Как написать email на английском примеры

Электронная почта, пожалуй, самое популярное средство общения после телефона. Мы пишем письма и отвечаем на них почти каждый день, и иногда приходится составлять их не только на русском. В этой статье мы объясним вам, как правильно писать электронное письмо на английском языке, приведем примеры формального и неформального email, а также расскажем, где бесплатно найти друга по переписке.

Мы рассмотрим как формальные email, так и неформальные. Конечно, в них нужно использовать совершенно разную лексику, поэтому для начала мы разберемся, какие письма относятся к формальным, а какие — к неформальным.

Формальные:

• письмо клиенту, коллеге или деловому партнеру;
• письмо-отклик на вакансию;
• письмо с запросом информации или письмо-жалоба в техподдержку, онлайн-магазин и т. д.

Неформальные:

• письмо другу, знакомому, коллеге;
• письмо родственникам.

А теперь давайте узнаем, из каких частей должен состоять email на английском языке и какие фразы можно использовать при его написании. Обратите внимание: в нашей статье мы рассказываем, как писать обычные email. Если вас интересует письмо другу для экзамена, вы найдете подробную инструкцию по этой теме в статье о ЕГЭ по английскому языку.

Структура электронного письма на английском языке и полезные фразы для каждой части

1. Тема письма (subject)

Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху. Наличие заполненной темы письма — элементарное правило хорошего тона, особенно важно не забывать о нем в формальной переписке. Многие игнорируют тему и переходят сразу к тексту письма, а зря, ведь четко обозначенная тема сразу даст понять адресату, о чем пойдет речь в письме, важное оно или нет и т. д. Более того, если вы пишете деловое предложение партнерам, у письма с темой больше шансов быть прочтенным, а не заброшенным в корзину.

Что писать: Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма. Например, в формальном письме с информацией о совещании в следующем месяце можно написать: Meeting on the 26^th March at 11 a.m. (совещание 26 марта в 11 утра). В неформальном письме знакомому можно написать: Thanks for your present (спасибо за твой подарок). А, например, если вы пишете письмо в интернет-магазин, обязательно укажите в теме письма номер заказа, по которому хотите задать вопрос.

2. Обращение (начальная фраза)

Начинать письмо надо с обращения к адресату. Оно пишется на первой строке и отделяется запятой, а текст после него пишется уже с новой строки.

Что писать: Если вы пишете конкретному человеку в формальном стиле, используйте такие обращения:

Обращение	Комментарий
Dear Mr. Jenkins,	Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Jenkins,	Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,	Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,	Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Неформальное письмо можно начинать следующими способами:

Обращение	Комментарий
Hello / Hi / Hi there / Hello again Tom,	Неформальное дружеское приветствие.
Greetings / Good morning / Good afternoon Tom,	Приветствия, которые звучат чуть формальнее Hello или Hi.
Dear Tom,	В этом приветствии присутствует оттенок формальности, поэтому оно используется при написании письма на ЕГЭ.

3. Текст письма

В первом абзаце вам нужно сообщить адресату, для чего вы пишете ему письмо. Если вы хотите выразить несколько мыслей в своем email, то каждую из них начинайте писать с нового абзаца.

Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия. Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия.

Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:

Фраза	Перевод
I am writing to inform you / to ask you / to thank you…	Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас…
I regret to inform you…	Мне жаль сообщать Вам…
I would like to thank you…	Я бы хотел поблагодарить Вас…

Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:

Фраза	Перевод
Many thanks for your recent letter.	Большое спасибо за твое недавнее письмо.
It was nice to hear from you recently.	Было приятно услышать о тебе недавно.
How are things?	Как жизнь?

4. Вложения

Довольно часто мы не просто отправляем письмо, а пересылаем документ или фотографию по электронной почте. В таком случае обязательно сообщите адресату, что вы прикладываете к письму дополнительный файл.

Что писать: И в формальном, и в неформальном письме можно использовать следующие фразы:

Фраза	Перевод
Please find attached… (my CV and cover letter).	Пожалуйста, посмотри(-те)… (мое CV и сопроводительное письмо).
I am attaching… (the document you requested).	Я прилагаю… (документ, который ты/Вы просил(-и)).
I am sending you… (the photo from our vacation).	Я высылаю тебе/Вам… (фото из нашего отпуска).
Please see… (the file attached).	Пожалуйста, посмотри(-те)… (приложенный файл).

5. Заключительная фраза

Если в письме есть начальная фраза, то будет и заключительная. Она пишется с новой строчки в конце письма, и после нее всегда стоит запятая.

Как писать: В конце формального письма можно использовать такие фразы:

Фраза	Перевод
Yours sincerely/faithfully/truly,	С уважением,
Regards,	С уважением,
Sincerely yours,	Искренне Ваш,
With best wishes,	С наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
With many thanks and best wishes,	С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
Kind/Best regards,	С наилучшими пожеланиями, / Сердечный привет,

После заключительной фразы в формальном электронном письме на английском надо написать свои имя и фамилию. Если вы пишете от лица компании своему контрагенту, укажите свою должность и название предприятия. Если же вы пишете письмо коллеге, можно не указывать эти данные и оставить в подписи только имя и фамилию.

Неформальное письмо можно завершить следующими фразами.

Фраза	Перевод
Kind/Best regards,	С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With best wishes,	С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With many thanks and best wishes,	С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
Best wishes,	С наилучшими пожеланиями,
All the best,	Всего доброго, / С наилучшими пожеланиями,
Cheers,	Будь здоров,
Bye for now,	Ладно, пока,
See you soon,	До скорой встречи, / Скоро увидимся,
Rgds,	Неформальная манера написания Regards
Love / Lots of love,	С любовью,

После заключительной фразы в неформальном письме нужно просто поставить свое имя.

После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма. Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум.

А теперь давайте рассмотрим примеры формального и неформального электронных писем.

Пример формального письма на английском языке:

Пример электронного письма другу на английском языке:

Примеры написания формального электронного письма на английском вы найдете на сайтах blairenglish.com и learnenglishteens.britishcouncil.org. Также советуем вам зайти на сайт pbskids.org. На открывшейся страничке вы найдете пример неформального email на английском языке. Наведите курсор мыши на любую строку письма и увидите поясняющий текст, который расскажет, как писать каждую часть письма.

7 ценных советов по написанию email на английском языке

1. Обращайте внимание на цитирование

   Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.

2. Пишите тему кратко

   Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.

3. Используйте форматирование

   Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.

4. Очищайте форматирование

   Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.

5. Не пользуйтесь верхним регистром

   Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.

6. Используйте нумерованные и маркированные списки

   Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее. Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

   • В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
   • В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.
7. Составьте белый список

   Чтобы ответное письмо вашего адресата не попало в спам, добавьте адрес его электронной почты в «белый список контактов», «избранные» или тому подобный список, письма из которого не отправляются в папку спама.

Итак, вы уже поняли, как легко написать email на английском языке, и с нетерпением ждете момента, когда можно будет применить знания на практике. Предлагаем вам найти друга по переписке, ведь это отличный способ улучшить английскую письменную речь да и просто расширить свой круг общения, познакомиться с зарубежной культурой. Для поиска друга советуем посетить такие сайты:

1. interpals.net — на сайте можно бесплатно зарегистрироваться и найти друга по переписке, предварительно просмотрев его профиль и решив, найдете ли вы интересные темы для общения. Ресурс довольно активный, постоянно находятся онлайн как минимум 3000-4000 человек.
2. mylanguageexchange.com — бесплатный сайт для поиска друзей за границей. На сегодняшний день общее количество членов сайта — более 550 000.
3. studentsoftheworld.info — тоже полностью бесплатный сервис для поиска друга по переписке. Ориентирован как раз на студентов, изучающих английский язык.
4. penpalworld.com — на сайте зарегистрировано более 2 000 000 пользователей. Бесплатно можно писать только 3 пользователям в день (в принципе, этого может быть вполне достаточно для общения). Чтобы писать бо́льшему числу участников, нужен платный аккаунт.

Думаем, теперь у вас не возникнет вопросов о том, как написать электронное письмо на английском языке и где найти друга по переписке. Если же у вас есть сложности с письменной английской речью, наши преподаватели английского языка помогут вам улучшить знания.

Современный мир сложно представить без общения по интернету — все мы, так или иначе, сталкиваемся с деловой или дружеской электронной перепиской. В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать электронное письмо на английском языке.

Написать идеальное электронное письмо не так просто, как кажется на первый взгляд. Нужно учитывать не только адресата, но и лексику, которая должна использоваться в разных случаях. Существуют два типа электронных писем — формальные и неформальные.

Формальное или официальное письмо мы пишем, когда хотим быть вежливыми, но плохо знаем адресата — такое часто случается в деловой переписке.

Неформальное — когда хорошо знакомы с читателем и хотим быть дружелюбными.

Вот несколько случаев использования формального и неформального обращения:

Формальный email должен быть простым, лаконичным, коротким и содержательным. Не следует использовать узко специальную лексику, но употреблять просторечия и жаргонизмы тоже не стоит. Такое письмо всегда должно быть вежливым и грамматически правильным, иметь четкую структуру и необходимое оформление.

В неформальном письме, наоборот, можно использовать жаргон, сленг, уменьшительно-ласкательные обращения. Такое письмо не имеет четких правил и зачастую может быть свободным в форме подачи информации. Однако и у формальных и у неформальных писем должна быть определенная структура.

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема — это первая часть информации, которую увидит адресат письма.

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет.

Хорошо составленная тема письма — это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

CV for employment.

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Например,

Dear Ms. Jackson,

Thank you…

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter… / Спасибо за Ваше письмо…

We would like to thank you for your letter of… / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо…

I regret to inform you… / Мне жаль сообщить вам…

I’m writing to let you know that… / Я пишу, чтобы сообщить о…

We would like to point out that… / Мы хотели бы обратить ваше внимание на…

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне…

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Основная часть неформального письма может быть в свободной форме, не имеет четких правил. Главное — ориентироваться на степень близости с адресатом. Если у вас нет близких отношений, тогда лучше не вдаваться в подробности и детали.

Вложение

Вложение — важный элемент электронного письма, особенно официального. Если вы прикрепляете документ, то нужно обязательно сообщить об этом, иначе получатель может пропустить или не заметить его.

Вот несколько примеров:

We enclose… / Мы прилагаем…

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

Kind regards, / С уважением,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Для неформального письма:

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

Bye for now, / Пока,

See you soon, / До скорого,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Далее мы приведем два варианта электронных писем — формального и неформального.

Дополнительные рекомендации

1. Не забывайте про форматирование текста. Делайте отступы, выделение жирным или курсивом. Это улучшит внешний вид и читабельность текста.
2. Перечитайте письмо вслух после того, как написали его. Уберите лишние слова или повторения.
3. Текст должен быть целостным. Также не забывайте учитывать основные правила пунктуации английского языка.

В этой статье мы разобрали основные правила написания email на английском языке. Надеемся, что эта информация будет вам полезна в простом общении и в деловой переписке.

Удачи!

1. Электронные письма на английском: общие советы
2. Правила написания письма на английском
3. Полезные фразы для деловой переписки на английском
4. Готовые email на английском: примеры писем

Учеба в зарубежном вузе или работа в международной компании предполагает регулярное написание электронных писем на английском. 

Написать хорошее электронное письмо сложнее, чем кажется. Такие письма менее формальны, чем бумажные, но все же должны демонстрировать степень профессионализма отправителя.

Знание правил составления писем на английском может пригодиться и во время написания ВНО по английскому языку. Какая информация обязательно должна указываться в email и какие фразы лучше никогда не использовать в письме вы узнаете после прочтения этой статьи.

Электронные письма на английском: общие советы

Все профессиональное общение, от электронных писем до официальных приглашений, имеет общие черты. Ясность, формальный тон и максимальная плотность информации всегда являются ключевыми приоритетами. 

Однако существуют и другие аспекты, о которых важно помнить в процессе деловой переписки.

Понятный адрес электронной почты

В идеале ваш адрес электронной почты должен быть вариантом вашего настоящего имени, а не псевдонимом или непонятным для получателя словом. 

В адрес не стоит добавлять лишние цифры и буквы, если это возможно. Например, angelika007 лучше заменить на angelika_fomina.

Классический шрифт

В деловых письмах принято использовать Times New Roman и Arial. Лучше отказаться от декоративных шрифтов вроде Comic Sans или Old English. Также стоит избегать разноцветных шрифтов, излишних выделений. 

Если вы напишите текст на caps lock или поставите в конце предложения много восклицательных знаков, получатель может подумать, что вы на него кричите. 

Деловой стиль письма

Используйте полные предложения и вежливые формулировки. Избегайте сленга, неоправданных сокращение, смайликов, шуток и ненормативной лексики.

Для успешного составления письма необходимо владеть достаточным запасом деловой английской лексики. Если написание подобных емейлов является или скоро станет для вас рутиной, то стоит задуматься об уроках бизнес-английского.

Репетитор по английскому оценит уровень владения базовыми навыками, составит план обучения с учетом целей ученика, подберет соответствующую литературу и материалы для изучения деловой лексики конкретной отрасли. Если целью является написание ВНО по английскому на высокий балл, то педагог проведет комплексную подготовку будущего студента.

Найти репетитора по английскому или другому предмету можно на сайте BUKI.

Краткое изложение

Не существует установленной длины электронного письма. Но рекомендуется, чтобы оно было размером примерно в один экран ноутбука или компьютера.

Если ваше электронное письмо относительно длинное, разбейте его на короткие абзацы. Вставьте разрыв строки между каждым абзацем вместо отступа.

Ясность

Одно из главных требований деловой переписки – ясность. Используйте однозначные слова и недвусмысленные формулировки, чтобы ваше сообщение можно было легко понять. 

Выстраивайте короткие и простые фразы. Предложения с менее чем 25 словами были бы идеальными.

В деловой переписке лучше говорить прямо и по делу, избегая ненужных прилагательных и наречий.

Ссылка на предыдущую корреспонденцию

Если емейл не первый в переписке, он обязательно должен содержать ссылку на другие письма по этой теме, чтобы человек мог быстро сориентироваться и возобновить в памяти весь виртуальный диалог. В случае отправки ответного email, важно поблагодарить человека за его предыдущее письмо.

Проверка письма перед отправкой

Согласитесь, довольно неприятно получать официальное или рутинное рабочее письмо с ошибками или опечатками. Поэтому важно несколько раз перечитывать email перед отправкой. Если вы не уверены в правильности написанного, лучше попросить коллегу или своего репетитора по английскому дополнительно проверить важное письмо.

Читайте также: 10 подкастов для изучения английского языка

Правила написания письма на английском

Классическое деловое письмо на английском состоит из:

1. Темы.
2. Вступления.
3. Цели написания.
4. Основной части письма.
5. Вывода.
6. Заключительной фразы.
7. Подписи.
8. Вложения (файла).

Тема письма

Обязательно указывайте тему письма. Чтобы коллега, начальник или будущий клиент открыл письмо и увидел важное послание, необходимо правильно сформулировать тему.

Тема – это сжатое содержание письма, которое помогает получателю выделить ваше письмо среди остальной почты. Человек должен идентифицировать этот email как рабочий, а не как очередной спам.

Например, при отправке письма в компанию для трудоустройства в теме можно написать «CV for employment».

Начало письма на английском

Всегда начинайте официальное электронное письмо приветствием. Желательно обращаться к получателю по имени, если оно известно. Используйте уважительное Mr., Mrs., Ms. вместе с фамилией или должностью получателя и ставьте после обращения запятую. Также перед приветствием можно сказать «Dear…».

Если вы не знаете имени человека, которому пишете, используйте приветствие, например «Dear Sir/Madam», «Dear Sir or Madam» или «To whom it may concern».

Не используйте «Hello», «Hey», «Hi» или другие неформальные приветствия.

Цель письма

Если вы пишете незнакомому человеку, расскажите ему, кто вы и почему вы пишете. Сделайте это в первых предложениях вашего электронного письма.

Краткое описание сути вопроса в самом начале письма делает вашу цель написания понятной читателю и упрощает процесс коммуникации.

Основная часть письма

В официальном письме важна прямолинейность. Здесь нет места намекам, недомолвкам. Получатель должен читать и легко понимать, что от него хочет автор письма.

Например, когда вы пишете профессору, не тратьте место на ненужные отступы, такие как «This is Darlene Frankreich. Do you know me? CHEM 221 is my favorite class right now. I love the way the lectures are so organized. I can always follow along and know what will be on the tests. Speaking of tests, I was thinking about the next exam».

Вместо этого лучше написать: «This is Darlene Frankreich. I’m a student in your CHEM 221 class, and I’m writing about a potential exam time conflict».

Окончание письма на английском

Как и в случае с приветствиями, в официальных электронных письмах допустимы различные окончания. Примеры возможных завершающих фраз для делового письма:

• Yours sincerely – для завершения письма хорошо знакомому человеку;
• Yours faithfully – для завершения письма незнакомому или малознакомому человеку.

Приемлемо использование и других окончаний.

Respectfully	С уважением
Sincerely yours	Искренне Ваш
Yours truly	С уважением
Best regards	С наилучшими пожеланиями
Kind regards	С уважением

После заключительной фразы необходимо на новой строке указать свое имя, должность, адрес электронной почты и номер телефона.

В деловом письме важно правильно указать название своей должности на английском языке.

Директор по продажам	Sales Director
Менеджер по работе с клиентами	Client Manager
Финансовый директор	CFO

Каждое слово должности при переводе пишется с большой буквы.

Прикрепление вложений

Загрузите необходимые файлы или скриншоты. При добавлении вложений обязательно об этом сообщить в тексте письма, чтобы получатель знал о них и не забыл посмотреть.

Например, добавьте примечание типа «I am attaching a copy of my resume and portfolio, in PDF format».

Читайте также: Современный английский сленг

Полезные фразы для деловой переписки на английском

Каждое письмо индивидуально и содержит ту уникальную информацию, которую отправитель сообщает получателю. Но для деловой переписки характерны и частоупотребляемые фразы, которые помогут быстро и правильно составить электронное письмо на английском.

Фраза	Перевод
I am contacting you regarding the following…	Я связываюсь с вами по поводу следующего…
As per our phone conversation …	В продолжение нашего телефонного разговора …
Thank you for the information you provided.	Спасибо за информацию, которую вы предоставили (в предыдущем письме).
In reply to your letter of 15 June, …	В ответ на Ваше письмо от 15 июня …
With reference to your letter of 8 september, I …	Ссылаясь на ваше письмо от 8 сентября, я …
After having seen your advertisement in … I would like to …	В связи с вашим рекламным объявлением в… я бы хотел…
Thank you for contacting our company.	Благодарим за обращение в нашу компанию.
For further details write to our HR-manager.	Для получения более подробной информации напишите нашему HR-менеджеру.
We look forward to a successful working relationship in the future.	Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Please feel free to contact us in case you have any questions.	Обращайтесь в случае возникновения каких-то вопросов.
Thank you for your time.	Спасибо за уделенное время.
Thank you for your advice.	Благодарю за совет.
Looking forward to your response.	С нетерпением жду вашего ответа.
Please find attached my resume.	Пожалуйста, найдите мое резюме во вложении.

Готовые email на английском: примеры писем

Рассмотрим следующий пример готового email на английском. В нем кратко указана тема письма – встреча, посвященная выбору нового интернет-провайдера 8.01.20 г. Автор уважительно обращается к получателю Mr. Jones и далее сообщает причину написания письма.

Завершается письмо заключительной фразой Respectfully, подписью Tina McAden с указанием должности и контактных данных.

Второй готовый email на английском – это отчет сотрудника компании о выполнении проекта аэропорта Скиптон. Письмо состоит из обращения, краткого изложения цели написания письма, основной части, вывода, завершающей фразы, подписи и контактных данных.

Третий пример готового email на английском – это официальное извинение сотрудника перед коллегой за неподобающее поведение во время рабочего совещания. Письмо содержит приветствие, краткое описание содержания, основное изложение проблемы, заключительную фразу и подпись.

Читайте також: Найкращі словники для вивчення англійської

В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки — эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.

Содержание:

• Два вида деловой переписки на английском языке.
• Из чего состоит электронное письмо.
• Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?
• Композиция текста email.
• Полезные фразы для деловой переписки на английском.
• Образец делового письма.
• Общие советы по написанию деловых писем на английском языке.

Два вида деловой переписки на английском языке

Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:

1. Письма в свободной форме.
2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

На мой взгляд, есть смысл научиться писать письма в свободной форме, а шаблонные письма проще изучить уже в процессе работы, потому что они везде разные и просто нет смысла пытаться выучить все шаблоны. Как правило, в каждом предприятии есть некое «устаканившееся» представление о том, как следует писать разные заявки-отчеты, даже поздравления, а в 90% случаев просто набор готовых бланков в формате doc или xls, в которых нужно только подставлять цифры и фамилии.

Из чего состоит электронное письмо на английском

Отправитель письма по-английски sender, получатель — recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

• Subject — тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation — Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 — Прощальная вечеринка 12 апреля.
• Body — тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
• Attachment — вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
• CC — копия письма. Если в поле «CC» добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
• BCC — скрытая копия. Адресат, добавленный в поле «BCC», получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.

Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy — машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально «слепая машинописная копия».

Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:

• Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!
• Точка в адресе электронной почте называется dot, а не point, full stop или period (о разнице между этими словами читайте здесь).
• Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash — это тире, то есть более длинный вариант hyphen).
• Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.

Примеры:

support@hotmail.com — support at hotmail dot com

help-me@gmail.com — help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как «джи мейл», а не «гмейл»)

Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят имена собственные, особенно с трудным написанием, или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:

alyonushka@nomail.net — a l y o n u s h k a at nomail dot net

Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, английский алфавит вы точно знаете 🙂

Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.

example_address@mail.ru — example underscore address at mail dot r u

Композиция текста email на английском языке

Электронное письмо длиннее, чем «text» (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки — texting) и содержит традиционные формулы вежливости, но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.

Основные элементы email:

• Приветствие — может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
• Вступление — если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
• Цель сообщения — перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
• Подробности — если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
• Подпись — письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.

Разберем подробнее приветствие и подпись — они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

Чаще всего пишут просто «Hello + имя»:

Hello James,

Более формально:

Dear James,

«Dear» — это не «дорогойдорогая», как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего «уважаемый». Обратите внимание, что после «hello» или «dear» не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий «HR department», можно обратиться просто «Hello», «Dear Colleagues» (если это коллеги), «Dear All» (группе коллег), «Dear HR department».

Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделудепартаменту (Dear Marketing Department).

Нередко используется обращение по имени без «приветственного слова», просто «James». Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.

Как завершить email

Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:

• Best regards! (или просто «Regards!») — С наилучшими пожеланиями!
• Kind regards! — то же самое.
• Best wishes / Warm wishes — опять то же самое.

В некоторых пособиях упоминают также «Sincerely yours» или «Faithfully yours» (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и «искренне ваш» по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто «Sincerely».

Полезные фразы для деловой переписки на английском

Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.

• I hope you are doing well — «надеюсь, у вас все хорошо». Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы «How are you?». Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
• I just wanted to update you on… — «я просто хотел дополнить, что…» Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
•  I just wanted to let you know that… — «я просто хотел сообщить вам, что…» Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
• Please be informed / advised — «пожалуйста, примите к сведению».
• FYI — сокр. от For Your Information, что тоже можно приблизительно перевести, как «примите к сведению». Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
• Please find (see) attached — буквально «найдите во вложении» (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report — Доклад во вложении.
• For futher details — «более подробно», «за более подробной информацией». Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant — За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
• I look forward to your reply / hearing from you — «Жду (с нетерпением) вашего ответа». Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
• Thank you for your time — «Спасибо за то, что уделили мне время». Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

Образец делового письма на английском языке

Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

1. Очень формально.

Dear Mr. Jefferson,

I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.

Sincerely,

Sergey Nim

Roga and Kopyta Inc.

Формальности этому письму придают:

• Обращение Dear Mr. Jefferson. 
• Фраза I hope this email finds you well — более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
• Оборот would you be so kind as — не будете ли вы так любезны.
• Извинение Please accept my apologies — пожалуйста, примите мои извинения.
• Sincerely в конце письма, название компании.

2. Менее формально.

Hello Alex,

This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience. 

Best regards,

Sergey.

Формальность снижена за счет:

• Более простого обращения, обращения по имени.
• Sorry вместо «accept my apologies».
• Менее торжественного завершения письма: best regards.

Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.

3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.

Daniel,

I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. Will you be able to attend it?

Sergey.

Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.

Общие советы по написанию деловых писем на английском языке

В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.

1. Излагайте в теме суть письма.

Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро «сканирует» взглядом темы — уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: «Please read it», «Important», «Hi». Пишите конкретнее: «Booking Approval», «Flight Delayed to 12:00 a.m.», «Orientation at 9:00 on Tuesday», «Schedule for May».

2. Будьте вежливы.

В деловом общении вежливость — обязательна. Важно соблюдать этикет, писать «спасибо» и «пожалуйста», иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.

Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без «please» во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где , в отличие от устной речи, не отражается интонация.

• Send me the annual report. — Пришли мне годовой отчет (приказ).
• Please, send me the annual report. — Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.

3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.

В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.

4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!

Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.

Не пытайтесь показать, что знаете «умные» слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно — смешно.

5. Если нужно, структурируйте письмо.

К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).

6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.

7. Проверяйте письмо перед отправкой.

Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.

8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете «Dear Paul» вместо «Hi Paul». Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку — это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.

---

Здравствуйте! Меня зовут Сергей Ним, я автор этого сайта, а также книг, курсов, видеоуроков по английскому языку.

Подпишитесь на мой Телеграм-канал, чтобы узнавать о новых видео, материалах по английскому языку.

У меня также есть канал на YouTube, где я регулярно публикую свои видео.

За эти годы было использовано много различных форм общения, и та, которая зарекомендовала себя, — это, без сомнения, электронная почта. В настоящее время стало чрезвычайно важно уметь писать электронное письмо на английском языке понятным и информативным способом. Знание того, как написать хорошее электронное письмо, не только поможет вам найти работу или сдать экзамен, но и поддерживать связь со своими англоговорящими друзьями.

Электронные письма часто являются первым контактом с будущим работодателем, поэтому важно произвести хорошее первое впечатление. Электронные письма должны соответствовать определенным кодам и определенному уровню формальности. В этой статье вы узнаете, как написать электронное письмо на английском языке с несколькими примерами электронных писем на английском языке.

Вы также найдете некоторые советы и рекомендации по созданию хорошего первого впечатления, а также полезную лексику, связанную с электронными письмами.

Написание электронного письма на английском языке – пошаговое руководство

Чтобы написать хорошее электронное письмо, вы должны следовать той же структуре, что и для диссертации. Вы должны ввести тему письма, предоставить информацию по различным пунктам, а затем сделать вывод. Даже если электронные письма намного короче диссертаций, эта логика позволит вам написать их хорошо.

Давайте начнем с написания профессионального электронного письма. Официальным тоном мы подадим заявку на стажировку на английском языке. Этот пример также можно использовать, когда вы пишете в компанию для собеседования на работу. Во втором примере вы узнаете, как написать электронное письмо другу на английском языке.

Следуйте этому формату для эффективного электронного письма:

1. Приветствия
2. Презентация
3. Представление основной цели и послания
4. Вывод
5. Заключительные приветствия

Приветствия

Чтобы начать электронное письмо на английском языке, вам нужно написать запятую после вступительной фразы, затем оставить одну пустую строку. Именно здесь вы определяете уровень формальности. Обязательно используйте соответствующий тон и приветствие. При написании электронного письма неизвестному получателю вы можете использовать: To Whom It May Concern илиDear Sir or Madam.

Формальный :

• Dear [Name of recipient],
• Good morning,
• Good afternoon,
• Good evening,

Неформальный:

• Hi,
• Hello,
• Greetings,

Презентация

При отправке электронного письма на английском языке начните с короткой фразы, чтобы начать свое сообщение. Если вы пишете профессиональное электронное письмо, вы можете написатьI hope this message finds you well. Когда вы пишете электронное письмо другу на английском языке, вы можете просто написатьHow are you?.

После этого вы кратко представитесь, если еще не знаете получателя. Например, в контексте работы вы можете написатьThis is (Your name) from (Your Company) writing regarding… Если друг дал вам контакт, вы можете написать(Person’s Name) recommended I get in touch with you или, более формально, I was referred to you by (Mutual Contact’s Name). Вот пример официального электронного письма на английском языке:

Формальный:

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in > my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

А теперь посмотрите на этот пример неофициального электронного письма на английском языке:

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

Представление основной цели и послания

После введения вам нужно несколько предложений, чтобы объяснить цель вашего электронного письма. На этом этапе, если вы уже написали тему своего электронного письма, получатель уже имеет представление о причине, по которой вы ему пишете. Переходите прямо к делу и будьте ясны, написав короткие и лаконичные предложения.

В профессиональном электронном письме вы можете добавить, напримерThe purpose of this email is… Если это неофициальное электронное письмо на английском языке, I just wanted to know if… В этом нет необходимости, но это может быть полезно для ясности.

Объяснив свою цель, вы можете перейти к основному сообщению. Здесь вы точно объясняете, что вам нужно и чего вы ожидаете от другого человека. Четко организуйте свое сообщение и разбейте его на абзацы, если оно слишком длинное.

Формально: I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience.

Неофициальный: I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up?

Вывод

Чтобы закончить электронное письмо на английском языке, важно повторить свою цель и поблагодарить получателя в заключении. Это момент, чтобы подвести итог тому, что вам нужно, а также показать свое признание. Как и в случае с формулировкой вашей цели, это должно быть коротким и прямым. Поблагодарите своего получателя с помощьюThank you for your time. в профессиональном электронном письме. Если вы пишете другу, вы можете просто закончить словамиHope to see you soon.

Формально: I would be very happy to come in for an interview at your convenience.

Неофициальный: It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

Заключительные приветствия

Как вы заканчиваете электронное письмо на английском языке? Всегда заканчивайте приветствием и подписью. Чтобы завершить электронное письмо на английском языке, добавьте запятую после заключительного приветствия и закончите, написав свое имя.

При написании профессионального электронного письма вы подписываетесь своим полным именем, за которым следуют другие данные, такие как ваша компания, ваш веб-сайт, ваш адрес электронной почты и/ или, возможно, ваш номер телефона. Если вы студент, вы также можете указать свой статус и высшее образование.

Формальный:

• Sincerely,
• Kind regards,
• Cordially,

Неформальный:

• Thanks,
• Best wishes,
• Talk soon,

Далее следует ваше имя.

Примеры электронных писем на английском языке

В этой части статьи вы можете найти пример профессионального электронного письма на английском языке, а также пример неофициального, написанного кому-то, кого вы встретили во время поездки. Вы можете использовать их в качестве вдохновения для написания собственных электронных писем.

Формальный

Пример официального электронного письма на английском языке:

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience. Please advise your availability and to whom I can send my resume.

I would be very happy to come in for an interview at your convenience. Thank you for your consideration, I look forward to hearing from you.

Regards,
(Your Name)
MBA Student
Florida International University, 2018

Неформальный

Пример неофициального электронного письма на английском языке:

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up? I have some plans set up, but I am pretty open to other options. I would love to explore a bit and take some day trips, too. We could even visit that museum you mentioned.

It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

Best wishes,
(Your Name)

Словарь, связанный с электронными письмами на английском языке

В дополнение к вышеупомянутому словарному запасу давайте добавим несколько полезных слов и выражений, связанных с электронными письмами на английском языке:

• attachment илиattached document
• inbox илиmailbox
• subject line
• e-mail address
• recipient
• sender
• CC илиcarbon copy, что позволяет вам разместить копию для кого-то
• BCC что означаетblind carbon copy, что позволяет отправлять сообщения кому-либо так, чтобы другие получатели их не видели.
• Draft

Несколько полезных фраз для профессиональных электронных писем:

• I look forward to your email
• I hope this message finds you well
• Thank you for your time
• Do not hesitate to contact me by e-mail or telephone

Вывод

Теперь, когда вы знаете, как написать электронное письмо на английском языке, вам нужно запомнить несколько деталей. Распространенная ошибка-не прочитать ваш текст еще раз перед отправкой. Однако это лучший способ избежать орфографических ошибок или недопонимания.

Если вам нужно, чтобы кто-то другой прочитал ваш текст, не стесняйтесь спросить кого-то, кого вы знаете, или кого-то в Интернете.

Убедитесь, что ваше сообщение понятно и что в него включена вся необходимая информация. Цель, которую вы провозглашаете, и сообщение должны быть последовательными. Проверьте свое основное сообщение и убедитесь, что ваши запросы являются прямыми и ясными. Наконец, подумайте о том, чтобы прикрепить файл, если вы упомянули его в своем электронном письме.

Со всей этой информацией вы теперь готовы писать хорошие электронные письма на английском языке.

Happy writing!

Смотрите также

• Вам нужно попрактиковаться с кем-нибудь, прежде чем отправлять свое электронное письмо на английском языке? Посмотрите, как вы можете найти англоговорящих друзей с примерами сообщений, готовых к отправке.
• Вам нужно попрактиковаться самостоятельно, прежде чем разговаривать с кем-то еще по-английски? Откройте для себя наш онлайн-курсClick & Speak что позволит вам освоить 96 % английского языка.