Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности образец правильно

Убедить контрагента, что платежи после поставки товара, выполнения работ либо оказания услуг будут перечислены вовремя, поможет гарантийное письмо об оплате.

Оно представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты задолженности после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации долга.

Образец гарантийного письма об оплате позволяет зафиксировать сроки и порядок расчета по поставке товара, аренде помещения или иному предмету сделки. Другими словами, этот документ представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору. Он может являться ответом на претензию. Чтобы правильно составить письмо, стоит придерживаться соответствующих образцов оформления и бланков.

Гарантийное письмо подтверждает вашу готовность исполнить взятые обязательства по договору.

Разберем, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности и рассмотрим образец этого документа по отдельным пунктам.

Как правильно написать гарантийное письмо?

Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями. В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.

Составьте письмо-гарантию об оплате задолженности на фирменном бланке организации либо проставьте угловой штамп с уже имеющимися реквизитами фирмы (наименование, форма собственности, фактический адрес и т.д.).

Чтобы правильно составить гарантийное письмо, нужно придерживаться правил делопроизводства.

Зарегистрируйте этот бланк как исходящую документацию. В правом верхнем углу требуется указать реквизиты получателя (полное название компании, Ф.И.О. и должность руководителя). Если вы не в курсе, кто конкретно занимается финансами в фирме, адресуйте обращение компании в целом.

Образец гарантийного письма об оплате товара содержит просьбу о поставке либо выполнении услуг и гарантирует своевременную выплату. Текст документа начинается словами: «Просим выполнить», последний пункт — «Оплату гарантируем». Для письма, которое содержит только гарантию оплаты задолженности, начало будет следующее — «Гарантируем оплату». При этом нужно указать точный срок исполнения финансового обязательства.

Перечислите продукцию либо услуги, которые стали предметом для оформления двухстороннего соглашения. Укажите размер суммы сделки не только цифрами, но и прописью, а также срок оплаты, размер штрафных санкций и пени, которые накладываются на плательщика в ситуации ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа обязательно укажите полное название, юридические адреса каждой из сторон и реквизиты банка для перечислений.

Передайте бланк на подпись руководству. В определенных ситуациях письмо имеет право подписывать и главбух. Заверьте их подписи печатью.

Заполнив образец гарантийного письма об оплате по договору, необходимо соблюсти правила вручения документа контрагенту. При возникновении споров о порядке и сроках расчета по контракту, доказательства вручения будут исследоваться судом.

Как вручить гарантийное письмо?

Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

1. лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
2. через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
3. факсом;
4. по электронной почте.

Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

Рекомендации по составлению

• применяйте официальный стиль изложения, не усложняйте предложения — они должны быть просты и конкретны;

• не нужно использовать деепричастные и причастные обороты;

• фразы не должны быть расплывчатыми, долгие рассуждения неприемлемы. В противном случае ваш получатель не поймет суть ваших требований или будет сомневаться в ваших гарантиях. Искренность и доброжелательность помогут настроить контрагента на принятие положительного решения в вашу пользу;

• жаргон, устаревшие, неупотребляемые слова (архаизмы) и двусмысленные слова не должны присутствовать в деловой переписке;

• будьте грамотны — пишите без ошибок.

Типовой образец гарантийного письма об оплате услуг или продукции не утвержден на законодательном уровне. Поэтому контрагенты должны придерживаться при их составлении стиля, принятого для деловых бумаг.

Образец гарантийного письма об оплате

Образец правильного гарантийного письма об оплате задолженности должен содержать четкие формулировки, позволяющие определить срок и порядок исполнения обязательств, а также условия привлечения к ответственности. Поэтому содержание отдельных пунктов может существенно отличаться, в зависимости от предмета сделки, Содержание документа должно быть четким и понятным, язык — деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Прописывая условия, важно осознавать свои реальные возможности.

Заполняя образец гарантийного письма на оплату счета, нужно указать следующие пункты:

• наименование организации, ФИО лица-отправителя;

• реквизиты отправителя (ИНН, КПП);

• юридический и фактический адрес отправителя;

• наименование организации, ФИО лица, которому адресовано письмо — получателя;

• вид обстоятельств;

• суть предоставляемых адресату гарантий;

• сроки исполнения.

В конце ставится гербовая печать компании-отправителя, подпись и дата составления документа.

Гарантийное письмо можно составить при взятии кредита, регистрации компании в налоговой, по договорам поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Задолженности

Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.

Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

В налоговую

Этот документ необходим при регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя. Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу. Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение.

На оплату арендуемого помещения

Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды. В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам. Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

На выполнение работ

Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора. В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия.

Приобретенного товара

Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств. В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства.

Юридическое значение гарантийного письма

Оно имеет ряд важных функций:

• является признанием задолженности (а это связано с доказыванием и течением срока исковой давности);
• удостоверяет определенный размер долга одной стороны перед другой, а также прочие обстоятельства;
• подтверждает факт оформления соглашения между контрагентами (в качестве доказательства).

Нередко гарантийными письмами обязуются выполнить любые действия, которые не противоречат действующим законам: например, оформление контракта в определенные сроки, подтверждение каких-то сведений, исполнение взятых обязательств, а также работ, поставки товара либо предоставления услуг.

Грамотно написанное гарантийное письмо создает хорошую репутацию вашей организации и является залогом долгосрочного сотрудничества с деловым партнером.

Если у вас возникли трудности с составлением этого документа, рекомендуем обратиться к нашим юристам за консультацией. Связаться со специалистом можно по телефону или написать нам прямо на сайте.

0

Как правило, при осуществлении сделок по купле–продаже товаров между организациями заключается договор. И в соответствии с условиями такого договора у каждой из его сторон есть свои обязательства перед другой стороной.

Обязанности продавца и покупателя

Продавец обязан поставить покупателю товары в ассортименте, количестве и сроки, оговоренные в договоре (ст. 457, 465, 467 ГК РФ). Покупатель же, в свою очередь, обязан принять переданный ему товар и оплатить его по цене, предусмотренной договором купли-продажи (ст. 484, 485 ГК РФ). В случае, если прописанные в договоре сроки по оплате товара были нарушены, покупатель может направить в адрес продавца гарантийное письмо по оплате задолженности для подтверждения своих намерений оплатить товар.

Текст гарантийного письма об оплате

В гарантийном письме об оплате покупателю необходимо указать новые сроки оплаты товара. Такое письмо будет являться документальным подтверждением того, что взятые на себя покупателем обязательства по оплате товара будут выполнены в определенные сроки и в полном объеме.

От неустойки, которую придется выплатить продавцу, если она предусмотрена договором, гарантийное письмо вряд ли спасет, но, по крайней мере, продавец будет знать, что вы готовы исполнить свои обязательства, просто чуть позже.

Форма гарантийного письма на оплату

Гарантийное письмо об оплате, в т.ч. счета, не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде на фирменном бланке компании. Такое письмо формируется фирмой–покупателем за подписью ее руководителя и заверяется печатью (при ее наличии).

Имеет смысл либо отправить гарантийное письмо об оплате по почте с описью вложения и уведомлением о вручении, либо вручить под роспись лично руководителю фирмы-продавца или иному уполномоченному лицу контрагента. В обоих случаях у вас будет подтверждение того, что письмо получено адресатом.

Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец

Приведем пример гарантийного письма об оплате.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Гарантийное письмо (образец) об оплате услуг

Если вам нужно составить гарантийное письмо об оплате услуг, то его можно написать по аналогии с гарантийным письмом об оплате товаров (образец гарантийного письма об оплате за товар мы привели выше).

По поводу юридической силы гарантийного письма (далее ГП) ведутся постоянные споры. Дело в том, что в текстах законов это выражение встречается очень редко. В отличие от слова «договор». То есть, чтобы суд признал силу документа, он должен являться частью договора – быть офертой (предложением) или акцептом (ответом на предложение). А чтобы суд мог это признать, там должны быть прописаны существенные условия: время, место, сумма, обязательства, последствия нарушения обязательств, согласно ст. №432 ГК. Для каждого случая будет свой набор существенных условий. Поэтому для ГП нет универсального образца. Но наиболее типичные случаи мы для вас опишем.

Отправляют ГП курьерами, заказными письмами или по е-мейлу. Желательно получить уведомление о получении письма. Самые типичные ошибки при составлении ГП:

• использование неформальной лексики, просторечия или сленга;
• описание в ненужных подробностях предшествовавших событий – в письме укажите только непосредственную причину необходимости отсроченной оплаты;
• расплывчатость в прописывании гарантийных обязательств – используйте точные и однозначные формулировки.

В своем письменном обязательстве физ- или юрлицо что-то гарантирует другому физ- или юрлицу. Это не коммерческий документ, часть переписки между деловыми партнерами.

Если предложение (оферта) одностороннее, то получается, что вторая сторона ничего не должна, так как ее подписи под этим письмом нет. В спорных ситуациях такие письма не дают никаких прав их авторам, но зато расширяют права получателям. Если только нет других документов, которые можно признать ответом на предложение.

Гарантийное письмо об оплате счета – образец

Жестких требований по составлению ГП не существует. Образцы составляют юристы с учетом своего личного опыта и возможного последующего использования этих документов в судебных спорах. Составить гарантийное письмо юрлицу можно на бланке с фирменным оформлением или на обычном листе. Листы с форматом А4.

Больше доверия вызовет исходящий документ с регистрационным номером. Нужны печать, подписи руководителя и лица, ответственного за финансы (чаще всего это главбух). Если страниц несколько, нужна их нумерация и подписи на каждом листе. В ГП по оплате счета должны присутствовать банковские реквизиты. Предлагаем один из возможных вариантов.

Сначала пишем шапку: руководителю (название организации, ФИО), адрес: (город, улица, дом), телефон (номер с кодом), факс (номер с кодом), адрес эл. почты: (указать).

Затем объясняете ситуацию. Например: я, (свои ФИО), (паспорт серии (указать серию), № (указать номер паспорта), выдан (номер такой-то) отделением ФОМС по (указать город или область, дату выдачи)), прошу вас (перечислить виды услуг, товаров, работ без предоплаты или попросить об отсрочке выплаты по счету или договору с определенным номером). Оплату в размере (точная сумма числом и прописью) рублей гарантирую с расчетного счета № (номер счета) в ПАО (название банка) до (указать точное число или срок в банковских днях с момента выполнения действий получателем).

Затем указываем то, что обязательно должно быть в конце любого документа (число, месяц, год написания ГП, подпись, фамилия и инициалы)

Гарантийное письмо об оплате задолженности – образец

Задача должника при составлении ГП – удержать взыскателя долга от обращения в суд за взысканием долга. Оно может быть ответом на претензию от поставщика. Но не защищает от дальнейших претензионных действий, взыскания долга и неустойки. Принимает или не принимает поставщик условия ГП – это его право, а не обязанность.

В гарантийном письме об оплате отправитель берет на себя обязательство перечислить исполнителю услуг, работ или продавцу товара определенную сумму позже ранее оговоренного срока. Это может позволить перенести время оплаты без выплаты штрафов и пеней, но не защищает отправителя от выполнения этих обязательств по суду.

ГП одновременно является одним из доказательств задолженности. Хотя для ГП об оплате счета и нет законодательно утвержденного образца, но это часть документооборота. Поэтому при составлении нужно соблюдать требования, которые предъявляются к официальным бумагам. В ГП должны быть:

• дата, номер исходящей регистрации;
• сведения о получателе средств по счету – адрес, название юрлица и ФИО его представителя, к которому обращено письмо, ФИО физлица;
• такая же информация об отправителе;
• указание конкретных сумм и сроков в основном тексте и обещание гарантировать соблюдение этих условий;
• данные о накладной, акте приемке или другом документе, что подтверждает сумму оплаты за товар, работы, услуги.

Для юрлица нужны подписи главбуха и директора, печать. Из необязательных элементов может быть название документа и объяснение причин несвоевременной оплаты счета. А также график выплат при переводе денег частями. Чтобы убедить получателя в намерении все выплатить в срок, иногда еще прописывают и пеню за каждые сутки просрочки.

Пример заполнения гарантийного письма по шаблону

Заполнение гарантийного письма по готовому шаблону таит в себе много ловушек. Все случаи индивидуальны, универсального рецепта ГП не существует. Нужно тщательно продумать каждое написанное слово, чтобы потом оно не обернулось против вас. Вот один из примеров. Сначала шапка: Ген. директору ПАО «Волки» Рычалову Льву Арнольдовичу от ген. директора АО «Овцы» Шерстова Олега Сергеевича. Затем посередине строки слова “гарантийное письмо”.

Затем идет основная часть. “Настоящим АО «Овцы» в лице директора Шерстова Олега Сергеевича гарантирует оплату счета № 817015000400000006543 от 17 августа 2019 года по договору № 009 в размере 20 000 (двадцати тысяч) рублей в течение 15 дней.” Потом прописываем реквизиты: ОГРН 1147746333330, ИНН 294584758876КПП 553601001. Адрес АО «ОВЦЫ»: г. Хищный, ул. Лесная, 15. Далее следуют сведения о банке. “Банк «Волкгарант”, местонахождение банка: ул. Лесная, 17, расчетный счет 77775555999933331111, БИК 856543567

Потом указываем контактное лицо: Барашков Вениамин Севастьянович, тел: 7 5555 5555555, е-мейл: [email protected] Внизу подписи: ген. директор АО «Овцы» __________ Шерстов О. С., г. л. бухгалтер АО «Овцы» __________ Барашков В. С. Затем печать и дата составления.

Гарантийные письма в суде часто являются свидетельствами против их составителей. Чтобы минимизировать последствия неграмотного составления такого документа, лучше для его оформления обратиться к юристу.

• Помощь по административным имущественным вопросам

Гарантийное письмо по оплате задолженности — это документ деловой переписки, в котором заказчик подтверждает свое намерение погасить долги перед контрагентом за товары, услуги либо выполненные работы. На его основании поставщик вправе требовать исполнения обязательства и даже использовать его в судебных разбирательствах.

В каких случаях готовят гарантийное письмо

Часто возникают ситуации, когда компании или предприятия испытывают временные финансовые затруднения и не успевают вовремя оплатить полученные товары или услуги. Тогда организация-поставщик вправе взыскать долги через суд, но существует возможность договориться о некоторой отсрочке платежей. Для этого необходимо составить гарантийное обязательство на официальном бланке по всем правилам деловой переписки и направить его контрагенту. Такой документ считают юридически значимым и в случае необходимости используют в последующих судебных долговых спорах.

Как его составить

По сути документ представляет собой обещание о погашении какой-либо задолженности в полном или частичном объеме. Также обязательно указывается гарантированный срок исполнения. Подобное обязательство используется и для гарантии выполнения работ или услуг, которые уже оплачены.

Официально форма не утверждена. Документ составляется в произвольном виде с учетом общих правил деловой переписки. Есть лишь разница в оформлении. Юридические лица используют фирменный бланк организации, физические — оформляют обязательство на обычном листе формата А4.

Документ по погашению задолженности юридического лица перед контрагентом обязательно содержит следующие данные:

• дату составления и № документа по правилам делопроизводства;
• сведения об отправителе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
• сведения о получателе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
• основную формулировку (гарантия оплаты товара/услуги, выполнения работ по договору и т.п.);
• текстовую часть (ниже приведены образцы);
• подписи ответственных лиц (директора, бухгалтера);
• печать организации.

Текстовая часть составляется произвольно, но обязательно указываются:

• вид задолженности;
• договор, который заключен между поставщиком и получателем (№, дата);
• размер долга к погашению;
• способ оплаты;
• срок оплаты товара/услуги.

Кроме этого, в текст вносят обязательную выплату пени за просрочку платежа в качестве подтверждения гарантии исполнения обещания.

Обязательство, которое составляет физическое лицо, к примеру, индивидуальный предприниматель (ИП), аналогично содержит:

• сведения о получателе (название организации, адрес, телефоны, Ф.И.О. и должность руководителя);
• сведения об отправителе (Ф.И.О., адрес);
• текстовую часть с обещанием уплаты за полученные товары/услуги/выполненные работы;
• размер суммы к погашению, срок, способ перечисления денежных средств;
• подпись составителя;
• дату составления документа.

Образец

Примерный образец, как составить гарантийное письмо об оплате уже поставленного товара, выглядит так:

Этот пример — образец, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности с использованием рассрочки платежей:

Еще один пример письма — о погашении задолженности по аренде помещения:

Задолженность организации перед ФНС

Отдельный случай — составление гарантийного письма для налоговой службы. Если компания задерживает уплату налогов из-за сложных обстоятельств, финансовых или юридических проблем, то необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию и попросить отсрочку.

Для этого оформляется пакет следующих документов в ФНС:

1. Заявление с просьбой изменить срок уплаты налоговых сборов.
2. Обязательство по выплате денежных средств.

Возможно, в налоговой инспекции потребуют еще заявление о согласии на поручительство (залог). Затем остается дождаться, какое решение примут в госслужбе: установят новый срок погашения долга либо предоставят кредит.

Подробные правила составления этих документов установлены в Приказе от 16.12.2016 №ММВ-7-8/683@.

Как передать документ

Гарантийное обязательство об оплате доставляют двумя способами:

• заказным письмом по почте или курьерской доставкой с описью вложения и уведомлением о вручении;
• лично под роспись руководителю компании-поставщика товаров/услуг/выполнения работ или его представителю.

Важным является подтверждение получения документа адресатом.