Как написать докладную на сотрудника который мешает работать

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк докладной записки .docСкачать образец заполненный образец докладной записки (о премировании) .doc

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

• урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
• рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
• донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
• объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
• регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
• жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
• разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
• доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
• информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
• положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
   • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
   • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
   • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
   • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
   • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

3. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
   • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
   • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
   • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
   • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
3. Выводы и рекомендации автора записки.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

• название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
• получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
• название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
• ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
• короткая суть докладной;
• содержание тремя обособленными блоками;
• на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

• сведения об организации-отправителе;
• присвоенный документу номер;
• город, в котором составлена докладная;
• подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Скачать пример докладной о невыполнении должностных обязанностей .doc

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Скачать пример докладной о недопустимом поведении сотрудника .doc

Неуважительное отношение, грубость, хамство, проявление агрессии — довольно распространенные явления в трудовых коллективах, способные подорвать моральный дух, провоцировать конфликтные ситуации, снижать производительность и в целом, разрушительно влиять на рабочую среду. Именно поэтому, для информирования руководства должна составляться докладная записка о некорректном поведении сотрудника. Рассмотрим подробнее, что представляет собой этот документ, для чего он требуется и как правильно оформляется.

Образцы документов (несколько примеров докладных записок)

Какое поведение считается некорректным?

Какое конкретно поведение является некорректным, решается в каждой отдельной организации. Например, к таковому руководство может отнести:

1. Оскорбительные замечания, жесты по отношению к коллегам, начальству и прочим лицам.
2. Унизительные сравнения.
3. Ненормативная лексика или табуированные выражения по религиозным, моральным, социальным соображениям, адресованные к конкретному человеку.
4. Совершаемая без согласия тактильная коммуникация, которую можно расценить, как унизительную или циничную.
5. Проявление агрессии при общении.
6. Вызывающее нарушение субординации.

К некорректным поступкам можно также отнести ношение на работе одежды, которая не соответствует принятому в организации дресс-коду.

Следует помнить, что неуважительное поведение сотрудника в отношении коллеги или руководителя может выражаться не только в устной форме либо жестах,  но и в письменном виде.

Можно ли привлечь к ответственности

В ТК РФ отсутствуют нормы, позволяющие приструнить или даже уволить человека за некорректное поведение на работе. Исключением является лишь расторжение контракта по п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за аморальный проступок, совершенный сотрудником, в чьи трудовые обязанности напрямую входили воспитательные функции.

Руководство организации может сделать соблюдение делового этикета обязательным, как внутри коллектива, так и с бизнес-партнерами, а соответственно, и узаконить применение санкций за его нарушение. Для этого придется прописать правила поведения непосредственно в локальных актах:

• правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• коллективном договоре;
• трудовом договоре;
• должностной инструкции.

Составляя документ, важно указать, какие конкретно действия будут считаться некорректными, неуважительными по отношению к другим. Кроме того, необходимо отдельно отметить, что за неэтичное поведение, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, предусмотренной ст. 192 ТК РФ.

Таким образом, если во внутренних документах была обозначена обязанность тактичного поведения с членами коллектива, контрагентами и клиентами, а сотрудник, вопреки установленным правилам, допустил неприемлемое общение — брань, грубые высказывания, хамство, то его законно можно привлечь к дисциплинарной ответственности. В частности, наложить на виновного работника выговор или взыскание. А за повторный проступок уволить по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Важно! Практика такова, что при отсутствии фиксации требований к деловому этикету в локальных актах организации, суд вполне может посчитать, что некорректное поведение сотрудника не связано выполнением трудовых обязанностей, а значит, не является основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности.

Для того чтобы проинформировать руководство о ненадлежащем поведении работника, а также внести предложение о наложении на него санкций, на имя вышестоящего руководства подается докладная записка. Этот вид документа может требоваться и по другим причинам, например, если сотрудник приходит не вовремя на работу, не выполняет свои обязанности надлежащим образом и тому подобное.

Несколько примеров докладных записок можно найти далее в статье.

Без письменного составления данного документа, затруднительно доказать факт ненадлежащего поведения работника, выявить его причины, а также применить соразмерные санкции за нарушение.

Что такое докладная записка?

При приеме сотрудника в штат организации, работодатель знакомит его с ПВТР, должностной инструкцией и прочими локальными документами, устанавливающими правилами поведения в коллективе. При этом ознакомительная подпись работника, свидетельствует о том, что они будут неукоснительно соблюдаться.

Однако на практике зачастую работники начинают вести себя неуважительно в отношении начальника либо коллег. Рекомендуется не оставлять подобные ситуации без внимания, а своевременно принять надлежащие меры.

Сообщить о случившемся инциденте, а также предложить применить санкции в отношении нарушителя можно посредством подачи докладной записки.

Этот информационно-аналитический документ, как правило, составляется на имя вышестоящего начальства. А иногда, руководитель поручает подчиненному предоставить докладную по работе и обстановке внутри его подразделения.

К сожалению, также не редки ситуации, когда работнику приходится писать докладную записку на начальника его вышестоящему руководству.

В записке указываются не только сведения о лице, допускающем некорректное поведение, но и об обстоятельствах этому сопутствующих.

Важно, чтобы документ был передан официально, например, через канцелярию с проставлением входящего номера. Инициатору докладной обычно дается письменный ответ, в том числе направляется уведомление о принятых мерах.

Форма докладной

В нормативно-правовых актах нет ограничений на право работников в зависимости от занимаемых должностей, профессий, подавать докладные записки.

Обычно докладная оформляется на имя вышестоящего руководителя непосредственным начальником лица, которое допустило некорректное поведение на работе.

Форма докладной записки не установлена в нормативно-правовых актах, в том числе в ТК РФ. Из этого следует, что каждая организация разрабатывает самостоятельно шаблон документа, которого должны придерживаться все штатные работники. В нем меняется лишь внутренняя составляющая в зависимости от сложившихся обстоятельств. При этом рекомендуется придерживаться требований, установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно им, документ необходимо оформить на листе формата А4, справа отступив не менее 10 мм, а по прочим краям — не менее 20 мм. В том случае, если записка будет состоять из нескольких листов, то их необходимо пронумеровать. Причем номера страниц придется проставить наверху в центре верхнего поля.

Допускается составлять докладную от руки, однако обычно используется печатная форма.

Как составить докладную записку?

Поскольку докладная записка отличается, прежде всего, информационным характером, в нее включаются следующие сведения:

• наименование получателя документа, в частности, указывается организация (структурное подразделение) должность адресата, а также Ф.И.О, например, «Генеральному директору ОАО «Вектор»;
• входящий номер, который присваивается при регистрации документа секретарем;
• название документа, которое традиционно пишется по центру листа;
• дата составления докладной и присвоенный ей порядковый номер;
• суть документа — здесь подробно указываются обстоятельства дела, если имело место хамское поведение, то пишется, в чем оно выражалось — нецензурная брань, повышенный тон общения;
• изложить просьбу о проведении служебной проверки и принятии по ее результатам соответствующих решений, в том числе привлечения виновного лица к ответственности;
• указание на присутствующих при совершении нарушения лиц, например, это могут быть коллеги работника;
• подпись составителя записки.

Поскольку суть докладной записки состоит в информировании руководства о случившемся инциденте, следует со всем вниманием подойти к составлению документа. Он не должен содержать проявлений чувств и эмоций инициатора, сведений, которые не касаются сути инцидента. Кроме того, в докладной не должно быть ошибок, а также отсутствовать обязательная информация, дабы ее не признали недействительной.

Не рекомендуется писать докладную вышестоящему руководству, если:

1. инициатор испытывает личное неприязненное отношение к работнику;
2. не имеет в наличии доказательств хамского поведения работника.

В дальнейшем адресат рассмотрит записку и с учетом обстоятельств дела примет надлежащее решение. Важно помнить, что привлечь к дисциплинарному наказанию, согласно ст. 193 ТК РФ, можно не позднее месяца со дня совершения проступка.

По спорным вопросам, касающимся поведения работника, может быть инициирована служебная проверка.

Важно! Помимо докладной записки, как правило, составляется и акт о некорректном поведении работника. Он подписывается сотрудниками, которые стали очевидцами неуважительного поведения сотрудника. В том случае, если хамское отношение было вызвано состоянием опьянения, например, алкогольного, то также составляется акт, фиксирующий факт нахождения работника в нетрезвом виде на рабочем месте.

Нужно ли знакомить с докладной?

Как у руководителей, так и у подчиненных нередко возникает вопрос о том, нужно ли знакомить нарушителя с содержанием докладной записки или нет, в том числе и по его требованию.

Следует отметить, работник вправе запросить у работодателя копии документов, связанных с его трудовой деятельностью, путем подачи письменного заявления. Под таковыми понимаются, копии приказов о приеме на работу, переводах, перемещениях, увольнении, трудовой книжки.

При этом руководство должно предоставить заверенные экземпляры не позднее трех дней с момента обращения сотрудника, что прямо указано в ст. 62 ТК РФ.

Важно, что, по мнению судов, докладная записка не связана напрямую с трудовой деятельностью работника. Они относят этот документ к материалам служебной проверки, которые включают в себя информацию о наличии или же отсутствии факта совершения дисциплинарного проступка. В связи с чем копию докладной записки выдавать работнику не обязательно, даже по его письменному требованию.

Объяснительная записка

Получив докладную записку, руководитель должен потребовать от сотрудника, допустившего некорректное поведение, объяснительную записку. Если в первой фиксируется факт произошедшего инцидента, то во второй, виновник объясняет причины своего хамского поведения на работе с коллегами, руководителем или прочими лицами.

Руководитель не вправе принимать решение о применении к сотруднику  дисциплинарных санкций, не потребовав предварительно от него объяснений некорректного поведения в письменной форме.

Следует отметить, что объяснительная записка по докладной всегда пишется добровольно. Иными словами, работник вправе отказаться от дачи объяснений руководству. Если это произошло, то факт отказа обязательно фиксируется в соответствующем акте.

Тем не менее, в некоторых ситуациях от написания объяснительной записки нецелесообразно отказываться, поскольку она позволяет объяснить работнику свое поведение, а порой и вовсе полностью или частично снять с себя вину за случившееся.

Таким образом, на сотрудника, допускающего некорректное поведение при исполнении трудовых обязанностей, в отношении коллег, начальства или посторонних лиц, можно написать докладную записку вышестоящему руководству, образец на производстве которой можно найти на нашем сайте.

В том случае, если сотрудник нарушает нормы поведения, закрепленные в локальных актах организации, например, в ПВТР, то его можно привлечь к дисциплинарному проступку по ст. 192 ТК РФ, а именно, объявить работнику выговор или замечание. В исключительных случаях, когда имеют место систематические нарушения, к сотруднику можно применить  дисциплинарное увольнение. В том случае, если работник не считает, что он допустил некорректное поведение и полагает, что его трудовые права нарушены, он может обратиться с иском к работодателю в суд.

Источник: «Юридическая азбука»