предусматривающие составление командировочных отчетов как источников исключительно значимых для руководства и бухгалтерии предприятия данных.

В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а. Например, как приложение к Положению о служебных командировках организации.

Изучим теперь, какие именно сведения могут отражаться в рассматриваемом отчете.

Сведения в отчете о командировке: цели поездки

Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.

Если применяется другая форма отчета, то тем не менее цели командировки указывать в нем желательно, поскольку их содержание может иметь значение при выборе корректных проводок при ведении бухгалтерского учета процедур, которые характеризуют командировку.

Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов».

Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.

Если говорить об определенной детализации целей командировки — примеры их формулирования могут звучать так:

• подписание договора поставки крепежа с ООО «Контрагент»;
• участие в конференции «Инвестиционные инновации» и выступление на тему «Энергоэффективность в легкой промышленности»;
• внеплановая проверка филиала в Нижнем Новгороде на основании аудиторского заключения № 1 от 17.02.2020;
• участие в судебном заседании по делу № А111222333 в качестве представителя истца.

Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а. 

Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.

Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок

Предположим, что в кратком отчете (отчетах нескольких сотрудников) приведены цели участия работника в командировке, что рассмотрены нами выше. В этом случае в документе могут содержаться формулировки:

1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):

«По итогам переговоров подписан договор поставки крепежа № 1 от 18.02.2020. Копия договора прилагается к настоящему отчету».

2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:

«Командированный выступил с докладом «Энергоэффективность в текстильной промышленности» и стал лауреатом премии «Лучший спикер» от организаторов конференции».

3. Если цель поездки — проверка деятельности филиала:

«Командированным проверена бухгалтерская отчетность филиала в Нижнем Новгороде за 2019 год, а также ряд первичных документов (по перечню, указанному в Приложении № 1 к настоящему отчету). По итогам проверки в адрес руководства филиала вынесен ряд предписаний».

4. Если цель поездки — участие в судебном заседании:

«Командированным даны показания по делу № А111222333, позволившие суду открыть ряд новых существенных обстоятельств спора. По причине обнаружения данных обстоятельств и необходимости их детального изучения сторонами суд назначил новое слушание на 18.04.2020».

В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.

Отчет о командировке: прочие сведения

В отчете по форме № Т-10а, не считая целей и результатов поездки, предполагается указание следующих сведений:

1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект).

2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);

3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.

4. Сведений о поездке:

• места назначения (государство, город, хозяйствующий субъект);
• даты начала и окончания командировки;
• длительности командировки в днях (не считая времени в пути);
• документа — основания направления работника в командировку.

Документ подписывается:

• командированным работником;
• его непосредственным руководителем;
• директором фирмы-работодателя.

В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».

Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:

• факт невыполнения служебного задания;
• адресованное командированному сотруднику предписание составить докладную записку с разъяснениями.

Докладная записка при этом обычно направляется директору.

Применение отчета Т-10а: нюансы

Алгоритм применения рассматриваемого отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общераспространенной можно назвать следующую схему применения документа:

1. Руководством (директором или непосредственным руководителем командируемого) принимается решение о командировке (плановой или внеплановой) и документируется в установленном порядке.

2. Сотруднику, которого решено отправить в поездку, направляется служебная записка о необходимости подготовки к отъезду.

Можно отметить, что документального согласия от работника на поездку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.

3. Служебное задание по форме Т-10а заполняется в части целей, сведений о поездке, о работодателе и сотруднике. Заполняют документ в этой части и подписывают директор и непосредственный руководитель сотрудника.

4. На основании формы Т-10а издается приказ директора фирмы о направлении работника в поездку, а также оформляется командировочное удостоверение (опять же если оно предусмотрено локальными нормативами — поскольку, как и отчет, о котором идет речь, не является обязательным документом).

5. По завершении командировки работник заполняет отчет в части сведений о достижении целей. В документе непосредственным руководителем командированного отражается оценка результатов работы подчиненного и заверяется подписью.

Таким образом, рассматриваемый документ в отличие от многих других внутрикорпоративных отчетов может заполняться работником не единолично.

Проверка и организация хранения отчета: нюансы

Как только отчет заполнен работником и заверен руководством, что делать с документом дальше?

Ранее основным назначением отчета о командировке было удостоверение целевого расходования денежных средств, которые бухгалтерия выделила работнику на участие в поездке. Удостоверение целевого расходования средств организации — один из элементов внутреннего контроля, который хозяйствующий субъект обязан осуществлять в соответствии с п. 1 ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.

Сейчас по законодательству подтверждение экономической обоснованности расходов осуществляется с применением других документов — прежде всего, авансового отчета (п. 26 постановления 749), а также проездных и гостиничных документов. Основным назначением рассматриваемого документа может быть, как мы отметили выше, документирование результатов выполнения сотрудником задания, которые влияют на назначение премии.

Поэтому основным адресатом при сдаче отчета может быть в общем случае руководство фирмы. На основании формы Т-10а директор издаст приказ о назначении премии сотруднику, который, в свою очередь, передается в бухгалтерию на исполнение.

Вместе с тем, конечным пунктом размещения отчета должен быть архив организации. Дело в том, что такие документы подлежат хранению в фирме в течение 5 лет. А если командировка была зарубежной — 10 лет (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236).

Подробнее о сроках хранения документов мы рассказывали в материале «С 18 февраля 2020 года меняются сроки хранения документов по налогам и кадрам».

Отметим, что сроки хранения документов, определенные приказом 236, обязательны не только для государственных и муниципальных структур, но и для частных фирм (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Где можно скачать образец отчета по командировке

Загрузить заполненный образец отчета по командировке вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

Скачать образец

Данный документ составлен на основе распространенной и привычной многим организациям форме № Т-10а. Он содержит цели поездки и результаты их выполнения.

Отметим, что, исходя из содержания командировки и специфики характеризующих ее целей, отчет может дополняться различными приложениями. Форма № Т-10а по умолчанию не предусматривает ссылок на приложения, но работодатель вправе ее модифицировать так, чтобы такие ссылки можно было указывать. Порядок применения документа, а также составления приложений к нему может быть регламентирован локальным нормативом.

Отчет по форме Т-10а по существу краткий. В нем отражаются лишь общие сведения о проведенной командированным сотрудником работе в поездке. Наряду с кратким отчетом в организации может быть установлен порядок составления и более полных отчетов, по аналогии с нормативами, действующими на уровне государственных ведомств (например, составление полного отчета, дополняющего форму Т-10а, предусмотрено приказом ФТС России от 14.07.2010 № 1333).

Рассматриваемый же отчет может предоставляться в бухгалтерию одновременно с авансовым отчетом, составление которого, в свою очередь, обязательно (п. 26 постановления 749).

Узнать больше о применении авансового отчета по результатам командировки вы можете в статье «Авансовый отчет по командировке — образец».

Итоги

Составление отчета о командировке перестало быть обязанностью работника частной организации (в то время как сотрудникам государственных ведомств может предписываться готовить такой документ). Но фирма вправе разработать собственный формуляр и утвердить его в локальном нормативном акте, который обяжет работников составлять отчет о командировках. Его структура может базироваться на унифицированной форме Т-10а (ранее обязательной для работодателей).

Узнать больше о порядке документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

• «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку»;
• «Приказ на командировку — образец в 2020году».

Цель командировки — это отражаемое в приказе обоснование необходимости направления работника в служебную поездку, поручение, которое он должен выполнить.

Цель командировки — что это такое и где указывается

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным является обоснование командировки, правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Это распоряжение позволяет направить сотрудника на выполнение служебного задания с целью получения предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование указано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008.

Обоснование зависит от видов деятельности, которыми занимается компания. В ТК РФ и подзаконных актах не указано, с какой целью едут в командировку, на практике это решает руководитель, задание формируется исходя из потребностей предприятия: оформление документации, представительство, выступление, проверочные и контролирующие мероприятия, исследовательская работа, проведение экспериментальных работ и т. д.

Правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков, если цель поездки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Компания»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Компания»» включает в себя и отрицательный результат как один из вариантов достижения цели. Это допустимые примеры цели поездки в командировку, но их использование зависит от конкретной ситуации на предприятии.

Какие бывают цели

Они носят различный характер и условно разделяются на универсальные и специальные:

1. Универсальные направлены на развитие бизнеса компании и включают в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов, расширение рынка сбыта.
2. Специальные цели могут иметь различный характер и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например участие в судебном деле.

Рекомендуется делать формулировку конкретной и включать в нее полную информацию о задании.

Самые распространенные примеры цели командировки в приказе:

• участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (указывается предмет переговоров);
• представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
• проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Задание для командированного лица рекомендуется указать в служебном плане рабочей поездки. Это делается обязательно, если такое требование закреплено в локальном нормативном акте организации. Директор или другое уполномоченное лицо составляет и подписывает документ. Сотрудник расписывается в плане после ознакомления с ним.

Кроме задания, план содержит информацию о месте или организации, куда направляется сотрудник, перечень вопросов, подлежащих решению, и длительность поездки.

Образец плана служебной поездки

На основании постановления правительства №1595 от 29.12.2014, вступившего в силу 08.01.2015, составление командировочного удостоверения, плана и отчета о выполнении задания перестало быть обязательным и необходимо только в том случае, если соответствующее требование содержится в локальных нормативных актах предприятия.

Если цель не указана или не соответствует задачам деловых поездок

В связи с отменой обязательной выдачи командировочного удостоверения и подготовки плана служебной поездки задание указывается в приказе. Удостоверения и план подготавливаются только в том случае, если это требование закреплено в локальных нормативных актах организации.

Обоснование должно соответствовать деловой направленности. Если оно указано неверно или отсутствует, рабочий выезд сотрудника по направлению руководства признают недействительным проверяющими органами.

Несколько принципов, как правильно написать цели и задачи командировки, чтобы этого не случилось:

• в соответствии с интересами компании, производственной необходимостью;
• описать подробно с конкретными деталями;
• в соответствии с должностной инструкцией работника;
• в соответствии со сроками и маршрутом поездки.

Если задача объемная, допускается разбить ее на ряд подзадач. Для сотрудников с разъездным характером деятельности выезд в другой населенный пункт, связанный с выполнением стандартных задач, служебной поездкой не является.

Допустимые примеры цели командировки для директора:

• представительство на презентации, участие в конференции руководящего состава;
• участие в проверочных мероприятиях контролирующих органов;
• присутствие на открытии нового подразделения, филиала, магазина, торгового центра, цеха и т. д.;
• ведение переговоров с целью заключения новых или изменения действующих договоров, обсуждения условий договорных обязательств;
• проверка деятельности, эффективности работы и реальных показателей подразделения, филиала.

Самые распространенные примеры цели командировки менеджера по продажам:

• заключение договора на поставку товаров и продукции компании;
• участие в конференции или презентации;
• участие в переговорах с потенциальными клиентами;
• решение спорных ситуаций по поставкам;
• проведение маркетинговых исследований;
• изучение рынка сбыта.

А это примеры цели командировки водителя:

• доставка руководства;
• доставка груза;
• доставка товарно-материальных ценностей, накладных;
• приобретение запчастей для транспортных средств;
• проведение технического осмотра, осуществление планового или внепланового ремонта транспортного средства.

Знаете ли вы, как правильно указать цель командировки? Пример можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.

В нормативных актах нет списка целей поездок по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.

Для этого важно учесть ряд моментов.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
5. Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

• Мамы детей младше 3 лет.
• Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
• Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
• Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

Работники, не принадлежащие к этим категориям, за невыполнение приказа отправиться в командировку подлежат дисциплинарной ответственности. В отдельных случаях можно даже уволить сотрудника, отказавшегося поехать в другой город по делам фирмы.

В каких документах пишут цель командировки?

До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:

1. Приказом.
2. Служебным заданием.
3. Командировочным удостоверением.
4. Отчетом.

В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.

Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, путевые листы, чеки на оплату ГСМ, отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.

Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.

Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

• проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
• проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
• демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
• презентация товаров для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
• согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

Задачи:

• Изучение целевого рынка.
• Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
• Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

• проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
• заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
• приобретение оборудования «Станок»;
• исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

• обучение персонала;
• участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
• повышение профессионального уровня;
• освоение новых технологий;
• проверка качества работы подразделения.

Менеджер по продажам

В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.

Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:

• увеличение объемов реализации в регионе;
• изучение рынка сбыта;
• переговоры с потенциальными клиентами.

«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:

• нанести визиты действующим клиентам, согласно графику посещений;
• посетить потенциальных заказчиков в соответствии с планом встреч;
• собрать информацию по новому рынку для отдела маркетинга;
• посетить торговые точки конкурентов, провести сравнительный анализ.

Инженеры, производственный персонал

Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• установка, наладка оборудования;
• обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией;
• проверка, тестирование работы станков;
• гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.;
• регламентные работы, профилактика оборудования.

Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

• обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

Бухгалтер

Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами, принять участие в собрании.

Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:

• проведение внутреннего аудита, проверка правильности отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций филиала.

Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:

• посещение для приемки дел.

Работники сельскохозяйственной отрасли

Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.

В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:

• закупка удобрений;
• получение разрешающей документации;
• представление инвестиционного проекта на специализированной выставке;
• участие в конференции фермеров, обмен опытом;
• приобретение спецтехники;
• реализация продукции на городской ярмарке;
• доставка партии товаров заводу АО «Заказчик».

Водитель

Еще одна категория работников, занятие которой связано с частыми поездками, – это водители. В их обязанности входит транспортировка сотрудников компании, товаров, ценностей, документов.

От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:

• доставка товаров в компанию ООО «Наш клиент» (адрес);
• перевозка коммерческого директора;
• доставка ТМЦ, получение накладных.

Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:

• приобретение запчастей для ремонта автомобиля;
• плановая диагностика автомашины;
• доставка оригиналов документации по сделке.

Научный сотрудник

Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.

Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:

• Сбор информации для научной работы по теме (название).

Или:

• Изучение оригиналов документации.

Заключение

Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.

Цель, с которой работнику оформляют командировку, представляет собой одну из важнейших характеристик служебной поездки. Как сформулировать цели командировки, покажем далее на примерах.

Почему для командировки важна ее цель

Командировка предполагает выезд работника на какой-либо ограниченный срок за пределы той территории, где находится место его постоянной работы, для выполнения задания, выданного работодателем (ст. 166 ТК РФ).

Из этой формулировки вытекает 2 важных вывода:

• направляемый в поездку работник должен быть штатным сотрудником, оформленным по трудовому договору, и осуществлять работу преимущественно в одном и том же месте;
• понятие командировки неприменимо к систематически выполняемым поездкам лиц, работа которых осуществляется в пути или в процессе разъездов (это уточнение даже закреплено отдельной фразой в тексте ст. 166 ТК РФ).

Перечень целей, для реализации которых может потребоваться служебная поездка, нигде не зафиксирован, и, соответственно, круг вопросов, доступных для решения посредством командировки, законодательно не ограничивается.

Но очевидно, что поездки, называемые служебными, должны выполняться для решения задач, значимых для финансово-хозяйственной деятельности работодателя. Если это условие соблюдено, затраты на такую поездку можно без проблем учесть в расходах, уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Именно поэтому служебное предназначение поездки должно быть охарактеризовано в формулировке ее цели. И чем точнее и полнее будет эта формулировка, тем лучше.

Примеры формулировок цели служебной поездки

Создавая шаблоны применяемых формулировок, следует исходить из того, что текст этой фразы должен:

• быть недлинным;
• отражать самую суть назначения поездки;
• содержать ключевые пояснения, позволяющие сделать однозначную привязку обозначенной цели командировки.

Примеры

• «Для проведения переговоров с потенциальным покупателем перед заключением договора поставки».
• «Для проведения внутреннего аудита в бухгалтерии обособленного подразделения».
• «Для оценки технического состояния бывшего в использовании оборудования, предназначаемого для покупки».

Наборы целей, с которыми происходит направление в служебную поездку, чаще всего находятся в прямой зависимости от того, к какой из категорий персонала относятся сотрудники, выезжающие в командировку. Так, например:

• у руководителя работодателя доминируют вопросы общего характера, связанные с организацией работы и контролем за ней, переговоры, определяющие моменты, принципиальные для дальнейшего ведения деятельности, отчетность перед собственниками бизнеса;
• руководителям служб продаж и закупок, как правило, приходится заниматься обсуждением условий договоров, соответственно, с покупателями и поставщиками, участвовать в выставках своей или чужой продукции;
• руководитель финансовой службы может выехать для проведения переговоров с банком или с целью изучения рынка;
• юристам требуется лично присутствовать на судебных заседаниях, также они могут принимать участие в переговорах с контрагентами и заниматься оформлением разрешительной документации;
• бухгалтеры могут посещать тематические консультации и семинары, проводимые в другом городе, и контролировать работу бухгалтерий обособленных структур;
• работники с хорошим опытом могут периодически выступать в качестве лиц, налаживающих работу в обособленной структуре;
• лица технических специальностей выполняют работы по установке оборудования, его пуско-наладке, дальнейшему гарантийному и техобслуживанию, а также привлекаются к оценке состояния бывшего в употреблении имущества, которое планируется приобрести у контрагента и для сопровождения используемого имущества в ремонт.

Но есть и цели, которые могут иметь отношение практически к любому сотруднику вне зависимости от того, какую именно должность и по какой специальности он занимает. Это поездки, связанные с:

• переобучением, переподготовкой, повышением квалификации;
• проведением контрольных мероприятий (инвентаризаций, проверок выполняемой работы).

Где указывается цель служебной поездки?

На сегодняшний день единственным документом, обязательность оформления которого предусмотрена в связи с командировкой, является приказ (распоряжение) работодателя (п. 3 приложения к Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Именно в нем должна быть указана цель, с которой работника направляют в служебную поездку. Если цель состоит из нескольких задач, то возможно развернутое их перечисление.

В приказ (распоряжение) формулировка цели поездки (если речь не идет о руководителе работодателя, направляющего в поездку самого себя, или о принятом им самим решении относительно командировки конкретного сотрудника) попадает, как правило, из служебной записки, поданной на имя руководителя работодателя готовящимся к поездке работником или его непосредственным руководителем.

Кроме того, работодатель может внутренним нормативным актом установить у себя необходимость применения иных документов, связанных к командировкой:

• командировочного удостоверения;
• служебного задания;
• отчета о командировке;
• журнала учета служебных поездок.

В каждом из них тоже потребуется указать цель совершения служебной поездки.

Подводим итоги

• Цель, с которой работник направляется в командировку, должна быть значимой для финансово-хозяйственной деятельности, осуществляемой работодателем. Это позволит учесть затраты на поездку в расходах при определении базы по налогу на прибыль. Формулировка цели должна быть краткой, но отражающей суть задания и те его характеристики, которые однозначно привяжут это задание к тому или иному событию.
• Для каждой категории персонала существуют свои доминирующие цели, для достижения которых сотрудников этой категории направляют в командировку. Но есть и темы, общие для всех работников.
• Указать цель поездки необходимо в единственном обязательном для оформления документе — приказе (распоряжении) о ней. Также она будет приводится во всех иных документах, оформляемых у работодателя в связи со служебной поездкой.

Примеры формулировок цели командировки известны каждому, кому приходилось решать рабочие проблемы в другом городе. Однако иногда всё же появляются вопросы – что можно, действительно, назвать официальной целью в командировочную поездку, а что нет. С точки зрения российского законодательства, любую поездку в другой город или страну, которая необходима для выполнения служебного задания, данного руководителем, можно назвать командировкой. При этом сохранение рабочего места и заработной платы является основным условием.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

На основании трудового кодекса все расходы, которые будут связаны с поездкой сотрудника в другой город или страну, необходимо отнести к хозяйственным нуждам, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с налогообложением. Стоит уточнить, что поездка становится командировкой только после того, как непосредственное начальство подпишет распорядительные документы.

Цели командировок:

• Обмен опытом среди сотрудников разных предприятий;
• Заключение договора на поставку оборудования или какого-либо сырья;
• Участие в конференции с докладом;
• Принятие участия в судебном разбирательстве с другим предприятием;
• Аналитические мероприятия для улучшения работы компании;
• Решение юридических и правовых споров;
• Маркетинговые исследования, которые помогут предприятию выйти на новый уровень развития.

Данные примеры можно отнести к общим целям для командировочных поездок. Часто имеются даже четкие графики таких поездок. Обычно это связано с тем, что у фирмы есть необходимость регулярно проверять и контролировать работу своих филиалов. Таким образом, у некоторых сотрудников большая часть работы проходит не на основном своем месте. Однако есть еще и частные, профильные случаи:

• Провести поезду для оценки условий труда;
• Обслуживание оборудования по договору;
• Проведение проверок вне плана в филиалах.

Данная работа может выполнятся только теми сотрудниками, которые имеют соответствующую специализацию.

Кого посылать в командировки

Отправить в рабочую поездку можно только того человека, который подписывал договор с предприятием и имеет трудовые с ними обязательства. Связано это с тем, что человек даже в командировке должен получать свою заработную плату, это обязанность фирмы. То есть, любой сотрудник, который находится в штате компании, может быть отправлен в командировку при необходимости.

Работодателю всегда нужно помнить, что некоторые сотрудники не могут быть направлены в деловую поездку согласно трудовому кодексу:

• Беременные женщины;
• Те работники, которые подписывали с предприятием ученический договор;
• Лица, которым еще не исполнилось 18 лет;
• Сотрудники, которые участвуют в выборах и баллотируются на какую-нибудь должность.

Некоторые сотрудники вправе отказаться от поездки. Такое право распространяется на следующие категории граждан:

• Матери, у которых есть дети до 3 лет;
• Граждане, которые в одиночку воспитывают детей до пяти лет;
• Сотрудники, у которых есть дети инвалиды или родственники, требующие ухода;
• Работники-инвалиды или люди, работающие на особых условиях.

Документы

Прежде чем отправить сотрудника в поездку, необходимо подготовить все документы и подписать их. В приказе, подготовленном для оформления командировки, нужно указать следующие:

• Паспортные данные работника;
• Указать должность сотрудника;
• Место работы;
• Сроки предстоящей поездки;
• Цель командировки. Она должна быть указана четко и со всеми подробностями.

Руководитель

Именно директор больше всех заинтересован в развитии предприятия, чтобы оно приносило максимальную прибыль. Цели при оформлении командировки директора могут быть следующие:

• Для встреч с деловыми партнерами, с которыми в дальнейшем можно вести совместное дело;
• Для открытия нового филиала в другом городе или стране;
• Поездка направлена на решение спорных вопросов, возникших на другом предприятии.

Главный бухгалтер

Иногда в поездки направляют главного бухгалтера. Стоит отметить, что бухгалтер на любом предприятии – это финансово ответственное лицо. Ведь именно этот человек ведет отчет по финансам, денежным и имущественным делам. Поэтому можно сказать, что сотрудник просто привязан к своему месту работу. Если же его отправляют в командировку, то оформляется трудовой договор по совместительству. Особенно это важно сделать в том случае, если работник уезжает более чем на один месяц.

Цели для такой рабочей поездки главного бухгалтера предприятия могут быть следующие:

• Проверка отчетности и бухгалтерии в филиале предприятия;
• Создание новой базы данных на предприятии, которое открылось совсем недавно;
• Принятие дел. Такое происходит в том случае, если бухгалтера переводят на новую должность в другой город. Первое время ему потребуется поездить на предприятие, чтобы перенять все документы и вникнуть в курс дела;
• Повышение квалификации. Обучение или поездка на конференцию может в значительной мере поднять профессионализм бухгалтера, что в дальнейшем поможет ему грамотно вести отчетность.

Водитель

Данный пункт несколько сложнее остальных, ведь должность водителя часто и так предполагает разъездную работу, а это значит, что такие поездки нельзя назвать командировками. Однако, это работает только на определенной местности. Если же водителю необходимо отвести своего непосредственного начальника в другой регион, то это уже считается командировкой.

В том случае, если водителю требуется уехать в другой город более чем на один день для проверки своего транспортного средства, это также оформляется как командировка. Ведь содержание машины в надлежащем качестве – это его прямые обязанности по трудовому договору.

Важно! Стоит отметить, что правила оформления командировки для водителей грузовых транспортных средств не будет отличаться. Единственное, что целью будет перевозка и доставка различных грузов.

Менеджер по продажам

Различные компании очень часто отправляют в рабочие поездки своих менеджеров по продажам. Фирмы обычно в таких случаях занимаются продажей или изготовлением различных продуктов, изделий или оборудования. Направить менеджера в другой город всегда является хорошей идеей, ведь это поможет в разы увеличить продажи и спрос. Цели поездки менеджера могут быть следующие:

• Менеджер будет изучать потребности предприятий, чтобы передать информацию фирме. В дальнейшем компания может расшить свой ассортимент, опираясь на этот анализ и увеличить свою прибыль;
• Ведение переговоров с потенциальными покупателями. Обычное личное присутствие менеджера требуется в том случае, если речь идет о крупных закупках;
• Иногда менеджеры посещают торговые точки свои конкурентов, чтобы провести анализ и улучшить работу своего предприятия.

Юрист компании

На очень крупных предприятиях всегда есть свой юрист, которого, к слову, также могут отправить в командировочную поездку. Единственной причиной для этого является разрешение споров, появившихся в других филиалах. Иногда происходят конфликты из-за земельных участков, на которых в дальнейшем планируется строительство филиала. Подобные проблемы решает именно юрист главного офиса.

Нюансы

Для того, чтобы человек был направлен в командировку, необходимо учитывать некоторые нюансы:

• Причина поездки должна быть четко изложена в приказе, а затем прописана в командировочном удостоверении. Вы можете посмотреть образец заполнения в интернете;
• Фирма должна помнить, что поездка не может длиться более 40 дней. Сроки прописываются заранее. Человек не может отправляться в деловую поездку на неопределенный срок;
• Если командировка длится более одного месяца, то по просьбе сотрудника ему перенаправляется его заработанная плата. Делается это за счет организации;
• Компания возмещает своему работнику все расходы, которые связанны с проездом и съемом жилья. В некоторых случаях оплачиваются траты, связанные с тем, что работник находится не по своему месту жительства;
• Командировкой считается та поездка, где сотрудник уезжает в другой регион относительно своей постоянной работы, а не места жительства. То есть, если вы живете в Санкт-Петербурге, но работаете при этом в Москве, поездка в Петербург будет считаться командировкой, несмотря на то, что по факту вы едете домой.

Важно помнить, что когда вы устраиваетесь на работу, вы автоматически соглашаетесь на то, что вас могут отправить в деловую поездку в другой город или даже страну.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!