Как написать концепцию мероприятия пример

Написание концепции мероприятия

Если ваше мероприятие хотя бы немногим сложнее внутрифирменной планерки, вам стоит написать его концепцию. Это должен быть документ, который описывает ваше видение мероприятия. Каким оно будет, когда состоится. Возможно, реальное мероприятие будет отличаться от вашего предварительного ожидания. Отнеситесь к этому спокойно. Это своеобразное предложение рынку. Даже если в итоге все пройдет не так, как вы запланировали, — все равно вам нужно составить предварительный план.

Концепция поможет понять, куда вы хотите попасть. Включите в проект концепции то, что вы могли бы рассказать за чашкой чая потенциальному участнику мероприятия. Это не обязательно должна быть вся информация о мероприятии, включая бюджет и задействованные ресурсы. Это все-таки внутренняя информация. Включите в концепцию то, что вы могли бы (и хотели бы) рассказать участникам.

В концепции могут быть описаны цели и задачи мероприятия, аудитория участников, то, на кого рассчитано мероприятие. Приведите аргументы, почему необходимо участвовать в этом мероприятии. Включите туда техническую информацию: дату и место проведения, сведения об организаторах и поддерживающих организациях, партнерах и спонсорах; укажите стоимость продукции, контактные данные и т.п.
Концепция в дальнейшем может использоваться в качестве основы для создания сайта мероприятия, информационных брошюр и т.д.

Теперь давайте подробнее…

---

Что такое концепция

Многие организаторы интуитивно чувствуют, что можно делать, а чего — нельзя, что украсит мероприятие, а что — испортит. Так же, например, за рулем автомобиля вы иногда «просто чувствуете», как нужно действовать, не задумываясь о правилах вождения. Но правила вождения все-таки существуют, как и правила проведения мероприятий.

Довольно часто мероприятия проводятся с использованием различных концепций. Что такое концепция мероприятия? Слово «концепция» употребляется настолько часто, что его первоначальный смысл практически утрачен.

Концепция, или концепт (от лат. conceptio — понимание, система), — определенный способ понимания (трактовки) какого-либо предмета, явления или процесса; основная точка зрения на предмет; руководящая идея для систематического освещения.

Задумайтесь, в чем концепция США как страны? Их концепция (понимание предназначения страны, ее восприятие) — это идея Cвободы и самореализации: любой чистильщик обуви может стать миллионером. И эта идея привлекала и привлекает людей в Америке. В чем была концепция СССР? Основной идеей, которую нес Советский Союз, была идея равенства и справедливости. Именно подобные большие идеи и становятся концепциями такого сложного явления, как государство.

Концепция мероприятия

Теперь возьмем мероприятия. Создание корпоративного мероприятия — задача куда более простая, чем создание государства. Однако и для мероприятия нужно выбрать концепцию, некую руководящую идею. И тут нас поджидает ловушка. В чем идея «гавайской вечеринки»? Она делается для гавайской компании? Вы продаете доски для серфинга? Если нет — что за этим стоит кроме оформления зала или набора номеров? Фразы типа «Мы хотим просто подарить гостям сказку» — это отговорки. Настоящие сказки мудры, они многому учили нас, когда мы были детьми. Концепция должна нести идею мероприятия и как-то менять нас.

Слишком часто целью мероприятия называют желание «просто развлечь гостей», «отвлечь их от повседневности», «позволить окунуться в другой мир». Вам это ничего не напоминает? Мероприятия — не замена наркотиков! Просто развлечение не может быть смыслом и идеей мероприятия, должно быть что-то большее. Ваши гости не дураки, они понимают, что осмысленно, а что — нет. И бессмысленные (то есть буквально — без внутреннего смысла) мероприятия будут считать пустой тратой денег. Пусть даже это будет красиво.

В идеале концепция — это некий социальный план действия, как, например, «экологическое мероприятие». Концепция необязательно должна содержать в себе идею альтруизма и заботы обо всем человечестве. Но все равно, концепция — это Идея с большой буквы, а не просто набор номеров и декораций, объединенных некой общей темой. Примерно так бывает в ресторанах — оформление зала и форма официантов готовят вас к тому, что вы сможете заказать мексиканскую еду, однако ресторан не стремится вас менять и понуждать к действиям (к совершению революций, например).

Далеко не все мероприятия нуждаются в концепции. Очень часто концепция является избыточным элементом. Например, деловая конференция, как правило, проходит без специальной креативной составляющей (хотя иногда и в необычном формате — ток-шоу, телемоста, «поединка» или «битвы»). Или мероприятие предназначено для очень узкой группы постоянных партнеров, у которых ваша концепция может вызвать раздражение, а все что им нужно — личный, неформальный подход и безупречная организация, соответствующая их статусу.

Поэтому прежде всего задайте себе вопрос: нужна ли вам оригинальная концепция? Далее, несколько функций концепции на вашем мероприятии, объяснение того, как она работает.

Как она работает?

Концепция — это правила игры. Концепция моментально задает целый комплекс правил, позволяя тем самым экономить ресурсы, — вам достаточно сказать всего лишь несколько слов в приглашении. Потом понадобятся уточнения, аниматоры, актеры, программа вечера, ведущий, но очень многое уже удалось донести до аудитории с помощью одного-двух слов.

Концепция — это территория мероприятия. Концепция формирует внутреннее пространство и время мероприятия. Она дает гостю представление о том, как вы преобразовали внутреннее пространство мероприятия и какие элементы будут в программе. Концепция дает понимание сценария. Помните, что в нашей обычной жизни концепций нет! И само ее появление означает для человека выход за границы обыденности.

Концепция — это усиление эмоций. Концепция усиливает коммуникацию в качестве художественного средства. Художественные произведения позволяют нам ощутить эмоции, заставляют нас переживать, борются с нашим равнодушием. Концепция мероприятия несет такую же функцию — усиливает эмоции, управляет переживаниями. Чтобы человек испытал эмоции, нужно придумать историю с кульминацией и развязкой, целый мир с законами и внутренним пространством. И этот мир, и эта история должны быть убедительными и не фальшивыми.

Например, одинокая пальма в углу вашей площадки не создаст ощущения «необитаемого острова». Рыцарские доспехи из картона вызовут только ухмылку. Будьте реалистичными в ключевых деталях.

Создание концепции

Вы все же решили придумать концепцию для вашего мероприятия? Хорошо. Ее разработку лучше всего начинать с создания основного сообщения. Сообщение должно быть лаконичным. Вы не сможете рассказать все. Но при этом участники должны с первого раза понять, что вы хотите им сказать.

Сообщение должно быть сквозным, то есть соответствовать всем частям мероприятия. Сообщение обязательно должно быть связано с общей маркетинговой стратегией компании и поддерживаться другими маркетинговыми инструментами.

Теперь о самой концепции. Вот требования, которым она должна соответствовать.

«Я узнаю ее!» Концепция должна быть известна аудитории на 100%. Всем гостям до единого. Есть множество прекрасных, тонких, умных, смешных концепций, которые никогда не превратятся в успешные мероприятия. Только потому, что символы, образы или факты, к которым они апеллируют, не являются широко известными.

Наверняка все читатели видели фильм «Д´Артаньян и три мушкетера», а вот про компьютерную игру Doom знают не все. Книга «Автостопом по Галактике» не является массовой, и, хотя у ее автора Дугласа Адамса есть сообщество фанатов, вам трудно будет организовать мероприятие в стилистике данного произведения.

Яркий центральный элемент. Концепцию должно быть легко визуализировать, а это подразумевает наличие в ней ярких, характерных элементов. Бандиты, пионеры, карнавал, пираты — все эти широко распространенные варианты концепций являются таковыми еще и потому, что в них есть яркий образ, визуальный элемент. Продемонстрировав его, вы моментально рассказываете гостю о своей концепции. Принцип экономии ресурсов работает на мероприятии на все 100%: его идея должна открываться гостю в один-два хода.

Однако, если вы проводите мероприятие для ваших постоянных Клиентов, его концепция может быть более сложной. Вы можете выдумать новый мир для ваших 50-60 постоянных Клиентов, ведь у вас есть время и возможность рассказать им «историю создания» этого мира и «законы мироустройства».

«Пощупать, понюхать, попробовать на вкус…». Нельзя, чтобы концепция апеллировала только к одному органу чувств. Гость — это крепость. Ваше мероприятие — это армия, идущая на крепость. Задача — взять крепость, завладеть ею (вниманием и лояльностью гостя). Концепция мероприятия должна использовать все возможные ходы, чтобы взять эту крепость. Нужно задействовать все — тактильные ощущения, слух, обоняние, вкус, — равно как и привычный визуальный ряд.

Представьте, что вам захотелось сделать мероприятие в стилистике Великой французской революции. Идея очень сильная — Свобода, Равенство, Братство. Однако, скорее всего, кроме Марсельезы и смутных воспоминаний о картине с революционерами на баррикадах вам ничего в голову не придет. Значит, от этой концепции придется отказаться.

«Никакой обыденности». Концепция должна лежать за пределами привычного. «Санкт-Петербург, осень, 2009 год» — плохая идея для мероприятия. Так же как и множество других сюжетов, взятых из нашей обыденной жизни. Мы не хотим встретить на мероприятии то, что видим каждый день, то, к чему привыкли. Для вас самолеты — это романтика, а для авиакомпании — всего лишь рутина. Ее сотрудники не захотят видеть самолеты на своем мероприятии. Помните, мероприятие для Клиентов — это мини-отпуск, способ отдохнуть от обычной жизни.

Гармонии концепции и центрального сообщения. Концепция должна гармонично сочетаться с культурой группы участников и целями мероприятия. Это очевидный принцип, однако о нем часто забывают организаторы. Им так нравится хорошая концепция, что зачастую они забывают соотнести ее с корпоративной культурой компании-Клиента, ее нынешним положением, аудиторией и пр. Мероприятие, как и любой другой инструмент маркетинга, оценивается в жестких категориях эффективности. Эстетическое наслаждение организаторов результатом своих трудов важно, но не является приоритетом.

А теперь рассмотрим, какие концепции каким мероприятиям могут соответствовать

Диктат концепции

Часто в отношении концепции организаторы пытаются найти компромисс: ее элементы сокращают, влияние концепции на мероприятие минимизируют, и в итоге участники не понимают, в чем она заключалась. И поэтому мы хотим ввести еще один ключевой термин — «диктат концепции». Если вы делаете мероприятие в рамках какой-то концепции, то ей должны быть подчинены и декорации, и фоновая музыка, и музыкальные отбивки, и программа, и кейтеринг — она должна просматриваться в каждой детали. Если вы не сможете этого обеспечить, лучше не используйте концепцию вообще — сэкономите деньги.

На мероприятии для компании — производителя товаров для детей, где гости погружались в атмосферу детства и свежести, мы не только организовали индивидуальный трансфер (в такси каждого гостя ждал мягкий плед, в который так приятно завернуться и, может быть, вздремнуть по дороге), но и предложили им специальное детское мыло в номере, книжку сказок с красивыми картинками на тумбочке возле кровати, плюшевых медведей, конфеты, а утром… настоящее детское меню! Все эти детали сопровождали гостей до самого конца мероприятия. Лишь вернувшись домой на следующий день, они поняли, что мероприятие закончилось. Только здесь их покинуло ощущение сказки.

Тестирование концепции

Необходимо протестировать вашу концепцию — проверить, насколько эффектным и эффективным будет ваше мероприятие. Можно сделать таблицу и проставить «галочки», можно мысленно оценить идею мероприятия, которую вы хотите воплотить в жизнь.

Мероприятие и бренд

В чем разница мероприятий, проводимых разными компаниями? Мероприятие известной и очень известной компании может быть предсказуемым. Известность компании гарантирует внимание к нему. По большому счету, попасть на такое мероприятие — уже цель. Мероприятие малоизвестной небольшой компании должно удивлять и выделяться. Вам нужно продать и само мероприятие, и компанию.

Как имя компании, бренд встраиваются в мероприятие?

Бренд используется в оформлении мероприятия, в подарках гостям, в выступлениях ведущих и артистов и в материалах с упоминанием бренда. Продукт или элемент с фирменной символикой применяют гости в рамках мероприятия. Причем это применение должно быть прочно связано с некими позитивными изменениями. Например, можно провести голосование с помощью табличек с логотипом. Сам сценарий мероприятия должен коммуницировать ценности бренда

Помните: все ваши идеи должны быть доступными и легко считываться, но учитывайте при этом, что люди любят до всего доходить самостоятельно, понимать и чувствовать ценности бренда… Такие «догадки» запоминаются лучше. Это одна из профессиональных дилемм event-менеджера.

Наша тема — идеи и концепции мероприятий, будем рассматривать эти события из целей тимбилдинга и из коммерческой выгоды (для тех, чей бизнес в том чтобы организовывать события).

Трудно ли придумать креативную идею для мероприятия? На самом деле нет. А вот доработать идею до концепции, которая отвечает целям и задачам (и может быть реализована в определённой время в рамках заданного бюджета) — уже сложнее.

Чтобы вы понимали, концепция это проработанная идея.

Какие могут быть цели?

1. Развлечь сотрудников, коллектив.
2. Тимбилдинг — построить команду.
3. Научить людей чему-то.
4. Маркетингговые задачи, рассказать о продукте, услуге, продать что-либо.

В конечном итоге для чего это делается? Чтобы люди лучше работали. Они лучше узнают друг-друга, они отдохнут, подружатся — всё это отразится на производительности. Исключение п4. Здесь всё строится вокруг продажи и рекламы.

Как придумать концепцию для мероприятия

Задайтесь вопросами:

1. Какова ваша цель в этом мероприятии ?
   Кто руководит процессом?
2. Какую аудиторию вы хотите привлечь (если речь не о мероприятии для конкретного коллектива)?
   Какие результаты вы хотите увидеть?
3. Длительность мероприятия.
4. Каков бюджет?

Эти вопросы помогут начертить границы в рамках которых можно оставлять подходящие идеи.

Хорошо, если у вас есть команда, тогда оставшиеся идеи можно обсудить и выбрать лучшие простым голосованием.

Анна, менеджер: у нас на мероприятие были запланированы 2 выходных и более 200 тысяч рублей. Всего коллектив 12 человек. Мы нашли старую усадьбу в Подмосковье, с банями, большой столовой. Сняли на эти два дня, Наняли банщика, повара и официантку. Для развлечения наняли танцовщиц, которые с заданным промежутком показывали номера,по 5 номеров в день. Бюджетно, но запомнилось всем очень хорошо.

Идеи корпоративных мероприятий

Вечер быстрых знакомств. Особенно хорошо для больших коллективов, где люди мало знакомы друг с другом, за исключением тех, с кем работают в непосредственной близости.

Ночь в аквапарке. Удивительно, как радуются горкам и воде взрослые люди, когда им не надо присматривать за детьми и можно расслабиться и поглазеть на дам-коллег в купальниках.

Вечер в бане. Банально, но если пригласить хорошего банщика, это будет отличный релакс.

Дискотека 80х. Знакомые хиты, ретро стиль, нужно лишь помещение для танцев.

Пример написания концепции

Допустим, у нас 4 часа, бюджет только на еду и напитки. Есть помещение. Что делать?

Выбрать тему для  события , после этого создать команды для обеспечения каждой задачи.

Пример:

1. Еда и напитки
Составьте список, кто конкретно покупает и приносит эту еду и напитки.

2. Развлечения
Нужен ведущий и несколько номеров. Можно сделать всё силами коллектива. Часто руководители любят выступать в качестве ведущих.

3. График мероприятия
Ваши 4 часа должны быть эффективными и результативными, составьте график, например:

7: 00-7:15 приветствие ведущего, танец открытия, вступительные речи
7: 15-8:30 начало ужина
8:30-9:00 выступление группы, танцы
9: 00-9:30 игры
9:30 -9: 45 магическое шоу
9: 45-10: 15 танцыи
т. Д.

4. Оформление
В соответствии с выбранной вами темой.

Установите дресс-код в соответствии с тематикой мероприятия .

Творческая концепция мероприятия

Если вы открыты для этого, вдохновение есть повсюду. Вопросы, они стандартны:

• Для кого это мероприятие ? Кто ваш участник / аудитория? Что бы они хотели?
• Живая или спокойная атмосфера? Это даст наводки по вопросам освещения, музыке, еде и напитках, мебели и т. Д.
• Формальное, профессиональное или случайное событие? Это повлияет на выбор места проведения, тему, мебель, планировку, еду и напитки, музыку и т. д.
• Какой бюджет? ЭТО ВЛИЯЕТ НА ВСЕ.
• В какое время суток мероприятие? В какое время года? Вам может понадобиться тень и кондиционер, или план действий на случай дождя, или уличные обогреватели, или резервная дата.

Вы когда-нибудь слышали о тихой дискотеке?

Обычно одновременно работают два или три разных ди-джея, и вы можете переключаться между каналами, чтобы решить, какой из них вы хотите слушать в своих наушниках.

Иногда вы смотрите вокруг и сразу же устанавливаете связь с кем-то еще, кто кивает головой в ту же мелодию.

• Интровертам это нравится, потому что им не нужно ни с кем разговаривать. Это похоже на одиночество в переполненной комнате.
• Экстравертам это нравится, потому что они окружены людьми, и это вечеринка. На самом деле, я не могу придумать более успешного хака, чтобы объединить эти два разных типа людей.

Концепция корпоративного мероприятия

Арендуйте необычное место, например, на Airbnb. От места можно выстроить и концепцию. Например устроить балл в старом поместье.

Совет: Подчеркните тему с помощью кейтеринга. Хорошо тематические мероприятия могут помочь сделать мероприятие большим хитом. Настройте меню так, чтобы оно соответствовало вашей теме. Ваши гости запомнят мероприятие, если еда будет соответствовать тематике мероприятия .

Как устроить корпоративную вечеринку в офисе: корпоратив!

Планировать корпоративную вечеринку нужно заранее: минимальный срок 2-4 недели до мероприятия. Это время потратится на сбор денег с коллег или утверждение суммы начальством, на выбор меню, украшение офиса и прочее.

Пошаговая организация вечеринки в офисе:

1. Утвердить бюджет для мероприятия. При обдумывании нужно принять во внимание: будете ли приглашать ведущих, заказывать еду из ресторана, во сколько обойдётся праздничный интерьер, памятные подарки для конкурсов.

2. Выбрать комнату, где будет происходить всё действо. Помещение должно быть самым вместительным, хорошо вентилируемым, с возможностью двигать мебель. Если рабочее место состоит из одной комнаты, то продумать оптимальную перестановку. Ведь веселье обычно сопровождается танцами. Посчитать необходимое количество стульев при планировании застолья.

3. Праздничный интерьер сразу задаст хорошее настроение. Для украшений подойдут гелиевые шарики, которые продаются различных форм и цветов, серпантин, самодельные плакаты со смешными слоганами о специфике вашей работы или шутливая стенгазета. Если позволяют средства, можно заказать установку цветомузыки, панорамные проекторы, устройство искусственного дыма.

4. Многие не представляют свой праздничный вечер без караоке, тем более пение дуэтом сближает. Чтобы обеспечить вечеринку живой музыкой, можно самоходом привести музыкальный проигрыватель с микрофоном из дома. Но проще принести микрофон с возможностью подключения к компьютеру или ноутбуку, скачать несколько сборников для караоке, и наслаждайтесь живым пением без лишних проблем.

5. Чтобы вечеринка не была тривиальной, продумайте её особую тематику. Это может быть корпоратив в стиле диско, гангстер, ретро или просто костюмированный праздник. Коллеги должны будут нарядиться в соответствующий наряд, подобрать аксессуары.

6. Особое внимание нужно уделить меню. Для начала решите, будет ли душевное застолье или модный фуршетный стол. Для фуршетного стола подойдёт любая еда, которую удобно взять в руки и тут же съесть (бутерброды, канапе, сырные шарики и т.д.). Для полноценного стола, блюда можно заказать из бюджетного ресторана, приготовить общими усилиями с коллегами или ограничиться пиццей и суши. Намечается алкогольный вечер? Не забудьте узнать предпочтение у сотрудников. Составляя праздничный ужин, позаботьтесь о салфетках, столовых приборах и стаканчиках, лучше купить пластиковые.

7. При ограниченном бюджете, чтобы праздник не превратился в обычный ужин, придумайте увеселительную программу. Составьте себе список конкурсов, которые можно легко найти в интернете, запаситесь небольшими презентами.

8. Для приятного окончания вечера и развозки людей по домам, закажите машину на определенное время. Если вы человек не пьющий, то доставку можно организовать на своём транспорте.

Идеи для корпоративных мероприятий

Что такое корпоративное мероприятие? Корпоративное мероприятие , хотя у него много определений, чаще всего рассматривается как частное мероприятие, проводимое бизнесом для сотрудников и заинтересованных сторон. Эти мероприятия могут варьироваться от благодарственных мероприятий до праздничных вечеринок, от поощрительных поездок до конференций. Здесь действительно нет ограничений на тип события.

Когда дело доходит до планирования мероприятия , важно помнить, что эти мероприятия, как правило, проводятся для того, чтобы разрушить барьеры и позволить сотрудникам объединиться. Мы собрали несколько популярных идей для корпоративного мероприятия .

Благотворительный корпоратив

Пожертвуйте свое время местной организации. В какую благотворительность верит ваша компания? Проведите день на раздаче продуктов или уберите в парке. Есть благотворительные организации почти для всего, что вы можете себе представить. Если у вашей компании нет основной благотворительной организации, которую она поддерживает, выберите одну и сделайте корпоративное мероприятие ежегодным, чтобы помогать обществу.

Кулинарный корпоратив

Хотите познакомить людей с новой средой и съесть что-нибудь вкусненькое? Кулинарные классы могут стать отличным способом укрепить товарищеские отношения.

«Детские» мероприятия

Окунаемся в детство. Боулинг, лазертаг и пейнтбол — это занятия, которые расслабляют людей, повышают конкурентоспособность и уводят людей из типичной офисной среды.

Квест

Что может быть веселее, чем собраться вместе, чтобы решить величайшую задачу — сбежать из запертой комнаты!

Идеи для мероприятий на рабочем месте

Есть ряд мероприятий, которые можно провести на рабочем месте.

Ужин — вся команда может встретиться за обедом или ужином.

Лото, монополия, мафия, крокодил — сыграйте в популярную игру в офисе в пятницу или последнюю пятницу месяца.

Фильм — одним из командных мероприятий может быть просмотр фильма с последующим ужином.

Семейный день — пикник, поход или день вместе с семьей могут быть хорошим способом познакомиться с вашей командой. Это хороший способ улучшить отношения в коллективе.

Охота за сокровищами. Поиск сокровищ, организованный вне офиса, — еще один способ провести день весело. Можно разбиться на команды, внести соревновательный эффект

10 необычных идей для проведения корпоративного мероприятия.

Парад карнавалов. Нарядите всех сотрудников в какие-либо интересные вещи или костюмы, об этом можно сообщить всем заранее, чтобы люди могли подготовиться.

Кафе с необычной оплатой. За еду можно расплачиваться к примеру спетой песней или рассказанным стихом.

Азотный бар. Мороженное будет из алкогольных напитков, с виски, коньяком, вином.

Купол с 3D эффектом. Большой натяжной купол, создающий незабываемые впечатления с гастрономическим путешествием.

Корпоративное стихотворение. Поэма, придуманная всеми сотрудниками. Пусть каждый, выдумает пару строк.

Еда и наука. Приготовьте и подайте блюда как-то по необычному, например подвести бокалы, сделайте посуду из макарон и т.д.

Квесты и загадки. Придумайте увлекательный квест, который можно будет пройти только тогда, когда все сплотятся.

Кулинарный бой. Устройте кулинарный поединок, разделитесь на несколько команд и придумайте шоу, например кто быстрее съест все яблоки и т.д.

Теле-шоу. Сыграйте со своими коллегами в игру, где все вы будете в роле участников известного телевизионного проекта.

Создание большой картины. Займитесь рисованием, нарисуйте что-то все вместе, одну общую картину, если людей много, то это будет очень увлекательно.

Крутые мероприятия для молодежи — идеи

Выступления интересных спикеров — даже в маленьких городках можно найти интересных профи, которые расскажут небольшую практическую лекцию на 10-20 минут. Не обязательно по теме учебного заведения или курса. Это могут быть советы по тайм-менеджменту, или байки из 90х.

Стэнд-ап шоу силами коллектива. Шутники есть во всех коллективах, дайте им возможность проявить себя.

Шикарная идея — прожарка одного из руководителей. Не все готовы принять, то о своих недостатках прожариваемый узнает — это точно.

Показ мод. Хороший повод покрасоваться в новых нарядах.

Танцевальный конкурс.

Какие идеи по организации виртуальных мероприятий ?

В связи с динамичным сдвигом, который произошел в индустрии мероприятий за последние несколько месяцев, организаторы мероприятий по всему миру переходят на виртуальные платформы, чтобы продолжать вести свой бизнес.

Хотя организация виртуальных мероприятий имеет свою долю недостатков и технических особенностей, с которыми может быть довольно сложно справиться, это то, над чем нам нужно работать в настоящий момент. При этом есть несколько больших преимуществ цифрового проведения мероприятий любого масштаба.

Вот несколько идей виртуальных мероприятий , которые быстро завоевали популярность среди ведущих событийных компаний:

• Проведение живых сессий в социальных сетях, таких как Instagram и Фейсбук, предоставить аудитории общую платформу для обсуждения тем, которые необходимо обсудить. Привлечение профессионалов для выступлений на актуальные темы повысит вашу посещаемость, а также даст вам возможность расширить охват своей целевой аудитории.
• Организация виртуальных вечеринок по случаю дня рождения и других небольших мероприятий в Интернете становится все более популярной на таких платформах, как Zoom и Microsoft Teams.

В прошлой статье мы рассказали, как отобрать несколько event-агентств и определить победителя тендера. Окончательный выбор во многом будет основан на концепциях, которые предложат агентства. Поэтому мы решили подробно разобраться в том, что такое концепция корпоративного мероприятия, как она выглядит, как её оценить и выбрать лучшее предложение.

Что такое концепция мероприятия

Концепция должна отвечать корпоративным стандартам, традициям компании и позиции бренда на рынке. А идея — понятной всем гостям мероприятия: сотрудникам, руководству, партнерам и клиентам.

Как это работает. Концепция задает определенные правила игры и позволяет отобрать лучшие способы для достижения целей мероприятия. Центральная идея создает атмосферу праздника. На её основе подбирают визуальное оформление, готовят шоу-программу и остальные элементы.

Существуют мероприятия, где концепция не нужна: например, тренинги. Здесь достаточно расписать тайминг — какие события ожидаются и во сколько.

Как придумывают концепции

Концепции готовят на основе требований брифа. Если у вас есть пожелания к темам мероприятия — укажите их в нем, либо попросите агентство придумать темы самостоятельно. Если вы не предложите собственные темы, агентство предварительно обсудит их перед участием в тендере, чтобы понимать направление работы.

С чем связывают концепции:

• Повод мероприятия: 100-летие компании, её достижения, награждение партнеров, например, в стиле «Оскар»;
• Традиции компании;
• Определенная абстрактная тематика, например, «Рок» или «Стиляги».

Тематические форматы хороши тем, что позволяют визуализировать идею, создать яркий и запоминающийся образ. Например, новогодний праздник может быть оформлен в традициях какой-либо страны: скандинавский или китайский Новый год. Выбранный образ потом используют во всех элементах мероприятия от приглашений до памятных сувениров после окончания праздника.

Важно, чтобы идеи не повторялись и концепция была новой для сотрудников

Нужно соблюсти баланс между требованиями брифа и простором для креатива агентства. Не придумывайте сами детали мероприятия, укажите только важные ограничения, чтобы у агентства была возможность создать действительно свежую идею.

Как выглядит концепция

Агентство разработает для вас презентацию, в которой предложит одну или несколько концепций мероприятия. Обычно — 2 или 3 варианта. В концепции собраны все важные моменты, касающиеся будущего мероприятия.

1. Объяснение общей идеи

Описание сути концепции на одной-двух страницах, её связи с темой мероприятия и компанией. Например, сотрудники могут на один день превратиться в спецагентов, спасающих компанию от вселенского зла, или попасть на рок-вечеринку. Важно, чтобы идея была связана с деятельностью компании, а центральные элементы подчеркивали эту связь.

Для компании BCS Global Market* на Новый год мы предложили идеи боксерских боев между Дедами Морозами. Как известно, свой «Деда Мороз» есть почти в каждой стране. Гости приходят на «подпольные бои», делают ставки на победителя и узнают, чей Дед круче

2. Нужная подготовка

Если к мероприятию требуется подготовка, то эту информацию указывают в презентации. Подготовкой может быть предварительный конкурс между сотрудниками с награждением победителя на вечеринке, кастинг по отбору тех, кто будет звездами праздника, вручение пригласительных и прочее.

Каждый гость получает секретное приглашение на бои Дедов Морозов. Настоящие бои, не постановка — такое нельзя пропустить

3. Оформление пространства и welcome-зоны

Краткое описание декораций мероприятия и того, что ждет гостей, приходящих на вечеринку. Зона встречи — это первый контакт с гостями. Важно, чтобы они сразу поняли суть мероприятия и прониклись атмосферой. Например, на вечеринке в формате «Евровидения» гости могут попадать на красную дорожку, словно приглашенные звёзды.

Каждого гостя встречают красивые девушки-хостес. Предлагают сфотографироваться на фоне брендированного баннера с Дедами Морозами, пройти к бару и послушать новогодние песни, перепетые в стиле рока или рэпа. Все это создает атмосферу приближающихся боев

4. Активности

Какие развлечения ждут гостей? Например, на вечеринке в стиле «Рок» в качестве активностей могут быть зоны, где участников гримируют под рок-звезд и фотографируют с музыкальными инструментами, или конкурсы на лучшее рок-выступление.

Развлекаем гостей уже на входе. Можно подойти к красивой девушке и сделать ставку на любимого Деда. Или устроить виртуальный боксерский бой в образе Деда Боксера на приставке с эффектом присутствия

В полуфиналах финский Йоулупукки сражается с Санта-Клаусом из США, а наш Дед Мороз выходит против японского Одзи-сана

5. Программа вечера

Описание шоу-программы, какие выступления и номера ждут гостей. Здесь же представлены варианты ведущих, артистов и коллективов, выступающих в шоу-программе и на протяжении вечера.

Между боями артисты балета добавят разнообразия и станцуют в стилях бурлеск и контемпорари, а стендапер повеселит гостей

6. Кульминация и финал вечера

Запоминающийся финальный момент, завершающий праздник. Это может быть дискотека, награждение победителей конкурсов или лучших сотрудников, фейерверк, выступление хедлайнера — известного артиста.

Главное событие вечера — на ринге финальный бой Дедов Морозов. Ведущий объявляет победителя боя «официальным» символом Нового года и вручает призы удачливым гостям, которые сделали правильную ставку

Завершают вечер новогодний салют и выступление известного певца. А для самых стойких гостей сыграет свой сет модный DJ

7. Варианты площадок

Мы перечислили основные структурные элементы концепции. Но главное — это сама идея. В зависимости от нее в презентации добавляют или исключают пункты. Например, может быть добавлено описание подарков для участников, список отелей для проживания при выездном мероприятии, дополнительные активности на точках продаж компании или городских парках.

Как оценивать концепции

При выборе концепции обратите внимание на подачу, соответствие заявленной в брифе теме, креативность, разнообразие предлагаемых активностей. Оцените усилия, которые агентство приложило при разработке презентации.

Основные признаки хорошей концепции:

1. Понятность — концепция станет основой хорошей вечеринки, только если ее элементы понятны всем участникам праздника. Например, не стоит основывать праздник для бухгалтеров предпенсионного возраста на мотивах новомодной компьютерной игры. Они не поймут аналогии и метафоры, символы, образы и факты, используемые в программе. В результате праздник будет не интересен гостям. Хорошая концепция всегда ориентирована на участников мероприятия.
2. Яркий центральный элемент — в концепции должны быть яркие ключевые моменты, помогающие гостям проникнуться духом праздника. И обязательно центральное сообщение, вокруг которого строится мероприятие.
3. Цельность — оформление, площадка, программа, музыка и другие элементы должны соответствовать придуманной концепции и выбранной тематике.
4. Необычность — мероприятие должно удивить и развлечь сотрудников, отличаться от привычного праздничного застолья или обычной вечеринки.
5. Уникальность — желательно, чтобы аналогичная концепция не была обыграна на рынке, хотя бы среди непосредственных конкурентов компании. В интернете можно найти готовые концепции: если предлагаемый вам вариант легко нагуглить, значит — агентство схалтурило.

Концепция должна укладываться в рамки реальности:

• Быть выполнимой — предложенные идеи можно реализовать на практике, они не фантастичны.
• Соответствовать бюджету — площадки, шоу и другие элементы отвечают указанному лимиту финансов. Будет странно, если агентство предложит концерт звезд мирового уровня для компании со средними финансовыми возможностями.
• Вовлекать сотрудников — мероприятие вращается вокруг сотрудников компании, должно быть предусмотрены активности, конкурсы, другие варианты участия работников в празднике. Чем больше сотрудников, тем больше вовлекающих активностей нужно включить в концепцию.

Профессиональная агентство не использует шаблоны и готовит для тендера индивидуальные концепции. Отличить шаблон от индивидуального предложения можно по следующим признакам:

• качество и глубина проработки идеи;
• актуальность и правильность подбора площадок;
• отсылки к вашему бренду или традициям компании;
• оформление документа — брендированность, уникальное название, дизайн в корпоративном стиле.

Идея может казаться хорошей на первый взгляд, но в вашем случае не подходить

Задавайте представителю агентства уточняющие вопросы по реализации, конкретным площадкам и активностям. Идея может казаться хорошей на первый взгляд, но в вашем случае не подходить.

Для разработки предложения агентству нужно много информации, поэтому будьте готовы к дополнительным вопросам по брифу и терпеливо ответьте на них. А лучше всего сами проявляйте инициативу и креативьте вместе с агентством. Как бы ни было профессионально агентство, вы все равно лучше знаете желания своих сотрудников, традиции компании и предпочтения руководства.

Выводы

Чтобы выбрать лучшую концепцию корпоративного мероприятия, нужно:

1. Предложить в брифе или обсудить с агентством 1-3 подходящих идеи.
2. Убедиться, что в презентации отражены ключевые моменты будущего мероприятия — идея, оформление, шоу-программа, площадки, активности.
3. Проверить соответствие концепции целям мероприятия, бренду и позиционированию компании.
4. Оценить качество концепции, проанализировать реалистичность идей и их попадание в бюджет.
5. Посмотреть на мероприятие глазами гостей — насколько оно будет им понятно и интересно, будут ли они вовлечены в праздник.

При выборе концепции учитывайте не только зрелищность, но и то, как идея решает поставленные задачи. На основе принятой концепции агентство разработает детальный сценарий/тайминг мероприятия, который тоже отправит вам на утверждение.

В следующей статье мы сделаем небольшое отступление от подготовки к мероприятию и расскажем о трендах event-индустрии. Статья поможет вам выбрать современную концепцию, опередить тренды и по-настоящему удивить своих гостей.

* Концепция «Бои Дедов Морозов» опубликована с разрешения заказчика.

Во второй части статьи Вы сможете найти простые ответы на сложные вопросы:«Как разработать концепцию мероприятия?», «Как выбрать подходящую локацию?» и «Как правильно выбрать подрядчиков?»

Часть 2 (первую часть можно прочитать здесь)

РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ МЕРОПРИЯТИЯ

Итак, определившись с целями и задачами мероприятия можно приступать к разработке концепции события. Что такое концепция?

Концепция, или концепт, (от лат. conceptio — понимание, система) — определённый способ понимания  (трактовки) какого-либо предмета, явления или процесса; основная точка зрения на предмет; руководящая идея для их систематического освещения.

То есть, по сути, концепция – это основная идея события, выраженная при помощи инструментов создания определенной атмосферы мероприятия.

Такими инструментами могут выступить – тема или повод события, декорации, тематика развлекательной программы, стиль общения с гостями ведущего мероприятия, стиль пригласительных, тема инструментов рекламной и PR-поддержки мероприятия и даже меню.

Лучший способ определить правильную концепцию мероприятия – это попробовать соотнести ранее определенные задачи мероприятия и существующее позиционирование компании, которая это событие организовывает.

Что такое позиционирование?

Сегодня, на украинском рынке рекламы образовалась просто невыразимая путаница по поводу правильного понимания этого понятия. Такая ситуация сложилась в первую очередь из-за того, что за почти 20 лет независимости  в умах большинства отечественных рекламистов образовалась каша из обрывков определений этого понятия, принадлежащих различным школам и собственного опыта. Так что, нам еще только предстоит свести все эти знания в единую стройную систему.

Посудите сами, сколько существует определений:

Эл Райс и Джек Траут пришли к выводу, что «позиционирование начинается с продукта, с кусочка товара, сервиса, компании, учреждения и даже персоны…». С их точки зрения позиционирование это не то, что сделано в продукте и сервисе, но то, что сделано в голове потенциального покупателя.

Филипп Котлер утверждает, что «позиционирование — это процесс создания компанией услуг / товара и имиджа, базирующегося на восприятии потребителями конкурентных товаров / услуг»

Достаточно интересным является определение Арнотта: «позиционирование — это обдуманный, проактивный и повторяющийся процесс определения, измерения, модификации и мониторинга восприятия потребителями объекта, который подвергается маркетинговому воздействию».

Тим Амблер определяет позиционирование как искусство формирования образа марки в воображении целевой аудитории таким образом, чтобы она как можно более выгодно отличалась от марок конкурентов, для чего используются как реальные, так и воображаемые ее характеристики. Для проведения позиционирования требуется сформулировать четкое понятие о целевой аудитории. Чем с большей точностью маркетолог определяет целевую аудиторию, тем выше вероятность того, что ему удастся прояснить действительные потребности потребителей и позиционирование марок конкурентов.

Дэвида Эйкер считает, что: «позиционирование — это процесс создания образа и ценности у потребителей из целевой аудитории таким образом, чтобы они понимали, зачем существует компания или брэнд по отношению к конкурентам».

Проведя анализ всего выше сказанного, можно дать некое общее определение позиционирования, итак:

Позиционирование – это коммуникативный процесс, позволяющий создать в сознании потенциальных потребителей определенный образ компании, ее продукта или услуги.

Этот образ должен обладать всеми преимуществами необходимыми для конкурентной борьбы.

Все, без исключения, рекламные и маркетинговые коммуникации должны быть направлены на создание этого образа.

Таким образом, имея понимание, над созданием какого образа в сознании потенциальных потребителей, трудятся специалисты компании, можно представить себе область тем, для определения эффективной концепции мероприятия.

Важно! Концепция мероприятия всегда должна соответствовать позиционированию компании, которая его проводит. Только в этом случае, проведение мероприятия будет эффективным.

Итак, определившись с задачами мероприятия, изучив потребности целевой аудитории, выяснив маркетинговую стратегию и позиционирование компании можно приступать к мозговому штурму, в результате которого и будет определенна наиболее эффективная концепция мероприятия.

Что такое мозговой штурм?

Мозговой штурм – система психологических техник, используемых для активации творческой составляющей мышления, с целью определения «одного единственно верного» варианта решения поставленной задачи.

Более простыми словами, мозговой штурм – это создание и развитие идеи.

На сегодняшний день существует масса всевозможных видов и техник мозгового штурма. В нашем агентстве, в зависимости от обстоятельств, я обычно использую два вида:

«Тихий штурм» — индивидуальное создание идеи.

«Громкий штурм» — коллективное создание идеи. 

Работая над созданием концепции события, вы можете применять любой вид штурма, использовать любую технику. Я не стану подробно рассказывать о своих подходах в создании идей, творчество – сугубо индивидуальный процесс. Дам лишь несколько полезных советов, которые позволят вам увеличить эффективность своего творчества. Итак:

1. Любой мозговой штурм должен проходить, как минимум, в два этапа:

Генерация. Данный этап подразумевает свободную генерацию идей всех участников штурма, без какой-либо критики или анализа. Это необходимо для того, чтобы все участники процесса как можно глубже проникли в суть задачи, чтобы их процесс творческого мышления не прерывался и не поддавался влиянию межличностных отношений в группе. Позвольте вашим мыслям просто течь в направлении решения задачи.

Критический анализ. Это завершающий этап создания идеи, на котором отбираются наиболее удачные идеи, и происходит последующая их оптимизация. Углубляйтесь в идею, разбивайте ее на составляющие, ищите аналогии. Практика показывает – то, что лежит на поверхности, наверняка уже использовалось. Вы ведь не хотите, чтобы после мероприятия к вам кто-нибудь подошел и сказал что-то вроде: «Отличное мероприятие! На прошлой неделе был точно на таком же…»

Помните, между этими двумя этапами должно пройти некоторое время. Минимум сутки. С идеей нужно переспать. Прежде, чем родиться, она какое-то время должна просто пожить у вас в голове. Отвлекитесь на что-то другое.

2. Создайте непринужденную атмосферу

Эффективность мозгового штурма напрямую зависит от атмосферы, в которой он происходит. Найдите удобное помещение, позаботьтесь о наличии напитков (чай, кофе, вода, сок). Попросите всех настроиться на задачу. Отключите телефоны.

3. Приготовьте все необходимое

Все участники штурма должны понимать поставленную задачу. Для этого лучше всего, за некоторое время перед собранием поставить им задачу письменно (разошлите четкое и понятное задание по e-mail). Также приготовьте заранее несколько экземпляров задачи в печатном виде для ее раздачи в начале штурма.

Все идеи, рожденные на штурме, должны быть записаны и зарисованы. Каждый участник штурма должен донести свою мысль до остальных, часто для этого используется доска и фломастеры. Обязательно поручите кому-нибудь вести записи.

4. Руководите мозговым штурмом

Мозговой штурм – процесс, который нуждается в руководстве. Настройте всех участников на позитивный лад и следите за тем, чтобы процесс обдумывания не уходил далеко за рамки поставленной задачи. В другом случае ваш мозговой штурм рискует превратиться в обсуждение последних офисных сплетен и рассказ анекдотов, не имеющих отношения к теме.

ВЫБОР ЛОКАЦИИ

Место, где вы собираетесь проводить свое мероприятие, достаточно сильно влияет на эффективность события для того, чтобы уделить его выбору пристальное внимание.

Многие из моих заказчиков по незнанию или желанию сэкономить пытались игнорировать эту значимость.  Приходилось объяснять им, что именно от места зависит возможный потенциал события, его возможности в достижении поставленных целей.

Судите сами. Предположим, вы пригласили тысячу человек, на имиджевое мероприятие. Казалось бы, все просто идеально – мощная концепция, отличная программа, в запасе тысяча сюрпризов для гостей. Все продумано до мелочей и отлажено до полного автоматизма. А вот результат – ноль. Половина приглашенных не пришла, а те, кто пришли не просто остались равнодушны, но даже не дождались грандиозного завершения! Результаты опроса – сплошной негатив, объем продаж – ниже плинтуса. В чем тут ошибка?

Присмотримся к локации. Оказывается помещение рассчитано максимум на 300 человек. Находится оно в невообразимой дали от транспортных развязок. В нем отсутствует вентиляция, а покрытие пола – пыльный бетон. Рабочее пространство помещения поделено опорами, которые разделяют всех присутствующих. Вот и все, любой из этих факторов может привести к полному провалу.

Помните! Даже недостаточное количество банальных туалетов может свести на нет любую, даже самую гениальную идею мероприятия.

Выбор места проведения события зависит от многих факторов. Все эти факторы можно разделить на несколько условных групп:

Цели и задачи. В первую очередь выбор локации для проведения мероприятия определяется его целями и поставленными задачами. Если вам нужно привлечь покупателей в магазин – проводите событие в нем или рядом с ним на улице. Если же вы проводите мероприятие в рамках лояльности к своим потребителям выбирайте ту локацию, которая ближе и понятнее им и соответствует концепции самого события. Вы можете проводить событие даже в несколько этапов, каждый из которых будет проходить на собственной локации. Все зависит от целей и поставленных перед вами задач.

География. Если вы хотите, чтобы на ваш праздник кто-нибудь пришел – делайте его вблизи транспортных развязок. Если же, ваше мероприятие обязательно подразумевает приглашение в место продажи вашего продукта, а оно, например, за чертой города – позаботьтесь о транспорте, который доставит ваших потребителей и отвезет назад по окончанию мероприятия.

Вместимость. Организовывая событие, выбирайте только то помещение, которое сможет вместить необходимое количество гостей.

Комфорт. Качественное покрытие пола, наличие вытяжки, необходимое количество туалетов, хороший обзор всех участков локации, наличие необходимой мебели позволят вам  произвести хорошее впечатление на ваших гостей или партнеров, что в свою очередь обязательно скажется на общем восприятии имиджа вашей компании, продукта или услуги.

Важно! Особое внимание следует уделять массовым мероприятиям вне помещений и за чертой города. Организация инфраструктуры такого мероприятия может потребовать больших расходов. Никогда не забывайте об охране, пожарной безопасности и медицинском обслуживании.

ВЫБОР И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ С ПОДРЯДЧИКАМИ

Еще одним важным аспектом, который влияет на эффективность мероприятия, является выбор команды профессионалов. Ведь вы не сможете одновременно режиссировать мероприятие, вести его и выступать в качестве артиста или подносить очередную смену блюд. Вряд ли это смогут сделать правильно ваш секретарь, водитель или охранник. Для этого необходимо привлекать специально обученных специалистов.

На сегодняшний день существует большое количество рекламных агентств, в список услуг которых входит организация мероприятий, еще больше существует узко специализированных event-агенств, которые только событиями и занимаются. Каждая из этих компаний, за определенную сумму денег с большим удовольствием возьмется за организацию вашего мероприятия.

Но как выбрать лучшее из них?

Вот список рекомендаций, которые позволят вам сделать правильный выбор. Итак:

1. Выбирайте агентство с подтвержденным послужным списком. Попросите портфолио, выясните, с какими еще компаниями оно работает. Получите отзывы о нем от компаний, которые уже работали с ним.

2. Выбирайте агентство с большим опытом работы, которое продуктивно работает на рынке таких услуг уже много лет. Это очень важно так, как обычно такие агентства имеют собственные отлаженные технологии работы, а также обширную базу артистов, с которыми они уже сотрудничали. В профессиональных агентствах хорошо знают репутацию и послужной список артистов, которых ангажируют. Что если вы пригласите на ваше мероприятие независимый оркестр, а он исчезнет за два дня до проведения?

3. Выбирайте компанию, которая владеет собственной производственной базой. Зачем вам платить комиссионные агентству, которое итак берет комиссию, арендуя у своих подрядчиков сцену, звук и свет?

Выбрав профессиональное агентство и поставив ему задачу, приступайте к заключению договора. Заключение официального договора позволит вам получить определенные гарантии того, что данная работа будет надлежащего качества и проделана в срок. Обычно, у каждой компании существует собственная система договоров на подряд. Обратитесь в юридический отдел для получения нужного договора. Если же по каким то причинам такой договор в базе отсутствует, всегда можно обратиться за ним в агентство, которое вы выбрали. В этом случае просто дайте своему юристу полученный от них договор для проверки на соответствие нормам украинского законодательства.

Однако, в силу ряда причин, бывают и такие ситуации, когда нанять профессиональное агентство, которое обеспечит полный комплекс работ по мероприятию, не представляется возможным. В таком случае вам придется нанимать и координировать действия целой когорты подрядчиков. Безусловно, такой подход позволит сэкономить бюджет как минимум на сумму комиссионных, которые берет профессиональное агентство за свои услуги, но серьезный объем работ и большой риск потерять контроль над ситуацией могут обойтись гораздо дороже.  В любом случае, попав в такую ситуацию, будьте готовы к серьезному стрессу, который, поверьте, вам будет обеспечен!

Что делать?

В первую очередь определите для себя, что именно вам нужно. У вас уже есть концепция мероприятия, вы уже представляете себе тему развлекательной программы, локация, где все будет происходить тоже выбрана. Кроме того, вам известно количество и особенности приглашенных гостей, цели и задачи мероприятия. За дело!

Вот список необходимого для проведения практически любого мероприятия:

 1. Художественное оформление локации

Для создания необходимой атмосферы на мероприятии вам понадобятся декорации. Для того, чтобы их получить, можно попробовать обратиться в театры или концертные залы – практика показывает, что обычно относительно за небольшие деньги у них можно взять в аренду необходимое. Другой способ – изготовить собственные декорации. Это значительно дороже, но позволяет использовать их повторно.

2. Брендирование локации

Для того, чтобы все понимали, что же, собственно, происходит, и кто все это организовал, необходимо брендировать локацию. Для этого необходимо разработать систему баннеров, порталов и плакатов, на которых будет логотип вашей компании и необходимая информация. Сегодня практически каждая уважающая себя компания владеет собственной системой корпоративной идентификации. Это так называемый фирменный стиль компании. В бренд-буке обычно указываются необходимые параметры для системы баннеров, порталов и плакатов. В этом случае просто изготовьте их, заказав в одной из великого множества печатных компаний. Практика показывает, что баннеры большого размера лучше изготавливать из винила и с люверсами. В этом случае они более долговечны и не рвутся при растяжке на какой-либо поверхности или ферме.

3. Сцена

На сегодняшний день в Украине существует огромное количество компаний, которые изготавливают или предоставляют на правах аренды различные типы сцен. Обратитесь в одну из таких фирм – кроме самой сцены вы получите обслуживающий персонал, который эту сцену доставит, соберет перед мероприятием, а затем соберет и увезет обратно. Кроме того, вы сможете получить у них необходимые консультации о том, что именно вам нужно исходя из поставленных вам задач и особенностей помещения, где будет проходить мероприятие.

4. Звук и свет

Важным фактором эффективности мероприятия является звуковое и световое сопровождение. Обычно необходимое оборудование можно взять в аренду в той же компании, которая предоставляет сцену. Там же вы получите обслуживающий персонал и полный список рекомендаций исходя из поставленной задачи и особенностей помещения.

5. Пиротехника

Пиротехническое шоу украсит любое мероприятие. На сегодняшний день существует большое количество всевозможных видов салютов и фейерверков, так же как и компаний, которые позволяют их устраивать. При выборе из них необходимо учитывать наличие лицензии на проведение пиротехнических работ и возможность получения разрешения в органах городской власти.

6.  Кеттеринг

Если ваше мероприятие подразумевает угощения для гостей, вам необходимо нанять кеттеринговую компанию. В Украине таких компаний на сегодняшний день существует около двух десятков. Любая из них обеспечит вам необходимое меню, а также обслуживающий персонал. Кроме того, обычно, такие компании предоставляют в аренду необходимую мебель (столы для фуршета и застолья, стулья).

7. Хостесс

Для того, чтобы ваше мероприятие не превратилось в хаос, необходимо использовать специально обученных людей, которые помогут встретить гостей, провести их на места и просто всегда быть у вас под рукой, например, помогать ведущему дарить призы или подать генеральному директору ножницы для разрезания ленточки. Эти люди называются хостесс. Обычно это привлекательного вида, молодые девушки или парни (в зависимости от концепции мероприятия), которых можно нанять в специализированных агентствах. Также найти подходящих людей можно и в модельных агентствах, однако в этом случае, с ними необходимо провести соответствующий тренинг.

8. Ведущий мероприятия и артисты

Для эффективного проведения практически любого события необходим профессиональный ведущий и артисты, которые своими выступлением украсят развлекательную программу. Это могут быть музыкальные группы, певцы, артисты оригинального жанра, цирковые артисты, каскадеры. Нанять этих людей можно, обратившись напрямую к их менеджерам, но лучше всего обратиться в один из существующих на сегодня продюсерских центров. Во-первых, при оплате их работы, вы сможете рассчитывать на скидку (у менеджеров таких центров существуют договоренности с артистами), во-вторых, вы снимете с себя заботу по обеспечению технического райдера – специального списка всего необходимого, в котором нуждаются звезды эстрады на своих выступлениях.

Важно! При выборе компаний-подрядчиков на выполнение вышеописанных работ необходимо учитывать те же параметры, как и при выборе профессионального event-агентства:

— позитивные отзывы заказчиков

— наличие богатого опыта

— наличие собственной производственной базы

Еще раз напомню, что привлечение профессионального event-агентства позволит снять с вас львиную долю тяжелого труда, а также уменьшит риски и предоставит гарантию того, что все задуманное пройдет по высшему разряду.

СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА МЕРОПРИЯТИЯ

Зная цели и задачи предстоящего мероприятия, а также, понимая порядок предстоящих расходов можно приступать к составлению бюджета события.

Что такое бюджет?

Бюдже́т (от старонормандского bougette — кошель, сумка) — схема расходов и доходов определённого лица (семьи, бизнеса, организации, государства и т. д.), устанавливаемая на определённый период времени.

Бюджет мероприятия – схема расходов на его организацию, то есть, по сути — это количество денег, которые необходимо потратить на достижение поставленных компанией целей.

Бюджет мероприятия и его основные статьи сильно зависят от специфики самого мероприятия, однако в любом случае следует понимать, что количество затрат на мероприятие не должно превышать количество прибыли, которую по прогнозам планируется получить в результате проведения данного события.

Итак, в зависимости от специфики мероприятия и задач, которые оно должно решить, в процессе составления бюджета у вас могут появиться следующие основные статьи затрат:

1. Разработка концепции мероприятия (в случае работы с агентством)
2. Аренда помещения для проведения мероприятия
3. Оплата услуг компаниям-подрядчикам (см. «Выбор и заключение договоров с подрядчиками»)
4. Разработка и производство сопровождающих материалов (раздаточные материалы, элементы корпоративной идентификации, образцы продукции, сувениры, подарки, призы и т.д.)
5. Анонсирование и поддержка мероприятия (пригласительные, рекламные макеты, афиши, PR-материалы, а также оплата услуг по их размещению)
6. Комиссионные агентству (в случае работы с агентством)

Если изначально для разработки и проведения мероприятия вы пригласите профессиональное агентство, большая часть работ по составлению бюджета будет проделана специалистами этого агентства. Обычно, после постановки задачи, профессиональное агентство предоставляет на выбор три варианта бюджета: экономный вариант, средний и самый полный.

Способы оптимизации бюджета мероприятия

Оптимизация бюджета – это не просто односторонняя экономия на всем. Оптимизация бюджета – это поиск баланса, который позволит одновременно выполнить все задуманное и уменьшить затраты. Существует несколько довольно простых и эффективных способов, которые позволят вам несколько уменьшить затраты, оптимизировать ваш бюджет:

1. Начинайте работы по разработке и проведению вашего мероприятия как можно раньше. Ошибка в тайминге работ может увеличить статьи расходов за счет срочности их выполнения.
2. Старайтесь сотрудничать с меньшим количеством подрядчиков. Несколько видов работ заказанных у одного подрядчика позволяют получать значительные скидки. Оптимальное количество подрядчиков – одно агентство, которое сделает все работы «под ключ»
3. Старайтесь использовать собственные ресурсы вашей компании

При составлении бюджета следует также учитывать возможные риски. Одним из важнейших таких рисков неверная оценка собственных возможностей. Работая над бюджетом всегда оставляйте свободные деньги, которые в любой момент можно будет использовать в качестве «Спасательного круга». Практика показывает, что обычно заранее предусмотреть все возможные расходы практически невозможно.

РАЗРАБОТКА И УТВЕРЖДЕНИЕ СЦЕНАРИЯ (режиссерский сценарий)

Одним из самых важных документов, которые необходимы для разработки и проведения любого события является сценарий.

Сценарий – это детальный план всего мероприятия. В хорошем сценарии должна быть учтена каждая мелочь, каждая деталь.

Я не случайно вынес описание разработки сценария практически в самый конец главы «Планирование мероприятия». Как уже было сказано ранее, сценарий должен учитывать абсолютно все:

— концепции мероприятия

— количество и специфику приглашенных гостей

— работу всех подрядчиков

— особенности локации

— все этапы мероприятия и время, которое они занимают, а также многое другое.

Прежде, чем приступить к написанию сценария, необходимо представить себе предстоящее мероприятие. Вы должны вообразить себе каждую минуту будущего мероприятия, пережить его в своем воображении от начала до самого конца. Только в этом случае вы сможете создать более-менее правдоподобный сценарий.

Лучший способ создать эффективный и правдоподобный сценарий – нанять специалиста. Используя свой опыт в разработке и проведении мероприятия, такой человек поминутно распишет события и возможное их развитие. Пользуясь таким подробным сценарием, вы, в свою очередь, сможете эффективно контролировать происходящее.

В нашем агентстве я использую для написания сценария специальную таблицу. Эта таблица позволяет учесть практически все возможные варианты развития события и все детали предстоящего действа.

 

Время

Событие

Ведущий

Звук / Свет

Комментарий

 

Именно грамотно написанный сценарий позволит вам проделать титанический труд по своевременной координации огромного количества всех составляющих мероприятия.

Кроме того, каждый участник события должен четко знать свою роль и время, которое необходимо на нее затратить. Для этого создается несколько видов сценария:

1. Режиссерский сценарий вмещает подробное описание действия всех участников процесса
2. Сценарий для ведущего мероприятия
3. Сценарий для хостесс
4. Краткий сценарий для всех остальных участников события.

Если вы работаете с профессиональным агентством – написание всех типов сценария и режиссура мероприятия входит в стоимость предоставляемых услуг.

Анонсирование и рекламная поддержка события

Любое событие нуждается в анонсировании и поддержке инструментами рекламы и PR.

Люди, на которых рассчитано ваше мероприятие, должны быть предупреждены заранее о предстоящем событии. Ваши потенциальные клиенты должны знать о вашем лояльном к ним отношении и ваших намерениях. Эти факторы очень сильно  влияют на эффективность мероприятия.

Кроме того, само мероприятие может послужить прекрасным информационным поводом для рекламного и PR-продвижения вашей компании.

Предлагаю следующий список возможных инструментов анонсирования и поддержки мероприятия, которые, несомненно, увеличат отдачу от события, которое вы намерены провести:

1. Афиша

2. Рекламные макеты в прессу

3. Аудиоролики для радио

4. PR-материалы в прессу

5. Direct mail

6. Promo

В зависимости от специфики вашего мероприятия использование этих инструментов позволят увеличить эффективность самого мероприятия и позволят узнать о нем всех, кто не сможет на нем присутствовать по каким-либо причинам. Создадут ажиотаж и обсуждение вашего события.

ОРГАНИЗАЦИЯ СОБЫТИЯ

Итак, все готово. Вы определили цели и задачи события. Вы изучили целевую аудиторию. Вам понятно направление, в котором движется ваша компании, и  вы уверены в том, что выбранная концепция соответствует позиционированию компании. Вы разработали развлекательную программу и четко представляете себе структуру мероприятия. У вас есть бюджет, и все договора с подрядчиками заключены. Место для события оформлено по всем правилам, подробный сценарий готов. Уже неделю в местной прессе ваше мероприятие анонсируется. Гости получили приглашение. Время не остановить, наступает час Х.

Но постойте, прежде, чем представить плод ваших трудов непосредственно потребителю необходимо убедиться в том, что все что вы задумали, сработает именно так, как вы этого хотите. Именно для этого существует репетиция.

Генеральная репетиция

Генеральная репетиция – это проведение мероприятия до того, как придут все приглашенные с целью выявления всех возможных ошибок, а также способ настроить всю используемую технику, чтобы в последствии она не давала сбоев. Кроме того, репетиция – это способ доведения ролей всех участников события до полного автоматизма.

Помните, во время проведения мероприятия у вас НЕТ права на ошибку!

Обычно генеральная репетиция, которая является последней завершающей стадией подготовки мероприятия, проводится в тот же день, когда запланировано само мероприятие, за несколько часов до его непосредственного начала.

Звук

Если ваше мероприятие подразумевает выступление музыкальных коллективов, перед генеральной репетицией необходимо провести саундчек.

Саундчек – это настройка всего звукового оборудования для того, чтобы звук на вашем мероприятии был максимально качественным.

Обычно, любой более-менее уважающий себя коллектив на каждое из своих выступлений приглашает специально обученного человека – звукорежиссера.

Звукорежиссер должен следить за качеством звука на протяжении всего мероприятия.

Качество звука на любых мероприятиях имеет большое значение. Просто так этого не слышно (не тренированным слухом), однако низкое качество звука сильно влияет на общее впечатление от мероприятия.

Свет

Также на генеральной репетиции необходимо поработать со специалистами по свету. Цель — создание световых схем по сценарию. Свет и лазеры, настроенные правильным образом позволят не только акцентировать внимание зрителей на необходимых моментах вашего мероприятия, но и создадут поистине незабываемую атмосферу.

Артисты

Любому артисту необходимо привыкнуть к помещению, где он будет демонстрировать свое представление. Это касается абсолютно всех жанров и стилей выступления. Предоставьте им возможность прорепетировать свое выступление до мероприятия, и они удивят ваших зрителей своими прекрасными номерами.

Хостесс

Репетируя мероприятие, больше всего внимания уделите хостесс. До начала события вы должны быть абсолютно уверенны в том, что все хостесс четко понимают свою задачу. Ведь именно они будут вашими руками на протяжении всего вечера.

Способы координации действий

Итак, началось. Все репетиции остались позади, каждый из участников процесса отлично знает свою роль, имеет на руках необходимый тип сценария – все идет своим чередом.

Но так бывает только в теории. Практика показывает, что строго следовать букве сценария на реальном мероприятии практически никогда не удается. Всегда присутствуют незначительные отступления.

Что делать?

Импровизируйте!  Все что сделано не так, можно развить, и закончить успешно. Обычно, занимаясь режиссурой мероприятия, я пользуюсь рациями с хендс-фри. Поверьте, всего лишь десяток раций позволит сэкономить вам пару лишних лет жизни! В окружающем шуме и общем стрессе только наушник в ухе у ключевых персонажей события да ваш микрофон может предотвратить катастрофу. Будьте спокойны, подключите весь свой здравый смысл и смекалку. Четкими, понятными указаниями руководите процессом, и не забывайте про сценарий. Да сопутствует вам удача!

Еще раз напомню, что, работая с профессиональным агентством, вы избавите себя от лишних проблем и получите гарантии того, что все задуманное будет выполнено на высшем уровне.

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ

Оценка итогов прошедшего мероприятия приведет к новому пониманию причин успеха и покажет возможности для дальнейшего совершенствования. Заведите лично для себя специальную тетрадь или файл в компьютере, куда вносите все свои наблюдения, мысли и идеи, которые у вас возникнут в процессе планирования и проведения мероприятия.

Ответьте на ряд вопросов и серьезно обдумайте ответы на них:

1. Какие элементы мероприятия не удались?
2. Кто был ответственен за сложившуюся ситуацию и как он отреагировал на свою ошибку?
3. Хорошо ли проявили себя подрядчики? Кто из них не проявил себя должным образом? Кто из них превзошел ожидания?
4. Что можно было сделать иначе? И как это можно было сделать?
5. Что может послужить сигналом тревоги при организации будущих мероприятий такого рода?
6. Чему я научился за время организации этого мероприятия?

Данный список вопросов и ответы на них позволят вам зафиксировать максимальное количество полученного опыта.

Более глубокая оценка эффективности мероприятия может быть проведена по результатам отчета отдела продаж вашей компании. Стоило ли проводить такое мероприятие, покажет увеличение прибылей или количество клиентов. Задайте себе простой вопрос:

Данное мероприятие решило поставленные задачи? Были ли достигнуты поставленные перед вами цели?

Ответы на эти вопросы поможет получить простой опрос присутствующих на событии и анализ последующих после мероприятия финансовых показателей.

Арт-группа ИМХО с удовольствием поможем Вам разработать и провести event любого уровня сложности!

Сергей Хиврич

креативный директор

Арт-группа ИМХО

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ И РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

 

1. У. Хальцбаур, Э. Йетингер, Б. Кнаусе, Р. Морзер, М. Целлер «Event-менеджмент»

2. Марк Сондер «Ивент — менеджмент»

3. Алексей Назимко «Событийный маркетинг»

4. А. Романцов «Event-маркетинг»

5. Джуди Ален «Ночной гольф на Барбадосе»

6. Райс Эл, Траут Джек. «Позиционирование. Битва за умы»

7. Филипп Котлер «Основы маркетинга»

8. Тим Амблер «Позиционирование: боевое оружие маркетинга»

9. А. Осборн «Управляемое воображение»

Написание концепции мероприятия

Написание концепции мероприятия

Если ваше мероприятие хоть немногим сложнее внутрифирменной планерки, вам стоит написать его концепцию. Это должен быть документ, который описывает ваше видение мероприятия: каким оно будет, когда состоится. Возможно, реальное мероприятие будет отличаться от вашего предварительного ожидания. Отнеситесь к этому спокойно. Это своеобразное предложение рынку. Даже если в итоге все пройдет не так, как вы запланировали, – все равно вам стоит иметь предварительное представление.

«Если тебе все равно, куда ты хочешь попасть, девочка, тебе не важно, куда идти», – говорил Алисе улыбающийся Чеширский Кот.

Концепция поможет понять, куда вы хотите попасть. Включите в проект концепции то, что вы могли бы рассказать за чашкой чая потенциальному участнику мероприятия. Это не обязательно должна быть вся информация о мероприятии, включая бюджет и задействованные ресурсы. Это все-таки внутренние данные. Включите в концепцию то, что вы могли бы и хотели рассказать участникам.

В концепции могут быть описаны цели и задачи мероприятия, его целевая аудитория. Приведите аргументы: для чего необходимо участвовать в мероприятии. Включите туда техническую информацию: дату и место проведения, сведения об организаторах и поддерживающих организациях, партнерах и спонсорах, укажите стоимость продукции, контактные данные и т. п.

Концепция в дальнейшем может использоваться в качестве основы для создания сайта мероприятия, информационных брошюр и т. д.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.