Требования к подготовке инициативных деловых писем
Прежде чем приступить к подготовке инициативного делового письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо совершенно необходимо.
Такая необходимость может быть вызвана следующими обстоятельствами:
1) вопрос (группа вопросов), который вы намерены осветить в деловом письме, не может быть в данный момент решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни каким-либо иным образом в связи с временной недоступностью (отсутствием на месте) адресата;
2) вы намерены зафиксировать (для себя и для адресата) определенную информацию на бумаге, с тем чтобы впоследствии иметь возможность (при необходимости) сослаться на нее;
3) вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли, для того чтобы придать им более упорядоченный вид и, таким образом, сделать их более ясными, доходчивыми и убедительными для адресата;
4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, представляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня), человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход. С тем, чтобы обеспечить его соответствующей информацией, вы и используете деловое письмо;
5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.
Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае
является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего послания.
Если, проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.
С этой целью:
а) запланируйте время, необходимое (и е то же время достаточное. – Прим, авт.) для продуктивной работы над деловым письмом;
б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой – в офисе, дома или где-либо еще;
в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма, – бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, “штрих”, конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно. – Прим, авт.);
г) подберите также весь необходимый вам для работы над текстом информационно-справочный материал: переписку по существу поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служебные записки, справки, сводки, акты, доклады, договоры и т. п.;
д) на всякий случай запаситесь и литературой, в частности, словарями – орфографическим, синонимов, иностранных слов и т. п. или энциклопедическим, а также любой другой специализированной литературой (в том числе и периодикой), например юридической.
Далее переходите к подготовке плана делового письма. Как правило, эта процедура осуществляется в следующей последовательности:
а) уточняется цель (функциональное назначение) делового письма (например, вы намерены запросить у делового партнера определенную информацию, имеющую отношение к проекту договора о сотрудничестве);
б) определяется тип делового письма (в данном случае это письмо-запрос);
в) определяется общая структура делового письма (1-й абзац – обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, 2-й абзац – изложить суть запроса, 3-й абзац – обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, 4-й абзац – поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить возможно скорее и т. п.);
г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования “каркаса” содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);
д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);
е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.
После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.
Работа над черновиком предполагает:
а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);
б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последовательно для всех абзацев);
в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.
После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:
а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;
б) откорректировать проект, т. е. отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки в орфографии, пунктуации и т. п.;
в) переоформить черновик делового письма на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую страницу компьютерного файла.
Уточненный черновик:
а) перечитывается;
б) повторно редактируется и корректируется;
в) оформляется в исправленном варианте.
С этой целью к тексту делового письма “подключаются” заранее продуманные:
– приветствие (иногда в сочетании с обращением);
– заключительная формула вежливости;
– подпись.
Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.
Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:
а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);
б) оформление делового письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;
в) оформление приложений (если таковые имеются);
г) подписание письма;
д) помещение письма в конверт и его регистрацию (последнее не обязательно для частных деловых писем);
е) отправку по указанному на конверте адресу.
Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем
а) пример письма-просьбы:
Генеральному менеджеру АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Уважаемый господин…!
Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего предприятия и, в частности…. (указать конкретно).
В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т. п.) интересующей нас продукции.
Желаемый срок получения каталогов —… (указать конкретно).
С уважением,
заместитель генерального директора по маркетингу
АО “Аэлла”
И. О. Фамилия;
б) пример письма-сообщения:
Исполнительному директору АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Многоуважаемая Имя Отчество!
Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в… (указать конкретно) в целях увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала —… (указать конкретно). Штатная численность персонала —… (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения.
С почтением,
коммерческий директор АО “Профиль”
И. О. Фамилия;
в) пример письма-запроса:
Директору АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Уважаемый Имя Фамилия!
Направляем Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия… (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие… (указать конкретно). Сведения о работе… на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме:
1….
И т. д.
Указанные сведения необходимы для выдачи… дубликата трудовой книжки.
С уважением, директор АО “Вымпел”
И. О. Фамилия,
заместитель директора по персоналу И. О. Фамилия;
г) пример письма-заявления (о намерениях):
Ректору
Государственного образовательного учреждения…
И. О. Фамилия.
Многоуважаемый Имя Отчество!
Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам… (институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия.
Желаю Вам и преподавательскому коллективу… творческих успехов и благополучия.
С почтением,
заведующий научно-исследовательским институтом…
И. О. Фамилия;
д) пример письма-заказа:
Начальнику отдела сбыта АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Уважаемая госпожа…!
Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у АО “Профиль”… (указать наименование продукции) в количестве… (указать конкретно). Обращаем Ваше внимание на то, что наиболее предпочтительными для реализации являются изделия, имеющие… (указать характеристики, способствующие улучшению сбыта продукции).
Прошу Вас также изыскать возможность для укомплектования заказа приблизительно равным количеством изделий, обладающих перечисленными характеристиками.
Отправку заказа прошу произвести… (указать количество) равными партиями – к… и… (указать даты).
С уважением, директор торгового дома И. О. Фамилия;
е) пример письма-поздравления (вариант 1):
Имя Отчество Фамилия (в дательном падеже)
Уважаемый Имя Отчество!
Позвольте от имени… (указать конкретно) и от себя лично поздравить Вас с Днем рождения! Вот уже… (указать конкретно) лет Вы плодотворно трудитесь на благо нашего предприятия, отдавая делу свои профессиональные знания и опыт. Ваша трудовая деятельность – это редкий пример профессионального успеха, пример, заслуживающий уважения и подражания. В этот радостный день мы от всей души желаем Вам, уважаемый Имя Отчество, крепкого здоровья, успехов во всех начинаниях, благополучия и достатка, мира и счастья!
С уважением,
Инициалы (Имя) Фамилия;
ж) пример письма-поздравления (вариант 2):
Членам правления АКБ “Банк “Эльдорадо”
Уважаемые господа!
Имею честь поздравить Вас с исключительно успешным завершением инвестиционного проекта по финансированию… (указать конкретно).
Мне доставляет большое удовольствие сообщить Вам, что по предварительным оценкам, прибыль банка в связи с завершением указанного проекта превысит запланированные показатели. Я также крайне рад тому обстоятельству, что своевременное и в высшей степени успешное завершение этого проекта создает более чем благоприятные условия для осуществления других, не менее значимых инвестиционных программ, а именно… (указать конкретно).
Позвольте, господа, выразить уверенность в том, что деятельность нашего банка и впредь будет столь же успешной и благородной. Желаю вам всего наилучшего.
С совершенным почтением,
И. О. Фамилия, главный управляющий;
з) пример письма-приглашения:
Уважаемые господа!
Региональный выставочный центр “Новый Эрмитаж” имеет честь пригласить вас к участию в выставке-ярмарке… (указать конкретно). Выставка-ярмарка будет проводиться в… (указать конкретно) с… по… (указать конкретно).
Программой выставки-ярмарки предусмотрено развертывание следующих тематических разделов:
1….
И т. д.
Ежегодные выставки-ярмарки… являются крупнейшими подобными мероприятиями, проводимыми ныне в… регионе. Каждый год в работе указанных выставок принимает участие в среднем более… экспонентов.
Таким образом, у участников выставки-ярмарки… имеются прекрасные возможности как для демонстрации своих достижений в области…, так и для продуктивного обмена опытом, в том числе и для установления новых партнерских связей.
В связи с изложенным организационный комитет выставки-ярмарки… приглашает вашу организацию принять участие в ее работе. Мы готовы оказать вам всяческое содействие в подготовке к участию и непосредственном участии в этом значительном мероприятии.
За более подробной информацией вы можете обратиться по адресу:….
Адрес Интернет-сайта оргкомитета выставки-ярмарки —….
Запросить документацию для подачи заявки на участие вы можете у… (указать конкретно) по электронной почте….
Мы будем рады видеть вашу организацию в числе участников выставки-ярмарки….
С уважением,
председатель оргкомитета…
И. О. Фамилия.
Секретарь оргкомитета…
И. О. Фамилия;
и) пример письма-извинения:
Генеральному директору АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Глубокоуважаемая Имя Отчество!
… (указать полное наименование предприятия) приносит Вам свои извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору от… №…. Позвольте также сообщить Вам, что случившееся стало, к сожалению, возможным по обстоятельствам, не зависящим от деятельности нашего предприятия.
Тем не менее, уважаемая Имя Отчество, мы выражаем свое глубокое огорчение в связи с этим неприятным фактом. Одновременно мы хотели бы надеяться на то, что этот прискорбный случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хотели бы заверить Вас в том, что руководство Предприятия приложит энергичные усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев.
Искренне желаем Вам благополучия и процветания. Остаюсь искренне Ваш, директор-распорядитель ПАО “Полюс”
И. О. Фамилия;
к) пример письма с выражением сочувствия: Исполнительному директору АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Глубокоуважаемый Имя Отчество!
Позвольте выразить сочувствие в связи с постигшим Ваше предприятие несчастьем – производственной аварией, повлекшей за собой значительный материальный ущерб.
Мы разделяем Ваше огорчение и в этот нелегкий час намерены настоящим письмом засвидетельствовать Вам наши поддержку и симпатию. Одновременно мы предлагаем Вам свою помощь в решении вопросов, связанных с восстановлением и ремонтом поврежденного здания, оборудования и имущества.
Искренне надеемся, что уже вскоре последствия аварии будут успешно преодолены. В связи с этим мы подтверждаем свое намерение сохранять и всячески развивать деловое сотрудничество с Вашим предприятием и Вами лично.
Пользуясь случаем, желаем Вам, Имя Отчество, стойкости духа, энергии и настойчивости, удачи в осуществлении Вашей непростой миссии, скорейшего и полнейшего восстановления Предприятия, здоровья и благополучия.
С глубоким сочувствием и неизменным уважением,
И. О. Фамилия
(при необходимости после фамилии через запятую указывается наименование должности);
л) пример имиджевого письма:
Главному редактору АО “Телеканал”
И. О. Фамилия.
Дорогой Имя!
Рад возможности отправить Вам небольшое сообщение. Полагаю, что Вы не забыли о нашей договоренности относительно…, достигнутой на прошлой неделе. Сообщите мне с оказией, как отразится выполнение этой договоренности на долгосрочных планах нашего сотрудничества.
Мне было также крайне интересно узнать Ваше мнение о…, кандидатуру которого предложил Вам на днях мой коллега и давний друг Нэйм Фэмили. В любом случае буду счастлив получить от Вас скорый ответ.
Надеюсь, у Вас все хорошо?
Остаюсь искренне Ваш,
Имя Фамилия, продюсер;
м) пример письма с выражением благодарности: Генеральному директору АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Глубокоуважаемая Имя Отчество!
Выражаю Вам от имени трудового коллектива АО “Агат” сердечную благодарность в связи с направленными в адрес нашего предприятия поздравлениями по случаю… (указать конкретно).
Искренне надеемся, что сложившиеся между нашими предприятиями прочные взаимовыгодные деловые взаимоотношения получат свое дальнейшее плодотворное развитие. Пользуясь случаем, передаю Вам и Вашим коллегам пожелания успехов в работе, процветания, мира и счастья.
С неизменным почтением, генеральный директор АО “Агат”
И. О. Фамилия;
н) пример рекомендательного письма:
Руководителю кадровой службы АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Уважаемый господин….
Настоящим письмом я с удовольствием рекомендую Вам Нэйм Сенэйм Фэмили, которого имею честь знать как добросовестного, порядочного работника и перспективного специалиста. Вы, несомненно, можете доверить ему любое дело, не опасаясь наступления неблагоприятных последствий.
Я также свидетельствую, что за время стажировки во вверенной мне компании господин Н. С. Фэмили проявил исключительные способности в области информационных технологий. Полагаю, он будет весьма полезен Вашей фирме в качестве специалиста.
Приложение: отзыв руководителя подразделения о работе Н. С. Фэмили в период стажировки….
С чрезвычайным почтением,
И. О. Фамилия,
вице-президент по персоналу компании;
о) пример письма негативного содержания (вариант 1):
Наименование должности сотрудника
И. О. Фамилия.
Уважаемый господин…!
С сожалением вынуждены сообщить, что Вы уволены из нашей компании с… (указать конкретно). Нам искренне жаль, что, несмотря на вынесенные Вам ранее… (указать, сколько) дисциплинарных взысканий, Вы так и не сумели изменить свою работу к лучшему.
Несмотря на происшедшее, мы с благодарностью вспоминаем о той работе, которая была исполнена Вами с надлежащей ответственностью и подобающим служебным рвением.
Выписку из приказа об увольнении, расчет и трудовую книжку Вы можете получить… в течение всего рабочего дня. Необходимые указания на этот счет будут даны соответствующим должностным лицам.
Желаем Вам всего наилучшего.
От имени генерального директора АО “Феникс”
И. О. Фамилия, менеджер;
п) пример письма негативного содержания (вариант 2):
И. О. Фамилия.
Уважаемая госпожа…!
Благодарю Вас за интерес, проявленный к нашему объявлению о вакансии, и полученное от Вас в этой связи подробное резюме (CV).
Сведения, любезно предоставленные Вами в наше распоряжение, были изучены с подобающим вниманием. Однако, к большому сожалению, я вынуждена сообщить, что Ваша фамилия не была включена в окончательный список (шорт-лист) соискателей на указанные должности.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Образец инициативного коммерческого письма
АО «Старт»
164500, г.
Северодвинск, Директору АО «Вымпел»
ул. Ломоносова,
120 г-ну Коневу А.Ф.
тел. 55-00-00 164500,
г. Северодвинск
факс 55-00-00 ул.
Воронина, 6
р/сч 01234567890123456789
22.02.99 № 25/08-15
О заключении
контракта
Уважаемый г-н
Конев!
Предлагаем Вам
заключить контракт на поставку спортивного
инвентаря фирмы «Kettler».
Направляем Вам наши прайс-листы. С
уважением,
Директор АО
«Старт» личная подписьА.Б. Кобылин
Петров 55-11-11
Образец ответного коммерческого письма
АО «Вымпел»
164500, г.
Северодвинск, Директору АО «Старт»
ул. Воронина,
6 г-ну Кобылину А.Б.
тел. 55-33-33 164500,
г. Северодвинск,
факс 55-33-33 ул.
Ломоносова, 120
р/сч 98765432109876543210
25.02.99 № 63/17-07
На № 25/08-15 от
22.02.99
О заключении
контракта
Уважаемый г-н
Кобылин!
С благодарностью
подтверждаем получение Вашего письма
№ 25/08-15 от 22.02.99, и принимаем Ваше
предложение заключить контракт на
поставку спортивного инвентаря.
Предлагаем встретиться 01.03.99 и подписать
контракт. С уважением,
Директор АО
«Вымпел» личная подписьА.Ф. Конев
Васильева 55-34-44
Образец докладной записки
Цех 55 Директору
ПО «Севмашпредприятие»
Пашаеву А.А.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10 01 2000 № 12
о командировании
главного механика
Малыгина А.К.
Прошу командировать
главного механика Малыгина А.К. в г.
Санкт-Петербург для заключения контракта
с фирмой «Аква».
Начальник цеха
55 личная подписьА.Ф. Валов
Иванова 6-30-33
Образец объяснительной записки
Цех 55 Директору
ПО «Севмашпредприятие»
Пашаеву А.А.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА
15 01 2000
о срыве подписания
контракта
Подписание
контракта с фирмой «Аква» невозможно
по причине отсутствия генерального
директора. Новая дата подписания договора
назначена на 25 01 2000.
Начальник цеха
55 личная подписьА.Ф. Валов
Иванова 6-30-33
Образец резюме
РЕЗЮМЕ
17 01 2000
Ф.И.О.:Трефилов
Владимир Сергеевич
ДАТА И МЕСТО
РОЖДЕНИЯ:15.07.77, г. Архангельск
АДРЕС:163500, г.
Архангельск, Тимме 6-55
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ:Холост
ОБРАЗОВАНИЕ:Неоконченное высшее
ОПЫТ РАБОТЫ:С 01.02.97 по 01.03.99 работал продавцом в отделе
«Кодак»
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
СВЕДЕНИЯ:Хожу на курсы английского
языка
Я хотел бы предложить
свои услуги в качестве ведущего
специалиста по созданию компьютерной
и видео рекламы, организовать работы
по реализации новых идей в области
компьютерной графики и монтажа. Я имею
опыт в управлении разработками программ,
хорошо срабатываюсь с людьми.
В 1993 году выпустил
учебное пособие «Практикум по
программированию на языке Турбо-Паскаль».
В 1994 году работал преподавателем
инфотехнологии. По требованию могу
предоставить необходимые рекомендации.
С надеждой на
взаимовыгодное сотрудничество,
личная
подписьВ.С. Трефилов
РЕЗЮМЕ
02 10 2000
Ф.И.О.:Тищенко
Дмитрий Анатольевич
ДАТА И МЕСТО
РОЖДЕНИЯ:12.06.79, г. Северодвинск
АДРЕС:164500, г.
Северодвинск, ул. Макаренко 22-52, тел.
(81842) 52-40-93,
E-mail:
td_mailbox@mail.ru,
td@atnet.ru
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ:Холост
ОБРАЗОВАНИЕ:Неоконченное высшее
ОПЫТ РАБОТЫ:В настоящее время учусь наIVкурсе АГТУ по специальности«Менеджмент»заочного факультета; работал преподавателем
компьютерного класса в обществе «Знание».
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
СВЕДЕНИЯ:Окончил курсы английского
языка
Я
имею опыт работы с многочисленными
компьютерными программами. Основные
из них – MS
Windows
9x,
MS
Explorer,
MS
Word,
MS
Excel,
MS
Outlook,
FineReader,
различные мультимедийные программы.
Имею доступ к сети Интернет.
По требованию
могу предоставить необходимые
рекомендации.
С надеждой на
взаимовыгодное сотрудничество,
Д.А. Тищенко
Оглавление:
Введение 1
Требования
к бланкам документов предприятия 1
Общие
правила оформления управленческих
документов. 2
Приказы
по личному составу 8
Письма 9
Докладные
записки 11
Резюме 11
Образец
личного заявления 12
Образец
приказа по личному составу 13
Образец
приказа по основной деятельности 14
Образец
инициативного коммерческого письма 15
Образец
ответного коммерческого письма 16
Образец
докладной записки 17
Образец
объяснительной записки 18
Образец
резюме 19
Список
используемой литературы: 21
Соседние файлы в папке bibliofond_28928
- #
- #
Инициативное письмо образец. Коммерческое письмо: образец написания Инициативное предложение образец
Главная / Управление бизнесом
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».
Например:
Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ
Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».
Например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.
В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Например:
Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.
Оплату аренды помещения гарантируем со счета… в… банке.
ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО
Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.
Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.
Например:
Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.
О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.
ПИСЬМО-ОТВЕТ
Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.
Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.
Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.
Система госфинансирования со стороны выглядит дремучим лесом, в котором легко заблудиться, а ещё проще — сломать себе что-нибудь. Однако периодически из этого «леса» выходят люди, нагруженные государственными деньгами. Значит, это вполне посильная задача. И ученые, то есть, по определению умные люди, вполне способны ее решить. Только надо знать, что и когда делать.
Для начала не стоит ждать, пока министерство образования и науки начнет объявлять конкурсы. Скорее всего, они пойдут по тематике, которая лежит вне ваших интересов. Или сами задания, заложенные в этих конкурсах, окажутся для Вас невыполнимыми. Поэтому такое ожидание бессмысленно. В основном, потому, что главная работа по получению государственных денег на научные разработки идет на более ранней стадии, на которой подаются предложения по формированию тематики и объемам финансирования.
Ученые много раз говорили, что чиновники не знают, что важнее для страны, какая наука в большем приоритете, какое исследование стоит развивать, а какое — нет. Самое интересное, что чиновники с этим и не спорят. И говорят, что инициативные предложения по формированию тематики как раз и решают этот вопрос. Ведь подают их сами ученые, а оценивают важность и актуальность — другие ученые. Министерство же соглашается с мнением экспертов и выделяет деньги.
Как заполнить заявку
Самое главное в заполнении инициативного предложения — помнить, что это тоже работа. Причем, работа, которой ученых никто специально не обучает. Почему – это тема для отдельного разговора. Главное, что в данной ситуации за минуту это не исправишь. Поэтому имеет смысл либо нанять человека, который умеет заполнять бумажки, либо сесть и по-настоящему разобраться самому. Подробные инструкции, хоть и написанные не самым доступным языком, есть на сайте дирекции научно-технических программ. Более того, многие организации, которые следят за правильностью исполнения контрактов (их называют организации-мониторы), выпускают свои методички по заполнению соответствующих документов. Часть из них собрана в нашей системе. И мы продолжим собирать их в одном месте. Кроме того, параллельно постараемся изложить то же самое доступным языком. Правда, простыми словами можно объяснить лишь общую картину. Начиная с какого-то момента все равно придется обращаться к дирекционным инструкциям. Потому что если какое-то поле надо заполнить так, а не иначе, то по другому уже и не скажешь.
Заполняя инициативное предложение (и в последующем сдавая отчеты), стоит помнить о нескольких важных моментах.
Во всех документах одна и та же часть работы или деталь, например, должна называться одинаково. Чиновники синонимов не понимают. И если вы в одной части назовете свою молекулу пи-комплексом, а в другой — кластером, будьте уверены — предложение не пройдет. То же самое касается портала, который назвали системой.
Если в правилах по оформлению предложения написано, что что-то должно находиться там-то и там-то, будьте уверены — больше там ничего находиться не может. Зато все, что перечислено, должно там находиться обязательно. И именно в том месте, где указано. В конце концов, вы же не льёте воду в кислоту, правильно? Поэтому не заставляйте других людей корпеть над формой вашей заявки, дайте им возможность подумать над её содержанием.
Но главное — продумайте всю предстоящую работу от начала и до конца. Если ваше предложение пройдет, и затем вы получите деньги на свою работу, то все, что не попало в условия контракта, вам придется делать «за свои». Помочь все продумать помогут и технико-экономическое обоснование, и техническое задание, и календарный план. И, самое главное, — пояснительная записка, в которой вы должны популярным языком объяснить, что вы собираетесь делать и зачем.
Инициативное предложение — не просто брошенная свысока мысль из серии «Надо в Арктике бананы синие выращивать», а очень четкий бизнес-план. Он состоит, напомним, из следующих элементов:
- Пояснительная записка
- Техническое задание
- Технико-экономическое обоснование
- Календарный план
Все вместе они создают полное впечатление о проекте, которое при новой системе финансирования (без пресловутого ФЗ-94) фактически дает огромное преимущество при последующем конкурсе автору предложения.
Из чего состоит инициативное предложение по формированию тематики
Одна из основных организаций-мониторов, долгое время сотрудничающая с министерством образования и науки и с дирекцией НТП, разъяснила, что должен содержать каждый из документов.
Пояснительная записка (ПЗ)
должна содержать основные сведения об организации-инициаторе, а также подробное обоснование заявляемой темы исследований. Предусмотренные в пояснительной записке разделы должны иметь детальное обоснование и описание:
1) Почему необходимо заказывать выполнение данного проекта:
Актуальность проекта;
Описание решаемых проблем, поставленной задачи и предлагаемых подходов к её решению;
Краткая характеристика работы;
Характеристика ожидаемого народно-хозяйственного результата
2) Какой научно-технический результат должен быть получен в итоге выполнения работ по проекту:
Описание планируемых результатов;
Описание потенциальных потребителей научного результата;
3) Какие организации могут участвовать в конкурсе на выполнение данного проекта
4) Выполнение индикаторов и показателей программного мероприятия Программы в рамках данного проекта
5) Оценка сроков выполнения данного проекта в полном объёме
6) Оценка стоимости проекта и объемов финансирования:
Объем средств федерального бюджета;
Объем средств из внебюджетных источников.
Техническое задание (ТЗ) —
исходный документ для проведения научно-исследовательских работ (НИР). ТЗ содержит основные технические требования, предъявляемые к результату работы, и исходные данные для разработки; в ТЗ указываются назначение результата, область его применения, стадии разработки документации, её состав, сроки исполнения и т. д., а также особые требования, обусловленные спецификой самого результата либо условиями его эксплуатации.
Технико-экономическое обоснование (ТЭО)
— анализы, расчеты, оценки экономической целесообразности осуществления предлагаемого проекта создания нового технического объекта, модернизации и реконструкции существующих объектов. Основано на сопоставительной оценке затрат и результатов, установлении эффективности использования.
ТЭО должно содержать:
1. Обоснование объема и сроков выполнения работ
2. Оценку стоимости работы и обоснование объемов финансирования, в том числе:
- Обоснование стоимости выполнения работ за счет средств федерального бюджета
- Обоснование объемов и возможности привлечения внебюджетных средств
Проект календарного плана
работ по предполагаемым НИОКР с указанием этапов, содержания, сроков и стоимости планируемых работ должен стать результирующим документом, разрабатываемым и представляемым инициатором на основе обоснований, приведенных в предыдущих частях предложения. Проект календарного плана должен впоследствии стать основой для формирования конкурсной документации и составной частью государственного контракта.
Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.
Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:
- о сотрудничестве.
- сотрудничества, ведении переговоров.
- Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
- Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.
Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.
На что обратить внимание при составлении
Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.
Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:
- Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
- Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
- Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
- Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
- Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.
ТОП 5 ошибок при написании
Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:
- Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
- Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
- Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
- Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
- Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».
Типичные фразы-шаблоны
Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.
| ситуация |
фраза |
| извещение | Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем |
| пояснение причины, мотива | На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение |
| просьба | Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить… |
| подтверждение | Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против… |
| предложение | Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим |
| Гарантируем | |
| отказ | Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с… |
| заключение | Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать… |
Образцы 2020 года
Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.
Запрос данных
Просьба
Коммерческое предложение
Гарантийное письмо
Претензия
Благодарность
Извинения
Образец инициативного коммерческого письма
Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию. 2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.
2. Письма-ответы. По признаку адресата 1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю. 2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.
Инфо
По форме отправления 1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы. 2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу.
Примеры: оферта, договор, рекламация. По композиции 1.
Письмо
Внимание
Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации.
Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.
Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.
Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:
- Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.
Оформляем письма по госту
Письмо Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).
Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Виды писем:
- инструктивные;
- сопроводительные;
- информационные;
- гарантийные;
- рекламные;
- претензионные;
- арбитражные;
- письма-подтверждения;
- письма-напоминания;
- письма-извещения;
- письма-просьбы.
В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
Служебное письмо (образец)
Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой. Справка При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:
- степень знакомства и характер отношений с адресатом;
- общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
- ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
- этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
Оформление письма, образец: Оформление писем по ГОСТу Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста.
Виды деловой переписки — файл n1.docx
Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Инициативные письма пример
Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров. 2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).
3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя. 4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц. 5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности: 5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже). 5.2. Структурное подразделение (при необходимости). 5.3. Должность адресата (в дательном падеже). 5.4. Его инициалы. 5.5. Почтовый адрес предприятия. 6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.
По ϲʙᴏему объему текст письматрадиционно не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем ϲʙᴏдитсятрадиционно к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Практика переписки выработала несколько общих правил, кᴏᴛᴏᴩых крайне важно придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Отметим, что текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писемтрадиционно принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
Инициативные письма примеры
Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма
- Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
- Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
- В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
- В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
- Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
- Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.
Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.
Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем: изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов; подготовка и написание проекта текста; согласование проекта и необходимое редактирование; подписание руководителем; регистрация исходящего письма; отправка. Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений. Деловое письмо отражает имидж компании.
1.3. Подготовка инициативных деловых писем
Требования к подготовке инициативных деловых писем
Прежде чем приступить к подготовке инициативного делового письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо совершенно необходимо.
Такая необходимость может быть вызвана следующими обстоятельствами:
1) вопрос (группа вопросов), который вы намерены осветить в деловом письме, не может быть в данный момент решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни каким-либо иным образом в связи с временной недоступностью (отсутствием на месте) адресата;
2) вы намерены зафиксировать (для себя и для адресата) определенную информацию на бумаге, с тем чтобы впоследствии иметь возможность (при необходимости) сослаться на нее;
3) вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли, для того чтобы придать им более упорядоченный вид и, таким образом, сделать их более ясными, доходчивыми и убедительными для адресата;
4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, представляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня), человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход. С тем, чтобы обеспечить его соответствующей информацией, вы и используете деловое письмо;
5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.
Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае
является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего послания.
Если, проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.
а) запланируйте время, необходимое (и е то же время достаточное. – Прим, авт.) для продуктивной работы над деловым письмом;
б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой – в офисе, дома или где-либо еще;
в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма, – бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, “штрих”, конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно. – Прим, авт.);
г) подберите также весь необходимый вам для работы над текстом информационно-справочный материал: переписку по существу поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служебные записки, справки, сводки, акты, доклады, договоры и т. п.;
д) на всякий случай запаситесь и литературой, в частности, словарями – орфографическим, синонимов, иностранных слов и т. п. или энциклопедическим, а также любой другой специализированной литературой (в том числе и периодикой), например юридической.
Далее переходите к подготовке плана делового письма. Как правило, эта процедура осуществляется в следующей последовательности:
а) уточняется цель (функциональное назначение) делового письма (например, вы намерены запросить у делового партнера определенную информацию, имеющую отношение к проекту договора о сотрудничестве);
б) определяется тип делового письма (в данном случае это письмо-запрос);
в) определяется общая структура делового письма (1-й абзац – обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, 2-й абзац – изложить суть запроса, 3-й абзац – обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, 4-й абзац – поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить возможно скорее и т. п.);
г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования “каркаса” содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);
д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);
е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.
После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.
Работа над черновиком предполагает:
а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);
б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последовательно для всех абзацев);
в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.
После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:
а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;
б) откорректировать проект, т. е. отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки в орфографии, пунктуации и т. п.;
в) переоформить черновик делового письма на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую страницу компьютерного файла.
б) повторно редактируется и корректируется;
в) оформляется в исправленном варианте.
С этой целью к тексту делового письма “подключаются” заранее продуманные:
– приветствие (иногда в сочетании с обращением);
– заключительная формула вежливости;
Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.
Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:
а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);
б) оформление делового письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;
в) оформление приложений (если таковые имеются);
г) подписание письма;
д) помещение письма в конверт и его регистрацию (последнее не обязательно для частных деловых писем);
е) отправку по указанному на конверте адресу.
Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем
а) пример письма-просьбы:
Генеральному менеджеру АО “Профиль”
Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего предприятия и, в частности…. (указать конкретно).
В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т. п.) интересующей нас продукции.
Желаемый срок получения каталогов —… (указать конкретно).
заместитель генерального директора по маркетингу
б) пример письма-сообщения:
Исполнительному директору АО “Профиль”
Многоуважаемая Имя Отчество!
Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в… (указать конкретно) в целях увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала —… (указать конкретно). Штатная численность персонала —… (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения.
коммерческий директор АО “Профиль”
в) пример письма-запроса:
Директору АО “Профиль”
Уважаемый Имя Фамилия!
Направляем Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия… (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие… (указать конкретно). Сведения о работе… на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме:
Указанные сведения необходимы для выдачи… дубликата трудовой книжки.
С уважением, директор АО “Вымпел”
заместитель директора по персоналу И. О. Фамилия;
г) пример письма-заявления (о намерениях):
Государственного образовательного учреждения…
Многоуважаемый Имя Отчество!
Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам… (институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия.
Желаю Вам и преподавательскому коллективу… творческих успехов и благополучия.
заведующий научно-исследовательским институтом…
д) пример письма-заказа:
Начальнику отдела сбыта АО “Профиль”
Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у АО “Профиль”… (указать наименование продукции) в количестве… (указать конкретно). Обращаем Ваше внимание на то, что наиболее предпочтительными для реализации являются изделия, имеющие… (указать характеристики, способствующие улучшению сбыта продукции).
Прошу Вас также изыскать возможность для укомплектования заказа приблизительно равным количеством изделий, обладающих перечисленными характеристиками.
Отправку заказа прошу произвести… (указать количество) равными партиями – к… и… (указать даты).
С уважением, директор торгового дома И. О. Фамилия;
е) пример письма-поздравления (вариант 1):
Имя Отчество Фамилия (в дательном падеже)
Уважаемый Имя Отчество!
Позвольте от имени… (указать конкретно) и от себя лично поздравить Вас с Днем рождения! Вот уже… (указать конкретно) лет Вы плодотворно трудитесь на благо нашего предприятия, отдавая делу свои профессиональные знания и опыт. Ваша трудовая деятельность – это редкий пример профессионального успеха, пример, заслуживающий уважения и подражания. В этот радостный день мы от всей души желаем Вам, уважаемый Имя Отчество, крепкого здоровья, успехов во всех начинаниях, благополучия и достатка, мира и счастья!
Инициалы (Имя) Фамилия;
ж) пример письма-поздравления (вариант 2):
Членам правления АКБ “Банк “Эльдорадо”
Имею честь поздравить Вас с исключительно успешным завершением инвестиционного проекта по финансированию… (указать конкретно).
Мне доставляет большое удовольствие сообщить Вам, что по предварительным оценкам, прибыль банка в связи с завершением указанного проекта превысит запланированные показатели. Я также крайне рад тому обстоятельству, что своевременное и в высшей степени успешное завершение этого проекта создает более чем благоприятные условия для осуществления других, не менее значимых инвестиционных программ, а именно… (указать конкретно).
Позвольте, господа, выразить уверенность в том, что деятельность нашего банка и впредь будет столь же успешной и благородной. Желаю вам всего наилучшего.
С совершенным почтением,
И. О. Фамилия, главный управляющий;
з) пример письма-приглашения:
Региональный выставочный центр “Новый Эрмитаж” имеет честь пригласить вас к участию в выставке-ярмарке… (указать конкретно). Выставка-ярмарка будет проводиться в… (указать конкретно) с… по… (указать конкретно).
Программой выставки-ярмарки предусмотрено развертывание следующих тематических разделов:
Ежегодные выставки-ярмарки… являются крупнейшими подобными мероприятиями, проводимыми ныне в… регионе. Каждый год в работе указанных выставок принимает участие в среднем более… экспонентов.
Таким образом, у участников выставки-ярмарки… имеются прекрасные возможности как для демонстрации своих достижений в области…, так и для продуктивного обмена опытом, в том числе и для установления новых партнерских связей.
В связи с изложенным организационный комитет выставки-ярмарки… приглашает вашу организацию принять участие в ее работе. Мы готовы оказать вам всяческое содействие в подготовке к участию и непосредственном участии в этом значительном мероприятии.
За более подробной информацией вы можете обратиться по адресу:….
Адрес Интернет-сайта оргкомитета выставки-ярмарки —….
Запросить документацию для подачи заявки на участие вы можете у… (указать конкретно) по электронной почте….
Мы будем рады видеть вашу организацию в числе участников выставки-ярмарки….
и) пример письма-извинения:
Генеральному директору АО “Профиль”
Глубокоуважаемая Имя Отчество!
… (указать полное наименование предприятия) приносит Вам свои извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору от… №…. Позвольте также сообщить Вам, что случившееся стало, к сожалению, возможным по обстоятельствам, не зависящим от деятельности нашего предприятия.
Тем не менее, уважаемая Имя Отчество, мы выражаем свое глубокое огорчение в связи с этим неприятным фактом. Одновременно мы хотели бы надеяться на то, что этот прискорбный случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хотели бы заверить Вас в том, что руководство Предприятия приложит энергичные усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев.
Искренне желаем Вам благополучия и процветания. Остаюсь искренне Ваш, директор-распорядитель ПАО “Полюс”
к) пример письма с выражением сочувствия: Исполнительному директору АО “Профиль”
Глубокоуважаемый Имя Отчество!
Позвольте выразить сочувствие в связи с постигшим Ваше предприятие несчастьем – производственной аварией, повлекшей за собой значительный материальный ущерб.
Мы разделяем Ваше огорчение и в этот нелегкий час намерены настоящим письмом засвидетельствовать Вам наши поддержку и симпатию. Одновременно мы предлагаем Вам свою помощь в решении вопросов, связанных с восстановлением и ремонтом поврежденного здания, оборудования и имущества.
Искренне надеемся, что уже вскоре последствия аварии будут успешно преодолены. В связи с этим мы подтверждаем свое намерение сохранять и всячески развивать деловое сотрудничество с Вашим предприятием и Вами лично.
Пользуясь случаем, желаем Вам, Имя Отчество, стойкости духа, энергии и настойчивости, удачи в осуществлении Вашей непростой миссии, скорейшего и полнейшего восстановления Предприятия, здоровья и благополучия.
С глубоким сочувствием и неизменным уважением,
(при необходимости после фамилии через запятую указывается наименование должности);
л) пример имиджевого письма:
Главному редактору АО “Телеканал”
Рад возможности отправить Вам небольшое сообщение. Полагаю, что Вы не забыли о нашей договоренности относительно…, достигнутой на прошлой неделе. Сообщите мне с оказией, как отразится выполнение этой договоренности на долгосрочных планах нашего сотрудничества.
Мне было также крайне интересно узнать Ваше мнение о…, кандидатуру которого предложил Вам на днях мой коллега и давний друг Нэйм Фэмили. В любом случае буду счастлив получить от Вас скорый ответ.
Надеюсь, у Вас все хорошо?
Остаюсь искренне Ваш,
Имя Фамилия, продюсер;
м) пример письма с выражением благодарности: Генеральному директору АО “Профиль”
Глубокоуважаемая Имя Отчество!
Выражаю Вам от имени трудового коллектива АО “Агат” сердечную благодарность в связи с направленными в адрес нашего предприятия поздравлениями по случаю… (указать конкретно).
Искренне надеемся, что сложившиеся между нашими предприятиями прочные взаимовыгодные деловые взаимоотношения получат свое дальнейшее плодотворное развитие. Пользуясь случаем, передаю Вам и Вашим коллегам пожелания успехов в работе, процветания, мира и счастья.
С неизменным почтением, генеральный директор АО “Агат”
н) пример рекомендательного письма:
Руководителю кадровой службы АО “Профиль”
Настоящим письмом я с удовольствием рекомендую Вам Нэйм Сенэйм Фэмили, которого имею честь знать как добросовестного, порядочного работника и перспективного специалиста. Вы, несомненно, можете доверить ему любое дело, не опасаясь наступления неблагоприятных последствий.
Я также свидетельствую, что за время стажировки во вверенной мне компании господин Н. С. Фэмили проявил исключительные способности в области информационных технологий. Полагаю, он будет весьма полезен Вашей фирме в качестве специалиста.
Приложение: отзыв руководителя подразделения о работе Н. С. Фэмили в период стажировки….
С чрезвычайным почтением,
вице-президент по персоналу компании;
о) пример письма негативного содержания (вариант 1):
Наименование должности сотрудника
С сожалением вынуждены сообщить, что Вы уволены из нашей компании с… (указать конкретно). Нам искренне жаль, что, несмотря на вынесенные Вам ранее… (указать, сколько) дисциплинарных взысканий, Вы так и не сумели изменить свою работу к лучшему.
Несмотря на происшедшее, мы с благодарностью вспоминаем о той работе, которая была исполнена Вами с надлежащей ответственностью и подобающим служебным рвением.
Выписку из приказа об увольнении, расчет и трудовую книжку Вы можете получить… в течение всего рабочего дня. Необходимые указания на этот счет будут даны соответствующим должностным лицам.
Желаем Вам всего наилучшего.
От имени генерального директора АО “Феникс”
И. О. Фамилия, менеджер;
п) пример письма негативного содержания (вариант 2):
Благодарю Вас за интерес, проявленный к нашему объявлению о вакансии, и полученное от Вас в этой связи подробное резюме (CV).
Сведения, любезно предоставленные Вами в наше распоряжение, были изучены с подобающим вниманием. Однако, к большому сожалению, я вынуждена сообщить, что Ваша фамилия не была включена в окончательный список (шорт-лист) соискателей на указанные должности.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Источник
ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками по указанию руководителя, при возникновении нештатных ситуаций (нарушения трудовой и производственной дисциплины). Такая записка пишется от руки, адресуется руководителю, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-либо факты.
Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю.
1. Реквизиты служебной записки:
– наименование вида документа;
3. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.
Деловое письмо – документ, служащий средством общения между учреждениями и частными лицами.
По тематическому признаку вся корреспонденция делится на деловую и коммерческую:
А) Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц. Содержат вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. Это письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и письма-ответы на них.
Б) Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов.
Виды деловых писем:
1. По функциональному признаку:
А) Инициативные письма – требующие ответа
— Письмо – запрос
Такие письмаиспользуются для подготовки и заключения сделок. Покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.
«Согласно нашей договоренности просим выслать нам …»
— Письмо-предложение (Оферта)
Это письменное предложение одного лица (Оферента) другому лицу (акцептанту) с целью заключения сделки или договора с указанием конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара (услуги), количество, качество, цена, сроки поставки, условия оплаты и т.д.
« В ответ на Ваш запрос от … мы предлагаем Вам …»
— Письмо-рекламация
Содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.
«Мы настаиваем на возмещении расходов ….»
— Письмо-просьба
В тексте излагают просьбу, подчеркивая заинтересованность в ее исполнении, и заранее выражают благодарность за усилия по ее исполнению.
«Просим Вас принять наше приглашение …..»
Б) Письма не требующие ответа.
— Письмо-подтверждение
Высылается для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое содержание документов и перечень материальных ценностей. Это письмо может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.
«Благодарим за каталог, который мы получили …»
— Письмо-напоминание
Направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В них содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
«Напоминаем о сроках ….»
— Письмо-извещение
В нем что-либо сообщается или утверждается. Эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас»
— Гарантийное письмо
Направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантируется обычно качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.
«Фирма «Эскон» гарантирует …»
— Сопроводительное письмо
Составляется при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
«На основании Вашего запроса высылаем Вам образцы товаров».
— Информационное письмо
Это разновидность письма-извещения. Своевременно информирует должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.
Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом
«Просим принять участие …»
Рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров или услуг, В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указаны адрес организации и телефон для справок.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Источник
Инициативное письмо образец написания. Образец написания делового письма. Чего нельзя допускать в деловом письме
Образец инициативного коммерческого письма
Примеры: оферта, договор, рекламация. По композиции 1.
Письмо
Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации.
Оформляем письма по госту
Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Виды писем:
В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
Служебное письмо (образец)
Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой. Справка При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:
Оформление письма, образец: Оформление писем по ГОСТу Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста.
Виды деловой переписки — файл n1.docx
Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Инициативные письма пример
Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров. 2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).
3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя. 4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц. 5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности: 5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже). 5.2. Структурное подразделение (при необходимости). 5.3. Должность адресата (в дательном падеже). 5.4. Его инициалы. 5.5. Почтовый адрес предприятия. 6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.
По ϲʙᴏему объему текст письматрадиционно не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем ϲʙᴏдитсятрадиционно к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Практика переписки выработала несколько общих правил, кᴏᴛᴏᴩых крайне важно придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Отметим, что текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Право подписи служебных писемтрадиционно принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
Инициативные письма примеры
Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма
Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.
Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем: изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов; подготовка и написание проекта текста; согласование проекта и необходимое редактирование; подписание руководителем; регистрация исходящего письма; отправка. Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений. Деловое письмо отражает имидж компании.
Прежде чем приступить к подготовке инициативного делового письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо совершенно необходимо.
Такая необходимость может быть вызвана следующими обстоятельствами:
Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего послания.
Если, проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.
После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.
Работа над черновиком предполагает:
После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:
С этой целью к тексту делового письма «подключаются» заранее продуманные:
Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.
Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:
Генеральному менеджеру открытого акционерного общества «ААА»
Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего Предприятия и, в частности. (указать конкретно).
В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т.п.) интересующей нас продукции.
Заместитель генерального директора по маркетингу
б) пример письма-сообщения
ЗАО»ВВВ>> И. О. Фамилия
Коммерческий директор ОАО «ГГГ» И. О. Фамилия
в) пример письма-запроса
Ректору Государственного образовательного учреждения.
Директору ФГУП «ДДД» И. О. Фамилия
Уважаемый Имя Фамилия!
Направляю Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия. (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие. (указать конкретно). Сведения о работе. на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме:
Указанные сведения необходимы для выдачи. дубликата трудовой книжки.
С уважением, Директор МГУП «НЕЕ» И. О. Фамилия
Заместитель директора по персоналу И. О. Фамилия
г) пример письма-заявления (о намерениях)
Многоуважаемый Имя Отчество!
Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам. (институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия.
Желаю Вам и преподавательскому коллективу. творческих успехов и благополучия.
Заведующий научно-исследовательским институтом. И. О. Фамилия
д) пример письма-заказа
Начальнику отдела сбыта ЗАО «ЖЖЖ» И. О. Фамилия
Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у ЗАО «ЖЖЖ». (указать наименование продукции) в количестве. (указать конкретно). Обращаем Ваше внимание на то, что наиболее предпочтительными для реализации являются изделия, имеющие. (указать характеристики, способствующие улучшению сбыта продукции).
С уважением. Директор торгового дома И. О. Фамилия
е) пример письма-поздравления (вариант 1)
Имя. Отчество. Фамилия (в дательном падеже)
Уважаемый (Имя. Отчество)!
В этой радостный день мы от всей души желаем Вам, уважаемый Имя Отчество, крепкого здоровья, успехов во всех начинаниях, благополучия и достатка, мира и счастья!
Инициалы (Имя) Фамилия
ж) пример письма-поздравления (вариант 2)
Членам правления АКБ «Банк «Эльдорадо»»
Имею честь поздравить Вас с исключительно успешным завершением инвестиционного проекта но финансированию. (указать конкретно).
Мне доставляет большое удовольствие сообщить Вам, что но предварительным оценкам, прибыль банка в связи с завершением указанного проекта превысит запланированные показатели. Я также крайне рад тому обстоятельству, что своевременное и в высшей степени успешное завершение этого проекта создает более чем благоприятные условия для осуществления других, не менее значимых инвестиционных программ, а именно. (указать конкретно).
Позвольте, господа, выразить уверенность в том, что деятельность нашего банка и впредь будет столь же успешной и благородной. Желаю вам всего наилучшего.
С совершенным почтением,
Региональный выставочный центр «Новый Эрмитаж» имеет честь пригласить вас к участию в выставке-ярмарке. (указать конкретно). Выставка-ярмарка будет проводиться в. (указать конкретно) с. по. (указать конкретно).
Программой выставки-ярмарки предусмотрено развертывание следующих тематических разделов:
Ежегодные выставки-ярмарки. являются крупнейшими подобными мероприятиями, проводимыми ныне в. регионе. Каждый год в работе указанных выставок принимает участие в среднем более. экспонентов.
Таким образом, у участников выставки-ярмарки. имеются прекрасные возможности как для демонстрации своих достижений в области. так и для продуктивного обмена опытом, в том числе и для установления новых партнерских связей.
В связи с изложенным организационный комитет выставки-ярмарки. приглашает вашу организацию принять участие в ее работе. Мы готовы оказать вам всяческое содействие в подготовке к участию и непосредственном участии в этом значительном мероприятии.
За более подробной информацией вы можете обратиться по адресу.
Запросить документацию для подачи заявки на участие вы можете у. (указать конкретно) по электронной почте.
Мы будем рады видеть вашу организацию в числе участников выставки-ярмарки.
Председатель оргкомитета. И. О. Фамилия Секретарь оргкомитета. И. О. Фамилия
и) пример письма-извинения
Генеральному директору ЗАО «ККК» И. О. Фамилия
Тем не менее, уважаемая Имя Отчество, мы выражаем свое глубокое огорчение в связи с этим неприятным фактом. Одновременно мы хотели бы надеяться на то, что этот прискорбный случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хотели бы заверить Вас в том, что руководство предприятия приложит энергичные усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев.
Искренне желаем Вам благополучия и процветания.
Остаюсь искренне Ваш. Директор-распорядитель ЗАО «ЛЛЛ» И. О. Фамилия
к) пример письма с выражением сочувствия
Исполнительному директору ЗАО»ИНН» И. О. Фамилия
Глубокоуважаемый Имя Отчество!
Мы разделяем Ваше огорчение и в этот нелегкий час намерены настоящим письмом засвидетельствовать Вам наши поддержку и симпатию. Одновременно мы предлагаем Вам свою помощь в решении вопросов, связанных с восстановлением и ремонтом поврежденного здания, оборудования и имущества.
Искренне надеемся, что уже вскоре последствия аварии будут успешно преодолены. В этой связи мы подтверждаем свое намерение сохранять и всячески развивать деловое сотрудничество с Вашим предприятием и Вами лично.
Пользуясь случаем, желаем Вам, Имя Отчество, стойкости духа, энергии и настойчивости, удачи в осуществлении Вашей непростой миссии, скорейшего и полнейшего восстановления Предприятия, здоровья и благополучия.
С глубоким сочувствием и неизменным уважением, И. О. Фамилия
(При необходимости после фамилии через запятую указывается наименование должности.) ч) пример имиджевого письма
Главному редактору ЗАО «Телеканал» И. О. Фамилия
Рад возможности отправить Вам небольшое сообщение.
Полагаю, что Вы не забыли о нашей договоренности относительно. достигнутой на прошлой неделе. Сообщите мне с оказией, как отразится выполнение этой договоренности на долгосрочных планах нашего сотрудничества.
Мне было также крайне интересно узнать Ваше мнение о. кандидатуру которого предложил Вам на днях мой коллега и давний друг Нэйм Фэмили. В любом случае буду счастлив получить от Вас скорый ответ.
Надеюсь, у Вас все хорошо?
Остаюсь искренне Ваш, Имя Фамилия, продюсер
м) пример письма с выражением благодарности
Генеральному директору ЗАО «ППП» И. О. Фамилия
Глубокоуважаемая Имя Отчество!
Выражаю Вам от имени трудового коллектива ОАО «РРР» сердечную благодарность в связи с направленными в адрес нашего Предприятия поздравлениями по случаю. (указать конкретно).
Искренне надеемся, что сложившиеся между нашими Предприятиями прочные взаимовыгодные деловые взаимоотношения получат свое дальнейшее плодотворное развитие. Пользуясь случаем, передаю Вам и Вашим коллегам пожелания успехов в работе, процветания, мира и счастья.
С неизменным почтением, Генеральный директор ОАО «РРР» И. О. Фамилия
Руководителю кадровой службы ЗАО «ССО И. О. Фамилия
Уважаемый господин. Настоящим письмом я с удовольствием рекомендую Вам Нэйм Сенэйм Фэмили, которого имею честь знать как добросовестного, порядочного работника и перспективного специалиста. Вы, несомненно, можете доверить ему любое дело, не опасаясь наступления неблагоприятных последствий.
Я также свидетельствую, что за время стажировки во вверенной мне компании господин II. С. Фэмили прояви.! исключительные способности в области информационных технологий. Полагаю, он будет весьма полезен Вашей фирме в качестве специалиста.
Приложение: отзыв руководителя подразделения о работе Н. С. Фэмили в период стажировки.
С чрезвычайным почтением, И. О. Фамилия,
вице-президент по персоналу компании
о) пример письма негативного содержания (вариант 1)
Наименование должности сотрудника И. О. Фамилия
Уважаемый господин. С сожалением вынуждены сообщить, что Вы уволены из нашей компании с. (указать конкретно). Нам искренне жаль, что, несмотря на вынесенные Вам ранее. (указать, сколько) дисциплинарных взыскания, Вы так и не сумели изменить свою работу к лучшему.
Несмотря на происшедшее, мы с благодарностью вспоминаем отой работе, которая была исполнена Вами с надлежащей ответственностью и подобающим служебным рвением.
Выписку из приказа об увольнении, расчет и трудовую книжку Вы можете получить. в течение всего рабочего дня. Необходимые указания на этот счет будут даны соответствующим должностным лицам.
Желаем Вам всего наилучшего.
От имени генерального директора компании «ТТТ>>, И. О. Фамилия, менеджер
п) пример письма негативного содержания (вариант 2)
Уважаемая госножа. Конкурс на замещение вакантной должности менеджера по продажам.
Благодарю Вас за интерес к нашему объявлению о вакансии, и полученное от Вас в этой связи подробное резюме (СУ).
Сведения, любезно предоставленные Вами в наше распоряжение, были изучены с подобающим вниманием. Однако, к большому сожалению, я вынуждена сообщить, что Ваша фамилия не была включена в окончательный список (шорт-лист) соискателей на укачанные должности.
Я искренне огорчена тем, что мне приходится писать Вам об этом. Пользуясь случаем, выражаю надежду на то, что Вата следующая попытка будет более успешной.
От имени генерального менеджера но персоналу компании
И. О. Фамилия, референт офиса р) пример письма с выражением отказа
Главному менеджеру по поставкам ОАО»ФФФ> И. О. Фамилия
Уважаемый господин. Настоящим письмом мы с глубоким огорчением вынуждены сообщить Вам о своем отказе перечислить Вашей организации доплату за произведенные. (указать, когда именно) поставки. (указать конкретно). Наше решение продиктовано следующими обстоятельствами:
Вы также не потрудились предоставить нам на этот счет какие-либо объяснения.
Следствием указанных нарушений Вашей стороной договорных обязательств стали прямые и косвенные издержки, понесенные нашим предприятием в связи с. (указать конкретно).
В связи с изложенным мы считаем абсолютно неправомерным ваше требование о. (указать конкретно). Со своей стороны, мы должны предупредить, что в случае повторной ненадлежащей поставки комплектующих мы, видимо, должны будем позаботиться о поиске более благонадежного делового партнера.
Надеемся, что наши доводы окажутся убедительными. Ваше следующее обращение с требованием о доплате вынудит нас передать рассмотрение этого дела в арбитражный суд.
СТ. менеджер по работе с поставщиками
И. О. Фамилия с) пример развернутого письма-резюме
К сведению руководства компании «ЧЧЧ» при рассмотрении соискателей на вакансию:
МЕНЕДЖЕР ПО ПЕРСОНАЛУ
С. по настоящее время работаю менеджером по персоналу компании. В мои должностные обязанности входит:
По отзывам коллег, располагаю достаточными для выполнения обязанностей менеджера по персоналу знаниями законодательства РФ и соответствующими практическими навыками.
Облачаю высокой работоспособностью, широким кругозором. Имею хорошие навыки работы с компьютерными программами
По характеру спокоен, приветлив. Увлекаюсь. (указать конкретно). Рекомендации с прежних мест работы прилагаю.
С уважением, И. О. Фамилия
К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.
Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов
В верхней части документа указываются:
Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.
От кого и кому
Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:
Образец письма на бланке компании
Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.
Москва, улица Зеленая, д. 5
Дата и номер
После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.
Кто подписывает
Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.
Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.
Надо ли указывать исполнителя
Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.
Ставится ли печать
Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.
Виды коммерческих писем могут быть разными: предложение, запрос, просьба и ответ на запрос. В статье рассказывается, как написать коммерческие письма всех перечисленных видов и приводятся примеры коммерческих писем.
Из статьи вы узнаете:
В коммерческой деятельности послание, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий, называется коммерческим предложением.
Как оформляется коммерческое письмо-предложение
Согласно общепринятому стандарту письмо о коммерческом предложении о сотрудничестве составляется на фирменном бланке компании.
В состав реквизитов, обязательных для коммерческого послания, входят:
Коммерческое письмо может быть отправлено одному конкретному адресату или сразу нескольким. Некоторые компании используют массовую рассылку таких писем максимально широкому кругу адресатов.
Как составить письмо-просьбу
Письма-просьбы составляются для того, чтобы адресат выполнил действия, необходимые автору сообщения. В простой ситуации не требуется излагать сложную информацию, приводить аргументы, убеждать адресата. Тогда письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы.
Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2018 г.
Сравните тексты двух писем.
Структура текста писем
Текст письма-запроса состоит из двух частей: обоснование (изложение причин просьбы) и заключение (просьба).
В отличие от запроса просьба может иметь разную структуру. Такое письмо может состоять из:
Одной части. Например:
Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок цитрусовых в первом квартале 2018 г. и при положительном решении направить нам оферту.
Просьба состоит из одной части, так как ситуация не требует обоснования.
Двух частей. Например:
В связи с ремонтом дорожного покрытия по ул. Молодцова, в районе домов 15–27 в период с 15 по 20 мая 2018 г. просим обеспечить прекращение движения на указанном участке в ночное время.
Если текст просьбы состоит из двух частей, сначала следует изложить причины написания послания, а затем просьбу.
Трех частей. Например:
В соответствии с договором от 12.02.2017 № 22/56 Ваша компания взяла на себя обязательства по поставке металлических передвижных стеллажей для оборудования архивохранилища равными партиями в сентябре, октябре и ноябре 2017 г. Однако Вами была задержана поставка последней партии оборудования на две недели без объяснения причин задержки.
Задержка поставки последней партии стеллажей ставит под угрозу сдачу архивохранилища в эксплуатацию в установленные государственным контрактом сроки. Просим Вас принять меры по отгрузке последней партии стеллажей в количестве 40 шт. в срок не позднее 10 марта 2018 г.
В качестве обоснования в просьбах или запросах может выступать ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, изложение фактов или событий.
Правила оформления писем
Письма-просьбы и письма-запросы оформляются на бланках.
При оформлении этих разновидностей посланий используются реквизиты:
Дополнительную информацию о классификации коммерческих писем можно найти в статье «Письма информационного характера».
Как составляются коммерческие запросы
Коммерческие запросы используются до заключения контракта.
В тексте коммерческого запроса, как правило, указывают:
В коммерческом запросе используются следующие выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки…
Просим сделать предложение на поставки…
Просим Вас сообщить подробную информацию о…
Пример полного запроса:
Просим Вас сообщить о возможности поставки планшетных сканеров моделей SKAN-200 и SKAN-320 в количестве 2 и 3 шт. соответственно в течение марта 2018 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.
n1.docx
При развертывании работ по реставрации исторических ценных зданий института выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью … кв.м. для перенесения всех учебных занятий на время реставрации зданий.
ул. Зеленая, д.5, кв.38
Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934-1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.
Директор Госархива Н.К. Крымкина
Касательно: альбома образцов
Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 2000… г.
Языковые конструкции деловых писем.
Источник