Как написать дублирующее письмо

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Содержание

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Как написать письмо-напоминание

Письмо-напоминание имеет следующую структуру:

ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки

просьба выполнить условия контракта

основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).

Основная цель написания данного вида делового письма — напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.

Примеры фраз письма-напоминания:

Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.

Первое упоминание

1 позволит Вам напомнить о

2 Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что Вы имеете задолженность

3 Просим Вас обратить особое внимание на то, что у Вас есть задолженность на сумму

4 Хотели бы напомнить Вам о

5 Напоминаем Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)

6 Считаем нужным напомнить Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)

7 Вынуждены напомнить Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной Вами полиграфической продукции проходит (дата)

8 В Кстати, напоминаем Вам, что отгрузка Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)

9 Уместно будет напомнить, что

10 Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что Вы устраните ее в течение

11 Чтобы Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек

12 Наша бухгалтерия сообщила, что Вы вовремя не оплатили несколько счетов

13 Надеемся, что эта неуплата — лишь досадная ошибка, которая будет исправлена. в ближайшее время

14 Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить Вас по этому поводу

Повторные напоминания

1 Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить Вам о

2 На сожалению, вынуждены снова напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченных счетов

3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов

4 Задержка Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли Мы сохраняем за собой право дальнейших действий

5 Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта

6 Жаль, но вынуждены сообщить Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что Вы вовремя не оплатили предыдущих

7 Мы никогда не беспокоили бы Вас такими напоминаниями, если Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства

8 Напоминаем Вам, что Вы согласились на оплату в определенный нами термин Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с Вашего счета% неуплаченной суммы

9 Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)

10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить Вам о долге, срок выплаты (уплаты) которого закончился еще (дата)

11 протяжении последних недель Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании К сожалению, мы не получили от Вас никакого ответа

12 Нам неприятно снова обращаться к Вам по этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа

13 Мы раз продолжаем Вам срок для оплаты счета-фактуры

14 Просим оплатить задолженность в течение дней

15 Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели

16 Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)

17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к Вам с просьбой объяснить, почему Вы не оплачиваете счета, но, к сожалению, так и не получили ответа

18 Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены

19 Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит ущерб нашему сотрудничеству, которая когда-то была плодотворной

Последнее напоминание и предупреждение о дальнейшие юридические действия

В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуации: 66

1 Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела

2 Поскольку Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату

3 нам очень обидно сообщать, что учитывая большую задолженность Ваш кредит временно закрыт

4 На сожалению, длительная неуплата Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату

53 учитывая, что Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чека, удостоверяющий оплату, мы вынуждены временно приостановить выполнение всех Ваших заказов

63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры

7 Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата) Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд

8 Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с Вами контракт

9 Задержка Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд Мы расстроились Вашим небрежным отношением к нашим просьбам

10 Мы не имеем возможности больше ждать оплаты Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга

11 Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены раз ирваты с Вами контракт

12 Предупреждаем Вас о своем намерении расторгнуть контракт

13 Все наши просьбы о погашении Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации

14 Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

Письмо-претензия, рекламационный письмо

Это — служебное письмо, в котором выражается недовольство по поводу нарушения условий заключенного соглашения, например, нарушения согласованных (определенных) сроков поставки товара, несоответствия последнего по апропонованим образцам, неудовлетворительного дизайна или упаковке дисков тощ.

Обнаружив нарушение, вы имеете право высказать партнеру претензию и требовать их ликвидации, скажем, замены некачественного товара вы можете настаивать на возмещении причиненных убытков, уплате штра АФУ и, конечно, на четком соблюдении в будущем условий договора (соглашения, контракта.

Обычно сначала присылают письмо-напоминание, в котором аргументировано, последовательно, взвешенно выражают недовольство, а затем-претензию

Например:

Уважаемые!

Считаем нужным напомнить Вам, что, соблюдая условия заключенного нами контракта № от (дата), мы отправили в Вашу страну специалистов нашей фирмы, чтобы провести геологическое исследование местности Согласовано (договоренность), что оплату предоставленных услуг Вы совершать ежеквартально по нашим сч тов и подробную калькуляцию, прилагаемых к ним Такой порядок оплаты предусмотрен в 10 контрактов, по условиям которого мы выставили первый счет за предоставленные специалистами услугуги.

Очень жаль, но этот счет был оплачен частично Так, осталась некомпенсированной стоимость проезда членов семей наших специалистов Итак, Вы без согласования с нами уменьшили сумму выставленного счета, что противоречит ст 15 Контракткту.

Кроме того, хотели бы обратить Ваше внимание на то что Вы не выполнили других условий контракта, которые предусматривают:

1) предоставление нашим специалистам бесплатного медицинского обслуживания (в 12 контракта)

2) обеспечение наших работников транспортными средствами (в 1 7 контракта)

По поводу п. 2 следует заметить, что предоставленные Вами транспортные средства находятся в неудовлетворительном состоянии и нередко вызывают опоздания сотрудников на работу

Учитывая это, просим Вас незамедлительно принять все необходимые меры, чтобы ликвидировать указанные нарушения

Уважаемые господа!

Мы очень обеспокоены неожиданной задержкой с поставкой заказанного товара, ведь знаем, что обычно Вы ответственно относитесь к своим обязанностям

Согласно нашей соглашения о закупке от (дата) товар должен быть отгружен не позднее (дата) К сожалению, мы до сих пор не получили его Думаем, что это лишь недосмотр, и надеемся в течение следующей недели получить товар

Ждем ответа

Если партнер не отреагирует на такое письмо, вам следует проявить категоричность Например:

Уважаемые господа!

В письме от (дата) мы сообщили Вам о окончательный срок поставки заказанного товара Очень жаль, но Вы до сих пор не отгрузили товар, нарушив условия соглашения Поэтому мы вынуждены аннулировать свой заказ

Уважаемые господа!

Вынуждены сообщить, что, к сожалению, до сих пор не получили от Вас банковской гарантии

Учитывая это, мы хотели бы напомнить о письме от (дата), д а-м Вы обратились к нам с просьбой о замене расчетов учитывая дополнительные расходы, обусловленные открытием аккредитива

Учтя Ваши трудности, объединение пошло Вам навстречу и согласилось на инкассовую форму расчетов Вы согласились на предложенное и обязались в течение двух недель предоставить гарантию банка на оплату 8 80% стоимости контракту.

Из-за задержки в предоставлении Вами банковской гарантии мы вынуждены были остановить поставки (название товара) Заразу порту находится более 600 т (название товара), / ‘расходы за хранение присоединятся к сумме Вашего счета

Просим немедленно отправить банковскую гарантию и подтвердить согласие оплатить расходы за хранение товара в порту

Уважаемые господа!

Нам очень обидно, и мы вынуждены вернуть полученные от Вас товары Вы, к сожалению, нарушили определенный в письме от (дата) срок поставки Поэтому мы вынуждены были заказать эти товары в другой фирме

Добавляем счет за нанесенный нам ущерб и просим срочно оплатить

Уважаемые господа!

На основании Вашего заказа от (дата) мы отгрузили товар транспортной компании (название), которая доставит его Вам

Согласно пункту 5 договора оплата должна быть осуществлена. через дней после поставки товара К сожалению, на наш банковский счет до сих пор не поступили деньги

Просим немедленно оплатить счет на сумму Ждем подтверждения перевода

Уважаемые!

Подтверждаем получение (название товара) согласно заказу № от (дата) При проверке мы обнаружили, что не хватает единиц Полагаем, что при отгрузке Ваш транспортный отдел допустил ошиб лкстився помилки.

Просим немедленно осуществить недопоставку Дополнительные транспортные расходы должны быть оплачены за Ваш счет

Уважаемые!

Наши эксперты обнаружили, что качество снабженного Вами (дата) товара, который был отгружен в соответствии с накладной № в счет контракта № от (дата), не соответствует ни качества, описанной в Вашей предложению ее, ни качества образцов, которые Вы нам присылалиам надсилали.

Очень жаль, но вынуждены вернуть Вам эти товары

Просим заменить их на качественные, соответствующие образцам Будем благодарны, если в дальнейшем Вы четко будете придерживаться всех пунктов контракта и выполнять заказы на должном уровне

Уважаемые господа!

Убеждены, что это лишь досадное недоразумение При проверке первой партии груза, которого мы получили от Вас, оказалось, что поступили не все заказанные товары

Убедительно просим Вас немедленно (как можно быстрее) дать нам ответ и объяснить эту неприятную ситуацию

До получения объяснения мы сохраняем товар в наших складских помещениях

К письму добавляем акт проведения экспертизы

Уважаемые господа!

1) 5 упакованный товар поврежден (согнутая поверхность)

2) 8 упакованных имеют недостатки производственного характера

3) 6 упакованных залиты жидкостью

Итак, мы получили 19 некачественных упакованных Возвращаем Вам поврежденные товары и предупреждаем, что гривен будет вычислен из остатка по контракту № от (дата), К письму добавляем акт проведения экспертизы С С. З повагою.

Письмо-напоминание, образец.

Кол-во просмотров этого документа

Целью письма-напоминания является побуждение получателя выполнить какое-либо еще невыполненное обязательное действие. Такое письмо может предупреждать получателя о принятии определенных мер, в случае невыполнения им своих обязательств. Письма такого характера могут содержать напоминание об оплате долга. Их отправляют в случае, если желаемого результата не удается добиться с помощью переговоров или не был получен ответ на ранее отправленное письмо. Во многих случаях письмо-напоминание может являться просьбой.

Как написать письмо-напоминание

Структура письма-напоминания имеет следующий вид:

ссылки на договор или пункты другого документа, которые определяют обязательства сторон совершивших сделку

просьба выполнить предписанные контрактом условия

перечень мер, которые могут быть приняты при невыполнении обязательств.

Данное деловое письмо пишется с целью напомнить получателю о необходимости выполнения взятых обязательств, или проинформировать его повторно, если ответа на предыдущее письмо не последовало.

Примеры фраз письма-напоминания:

Напоминаем Вам&hellip

Ставим Вас в известность &hellip

Письмо-напоминание

Ведущее издание для профессионалов

Рубрика: Делопроизводство

Письмо-напоминание — деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.

Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил. Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение. В письмах-напоминаниях встречаются следующие фразы:

Напоминаем Вам… Напоминаем о сроках выполнения… Вторично напоминаем Вам… Обращаем Ваше внимание на то, что… Считаем необходимым обратить ваше внимание на… Ставим Вас в известность, что…

Письмо-напоминание почти всегда содержит одновременно напоминание и просьбу, например:

Напоминаем о нашем предложении поставить оборудование по производству керамической плитки и просим в 10дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от приобретения данного оборудования.

Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от 01.12.2007 № 45/34 Ваше предприятие до 01.01.2008 должно оплатить обучение слушателей курсов повышения квалификации газоэлектросварщиков в количестве четырех человек.

В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере. Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-напоминание отправляется второй раз с отметкой в тексте: Вторично напоминаем, что… или Напоминаем вторично, что… Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату. В отдельных случаях в письме-напоминании может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции… В противном случае мы не несем ответственности за… В противном случае мы оставляем за собой право… и т. п.

Письмо-напоминание предшествует письму-требованию. Письмо-напоминание не должно содержать требований или угроз: автор письма должен тактично указать партнеру на необходимость выполнения взятых на себя обязательств или соблюдения норм, установленных законодательством. Если у вас есть причины для серьезного недовольства партнером, нужно составлять письмо-требование или письмо-претензию.

Пример текста письма-напоминания

Напоминаем, что ваша организация ООО Кладезь (лицевой счет № 15958) является должником по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2007 г. составила 1450,36 руб. Таганский телефонный узел просит срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 3520572, факс 3523815. При непоступлении оплаты в течение 10 дней после отправки счета в соответствии со ст. 37 Федерального закона О связи узел будет вынужден отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 576 руб. ( для хозрасчетных организаций) или 511 руб. 20 коп. (для бюджетных организаций), включая НДС. При непогашении задолженности в течение 20 дней после отправки счета узел будет вынужден в одностороннем порядке расторгнуть договор и снять ваши телефоны. Время работы отдела расчетов за услуги связи: рабочие дни, кроме пятницы, — с 830 до 1730, дежурный — с 1730 до 1900. Пятница — с 830 до 1615, дежурный — с 1615 до 1900. Суббота, дежурный — с 830 до 1600.

Напоминаем, что в соответствии с вашим заказом от 02.06.2007 № 0127/164 срок поставки насосов типа ПЭ580185 в количестве 5 штук на сумму восемь миллионов рублей истекает 01.12.2007.

Пример письма-напоминания (ссылка на документ Word)

Источники:
working-papers.ru, uchebnikionline.com, xn—-etbfarkdrfbfevo3c.xn--p1ai, www.sekretariat.ru

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…

При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…

Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; 
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, 
деятельность — успешной, 
вклад — значительным, 
позиции — конструктивными (прочными), 
доводы — вескими, 
необходимость — настоятельной, 
спектр (услуг) — широким, 
скидки — значительными / незначительными, 
предложение — конструктивным, 
разногласия — существенными / несущественными, 
рентабельность — высокой / низкой, 
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

Если один или несколько получателей сообщения не получат отправленное сообщение, можно использовать команду «Повторно отправить это сообщение». Эту команду также можно использовать для быстрой отправки сообщения новым получателям.

Повторная отправка и пересылка

Команда повторной отправки отображает исходное отправленное сообщение — в отличие от пересылаемого сообщения, в отличие от пересылаемого сообщения, в котором отображаются сведения о заголовке для предыдущего сообщения (отправитель, дата и получатели).

Проверьте, как это работает!

1. В область папок выберите «Отправленные».

2. Дважды щелкните сообщение, которое необходимо отправить повторно.

3. На вкладке Сообщение в группе Переместить нажмите кнопку Действия и выберите команду Отправить заново.

   

   Советы: Когда отобразится новое сообщение, вы можете:

   • Удалите получателей, которым больше не нужно получать сообщение. Выберите имена, > удалить.

   • Добавьте новых получателей, добавьте или удалите вложения и измените содержимое сообщения.

4. Нажмите Отправить.

Примечание: Если нужно повторно отправить несколько сообщений, повторите указанные выше действия для каждого сообщения. Несколько сообщений за раз повторно отправить нельзя.

1. На левой боковой панели выберите » Отправлено».

2. Выберите сообщение электронной почты для повторной отправки.

3. Выберите сообщение > отправки.

   Советы: Когда отобразится новое сообщение, вы можете:

   • Удалите получателей, которым больше не нужно получать сообщение. Выберите имена, > удалить.

   • Добавьте новых получателей, добавьте или удалите вложения и измените содержимое сообщения.

4. Нажмите кнопку Отправить.

   Примечание: Если нужно повторно отправить несколько сообщений, повторите указанные выше действия для каждого сообщения. Несколько сообщений за раз повторно отправить нельзя.

   Примечание: Другой способ повторной отправки сообщения электронной почты после выбора отправленного сообщения — щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать команду «Отправить». Внесите изменения и нажмите кнопку » Отправить».

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

• гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
• коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
• просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
• приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
• напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• сопроводительная, например, опись вложений;
• поздравление;
• требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
• обращение к адресату — по центру;
• преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
• основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

• использовать достоверную информацию;
• излагать информацию кратко и доступно;
• использовать деловой стиль;
• не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
• не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Образец, как писать официальное письмо:

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

Правила составления:

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов и составляют основную массу официальных документов, используемых при документировании деятельности организации.

Деловое письмо
– это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами в деловой практике организаций.

«ПИСЬМО» как вид документа не выделяют и поэтому не указывают в заголовочной части документа. Письма выполняют следующие функции:

• – являются средством коммуникации;
• – являются средством ретрансляции информации;
• – являются уведомлением о каком-либо факте.

Исторический экскурс

Первые письма на Руси – берестяные грамоты, как правило, были очень кратки. Самые длинные грамоты насчитывают 166 и 176 слов. Но чаще всего грамоты гораздо короче: большинство полностью сохранившихся грамот не длиннее 20 слов, лишь немногие из них длиннее 50 слов.

Большинство берестяных грамот – это частные письма. Они посвящены самым разнообразным делам текущей жизни – хозяйственным, семейным, денежным, торговым и т.д. К категории частных писем тесно примыкают челобитные (XIV–XV вв.) феодалу от крестьян.

Деловое письмо является своеобразной визитной карточкой организации. По тому насколько правильно и эстетично оно составлено и оформлено судят о профессиональных качествах работающих в ней сотрудников и об организации в целом.

Деловые письма могут быть классифицированы по следующим признакам:

по видам: гарантийные, инструкционные, сопроводительные, поздравительные, благодарственные письма и др. Деление деловых писем по видам является ключевым при их классификации;

• – по типизации: типовые, трафаретные, индивидуальные;
• – по области применения: коммерческие, административные, судебные и др.;
• – по структуре: деловые письма могут иметь простую и сложную структуру;
• – по месту в документообороте: письма по отношению к организации являются входящими или исходящими;
• – по месту в процессе переписки: инициативными, ответными;
• – по необходимости продолжения переписки: деловые письма могут требовать ответного письма (письма-запросы, письма-просьбы) и не требовать ответного письма (инструкционное письмо);
• – по правому статусу адресантов: деловые письма могут быть от государственных органов, организаций, граждан и др.;
• – по направлению деятельности организации; письма могут охватывать производственную, финансовую, консалтинговую, проектную деятельность и др.;
• – по способу отправки: письма могут быть отправлены посредством почтовой, электронной (электронное сообщение), телеграфной (телеграмма), факсимильной (факсимильное сообщение), телефонной (телефонограмма), телексной (телекс) связи. Независимо от способа отправки деловые письма оформляются на специальных бланках для писем. На бланке оформляется первая страница текста, остальные страницы – на обычных листах бумаги.

Основным используемым форматом бумаги для бланков является формат А4. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники непосредственно во время подготовки документа. Способ изготовления бланков зависит от предпочтений организации с учетом требований к изготовлению бланков с использованием герба РФ или гербов субъектов РФ.

При подготовке и оформлении письма используют следующие реквизиты:

• – Государственный герб РФ;
• – герб субъекта РФ;
• – эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• – код организации;
• – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• – ИНН/КПП;
• – код формы документа;
• – наименование организации;
• – справочные данные об организации;
• – наименование вида документа;
• – дату документа;
• – регистрационный номер документа;
• – ссылку на регистрационный номер и дату документа;
• – адресат;
• – заголовок к тексту;
• – текст документа;
• – отметку о наличии приложения;
• – подпись;
• – оттиск печати;
• – отметку об исполнителе.

Структура текста письма включает:

• – обращение;
• – информационную часть;
• – заключительную этикетную формулу вежливости.

Деловые письма следует начинать с личного обращения к адресату письма. Задача обращения – установить контакт с адресатом, выразить уважение, привлечь его внимание к письму. Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (Президент, Председатель и др.):

«Уважаемый господин Президент!»;

«Уважаемый господин Председатель!»

Официальный характер носит также обращение по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в служебной переписке, оно является строго официальным и свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и адресантом письма:

«Уважаемый господин Антонов!»;

«Уважаемая госпожа Белова!»

Наиболее распространенным вариантом, свидетельствующим о деловых контактах, является обращение по имени и отчеству:

«Уважаемый Сергей Иванович!»;

«Уважаемая Ирина Николаевна!»

При обращении к группе работников или в случае затруднения получения информации о руководстве организации используется обращение:

«Уважаемые господа!»

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

«Уважаемые руководители филиалов!»;

«Уважаемые коллеги!»

В информационной части письма используется официально-деловой стиль – особая разновидность русского литературного языка, предназначенная для общения в сфере административного управления.

В общем случае текст письма состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. Между абзацами должна обеспечиваться четкая смысловая и стилистическая взаимосвязь.

Для наилучшего восприятия письма, в основном, бывают посвящены одному вопросу. Тем не менее, для освещения его различных аспектов, как правило, возникает необходимость в дополнительной структуризации текста. Такая структуризация часто предусматривает разделение текста на три части: вводную, основную и заключительную.

Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Она может состоять из одного абзаца.

Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от его сложности и новизны основная часть может включать от одного до трех и более абзацев.

Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащего выводы, а также просьбу (требование, указание) к адресату и характер ожиданий автора.

При составлении текстов писем большое значение имеет выбор конкретных языковых средств. Наиболее распространенной формой изложения в письме является использование 1-го лица множественного числа в глаголах, обозначающих ключевое действие текста: «оплату гарантируем», «сообщаем, что…», «просим направить…», «предлагаем рассмотреть…», «направляем на заключение…», «напоминаем, что…» и т.п. При написании письма на должностных бланках используется форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа «прошу рассмотреть…», «считаю необходимым…» и др.

В практике государственных органов письма начинают с названия организации «Министерство сельского хозяйства Российской Федерации предлагает…», «Министерство культуры Российской Федерации просит…».

Заключительные этикетные формулы представляют собой устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, сожаление по поводу ограниченных возможностей адресата и т.д.:

«Сожалеем, что не можем воспользоваться Вашим предложением»;

«Надеемся на дальнейшее сотрудничество».

Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма.

Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый..!», оно должно заканчиваться заключительной этикетной формулой «С уважением», которая печатается на 2–3 интервала ниже текста, с абзаца:

Обращение и заключительные формулы вежливости составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная формула «С уважением».

В качестве заключительной формулы вежливости также могут использоваться следующие стандартные формулировки:

«С неизменным уважением…»;

«С глубоким уважением…»;

«С глубоким почтением…»;

«С благодарностью и уважением…»;

«С признательностью и уважением…»;

«С уважением и пожеланиями всего наилучшего…»

Рассмотрим основные виды писем, наиболее часто встречающиеся в деловой практике.

Письмо-сообщение
–
деловое письмо, в котором сообщается, извещается о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу. Исходя из специфики, письма-сообщения обычно бывают небольшого объема и состоят из одного-двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю», «Представляю»), а также:

«Сообщаем, что…»;

«Доводим до Вашего сведения, что…»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность о…»;

«Извещаем Вас о том, что…»;

«Уведомляем, что…»;

«Информируем Вас о том, что…»;

«Ставим Вас в известность, что…»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность, что…»;

«Нам приятно сообщить Вам, что…»

«Сообщаем к Вашему сведению, что…»;

«С радостью сообщаем Вам, что…»;

«В продолжение наших… сообщаем наше…»;

«На обращение… сообщаем…»;

«Считаю своим долгом поставить Вас в известность, что…»;

«Уполномочен поставить Вас в известность, что…»;

«Извещаем…»;

«На основании вышеизложенного считаем необходимым…»;

«Установлено, что в период с… по…»;

«Сообщаем, что по состоянию на…» и пр.

Образец письма-сообщения представлен в приложении 12.

Сопроводительное письмо

– деловое письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов (договоров, каталогов, реестров и др.) или материальных ценностей. Направление сопроводительного письма является правилом хорошего тона в деловой практике организаций и способствует учету и дальнейшей эффективной информационно-справочной работе с отправляемыми документами.

Сопроводительное письмо начинают стандартными фразами:

«Направляем…»;

«Представляем Вам…»;

«Возвращаем Вам…»;

«Высылаем Вам…».

Данным фразам может предшествовать вводная информация, сопутствующая данной управленческой ситуации:

«В соответствии с договоренностью направляем Вам…»;

«В соответствии с планом-графиком представляем…»;

«В подтверждение нашей договоренности высылаем…» и др.

Отличительной особенностью сопроводительного письма является проставление отметки о наличии приложения ниже текста.

Образец сопроводительного письма представлен в приложении 13.

Инструкционное (директивное, циркулярное) письмо
–
деловое письмо, содержащее указание (разъяснение) подведомственным организациям по вопросам расчетов, отчетности и др. Данный вид писем рассылается государственными, муниципальными органами, а также организациями, имеющими подведомственные организации.

На практике в документах такого рода руководители организаций освещают разрешительные указания относительно какого-либо конкретного вопроса по организации. Ознакомлению с инструкционными письмами подлежат все сотрудники организации, деятельность которых касается данного вопроса. Все указания, зафиксированные в инструкционном письме, являются обязательными для выполнения со стороны подчиненных.

Инструкционные письма подписываются руководителем государственного (муниципального) органа или организации.

Инструкционные письма могут начинаться с обоснования цели письма или ссылки на нормативный документ – «В целях…», «В соответствии с постановлением… №… от…», а заканчиваться фразой – «Об исполнении настоящего циркулярного письма доложите… нс позднее…».

Образец инструкционного письма представлен в приложении 14.

Письмо-просьба
–
деловое письмо, целью которого является получение официальных сведений, информации, документов или инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем- просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Часто просьба излагается с помощью глагола «просить»:

«Просим Вас сообщить…»;

«Просим оплатить…»;

«Просим Вас предоставить…»;

«Просим Вас представить данные о…»;

«Мы просили бы Вас подтвердить…»;

«Просим Вас принять…»;

«Вторично просим безотлагательно погасить…»;

«Прошу Вас направить в мой адрес…»

«Прошу Вас…»;

«Прошу произвести оплату…»;

«Прошу дать указание…»;

«Просим Вас рассмотреть…»;

«Сообщаю Вам и прошу…»;

«Прошу довести до сведения…»;

«Согласно предварительной договоренности прошу Вас…»;

«Просим содействия в…»;

«Обращаю Ваше внимание и прошу…»;

«Прошу принять меры по…»;

«В дополнение к… прошу рассмотреть…»;

«Принимая во внимание; что…; просим…»;

«Просим Вас изыскать возможность…»;

«Просим Вас рассмотреть вопрос о…»;

«Убедительно просим подтвердить…»;

«В соответствии с нашей договоренностью просим…» и т.п.

Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса…»;

«Мы будем весьма благодарны; если вы пришлёте…»;

«Будем признательны; если Вы…»;

«Сообщите, пожалуйста…»;

«Желательно было бы…»;

«Нам было бы желательно…»;

«Нам хотелось бы…»;

«Надеемся; что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение»; «Обращаемся к Вам с просьбой…»;

«Позвольте обратиться к Вам с просьбой…»;

«Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…»; «Мы будем благодарны Вам, если Вы…»;

«Будем признательны…»;

«Будем благодарны за…»;

«Будем весьма…»;

«Мы надеемся, что Вы сочтете возможным…»;

«Мы будем рады; если Вы…»;

«Обращаемся к Вам с просьбой о…»;

«Желательно было бы ознакомиться…»;

«Мы хотели бы…» и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)»; «Одновременно просим Вас…».

Письма-просьбы подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-просьба требует письма-ответа.

Следует отметить, что просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.

Образец письма-просьбы представлен в приложении 15. Письмо-ответ
– деловое письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо- отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме.

Важно помнить!

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от… №… «). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ можно начинать словами: «В ответ на Ваше письмо сообщаем…», «В ответ на Ваше письмо извещаем…».

Стандартные фразы, используемые в письмах-ответах:

«Сообщаем Вам…»;

«Извещаем Вас…»;

«На вашу просьбу сообщаем…»;

«К сожалению, мы не можем…»;

«К нашему большому сожалению…»;

«К нашему взаимному удовлетворению…»;

«В соответствии с Вашей просьбой направляем…».

Стандартный текст положительного письма-ответа может выглядеть так:

Отрицательный ответ должен быть обоснован, не следует отказывать в просьбе без объяснения. В случае, если организация – автор письма располагает информацией о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу, рекомендуется сообщить адресату информацию об этом.

Стандартные фразы, используемые в письмах-отказах:

«С сожалением сообщаем Вам, что мы не сможем удовлетворить Вашу просьбу по следующим причинам…»;

«В связи с… наша организация не может…».

Образец письма-ответа представлен в приложении 16.

Обратите внимание!

Деловая коммуникация не допускает грубости и бестактности и предполагает нейтральную тональность общения между партнерами. В связи с этим в служебных письмах рекомендуется избегать прямого отказа.

Письмо-напоминание
– письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте, а так же используемое в случаях, когда организация-контрагент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить тс или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является глагол «Напоминаю (напоминаем)».

Базовые модели и конструкции письма-напоминания:

«В письме от… мы сообщали Вам, что…»;

«Однако до настоящего времени ответа от Вас мы не получили»;

«Напоминая об этом, просим…»;

«При неполучении ответа в… срок…»;

«Напоминаем Вам, что по плану совместных работ…»;

«Предлагаем Вам в соответствии с условиями договора…»;

«Согласно договору №… напоминаем об обязательствах…»;

«Несмотря на неоднократные напоминания…»;

«Срочно сообщите нам состояние дел»;

«Вторично посылаем Вам…»;

«Вторично ставим Вас в известность…»;

«Вторично напоминаем Вам…»;

«Убедительно просим…»;

«Еще раз… напоминаем…»;

«В противном случае мы будем вынуждены…»;

«Обращаем Ваше внимание на то, что…»;

«Ставим Вас в известность, что…».

Письмо-напоминание может содержать еще одну дополнительную часть, в которой упоминаются санкции, которые будут применены в случае невыполнения необходимых действий:

«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.

Образец письма-напоминания представлен в приложении 17.

Письмо-благодарность

(благодарственное письмо) – деловое письмо, выражающее благодарность за совершенные действия (за полученное письмо, за представление информации, за приглашение). Письма-благодарности менее формализованы по сравнению с другими видами писем и составляются в более свободной форме.

Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: «Благодарим за…»;

«Мы благодарим Вас за…»;

«Мы признательны Вам за то, что…»;

«Выражаем признательность за…»;

«Выражая благодарность за Ваше письмо, сообщаем, что…»;

«Мы получили приглашение, за которое Вам очень признательны»; «Заранее благодарим Вас за…»;

«С благодарностью подтверждаем…»;

«Выражаем Вам свою благодарность за…»;

«Позвольте Вас поблагодарить за…»;

«Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность…»;

«Благодарим за оказанную помощь в…»;

«Мы благодарны Вам за…»;

«Мы получили Ваше приглашение…, за которое Вам благодарны…»; «Обращаясь к Вашему письму, благодарю за предоставление…», «Выражаем Вам глубокую признательность за…»;

«В этой связи, хочу поблагодарить Вас…»;

«От всей души выражаю Вам благодарность…»;

«Выражая благодарность за…, сообщаем, что…»;

«Наша искренняя признательность за…»;

«С чувством глубокой признательности…» и пр.

Образец письма-благодарности представлен в приложении 18.

Письмо-подтверждение

– деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма следует коротко изложить ее суть, при подтверждении получения документов необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является глагол «Подтверждаю».

Базовые модели и конструкции письма-подтверждения:

«Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие и т.п.)»;

«Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…»;

«Подтверждаем намерение…»;

«С благодарностью подтверждаем получение материалов…» и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Образец письма-подтверждения представлен в приложении 19.

Письмо-извещение
– деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут как информировать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, так одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Таким образом, письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением либо предшествовать письму-приглашению.

Письмо-извещение может иметь приложения, которые могут содержать программу мероприятия, заявку на участие и другие информационные материалы. Такие письма, как правило, рассылаются но списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия, а также несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Образец письма-извещения представлен в приложении 20.

Письмо-приглашение
–
деловое письмо, являющееся разновидностью письма-извещения. Отличие от письма-извещения заключается в том, что оно может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений. Как правило, письма- приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату «Уважаемый..!», «Уважаемые..!», например:

«Уважаемый господин Степанов!»;

«Уважаемый Александр Николаевич!»;

«Уважаемые господа!»;

«Уважаемые начальники филиалов!» и т.п.

Письма-приглашения возможно рассылать по электронной почте, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях используются следующие выражения:

«Приглашаем Вас принять участие в…»;

«Просим Вас принять участие в…»;

«Имеем честь пригласить Вас…»;

«Примите наше приглашение…»;

«Разрешите пригласить (приглашаем)…»;

«Мы были бы рады видеть Вас на…»;

«Мы будем весьма признательны Вам за участие в…»;

«Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы могли принять наше приглашение на…»;

«Приглашаем Вас на… которое состоится…» и т.п.

Стандартный текст письма-приглашения выглядит так:

«23–25 марта 2014 г. состоится научно-практическая конференция “Образование – новое время, новые подходы”. Просим подтвердить Ваше участие в конференции и выслать тезисы выступления объемом 3–5 листов. Дополнительная информация будет направлена Вам после подтверждения Вашего участия».

Образец письма-приглашения представлен в приложении 21.

Ответ на письмо-приглашение
–
деловое письмо, выражающее положительный или отрицательный отклик. В случае положительного решения организация может сразу направить заявку на участие в мероприятии. В случае отрицательного решения необходимо указать причину отказа, начав ответ на письмо-приглашение с обоснования отказа: «В связи с…».

Образец ответа на письмо-приглашение представлен в приложении 22.

Письмо-поздравление (поздравительное письмо)
–
деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации.

Письма-поздравления составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему и включать одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В деловой практике можно выделить следующие поводы для поздравлений:

• – юбилеи, дни рождения организации-получателя и руководителя организации;
• – награждение, победы в конкурсах, выигрыш в тендерах;
• – успехи в деловой и профессиональной деятельности (назначение на высокую должность, присвоение почетного или специального звания, открытие нового филиала и т.д.);
• – государственные праздники (Новый год, Рождество, День защитника Отечества и пр.);
• – религиозные праздники (Рождество);
• – приятные события в личной жизни (день рождения, бракосочетание, рождение ребенка);
• – заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;
• – годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая).

Практика

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, имеющей большую плотность и т.д.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

«Поздравляем Вас в связи с…»;

«Искренне поздравляем Вас с…»;

«Примите наши искренние поздравления в связи с…»;

«Сердечно поздравляем Вас с…»;

«Поздравляем Вас с…»;

«Примите наши искренние поздравления…»;

«Поздравляем с назначением на новую должность»;

«Поздравляем с открытием нового филиала»;

«С радостью узнали о Вашем успехе на выборах. Поздравляем с победой!» и т.п.

Стандартный текст письма-поздравления может выглядеть так:

«Примите наши искренние поздравления по случаю Вашего избрания председателем Совета директоров. Желаем Вам крепкого здоровья и успехов в работе. Уверены, что Ваш опыт и высокий профессионализм послужат дальнейшему развитию компании и укреплению ее позиций в сфере высоких технологий».

Образец письма-поздравления представлен в приложении 23.

Ответ на письмо-поздравление
–
письмо, составляемое как отклик на поздравление в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации.

Стандартный текст ответа на письмо-поздравление:

«Благодарю за то внимание, которое Вы оказали мне в день моего рождения. Спасибо за теплые и искренние слова. Со своей стороны желаю Вам большого счастья и здоровья, достатка и благополучия».

Образец ответа на письмо-поздравление представлен в приложении 24.

Гарантийное письмо

– деловое письмо, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (услуг, продукции, помещения и др.).

В гарантийном письме организация-автор берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Текст гарантийного письма содержит просьбу о выполнении работы, предоставлении услуг и пр. и содержит юридически значимую фразу: «Оплату гарантируем» и т.д. Далее в тексте письма приводятся банковские реквизиты организации – автора гарантийного письма.

Гарантийные письма подписывает директор и главный бухгалтер организации, подписи заверяются основной печатью организации.

Важно знать!

Отличительной особенностью гарантийного письма является наличие реквизита «наименование вида документа», не проставляемого на других видах писем. Данный реквизит будет выглядеть следующим образом – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Базовые модели и конструкции гарантийного письма:

«Возврат кредита гарантируем…»;

«Гарантируем возврат кредита в сумме… до…»;

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»;

«Предоставление жилой площади гарантируем…»;

«Предприятие гарантирует…»;

«Данным письмом гарантируем…»;

«(Название организации) просит (Вас) оказать помощь… (Название организации) гарантирует…»;

«Просим в порядке оказания помощи предоставить… (Название организации) гарантирует…»;

«Гарантируем, что оборудование, поставленное по вышеуказанному заказу, во всех отношениях соответствует описанию, техническим условиям и спецификации, содержащимся в заказе»;

«Если в течение… от даты пуска в эксплуатацию оборудование окажется дефектным, обязуемся устранить дефект за свой счет»;

«Если… обязуемся заменить дефектное оборудование бесплатно»;

«Обязуемся поставить повое оборудование без задержки»;

«Обязуемся уплатить стоимость перевозки и страхования» и пр.

Образец гарантийного письма представлен в приложении 25.

Информационное письмо
–
деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационное письмо близко по значению к письму-сообщению или рекламному письму, но является более широким и информативным. Такое письмо – результат логического развития переписки. Оно отправляется адресату, если контакт с ним удалось установлен, и он не возражает против последующего развития деловых отношений. Информационное письмо призвано в несколько большем объеме по сравнению с сообщением проинформировать адресата о стремлении автора развивать деловые контакты и об отдельных аспектах их осуществления.

Информационные письма оказываются полезными при установлении первичного контакта с адресатом, которому предоставляется определенное количество дополнительной информации обзорного характера. Информационное письмо может содержать побуждение адресата к получению дополнительных сведений путем использования в письме формулировки: «Мы будем рады ответить на Ваши вопросы».

Образец информационного письма представлен в приложении 26.

Письмо-заявка

– деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В коммерческой деятельности, связанной с предоставление товаров и услуг, заявка может использоваться как первичный документ, на основании которого проводится оформление заказа и составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и государственные организации в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может быть составлена по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей товары или услуги. В первом случае составление такой заявки заключается в заполнении трафаретной формы, предложенной организацией-продавцом. Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается информация, существенная для автора письма.

Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую- либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия, то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

«Просим Вас включить в состав группы для участия в…»;

«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…»;

«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников…» и т.п.

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.) указываются следующие сведения:

• – название мероприятия;
• – дата его проведения;
• – форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
• – фамилия, имя и отчество участника (участников);
• – место работы, должность;
• – почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
• – потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

В случае, когда составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь.

Образец письма-заявки представлен в приложении 27.

Письмо-дополнение

– деловое письмо, направляемое следом за основным письмом и содержащее дополнительную информацию. Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно служит продолжением предыдущего письма. Именно с этого и следует начинать письмо-дополнение, например:

«В дополнение к письму…»;

«Данное письмо является дополнением к…».

В тексте письма-дополнения следует пояснить, чем была вызвана необходимость его отправки, например:

«В связи со значительным изменением стоимости комплектующих к изделию… представляющим для Вашего предприятия непосредственный интерес…».

Образец письма-дополнения представлен в приложении 28.

Письмо-извинение

– письмо, составляемое по случаю принесения извинений адресату за допущенные нарушения в деловых отношениях. Письма-извинения встречаются в служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений и нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным.

Стандартная формулировка для начала писем-извинений: «Прошу Вас принять извинения в связи с (за)…». Извинения следует принести в начале письма и лишь затем пояснить мотивы своего обращения. В то же время извиняться по ходу письма дважды не принято. Лучше как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление в связи с имевшим место временным нарушением взаимоотношений с адресатом. Общий тон письма-извинения должен быть подчеркнуто примирительным, но не заискивающим.

Образец письма-извинения представлен в приложении 29.

Письмо-соболезнование

– деловое письмо, составляемое для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования. Данный вид письма используется в повседневной деловой переписке в связи с кончиной близких адресату людей (родственников, коллег).

В случае менее трагических событий (стихийного бедствия, крупных неприятностей в деятельности организации) используется письменное выражение сочувствия, сожаления. Данные письма предназначены для проявления дружеской поддержки в деловой среде. К этой форме письменного обращения допустимо прибегать в случае возникновения недоразумений во взаимоотношениях автора с адресатом при разногласиях, нарушающих привычный порядок деловых контактов. Начинать подобные письма следует именно со слов соболезнования (сочувствия, сожаления), например: «Прошу Вас принять мои соболезнования…» или «Выражаю Вам свое искреннее сочувствие…». Крайне желательно, чтобы общий тон такого письма был подчеркнуто теплым и оставлял место для проявления чувства надежды и оптимизма.

Образец письма-соболезнования представлен в приложении 30.

Рекомендательное письмо

– форма ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Чаще всего встречаются рекомендательные письма, выданные организацией сотруднику в подтверждение опыта работы в данной организации, заслуг и личных качеств сотрудника.

Типичной формулировкой для начала рекомендательного письма является следующая: «Настоящим письмом имею честь рекомендовать Вам господина (госпожу)…». После этого автор обращает внимание адресата на мотивы своего обращения и излагает собственное представление о рекомендуемой персоне. Развернутая рекомендация не может быть общей, она должна содержать описание конкретных достоинств (или недостатков) рекомендуемого с целью создания у адресата объективного впечатления об этом человеке.

Это интересно!

Поэт Сергей Есенин приехал в Петербург 9 марта 1915 г. Первым, кого он посетил в городе, был Л. Л. Блок. Он дал ему рекомендательные письма, и путь Есенину в литературные круги был открыт.

В деловой практике можно выделить группу писем, применяемую при ведении коммерческой деятельности организаций, так называемые коммерческие письма
. К данной группе можно отнести следующие виды писем.

Письмо-запрос

– деловое письмо, направляемое на предконтрактной стадии потенциальным покупателем к потенциальному продавцу с целью получения информации о возможности поставки партии товара на определенных условиях или с просьбой направить предложение на поставку определенной партии товара (на оказание определенного рода услуг). Коммерческий запрос следует отличать от информационного письма и письма- просьбы о сообщении условий поставки и цены товара. Письмо-запрос не считается также заявкой или заказом, являющихся иными видами писем с иными элементами и реквизитами.

В коммерческом запросе покупателя интересует возможность поставки партии товара в определенные сроки, на определенных условиях, может затрагиваться вопрос о цене поставки. В запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг) и условия, на которых желательно получить товар (количество, качество товара, модель, марка, цена, сроки поставки, условия поставки и др.).

Условия платежа определяют, в какой момент и каким образом покупатель производит расчеты с продавцом. Условия поставки определяют, где и в какой момент ответственность за сохранность товара и риски переходит от продавца к покупателю.

При определении условий поставки в международной торговле используются термины, которые содержатся в словаре коммерческих терминов ИНКОТЕРМС (International
Commercial Terms, INCOTERMS), разработанном Международной торговой палатой. В словаре приводятся термины по базисным условиям поставок, касающиеся перевозочного процесса, оформления поставок и т.д., содержащиеся в международных договорах купли-продажи. Трехбуквенные аббревиатуры каждого термина являются стандартными и согласованы с соответствующими органами ООП. Так как ИНКОМЕРМС – постоянно совершенствуемый свод терминов, при его использовании в договорах необходимо указание на редакцию словаря.

Некоторые термины из словаря приведены ниже:

• – FAS (Free
  Alongside Ship) – свободно вдоль борта судна в… (порт отгрузки). Продавец считает свои обязательства выполненными, когда товар размещен вдоль борта судна на причале. С этого момента покупатель должен нести все расходы и риски утраты или повреждения товара. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом;
• – FOB (Free
  on Board) –
  свободно на борту в… (порт отгрузки). Ответственность и риски переходят на покупателя с момента перехода товара через поручни судна в согласованном порту отгрузки. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом;
• – CIF (Cost
  Insurance Freight) – стоимость, страхование, фрахт оплачены до порта назначения. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом;
• – CIFC (Cost Insurance Freight and Conihsion
  ) –
  CIF и комиссия посредника;
• – DAF (Delivered At Frontier
  ) – поставка на границе. Продавец считается выполнившим свои обязательства по поставке товара, прошедшего таможенную очистку для вывоза с момента передачи его покупателю в условленном пункте на границе. Термин может быть использован для любого вида транспорта, однако преимущественно используется для железнодорожных и автомобильных перевозок.

В коммерческом запросе используются следующие выражения:

«Просим сообщить подробную информацию о…»;

«Просим Вас сообщить о возможности поставки…»;

«Просим сделать предложение на поставку…» и др.

Стандартный текст письма-запроса:

«Концерн “ВАМИТ” специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий. Просим Вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплектов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины».

Образец письма-запроса представлен в приложении 32.

Ответ на письмо-запрос

– ответное письмо потенциального продавца товаров (услуг) на запрос потенциального покупателя товаров (услуг).

В случае, когда продавец готов выполнить все условия запроса, он может сразу выслать предложение на поставку. Однако для подготовки качественного предложения требуется время, поэтому рекомендуется сначала дать принципиальное согласие, а следующим письмом выслать предложение.

Ответом на коммерческий запрос может быть:

• – письмо-предложение (оферта), если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя;
• – письмо, информирующее о товаре (услугах), если покупатель запрашивал именно информацию о товаре;
• – отказ в рассмотрении запроса.

В последнем случае этика деловых отношений требует, прежде всего, выразить благодарность за заказ, затем объяснить причины, по которым заказ не может быть принят и исполнен, например:

«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, в связи с… Ваш заказ нс может быть принят к рассмотрению (исполнен)»;

«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен только на условиях…»;

«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен не ранее… Просим сообщить Ваше согласие об изменении сроков поставки».

Стандартный текст ответа на запрос:

«Рассмотрев Ваш запрос о возможности поставки 2000 мониторов ASUS VX239H в Екатеринбург в апреле 2014 г„ подтверждаем готовность осуществить поставку данной продукции в заданные сроки».

Образец ответа на письмо-запрос представлен в приложении 33.

Письмо-предложение (презентационное письмо)

– деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. В коммерческой деятельности такое письмо-предложение называется коммерческим предложением или офертой.

Оферта может быть:

• – письменным подтверждением ранее достигнутой устной договоренности;
• – ответом на ранее присланный письмо-запрос;
• – самостоятельным предложением, являющимся инициативным документом. В этом случае оно выступает как рекламное письмо.

В двух первых случаях предложение направляется в ответ па письмо- запрос либо как результат предварительных договоренностей, поэтому оно не бывает инициативным. Соответственно в первой строке письма указывается мотивация отправки предложения.

В коммерческом предложении гораздо больше обязательных элементов, чем в запросе. Сюда включаются данные об упаковке и маркировке, качестве, цене товара, цене поставки, стоимости всей партии, условиях платежа. Возможно представление сведений о компенсации рисков в форсмажорных обстоятельствах и условия об арбитраже.

В коммерческой деятельности различают предложения (оферты) свободные и твердые. Свободным называется предложение, от выполнения которого продавец может отказаться до заключения контракта; оно нс связывает продавца обязательством продать товар. Информация о свободном предложении дается в первой строке текста (… делаем Вам предложение без обязательств с нашей стороны). Твердым является предложение, от выполнения которого продавец не в праве отказаться до определенного срока.

Твердое предложение направляют конкретному покупателю с указанием существенных условий поставки (количества товара, качества, цены товара и т.д.). Твердое предложение связывает продавца обязательством продать предлагаемый товар тому, кому он его предлагает, поэтому обязательным элементом твердого предложения является указание в последней строке срока действия предложения, например: «Предложение действительно до…». Неполучение ответа в установленный срок равносильно отказу принять предложение.

Для создания качественного письма-предложения необходимо ориентироваться в следующих понятиях:

• – акцепт – принятие предложения на условиях продавца;
• – навалом – транспортировка габаритных грузов без упаковки;
• – наливом – транспортировка жидкостей в цистернах или танкерах без упаковки;
• – насыпью – транспортировка сыпучих грузов без упаковки.

Наиболее распространенные международные термины, определяющие

условия платежа:

• – АСС/АСС (АССОUNТ/AССОUNТ) – со счета на счет;
• – В/С (Bill
  For Collection) – вексель на инкассо;
• – CBD (CASH BEFORE DELIVERY) – плата наличными до поставки товара;
• – CD (CASH AGAINST DOCUMENTS) – уплата наличными против документов;
• – CIA (CASH IN ADVANCE) – предоплата наличными.

Предложение партнеру содержит конкретную детальную информацию,

так как следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Структура оферты может иметь следующий вид:

Часть 1. Вступление:

• – приветствие;
• – обозначение причины составляемого письма.

В этой части послания используют фразы:

«На Ваш запрос сообщаем, что…»;

«Мы рады, что Вы хотите наладить с нами деловые контакты»;

«Мы с удовольствием посылаем Вам желаемые образцы и предлагаем…»;

«Наш представитель, г-н N сообщим нам, что Вы проявляете интерес к нашим товарам…»;

«Согласно Вашей просьбе…»;

«Мы подтверждаем нашу договоренность и сообщаем, что можем поставить…»;

«Наши деловые партнеры (N) сообщили нам, что Вы заинтересованы во включении в свой ассортимент наших продуктов…»;

«Мы готовы поставлять Вам наши изделия, и поэтому для ознакомления высылаем наш последний каталог».

Часть 2. Основная часть:

• – ответ на поставленные вопросы;
• – донесение смысла коммерческого предложения (акцент на исключительность товара, если производителей данного продукта мало; акцент на параметры, отличия товара, если производителей данного продукта много; акцент на особенности работы компании и предоставлении услуг, если производителей данного продукта очень много).

Используемые фразы:

«Мы готовы сделать Вам особое предложение»;

«Предлагаем Вам…»;

«Предлагаем Вам твердо…»;

«В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…»;

«В приложении направляем Вам наш каталог с новейшим прейскурантом»;

«Наш подробный прейскурант убедит Вас в богатстве нашего ассортимента»;

«Наше предложение действует до…»;

«Цены включают упаковку и транспортные расходы»;

«Мы поставляем на условиях…»;

«Мы готовы предоставить Вам скидку…»;

«Сообщите нам, пожалуйста, о согласии с пробной закупкой на испытание»;

«При условии, что цены на сырье останутся неизменными,..»;

«Наша продукция высоко ценится за…».

– дополнительные предложения (акцент на особое отношение к клиенту).

Используемые фразы:

«Чтобы облегчить Вам начало этой новой сделки, мы предоставим Вам скидку… % на наши цены в каталоге»;

«Отличное качество нашей продукции завоевало много внимания к себе во всем мире»;

«Обращаю Ваше внимание особенно на позиции…»;

«Для Ваших целей лучше всего подойдет модель…»;

«Позиции (товары), отмеченные в прейскуранте, я могу Вам порекомендовать особенно, так как они изготовлены…»;

«Вы могли бы выгодно закупить большую партию…»;

«Как Вы видите, наши цены конкурентоспособны»;

«Мы уверены, что качество наших товаров будет соответствовать всем Вашим ожиданиям»;

«Па всю нашу продукцию мы даем… года гарантии»;

«Наши товары тщательно проверяются, чтобы гарантировать качество»;

«Мы были бы рады вступить с Вами в деловые отношения, и убеждены в том, что Вы сможете с успехом продавать нашу продукцию в Вашем магазине»;

«Ваш первый заказ убедит Вас в том, что мы стремимся выполнять все пожелания заказчика с максимальной тщательностью».

Часть 3. Заключительная:

– высказывание благодарности за внимание и выражение надежды на сотрудничество.

Используемые фразы:

«Мы были бы очень рады вскоре получить от Вас заказ»;

«Если у Вас будут вопросы по этому поводу, Вы можете нас найти по следующим телефонным номерам»;

«Если Вам не подходит наше предложение, то мы будем благодарны Вам за то, что Вы ознакомите нас с причинами»;

«По Вашему желанию охотно предоставим в Ваше распоряжение информацию об условиях поставки и оплаты»;

«Мы будем рады Вашему заказу и обещаем быстрое, аккуратное выполнение».

Стандартный текст письма-предложения:

«Предлагаем Вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим постоянным покупателям. Однако мы не можем долго сохранять эти скидки, поэтому рекомендуем оформить Ваш заказ в течение текущего месяца».

Образец письма-предложения представлен в приложении 34.

Ответ на письмо-предложение

– ответное письмо потенциального покупателя товаров (услуг) на предложение потенциального продавца товаров (услуг).

Деловым этикетом предусматривается обязательный ответ на предложение даже в том случае, когда вы не можете его принять.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее принятие предложения, или отказ. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

«Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку па…»;

«Принимаем Ваше предложение на…»;

«Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…»;

«Благодарим Вас за предложение, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара».

Стандартный текст ответа на письмо-предложение:

«Благодарим за Ваше предложение дополнительно поставить трансформаторы тока для комплектации электрических щитов управления. Однако мы считаем названную Вами цену слишком высокой. Кроме того, условия платежа, к сожалению, для нас неприемлемы. Мы готовы вернуться к Вашим предложениям, если Вы сочтете возможным внести в них соответствующие изменения».

Образец ответа на письмо-предложение представлен в приложении 35.

Письмо-требование

– деловое письмо, целью которого является побуждение контрагента выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них приводятся условия договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и указываются возможные санкции в случае невыполнения данных обязательств.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;

«Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;

«Требуем незамедлительно выполнить…» и т.д.

Возможные санкции могут формулироваться следующим образом:

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…»;

«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд»;

«В противном случае мы не несем ответственности за последствия…» и т.п.

Образец ответа на письмо-требование представлен в приложении 36.

Претензионное письмо составляется на бланке письма. Нормативных требований к оформлению претензий на уровне законодательства в настоящее время не существует. Но практикой выработаны следующие рекомендации по его составлению и оформлению.

• – основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо);
• – суть, предмет претензии. Должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере (задержка, ненадлежащее качество и др.);
• – обоснованность претензии (ссылки на договоры, акты и др.), доказательства с указанием ссылки на нормативные документы, служащие основанием для удовлетворения претензии;
• – материальный и другие ущербы, понесенные вами;
• – действия партнера по претензии; конкретные требования составителя претензии (расторжение договора, возврат денежных средств, требование замены некачественного товара и т.д.) с указанием сроков удовлетворения этих требований;
• – ваши действия, если претензия не будет удовлетворена. Письмо должно содержать предупреждение о последующем обращении в судебные органы в случае, если претензия нс будет удовлетворена.

Для однозначной идентификации данного вида письма допускается обозначения вида письма на документе – ПРЕТЕНЗИЯ.

Претензионное (рекламационное) письмо должно иметь заголовок к тексту, отражающий основные его требования, например, «Об уплате задолженности и неустойки» или содержать ссылку на договор, условия которого были нарушены, например, «О претензии по договору аренды от__________№________».

Претензионное (рекламационное) письмо должно содержать отметку о наличии приложения с указанием всех прилагаемых документов, подтверждающих обоснованность претензии. В письме устанавливается срок рассмотрения данной претензии, который, однако, не определен законодательно и на практике составляет один месяц. Форма изложения текста должна быть максимально корректной для сохранения деловых отношений и репутации партнеров.

Претензионные письма, как правило, направляются адресату заказным письмом с отдельной квитанцией и уведомлением о вручении. Данные документы сохраняются автором претензии для возможного предъявления в судебные органы.

При составлении текста претензии в качестве основания для предъявления претензии используются следующие фразы:

«Направляем Вам претензию на…»;

«Высылаем Вам акт экспертизы от… №…, из которого следует, что…»;

«Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…»;

«Мы предъявляем претензию по качеству товаров…»;

«На основании коммерческого акта мы предъявляем претензию к…»;

«В соответствии с договором… Вами нарушен пункт №…»;

«В партии товара, отгруженной… обнаружена недостача…»;

«При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №… была установлена недостача…»;

«К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что…»;

«К сожалению, мы должны сообщить Вам…»;

«Согласно пункту 4 договора Вы должны поставить нам…».

Для изложения требований используются фразы:

«Мы намерены потребовать от Вашей стороны…»;

«Имеем намерение просить Вас…»;

«В соответствии с вышеизложенным просим Вас…»;

«В связи с вышеизложенным Вам начислен штраф за…».

Для изложения содержания санкций пользуются выражениями:

«В случае уклонения от принятия мер по урегулированию вопросов, отраженных в рекламации, дело, будет передано в Арбитражный суд…»;

«… в противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции»;

«Отказ от выполнения обязательств но договору в связи с заявленной рекламацией…».

Ответ на претензионное (рекламационное) письмо

организация должна дать в установленный срок. В течение этого времени нужно письменно сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. В случае, если претензия принимается к рассмотрению, сообщается срок принятия решения по претензии или конкретные меры по ее удовлетворению. В случае отклонения претензии излагаются причины отказа со ссылкой на документы, которые могут его обосновать.

• – письма, предлагающие товары или услуги;
• – письма-презентации, содержащие сведения об организации.

Кроме названных разновидностей, в рекламе широко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти материалы не являются рекламными письмами, но вместе с ними выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию об организации или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

• – рекламное письмо не должно быть длинным и составлять не более одной страницы;
• – рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, информативным; не следует детально описывать организацию и предлагаемые товары или услуги, но необходимо акцентировать только отличие вашей организации от других, ваши товары от товаров других поставщиков;
• – не подобает преувеличивать заслуги вашей организации, так как любую информацию всегда возможно проверить;
• – не следует навязывать предлагаемые товары или услуги; неоднократное повторение предложения, пусть и в разных вариантах, может оттолкнуть корреспондента;
• – рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами.

• 3. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств.
• 4. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий.
• 5. Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).
• 6. Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя.
• 7. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.
• 8. Подпись (должность, фамилия, инициалы).

При случае, когда письмо представляет организацию, его структура может выглядеть следующим образом:

• 1. Обращение к адресату («Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»).
• 2. Краткое представление организации и характера ее деятельности.
• 3. Описание основных направлений деятельности организации, ее преимуществ по сравнению с другими организациями, предлагающими аналогичные товары или услуги.
• 4. Конкретное предложение о сотрудничестве.
• 5. Выражение готовности предоставить любую интересующую информацию об организации и ответить на все вопросы.
• 6. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.

Для оказания более сильного воздействия на потенциального партнера, необходимо, чтобы письмо, рекламирующее товары и услуги, было подписано как минимум руководителем подразделения, а письма, представляющие организацию, руководителем организации или его заместителем.

При оформлении рекламных писем нужно придерживаться общих правил оформления деловых писем, но для привлечения внимания к письму допустимо использовать более широкий спектр оформления текста, такой как выделение наиболее важных фрагментов текста.

Итак, современное управление требует от каждого менеджера и руководителя умения писать деловые тексты самой различной направленности. Это может быть как составление коммерческих писем и деловых предложений, так и оформление поздравительных писем и благодарностей. От написания некоторых из этих документов будет напрямую зависеть успех всей управленческой и коммерческой деятельности. В связи с этим практические письменные навыки разработки деловых писем независимо от тематической направленности текста требуются в ежедневной работе практически любому специалисту, включая менеджеров всех уровней, руководителей подразделений компании, специалистов по рекламе, персональным помощникам руководителей, а также всем офисным работникам.

Письмо-ответ составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Страница предоставляет возможность бесплатно скачать образец обсуждаемой бумаги.

Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ — тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании. Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.

Рассмотрим основные особенности, включающиеся в понятие письмо-ответ. Смысл ответной реакции заключается в деловом общении контрагентов. Отличный способ урегулирования проблем в досудебном порядке позволяет сэкономить значительные средства и время участников правоотношений.

Легитимность общения заключается в бумажном носителе информации, составленном по всем правилам делопроизводства и имеющем подлинную визу руководства. Электронная переписка является ненадежным вариантом для доказательства в суде.

• Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
• Собственные данные автора, контактные телефоны;
• Номер, дата и титл повествования;
• Краткое изложение запроса, на который составляется письмо-ответ;
• Четкие и конкретные ответы на поставленные вопросы. Лишнего писать не нужно;
• Уважительный тон приветствуется, но и строгость важна;
• Фиксация исполнителя бумаги, подпись и расшифровка руководителя, печать учреждения.

Письмо-ответ лучше всего передавать лично адресату. Взамен нужно получить отметку о получении на втором экземпляре. Если передать лично письмо-ответ не представляется возможным, нужно воспользоваться услугами почтовой связи, отправив документ с уведомлением и описью вложения. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное обращение собственными силами. Большинство шаблонов имеют самый простой формат и могут легко редактироваться в программе Miсrosoft Word. Приятного использования.

Дата: 2015-11-04

50 золотых правил деловой переписки чек-лист

Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) — это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.

Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.

Мы поговорим о печатных.

Деловая переписка

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее (”На Ваше от_______№__…”).

Деловые письма

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу.

В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого.

Как написать письмо-ответ?

Письмо-ответ является деловым письмом, которое составляется в ответ на официальный запрос либо письмо-просьбу. Такое письмо может содержать как положительное, так и отрицательное решение (в этом случае это письмо-отказ).

В случае получения письма-просьбы или запроса, необходимо как можно быстрее дать официальный ответ. Промедление может, во-первых, выставить вашу организацию в невыигрышном свете и дать вашим компаньонам или клиентам повод считать вас ненадежным партнером.

Как начать письмо?

При написании письма нередко основные сложности вызывают его начало и завершение. В последнем случае вам поможет статья Как закончить письмо. Ну а о том, как начать письмо, мы поговорим в данной статье.

Начало любого письма целиком и полностью зависит от его вида: официальное, любовное, то или иное письмо на иностранном языке. Не имеет значения, бумажное или электронное это, уточним только, что речь пойдёт о первых фразах после обращения, так как про обращения в уже существует отдельная статья Как обращаться в.

Если следовать признанной терминологии, то деловые письма относятся к разряду официальных.

Как осуществить сделку купли-продажи

В любом государстве процедура оформления различных сделок регулируются, соответствующими правовыми документами. Все сделки купли – продажи осуществляются путем составления специального договора. В зависимости от того, как правильно составлен этого договор и будет зависеть исход сделки, а в последующем и разрешение вопросов и возникших конфликтов при исполнении обязательств по такому договору.

Помните, что договор купли-продажи – это договор, по которому продавец передает некоторый товар, а покупатель приобретает право владения данным товаром, а также обязуется принять предмет, указанный в договоре, уплатив при этом определенную сумму денег.

Далее рассмотрим, как осуществить сделку купли — продажи, для которых не требуется составление договора, и все действия связанные с приемом и передачей такого товара осуществляется в момент заключения сделки.

Как ответить на официальное письмо

Этот перечень товаров является единым по всей территории. Наименование организации рассмотрела Ваше заявление от.

и расширению не подлежит. Сопроводительные письма. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.от. а также. которую просим считать его неотъемлемой частью. Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона.

Как отвечать на официальные письма

Письмо-запрос, бесспорно, побрезгует ответ: вы можете сообщить, что полученный запрос изучаете, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменить условия, указанные в запросе, отказать в поставке т товара или другом просьбой.

Оферта — это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи

Срок ответа на официальные письма

СОГЛАСИЕ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ И ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Выражения речевого этикета
Хорошо.	В ответ на приглашение; сопровождается словами благодарности (спасибо, хорошо)
Пожалуйста.	Чаще в ответ на вежливою просьбу (типа: — Если тебе не трудно, принеси мне книгу, пожалуйста. — Пожалуйста.)
Ладно.	Согласие непринужденное
Сейчас. Сию минуту (минутку)	Согласие сделать что-либо немедленно.
Сделаю, напишу, принесу и т. д.	Часто сопровождается словом «хорошо» (Хорошо, сделаю. Хорошо, напишу.)
Давай (— те). Пойдём (— те) и т. д. Давайте (— те) пойдём. Пошли.	В ответ на приглашение сделать что-либо или пойти вместе (типа: — Давайте споём. — Давайте. — Пошли в кино. — Пойдёмте.)
С (большим) удовольствием. С радостью. Охотно.	С оттенком желания
Обязательно + 1-е лицо буд. времени (приду, сделаем). Не сомневайтесь (-айся). Не беспокойтесь (- койся). Какие могут быть сомнения! Можете быть спокойны (можешь быть спокоен) Можете быть уверены (можешь быть уверен). Можете (-ешь) на меня рассчитывать.	В ответ на просьбу обязательно сделать что-либо (типа: — Не забудь во вторник принести мне эту книгу. — Обязательно. Не сомневайся.)
(Я) не возражаю. (Я) не против (этого) Я готов.	На просьбу, приглашение (типа: — Ты не против… — Я не возражаю.)
Я не прочь! Я за!	Непринужденное
Согласен. Да. Конечно.	На вопрос о желании, согласии что-либо сделать (типа: — Ты согласен выступить с докладом на кафедре? — Согласен. Конечно.)
Ещё бы!	На вопрос о желании что-либо сделать (типа: — Ты хочешь поспать на этот спектакль? — Ещё бы!) Эмоциональное
Договорились! Решено!	При предварительных переговорах (типа: — Пойдём сегодня в кино? — А во сколько? — А во сколько? — Договорились.)
Так и быть. Придётся + (дать и т. д.)	С оттенком уступки, нежелания что-либо сделать (типа: — Ну дай мне этот журнал хоть на несколько дней. — Так и быть.) Непринуждённое.
Ну что ж делать (сделаешь, поделаешь), придётся + инф. (делать и т. д.)

2. ОТВЕТЫ ПРИ СОВЕТЕ

3. НЕСОГЛАСИЕ В ОТВЕТ НА ПРОСЬБУ, ПРЕДЛОЖЕНИЕ.

Выражения речевого этикета	Ситуация употребления и комментарии
(Я) не могу. Никак не могу. Нет, не могу. К сожалению… К несчастью…	Наиболее распространённые формы отказа: Сходи, пожалуйста, в магазин. — Я не могу, к сожалению, очень занята сейчас
С удовольствием бы…, но не могу. Я бы с удовольствием…, но не могу. Охотно бы…, но не могу. Мне неудобно отказывать(ся)…, но… Я хотел бы…, но… Мне бы хотелось…, но… Очень жаль, но… Мне жаль, но…	Сожаление при отказе: Ты можешь одолжить мне 20 рублей? — С удовольствием бы, но до стипендии не могу.
Я отказываюсь (что-либо делать).	Официальный категорический отказ.
Я не в силах (что-либо сделать). Я бессилен + инф. Не в моих силах + инф.	Отказом на просьбу помочь являются стилистически повышенные высказывания: Помоги мне подготовиться к экзаменам! — Я не в силах помочь тебе в этом. (Не в моих силах подготовить тебя к экзаменам.)
Нельзя. Нет. Нет, нельзя. К сожалению, нельзя. К сожалению, не могу разрешить. Я бы разрешил, но…	Запрещение что-либо сделать: Можно ли взять у вас эту книгу? — К сожалению, не могу разрешить, она принадлежит коллеге.
Конечно нельзя. Безусловно, нельзя. (Я) не разрешаю… Я запрещаю… Я не могу разрешить… Я вынужден запретить (не разрешить, отказать)…	Категорический отказ или запрещение: Можно мне почитать твой дневник? — Конечно, нельзя. Я не разрешаю этого делать. Я не могу разрешить читать мой дневник.
Ни в коем случае! Ни за что! Ни при каких обстоятельствах! Об этом не может быть и речи! Это абсолютно исключено! Нет, нет и еще раз нет!	Эмоционально-экспрессивный категорический запрет:

Тема 7. Согласие/несогласие с мнением собеседника

Выражения речевого этикета	Ситуация употребления и комментарии
О да! Вы правы. Я вполне согласен с вами. Я полностью согласен с вами. Это как раз то, что я хотел сказать. Вне всякого сомнения. Звучит правдоподобно. Я так и думал. Очень разумно. Конечно. Точно. Вот именно. Договорились. Не продолжайте. Все ясно. Я так и предполагал. Боюсь, что это именно так. Надеюсь, что это так (что это так и будет). Похоже, что это именно так. Похоже, что это так и будет (так и случится). Вполне вероятно (возможно). Тем лучше!	Наиболее распространённые формы согласия с мнением собеседника
Я вполне согласен с вами. Я полностью согласен с вами. В основном я с вами согласен… В некоторых моментах я с вами согласен… Кое в чём я с вами согласен… Этот пункт не вызывает наших возражений. Я полностью разделяю вашу точку зрения на… Моё представление полностью совпадает с вашим. Ваши условия в целом для меня приемлемы.	Официальные формы согласия
Нет и нет. Не могу с вами согласиться. Вы ошибаетесь. Я иного мнения. Вот в этом вы как раз и неправы. Конечно, нет. Совсем нет. Об этом не может быть и речи. Все как раз наоборот. Я против. Мне это неизвестно. Не мне судить. Ну вот вы опять за свое! Боже упаси! Вы несправедливы. Ничего подобного. Не годится Этого не может быть!	Наиболее распространённые формы несогласия с мнением собеседника
Боюсь, что вы упустили главное из того, что я хотел сказать. Это не совсем то, что я имел в виду. Не могу с вами согласиться. Наша точка зрения несколько расходится с вашей. Мы видим решение этой проблемы в несколько ином свете. Мы высоко ценим ваши усилия, но, к сожалению, не можем принять предложение. Данная точка зрения кажется мне убедительной, однако (тем не менее/ между тем)… У меня вызывает возражение…	Официальные формы несогласия
Да? Неужели? Это правда? Вы действительно полагаете, что… Сомневаюсь, чтобы… Маловероятно, чтобы… Очень в этом сомневаюсь. Вы это всерьез? Звучит заманчиво, но… Звучит невероятно, но… Всякое случается. Вы шутите. Не могу решиться. Сомневаюсь. Вряд ли. И вы хотите, чтобы я этому поверил? Я бы не сказал. Вам видней. В какой-то мере. Я не уверен. (Мне) трудно сказать. Ну и ну… И да, и нет. Вы уверены? Это все действительно так? Как бы мне хотелось…	Наиболее распространённые формы сомнения, относительно высказанного собеседником
Вы действительно полагаете, что… Я бы очень просил вас уточнить…поскольку об этом у меня есть прямо противоположная информация. У меня пока не сложилось окончательное мнение по этому поводу. Мне кажется, что этот вариант решения несколько преждевременен.	Официальные формы выражения сомнения относительно точки зрения собеседника.

Приложение 4

ОБРАЗЦЫ ВВОДНЫХ ФРАЗ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Благодарим за письмо от … В ответ сообщаем …

В дополнение к нашему письму от … с.г. сообщаем, что …

В ответ на Ваше письмо сообщаем, что … В подтвержде-ние нашего телефонного разговора, состоявшегося … с.г., сообщаем, что …

В подтверждение нашей телеграммы от … сообщаем, что …

В связи с Вашим письмом от … сообщаем, что, к нашему сожалению …

Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.

К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от … и вынуждены еще раз напомнить Вам (попросить Вас) о …

Доводим до Вашего сведения, что …

Мы благодарим Вас (признательны Вам) за оказанную услугу (помощь, поддержку).

Мы вынуждены уведомить Вас (напомнить Вам) …

Мы крайне удивлены Вашим письмом от …, в котором Вы сообщаете, что …

Мы получили Ваше письмо от … с.г., из которого с удовольствием узнали, что …

Мы получили Ваше письмо от … вместе с приложенными к нему документами.

Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания) …

Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы, что …

Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем), что …

Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от … с.г. и сообщаем, что …

Подтверждаем получение Вашего письма от … со всеми приложениями.

По Вашей просьбе направляем Вам …

Пожалуйста, примите наши извинения за …

Принимаем к сведению Ваше письмо от … и сообщаем, что …

Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо …

Ставим Вас в известность … Уведомляем Вас …

Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма

Ваш заказ будет выполнен, если Вы …

Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.

Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения …

Ваша просьба о … удовлетворена …

В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.

В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.

К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о …

Настоящим просим сообщить о сроках …

Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято …

Обращаемся к Вам с просьбой выслать …

Просим Вас поставить нас в известность о …

Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу …

Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по …

Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по …

Образцы оборотов-скрепов

Более того …

Вам, несомненно (очевидно), известно …

Ввиду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо) добавить (заметить, отметить) …

В дополнение к вышеизложенному (высказанному, отмеченному выше) сообщаем …

В заключение ….

Во избежание задержки …

В ответ на Ваш упрек хотим сообщить, что …

Во-первых …, во-вторых …

В первую очередь …

В противном случае мы вынуждены …

В свое оправдание мы хотим сообщить …

В связи с вышеизложенным …

В связи (соответствии) с Вашей просьбой …

В сложившейся обстановке …

В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами) …

Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение)…

Дело в том, что …

Кроме того …

К тому же …

Мы выражаем уверенность …

Мы испытываем затруднения с …

Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам …

Мы признаем …

Мы совершенно уверены …

Мы сожалеем …

Мы также купили бы у Вас …

Необходимо (следует, нужно) признать …

Обращаем Ваше внимание …

Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя) …

Подтверждаем получение …

Помимо того …

По нашему мнению …

Поставки будут производиться (осуществляться) …

Само собой разумеется …

Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить) …

Таким образом, …

Тем не менее (несмотря на) …

Фактически …

Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что …

Примеры концовок писем (без приветственного заключения или формулы вежливости)

Благодарим заранее за оказанную услугу.

В надежде на благоприятное (положительное) решение нашего вопроса.

В надежде на плодотворное сотрудничество.

Мы будем признательны за быстрый ответ.

Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни.

Надеемся на скорый ответ.

Надеемся получить ответ в ближайшем будущем и заранее благодарим.

Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу.

Ожидаем Ваших заказов (Вашего одобрения, согласия, подтверждения).

Просим вас информировать нас о принятых Вами мерах.

Просим Вас подтвердить получение письма.

Просим Вас поставить нас в известность.

Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. Просим написать нам о Вашем решении по этому вопросу.

Просим обращаться к нам, если Вам потребуется помощь (содействие).

Просим сообщить о Вашем согласии.

Убедительно просим не задерживать с ответом.

«все книги «к разделу «содержание Глав: 57 Главы: < 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57.

В русском языке есть множество похожих выражений, правильное написание которых вызывает затруднение у многих. Особенно сложно разобраться в таких случаях во всех тонкостях и выбрать правильный вариант ученикам школ, хотя и у обладателей аттестатов о среднем образовании, студентов могут возникнуть сомнения. Это связано с целым рядом нюансов, затрудняющих запоминание верных написаний, конкретных правил. Важно понять принципы словоупотребления, научиться отличать друг от друга части речи, точно определять смысл выражений. Тогда написание в соответствии и в соответствие не вызовет затруднений, вы сможете всегда с уверенностью выбрать верный вариант, грамотно изложить свои мысли. Это поможет успешно сдавать выпускные экзамены в школе и вузе, демонстрировать свои способности.

Пишем в соответствие и в соответствии правильно: особенности словоупотребления, принципы самопроверки

Современные ученики имеют доступ к различным источникам информации, поддерживают отношения с большим количеством сверстников благодаря мировой сети. Однако далеко не всегда можно получить таким образом хороший совет. Например, иногда встречаются мнения, что проще всего запомнить написание предлога: в соответствии. Он чаще встречается, поэтому велика вероятность, что ошибки не будет. Безусловно, подобный подход способен негативно сказаться в будущем. Вам необходимо понять принципы употребления выражений, усвоить правила их написания. Только это гарантирует отсутствие ошибок и высокие результаты. Рассмотрим все особенности выражений в соответствие и в соответствии, способы их отличия.

1. В первую очередь вам нужно запомнить, что писать можно в соответствие и в соответствии. Оба написания полностью отвечают правилам современного русского языка.
   
2. Запомните, в чём заключается главное отличие данных выражений друг от друга:
   • в соответствии: предлог, всегда оканчивается на «и»;
     
   • в соответствие: предлог с существительным, имеет окончание –ие, в других падежах окончание существительного меняется.
     

3. Вам понадобится научиться отличать предлог от предлога с существительным, улавливать разницу в их смысловом содержании, роли в предложении. Разберём случаи словоупотребления на конкретных примерах. Обращайте внимание на место слов в контексте.
   
4. Пример: «Работу нужно продолжить и произвести дополнительный набор сотрудников, в соответствии с опубликованным приказом». Перед вами предлог, который выполняет зависимую функцию в предложении, относясь к слову «приказом». Вы можете выстроить конструкцию с вопросом: в соответствии с (чем?) приказом. Самостоятельного значения предлог не несёт, являясь зависимой частью речи.
   
5. Пример: «Все документы нужно привести в соответствие нашим образцам». Обратите внимание на смысловую нагрузку слова «соответствие»: речь идёт о конкретном соответствии чему-либо. Слово играет самостоятельную роль. Конструкция с вопросами будет отличаться от предыдущей: привести в (что?) соответствие (чему?) образцам. Существительное «соответствие» несёт здесь большую смысловую нагрузку, к нему можно задать конкретный вопрос.
   
6. Есть несколько способов отличить существительное с предлогом в соответствие от предлога в соответствии. Запомните их и не забывайте использовать, чтобы убедиться в правильности написания.
   
7. Предлог в соответствии можно заменить синонимичным предлогом согласно. Когда употреблено существительное соответствие, подобная замена приведёт к нарушению смысла.
   
8. Запомните вопросы, которые задаются от предлога и предлога с существительным:
   • в соответствии с (чем?): предлог;
     
   • в соответствие (чему?): существительное с предлогом.
     

9. Определяйте роль слов в предложении как в синтаксической конструкции. Предлог не может являться членом предложения, а существительное обязательно имеет самостоятельную синтаксическую функцию.
   

Не забывайте особенности и отличия предлога в соответствии и существительного с предлогом в соответствие, обращайте внимание на их смысловую нагрузку, место в предложении и задаваемые от них вопросы. Помните, что предлог в соответствие обязательно имеет окончание –ие. Тогда вы будете всегда правильно употреблять данные выражения.

Как правильно следует писать: в соответствии или в соответствие? Ответ на этот вопрос вы найдете в данной статье.

Общая информация

О том, как пишется: в соответствии или в соответствие, — знает далеко не каждый. Следует отметить, что обе представленные лексические единицы имеют полное право на существование. Однако их использование на письме зависит полностью о того, в каком именно контексте они встречаются и какой смысл требуется получить. Ведь, хоть данные слова и очень схожи между собой, их написание, а также смысл значительно различаются. И для того чтобы не допустить ошибок в выборе того или иного окончания, следует разобраться, в каких именно их уместно применять.

Что общего?

Прежде чем понять, как пишется «в соответствии», следует рассказать о том, что лексический ряд «соответственный», «соответствовать» и «соответствие» имеет одно общее значение, которое выражает соотношение между чем-либо, согласованность в тех или иных характеристиках, а также совпадение по месту, времени или другим признакам.

Но перед тем как использовать это слово в предложении, следует учесть его индивидуальное и узконаправленное значение. Более того, чтобы понять, как правильно пишется: в соответствии или в соответствие, — необходимо определить ту часть речи, к которой относятся данные слова.

Наречный предлог

Слово с окончанием на -и
представляет собой наречный предлог, который образуется от имени существительного «соответствие». Как правило, в предложении такая лексическая единица применяется в качестве служебной части речи. Однако нередко в тексте оно сохраняет в себе обстоятельственное значение.

Так как будет правильно: в соответствии или в соответствие? Если данное выражение употребляется тогда, когда речь идет о каком-либо действии, которое должно полностью совпадать с теми или иными требованиями к принятию решений, поведению, выполнению определенных функций, то необходимо использовать лишь первый вариант. Приведем наглядный пример:

• «В обществе следует вести себя в соответствии со сложившимися правилами этикета». В данном предложении к проверяемому слову можно задать вопрос «как?» — в соответствии со сложившимися с правилами. То есть это наречный предлог, в окончании которого следует писать букву «и».
• «Действия военных координировались из штаба в соответствии с ранее установленным приказом» («как?» — в соответствии с ранее установленным приказом).
• «Она действовала в соответствии с тем приказом, который ей был дан еще в штабе» («как?» — в соответствии с тем приказом).
• «Жить в соответствии с принятыми нормами довольно просто» («как?» — в соответствии с принятыми нормами).
• «Решение о поездке за границу было принято в соответствии с мнением всех сотрудников корпорации» («как?» — в соответствии с мнением).

В соответствии или в соответствие: как писать? Если вы имеете дело с наречным предлогом, то следует использовать только первый вариант.

Имя существительное

«Если привести свои желания в соответствие со своими возможностями, то вы никогда не будете находиться в сложном материальном положении». В данном примере проверяемое нами слово представляет собой имя существительное, которое стоит в винительном падеже. Более того, такое выражение подразумевает необходимость привести что-либо к определенному стандарту, усовершенствовать то, что должно полностью соответствовать устойчивым требованиям.

Таким образом написание буквы «е» в окончании этого слова объясняется тем, что имя существительное в винительном падеже совпадает с формой именительного. Следует также отметить, что в предложении такая лексическая единица выступает в качестве прямого дополнения.

Подведем итоги

В соответствии или в соответствие? Как правильно писать это слово в том или ином случае, мы выяснили. Но для закрепления материала предлагаем повторить, в чем же заключается разница между этими лексическими единицами:

• Лексическая единица «в соответствие» состоит из имени существительного и простого предлога. В предложении данное слово выступает в качестве дополнения. Что касается выражения с окончанием на -и
  , то это наречный предлог, который частично сохранил в себе обстоятельственное значение.
• Если необходимо привести что-то «в соответствие» с определенным стандартом, то требуется использовать существительное с предлогом. В свою очередь наречный предлог с окончанием на -и
  указывает на соотношение тех или иных действий.
• Выражение «в соответствие» может включать в себя какое-либо дополнительное слово (в нашем случае оно выступает в качестве определения). Приведем пример: «привести в полное соответствие». Что касается наречного предлога «в соответствии», то это неделимое целое. В такую служебную часть речи невозможно ввести дополнительные элементы.

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам»
  – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам»
  – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам»
  – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней
. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.