Как написать ивент - Правописание и грамматика

Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.

Этапы организации мероприятия

Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.

Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.

Этап 1. Конструирование

На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:

Команда

Правильная команда — залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут — четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.

Цель

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия — один из основополагающих этапов подготовки ивента.

Тематика

Тематика мероприятия — основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)

Формат

Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.

В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.

Этап 2. Подготовка

После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.

При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.

Этап 3. Проведение

Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия — это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.

Как составить план мероприятия?

Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.

Что же такое план мероприятия?План мероприятия — это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.

Написание плана мероприятия — не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.

Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.

Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.

Структура плана

Давайте сразу к делу

Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:

Общие области работ
Ответственные за общие области работ
Конкретные задачи в каждой области работ
Дедлайны
Исполнители
Финансы

Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных

Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:

Организация места — в организацию места входит закупка или аренда оборудования и самого помещения, подготовка сцены, уборка зала и многое другое.
Продвижение — на тему правильного digital-продвижения мероприятия у нас есть отдельная статья, советуем с ней ознакомиться .
Поиск выступающих — поиск спикеров, обсуждение и утверждение их речи, подготовка логистики для спикеров и т. д.

Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.

Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты

Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн — дату начала и завершения работы над ней.

Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи — считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное — не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.

Шаг 3. Переходим к реализации

После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.

Как составить программу ивента?

Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.

Для начала вкратце обсудим тему составления программы.

Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.

Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.

Выделите ключевой посыл, который вы хотите донести до аудитории. Процесс очень напоминает выработку слогана или миссии для бизнеса.
Сформируйте внутреннюю сюжетную линию. Необходимо выстроить логику и структуру подачи информации зрителям, а также понять, какой уровень активности участников должен преобладать в разные моменты времени.
Выделите блоки мероприятия по смысловому фактору. Смысловые блоки могут быть привязаны к конкретным выступающим, а могут к информации, которая будет доноситься до аудитории
Найдите выступающих, подготовьте текст или обсудите с ними их речь.

При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).

То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.

За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.

Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!

Источник

Для того, чтобы мероприятие запомнилось, было ярким и эффектным, необходимо приложить немало сил и времени, а также долю креатива при разработке идеи и сценария. Event-сценарий – это, можно сказать, стержень всего события, без которого мероприятие просто «распадется на части».

Сценарий мероприятия – это целая история, со своей завязкой, кульминацией и развязкой. Благодаря правильно продуманной программе, event-менеджер может перенести гостей в вымышленный, фантазийный мир. Однако event-менеджер и талантливый event-сценарист – это не одно и то же. Но чтобы стать настоящим event-гуру необходимо сочетать в себе оба качества.

Итак, несколько советов, как написать идеальный сценарий:

Проанализируйте, кем является ваш клиент

Важной составляющей успеха мероприятия является точное понимание интересов клиентов, их желаний и, в то же время, возможностей. Не забудьте уточнить все детали с клиентом, узнать его мнение по ряду вопросов. Так вы избежите недопонимания, а клиент останется доволен. Окружение, стиль жизни, настроение клиента могут натолкнуть вас на правильную идею сценария. Необходимо, чтобы мероприятие в итоге передавало характер заказчика, и чтобы клиент чувствовал себя хозяином вечера, а не гостем.

Ориентируйтесь на event-тренды

Важно не только самостоятельно создавать креативные идеи и новые темы для мероприятий, но и ориентироваться на остальной event-рынок. Анализируя прошедшие в мире события – организацию, подачу, тематику, – вы, с одной стороны, получаете новый взгляд и идеи, а с другой, соотносите свою работу с работой конкурентов, понимая свои сильные стороны и проблемные моменты. К тому же, в event-области существуют свои модные тренды и направления, которые профессиональный организатор должен учитывать при разработке сценария для нового события. «В прошлом году, после выхода фильма «Великий Гетсби» все мероприятия, оформлялись в стилистике шика начала 20 века. В этом году самая популярная, абсолютно новая концепция, эльфийская сказка», – комментирует последние тенденции event-дизайнер Юлия Шакирова.

Детально продумайте кульминацию вечера

Ожидание – одно из самых интригующих чувств человека. Если вы хотите, чтобы о вашем мероприятии говорили и желали посетить, работая на сценарием, определите, что (или кто) станет кульминацией вечера. В зависимости от тематики мероприятия – это может быть выступление известного артиста, красочное шоу, представление нового продукта (в случае бизнес-вечера). Определив будущую интригу вечера, создайте вокруг нее нужный ажиотаж.

Не бойтесь экспериментировать

Event – это всегда что-то новое и необычное. Редкий клиент нанимает event-менеджера для повторения или копирования какого-либо прошедшего события. Наоборот, клиент ожидает от организатора некого чуда, невиданного ранее. Как советует Стивенн Дугган: «Не бойтесь воссоздавать какую-либо фантазию. Расширьте границы воображения и добавьте несколько интересных деталей».

Не забудьте про торт

А точнее, про завершение (развязку) вечера. При написании сценария, очень важно проработать не только саму идею, тематику и интригу события, но и продумать завершение. Ведь это станет последним впечатлением гостей и клиента от вечера. Если вы организуете свадьбу или день рождения, то конечно торт – прекрасный, и даже желаемый, вариант окончания мероприятия. Однако если у вас тематическая вечеринка или корпоративный праздник, необходима альтернатива для закрытия вечера.

Работайте с профессионалами

Иногда, имея прекрасный сценарий, event-менеджер сталкивается с проблемой его реализации. В таком случае важно иметь профессиональную команду подрядчиков. Это касается всех деталей мероприятия – начиная от света и музыки и заканчивая дизайнерским тортом.

«Нет ничего невозможного. Вас не должен останавливать тот фактор, что подрядчик не может что-то выполнить. Просто найдите другого исполнителя», – советует Энди Милнс, организатор и продюсер 3D мероприятий.

И напоследок. Написание сценария, как и любая креативная работа, требует вдохновения. И вряд ли оно вас посетит в офисе за компьютером. Позволяйте себе «вылазки» в общество – смотрите новые фильмы и легендарные киноленты прошлых лет, читайте книги, посещайте музеи, театры, ходите на мероприятия. Вдохновение может прийти, когда вы его меньше всего ожидаете.

Присоединяйтесь к Event.ru

Источник

Leak

Постоянный игрок

Регистрация: 26.10.2019

Сообщения: 115

Реакции: 35

Баллы: 410

Для написания ивента вам необходимо начать с основной концепции, аля идеи.
Источником идей в основном для вас будут книги/фильмы/игры/сериалы,а так же вы можете взять ранее закрытые непроработанные,но амбициозные проекты и переработать их в качественный продукт.

Хорошо, я в целом понял, что буду создавать, что дальше?

Во первых, убедитесь, что она заинтересует игроков. Вероятно, борьба за редкий артефакт м/у созданной ВАМИ организацией и Фондом с интересным финалом больше понравится игрокам нежели простой рейд СОП на комплекс по обычному сценарию «НАДО ЗАХВАТИТЬ ОБРАЗЦОВ И Д`ШЕК, ДА ПОБОЛЬШЕ!».

Во вторых, подумайте о реализуемости этой концепции.
Желательно избегать такого развития событий, что придётся выйти за границы данного вам Острова и создавать целые отдельные «парящие» локации. Конечно, если это неизбежно, в ваших правах это сделать.

Так же сразу отвергайте идею, которая завязывается на сражении и не включает в себя серьёзную отыгровку.

* К примеру: https://forum.unisonorp.ru/threads/inspekcija-kompleksa.219/

Огромный упор в боевую часть и слабый в ролевую привёл к отказу.

Идея подходит, что потом?

Остаётся лишь оформить её подобающим образом и представить миру.

В теме своего ивента вы обязаны расписать его предысторию, основные события и по желанию эпилог. При написании своего труда отдайте предпочтению расписанию событий, а не кол-ву ХП и виду вооружения у профессий, этим занимаются опытные в этом деле Гейм Мастеры.

Если вы желаете вставить в свой ивент «литературное» вступление, то обратите внимание на официальные протоколы SCP используя их как шаблон.

На этом всё?

Теперь разберём как должна выглядеть «основная» часть ивента, т.е та, которую отыгрывают сами игроки.

Условно её можно разделить на 2 части.

I. Ролевая часть. В данной части получают свою дозу счастья любители РП. Дайте игрокам свободу, дав им какую-либо цель, к примеру : создать достаточно мощную взрывчатку для подрыва барьера, что окружает Образец.

II. Боевая часть. А в этой части получают свою дозу счастья любители больших пушек. Внедрите в ивент какое-либо боевое действие : от небольшой стычки за груз до борьбы за стратегически необходимый фонду пункт.

Если вы не будете держать баланс между этими двумя частями ваш ивент вероятно не получится особо интересным. К примеру, мой первый ивент : https://forum.unisonorp.ru/threads/ivent-nikto-otredaktirovano.306/ — Отказ по причине отсутствия перестрелок.

Так же при создании ивента учтите, что не оставили «дыр» в нём. Может быть в середине ивента игроки сойдут с ваших рельс повествования и тогда ГМ попадёт в затруднительное положение из которого может и не выйти.

/////////////////////

P.S Если вам нужна помощь с вашим ивентом, можете обращаться ко мне через личные сообщения сайта.

Последнее редактирование: 18.04.2020

Регистрация: 06.11.2019

Сообщения: 128

Реакции: 26

Баллы: 210

Регистрация: 19.09.2019

Сообщения: 376

Реакции: 231

Баллы: 660

Возраст: 22

Местоположение: Затерянного мира

Сайт: 2ch.hk

Для того, чтобы написать хороший евент/инвент/ивент, вам нужна идея.

Что можно посчитать хорошей идеей?

Хорошая идея не должна быть «РДМ ивентом», должна включать в себя РП составляющую и «экшн» составляющую, а так же должна обладать прописанным сценарием.

РДМ ивент — ивент, что нацелен на борьбу между двумя и более сторонами. К примеру противостояние ГОК и фонда, Фонда и СОП, Фонда и Длани Змеи и т.п.

Что делать после того, как вы получили идею для ивента?

Вам нужно подробно его расписать, рассказать предысторию ивента а так же его предполагаемые основные действия.

Вам

не обязательно расписывать предысторию, как литературное вступление, если это вам не приносит удовольствие.

Что ещё нужно сделать, чтобы ивент стал лучше?

Советую не заострять свое зрение на глобальных ивентах, ведь они требуют КРАЙНЕ продуманную идею.

Рекомендую начать с создания «локальных» ивентов, на которые будут отбираться примерно 10-15 человек.

Крайне очевидно, только тупой имбецил напишет так как не надо.

Регистрация: 16.11.2019

Сообщения: 131

Реакции: 16

Баллы: 210

Сайт: www.twitch.tv

Для того, чтобы написать хороший евент/инвент/ивент, вам нужна идея.

Что можно посчитать хорошей идеей?

Хорошая идея не должна быть «РДМ ивентом», должна включать в себя РП составляющую и «экшн» составляющую, а так же должна обладать прописанным сценарием.

РДМ ивент — ивент, что нацелен на борьбу между двумя и более сторонами. К примеру противостояние ГОК и фонда, Фонда и СОП, Фонда и Длани Змеи и т.п.

Что делать после того, как вы получили идею для ивента?

Вам нужно подробно его расписать, рассказать предысторию ивента а так же его предполагаемые основные действия.

Вам

не обязательно расписывать предысторию, как литературное вступление, если это вам не приносит удовольствие.

Что ещё нужно сделать, чтобы ивент стал лучше?

Советую не заострять свое зрение на глобальных ивентах, ведь они требуют КРАЙНЕ продуманную идею.

Рекомендую начать с создания «локальных» ивентов, на которые будут отбираться примерно 10-15 человек.

Спасибо за очередной офигенный гайд, а мне, как ГМу крайне приятно, что создали гайд по написанию ивентов, кста, твои литературные вступления — топ, пиши их больше и чаще, это именно то, чего по моему мнению не хватает многим ивентам!

Leak

Постоянный игрок

Регистрация: 26.10.2019

Сообщения: 115

Реакции: 35

Баллы: 410

Спасибо за очередной офигенный гайд, а мне, как ГМу крайне приятно, что создали гайд по написанию ивентов, кста, твои литературные вступления — топ, пиши их больше и чаще, это именно то, чего по моему мнению не хватает многим ивентам!

Пасяп, продолжение Утопии уже на половину написал. Опубликую в течение следующей недели.

Регистрация: 16.11.2019

Сообщения: 131

Реакции: 16

Баллы: 210

Сайт: www.twitch.tv

Leak

Постоянный игрок

Регистрация: 26.10.2019

Сообщения: 115

Реакции: 35

Баллы: 410

Регистрация: 26.01.2020

Сообщения: 271

Реакции: 62

Баллы: 660

Регистрация: 09.10.2019

Сообщения: 772

Реакции: 171

Баллы: 660

Кратко:
1. История/Предыстория
2. Оригинальная и интересная Суть/цель
3. Не шаблонный и расписанный Рп/боевой момент
4. Не шаблонный и расписанный Боевой/рп момент
Описывать характеристики не надо, ГМ сделает все сам.

Поможет только новичкам, которые недавно зашли на сервер и решили посетить форум.
Поддерживаю слова Шредингера, гайд почти бессмысленный.

Извиняюсь.

Последнее редактирование: 18.04.2020

Регистрация: 22.11.2019

Сообщения: 32

Реакции: 23

Баллы: 150

Местоположение: Где-то там

Источник

Хороший повод для торжества не гарантия успеха, особенно если организуется масштабный праздник для людей разного возраста, статуса, интересов. Предлагаем разобраться, как следует действовать организаторам, чтобы проведение мероприятия оставило у гостей только приятные впечатления.

Что такое ивент

Для начала выясним, что означает такое популярное сейчас слово «event». В переводе с английского — «событие». Ивентами принято называть публичные мероприятия развлекательного либо рекламного характера, а также частные праздники с довольно большим количеством приглашенных.

Виды ивентов и разница в проведении мероприятий для разных категорий участников

Четко разграничить виды ивентов сложно, поскольку они могут преследовать общие цели, характеризоваться одинаковыми деталями. Поэтому классификация может быть только условной по нескольким критериям:

формат — выставки, презентации, ярмарки, праздники, мастер-классы, тренинги, квесты, пресс-мероприятия, концерты, корпоративы и пр.;
аудитория — для бизнес-партнеров, клиентов, сотрудников, друзей и родственников, жителей определенного дома/улицы, детей в образовательных учреждениях и др.;
цель — знакомство, формирование или укрепление положительного имиджа, налаживание деловых контактов, обучение в увлекательной форме;
время проведения — от 30 минут до нескольких часов;
локация — на площадке заказчика или исполнителя, в арендованном помещении, на природе.

Возьмем на себя подготовку вашего ивента!

Как правило, чем выше статус события, тем официальнее программа. Для партнеров можно организовать event в формате шоу. Например, кулинар публично приготовит необычные угощения или художник нарисует веселые шаржи, которые затем станут сувенирами для присутствующих. Если же речь о корпоративе или о студенческой вечеринке, стоит использовать интерактивные развлечения, например, творческий мастер-класс.

Чего можно добиться за счет ивент-мероприятий

Правильная организация события способна сделать любой event инструментом достижения важных целей, приведем примеры, когда мероприятие становится не просто развлечением.

Мастер-классы арт-направления помогут сотрудникам компании или семье оформить интерьеры хендмейд-произведениями, не тратя существенные средства на их покупку. Так, для декора офисов современного типа подойдут картины, созданные в необычных художественных техниках: марморирование, эбру, мозаика, граффити, спрей-арт. В уютной домашней обстановке будут уместны картины в технике шерстяной акварели или живопись на холсте.
Корпоративные праздники в экостиле значительно улучшают имидж компании. Кроме того, как любой результативный совместный досуг, они повышают лояльность сотрудников и мотивацию, сплачивают коллектив и помогают людям лучше узнать друг друга, оценить умения и навыки, выстроить правильные коммуникации. Пребывание на свежем воздухе полезно для здоровья.
Шоу по приготовлению оригинальных блюд, лакомств и напитков, украшению выпечки и десертов расширяют кругозор детей и подростков в области национальных кухонь и традиций. Участники таких занятий получают кулинарные навыки, становятся более самостоятельными. Эти мастер-классы универсальны — подходят для людей любого возраста, для семейного и дружеского досуга, корпоративного отдыха.
Городские праздники, которые обычно включают в себя театрализованные представления, костюмированные шоу, увлекательные интерактивы, формируют позитивное отношение людей к месту проживания. В результате городская среда становится более комфортной, ведь дети и взрослые сознательно и более активно заботятся о чистоте и порядке своих дворов и улиц.
Интеллектуальный тимбилдинг, выполняя основную задачу по формированию и сплочению команды, одновременно выявляет людей с широким кругозором и глубокими знаниями в определенных сферах. Такие лидеры игр нередко становятся хорошими руководителями среднего звена и топ-менеджерами. В итоге организация ивента помогает сотрудникам продвигаться в картере, а владельцам компании — укреплять административное звено.

Как видно из сказанного, максимально привлекательны мероприятия, в которых можно активно поучаствовать, проявить способности, узнать и попробовать нечто новое, а не просто смотреть на выступающих.

Гайд по организации ивентов: этапы подготовки и проведения мероприятия

Рассмотрим базовые этапы планирования, подготовки и проведения ивентов любых видов.

Определение цели мероприятия. Важно понимать, что должно стать результатом события. А желаемый итог может быть любым — от более близкого знакомства сотрудников до обучения малышей рисованию в необычной технике.
Выбор формата в соответствии с поставленной целью. Например, как корпоратив летом можно провести пикник с кулинарным барбекю-шоу, на 23 февраля заказать выездной барбершоп, а в качестве девичника перед свадьбой организовать мастер-класс по плетению венков из живых цветов или составлению флористических композиций.
Выбор локации. Место проведения должно соответствовать сезону, особенностям развлекательной программы, быть достаточным для размещения приглашенных на мероприятие. Важны комфортные условия, транспортная доступность, безопасность.
Анонс. Нужно разработать дизайн афиш, пригласительных билетов, инфоплакатов, текста объявлений. Даже если речь о подготовке развлекательного события в небольшой компании, реклама не будет излишней — предвкушение праздника сработает на успех.
Согласование бюджета. От выделенной суммы будет зависеть наполнение программы. Например, можно использовать для мастер-класса по изготовлению сувениров недорогие либо элитные материалы.
Формирование ивент-команды. Справиться в одиночку с организацией как корпоративных, так и частных мероприятий невозможно. Каждому члену группы нужно определить зону ответственности, и необходим координатор проекта.
Разработка сценария. На этом этапе важно не только продумать наполнение программы, но и составить план действий и перечень требуемого оборудования — они необходимы для рациональных действий event-команды и контроля подготовки.
Приглашение специалистов, участие которых необходимо для успеха праздника. Это могут быть музыканты, диджеи, фотографы, видеооператоры, мастера прикладного творчества и другие профессионалы.
Продумывание логистики. Здесь важно предусмотреть трансферы для гостей (при необходимости), доставку музыкальной, осветительной и иной аппаратуры, специализированной мебели, другого инвентаря.
Предварительный контроль готовности. Нужно минимум за сутки до события выяснить, все ли готово. Особенно важен этот этап при организации масштабных мероприятий с участием VIP-гостей. Однако и небольшой праздник не стоит омрачать нехваткой оборудования, персонала или другими огрехами.
Проведение мероприятия. На этом этапе особенно актуальна роль опытного координатора, который будет отслеживать ход программы по сценарию и оперативно вносить коррективы, если они потребуются.
Наведение порядка в локации праздника. Понадобится вывезти доставленное оборудование, убрать площадку. На этом этапе целесообразно привлечь клининговую компанию.

После события желательно выяснить у участников, как они чувствовали себя на мероприятии, что понравилось и не понравилось — можно провести экспресс-опрос по окончании ивента или получить обратную связь другим способом.

Главные принципы event: что обеспечит успешное проведение мероприятия

Итак, подведем итоги — перечислим главные принципы успешной разработки и качественного проведения ивент- мероприятий.

Наличие идеи. Элементы сценария должны подчиняться общей концепции. Если разрозненные части произвольно собраны в общем сценарии, event получится хаотичным.
Соответствие программы не только целям и концепции события, но и типу аудитории по возрасту, полу, интересам.
Удобство локации: достаточная площадь, комфортная температура, чистота, наличие санузлов, транспортная доступность.
Безопасность локации: противопожарное оборудование, открытые эвакуационные выходы и интуитивно понятная маршрутизация (таблички-указатели).
Рациональное формирование сметы. Излишняя экономия способна испортить впечатление от праздника, даже если его концепция интересна гостям.
Организация события по логичному плану с поэтапным контролем готовности всех элементов программы.

Желающим получить удовольствие от события, не затрачивая лишние деньги и время, рекомендуем обратиться в AlexGrim. Арт-агентство справится с задачей безупречно, так как организует ивент-мероприятия в Москве и Санкт-Петербурге уже 9 лет. Значительный опыт, масса креативных наработок и вариативность познавательно-развлекательных программ разных форматов и масштабов — гарантии успеха.

Источник

Разработка сценария мероприятия подчиняется общим законам драматургии. Но есть одно существенное отличие праздника с участием гостей от спектакля, идущего на сцене. Оно заключается в интерактивном характере торжественного события. Это обстоятельство необходимо учитывать уже на стадии написания сценария.

СОДЕРЖАНИЕ:

С ЧЕГО НАЧАТЬ?
КАКОЙ ДОЛЖНА БЫТЬ СТРУКТУРА СЦЕНАРИЯ?
КАК ПИСАТЬ ВСТУПЛЕНИЕ?
КАК ПИСАТЬ КУЛЬМИНАЦИЮ?
СОВЕТЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ
ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
КАК ОФОРМИТЬ ТЕКСТ СЦЕНАРИЯ: ИНСТРУКЦИЯ
КОНКРЕТНЫЕ ИДЕИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ТЕМАТИЧЕСКИХ ПРАЗДНИКОВ

Золотое правило, которое отвечает на вопрос: как написать сценарий праздника, гласит: «Тексты должны быть предельно ясными, четкими и выразительными. Идеально, если они написаны короткими рифмованными строками. Хорошо воспринимаются также диалоги в форме вопрос-ответ, утверждение-отрицание».

Важно! На вопрос, как составить сценарий мероприятия, профессионалы отвечают, что его надо писать не как литературное произведение, а как схему, служащую фарватером в бурном море торжества и веселья. Условие справедливо для всех типов представлений с участием зрителей.

Воспользуйтесь для оттачивания юмористического стиля анекдотами. В них можно найти немало остроумных диалогов, которые оживят сценарий и здорово повеселят публику.

С ЧЕГО НАЧАТЬ РАБОТУ НАД СЦЕНАРИЕМ?

На помощь автору, желающему составить сценарий праздника, приходят законы, по которым строится драматургическое произведение. В данном случае они приспособлены под конкретные задачи интерактивного мероприятия.

Если вы не знаете, с чего начать и как писать сценарий, начните с ответов на вопросы и определите следующие моменты:

Какова цель праздника? Для этого надо ответить на вопрос: чего мы хотим получить от этого мероприятия? К примеру, если это Новый год, мы хотим встретить его так, чтобы он был успешным и счастливым. Это условие ведущий оговаривает в начале торжества. Оно может быть оформлено в виде веселого договора, подписанного всеми участниками. Или в виде торжественной клятвы: «Мы… такие-то такие-то, торжественно обещаем: пить, танцевать и веселиться так, чтобы весь год быть здоровыми, бодрыми, веселыми!»
Какова тема праздничной встречи (застолья, банкета и т. д.)? Тема определяется датой (если это календарный праздник) или поводом, по которому люди собрались веселиться. Например: празднование Масленицы посвящено встрече Весны. Тема весны определяет все дальнейшие перипетии. Определив тему, автор видит, о чем писать, в каком стиле оформить зал, какие будут номера, игры, костюмы, реквизит и так далее. Тема определяет подходящую форму праздника. Например, ту же масленицу можно решить в форме ярмарочного балагана. Отсюда рождаются тексты в виде закличек, появляются герои в костюмах балаганных дедов, коробейников и так далее.
Что или кто мешает достичь цели? Цель — встретить счастливый Новый год. Мешает погода, Баба-яга или другие злодеи. Появляется конфликтная ситуация, вокруг которой завязываются все действия, проявляется общая заинтересованность в преодолении препятствий, компания объединяется в едином порыве, сценарий держит гостей в тонусе весь вечер.
Каково ведущее предлагаемое обстоятельство? Вокруг чего конкретно происходит борьба? На чем держится конфликт? Куда движется сюжет? Это может быть предмет, персонаж, явление или какое-либо спорное утверждение.

Например, на празднике Знаний 1 сентября в школе можно объявить о сокровище, которое было украдено и спрятано какими-то злодеями. Чтобы его найти, надо пройти череду испытаний. На этот каркас легко и просто накладываются различные игры, концертные номера и прочие забавы.

Внимание! Классика жанра: новогоднее елочное представление, когда ведущий объявляет о том, что Снегурочку, Деда Мороза, елочку или мешок с подарками похитили какие-то злые силы. Участники под его руководством выполняют различные действия, помогающие одолеть злодеев, спасти добрых героев и получить в конце за это заслуженную награду!

Эта простейшая схема поможет правильно написать сценарий любых праздничных мероприятий. Она дает автору возможность сконцентрировать внимание на поставленной задаче, возбуждает воображение, вдохновляет на создание интересного, захватывающего сюжета!

КАКОЙ ДОЛЖНА БЫТЬ СТРУКТУРА СЦЕНАРИЯ?

Хорошо организованный праздник идет по накатанной колее так, что никто не видит поставленных ограничителей, но никто их не переходит. В сохранении баланса между организованностью и свободой и есть самая большая сложность проведения интерактивных мероприятий.

Достижение этой гармонии обычно возлагают на плечи ведущего, но лучше, если автор сценария тоже позаботится о логичной и правильной структуре, на которой будет держаться весь праздник.

Разработка сценарного плана выполняется по следующей схеме:

Вступление.
Кульминация.
Заключительная часть.

Внутри и между этими компонентами выстраивается программа праздничного вечера. Можно ли назвать ее сюжетом? Да, если соблюдены законы драматургии, о которых шла речь выше.

Важно! По определению сюжет — это борьба между противоборствующими силами за достижение некоей цели. Если в программе праздника прослеживается конфликтная ситуация, можно говорить о сюжете.

Классический пример – новогодние елочные представления, когда добрые и злые персонажи пытаются привлечь детей на свою сторону.

ПИШЕМ ВСТУПЛЕНИЕ ПРАВИЛЬНО

В начале надо привлечь внимание гостей к теме, ради которой все собрались, организовать их для совместного проведения праздника, настроить на нужный лад, задать атмосферу. Это самая короткая часть вечера.

Совет: послушайте начало праздничных передач федерального или советского телевидения. Обратите внимание на то, как обставлен выход ведущих. Там это сделано очень эффектно и профессионально. Воспользуйтесь идеями и саундтреками профессионалов.

После приветствия можно провести короткий блиц-опрос зала, конкурс лучших поздравлений, игру-знакомство, игру на внимание, конкурс на лучший тост и так далее.

КАК ПИСАТЬ КУЛЬМИНАЦИЮ?

Кульминация — апогей праздника: высшая точка, самая яркая и захватывающая его часть. В сценарии этот эпизод прописывают ближе к финалу. Потому что кульминация означает победу добра над злом, достижение цели праздника, торжество справедливости, когда уже нечего делать, не за что бороться, злодеи повержены, стыдятся и раскаиваются. Пришло время завершать мероприятие и прощаться!

Важно! Участие неподготовленных гостей вносит элемент спонтанности, что требует от организаторов и ведущих быстрой реакции и умения импровизировать. Им надо быть готовыми к неожиданностям во время проведения праздника и иметь на всякий случай несколько заготовок в виде дополнительных шуток, игр, сценок, концертных номеров и так далее.

Классический пример: Дед Мороз зажигает огоньки на елке. Баба-яга и ее пособники просят прощения, исправляются и просят разрешения веселиться вместе со всеми. Веселье продолжается, но уже без артистов.

СОВЕТЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ

Сценарный замысел, конечно же, определяет дизайн зала, в котором будет проходить мероприятие. Составление сценария праздника зачастую идет рука об руку с другими организационными работами, возлагаемыми на автора.

Важно! Чтобы сделать интересное оформление, надо придумать необычную форму проведения мероприятия. Жанр и стилистика праздника определят его декоративную сторону.

Например, зал на юбилей или день рождения можно оформить звездными зодиакальными символами, провозвещающими виновнику торжества добро и благо!

Будет интересно, если поместить портреты юбиляра в центр астрологического круга! В таком оформлении хорошо будут смотреться сценки с гадалками, волхвами, астрологами, цыганами. В этом же ключе проводят конкурс на лучшее предсказание, аукционы, лотереи.

ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

Праздничные сценарии, как правило, пишутся по единому шаблону. Меняется только тема, форма, персонажи, декорации, тексты. В каждом конкретном случае автор оговаривает с организаторами или заказчиками праздника отдельные детали.

Хитрость! Начинающему сценаристу можно поискать в библиотеках книжку «В помощь самодеятельности» или что-то в этом роде. Эта серия содержит огромное количество методичек и готовых сценариев на самые разные темы. Их можно использовать в качестве шаблона, чтобы набить руку и понять секреты правильного составления сценария!

Праздничные мероприятия с участием зрителей бывают следующих видов:

застольные (свадьбы, юбилеи, корпоративы);
торжественные, официальные;
театрализованные.

Торжественная часть обычно предшествует застольной. Элементы театрализации могут присутствовать и в первой, и во второй частях. Главное, что требуется от автора во всех случаях, это не перегружать праздник скучными длинными речами. Даже если они очень красиво написаны.

Важно! Каждому автору и ведущему подобных вечеров надо помнить одно золотое правило: люди приходят на праздник веселиться, а не слушать умные слова. Сценарий пишут для конкретных людей. Тексты, артисты, игры, сюжет должны вести праздник, но не заслонять собой веселье и свободное общение гостей.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРАВИЛЬНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ СЦЕНАРИЯ

Сценарий любого мероприятия помимо интересного содержания должен быть правильно оформлен. Аккуратность нужна как самому автору, чтобы защитить свою идею перед заказчиком или художественным советом, так и другим участникам.

Сценарий печатают в нескольких экземплярах, чтобы раздать:

руководителю проекта (директору клуба, администратору, заказчику);
режиссеру, художнику, ведущим;
звукорежиссеру, диджею, осветителю.

Перечень сотрудников зависит от масштаба праздника. Их может быть больше или меньше, но каждый должен иметь для работы свой экземпляр.

Оформление текста сценария по шагам:

На заглавном листе вверху пишут название учреждения, по заказу которого пишется сценарий и в котором планируется проведение праздника.
Под шапкой набирают название и имя автора-составителя.
В нижнем колонтитуле обозначают город, в котором написан сценарий, и год написания.

Первую страницу не нумеруют. Верхний колонтитул отдают шапке, в которую вписывают следующее:

цель мероприятия (воспитательная, просветительская, развлекательная);
место/время проведения;
- оформление (список необходимого оборудования и реквизита);
- список персонажей, принимающих участие в театрализованном представлении).

Далее следует таблица, в которой по колонкам описывается ход мероприятия:

Пример: «Сценарий о пользе прививок против ковида».

Название: «Изгнание Коронавируса с Земли Русской».

Автор: Александр Петров. г .Самара, 2021

Действующие лица

Текстовка каждого персонажа

Авторские ремарки (пояснения: кто откуда вышел, как сказал, в какой интонации, с каким настроением и т. д.)

Поле для заметок и примечаний

Маска 1-я

Вот уж Новый год подходит,

А Ковид все не уходит!

Звучит тревожная музыка. Выходят Маски

Маска 2, 3, 4….

Надо нам его спровадить

И людей от бед избавить

Как оформить сценарий праздника? Смотрите в следующем видео:

КОНКРЕТНЫЕ ИДЕИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ТЕМАТИЧЕСКИХ ПРАЗДНИКОВ

На юбилее, дне рождения, любом семейном празднике, корпоративах, школьных вечеринках очень хорошо принимаются именные поздравления. Сочинить их очень легко: автор или организатор записывает имена виновников торжества и их близких родственников.

Выбирают тех, кто будет на празднике. К имени подбирается простейшая рифма: Наталия — Италия, Ольга — Волга, Николай — Играй, Желай, Григорий — Добрый и так далее. По этим простейшим созвучиям составляются позитивные четверостишия типа:

Любим нашу мы Наталию,

Как прекрасную Италию:

Всем Наташа хороша:

Блеск — фигура, свет — душа!

***

Наш Григорий — парень добрый,

И всегда готов помочь,

Оставайся сильным, бодрым,

В светлый день и в темну ночь!

Спортивный праздник можно провести в форме Олимпиады. Ведущий будет говорить как спортивный комментатор. Из числа гостей выбрать жюри, начать действо с зажжения факела, потом пронести его торжественно по залу.

Хитрость! Пусть автор посмотрит трансляцию открытия Олимпийских игр, чтобы позаимствовать оттуда интересные идеи и повторить структуру в своем сценарии!

Сценарий воспитательного направления для детей строится по такой схеме: ведущими выступают персонажи популярных мультиков. Например, Маша и Медведь, Нюша и Бараш (из Смешариков) или кто-то из семейства Барбоскиных. Один из них говорит правильные вещи, другой ему возражает.

Они призывают на помощь гостей, проводят флешмобы, конкурсы, в которых побеждает положительный и проигрывает отрицательный персонаж. В заключительной части последний понимает свои ошибки и раскаивается! Справедливость торжествует! Цель праздника достигнута! Плохой герой исправился и стал хорошим! Всем раздают призы, награды и подарки! Праздник завершается песней про дружбу!

Подписывайтесь на нас

Источник

Как подготовить ивент и не попасть к психотерапевту: мой опыт в ИТ и не только

Время на прочтение
6 мин

Количество просмотров 1.1K

Ивенты, конференции, форумы и не только – будем называть их общим словом мероприятия – одна из самых стрессовых областей работы и специализации в наших реалиях. Для меня это всегда работа в чрезвычайно быстро сменяющихся условиях, начиная от этапа согласования концепции и бюджета мероприятия, заканчивая его курированием и подготовкой отчета после.

Немного расскажу о себе: что стало моим камнем преткновения и опорной точкой для написания этой статьи, и о том, почему мероприятия в ИТ-компании и не только – это важно.

Меня зовут Дарья и мне 25, (не хватает хлопков на фоне) – но мы здесь не про анонимных алкоголиков, так что станем «анонимными организаторами».

Мероприятия пришли в мою жизнь когда мне стукнуло 20, и я попала в Башкирскую Выставочную Компанию. Организатор выставок и форумов, компания для старта карьеры в event-индустрии, и чтобы разобраться, кто и кем приходится кому в этом мире – отличная. А затем covid, самоизоляция, переезд и новый для меня город Казань. Сначала организация и курирование крупных региональных и федеральных мероприятий, а затем и организация, продюсирование и курирование кулуарных и крупных ивентов в такой же крупной ИТ-компании.

Стратегии по участию и организации мероприятий бывают разные, но сводятся всегда к одному – доход и повышение узнаваемости. Лидогенерация и сделки – это основное, на что я делаю упор на своих мероприятиях: каждое должно быть самоокупаемо как минимум ценными и новыми контактами, а как максимум – сделками, на которые по сути и нацелена многомиллионная индустрия деловых мероприятий.

В этой статье я хочу поделиться своим опытом, и расскажу о том, как лучше всего подготовиться к мероприятию вне зависимости от отрасли вашей компании.

Этап 1. Календарь мероприятий

Практически у любого мероприятия есть формат, будь то выставка, бизнес-встреча или конференция. На основе тематик, которые заявлены организаторами и, учитывая острые потребности вашей компании на этапе планирования, необходимо составить так называемый «календарь мероприятий».

Участие в сторонних мероприятиях мы стараемся запланировать как минимум на полгода вперед, но как я уже говорила выше, в сфере ивентов ты всегда должен быть готов к внезапным, неожиданным и тем более «невыполнимым» задачам. Наверное, лично я за это и люблю сферу организации мероприятий, будучи человеком быстро меняющимся, мне быстро наскучивают однотипные задачи, но ивенты никогда не перестанут вас удивлять.

Многие специалисты ошибочно считают, что главное для event-менеджера – это самодисциплина и стрессоустойчивость, но я не согласна. Важнее гибкость, умение решать на ходу, как говорят миллениалы: «способность переобуваться в воздухе» и критическое мышление, хотя больше оно помогает при составлении смет и выборе подрядчиков.

К каждому своему мероприятию я отношусь как к ребенку, вот оно на стадии планирования, вот этап подготовки и зачатия – этап бюджетирования и согласования концепции, вот он на моменте вынашивания – реализация концепции, работа с подрядчиками, подготовка спикеров, застройка, и вот момент появления на свет – этап координирования и открытия мероприятия.

Когда я вижу начало мероприятия, его открытие, прибытие гостей, я наконец чувствую, что всё было ради этого момента.

Этап 2. Подбор команды

Планируя любой формат участия, необходимо перед этим проверить загруженность и целостность команды. Свободен ли хороший спикер, есть ли свободный Sales-менеджер для планирования его командировки, есть ли контент и описанные кейсы, с которыми вам придется работать.

Интересное, вкусное и увлекающее мероприятие всегда на 20% состоит из контента, на 30% из людей, преподносящих этот контент, и на 50% от умения ивентщика правильно спланировать этапы подготовки, прописать сценарий и полноценно донести информацию до всех ответственных зон. Чем лучше вы сможете работать со своей командой, помочь подготовить контент, распределить зоны ответственности и сроки выполнения задач, тем проще для вас пройдут все этапы подготовки к мероприятию.

Этап 3: «А как будет? Ожидание – реальность»

Говоря о простоте и легкости в проведении, нужно помнить, что легко и красиво всё, к сожалению, выходит лишь в кино. Если ситуация выходит из-под контроля, опаздывает спикер, а зал ожидает яркого выступления, как ваша пиар-команда заявила в анонсе, застройка выходит не так, как она выглядела в теории, и весь монтажный план вашего стенда больше похож на свалку мебели, нежели на ту красоту, которую вы презентовали руководству при защите бюджета, то спокойствие, находчивость и умение быстро принимать решения – ваше главное оружие.

Работая в сфере мероприятий, никогда нельзя «теряться», потому что одна небольшая проблема вполне может выбить вас из колеи. И чтобы не быть голословной, расскажу про свой первый факап.

Первое мероприятие, которое мне доверили – «Мир Семьи, Материнства и Детства». Руководителя дирекции, где я работала внезапно вызвало высшее руководство для проверки выполнения плана продаж по выставке, наполненности деловой программы и сценария открытия мероприятия, а я осталась на застройке одна.

Участники подходили каждые 5 минут, спрашивали, где мебель, где стенд, как пройти в туалет, где можно поесть и где будет репетиция их выступления. Моей же главной ошибкой была паника. В данном случае (слава Кришне) я додумалась попросить помощи у коллеги из другой дирекции, более опытного и взрослого, нежели была я.

Совместно со мной он вышел на площадку и помог решать текущие проблемы, спокойно объясняя участникам и мне, что и где находится. Для участников это были ответы на интересующие их вопросы, а для меня – реальный мастер-класс по поведению в стрессовой ситуации, как красиво и уверенно донести до человека, что его проблема решаема и вы над ней работаете. Как верить в команду, и в первую очередь в себя.

Мои 5 рабочих антистресс-лайфхаков

Конечно, никогда нельзя быть готовым ко всему, но мне помогают несколько лайфхаков, которым я научилась у директора выставочного центра будучи только стажером.

Всегда имей запасной план, при опоздании спикера имей возможность выпустить «запасного спикера» или пропустить вперед не своего. Риски всегда нужно подсвечивать организаторам.
Если стенд получился в мемном духе «ожидание/реальность», то всегда имей своего подрядчика, который если и не приедет, но поможет оперативно в режиме онлайн подсказать как лучше распределить стенд и от чего ты можешь прямо сейчас отказаться.
Никогда не афишируй, какой конкретный результат и охват ты получишь с того или иного мероприятия – ты не контролируешь людей и не знаешь, принесет это мероприятие тебе 25 или 4 лида. Можно строить план или полагаться на определенный ивент, но чем больше говоришь, тем больше времени тратишь.
Активно готовься к мероприятию ровно до того момента, когда наступит точка 12-ти часов до его начала. И здесь езжай домой и поспи. Решить проблему с больной/уставшей головой – невозможно.
Умей брать ответственность, признавать и исправлять свои ошибки. Последнее особенно важно. Да, просто признать, что кейтеринг приехал не ко времени по твоей вине – это, конечно, хорошо, но как решать проблему с голодными гостями – всё-таки открытый вопрос.

Что происходит после ивента, или Немного заключительных слов

Любое мероприятие очень индивидуально, и я всегда рассматриваю их как личностей, со своим характером, стрессовыми ситуациями и особенностями. Некоторые существуют на рынке уже более 20-ти лет, а некоторые только начинают свой путь с небольших круглых столов. Любое из них перед принятием решения к участию должно пройти пристальное рассмотрение и анализ.

При завершении мероприятия, написании отчета и подготовке итогового контента, нельзя забывать, в первую очередь, о благодарности для команды. Провести мероприятие в одиночку практически невозможно, команда — это главное, начиная от PR-менеджера и заканчивая отрабатывающими на мероприятии Sales-специалистами, на последних хотелось бы также сделать небольшой акцент.

При подготовке к любому мероприятию, нужно совместно с аналитиками провести отдельную работу по исследованию списка участников мероприятия и определить ключевых заказчиков, их возможные потребности и интерес. Собрать на них, так называемые «профили» и провести первую заинтересовывающую ваших потенциальных заказчиков рассылку или обзвон (по возможности). Это прямым образом влияет на дальнейшую результативность мероприятия, помогает вам спрогнозировать количество лидов и определяет насколько хорошо и качественно Sales-менеджер отработает на мероприятии.

Важно помнить, что самое главное – не бюджет, проработанная программа или вкусные закуски. Важнее всего – концепция, в которой есть душа, команда, умеющая работать слаженно, и люди, «купившие» идею твоего мероприятия.

Изначально, презентуя своё мероприятие, мы фактически презентуем воздух: но убеди себя и человека в том, что без твоей идеи его бизнес работать не сможет, и будет тебе счастье.

Источник

Автор: EventMarketeMmag  |   Источник: Iinevent

По большому счету все крупные мероприятия могут разрабатываться в двух вариантах: либо концепция прописывается организаторами, исходя из какой-то креативной идеи, либо делается под конкретного заказчика, который путем проведения акции реализует свои маркетинговые задачи, стоящие перед ним в определенный момент времени. Но и в первом случае организаторы, как правило, прогнозируют, кого они могут привлечь в качестве партнеров. Сейчас уже трудно представить себе крупное мероприятие, если оно, конечно, не проводится государственными органами или глобальными структурами, которое бы планировалось исключительно на желании организаторов развлечь аудиторию, поднять какие-то социальные проблемы или просто соответствовать интересам (хобби) какой-либо «тусовки».

Как происходит разработка event-мероприятия

Возможен и третий вариант, компания сама разрабатывает акцию и ищет подрядчика для ее проведения. Среди крупных федеральных корпораций, нередки случаи, когда они объявляют тендер на проведение акции среди агентств, выбирая затем лучший сценарий. Причем, такой вариант все чаще встречается и в регионах.

Суммируя вышесказанное, отмечу, что при подготовке акции организаторам необходимо обратить внимание на следующие факторы и отправные точки:

·маркетинговые планы партнеров;

·индивидуальные характеристики партнерских брэндов;

·оригинальность идеи;

·отстраивание как от конкурентных акций, так и от стратегии и визуально-смысловых идентификаторов, используемых конкурентами ее партнеров;

·временные параметры акции во взаимосвязи с проводимыми одновременно мероприятиями, целевой аудиторией, погодными условиями;

·имеющиеся в наличии организационные, людские и технические ресурсы.

При планировании акции особенно эффективен «мозговой штурм» и исследования методом фокус-групп, позволяющие получить максимальное число креативных идей и понять, будет ли акция интересна людям.
Планируя мероприятие, организаторы должны уделять внимание не только тому, каких действий они хотят от пришедшей аудитории, но и тому, что эта аудитория в действительности будет делать во время мероприятия. Очень полезным, например, может стать анализ плана помещения или открытой площадки, с целью разделения его на зоны, сектора, исходя из состава аудитории и ее интересов. Необходимо также посещать подобные мероприятия и наблюдать за поведением людей. Многие моменты этого поведения нельзя сформировать самим, но можно под них подстроиться. Нужно сделать так, чтобы каждый нашел на мероприятии свое место: vip-персоны — для общения и отдыха, молодежь — для танцев. Работа же организаторов состоит в том, чтобы в каждом из этих зон люди находили идентификаторы акции. Ими могут служить высказывания ведущего, конкурсы, музыкальные композиции, элементы оформления помещения, сувениры, люди с символикой акции/партнеров, увеличенные макеты товаров, видеоинсталляции.

Наилучший результат достигается, когда организаторы ставят себя на место своеобразного мерчендайзера и представляют себе пространство мероприятия в виде торгового зала, в котором на определенных местах должна находится информация о продукте (акции, партнере, спонсоре). Желательно, чтобы любой сувенир или листовка, полученная на акции, имела в себе что-то полезное, лучше «магическое», что-нибудь, что погружало бы человека в атмосферу мероприятия. Тогда велика вероятность, что он сохранит это или воспользуется, повинуясь эмоциональным впечатлениям от мероприятия.

Взаимодействие со СМИ в рамках event-проекта

Даже если мероприятие целиком проводится коммерческой структурой, лучше, чтобы информация поступала не от ее пресс-службы, а от некого оргкомитета мероприятия, инициативной группы. Во-первых, в таком случае увеличивается шанс ее опубликования. Журналисты менее лояльны к представителям бизнеса, к тому же, скорее всего организаторы уделят больше внимания интересующим журналистов и общество подробностям. Во-вторых, в таком случае велика вероятность, что оргкомитету удастся договориться с множеством СМИ об информационном спонсорстве/партнерстве. Тогда не возникнет проблем с размещением информации об организаторах/партнерах. PR — или рекламное агентство, используя свои связи, в таком случае само берет на себя функцию взаимодействия с медиа, само проводит мониторинг и готовит отчет.

Сегодня, и это говорит о стабилизации рынка, журналистов уже не заманить хорошей «кормежкой», журналистам нужны актуальные темы. Поэтому основным стимулом для них служит само мероприятие – современное, яркое, интересное обществу. Организаторы акций ориентируются на тенденции, отслеживают их и готовят для аудитории тот сюжет, который они хотят видеть. Коммерческая сторона идеи всегда должна быть вторичной в понимании аудитории. Придание же мероприятию еще и социального характера обеспечивает дополнительный интерес со стороны журналистов. Если на мероприятии присутствуют vip-персоны, специальные гости и просто интересные люди, необходимо обеспечить доступ СМИ к ним. В данном случае аккредитация и организация интервью служат отличным дополнением к информационной среде акции.

По прошествии мероприятия, естественно, необходимо уделять внимание не только позитивным, но и негативным отзывам. В данном случае не может идти и речи о разбирательстве с журналистами, наоборот, имеет смысл встретиться с журналистом, с целью получения дополнительной информации и независимой оценки. Подспудно пиарщик позиционирует себя перед ним, как серьезного и заботящегося о мероприятии организатора. Велика вероятность, что в следующий раз этот журналист напишет о вас хорошо или воспользуется знакомством с вами, чтобы получить более полную и объективную информацию.

Проводить мероприятие самим или прибегнуть к аутсорсингу?

Концепция аутсорсинга (outsourcing) и множество вопросов, связанных с ее использованием, все чаще обсуждаются на страницах деловой и специализированной прессы, на различных конференциях и семинарах. Уверенно применяемый на Западе, этот инструмент оптимизации бизнеса пока достаточно робко завоевывает себе место под солнцем в России. Что касается PR и рекламы, то и здесь нет единого мнения относительно эффективности делегирования части таких функций компании сторонним организациям.

Можно выделить три основных подхода крупной федеральной корпорации к продвижению в регионе:

·полная самостоятельность филиала в принятии маркетинговых и рекламных решений исходя из корпоративной стратегии,

·руководство PR и рекламными мероприятиями и их реализацией из головного офиса,

·разделение полномочий между центральными и филиальными структурами.

Работа с агентством может происходить на разовой основе, в виде постоянного сотрудничества или полной реализации PR-деятельности.

Отношения с привлекаемым агентством должны строиться на основе договора, в котором прописывается вся пиар-, рекламная кампания, обязательства сторон, принципы взаимодействия со СМИ, отчетность подрядчика. Приложения к договору описывают структуру мероприятия, сценарий, смету. Таким образом, работа с опытным агентством, несомненно, предоставляет заказчику большие ресурсы, и возможности контроля над проведением акции. К тому же, представители агентства избавлены от комплексов по отношению к руководству заказчика, что позволяет им «проталкивать» более смелые и креативные Корпоративные мероприятия прошли длинный путь развития с того момента, когда под этим понятием подразумевался поход в кино людей, работающих в одной фирме. Сегодня корпоративные мероприятия могут помочь построить слаженную команду, произвести впечатление на партнеров или представить новый продукт. Хотя некоторые компании придерживаются идеи, что лучшее решение – это провести раз в году грандиозный турнир по гольфу с участием сотрудников, партнеров по бизнесу, журналистов, «звезд» эстрады и т. д., тенденция развития прямо противоположна. С увеличением годовых затрат на организацию special events большинство компаний проводят несколько менее масштабных корпоративных мероприятий за год, что значительно эффективнее.

1. Безграничные возможности Корпоративное мероприятие можно организовать практически по любому поводу, имеющему положительную окраску. Например, большинство компаний, празднуют каждый год своего нахождения на рынке («день рождения компании»). На подобных праздниках увеличивающийся возраст компании является символом успешности и надежности. Формула успеха проведения корпоративного мероприятия — это правильно подобранные помещение, угощение и развлечения, плюс какая-то новая идея и воображение организаторов. После того как выбран повод для мероприятия, необходимо разработать основную идею и стиль праздника. Дайте волю своему воображению – инсценируйте бродвейский мюзикл, карнавал, кабаре, казино, «Алису в стране чудес», 1920-е годы («сухой» закон в Америке или НЭП в России). Используйте голливудскую или мексиканскую тему, тему океанского лайнера и т. д.

2. Элемент сюрприза Верный способ порадовать гостей – это на протяжении вечера удивлять их приятными сюрпризами. Они должны понять, что если уйдут до конца мероприятия, то обязательно пропустят что-то интересное. Например, можно провести мероприятия в стиле «Четыре сезона». Аперитив сервируется и подается в весеннем оформлении, используются нераспустившиеся бутоны, помещение освещается светом розоватых тонов, в ходе подачи остальных блюд «наступает» лето, свет становится желтым и блюда оформляются соответствующим образом. Затем свет меняется на оранжевый «осенний», в помещении начинают летать искусственные листья, и, наконец, в конце праздника на территории, отведенной для танцев, начинает падать искусственный снег и конфетти. По утверждению организаторов подобной смены сезонов, гости при каждой смене времени года вставали со стульев и начинали аплодировать, а их внимание было привлечено к происходящему от начала и до конца мероприятия.

3. План мероприятия
Упомянем только несколько из множества положений, которые следует брать в расчет при составлении плана мероприятия.

Четко определите цели, т. к. каждое корпоративное мероприятие – это акция, направленная на достижение каких-то выгод, а не просто трата денег. Например, поразить воображение VIP клиентов, или установить новые партнерские связи и т. д.

Бюджет – составляйте бюджет настолько детально, насколько это только возможно.

Состав аудитории и тематика мероприятия. Будь темой вашего праздника «Звездные войны», футбол или что-то еще, необходимо чтобы концепция соответствовала составу аудитории, но при этом осталась в их памяти.

4. Будьте готовы к чрезвычайной ситуации Неожиданные неприятности могут возникнуть на любом тщательно спланированном мероприятии. Чтобы свести потери к минимуму, можно составить риск-план и застраховать самые вероятные риски.

Источник