Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Здравствуйте
На почту поступило письмо об участии в закрытом конкурсе. После отсылки всех документов позвонили и сообщили что мы являемся победителями. Но для формирования протокола еще нужен один документ сертификат РДР (деловой репутации). Мы его оплатили аккредитованной организации, но после стало ясно что это были мошенники, которые рассылают запросы на якобы проходящие тендеры. Подскажите пожалуйста как правильно составить мотивированный отказ от подписания акта выполненных работ что бы вернуть деньги. Прошло 2 дня по договору нужно подписать акт в течении 3 дней или отправить мотивированный отказ.
История такая Транснефть прислали запрос на крупную поставку. Мы отправили предложение и нас признали победителем! Для заключения договора необходимо было направить документы нашей организации, согласно перечня. Помимо стандартного пакета документов в списке был пункт-Сертификат от РДР о покозатели репутации. Начали искать, что это. На сайте https://rating-reestr.ru/ было все красиво описано, и мы даже думали купить сертификат. НО слава богу решили прочитать инфу о этом сертификате и поняли что это развод.
Обратите внимание, материал старше 2-х лет.
Актуальность выводов уточняйте у автора
Исполнитель в рамках гражданско-правового договора должен выполнить работы или оказать заказчику услуги, предусмотренные соглашением. Заказчик должен либо принять выполненную работу и оплатить её в полном объеме, либо указать на недостатки оказанной услуги. В последнем случае составляется претензия или направляется мотивированный отказ. Данное положение предусмотрено ст. 711 ГК РФ. Результатом проведения переговоров — с участием представителя исполнителя и заказчика – является составление двустороннего акта, где стороны отмечают выявленные недостатки, а также обсуждают разумные временные рамки для их устранения.
При отсутствии диалога между участниками договорных отношений наличие мотивированного отказа – своеобразная страховка для заказчика, изъявившего желание защищать свои интересы в суде. Например, исполнитель отказался признавать и исправлять дефекты, которые выявил заказчик в ходе проверки работ, и требует полной оплаты своего труда. Тогда в обязательном порядке составляется мотивированный отказ (предусмотрено ст. 783 ГК РФ).
Примером из судебной практики, подтверждающим необходимость составления мотивированного отказа, может служить определение ВАС РФ № ВАС-9441/12 от 25.07.2012 года по делу № А40-125075/10-109-1076, где заказчик в рамках судебного разбирательства предъявил мотивированный отказ исполнителю с требованием устранить дефекты в оказанной услуге. Аналогичный подход применен в постановлении АС ЦО по делу № А36-4171/2015, где суд защитил права заказчика, взыскав с исполнителя штраф за оказание услуг, не соответствующих договорным обязательствам.
Обязанность составления мотивированного отказа
Анализ действующих норм гражданского права позволяет сделать вывод о том, что составление мотивированного отказа необходимо лишь в случаях, когда исполнитель отказывается принимать меры по устранению недостатков в работе и требует у заказчика оплаты своих услуг. Если данный документ отсутствует, то подрядчик может сделать вывод об уклонении заказчика от принятия качественно выполненной работы, о чем делается отметка в соответствующем акте. Такая ситуация позволяет исполнителю в силу ст. 753 ГК РФ требовать у заказчика оплату в рамках односторонних правоотношений.
Судебная практика по таким случаям однозначна – суд встанет на сторону исполнителя. Примером может служить постановление АС МО от 14.07.2015 года по делу № А40-72527/14 об удовлетворении требований подрядчика, касающихся взыскания с заказчика денежных сумм, не уплаченных за выполненную работу.
Аналогичный подход наблюдается в постановлении АС СЗО по делу № А56-22772/2014, где суд принял решение о взыскании с заказчика по государственному контракту денежных сумм в пользу исполнителя, т.к. в адрес последнего не было направлено претензий, не составлялся мотивированный отказ от подписания акта о приемке выполненных работ. Результатом рассмотрения дела является принятие судом решения в пользу исполнителя.
Мотивированный отказ по договору подряда является результатом работы производственного и юридического отдела. Специалист в области анализа договоров и правовых актов не обязан знать технические нюансы и правила выполнения отдельно взятых работ. Эти действия производят специалисты в отдельно взятых областях знаний. Полученные сведения направляются юристам для оформления ссылок на условия договора и действующие нормативные акты. При участии юриста производится контроль отправления проанализированных сведений о результатах выполненных работ исполнителю или подрядной организации.
Наличие мотивированного отказа от приемки для заказчика – законный способ отказа от оплаты некачественных услуг по договору и последующее доказательство в суде ненадлежащего выполнения работ/услуг исполнителем.
Это подтверждает судебная практика, в частности, постановление АС МО от 25 декабря 2014 года по делу № А40-96770/14.
Практические советы в составлении мотивированного отказа
1. В документе указываются ссылки на нарушенные исполнителем договорные обязательства.
Мотивированный отказ должен иметь не только ссылки на перечень недостатков, отмеченных в работе исполнителя, но и правовое обоснование. При составлении данного документа юрист указывает конкретные пункты договора, которые нарушил подрядчик. Только в этом случае указанные в мотивированном отказе недостатки будут иметь юридическую силу и обезопасят заказчика от требований исполнителя оплаты некачественно выполненной работы.
При составлении договора на оказание услуг или выполнение работы должны использоваться четкие формулировки. Их наличие поможет отразить в мотивированном отказе отдельно взятые дефекты в работе исполнителя. Судебная практика включает в себя решения судов, которые защитили исполнителя от неправомерных требований заказчиков. Например, ФАС МО в своем постановлении от 05.12.2012 года по делу № А40-51215/12-61-421 принял сторону исполнителя посчитав требования, указанные в мотивированном отказе, необоснованными и незаконными, исходя из того, что они имели неясную формулировку.
При некомпетентном составлении гражданско-правового договора у заказчика могут возникнуть проблемы с обоснованием неточностей в работе подрядчика. Так если устранение недостатков было поручено другому исполнителю, а мотивированный отказ в отношении первого подрядчика не был составлен, то взыскать с него убытки не получится. По этому пути пошел АС СЗО, который в своем постановлении от 07.09.2015 года № Ф07-6604/2015 при принятии решения по делу № А56-50856/2014 указал на обязанность оплаты услуг исполнителя в связи с отсутствием претензий к качеству его работы.
2. В отказе должны содержаться конкретные недостатки работы, а не исключительно организационные составляющие.
При составлении мотивированного отказа нельзя учитывать только формальные требования, например, правила составления акта приемки. Если большая часть требований включает в себя организационные недочеты, то в ходе судебного разбирательства данный документ может иметь статус немотивированного. Такой подход сформулировали в своих постановлениях АС МО по делу № А40-218037/2014, АС г. Москвы по делу № А40-55724/2012, АС УО по делу № А71-940/2014, приняв сторону исполнителя, обосновавшего немотивированный характер рассматриваемого документа.
3. Отказ направляется исполнителю с сохранением у заказчика открепительной документации, подтверждающей факт направления требований.
Существует множество примеров, когда грамотно составленный мотивированный отказ не учитывается судом при разрешении дела по причине отсутствия доказательств его отправки подрядчику. Например, см. постановление АС СЗО по делу № А26-1078/2015
В ряде случаев договор содержит конкретный срок, в течение которого заказчик обязан предоставить мотивированный отказ. Если такие действия не были совершены, то суд, на примере постановления АС СЗО по делу № А56-34716/2015, может обязать заказчика в полной мере оплатить оказанные исполнителем услуги.
Доказать факт отправки уведомления можно, сохранив реестр почтовых отправлений или почтовую квитанцию. Доказательством добросовестного подхода заказчика в плане уведомления исполнителя о наличии дефектов в работе является дублирование отправления мотивированного отказа по электронной почте. Например, см. АС МО по делу № Ф05-15146/2014.
При составлении мотивированного отказа от приемки результата работ/услуг, юридический анализ и правильное оформление всего вышеописанного процесса будут являться необходимой гарантией того, чтобы не оплачивать некачественно выполненные исполнителем работы.
Задать вопрос эксперту 
Цена услуги за несколько шагов
✖
Вид услуги (множественный выбор)
Назначение объекта, ручной ввод
Исходя из введённых Вами данных требуется дополнительная информация. Просьба перейти на следующий шаг и ввести информацию для связи, чтобы мы смогли предоставить Вам более точный расчёт стоимости.
* Обращаем Ваше внимание, что все объекты строительства являются уникальными и расчет точной стоимости оказания услуги требует времени. Если возникнут дополнительные вопросы, наши сотрудники свяжутся с Вами для уточнения информации и в ближайшее время на указанный Вами адрес электронной почты будет выслано коммерческое предложение.
Большое спасибо за Ваши ответы!
Наш специалист свяжется с Вами в течении 8-x рабочих часов.
Скачать документы, шаблоны,
анкеты, заявления, законы
При осуществлении технологического присоединения электрические сети подготавливают для Заявителя договор и технические условия согласно постановлению правительства РФ от 27 декабря 2004 г. №861.
Не редки случаи, когда Заявитель получает договор на технологическое присоединение с завышенной суммой по договору или при подаче групповой заявки на несколько Заявителей они получают технические условия, где аналогичные работы не объеденены и плата за одно и тоже технологическое присоединение берётся дважды, или в технических условиях завышены объёмы необходимых работ, или мероприятия, которые должны выполнять электрические сети за счёт технологического присоединения — выполняет Заявитель, или любые другие ошибки, которые допускаются электрическими сетями при подготовке договора на технологическое присоединение.
Если Вас смущают договор или технические условия и у Вас есть претензии к полученным документам, то в этом случае Вам необходимо обратится в электрические сети и подготовить мотивированный отказ.
Мотивированный отказ должен включать в себя точное, обоснованное требование, расчёты, заключение независимой экспертизы (при необходимости) и ссылки на законы РФ.
Рассмотрим один пример составления мотивированного отказа:
Допустим, Вам отказали в осуществлении технологического присоединения, в связи с тем, что существующие электрические сети не способны выдержать электрическую мощность, которая Вам необходима или Вы получили договор на технологическое присоединение и технические условия, в которых точка присоединения к электрическим сетям является не ближайшей.
В таком случае Вы в праве подготовить мотивированный отказ, в котором можете потребовать от электрических сетей информацию касающеюся Вашего технологического присоединения и согласно постановлению правительства РФ от 27 декабря 2004 г. №861, Правила недискриминационного доступа к услугам по передаче электрической энергии и оказания этих услуг, раздел VII. Порядок предоставления и раскрытия сетевыми организациями информации о пропускной способности электрических сетей, об их технических характеристиках и о стоимости услуг по передаче электрической энергии, п. 56 — Сетевая организация обязана раскрывать информацию, касающуюся доступа к услугам по передаче электрической энергии и оказания этих услуг, в том числе информацию о пропускной способности электрических сетей и об их технических характеристиках в соответствии со стандартами раскрытия информации субъектами оптового и розничных рынков электрической энергии.
Таким образом Вам предоставляется официальный ответ, в котором поясняют, что существующие сети способны выдержать новую нагрузку для осуществления технологического присоединения, либо не способны и требуется усиление существующих сетей.
В случае, если электрические сети не способны пропустить новую электрическую мощность и нуждаются в усилении, и поэтому Вам отказали в технологическом присоединении или настаивают на том, что Вам необходимо выполнить мероприятия по усилению электрических сетей за свой счёт, тогда Вам необходимо в мотивированном отказе сослаться на п. 2 статьи 23.2 Федерального закона от 26.03.2003 № 35-ФЗ «Об электроэнергетике» — Затраты на проведение мероприятий по технологическому присоединению, в том числе расходы сетевой организации на строительство и (или) реконструкцию необходимых для технологического присоединения объектов электросетевого хозяйства, включаются в расходы сетевой организации, учитываемые при установлении тарифов на услуги по передаче электрической энергии и (или) платы за технологическое присоединение. При этом не допускается включение расходов сетевой организации, учтенных при установлении тарифов на услуги по передаче электрической энергии, в состав платы за технологическое присоединение и расходов, учтенных при установлении платы за технологическое присоединение, в состав тарифов на услуги по передаче электрической энергии.
С 1 января 2011 года не допускается включение в состав платы за технологическое присоединение инвестиционной составляющей на покрытие расходов, связанных с развитием существующей инфраструктуры, в том числе связей между объектами территориальных сетевых организаций и объектами единой национальной (общероссийской) электрической сети, за исключением расходов на строительство объектов электросетевого хозяйства — от существующих объектов электросетевого хозяйства до присоединяемых энергопринимающих устройств и (или) объектов электроэнергетики.
А так же сослаться на постановление правительства РФ от 27 декабря 2004 г. №861, правила технологического присоединения энергопринимающих устройств, раздел II. Порядок заключения и выполнения договора, п. 25(б): обоснованные требования к усилению существующей электрической сети сетевых организаций, а также смежных сетевых организаций (такое требование распространяется на лиц, технические условия для которых в соответствии с настоящими Правилами согласовывались с системным оператором (субъектом оперативно-диспетчерского управления в технологически изолированных территориальных электроэнергетических системах) в связи с присоединением новых мощностей (строительство новых линий электропередачи, подстанций, увеличение сечения проводов и кабелей, замена или увеличение мощности трансформаторов, расширение распределительных устройств, установка устройств регулирования напряжения для обеспечения надежности и качества электроснабжения), а также обоснованные требования к строительству (реконструкции) объектов по производству электрической энергии в связи с присоединением новых мощностей, обязательные для выполнения сетевой организацией в том числе путем урегулирования отношений с иными лицами.
Таким образом электрические сети обязаны будут осуществить технологическое присоединение, а так же при необходимости выполнить усиление существующей сети за свой счёт. В случае, если электрические сети всё равно отказываются выполнять свои обязательства, то необходимо будет обратится в Федеральную антимонопольную службу.
Случаи, при которых электрические сети пытаются незаконно заработать на Заявителях — многократны. Каждый случай индивидуальный и мотивированный отказ для каждого случая должен быть индивидуальным и нести в себе только нужную информацию, которой Заявитель в большинстве случаев не владеет.
Поэтому для достижения своих целей и подачи грамотного мотивированного отказа лучше обратится в нашу компанию и силами грамотных сотрудников, которые имеют огромный опыт досудебных и судебных дел с электрическими сетями, составить мотивированный отказ и добиться законного подключения.