Как написать историческую справку учреждения

Выдаем историческую справку организации

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2017, N 5

Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

при подготовке архивных справок и выписок;
передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки — это два разных документа.

Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).
Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть. Для удобства представим содержание исторической справки в виде схемы (ниже).

Схема. Историческая справка

  -----------------------------------------------------------------------¬
  ¦                         Историческая справка                         ¦
  L-----------------------------------T-----------------------------------
            --------------------------+-------------------------¬
------------+-----------¬-------------+-----------¬-------------+----------¬
¦        Раздел 1       ¦¦        Раздел 2        ¦¦        Раздел 3       ¦
¦                       ¦¦                        ¦¦                       ¦
¦        История        ¦¦      История фонда     ¦¦     Характеристика    ¦
¦   фондообразователя   ¦¦                        ¦¦    документов фонда   ¦
LT-----------------------LT------------------------LT-----------------------
 ¦----------------------¬ ¦-----------------------¬ ¦----------------------¬
 ¦¦  Содержание раздела ¦ ¦¦  Содержание раздела  ¦ ¦¦  Содержание раздела ¦
 ¦¦                     ¦ ¦¦                      ¦ ¦¦                     ¦
 ¦¦История организации  ¦ ¦¦- объем документов;   ¦ ¦¦- разновидности      ¦
 ¦¦со ссылками на       ¦ ¦¦- крайние даты        ¦ ¦¦документов;          ¦
 ¦¦соответствующие      ¦ ¦¦документов;           ¦ ¦¦- особенности        ¦
 ¦¦законодательные и    ¦ ¦¦- степень сохранности ¦ ¦¦формирования единиц  ¦
 ¦¦иные нормативные     ¦ ¦¦документов;           ¦ ¦¦хранения и их        ¦
 ¦¦акты:                ¦ ¦¦- даты передачи       ¦ ¦¦систематизации;      ¦
 ¦¦- даты образования,  ¦ ¦¦документов на         ¦ ¦¦- наличие документов,¦
 ¦¦переименования,      ¦ ¦¦постоянное хранение   ¦ ¦¦выходящих за         ¦
 L+реорганизации,       ¦ L+                      ¦ L+хронологические      ¦
  ¦ликвидации;          ¦  ¦                      ¦  ¦границы деятельности ¦
  ¦- ведомственная      ¦  ¦                      ¦  ¦фондообразователя;   ¦
  ¦принадлежность;      ¦  ¦                      ¦  ¦- состав справочного ¦
  ¦- структура и        ¦  ¦                      ¦  ¦аппарата к фонду;    ¦
  ¦функции, их          ¦  ¦                      ¦  ¦- место хранения     ¦
  ¦изменения;           ¦  ¦                      ¦  ¦документов по личному¦
  ¦- название           ¦  ¦                      ¦  ¦составу              ¦
  ¦организации-         ¦  ¦                      ¦  ¦                     ¦
  ¦предшественника      ¦  ¦                      ¦  ¦                     ¦
  L----------------------  L-----------------------  L----------------------

Конечно, кадровику вряд ли удастся заполнить абсолютно все перечисленные в схеме информационные блоки. Но делать этого и не нужно: это работа архивариуса, причем на том этапе становления системы хранения документов, когда архив уже работает в полную силу. Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

Таблица. Содержание исторической справки

N п/п	Информационный блок	Комментарий
	Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации	На основе соответствующих распорядительных документов
	Ведомственная принадлежность	При наличии
	Структура и функции, их изменения	На основе организационной структуры
	Название организации-предшественника	При наличии
	Объем документов	С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу
	Крайние даты документов
	Степень сохранности документов
	Особенности формирования единиц хранения и их систематизации
	Место хранения документов по личному составу	С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);
наименование вида документа;
дата документа (дата подписания справки);
номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);
место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);
текст;
подпись.

Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод…» и т.п.

Историческая справка — документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно (Пример 1).

Пример 1. Историческая справка организации, составленная в отдел кадров.

---------------------------------------------------------------------------¬
¦                 Акционерное общество "Природные ресурсы"                 ¦
¦                         (АО "Природные ресурсы")                         ¦
¦                                                                          ¦
¦                           ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА                           ¦
¦                                                                          ¦
¦    01.03.2017                                                        N 1 ¦
¦                                  Москва                                  ¦
¦                                                                          ¦
¦     Общество   с   ограниченной    ответственностью  "Природные ресурсы" ¦
¦ образовалось в 2009 году (договор об учреждении от 18.03.2009 N 1).      ¦
¦     Общество   с   ограниченной   ответственностью  "Природные  ресурсы" ¦
¦ реорганизовано в форме  преобразования  в  Закрытое акционерное общество ¦
¦ "Природные ресурсы" (решение учредителей от 17.05.2010 N 534).           ¦
¦    1 сентября 2014 г. Закрытое  акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ реорганизовано в форме преобразования в Акционерное  общество "Природные ¦
¦ ресурсы" (решение акционеров от 01.09.2014 N 653).                       ¦
¦     Основной вид деятельности АО  "Природные  ресурсы" -  производство и ¦
¦ распределение газообразного топлива.                                     ¦
¦     Приказом  от  09.01.2017  N 1 утверждена  следующая  организационная ¦
¦ структура:                                                               ¦
¦     1 - Руководство,                                                     ¦
¦     2 - Управление по персоналу,                                         ¦
¦     3 - Бухгалтерия,                                                     ¦
¦     <...>                                                                ¦
¦     Управление по персоналу АО "Природные ресурсы" осуществляет архивное ¦
¦ хранение  документов  по  личному составу.  Хранение  осуществляется  по ¦
¦ адресу: г. Москва, ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, каб. 0021.             ¦
¦     На  хранении  находятся  документы по личному составу за 2010 - 2016 ¦
¦ годы в количестве 965 томов (опись N 1/ЛС). Документы по личному составу ¦
¦ за  2009 год  были  утрачены  при  пожаре в офисе АО "Природные ресурсы",¦
¦ произошедшем 15 января 2010 года (акт о пожаре от 15.01.2010 N 1).       ¦
¦     Состояние   документов,  находящихся  на хранении,  хорошее.  В дела ¦
¦ сформированы документы  одного календарного года (за  исключением личных ¦
¦ дел). Каждая единица хранения содержит не более 250 листов. Тома сшиты в ¦
¦ картонные обложки, снабжены внутренней описью, листом-заверителем.       ¦
¦                                                                          ¦
¦                             ------------¬                                ¦
¦     Генеральный директор    ¦   Печать  ¦ Потапов       Е.К. Потапов     ¦
¦                             ¦     АО    ¦                                ¦
¦     Начальник отдела кадров ¦"Природные ¦ Коржевицкая   М.В. Коржевицкая ¦
¦                             ¦  ресурсы" ¦                                ¦
¦                             L------------                                ¦
L---------------------------------------------------------------------------

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

Обратите внимание на Пример 2: на бланке организации сообщается, что работник был принят в организацию с тем же наименованием, но другой организационно-правовой формой. По месту предъявления этой справки наверняка возникнут вопросы. Что это: опечатка, попытка ввести в заблуждение, правда? Копия исторической справки снимет эти вопросы.

Пример 2. Архивная справка со ссылкой на копию приложенной исторической справки организации.

---------------------------------------------------------------------------¬
¦                 Акционерное общество "Природные ресурсы"                 ¦
¦                         (АО "Природные ресурсы")                         ¦
¦        ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, оф. 0010, г. Москва, 123456        ¦
¦  Тел./факс: (123)456-78-90, e-mail: office@priroda.com, www.priroda.com  ¦
¦      ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789     ¦
¦                                                                          ¦
¦    N 436-5/И от 19.05.2017                  Г-же Калининой Т.К.          ¦
¦    На N 2341-2/В от 16.05.2017              ул. Пушкина, д. 44, кв. 246, ¦
¦                                             г. Москва, 123456            ¦
¦                                                                          ¦
¦                             АРХИВНАЯ СПРАВКА                             ¦
¦                                                                          ¦
¦     В документах  Акционерного общества  "Природные  ресурсы" содержатся ¦
¦ следующие  сведения  о  работе  Калининой  Тамары  Константиновны (д. р. ¦
¦ 04.02.1974).                                                             ¦
¦     28  июля 2010  года   принята  на   должность  ведущего  инженера  в ¦
¦ производственно-технический  отдел  ЗАО "Природные ресурсы"  (приказ  от ¦
¦ 28.07.2010 N 356-32/лс).                                                 ¦
¦     Уволена по собственному желанию 21 декабря 2016  года  на  основании ¦
¦ п. 3 ч. 1 ст. 77  Трудового  кодекса  Российской  Федерации  (приказ  от ¦
¦ 21.12.2016 N 462/лс).                                                    ¦
¦     Основание:  Ф. 1, оп. 1 л/с, д. 01-02, т. 2, л. 201; д. 01-03, т. 2, ¦
¦ л. 159.                                                                  ¦
¦     Приложение:   копия   исторической справки АО "Природные ресурсы" на ¦
¦ 1 л. в 1 экз.                                                            ¦
¦                              -------------¬                              ¦
¦     Генеральный директор     ¦  Печать    ¦  Потапов        Е.К. Потапов ¦
¦                              ¦     АО     ¦                              ¦
¦                              ¦ "Природные ¦                              ¦
¦                              ¦  ресурсы"  ¦                              ¦
¦                              L-------------                              ¦
L---------------------------------------------------------------------------

Ежегодные дополнения к исторической справке

В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К «камерной» справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик». Тогда в январе 2018 года начальник отдела кадров подготовит дополнение к справке, которое будет выглядеть так, как показано в Примере 3.

Пример 3. Дополнение к исторической справке, составленной в отеле кадров

---------------------------------------------------------------------------¬
¦                 Акционерное общество "Природные ресурсы"                 ¦
¦                         (АО "Природные ресурсы")                         ¦
¦                                                                          ¦
¦                                ДОПОЛНЕНИЕ                                ¦
¦                          к исторической справке                          ¦
¦                                                                          ¦
¦    11.01.2018                                                        N 1 ¦
¦                                  Москва                                  ¦
¦                                                                          ¦
¦     В 2017 году в АО "Природные ресурсы" произошло следующее изменение:  ¦
¦     присоединено АО "Газовик" (приказ от 21.09.2017 N 1007/1-ОД).        ¦
¦     Виды деятельности организации не менялись.                           ¦
¦     Документы по личному составу АО  "Газовик"  приняты в  Управление по ¦
¦ персоналу АО "Природные ресурсы" и  оформлены на  хранение с присвоением ¦
¦ фонду номера 2.                                                          ¦
¦                             ------------¬                                ¦
¦     Генеральный директор    ¦   Печать  ¦ Потапов        Е.К. Потапов    ¦
¦                             ¦     АО    ¦                                ¦
¦     Начальник отдела кадров ¦"Природные ¦ Коржевицкая   М.В. Коржевицкая ¦
¦                             ¦  ресурсы" ¦                                ¦
¦                             L------------                                ¦
L---------------------------------------------------------------------------

Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит «Отметка о приложении» будет выглядеть так:

Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.

Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.

Е. Кожанова

Специалист

по ДОУ и кадровому

делопроизводству

Источник

Историческая справка организации – документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Когда и для чего нужна историческая справка

Таким образом, историческая справка требуется:

при подготовке архивных справок и выписок,
передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки – это два разных документа.

Историческая справка – это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка – это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила-2015).
Основным…

Источник

7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду — документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

7.6.2. Первый раздел — история фондообразователя — включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

В отношении архивной коллекции — указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

7.6.3. Второй раздел — история фонда — включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к фонду.

7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

7.6.6. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.

7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

Источник

ВЫДАЕМ ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ ОРГАНИЗАЦИИ

Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Таким образом, историческая справка требуется:

— при подготовке архивных справок и выписок;

— передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки — это два разных документа.

Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

1) Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).

2) Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть.

Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Таблица. Содержание исторической справки

N п/п	Информационный блок	Комментарий
1	Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации	На основе соответствующих распорядительных документов
2	Ведомственная принадлежность	При наличии
3	Структура и функции, их изменения	На основе организационной структуры
4	Название организации-предшественника	При наличии
5	Объем документов	С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу
6	Крайние даты документов
7	Степень сохранности документов
8	Особенности формирования единиц хранения и их систематизации
9	Место хранения документов по личному составу	С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

— наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);

— наименование вида документа;

— дата документа (дата подписания справки);

— номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);

— место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);

— текст;

— подпись.

Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод…» и т.п.

Ежегодные дополнения к исторической справке

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик».

Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.

Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.

Источник

7.6. Историческая справка

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

7.6.3. Второй раздел — история фонда — включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

степень сохранности документов;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к фонду.

7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

Историческая справка

При упорядочении документов составляется историческая справка к архивному фонду организации за хронологический период, соответствующий крайним датам документов описей, передаваемых на хранение в архив.

При упорядочении документов ликвидированных организаций историческая справка составляется за весь период деятельности организации.

В исторической справке содержится информация об истории организации – фондообразователя, истории фонда и дается краткая характеристика документов фонда.

В начале исторической справки приводится краткая характеристика исторических условий возникновения организации, сведения об организации – предшественнике, а затем в хронологической последовательности сведения о создании (образовании) , реорганизации, ликвидации организации со ссылками на названия, номера и даты распорядительных и учредительных документов. Указываются все изменения в названии и подчиненности организации.

Далее в исторической справке указывается структура, основные задачи и функции организации и их изменение за рассматриваемый хронологический период с указанием дат и документов, по которым были выявлены эти сведения.

В исторической справке указывается масштаб деятельности организации, ее место в системе органов государственной власти, экономической, общественно-политической, культурной жизни страны. При наличии системы подведомственных организаций указывается ее состав.

При написании исторической справки необходимо отказаться от политической оценки событий, эмоциональных выводов и заключений о деятельности организации.

Во второй части исторической справки излагаются сведения по истории фонда:

* дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

* изменения в составе и объеме фонда и их причины, перечисляются основные категории недостающих документов с указаниями дат, за которые они отсутствуют, а также результаты проведенной работы по розыску недостающих документов;

* степень сохранности документов, в том числе физическое состояние документов;

* краткие сведения об особенностях формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящие за хронологические границы фонда;

* сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в составе других фондов или архивов, и местах их хранения;

* сведения о наличии документов других организаций;

* состав научно-справочного аппарата к фонду;

* информация об условиях доступа и использования документов.

В заключительной части исторической справки приводится структура фонда (наличие описей по разным направлениям деятельности организации, по отдельным видам документов) , дается обобщенная характеристика фонда по составу и содержанию документов.

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

 -------¬

 ¦ Герб ¦

 ¦Москвы¦

 L-------

 ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

 КОМИТЕТ ПО КУЛЬТУРНОМУ НАСЛЕДИЮ ГОРОДА МОСКВЫ

 (МОСКОМНАСЛЕДИЕ)

__________________________________________________________________

 ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА

"___" _______ 20_ г. _______________________________________

N ________________ (полное наименование лица, направившего

 _______________________________________

 обращение)

 Настоящая историческая справка выполнена на основании данных

государственного учета объектов, представляющих

историко-культурную ценность, по состоянию на "__" _______ 20__ г.

в соответствии с обращением ______________________________________

 (указать заявителя, дату и номер

__________________________________________________________________

 обращения, в соответствии с которым сформирована настоящая

__________________________________________________________________

 историческая справка)

на объект ________________________________________________________

 (указать охранный статус, вид, категорию и наименование

_________________________________________________________________,

 объекта, включая его датировку и авторство)

расположенный ____________________________________________________

 (местонахождение (адрес) объекта)

__________________________________________________________________

 1. Исторические сведения об объекте: _________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

 2. Характер современного использования объекта: ______________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

 3. Перечень информационных источников, использованных при

подготовке настоящей исторической справки: _______________________

__________________________________________________________________

 Приложения:

 1. Акт сдачи-приемки информационной услуги от "__" ____ 20_ г.

N ______ - на ___ л.

 2. Дополнительные сведения об объекте - на ____ л.

Председатель __________________________ (_______________________)

 (подпись) (расшифровка подписи)

"____" ___________ 20__ г. М.П.

Руководитель структурного

подразделения _____________ (________________________)

 (подпись) (расшифровка подписи)

Ответственный исполнитель _____________ (_______________________)

 (подпись) (расшифровка подписи)

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Архивирование документов организации требует обязательного составления такого документа, как историческая справка. Составляется она за тот период деятельности, которому соответствуют крайние даты документов, по описи передаваемым в архив. Для ликвидированных предприятий историческая справка составляется за все время деятельности. Этот важный документ позволяет оптимизировать хранение информации в архиве и ускорить поиск нужных сведений в случаях запросов в государственный архив.

Сведения для исторической справки

Историческая справка для организации содержит сведения об истории фонда и непосредственно фондообразователя, краткое описание состава, а также содержания документации – сведения, относящиеся к трем разным разделам справки.

История фондообразователя

История фондообразователя содержит характеристику истории и условий возникновения предприятия, наименование предшественника и хронологию реорганизаций, в том числе: даты, задачи организации, круг подведомственных подразделений, место в отрасли и разных областях экономики и жизни, переименования и смену подчиненности, структуру. Объединенным фондам нередко требуется также общая история фондообразователей.

Информация о составителе фонда

К этому же разделу относится информация о составителе фонда, местонахождении его до архивирования.

История фонда

История фонда – это история документации и ее движения. А именно: даты первого поступления в архивное хранилище, объем, крайние даты. Также сведения о степени сохранности, изменениях в составе, объеме (утраты и экспертизы) документации, незадокументированных периодах.

Сведения, входящие в историю фонда

Важными являются особенности формирования фонда, описаний и систематизации, сведения о нахождении части фонда в составе других архивов или фондов и местах хранения. Фондовые включения (сведения о документации сторонних организаций) также обязательно включаются в историческую справку организации, как и состав фондового научно-справочного аппарата.

Сопровождающая информация

Раздел сопровождается аннотацией, библиографией и условиями доступа к документам и их использования.

Характеристика документации фонда

Характеристика документации фонда – как по составу, так и по содержанию групп документов и отдельных документов, включает информацию о документации, выходящей за рамки хронологии конкретного фонда, его научно-справочном аппарате и видах информационных носителей.

Требования к исторической справке

Как составить историческую справку, каким стилем излагать информацию, знает квалифицированный специалист-практик, сотрудник архивного хранилища. Документ обязательно визируется исполнителем (составителем) и руководителем архива и может дополняться в случае пополнения фонда и реорганизации предприятия.

Экземпляры исторической справки

Три экземпляра справки отправляются в государственный архив, один остается в деле описываемого фонда (архив организации).

Посмотреть все статьи

Ответы на основные вопросы:

Историческая справка – документ, включающий сведения о самом фондообразователе (организации, архивирующей свою документацию) и истории его архивного фонда, краткие сведения о составе, содержании документации и еще научно-справочном аппарате.

Период составления

Хронология должна соответствовать крайним датам тех описей, что передаются архиву на хранение. При ликвидации же предприятия – за весь период его деятельности.

Имеется ли некий стандарт для таких документов? Да, это ГОСТ Р 51141-98.

Для чего нужна историческая справка? Она делает более легкой, удобной работу с архивируемыми документами предприятия.

Когда составляется? При первой передаче документации архиву, при последующих — корректируется.

Каков состав документа?

Историческая справка обязательно должна содержать разделы: об истории организации (включая создание, реорганизации, назначение, структуру со ссылками на соответствующие распорядительные документы; упоминаются и предшественники предприятия, и смена его подчиненности. Анализируется масштаб деятельности фондообразователя, место в структурах экономики, культуры, обществе и указывается подведомственные организации и их состав), истории документации (структура фонда, краткое содержание — как по направлениям деятельности фондообразователя, так и по видам документации), характеристики фонда (объем документации, изменения в ней, движение документов, их сохранность, особенности формирования, систематизации). Завершается составление справки оценкой состояния фонда и его пригодности к практической работе. Документ визируется его составителем и руководителем архива.

Какие имеются трудности при написании архивной справки?

Они заключены, как правило, в нехватке документации за определенные периоды (при утере, передаче в сторонние организации, недостаточно поставленном учете, особенно в начале деятельности предприятия). Справка, составленная сразу по результатам обработки фонда, составляется намного быстрее и легче, чем по прошествии времени.

Что значит история фонда?

Это раздел исторической справки, содержащий следующую информацию о документации фонда:

Дате первого поступления в архив, ее объемах и крайних датах;
Изменениях в составе, объеме фонда и причинах этого, основных категориях недостающих документов (включая даты), также результатах проведенных работ по розыску отсутствующих документов;
Степени сохранности, физическом состоянии;
Кратко — об особенностях формирования, систематизации, сведения о документах, выходящих за заданные хронологические границы данного фонда;
О документах фондообразователя, переданных в другие фонды или архивы, и местах хранения;
Об имеющихся в фонде документов иных организаций;
О составе научно-справочного аппарата фонда;
Об условиях получения доступа, использования документов.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания предоставляет услуги по составлению исторических справок и других сопроводительных документов к архивным фондам организации. Узнать о стоимости можно по телефону 8 (495) 226-16-67 или отправить запрос на info@archivexpert.ru

Источник

Ответы на основные вопросы:

Период составления

Имеется ли некий стандарт для таких документов? Да, это ГОСТ Р 51141-98.

Когда составляется? При первой передаче документации архиву, при последующих — корректируется.

Каков состав документа?

Какие имеются трудности при написании архивной справки?

Что значит история фонда?

Это раздел исторической справки, содержащий следующую информацию о документации фонда:

Дате первого поступления в архив, ее объемах и крайних датах;
Изменениях в составе, объеме фонда и причинах этого, основных категориях недостающих документов (включая даты), также результатах проведенных работ по розыску отсутствующих документов;
Степени сохранности, физическом состоянии;
Кратко — об особенностях формирования, систематизации, сведения о документах, выходящих за заданные хронологические границы данного фонда;
О документах фондообразователя, переданных в другие фонды или архивы, и местах хранения;
Об имеющихся в фонде документов иных организаций;
О составе научно-справочного аппарата фонда;
Об условиях получения доступа, использования документов.

Обращайтесь к профессионалам

Источник