Как написать доверенность на получение сертификата

Доверенность на получение ЭЦП для юридических лиц составляется в произвольном порядке. С 2021 года не всегда можно получить ЭЦП по доверенности. О том, что следует отобразить в доверенности и как выглядит ее образец, читайте далее в статье.

Использование ЭЦП в электронном документообороте

Электронный документооборот (ЭДО) пришел на смену бумажных носителей информации и находит всё большее применение. Для наделения электронных документов юридической силой их необходимо заверять электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

ЭЦП — это сведения о подписанте, присоединяемые к подписываемой информации. Документ, скрепленный ЭЦП, равнозначен бумажному, завизированному подписью (и печатью).

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную (она подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную).

Простая подпись — это подпись, содержащая последовательность символов и паролей.

Неквалифицированная подпись генерируется при помощи криптографического преобразователя информации и позволяет определить подписанта, а также выявить, изменялся ли документ после подписания или нет.

Квалифицированная подпись обладает всеми свойствами неквалифицированной, но в обязательном порядке выдается вместе с сертификатом ключа проверки ЭЦП.

Подробнее об ЭЦП узнайте в статье «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».

Квалифицированная подпись соответствует подписи владельца ЭЦП и печати предприятия, простая и неквалифицированная — только визе подписанта.

Получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в территориальном отделе Федерального казначейства (для участия в госторгах), в личном кабинете налогоплательщика (для физлиц), на портале госуслуг.

ВНИМАНИЕ! С 2022 года квалифицированные ЭЦП от имени компании можно оформить бесплатно, но только в ФНС и нескольких доверенных центрах.  На новый порядок можно было перейти досрочно с 01.07.2021. Параллельно до конца 2021 года действовал прежний порядок выдачи подписей юрлицам в коммерческих удостоверяющих центрах (но только в тех, которые прошли аккредитацию в 2021 году). ЭЦП, полученные в аккредитованных центрах, действительны до окончания их срока действия. Квалифицированные сертификаты удостоверяющих центров, не прошедших аккредитацию в 2021 году, были действительны до 31.12.2021 (если аккредитация или срок действия сертификата не кончились раньше). С 1 июля 2021 года такие удостоверяющие центры не могут выдавать сертификаты ключа проверки.

Подробнее о новшествах, действующих с июля 2021 года и в течение 2022 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Алгоритм получения ЭЦП для работы на сайте госуслуг узнайте в материале «Как получить электронную подпись для портала госуслуг?».

С 01.07.2021 получить ЭЦП для юрлица может только директор или ИП лично придя в УЦ или в УЦ ФНС с паспортом. По доверенности такую подпись никому не выдадут.

Обычные работники смогут подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации. Личные подписи физлица смогут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ необходимо предоставить пакет бумаг, включающий:

1. Копию паспорта, ИНН, СНИЛС лица — владельца ЭЦП.
2. Заявление на получение ЭЦП.
3. ИНН организации.
4. Выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
5. Документ, подтверждающий полномочия владельца ЭЦП подписывать документы (доверенность/приказ о праве подписи и т. п.).

Получить сертификат проверки может владелец ЭЦП лично или его представитель, уполномоченный совершать юридически значимые действия доверенностью.

Доверенность на получение сертификата электронной подписи (образец)

Доверенность потребуется только в случае, если в сертификат вносятся сведения о представителе юридического лица, не являющемся его руководителем.

Доверенность должна содержать информацию о:

1. Компании-владельце ЭЦП: название, адрес, ИНН, телефон.
2. Физлице-получателе ЭЦП: паспортные данные, адрес проживания, образец подписи.
3. Полномочиях доверенного лица.
4. Сроках действия доверенности.
5. Дате выдачи, подписи (печати при наличии) доверителя.

Образец доверенности на получение ЭЦП можно скачать на нашем портале по ссылке ниже:

Скачать образец

Итоги

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ нужно предоставить полный пакет документов, включающий доверенность на электронную подпись — образец ее, представленный в нашей статье, вы можете использовать для заполнения собственной документации.

Электронная подпись представляет собой инструмент удаленной работы с документацией, что позволяет оформлять сделки и подтверждать действия через интернет. В современном мире наличие ЭП – важный фактор для работы бизнеса, а в ряде случаев – и для граждан. Оформление цифровой подписи осуществляется через удостоверяющий центр, куда лицо, желающее ее получить должно явиться с пакетом соответствующих документов. Но если лицо не может явиться лично, ФЗ 63 предусматривает возможность оформления ЭП по доверенности.

Структура доверенности на получение электронной подписи

Доверенность на оформление электронной подписи должна быть оформлена должным образом. По сути, используется стандартный вариант документа, каких-то особых требований к нему нет. Важно, чтобы полномочия и стороны были прописаны четко, без противоречий

В тексте доверенности должна быть следующая информация:

• Реквизиты юридического лица, которое выдает доверенность, включая его адрес;
• Дата, когда документ был составлен, а также срок его действия;
• Реквизиты (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации) лица, на имя которого создается подпись, а также его должность в организации;
• Реквизиты лица и должность, которое наделяется правом получить ЭП;
• Данные удостоверяющего центра, выдающего подпись.

В доверенности должно быть четко указано, что получатель имеет право на подписание любых документов, связанных с оформлением и выдачей ЭП. Доверенность на ЭП, выдаваемая для физического лица, составляется по тем же правилам. Дополнительно указываются лишь реквизиты нотариуса, заверяющего документ.

Как составить доверенность на получение ЭП: инструкция

Организации вправе составлять доверенности самостоятельно. Это не значит, что для юридических лиц не действуют правила. Документ должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются его смысла, но не способа расположения текста, наличия каких-то определенных формальных моментов и так далее.

На практике чаще всего используется шаблон, предусматривающий наличие трех блоков:

1. Шапка, в которой перечисляются реквизиты сторон. Указываются данные фирмы, место ее регистрации, ИНН и ОГРН, а также паспортные данные физических лиц.
2. Основная часть. Здесь объясняется, на каком основании лицо получает полномочия на получение подписи. Самыми важными пунктами при составлении доверенности считается обязательное указание даты окончания действия доверенности и подробный перечень действий, которые может совершить доверенное лицо в рамках составленной доверенности.
3. Заключительная часть – это полные наименования сторон (и при необходимости должностей для юридических лиц) и образцы их подписей.

Отказ удостоверяющего центра возможен при отсутствии в тексте доверенности какой-либо обязательной информации, например:

• Указаны только инициалы владельца или уполномоченного лица;
• Указаны два и более лица в одной доверенности;
• Различаются подписи доверителя или доверенного лица в доверенности с их подписями в паспорте;
• Данные заполнены разными почерками или были использованы разные чернила;
• В случае с юрлицами отсутствует печать организации или ИП;
• Отсутствует хотя бы один обязательный пункт, например дата составления документа.

Нотариальная или рукописная?

Доверенности для оформления сертификата ЭП можно условно разделить на рукописные и нотариально заверенные. В чем же различие?

Нотариальные доверенности составляются и заверяются нотариусом, имеют юридическую силу, отображаются нотариусом в реестре учета и принимаются к слушанию на судебных заседаниях. Для получения ЭП доверенным лицом необходима только нотариально заверенная доверенность. Рукописная доверенность не будет принята удостоверяющим центром.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Отличия доверенностей для физических и юридических лиц

Доверенности для физических и юридических лиц оформляются по общим правилам. Смысл каждого документа одинаков – определенное лицо может наделить другое лицо правом выполнять некоторые действия, в данном случае – получить ключ ЭП в конкретном удостоверяющем центре.

Некоторые отличия имеются, но они связаны лишь с общими правовыми требованиями:

1. Если в случае с физическим лицом удостоверяющие центры принимают только нотариально заверенную доверенность, то для юридических лиц предусмотрена возможность заверения доверенности печатью организации. Получается, что руководителю организации достаточно от руки написать доверенность на имя своего подчиненного сотрудника с указанием всех необходимых реквизитов и заверить такой документ печатью организации. Заверение документа иным способом не допускается, кроме случаев, прямо предусмотренных законом. Например, лица, наделенные нотариальными полномочиями (начальник места лишения свободы, главврач медучреждения), при определенных обстоятельствах оказываются вправе заверить доверенность.
2. Фирма будет оформлять документ на своем бланке, тогда как гражданин не заполняет доверенность самостоятельно, а лишь указывает нотариусу, какими полномочиями хочет наделить конкретное лицо.
3. Организация также имеет право заверить свою доверенность через нотариальную палату, но в этом нет никакой необходимости. Документ проще оформить самостоятельно, указав полномочия получателя.
4. Организация может выдать и иные разрешительные документы, например, доверенность на использование ЭП руководителя иными сотрудниками. И для этого снова не нужно обращаться в нотариальную палату. Последующее пользование ЭП регламентируется иной документацией в рамках деятельности фирмы.

ИП также могут заверить доверенность самостоятельно при наличии печати.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Доверенность на получение электронной подписи – образец

На практике, организации пользуются общими шаблонами доверенностей. Главное – чтобы текст содержал полный перечень полномочий и реквизиты сторон. Документ можно оформить в соответствии с представленным образцом.

Как доверенному лицу получить ЭП?

Важно понимать, что собой представляет ЭП. По сути, это код, который расшифровывается посредством специальной программы. Он служит в качестве идентификатора лица, подтверждает, что документ подписан именно определенной личностью. Получить в удостоверяющем центре можно не сам код, а специальный usb-носитель, который используется для подписи.

Также важно понимать, что в доверенности необходимо указывать срок ее действия. Если срок не указан, доверенное лицо может повторно получить ЭП доверителя, что сделает первично полученную подпись недействительной. После получения ЭП ее владелец вправе отозвать доверенность ранее даты окончания ее срока действия. Зачастую это необязательно, поскольку, как правило, срок доверенности учитывает срок изготовления usb-токена с подписью, чтобы на следующий день после получения ее уполномоченным представителем срок действия доверенности истекает.

Оформление электронной подписи производится через удостоверяющие центры или через МФЦ. Разница будет лишь в сроках изготовления: в первом случае период составит 3-5 рабочих дней, а во втором ― до двух недель.

Для оформления ЭП потребуются, помимо заверенной нотариусом или печатью организации доверенности и ее копии, следующие документы:

• Устав организации;
• Выписка из ЕГРЮЛ, заверенная надлежащим образом;
• Копия паспорта лица, на которого оформляется подпись;
• Паспорт доверенного лица.

Для передачи ЭП по доверенности в тексте доверенности должно быть указано право подписи за доверенного лица, а также иные полномочия:

• Получение сопутствующего программного обеспечения;
• Получение технической документации.

Если этого не сделать, то владелец должен будет самостоятельно получить ЭП в месте выдачи, но и здесь существует возможность получить ЭП без личного присутствия. На практике, с удостоверяющим центром можно также связаться онлайн, договориться о типе получаемой подписи, количестве (например, если нужны ЭП на нескольких сотрудников). Только после этого оформляется нужная доверенность, собираются и заверяются документы. Удостоверяющие центры также предоставляют услуги доставки электронных подписей в любое место, что может сделать удобным процесс их получения.

В современном мире, когда ведение электронного документооборота приобретаем массовый характер, все чаще необходимы усиленные квалифицированные подписи в больших количествах на всех сотрудников, которые участвуют в процессе согласования и подписания ЭП документов. Возможность передать часть обязанностей по оформлению ЭП на представителя оптимизирует процесс организации документооборота в электронном виде.

Если у вас остались вопросы по оформлению доверенности на получение ЭП или есть любые вопросы, связанные с юридической стороной использования ЭДО и ЭП, а также вопросы в целом по внедрению безбумажного документооборота, наши эксперты готовы проконсультировать и выполнить задачи любой сложности.

Руководитель предприятия вправе предоставить сотрудникам право подписи документов, в том числе электронно. Для этого потребуется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Рассказываем, как сделать ЭЦП по доверенности на сотрудника от организации.

Можно ли оформить ЭЦП по доверенности

Чтобы получить электронную цифровую подпись для организации на имя директора, руководителю необходимо лично обратиться в ФНС.

Ранее выдачей сертификатов занимались удостоверяющие центры, с 2022 года это полномочие передали налоговой. Удостоверяющие центры по-прежнему оформляют подписи, но только на физлиц — сотрудников компании.

Если ключ оформляется на работника организации в удостоверяющем центре, то ключ допустимо получить как работнику лично, так и представителю. Для оформления сотруднику потребуется письменное полномочие от организации, подтверждающее право на подписание бумаг.

Как составить полномочия на оформление ЭЦП

Для оформления сертификата необходимо обратиться в удостоверяющий центр (УЦ). Для этого оставляют заявку на сайте, по телефону или составляют письмо от имени руководителя.

В УЦ оформляют доверенность для ЭЦП Казначейства на сотрудника для сдачи отчетов, для участия в торгах, для сдачи отчетности в ФНС и пр.

УЦ примет заявку и предоставит список бумаг для изготовления сертификата. Если ключ выпускают на сотрудника организации, то УЦ направит запрос: прошу оформить доверенность на право подписи документов ЭЦП сотрудником предприятия. Это требуется для подтверждения легитимности выпуска ключа.

Полномочия составляют в свободном формате или по образцу УЦ. Нотариальное заверение не требуется, достаточно подписи руководителя и печати предприятия.

При составлении документа соблюдайте требования ГК РФ:

• укажите дату и место составления;
• впишите наименование организации и ФИО представителя, его паспортные данные;
• перечислите права представителя;
• укажите срок действия (если не указать — действует один год);
• подпишите у руководителя и поставьте печать организации.

Вот образец доверенности на электронную подпись документов для УЦ:

Как составить доверенность на получение ЭЦП

После того как ключ выпущен, его необходимо получить в удостоверяющем центре или у курьера. В отличие от ФНС, в УЦ допустимо получение носителя с сертификатом представителем сотрудника или организации.

Для получения ключа потребуются письменные полномочия. Их допустимо указать в общем документе на оформление и получение сертификата или отдельно:

Как составить документ на использование ЭЦП

Если сертификат выпущен и получен подписантом, то он вправе пользоваться ключом без ограничений.

Сертификат принадлежит тому лицу, на чье имя он выпущен. Передача носителя другим лицам прямо не запрещена, но и не предусмотрена законом. На практике один сертификат использует несколько сотрудников для подписи бумаг от имени руководителя. Так происходит при подаче заявок на участие в торгах, при подписании большого объема документов.

Чтобы обезопасить себя от противоправных действий, рекомендуем оформить письменные полномочия на лиц, использующих сертификат.

Вот образец доверенности на право использования ЭЦП в организации сотрудниками:

Еще по теме:

• инструкция по оформлению поручительства на представление интересов в ФАС;
• образец поручительства для участия в госзакупках по 44-ФЗ;
• инструкция по составлению поручительства для ведения дела в суде.