Как написать кандидату что он нам не подходит

Нет ничего важнее фидбека

Знаем, вы поморщились на этой фразе. Но если вы не ответили кандидату, шанс того, что он станет разговаривать с вами о других вакансиях, уменьшается в 4 раза.

95% кандидатов хотят знать, что вы думаете об их резюме. Не говоря уж о тестовых заданиях и первичных собеседованиях. #нампишут, что только 54% рекрутеров честно отказывают кандидатов (согласно опросу, который прошли 350+ рекрутеров). Если честно, мы не очень верим в эту цифру — кажется, что она еще ниже.

Эти примеры мы взяли и перевели из материала Dover.

Anglo American

Здравствуйте, Кандидат
Спасибо за ваш интерес к позиции. Как вы, наверное, и так знаете, эта роль привлекла кандидатов с релевантными навыками и опытом, и мы оказались в ужасно неловкой ситуации. Мы тщательно отобрали кандидатов на основе требований к вакансии. И, к сожалению, не можем предложить вам продолжить отбор на эту позицию.

Несмотря на это, ваш драйв и амбиции не остались незамеченными, и мы всячески поддержим ваше желание откликнуться на новые вакансии в нашей компании, которые будут казаться подходящими. Мы с удовольствием дадим вам обратную связь, так что смело обращайтесь за ней и мы все устроим.

Boston Consulting Group

Здравствуйте, Кандидат
Спасибо за ваш отклик и интерес к карьере в BCG.

После долгого и вдумчивого анализа, несмотря на все, мы чувствуем, что пока не готовы продолжить с вами общаться.

Мы уверены, что ваши знания и квалификация помогут найти позицию, которая будет полностью соответствовать вашим интересам и целям.

Подпишитесь на наши официальные аккаунты в Facebook и VKontakte, чтобы оставаться на связи и получать информацию о новых карьерных возможностях, нашей корпоративной культуре и мероприятиях.

Для студентов и выпускников — ссылка
Для опытных сотрудников — ссылка
Желаем всего самого классного в будущем.

Brother

Привет, Кандидат

Спасибо, что связался(лась) с нами.

Сам факт того, что ты захотел(а) стать частью команды уже много для нас значит. Каждый раз, когда прилагаешь усилие, откликаешься на вакансию — это надежда на перемены. На интервью, новую роль, новое начало. Мы знаем это.

Сейчас нет подходящей позиции для тебя, но вот что мы точно можем сделать — ответить тебе. Может быть это уже сотое подобное письмо за день, и теперь тебе захочется просто сдаться. Не сдавайся!

И вот, почему.

Возможно, ты слышал(а) слышали имя Харланда Сандерса. В 1930 году, после 1009 отказов от его уникального секретного рецепта для курицы, наконец, кто-то дал ему надежду. Позже имя «Полковника Сандерса», основателя KFC, стало нарицательным. Нужно продолжать действовать даже если кажется, что все против тебя. И пусть это короткая заметка вдохновит тебя на это.

Продолжайте стучаться в те двери, отправлять свое резюме и активно действовать. Даже если некоторые компании вообще не отвечают, что может очень расстраивать — вы уже сделали первый шаг. После 30 лет в бизнесе я знаю точно: возможности куда ближе, чем вы думали. Убедитесь, что все ваши знакомые знают о том, что вы ищете работу. Многие вакансии вообще не публикуют: они закрываются силами знакомых и друзей. Будьте активным в своей профессиональной области. Подписывайтесь на Linkedin компаний (и наш в том числе). Удачи вам в вашей охоте — я обязательно напишу, если что-то изменится с нашей стороны.

Dev

Спасибо большое за то, что откликнулись на позицию *** в нашей компании.

К сожалению, мы не готовы предложить вам пройти следующий этап собеседования. Мы очень ценим ваш интерес к вакансии, и спасибо за потраченное время и силы. Мы получили почти 600 откликов и нам пришлось отклонить очень много здоровских резюме, в том числе и твое.

Когда у нас появятся новые вакансии, ты можешь откликнуться по той же схеме. Если они будут тебе интересны, конечно. Знай, что при отклике на другую позицию, мы начнем весь процесс с начала на 100%, так что никакой предвзятости не будет. Наша команда вся состоит из ребят, которым сто раз отказывали — так что мы отлично понимаем, как сложно бывает сталкиваться с такой ситуацией.

Еще раз спасибо за твое время, интерес и потраченные силы. Надеемся, что ты продолжить следить за нашей деятельностью.

Facebook

Привет, Кандидат

Спасибо большое, что прошли собеседование на позицию Software Engineer в Facebook. Я получил(а) обратную связь от коллег после собеседования и, к сожалению, пока мы не готовы предложить вам пройти дальше.

Я очень хотел(а) бы сообщить вам какие-то хорошие новости, мне жаль, но мне понравилось с вами общаться. В команде Facebook много разработчиков, которые проходили процесс собеседования не единожды, так что мы точно остаемся на связи.

Пожалуйста, не стесняйтесь добавить меня в контакты на Linkedin, чтобы я точно имел(а) вас ввиду, когда в компании появятся новые вакансии.

Я желаю вам удачи с другими собеседованиями и просто классной недели.

Footasylum

Спасибо тебе за твой отклик не позицию ***! Эта вакансия оказалась очень популярной — у нас уже более 1000 откликов. Подходящих кандидатов с релевантным опытом оказалось много, и к сожалению, после рассмотрения твоего резюме, мы можем сказать, что ты нам не подходишь.

Должен сказать, что я понимаю, что дела на рынке труда сейчас не очень. Работу ищут многие, а компании не торопятся размещать вакансии из-за нестабильной экономической ситуации. Я правда понимаю. Мою жену сократили в самом начале пандемии, и мы сейчас тоже пытаемся как-то разрешить эту проблему. Я правда очень благодарен тебе за то, что ты откликнулся на вакансию и надеюсь, что в скором времени у тебя получится найти позицию, которая будет подходить именно тебе.

Просто продолжай! Это непросто, и я понимаю, что получать такое письмо не здорово. Но поверь, мы все еще скажем «спасибо» этому непростому времени и челленджам, которые оно принесло. Возможно, скоро у нас появится возможность поработать вместе!

IKEA

Для начала, спасибо! Вы недавно откликались на позицию Копирайтера в IKEA. К сожалению, вынуждена сообщить, что мы выбрали других кандидатов для собеседования на эту роль.

Но только то, что вы не подошли на эту вакансию, не означает, что нужно отказывать от других позиций в нашей компании. Мы будем рады, если вы продолжите следить за нашими новостями — и если почувствуете, что какая-то вакансия подходит именно вам, обязательно откликайтесь снова.

Поиск работы требует большой сосредоточенности и мотивации. Большое вам спасибо за вашу инициативность и за потраченное время.

Odyssey

Привет, Кандидат

Спасибо тебе большое за то, что потратил время на отклик в Odyssey! Если честно, это классно, что ты не поленился узнать побольше о нашей компании и написал сопроводительное письмо, прежде чем откликнуться на позицию. Я бы очень хотела нанимать каждого, кто так серьезно подходит к делу. Это даже немножко бесит, но нам приходится очень тщательно отбирать кандидатов на позиции сейчас, и к сожалению, мы не готовы пока позвать тебя на собеседование. В своем письме ты упомянул, что тебе потребуется помощь с переездом — мы готова не предоставляем relocate-пакет для джуниорских позиций. Да и ситуация с Covid вносит свои коррективы. Я была бы рада связаться с тобой в будущем, если появится подходящая вакансия: мне очень понравился твой подход к сопроводительному письму.

Отдельно скажу — что этот отказ не означает, что мы прощаемся навсегда! Я бы настоятельно рекомендовала тебе откликаться снова, если увидишь у нас подходящую позицию. А пока, продолжай делать классные штуки. Надеюсь, что скоро снова спишемся.

Procurify

Привет, Кандидат

Мы бы хотели сказать тебе спасибо за отклик. Нам понравился твой опыт, и мы очень ценим то, что ты заинтересовался позицией *** в нашей компании.

Из-за большого количества кандидатов, нам приходится быть очень критичными в выборе ребят, которых мы позовем на собеседование. Вынуждены сообщить, что мы приняли решение общаться дальше с другими специалистами, и понимаем, как много сил отнимает поиск нового места работы.

Мы бы хотели, чтобы ты продолжал следить за нашими вакансиями. Не опускай руки и продолжай следовать за своей мечтой.

All Curation Team

Если ты получил(а) это письмо, это означает, что мы не смогли принять тебя в нашу программу. Мы безумно расстроились, когда мы узнали количество ребят, которым придется получить эту рассылку. Фидбек был очень большим, и мы получили десятки отличных резюме, включая твое. Понимаю, что нет ничего хорошего в том, чтобы получать отказ. Но мы надеемся, что твой энтузиазм не утихнет, и ты продолжить наблюдать за нашим проектом.

Не важно, первый ли ты раз откликаешься на позицию в нашем журнале: продолжай делать это дальше! Мы просмотрели огромное количество крутых портфолио и увидели десятки свежих и ярких идей. Но то, что ты не попал в этот поток, вовсе не означает, что не сможешь в следующий раз! Кто знает, как ситуация обернется?

Совсем скоро мы расскажем о том, какие дизайнеры попали в short-list. Окончательный отбор работ для этого потока был сложнее, чем мы ожидали, но мы знаем, что те, кого мы выбрали, сделают прекрасную работу и мы надеемся, что ты поддержишь этот выбор и ребят, которые пройдут в проект.

Мы бы хотели поблагодарить всех и каждого за отклики, репосты и внимание к нашему журналу. Вы наши герои!

Всегда твои, The Quirks For All Curation Team

#нампишут
Какие письма-отказы отправляют наши читатели? Мы собрали несколько лучших примеров.

AVRIO

Кандидат, добрый день,

Благодарим Вас за участие в конкурсе на вакансию *** в нашу компанию. Вы произвели очень позитивное впечатление, и мы были рады с Вами познакомиться!

К сожалению, сейчас мы склоняется к решению в пользу другого кандидата (краткое объяснение почему). Если ситуация изменится, мы обязательно с вами свяжемся.

Мы верим в то, что рекрутинг это больше, чем рекрутинг, и что все наши встречи под внутренние вакансии в AVRIO не случайны.

И если будут другие вакансии в сфере вашего опыта и интересов у нас или у наших клиентов, то будем рады обсудить их с вами в ближайшем будущем!

Алла

К сожалению, на данный момент компании не подошла ваша кандидатура.

Если вы не возражаете, я внесу ваше резюме в свою базу и в случае появления вакансий соответствующих Вашему опыту и ожиданиям, буду давать вам знать.

Татьяна

На этой неделе у нас еще запланированы встречи с другими кандидатами. Если мы будем готовы к дальнейшему рассмотрению вашей кандидатуры, то до пятницы с вами свяжется наш менеджер по этой вакансии (имя, контакты). Пожалуйста, за это время тоже примите для себя решение, интересна ли вам эта позиция. Если обратная связь нужна вам в любом случае, свяжитесь, пожалуйста, с нами самостоятельно любым удобным способом — вотсап, электронная почта, телефон.

и

… выбор сделан в пользу кандидата с более глубокими компетенциями, который быстрее справится с адаптацией и новыми задачами.

Спасибо вам большое за участие и желание работать в нашей компании. Если не возражаете, останемся на связи (если есть понимание, что кандидата можно будет порекомендовать куда-то.

Елена

Большое спасибо за интересное интервью, ваши компетенции и экспертизу в области *** произвели самое лучшее впечатление на руководство и коллег.

Сегодня пришел ответ от руководства о готовности выставить оффер одному из кандидатов.

Тем не менее, вы были одним из сильнейших претендентов на эту роль, и выбор был непростым.

Приятно, что представилась возможность обсудить нашу вакансию со специалистом вашего уровня. Будем рады продолжить диалог, если у нас будут интересные новые проекты.

Еще раз спасибо за уделенное время и проявленный интерес к нашей компании.

Варианты от Рекрутач.

Для рассылки в холодную (отправляй всем кандидатам, которые не подошли)Привет, Кандидат!
Я к тебе с новостями — увы, мы не готовы предложить тебе позицию ***. Мы получили достаточно большое количество откликов на позицию, и сейчас рассматриваем на эту должность нескольких более опытных кандидатов.
Я понимаю, как может расстроить такое письмо. Но хотел(а) бы сказать, чтобы ты не думал(а) о нем, как о поражении. Мы будем ждать твои отклики в дальнейшем — возможно, «твоя» вакансия еще просто не открыта.

Спасибо тебе за проявленный интерес и потраченное время. Хорошего дня и удачи!

Для ребят, которые прошли первый этап собеседования (но почему-то не подошли)Привет, Кандидат!
К сожалению, вынужден(а) сообщить, что мы не готовы предложить тебе перейти к следующему этапу собеседования. Ты произвел на нас очень хорошее впечатление, правда! Но опыт другого кандидата оказался более релевантным для этой позиции.

Это не значит, что мы прекращаем связь навсегда. Мы будем рады видеть твои отклики на другие наши вакансии. А еще, будет классно, если ты дашь нам небольшой фидбек о нашей работе и процессе собеседования. Было ли тебе комфортно? Все ли было понятно? Мы будем рады услышать твою оценку тоже.

Хорошего тебе дня! Надеюсь, еще увидимся.

Каждое письмо кандидату — контакт бренда работодателя с целевой аудиторией. Отказ — это неприятная для обеих сторон ситуация, которая может изменить отношение к HR-бренду не в лучшую сторону. Чтобы сохранить лояльность неподошедших специалистов и расстаться друзьями, нужно правильно сформулировать письмо с отказом.

Подготовили несколько шаблонов для разных случаев.

Мягкий отказ

Главное в письме с отказом — уважительное отношение к кандидату и понимание того, что ваше общение не заканчивается: в будущем вы можете пригласить его на другую позицию.

Вот такой шаблон мягкого отказа используют в компании СИГМА.

Отказ с обратной связью

Хорошо, когда письмо с отказом приносит кандидату пользу. Дайте в письме обратную связь — опишите сильные стороны специалиста и то, над чем ему стоит поработать.

Отказ с рекомендациями

Если вы отказываете джуну, вместе с отказом пришлите ему список материалов для профессионального развития. Технические специалисты быстро растут, и не исключено, что через полгода этот же кандидат подойдет на другую вашу позицию.

Отказ на основе фидбэка кандидата

Чтобы не обидеть кандидата и не расстроить его отказом, можно сформулировать письмо, основываясь на его фидбэке. Подсветите в письме те моменты, где ожидания кандидата расходятся с действительностью.

О том, как получить честный фидбэк кандидата, читайте здесь.

Наш блог читают более 30 000 рекрутеров и профессионалов HR-индустрии. Подкасты, интервью, тематические статьи и экспертные мнения. Переходите по ссылке:

Процесс поиска и подбора подходящего кандидата на конкретную вакансию – всегда конкурс.

И победителем в нем станет только один соискатель, которому выпадет возможность занять вакантную должность и влиться в ряды сотрудников компании.

Но ведь в конкурсе на ту или иную вакансию могут участвовать иногда десятки человек – те, кто потратил свое время и прошел собеседование, а иногда и не одно, сдал тесты, а теперь справедливо ждет ответа от компании.

Сообщить неподходящим кандидатам об отрицательном решении – неприятная, но необходимая часть конкурса. Как отказать после собеседования кандидату и сделать это вежливо и правильно?

Скрыть содержание

• Обязательно ли давать ответ?
• Когда это нужно делать?
• Причины отказа
• Как сообщить кандидату?

Письмо по почте     Электронное сообщение     Личная встреча     Телефонный звонок    

• Какой способ лучше?

Обязательно ли давать ответ?

Ответ дать необходимо. Желание избежать неприятного разговора и проигнорировать эту необходимость – нормальная реакция.

Но делать этого не стоит. Ответ о результатах собеседования – это проявление элементарного уважения к кандидату.

Он говорит о культуре компании. А строить и поддерживать положительный имидж компании в разы сложнее, чем его разрушить.

Взаимодействие с каждым кандидатом должно носить характер партнерства. Ведь завтра тот же соискатель вполне может стать клиентом компании или посоветовать своему руководству компанию как надежного партнера. И это только в том случае, если впечатления о компании у него останутся самые приятные.

Любой соискатель и сотрудник (настоящий и бывший) может легко выйти в Интернет и оставить на специализированных сайтах отрицательный отклик о компании, что не пойдет на пользу HR-бренду организации.

Когда это нужно делать?

Чтобы облегчить жизнь себе и соискателю, желательно оговаривать сроки ответа в финале заключительного собеседования.

Такой вариант предпочтителен и представляет компанию как серьезного и надежного работодателя.

Но не всегда интервьюеру известно точно, когда будет решение, ведь зависеть оно может от нескольких человек.

В этом случае лучше так и объяснить кандидату и назвать примерные сроки оглашения решения.

Разумеется, нужно быть предупредительным и все обещания сдержать. Если прозвучала фраза «Мы Вам позвоним в течение недели, чтобы дать ответ о результатах», то эти сроки нельзя игнорировать. Даже если решение к назначенному времени еще не принято, нужно позвонить и договориться о других сроках.

Если же никаких договоренностей не было, то сообщить об отрицательном решении лучше сразу, как оно стало известно. Соискатель находится в стрессовой ситуации из-за неизвестности и необходимости ждать, поэтому не нужно заставлять его нервничать и дальше и отнимать его время.

Компания, дорожащая своей репутацией, обязательно даст ответ соискателю в течение 2 недель с момента последнего собеседования. Затягивание ответа и, что еще хуже, его отсутствие могут сыграть не в пользу компании, ведь эффект «сарафанного радио» на рынке труда никто не отменял.

Часто возникает ситуация, когда уже в ходе собеседования становится ясно, что кандидат не подходит. В этом случае лучшим вариантом станет фраза «В случае положительного решения мы позвоним Вам в течение 2 дней».

Такой ответ даст кандидату четкое представление о способе связи и сроках ответа. Разумеется, если в течение 2 дней кандидат не получит звонка, он не станет ждать дольше и продолжит поиски работы.

Причины отказа

О причинах отказа лучше говорить честно, если они касаются профессиональных качеств и трудового опыта, но только в том случае, если сам кандидат попросил объяснить их.

Это даст ему возможность проанализировать некоторые моменты и поработать над собой.

Если же кандидат не спрашивает о причинах, то и упоминать о них не следует.

Есть и ряд причин, которые лучше не озвучивать совсем:

1. Если причина в том, что кандидат просто субъективно не понравился конкретному представителю компании, а с профессиональной точки зрения и по личностным качествам он подходит.
2. Когда выбор сделан в пользу кандидата определенного пола или возраста при прочих равных. Это считается дискриминацией, а она запрещена.
3. Когда кандидатура женщины отклонена только из-за наличия у нее ребенка или опасения, что она забеременеет и уйдет в декрет. Это также дискриминация.

В этих случаях можно ответить, что другой кандидат больше подошел компании по своим профессиональным качествам и опыту или что он работал в компании той же сферы деятельности. Если же соискатель не прошел тестовое задание, то ему сообщается об этом напрямую. Возможно, придется уточнить вопросы, на которые даны неправильные ответы.

Если соискатель посчитает причины отказа неубедительными, а свои права ущемленными, он имеет возможность направить работодателю письменное требование объяснения причин.

Введенные в 2015 году поправки в Трудовой кодекс обязали работодателя сообщать в письменной форме о причинах отказа в течение 7 дней с момента получения такого требования. Позже с этими документами соискатель вполне может обратиться в суд. Поэтому работодателю необходимо быть внимательным и осторожным, формулируя причины отказа.

Как сообщить кандидату?

Существует несколько вариантов связаться с кандидатом, чтобы сообщить ему об отказе. В этом разделе статьи разберем как правильно отказать соискателю после собеседования, примеры:

Письмо по почте

Этот вариант отказа сегодня редко используется. Может понадобиться только в том случае, если у соискателя нет ни телефона, ни электронного адреса, что не дает возможности связаться с ним.

Само письмо составляется по аналогии электронного сообщения и распечатывается на бланке организации. Отправлять такое письмо нужно с уведомлением, чтобы быть уверенным, что адресат его получил.

Электронное сообщение

Очень часто сотрудника ставит в тупик простая, казалось бы необходимость написать письмо после собеседования с отказом соискателю. Приведем пример такого письма:
Здравствуйте, Борис Иванович!

20.07.2016 г. Вы проходили собеседование на вакантную должность Менеджера по логистике. От лица компании «101 Million» благодарю Вас за уделенное время. Мы высоко оценили Ваш профессиональный уровень и личностные качества. К сожалению, в этот раз выбор сделан в пользу другого кандидата. Мы сохранили Ваше резюме и обязательно вернемся к нему, когда в компании появится подходящая вакансия.

С наилучшими пожеланиями,

Ольга Ларионова,

Менеджер по персоналу ООО «101 Million»

Образец письма после собеседования

Личная встреча

Такой способ сообщения об отрицательном ответе почти не используется.

Исключение составляют случаи, когда в ходе собеседования становится ясно, что кандидат категорически не подходит.

В этой ситуации часто интервьюер плохо сдерживает негативные эмоции и сообщает соискателю неприятную информацию сразу и подчас в резкой форме.

Если причина реакции интервьюера – непорядочное поведение кандидата во время беседы, проявление грубости и неуважения и прочие резко негативные моменты, то раздражение и отказ понятны и оправданны. Но зачастую в случае с хорошими соискателями такое поведение интервьюера говорит о его непрофессионализме.

Другая ситуация, требующая отказа при встрече, – появление кандидата в офисе по собственной инициативе. Иногда соискатели устают ждать и едут в компанию за ответом сами. Причем, без предупреждения.

Такому кандидату нужно обязательно уделить несколько минут, отвести его в переговорную и в спокойной обстановке сообщить ему о решении. Разговор может строиться так:

Интервьюер: Спасибо, что уделили время нашей компании и поучаствовали в конкурсе на вакансию. К сожалению, решение принято в пользу другого кандидата, о чем мы собирались сообщить Вам сегодня в телефонном разговоре, но Вы нас опередили и приехали сами.

Кандидат: А почему я не подошел?

Интервьюер: Вы подошли по большинству критериев и именно поэтому прошли все этапы отбора, но выбирать пришлось из пяти высококлассных специалистов, включая Вас. Один из соискателей больше подошел для этой конкретной должности на данном этапе развития компании, поскольку обладает профильным образованием.

Но у нас есть программа кадрового резерва и Ваше резюме и результаты тестов сохранятся у нас. А в следующий раз, когда в компании откроется подходящая вакансия, мы вернемся к Вашей кандидатуре, если для Вас это будет актуально.

Телефонный звонок

Самый популярный способ сообщения как о положительном, так и об отрицательном решении – телефонный разговор.

Отказ кандидату после собеседования пример:

Интервьюер: Добрый день, Марина Николаевна! Ольга из «101 Million». Я Вас не отвлекаю?

Кандидат: Нет.

Интервьюер: Я рада. Вы проходили в нашей компании собеседование на должность Старшего маркетолога. Мы высоко оценили Ваш опыт и личные качества. Но вынуждена сообщить, что результат по Вашей кандидатуре в этот раз отрицательный.

Кандидат: Как жаль. А почему?

Интервьюер: Для данной должности важно знание английского языка. Тот уровень владения, который Вы продемонстрировали в ходе беседы, недостаточен. Поэтому руководством было принято решение взять на должность кандидата с уровнем английского Upper-Intermediate.

Кандидат: Понятно.

Интервьюер: Спасибо Вам за уделенное время. Было очень приятно с Вами пообщаться! Я уверена, что такой высококлассный специалист, как Вы, очень быстро найдет отличную интересную работу!

Какой способ лучше?

Выбор способа зависит от нескольких факторов. Один из них – уровень вакантной должности. В конкурсе на управленческие должности участвует обычно от 3 до 6 соискателей.

Соответственно, связаться с каждым из не подошедших соискателей необходимо по телефону лично. В этом случае, конечно, придется ответить на несколько не всегда приятных вопросов, к чему нужно быть готовым.

Отказ электронным письмом поможет избежать вопросов от кандидатов и может быть использован в случаях, когда подбирался специалист низшего или среднего звена.

Количество прошедших собеседование соискателей в этом случае может составлять от 10 человек и обзвонить их всех, попутно ответив на встречные вопросы, – процесс трудоемкий.

При составлении электронного или бумажного письма нужно быть аккуратным в формулировках. Отказ соискателю после собеседования должен быть обоснован исключительно деловыми качествами соискателя. Малейший намек на дискриминацию может спровоцировать судебное дело в отношении компании.

Целесообразнее не указывать в письме причину отказа совсем. Сообщать причины нужно только в случае, когда кандидат настаивает на их обосновании.

Отказывать всегда сложно и неприятно, но пренебрегать этим моментов в работе с соискателями не стоит. Это поможет выстроить компании сильный бренд работодателя, что положительно отразится и на общем имидже предприятия и его руководства.

Работа в такой компании желанна для большинства кандидатов, а это поможет в дальнейшем без труда привлекать лучших из них. А ведь талантливые сотрудники – основной актив успешной компании.

Надеемся наши материалы позволили вам узнать, как отказать соискателю после собеседования и как написать отказ самому кандидату после собеседования.

Смотрите на видео: отказ соискателю после собеседования

Каждое письмо кандидату — контакт бренда работодателя с целевой аудиторией. Отказ — это неприятная для обеих сторон ситуация, которая может изменить отношение к HR-бренду не в лучшую сторону. Чтобы сохранить лояльность неподошедших специалистов и расстаться друзьями, нужно правильно сформулировать письмо с отказом.

Подготовили несколько шаблонов для разных случаев.

Мягкий отказ

Главное в письме с отказом — уважительное отношение к кандидату и понимание того, что ваше общение не заканчивается: в будущем вы можете пригласить его на другую позицию.

Вот такой шаблон мягкого отказа используют в компании СИГМА.

Отказ с обратной связью 

Хорошо, когда письмо с отказом приносит кандидату пользу. Дайте в письме обратную связь — опишите сильные стороны специалиста и то, над чем ему стоит поработать.

Как отказать кандидату и не нарушить закон

Отказ с рекомендациями

Если вы отказываете джуну, вместе с отказом пришлите ему список материалов для профессионального развития. Технические специалисты быстро растут, и не исключено, что через полгода этот же кандидат подойдет на другую вашу позицию. 

Отказ на основе фидбэка кандидата

Чтобы не обидеть кандидата и не расстроить его отказом, можно сформулировать письмо, основываясь на его фидбэке. Подсветите в письме те моменты, где ожидания кандидата расходятся с действительностью. 

О том, как получить честный фидбэк кандидата, читайте здесь.

После завершения этапа собеседований рекрутеры должны рассмотреть сильные стороны и навыки каждого кандидата и определить, кто перейдет на следующий этап. Однако, прежде чем приступить к подбору лучших кандидатов, важно сообщить другим, что вы решили больше не рассматривать их как потенциальных сотрудников.

При составлении шаблона письма с отказом кандидату очень важно тщательно подбирать слова. Хотя получателя может разочаровать новость о том, что он не был выбран на вакансию, честность и внимательность обеспечат ему положительное впечатление от вашей компании.

Мы собрали для вас основные моменты, которые помогут правильно составить письмо с отказом кандидату.

Зачем отправлять кандидату письмо с отказом?

Согласно одному из наших опросов, больше 50% кандидатов не получают обратной связи от работодателей после собеседований. Для соискателя, который расчитывает на вашу вакансию, отсутствие ответа может создать негативное впечатление о процессе найма в вашей компании.

Конечно, если у вас есть десятки кандидатов, подавших резюме на вакансию, отправка персонализированных сообщений об отказе каждому человеку, не прошедшему отбор, может показаться утомительной и трудоемкой задачей. Однако крайне важно не пропускать и не откладывать этот шаг. Вот почему:

• Письмо с отказом показывает кандидату, что вы осознаете усилия, которые он приложил для отклика и прохождения собеседования, и помогает ограничить любые негативные впечатления о вашей компании.
• Письмо с отказом кандидату говорит, что ему не нужно ждать ответа. Соответственно, он не будет больше звонить и писать с вопросом, как обстоит процесс найма.
• Если кандидат впечатлил вас своими навыками, и вы чувствуете, что он может стать отличным сотрудником, несмотря на то, что он не подходит для вакансии, которую вы закрываете прямо сейчас, вы можете поощрить его подать резюме на другие должности в компании.

Создав шаблон письма с отказом, вы сократите время, которое вы тратите на эту задачу, при этом предоставив кандидатам необходимую информацию.

Когда отправлять письмо с отказом?

Отправляйте письма с отказом кандидатам, которых вы больше не рассматриваете на эту должность, как только вы поймете, что они не подходят. Старайтесь отправлять письма с отказом в течение одной недели после собеседования.

Что нужно указать в письме с отказом?

Письмо с отказом должно включать следующие моменты.

Благодарность
Всегда благодарите соискателя за интерес к компании и за время, потраченное на заполнение заявки или собеседование. Ваше письмо должно быть не только вежливым, но и показывать кандидатам, что ваша компания ценит время других людей.

Персонализация
Используйте имя кандидата и название должности. Если возможно, включите примечание из разговора или упомяните конкретный положительный момент, который вам понравился.

Обратная связь
Соискатели ценят вклад работодателей, с которыми они проходили собеседование. Такое взаимодействие дает представление об областях, которые можно улучшить, а еще обратная связь может помочь им обдумать следующие шаги в поиске работы. Например, если вы отказываетесь от кандидата в пользу кого-то с большим опытом, кандидат может подать резюме на должности, которые больше соответствуют его карьерному уровню.

Приглашение подавать резюме еще раз
Если вы считаете, что кандидат хорошо подходит для компании в другом качестве, сообщите ему, что вы хотели бы, чтобы он подал резюме на другие должности в будущем. Однако, если вы считаете, что кандидат не соответствует корпоративной культуре или нужным навыкам, нет необходимости включать это приглашение в свое сообщение.

Шаблоны писем с отказами кандидату

Пример письма с отказом для подходящих кандидатов

Тема: Ваша заявка на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!

Большое спасибо за ваш интерес к должности [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Благодарим вас за то, что вы нашли время посетить наш офис и пройти собеседование с нашей командой.

В настоящее время мы решили продолжить работу с другим кандидатом, у которого больше опыта в [НАВЫК/СФЕРА]. Тем не менее, мы были впечатлены вашим опытом и знаниями в отрасли и считаем, что вы внесете большой вклад в нашу компанию.

В ближайшие недели мы опубликуем несколько вакансий и надеемся, что вы подумаете о повторной подаче резюме. Если нет, то мы желаем вам удачи в вашей карьере.

Спасибо!
[ВАШЕ ИМЯ]

Пример письма с отказом для неподходящих кандидатов

Тема: Ваша заявка на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!

Большое спасибо за ваш интерес к должности [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Благодарим вас за то, что вы нашли время посетить наш офис и пройти собеседование с нашей командой.

Несмотря на то, что мы были впечатлены вашим набором навыков, мы решили продолжить работу с другим кандидатом, у которого больше опыта в [НАВЫК/СФЕРА].

Еще раз спасибо, мы ценим ваше время и желаем вам удачи в вашей карьере.

С уважением,
[ВАШЕ ИМЯ]

Пример письма для кандидатов, которые не проходят на этап собеседования

Тема: Ваша заявка на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ].

Здравствуйте, [ИМЯ КАНДИДАТА]!

Благодарим вас за резюме на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ] в компании [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]. Как вы понимаете, к нам поступило большое количество заявок. С сожалением сообщаю вам, что вы не были отобраны для прохождения собеседования на эту должность.

Команда [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] благодарит вас за время, потраченное на подачу резюме на должность [НАЗВАНИЕ ВАКАНСИИ]. Мы рекомендуем вам подавать резюме на вакансии, которые откроются в нашей компании в ближайшее время.

Желаем вам успешного поиска работы. Еще раз благодарим вас за проявленный интерес к нашей компании.

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

Письмо с отказом — это необязательная опция, но отправка такого сообщения может гарантировать, что кандидаты не останутся в неведении, и поможет обеспечить сохранение положительной репутации вашей компании. А создав шаблон, вы можете ускорить и упростить процесс уведомления соискателей.

Источник : persiahr.com

Каждый рекрутер сталкивается с моментом, когда нужно отказать кандидату. Это может быть в начале отбора или на финальном этапе — в любом случае момент неприятный. Рассказываем о способах, как это делать. 

Отказываем на разных этапах

Способ отказа кандидату зависит от трех моментов: вакансии, уровня доверия с кандидатом и этапа отбора. 

Первичный отклик

Казалось бы, вы не знакомы с кандидатом и никаких договоренностей нет. Но здесь все зависит от вакансии. В IT, в принципе, лишних кандидатов не бывает, поэтому старайтесь уделить внимание всем. Составьте шаблон письма или воспользуйтесь автоматизированным с hh.ru. В таком виде отказывайте джунам и специалистам без релевантного опыта. С остальными выходите на связь как можно раньше.

Способ отказа: Ответное письмо на джоб-сайте или на e-mail.

Интервью с рекрутером

Как правило, это первоначальный скрининг, на котором рекрутер узнает основную информацию у кандидата. Тут есть два варианта:

1. Если в процессе общения вы понимаете, что у кандидата нет хард скиллов, без которых никак, — скажите ему об этом сразу. Например, вы ищите Java разработчика, но кандидат не работал со Spring Framework. Не берите паузу, а скажите, что не готовы рассмотреть кандидата на эту позицию.

2. По итогу телефонного интервью кандидат подходит, и вы отправляете его резюме руководителю. Затем обозначаете кандидату, что выйдете с ним на связь в течение двух дней. Если тимлид не готов рассматривать дальше, напишите об этом человеку. Укажите причину: недостаточный опыт или выбор в пользу другого кандидата.

Способ отказа: Мессенджеры, соцсети 

Техническое интервью

Самый ответственный этап для IT-специалиста, после которого он точно ждет обратную связь. Нередко бывает так, что руководитель не готов дать окончательный ответ и хочет посмотреть других кандидатов. В итоге HR держит кандидата на холде и не может сказать ему ничего конкретного. В этом случае объясните кандидату текущую ситуацию и спросите, сколько он готов ждать. Ну а если кандидат все-таки слабоват для проекта, дайте ему развернутый ответ.

Способ отказа: После тех скрининга — напишите в мессенджере. Если брали паузу, лучше позвонить и озвучить причину отказа устно. 

Собеседование с тимлидом/руководителем

Причиной отказа может быть не только уровень технических скиллов, но и общее впечатление о кандидате. Например, компании нужен сотрудник, который будет не просто кодить, а предлагать свое видение продукта. Кандидат хорошо знает техническую часть, но проявлять инициативу и быть ментором в команде он не готов. Если тимлид понимает, что такой разработчик не совсем подходит по профилю, отказывать придется все-равно HR-y. В этом случае лучше сказать, что вы определились в пользу другого кандидата.

Способ отказа: Мессенджеры, e-mail, телефонный звонок.

Вакансия стала неактуальной

Такая ситуация случается при оптимизации штата или повышении сотрудника, например. Здесь особенно важно сохранить отношения с кандидатом, чтобы была возможность вернуться к нему при актуальности. Скажите честно о том, что приостановили подбор и с радостью вернетесь к кандидату в дальнейшем. Если он уже и найдет работу, вы сохраните отношения на будущее.

Способ отказа: Мессенджеры, e-mail, телефонный звонок.

Как смягчить отказ

Особенно важно правильно отказывать финалистам — возможно, вы к ним еще вернетесь. Вот важные правила, о которых стоит помнить:

Обращайтесь к кандидату лично

Шаблонный текст виден сразу, поэтому пишите более живым языком. Если вы перешли с кандидатом на «ты», используйте это в отказе. 

• «Алексей, привет! Возвращаюсь с фидбэком».
• «Добрый день, Алексей. Пишу с обратной связью, как и договаривались».
• «Алексей, приятного дня. Хочу сообщить итоги тех интервью».

Обоснуйте решение

Даже если это пара слов, кандидату будет приятно. После технического интервью соберите обратную связь с коллег и кратко обозначьте кандидату, каких скиллов ему не хватило.

• «Алексей, привет! Возвращаюсь с фидбэком. К сожалению, он отрицательный, но надеюсь информация от коллег будет полезной» + добавить комментарий по тем знаниям, которые проверяли на собеседовании.
• «Получила обратную связь от коллег по итогам интервью. На данный момент вашего опыта недостаточно для решения наших задач».
• «По итогам интервью, к сожалению, не готовы выходить с предложением о работе. Не хватило знаний сетей, SQL запросов и фреймворков».
• «Алексей, наши потребности на текущий момент несколько отличаются от вашего профиля, поэтому мы продолжим поиск». 

Выделите сильные стороны кандидата

Даже если кандидат вам не подошел, наверняка чем-то он понравился. Напишите об этом пару слов.

• «Коллеги отметили ваш уверенный разговорный английский».
• «Алексей, нам понравилось ваше стремление к развитию. Уверена, что в скором времени вы сможете применить свои знания».
• «Из сильных скиллов хотим отметить…».

Поблагодарите за время

Процесс подбора может занимать больше недели, а это потраченное время и компании, и кандидата.

• «Спасибо, что уделили время нашему проекту».
• «Спасибо за уделенное время. Будем на связи».
• «Благодарю за то, что уделили время нашей компании».

Пожелайте удачи

Пара приятных слов в конце — показатель уважения и внимания к человеку.

• «Желаю вам удачи в поиске проекта по душе».
• «Верю, что вы найдете интересный для себя проект». 
• «Удачи в поисках компании, в которой вы сможете применить свои навыки». 

Оставьте дверь открытой

Это главный принцип при отказе хорошему разработчику. Мир IT тесен и спустя время рекрутеры возвращаются к тем кандидатам, которые не прошли отбор. 

• «Направлю ваше резюме коллегам — они рассмотрят вас на свои направления».
• «Если будут другие вакансии или что-то поменяется, я вам напишу».
• «Я буду рада, если мы будем оставаться на связи». 

Звонок или письмо

Какой бы вариант вы не выбрали, помните, что любой из них — лучше молчаливого отказа. Звоните кандидатам, с которыми был долгий процесс подбора и тем, кого вы рассматривали на топовые позиции.

В других случаях можно написать на e-mail или в мессенджерах, но не делайте сообщение шаблонным. Письменный отказ проще не только для рекрутера, но и для самого кандидата. Потому что это неловкая ситуация — кандидат может растеряться и диалог получиться скомканным. А вот письмо — другая история. Кандидат его прочитает, когда будет готов и спокойно задаст вопросы. Отправьте кандидату развернутый ответ, если он прошел несколько этапов и дошел до финала.

Что писать в письме

Письменный отказ на e-mail — самый официальный из всех. Некоторым кандидатам удобнее общаться именно так и это лучше выяснять сразу. Самое главное — не делайте письмо слишком длинным, официальным и шаблонным. Приведем несколько примеров.

Что говорить по телефону

Если вы решили сообщить отказ в устной форме, постарайтесь, чтобы диалог получился естественным. То есть не стоит выбирать печальный тон и начинать с фразы: «Звоню сообщить неприятную новость». Так же как и в письменном виде, объективно дайте обратную связь кандидату, но будьте готовы ответить на вопросы. Сохраняйте дружелюбный тон и подбодрите человека, обратив внимание на его сильные стороны. Ну и, конечно, не забывайте оставить дверь открытой. Спросите, есть ли другие предложения и пожелайте удачи в поисках проекта.

Как не стоит отказывать

Реагировать слишком эмоционально

Любой рекрутер знает, что важно сохранять лицо компании и не переходить черту. Но бывает так, что кандидат реагирует слишком эмоционально на обратную связь. В этом случае постарайтесь спокойно выслушать, обосновать ответ и поскорее закончить диалог. 

Оценивать личностные качества

Если в кандидате что-то вас смутило, не стоит говорить об этом прямо. Мы оцениваем его профессиональные навыки и знания, все остальное — субъективная оценка. 

Забывать про кандидата

Отказ — это так же важно, как приглашение на собеседование. Помните, что это ваш имидж как рекрутера и компании в целом. 

Отказывать сухо без объяснения

«Вы нам не подходите» — фраза, которая ничего не скажет кандидату. Подумайте о нем как о специалисте, которому важна оценка его скиллов. 

Рассыпаться в извинениях

Не стоит выбирать многосложные формулировки о том, как вам жаль. Кандидаты также отказываются от вакансий и это нормально. Не ставьте себя в позицию жертвы, ведь это партнерские отношения. Лучше объективно объясните причину. 

Отказ на стадии получения резюме

Ответ на резюме соискателей – это процесс, который может быть автоматизирован. Многие размещают открытые вакансии на своих сайтах, и здесь же находится форма для отправки резюме. Такая форма подразумевает сообщение-ответ на получение файла. Обычно это стандартный текст с благодарностью за обращение в духе «мы вам позвоним». Рекомендуем дополнить этот формальный ответ реквизитами подписи ИП, иными словами персонализировать его, чтобы у соискателя не было ощущения, что он общается с сайтом-роботом. ­Фамилия ­«живого человека» в конце короткого текста ­уменьшит это впечатление.

Отказ на стадии первого собеседования

Отказ «за секунду» до трудового договора

Официальное письмо-отказ

Что касается формы доставки письма адресату, то нужно выбрать такой способ, чтобы в случае суда однозначно можно было доказать: ­письмо было передано несостоявшемуся работнику лично в руки. К таким способам относится, во-первых, личная передача – человек должен прийти, получить письмо и расписаться в этом на визовом экземпляре, во-вторых, отправка заказного письма с уведомлением о вручении. Конверт с ­письмом будет выдан сотрудником почтового отделения при предъявлении получателем паспорта, а бизнесмену вернется подтверждение с его подписью. К услугам экспресс-почты прибегать не рекомендуется главным образом из-за того, что не все компании, оказывающие эти услуги, могут ­подтвердить ­доставку отправления юридически ­значимым ­документом.

Отказать с пользой

Цель рекрутера не только закрыть вакансию, но и сформировать собственную базу данных резюме специалистов в различных областях. Будет ли использоваться этот справочник внутри компании или собирается исключительно «для себя», поскольку у рекрутера большие планы на ­собственное профессиональное развитие, не так важно.

Ведь если сегодня мы ничего не можем предложить достойному специалисту в своей области, это не означает, что завтра для него не найдется подходящей работы.