Как написать мотивированный отказ от приемки товара

Приемка товара – неотъемлемый пункт контракта, который должен исполняться поставщиком и заказчиком на основании действующего законодательства.

Свод правил прописан в ст.34 44-ФЗ.

Обязательства по составлению акта – в ст.94 (“О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”).

Процедура проводится заказчиком, что позволяет ему защитить имущественные интересы в случае предоставления поставщиком товара низкого качества. Факт приемки фиксируется на бумаге.

При гос. закупках целесообразно проводить экспертизу в порядке на основании положений законодательных нормативов.

Экспертиза

Экспертиза результатов (ст. 94 ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок”) – часть приемочного процесса.

Обязательно проводится сразу после выполнения обязательств по контракту подрядчиком или поставщиком.

Могут подключаться к работе внутренние сотрудники компании или сторонние эксперты, что дает возможность увидеться заказчику качественное исполнение контракта либо выявить брак, несоответствие товара требованиям.

Способ проведения экспертизы (внешний, внутренний) зависит от ситуации: своими силами или с привлечением экспертов.

Заказчику выгодно привлечь специалистов со стороны, если речь идет о разовой гос. закупке продукции у одного поставщика.

Например, с целью устранения последствий аварии, шторма, ураганы или при закупках произведений искусств, литературы, культурных ценностей. Внутренняя экспертиза обычно проводится собственными силами, если заказчик совершает закупки ежедневно.

Ответственный сотрудник за экспертизу принимает, подписывает акт или накладную о приемке товара. Заносит результаты в отдельный документ.

Составляем документ

Акт приемки — итоговый документ исполнения госконтракта. Объект поставки фактически переходит заказчику. Подписывают бумаги уполномоченные стороны госконтракта. Если такой стороной является комиссия — подпись ставит каждый участник.

Контрактное законодательство не утверждает образец акта выполненных работ по договору оказания услуг. Его произвольный вариант содержит:

• перечень поставленного;
• стоимость;
• документы проведенных экспертиз;
• другие обоснования выявленных дефектов и недоделок;
• подписи заказчика и поставщика.

Если документ не подписан:

• в мотивированном отказе укажите исправления и доработки на основании внутренней экспертизы (ч. 3, 5 ст. 94 Закона о контрактной системе);
• разрешается подписать акт о приемки части обязательств по контракту по ч. 8 ст. 94 44-ФЗ.

ВАЖНО!

Ответственность должностного лица за отсутствие приемочных документов, в т. ч мотивированного отказа в его подписании в документации госконтракта, — 20 000 рублей (ч. 9 ст. 7.32 КоАП).

Приемочная комиссия, нужно ли создавать?

Согласно ст. 94 ФЗ №44 комиссия создается из 5- 6 человек (лучше – четное количество во избежание отсутствия решающего большинства при разделении голосов на “за” и “против”) из числа компетентных сотрудников организации, разбирающихся в вопросах качества подлежащего товара приемке.

В обязанности входит:

• разобрать по полочкам результаты проведенной экспертизы исполнения контракта;
• принять решение о приемке/не приемке товара или услуги.

При положительном вердикте заказчик:

• делает заключение, что товар вполне соответствует условиям контракта;
• подписывает акт приемки или накладную;
• ставит свою подпись совместно с руководителем учреждения, членами комиссии.

Закон не обязывает создавать комиссию.

В большинстве случаев заказчики обходятся без нее, назначая для проведения приемки уполномоченного сотрудника по приказу.

На основании ч. 6 ст. 9 ФЗ-44 может издавать приказ о формировании комиссии, утверждать положение о работе, особенно при приеме технически сложного товара или разовых гос. закупках, чтобы зафиксировать факт приемки культурных ценностей, произведений литературы и искусства, изделий НХП.

Также закупок, связанных с УИС или химическими, физическими исследования с поведением в условиях лаборатории.

На крупных предприятиях собственная приемочная комиссия создается в каждом подразделении. При отсутствии подразделений и небольшом штате может быть оформлена единая комиссия в составе из 1-2 сотрудников с профильным образованием по отношению к проводимой закупке.

Комиссия утверждается на основании специального приказа.

Внимание!

Комиссия может быть оформлена из сотрудников со стороны поставщика и заказчика.

Контрактники или косвенно заинтересованные лица в приемке результатов исполнения контракта не могут входить в состав.

Этапы приемки

Приемку на соответствие товара требованиям качества и безопасности, прописанным в заключенном контракте можно разделить на несколько этапов:

Формирование комиссии.

Проверка сопроводительных документов (имеются ли в наличии товарные накладные, акты приема-передачи, сертификаты, инструкции, счета-фактуры, гарантийные паспорта). Если таковые на товар отсутствуют, то уполномоченное лицо составляет акт рекламации, прописывает срок предоставления недостающих документов.

Сверка объема, количества, ассортимента товара по сопроводительным документам. Здесь 2 варианта развития событий: поставленный товар полностью совпадает с количеством и комплектностью, обозначенными в контракте.

Уполномоченный представитель заказчика подписывает сопроводительный документ и приемка продолжается.

Если товар не соответствует условиям, выявлен заводской брак или скрытые дефекты, то факт фиксируется. Составляется претензия, передается в руки представителя поставщика (исполнителя, подрядчика) либо перенаправляется заказным письмом.

Проведение сплошной/частичной проверки.

• Назначение экспертизы с оформлением ее результатов в виде заключения.
• Приемка проводится в отношении каждой единицы представленного товара, независимо от того какая поставка: полная или частичная.
• По требованиям действующего законодательства важно провести хотя бы в 2 этапа:
• Выявить степень соответствия наименований поставленного товара условиям из контракта.

Провести экспертизу на соответствие товара (услуги) техническим, химическим, физическим данным, обозначенным в контракте. Здесь уже привлекаются внешние эксперты с профильным образованием, заинтересованные в качественном проведении закупки.

Справка!

Порядок приемки прописывается в условиях контракта заранее. Возможно, требуется проведение особой процедуры, если поставляется технически сложный товар. Некоторые заказчики действуют по утвержденным формам или перечню требований о приемке товара с учетом правил и принципов реализации.

Как проводится процедура

Цель приемки товара/услуги – проверить срок годности, целостность, однородность партии, наличие или отсутствие брака. В целом – качество товара, сопоставимое с отраженными требованиями в контракте.

Механизм описан в ст. 94 № 44-ФЗ.

Однако, нельзя путать с порядком оприходования товара. Так завхоз не может подписать накладную, если принимается технически сложный товар. Возникает необходимость в создании приемочной комиссии, проведения экспертизы.

Если заказчик проводит процесс без привлечения внешних экспертов ,то алгоритм действий следующий:

• Принимается решение о формировании/не формировании комиссии.
• Назначается уполномоченный сотрудник, ответственный за приемку (если решено проводить собственными силами).
• Издается соответствующий приказ с описанием должностных инструкций, обязанностей.
• Проверяются сопроводительные документы (накладные, гарантийные и технические паспорта, сертификаты качества, акты приема-передачи), предоставленные с товаром от поставщика.
• Составляется акт рекламации с обозначением срока предоставления документов, если некоторые из них отсутствуют.
• Проводится приемка продукции по комплектации, количеству, ассортименту.
• Составляется акт приемки или претензионное письмо с мотивированным отказом при выявлении несоответствий товара с указанными сведениями в документации.
• Назначается выборочная или сплошная экспертиза, чтобы проверить одну/несколько партий поставленных товаров в случае выявления несоответствия их единицы к требованиям по качеству.
• Составляется заключение по итогам, прикрепляется к акту приемки.

Справка!

В случае отказа от приемки товара заказчик обязан направить поставщику мотивированный письменный отказ. В противном случае предусматривается штраф в размере 20000 руб.

Акт приемки товара

Акт приема-передачи – закрывающий документ, подтверждающий исполнение контракта и внесение оплаты за услугу.

Заключается на основании ст. 94 ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, для обеспечения государственных и муниципальных нужд” после того, как исполнитель осуществит частичную (полную) поставку товара.

Полностью реализует взятые на себя обязательства по контракту.

Акт – отдельный документ, в котором фиксируется факт приемки продукции от поставщика согласно 44-ФЗ, т.е. полное соответствие товара/ услуги требованиям или критериям определенного уровня качества.

Акт составляется по итогам экспертизы и заключения, но не позднее 5 дней после составления документа, подписания сторонами. Только легитимный документ является правильным, если составлен на основании фактических сведений о проводимой поставке, универсальных передаточных документов либо товарных накладных, сопровождающих товар.

Если заказчик не составляет акт в силу определенных причин, то подвергается штрафу с взысканием в судебном порядке.

Акт составляется в 2-х экземплярах для поставщика и заказчика.

Строгая форма отсутствует, но обязательно должны быть прописаны главные пункты:

• список продукции, услуги;
• стоимость принятого товара;
• заключение экспертизы;
• решение заказчика, обоснование претензий при их наличии;
• подписи участников процесса.

На бумаге акт выглядит следующим образом:

В правом верхнем углу прописываются данные об утверждении документа уполномоченным должностным лицом. Руководителем организации проставляется дата утверждения с учетом условий контракта.

В теле акта указывается состав комиссии, утвержденный по приказу.

Акт подписывают обе стороны контракта.

Для придания ему легитимности прикладываются следующие документы:

• сертификаты качества на товар;
• товарно-транспортные накладные;
• универсальные передаточные справки.

Если заказчик не согласен с поставляемым качеством товара, то может составить мотивированный отказ в письменном виде с отражением замечаний, претензий, выявленных несоответствий с отражением количества единиц продукта.

В случае выявления брака или просрочки заказчик вправе:

• отказаться от подписания акта о приемке, посчитав оказанную услугу неполной;
• составить протокол разногласий, отразить выявленные недочеты

Внимание!

1. Заключенный контракт не будет считаться исполненным без предоставления документации совместно с актом при приемке товара либо при просрочке.
2. В этом случае поставщик может быть признан нарушителем обязательств по контракту, привлечен к наложению штрафных санкций.

Как составить акт приемки товаров по 44-ФЗ

Фиксация исполненных обязательств (общих или для каждого этапа в отдельности) осуществляется в документе – акте приемки товара, работ, услуг. Он необходим для документирования факта перехода продукции, результатов услуг, работ. Принять товар может как один уполномоченный сотрудник покупателя, так и несколько человек в составе приемочной комиссии. В последнем случае в акте должны поставить подпись все, кто участвовал в приемке.

В результате либо проходит приемка поставленных товаров, либо поставщику отказывают в ней, направляя бумагу с описанием причин отказа и выявленных несоответствий, подлежащих исправлению. При этом в расчет принимаются предложения, которые были разработаны в ходе внутренней экспертизы (ч. 3, 5 ст. 94 44-ФЗ).

Ч. 8 ст. 94 44-ФЗ гласит о том, что покупатель имеет право принимать результаты отдельного этапа исполнения контракта, если были выявлены несоответствия положениям контракта, при условии возможности приемки и устранения этих несоответствий исполнителем.

В 44-ФЗ не установлено обязательного шаблона этого акта, он составляется в свободной форме, но обязательно должен содержать:

1. Перечень поставленных товаров.
2. Сумму контракта.
3. Документы, составленные по результатам внутренней экспертизы.
4. Решение покупателя с учетом мнения экспертов.
5. Обоснование обнаруженных несоответствий (при наличии).
6. Подписи покупателя или членов комиссии.

За отсутствие этого акта должностным лицам грозит штраф в размере 20 000 руб. (в соответствии с ч. 9 ст. 7.32 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Такую же сумму придется выложить заказчику, если он не направит исполнителю контракта мотивированный отказ.

Просрочка поставки

Согласно условиям Федеральной антимонопольной службы просрочка начинает исчисляться со следующего дня, идущего за последним днем поставки.

Если товар соответствует требованиям контракта и это установлено проведенной экспертизой, то дни просрочки за даты получения экспертного заключения не учитываются. Ведь по закону так нарушаются права исполнителя.

Если поставленный товар действительно не соответствует техническим, химическим и физическим критериям, зафиксированным в контракте, а факт установлен проведенной экспертизой, то начинает идти просрочка.

До тех пор, пока исполнитель не исправит допущенные ошибки, не реализует условия контракта в полном объеме.

Заказчик не закрывает сделку

Бывает, что заказчик недоволен результатами исполнения контракта, не подписывает документ о приемке.

В этом случае он должен перенаправить поставщику мотивированный отказ с перечислением конкретных нарушений, не дающих возможность принять услугу (товар). Например, исполнитель оказывает услугу по обработке помещений.

По контракту должен уведомить в письменном виде о начале проведения процедуры. Но не сделал этого на одном из объектов.

Заказчик отказывается принимать, посчитав работу непроизведенной.

Заказчик должен отправить письмо раньше срока, отведенного на приемку результата выполнения контракта.

Это даст возможность поставщику быстро устранить выявленные нарушения. Другая ситуация, когда заказчик не перенаправляет письмо.

Тогда поставщик вправе написать претензию, в частности при несогласии с выводами заказчика о нарушениях с изложением обстоятельств и фактов по делу.

Если ответной реакции не последует, то остается одна дорога для решения проблемы – в Арбитраж.

Если заказчик принимает товар, но не желает оплачивать по истечении 30 дней с момента подписания документа о приемке, то согласно ст. 34 44-ФЗ (пункт 5) подвергается выплате неустойки.

Поставщик пишет претензию.

Если и после этого оплата не поступает, то обязать заказчика можно только через суд.

Конечно, всегда лучше решать конфликты в досудебном порядке, т.к. договариваться. Если не получается, то поставщик может составить обращение в ОНФ, отделение “За честные закупки” или аппарат уполномоченного по правам предпринимателей в своем регионе. Если же это не поможет, придется обращаться в арбитраж.

Новые изменения

С 1. 01. 2021г можно проводить приемку товара, составлять и подписывать документы онлайн в электронном формате за счет ЕИС (Единая информационная система). Цифровая подпись будет считаться юридически значимой, равно как и поставленная собственноручно на бумаге.

Для осуществления документооборота с помощью ЕИС стороны сделки составляют контракт по иному, дополняют его пунктами:

• возможность получения партии товара в электронном формате;
• обмен документами, подписанными цифровой подписью;
• принятие счетов-фактур, корректировочных и передаточных бумаг (первичных учетных документов) онлайн.

Теперь заказчик и поставщик могут обмениваться документами в подтверждение факта приемки-передачи товара на удобной площадке.

Достаточно найти в реестре действующие текущие контракты на стадии исполнения, зайти в пункт “о формировании документов о приемке товара и услуг в электронной форме” и провести приемку по всем правилам ФЗ-44.

Изменения с 2021 года

Начиная с 1 января 2021 года составление и подписание документов о приемке товаров стало доступно в ЕИС (Единой информационной системе).

Теперь можно вести работу в электронной форме, а письма ФНС и Казначейства за номерами № АС-4-15/26126 и № 14-00-06/27476 подробно разъяснили, что онлайн-версии документов, которые подписываются цифровой подписью, равнозначны по юридической силе бумажным вариантам, подписанным собственной рукой.

Для того чтобы осуществлять документооборот с использованием ЕИС, необходимо указать в контракте следующие пункты:

• определить возможность обмена документами, подписанными цифровой подписью о получении партии товара и прочих процедурах и характеристиках в электронной форме;
• принимать электронные формы сопроводительных и подтверждающих документов, вроде счетов, передаточных и корректировочных бумаг и т.п. в качестве первичных учетных документов.

Интерфейс ЕИС содержит весь необходимый функционал для осуществления вышеописанного документооборота, и при желании обоих сторон, заказчика и поставщика, может служить юридической онлайн площадкой для обмена документами о факте передачи и приемки товара в электронной форме.

Для этого необходимо иметь действующий контракт с соответствующими пунктами и выполнить два простых шага:

1. Найти в реестре контрактов действующий текущий контракт в фазе исполнения.
2. В контекстном меню данного контракта выбрать пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

После этого, поставщик в своем личном кабинете найдет соответствующий контракт и сможет передавать документы в цифровом виде.

Для контрактов, заключенных раньше 01.01.2020, обмен цифровыми копиями бумаг возможен на основании обоюдного согласия обоих сторон и использовании в качестве первичного учетного документа универсальных передаточных счет-фактур.

Чуть раньше, 18.10.2019 года, вышел приказ Казначейства об измененном порядке приемки товаров и услуг в области программного обеспечения в сферах бюджетного учета.

Точная дата поставки при централизованных закупках должна быть объявлена не ранее пяти рабочих дней после даты заключения государственного или федерального контракта. В случае выявления несоответствий дата приемки заменяется датой их полного исправления.