Как написать фоллоу ап встречи

Вы только что побывали на очередном собеседовании. Вам рассказали о самой компании, об интересующей вас вакансии, задали каверзные и не очень вопросы – и вот все закончилось. «Мы перезвоним вам в течение недели». Провести целых семь дней в молчаливом ожидании – далеко не самая удачная идея. Самое время сесть и написать так называемое follow up letter. Сейчас расскажем, что это такое и как оно вам поможет.

Что такое follow up письмо

Follow up letter – это письмо, которое отправляется после деловой встречи человеку (или людям), с которыми вы общались. Сфера применения таких писем очень широка. Они пригодятся и менеджеру, который только что провел переговоры о заключении сделки, и соискателю, который только что побывал на интервью. Основная идея заключается в том, чтобы сразу подвести итоги диалога и сделать что-то вроде краткого конспекта, который будет полезен обеим сторонам. Эта выжимка информации вместе с обязательными формулами вежливости и составляет содержание follow up письма.

Зачем писать follow up письмо

Есть несколько основных причин, по которым стоит написать follow up letter после собеседования.

1. Работодателю (или HR-специалисту) будет сложнее о вас забыть.
Даже в самых лучших компаниях случаются не лучшие дни. Человек, который занимается поиском новых сотрудников, может быть слишком загружен работой. Или он может по каким-то причинам отнестись невнимательно к своим обязанностям. Обнаружив у себя на почте новое письмо от вас, HR-специалист точно вспомнит о вашем существовании.

2. Это возможность задать уточняющие вопросы или поделиться дополнительной информацией.
Часто через несколько часов после собеседования мы понимаем, что из-за волнения забыли прояснить какие-то детали потенциального трудоустройства. Например, вы добираетесь до работы на машине и периодически попадаете в пробки на въезде в город, из-за чего не всегда оказываетесь на месте точно в срок. Узнать, как в этой компании относятся к небольшим, но регулярным опозданиям, как раз можно через follow up письмо.

Другой пример. На собеседовании вы с удивлением для себя обнаружили, что ваше старое увлечение кинологией может вам пригодиться: компания собирается поучаствовать в благотворительном проекте, связанном с бездомными собаками. Отсканируйте ваш сертификат кинолога и прикрепите к follow up letter. Ведь иногда даже мелочи влияют на то, возьмут вас на работу или нет.

3. Это возможность получить обратную связь.
Всем знаком опыт неудачных собеседований: вы разговариваете с эйчаром, вроде бы остаетесь довольны друг другом, а потом вам никто так и не перезванивает. Если компания приняла решение не брать вас на работу, вряд ли follow up письмо кого-то переубедит. Зато вы сможете узнать, что именно пошло не так. Например, может оказаться, что должность, на которую вы претендовали, предполагала определенные навыки, которых у вас нет (а в описании вакансии об этом не говорилось). Тогда вы можете попробовать освоить то, что требовалось, чтобы иметь фору при следующей попытке трудоустройства. Ну а, кроме того, у вас будет время и возможность подумать, чем вы можете компенсировать этот пробел в знаниях.

4. Это возможность зафиксировать договоренности, к которым вы пришли с представителем компании.

Иногда бывает, что после удачного собеседования вы приходите устраиваться на работу, читаете договор… и обнаруживаете, что его содержание несколько отличается от того, о чем шла речь изначально.

Источник

3 шаблона для follow up писем после собеседования

Мы долго не решались взяться за эту тему — у нас как-то не принято особенно писать HR’у уже после того, как вы сходили на интервью. На западе это распространённая практика и, как нам кажется, не просто так.

Это как зона затишья, когда нужно затаиться и ждать вердикта. Но на самом деле это хорошая возможность и иногда ещё +1 шанс проявить себя. Нам кажется, что традиция follow-up письма действительно хороша, потому что человечна. а беcчеловечный рекрутинг вообще не жизнеспособен, так что мы за то, чтобы люди говорили друг другу «спасибо». Даже если это будет односторонняя благодарность. Вот наши аргументы «за»:

Во-первых, письмо позволяет ещё раз напомнить о себе. Если HR поговорил с десятком кандидатов, а пришло письмо ему от вас, то это просто дополнительный «звоночек». Поверьте, все 10 точно не напишут!

Во-вторых, это шанс избавиться от недосказанности, пошутить или просто сказать о том, о чём вы сказать забыли или не сумели.

В-третьих, это просто вежливо — поблагодарить человека за приятную беседу, за шанс. А может быть вам было действительно приятно общаться и вы хотите получить обратную реакцию — что было не так, почему и над чем стоит поработать. Тогда, конечно, стоит дать время и отправить его через несколько дней.

// Вот шаблоны. Начнём с #1.
Добрый день / вечер, [имя],

очень приятно было с Вами сегодня побеседовать, несмотря на моё волнение. Хочу поблагодарить вас за время, которое Вы мне уделили, за ответы на вопросы и внимательность.
Если у Вас остались ещё какие-либо вопросы ко мне — с удовольствием на них отвечу!
Прикрепляю к письму [портфолио], которое вы просили прислать.
Ещё раз благодарю вас за возможность [посетить офис компании и познакомиться с сотрудниками, узнать больше о ценностях команды].

С уважением,
[имя]
+ контакты

Лучшие курсы от университетов Лиги плюща мы собрали вот тут.

И шаблон #2:
Добрый день / вечер, [имя]!

Хочу поблагодарить вас за возможность обсудить специфику работы в компании [название] на позиции [название].
Я искренне верю, что мои навыки, профессиональный опыт и личные качества помогут мне стать частью команды и проявить себя.
В любом случае, спасибо вам за то, что уделили мне время — было приятно заглянуть в офис компании и познакомиться поближе с её работой.
Если у вас возникли ещё какие-то вопросы, я всегда на связи и буду готов(а) ответить на них.

С уважением,
[имя]
+ контакты

И ещё шаблон #3:
Добрый день / вечер, [имя],

спешу поблагодарить вас за проведённое собеседование и возможность посмотреть на работу компании [название].
К тому же, после всего увиденного ещё больше захотелось стать частью компании.
Спасибо Вам за внимательность, уделённое время и беседу. Буду рад(а) услышать Вас вновь.
У меня остался один вопрос, касательно [предмет + вопрос].
Буду ждать ответа!

С уважением,
[имя]
+ контакты

// Какие ошибки при написании письма вы можете допустить:

— Излишняя вежливость /постарайтесь ограничиться хотя бы двумя благодарностями (спасибо) и не больше, а то будет выглядеть глупо/

— Лесть /не доводите до безумия, не нахваливайте компанию и HR’а, это неуместно/

— Излишняя эмоциональность /не стоит рассказывать о том, как же сильно вы хотите там работать и прямо в одном месте у вас теперь шило — сказали, что вообще воодушевлены этой идеей и хватит (это должно быть честно, а то через полгода всё надоест )/

— Желание сказать всё, что не успел(а) /это не всегда хорошая идея, поскольку суть такого письма — благодарность, но если вы действительно хотите обозначить что-то важное или прислать что-то, что вы обсуждали на собеседовании — вперёд/

— Жалость /ни в коем случае не давите на человека по ту сторону экрана – не надо говорить о том, что это ваш последний шанс или что вы просто расшибётесь в лепёху ради работы, лучше скромнее быть/

— Уверенность, что вас возьмут /«очень жду продолжения» — всем понятно, что вы не просто потусоваться пришли, а хотите, чтобы вам предложили должность, но если этого не случится — всё равно надо быть благодарным за время, возможность потренировать навыки прохождения собеседования и так далее/

Источник

Как писать follow-up письма, если на них не реагируют?

На этой неделе мы подготовили для вас перевод статьи Суджана Пателя, основателя сервиса Mailshake. В ней идёт речь о такой маркетинговой стратегии, как «follow-up». У этого термина нет удобоваримого и односложного перевода на русский язык, но ближе всего будут понятия «многошаговые продажи», «цепочка касаний».

Спонтанно люди покупают только жвачку у кассы. Вы понимаете, что лишь небольшой процент посетителей можно конвертировать с первого же контакта. И также вы понимаете, что догреть того клиента, который уже контактировал с брендом легче, чем разрабатывать холодного. Поэтому вы планируете комплекс последовательных шагов таким образом, чтобы не терять клиента из виду, быть ему полезным, демонстрировать свою экспертность и оказаться рядом в тот момент, когда он решится на сделку. Позвонить, написать, вовремя напомнить о себе… Это и есть follow-up.

Если думая о необходимости писать follow-up-письмо, вы испытываете лёгкий дискомфорт, то вы не одиноки. Наши инстинкты говорят нам, что если кто-то не ответил на ваше первое письмо, то он не заинтересован, и он не станет относиться к нам лучше, если мы побеспокоим его ещё раз.

К несчастью, в этом случае наши инстинкты часто ошибаются. У вас очень немного шансов получить «Да» от клиента с первого контакта. И если уж на то пошло, то и со второго, с третьего, с четвертого…

Подобное исследование от Yesware показало 30% отклик на первое письмо и 14% на четвёртое. Они отправили в общей сложности 10 писем и даже последнее из них демонстрировало 7% отклик.

Вопреки этому, как следует из отчёта Yesware, 70% цепочек прерывается после первого же неотвеченного письма.

Нет нужды говорить, что follow-up-письма очень важны (если только вам не нравится упускать продажи…). Нужен совет? Вот как нужно писать follow-up-письма, если на первое письмо не реагируют.

Во-первых, давайте ответим на вопрос.

Как долго нужно ждать до следующего касания?

Если коротко, то “недолго”. Подавляющее большинство писем открываются в тот день, когда они были отправлены. И если адресат собирается написать вам, то он вероятно сделает это в тот же день. Следовательно, можно с уверенностью предположить, что если кто-то не ответил вам в тот же день, значит он вообще не собирается отвечать.

Итак, как долго вы должны ждать, прежде чем отправить следующее письмо?

Главное правило: два или три дня — это промежуток времени, который нужно выдержать, прежде чем отправить первое письмо серии. Затем увеличивать промежуток ожидания на несколько дней с каждым последующим письмом.

Хоть и нет жёстких правил, которых вы должны придерживаться. Steli Efti, CEO в Close.io, рекомендует следующий интервал:

1 День: Первое follow-up письмо (+2)
3 День: Follow-up письмо (+4)
7 День: Follow-up письмо (+7)
14 День: Follow-up письмо (+14)
28 День: Follow-up письмо (+30)
58 День: Follow-up письмо (+30)
… (с этих пор раз в месяц).
Как писать follow-up-письма?

Теперь, когда вы знаете как важна стратегия follow up и как долго (примерно) вы должны ждать, прежде чем отправить следующее обращение, давайте разберемся с тем, как писать само follow-up письмо.

Я разделяю это на четыре сегмента. Чтобы помочь вам написать письмо, я буду приводить примеры того, что вы можете сказать в каждом разделе. Идея заключается в том, что вы можете связать это всё вместе в гибкий follow-up-шаблон

Но первое, что нужно:

Определитесь, чего вы хотите достичь

Прежде, чем сделать что-нибудь еще, критически важно, чтобы вы определились с тем, чего вы хотите добиться этим письмом (или серией писем). Например, вы можете хотеть:

Я немногим могу вам здесь помочь, потому что каждая ситуация уникальна. То, чего вы хотите достичь при помощи follow-up писем, скорее всего, будет меняться с каждой кампанией, над которой вы работаете. И, возможно, даже между касаниями в рамках одной кампании.

1. Добавьте контекст

Попробуйте бегло напомнить получателю, о чём вы разговаривали в предыдущем письме или при прошлом контакте. Даже если ваш получатель этого не вспомнит, он скорее всего отнесется с большей симпатией к вашим последующим действиям, если вы напомните, что он уже немного знаком с вами. В качестве начала письма можно попробовать следующие варианты:

2. Объясните, зачем вы пишете

Поясните причину вашего письма в лаконичной и прямой манере. Просто скажите получателю, что вы хотите. Если вы уже сообщали о ваших целях в предыдущем письме, напомните.

3. Добавьте призыв к действию

Сделайте так, чтобы получателю было легко ответить. Например, если вы стараетесь назначить встречу, предложите определённую дату и время (и место, если вы устраиваете личную встречу).

4. Чем завершить ваше письмо

Подавайте всё так, чтобы чувствовать себя естественно и расположить получателя к взаимодействию. И хотя я предложу несколько вариантов, эта часть действительно очень личная, напишите ее сами так, чтобы вы чувствовали себя комфортно.

Бонус: образцы писем

Если предложений выше для вас недостаточно, вот на выбор несколько образцов, в которых мы предлагаем пользователям Mailshake.

«Здравствуйте, [Имя], могу ли я надеяться на короткий телефонный разговор [дата_время]?

Всего наилучшего, [Ваше имя]

P.S. Думаю, вас может заинтересовать вот эта статья [URL]»

Я не получил ответа от вас на прошлой неделе, когда я искал того, кто занимается [сфера] у вас.
Если у нас есть, что обсудить, дайте мне знать, какое время свободно в вашем графике. Если нет, подскажите, к кому мне следует обратиться?

Я уже несколько раз писал по поводу стратегий поиска потенциальных клиентов в [Компания]. Думаю, что мы не наладили контакт по одной из трёх причин:

— Вы не считаете это целесообразным
— У вас есть другое решение для получения предсказуемых результатов в поиске потенциальных клиентов
— Вы тайный супергерой и слишком заняты борьбой с преступностью, чтобы ответить

Если что-то из перечисленного верно, то именно поэтому нам стоит поговорить прямо сейчас.

Я попытался связаться с вами, чтобы понять, можем ли мы совместить опыт нашей компании и ваши цели [бизнес-стимулы]

Если вам это не интересно или мне нужно обсудить это с другим сотрудником, пожалуйста, дайте мне знать.

Могли бы вы уделить мне 5-10 минут, чтобы определить точки соприкосновения?

Если нет, то с кем бы вы порекомендовали мне поговорить?

[Имя], я пишу, чтобы узнать о судьбе моего предыдущего письма. Я не получил ответа ни от кого из команды. Если нам есть, что обсудить, дайте мне знать, когда есть окно в вашем расписании.

Если нет, подскажите, в чьей это компетенции?

Спасибо за вашу помощь, [Ваше имя]

[Имя], я пытался дозвониться к вам и оставил голосовое сообщение. Я хотел бы обсудить с вами возможность [тема разговора]. Пожалуйста, позвоните мне по номеру [ваш номер] или отправьте мне сообщение, если у вас появится такая возможность. Спасибо! [Ваше имя]

Источник

Как написать follow up, чтобы от него был результат?

Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.

Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.

В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.

Для каких встреч follow up обязателен

По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.

В Netpeak Group определили два типа таких встреч:

Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).

Кто пишет FU?

FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.

Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).

Когда пишут FU?

Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.

По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:

Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.

FU: что внутри?

Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.

Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».

То есть, пишем не абстрактно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».

Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».

Пример FU

Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.

Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.

Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.

Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?

Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.

В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.

В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).

Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]

Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».

В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».

Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».

Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».

В этом случае темы фоллоуапов будут такие:

Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.

Выводы

Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:

Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.

Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.

Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.

Источник

Follow Up Email – Что это и как этим эффективно пользоваться?

Follow up письмо – очень ценный источник информации. Если вы умело внедрите эти письма в стратегию, вы заметите улучшение таких показателей, как открываемость и кликабельность. Подробнее о показателях вы можете прочитать в этой статье.

FAQ Что это фоллоу ап письмо?

Фоллоу ап письмо – это емейл или цепочка сообщений, отправляемая после прохождения пользователем важного этапа на пути клиента. Целью follow up email является получение информации. Фоллоу ап письма используются в ситуациях, таких как:
– клиент скачал электронную книгу, и вы хотите знать понравилось ли ему ее содержание;
– пользователь тестирует продукт/услугу, и в течение оставшегося времени вы интересуетесь, насколько доволен клиент;
– клиент участвовал в мероприятии, и вы хотите поддерживать контакт в дальнейшем.

Follow-up письма – когда отправлять?

Я рекомендую следовать следующему принципу – отправлять фоллоу ап письма, когда ситуация оправдывает такое действие. Безусловно, вы должны учесть предпочтения целевой аудитории, и включить рассудок. Решение также будет зависеть от вида бизнеса и от сектора (B2B или B2C). Далее я приведу несколько примеров.

B2C follow up emails

Приветственное письмо (подробнее в этой статье) – емейл-сообщение, отправляемое в ситуации, когда новый пользователь подпишется на рассылку. В таком фоллоу ап письме вы можете рассказать, например, про компанию, как часто вы отправляете письма, что клиент может ожидать, и т. д.

Благодарственное письмо: существует большое количество ситуаций, когда стоит поблагодарить пользователя. Возможно, он купил ваш продукт или услугу, принял участие в мероприятии, и т. д. Отправляя фоллу ап письма, вы получите ценную информацию о том, как улучшить customer experience.

Такое поведение оправдано только в ситуации, когда человек желает знать прочитано ли его письмо и хочет получить ответ, как можно быстрее. В других же ситуациях, позвольте получателю прочитать емейл в удобное для него время. Если же хотите очень быстро сделать следующий шаг, по крайней мере подождите несколько часов. Если это не экстренная ситуация, тогда отправляет фоллоу ап емейл только на следующий день.

Помните о том, чтобы всегда приложить ранее отправленное аутрич сообщение, выбирая удобный способ: перенаправление (форвард), ответ либо же приложение.

Позаботьтесь о доброжелательном и непосредственном тоне письма. Постарайтесь закончить письмо вопросом, на который нужно ответить. Например, избегайте фразы: «Я просто хотел убедиться в том, что вы прочитали мой емейл». Вместо того, спросите: «А что вы думаете о моем предложении?» либо же задайте прямолинейный вопрос: «Означает ли ваше молчание отрицательный ответ?»

Заботясь о ненавязчивом тоне письма, не следует быть слишком скромным. Более эффективной, вероятнее, окажется фраза: «В продолжение предыдущего письма, я хотел бы дополнить, что не стоит отступать…» в отличие от фразы: «Я знаю, что вы очень заняты и не хотел бы вас беспокоить…» Если нет такой необходимости, избегайте фраз типа: «А Вы еще живы?» или «Копия письма отправлена вашему руководству».

Продумайте тему письма, чем релевантнее будет тема, тем больше шанс, что вы получите ответ, положительный или отрицательный. Хочу пояснить, что, возможно, 99% людей пишут в теме письма «Быстрый фоллоу ап».

Тестовый период и фоллоу ап: если вы предлагаете продукт или услуг с тестовым периодом, отправьте по крайней мере один follow up емейл в течение этого периода и узнайте, на сколько доволен или нет остался пользователь.

Опрос клиентов: уточните, понравился ли клиентам ваш продукт или узнайте об общем впечатлении. Вы можете отправить простой follow up email с показателем лояльности. Сегментируйте клиентов с учетом того, как они воспринимают ваш бизнес и персонализируйте дальнейшие сообщения. Например, узнайте, что им не нравится в вашем продукте, как вы можете его улучшить, попросите клиентов, которые остались довольны, поделиться отзывами.

B2B follow up emails

Путь B2B клиента будет более длительным и комплексным. Беата Петфилд, наш эксперт в этой области, советует:

Продажные фоллоу ап письма: Быстрота реагирования имеет значение. Свяжитесь с потенциальными клиентами, как только можете. Вы же не хотите, чтобы конкуренция вас опередила? Будьте настойчивы. Возможно, вам придется отправить 5-7 писем, чтобы «достучаться» до потенциального клиента.

Проверяйте показатели. Каков показатель открываемости? Обращаете ли вы внимание на время отправления сообщений и тему писем? Если ваши письма открывают, но не читают, тестируйте содержание писем.

Если один канал не эффективен, используйте многоканальность. Вы не получаете обратной информации? Звоните. Никто не отвечает? Ищите контакты в скайп или на LinkendIn – существуют различные возможности, а все, что вам нужно сделать – это просто их использовать.

Будьте эластичны и адаптируйтесь. Если вы уже установили определенные взаимоотношения, составьте план. Однако, также будьте готовы к тому, чтобы вносить изменения. Разъясняйте, демонстрируйте, принимайте решения. Потенциальный клиент имеет полное право вносить изменения, а вам нужно принять вещи такими, какими они есть. Именно клиент является центром Вселенной.

Фоллоу ап письмо и цепочка фоллоу ап писем

Учитывая путь клиента, решите, что будет более эффективным – фоллоу ап емейл или серия писем. Для упрощения принятия решения, мы сравнили оба варианта:

Follow up email – как их писать?

Мы подготовили рекомендации, с помощью которых вы научитесь писать эффективные фоллоу ап письма.

Определитесь, какую информацию вы хотите получить

Что конкретно вы хотите знать? Какова цель фоллоу ап письма? Определите цель и призыв к действию, напишите убедительное письмо. Этот шаг должен помочь вам понять нужно ли вообще отправлять фоллоу ап письмо.

Тема письма и прехедер

Очень важные элементы, влияющие на открываемость писем. Рационально используете эту возможность и увеличивайте вовлеченность.

Краткость

Сосредоточьтесь на цели письма. Хотите ли вы попросить об одолжении или у вас появился вопрос? Вам нужно:

А вы готовы отправить свой первый follow up емейл? А может быть у вас уже есть опыт, которым вы хотите поделиться в комментариях?

Источник