Адрес необходимо писать разборчиво.
Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.
В адресе указывают:
- Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное);
- Название улицы, номер дома, номер квартиры;
- Название населенного пункта;
- Название района, области, края или республики;
- Название страны;
- Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);
- Почтовый индекс по образцу:
Для писем до востребования на конверте указывают город (область, район, село), индекс почтового отделения, полное имя получателя и пишут «До востребования».
Для национальных республик РФ: данные отправителя и получателя можно писать на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.
Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу.
Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость. Ознакомьтесь с тарифами на услуги общедоступной почтовой связи. Стоимость отправлений можно также рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.
Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.
Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.
Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок. |
Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.
На практике можно встретить множество правильных и неправильных вариантов оформления реквизита «адресат» на письмах. Давайте «отделим зерна от плевел», разобрав следующие вопросы. Где размещать этот реквизит? Включать ли в него адрес? Как указывать наименование организации, подразделения, должности и Ф. И. О. – в каком порядке и падеже? При направлении документа сразу нескольким организациям когда уместно будет указать их обобщенно, а когда перечислить конкретно? Как адресовать письмо частному лицу? Какие этикетные фразы в обращении и подписи сейчас уместны? Что писать после обращения «Уважаемый» – «Иван Иванович!» или «г-н Иванов», «господин Президент»? В каждом случае есть свой оптимальный вариант – поможем его подобрать. Такие статьи хороши тем, что их можно использовать как удобное методическое пособие (все систематизировано и наглядно показано) не только для себя, но и для своих подчиненных, коллег, если вы устали объяснять им «прописные истины».
ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил основные значения понятий, которые мы далее будем использовать:
- адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
- реквизит документа – элемент оформления документа.
Дополнительно необходимо обратить внимание на новый термин атрибут, который активно применяется при работе с электронной научно-технической документацией и рассматривается как обязательная составная часть реквизита документа. Правила оформления реквизита «адресат», установленные ГОСТ Р 6.30-2003, предусматривают различные варианты его оформления – в них по-разному оформляются или не оформляются основные атрибуты реквизита «адресат».
И, наконец, термин адресат необходимо отличать от устаревшего понятия адресант, которое тем не менее упоминается в приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) в значении автор, т.е. отправитель документа (и прежде всего письма).
Поскольку переписка занимает обычно более 80% в объеме документооборота организаций, правила оформления реквизита «адресат» рассмотрим на примере официальных служебных писем, которые составляются в бумажной форме и направляются получателю в основном по почте.
В процессе ведения переписки руководители, сотрудники и служба делопроизводства организации должны учитывать следующие факторы:
- технологический, который означает, что организация будет направлять свое письмо через отделения почтовой связи или прибегая к услугам компаний, которые занимаются доставкой корреспонденции. Эти компании и Почта России в процессе доставки действуют как независимые третьи лица. Составляя письмо, нужно учитывать, как оно будет пересылаться, упаковываться, что порядок и последовательность оформления атрибутов почтового адреса устанавливаются Правилами оказания услуг почтовой связи, которые утверждаются постановлениями Правительства РФ и периодически обновляются;
-
управленческий, т.к. в письме может фиксироваться:
- конкретное управленческое решение, предложение, отчет или претензия – оно может быть адресовано в вышестоящую организацию или равностоящему партнеру, клиенту;
- обязательное для исполнения поручение или нормативный правовой акт, который рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.
То есть цель создания и содержание документа, место организации-автора в системе управления и отношения с получателем письма влияют на оформление реквизита «адресат». Кроме того, письмо должно направляться в ту точку (организация, должностное лицо, специалист, структурное подразделение), где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе, окончательно и по существу. Если у вас есть несколько вопросов / предложений к данной организации, не увязанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, то лучше написать каждому «конечному получателю» отдельное письмо. А если вы не знаете, кому «распишут» отработку ваших вопросов, то можете изложить их в письме на имя генерального директора или адресовать его в целом к организации;
- фактор этикета – необходимость соблюдения принятых правил вежливости с учетом конкретной ситуации делового общения, статуса и положения адресата (юридическое или физическое лицо, вышестоящая или подведомственная организация, письмо направляется в первый раз или постоянному корреспонденту и т.п.).
Бланк письма организации
Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:
- в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2 – Б.4) и
- Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.3.1 с приложениями).
Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором. Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.
Расположение реквизитов в бланке может быть:
- продольным (как в Примере 1) либо
-
угловым:
- центрированным (как в Примере 2) или
- флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).
У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).
Атрибуты реквизита «адресат»
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.
Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.
Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.
Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.
Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.
Пример 1. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов
Пример 2. Бланк письма организации с угловым центрированным расположением реквизитов
Пример 3. Адресование письма государственному органу
Пример 4. Адресование письма органу местного самоуправления
Пример 5. Адресование письма руководителю государственного органа
Пример 6. Адресование письма руководителю органа местного самоуправления
Если письмо адресуется сторонней равностоящей или нижестоящей организации, то в состав реквизита «адресат» письма можно включить почтовый адрес, который лучше отделить от наименования организации 1,5–2 межстрочными интервалами и начинать с маленькой буквы как предписывает ГОСТ Р 6.30-2003 (например, «ул.» или «пр.»):
Пример 7. Адресование письма «равностоящей» организации
Если письмо адресуется руководителю организации, то в должность включается полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы:
Пример 8. Адресование письма руководителю «равностоящей» организации
Если письмо адресуется руководителю организации, с которой коммуникация осуществляется не в первый раз, то почтовый адрес лучше не указывать.
Если письмо адресуется заместителю руководителя или иному должностному лицу (а не первому руководителю), то допускаются варианты (с добавлением почтового адреса или без), и следует обратить внимание на падежи, межстрочные интервалы. Адресация должностному лицу всегда производится в дательном падеже; если же наименование организации отделено от его должности, то оно пишется в именительном падеже:
Пример 9. Адресование заместителю руководителя «равностоящей» организации
Пример 10. Адресование заместителю руководителя «равностоящей» организации
Если письмо адресуется структурному подразделению организации, то в реквизите «адресат» сначала указывают наименование организации (допускаются установленные сокращения), а уже потом – этого структурного подразделения в именительном падеже.
Межстрочный интервал в Примерах 7, 10 и 11 для разделения атрибутов реквизита «адресат» желательно делать для ускорения восприятия и вычленения информации получателем, но это не жесткое требование.
Пример 11. Адресация структурному подразделению организации
Пример 12. Адресация структурному подразделению организации
Если письмо адресуется руководителю структурного подразделения, то в реквизит «адресат» включается наименование организации (в именительном падеже), а наименование подразделения включается в полное наименование должности в дательном падеже:
Пример 13. Адресация руководителю структурного подразделения организации
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Этот способ предусматривает:
- на самом письме оформление обобщенного наименования адресатов;
- дополнительное составление отдельного списка на рассылку письма, в который включаются их конкретные наименования и почтовые адреса.
Пример 14. Обобщенное оформление адресата на письме
Пример 15. Конкретные получатели и их адреса в списке рассылки документа
Список на рассылку или Лист рассылки формируется исполнителем письма на основании классификатора организаций и их адресов, который обычно накапливается в службе делопроизводства в результате выполнения операций регистрации документов (в СЭД или в таблицах Word, Excel). На каждом конверте, в который запечатывается каждый экземпляр письма, указывается конкретное наименование и адрес организации в соответствии со списком на рассылку. На основе этого списка печать информации на конверты может быть настроена автоматически даже через Word.
Необходимо обратить внимание, что этот способ применяется обычно вышестоящей организацией при рассылке писем своим подведомственным органам.
Однако если получателей одного письма не более 4-х, то все адресаты оформляются на самом документе, тогда можно обойтись без списка рассылки (слово «Копия» при этом перед 2-м, 3-м и 4-м адресатом не вписывается). Это ограничение по числу адресатов в одном письме устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 и здравый смысл. Адресование оформляется в этом случае в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «адресат» для каждого органа / организации, но подписываются все экземпляры такого письма как оригиналы, и каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется соответствующий конкретный почтовый адрес.
Данный способ адресации удобно применять, когда нужно уведомить о фактах нарушений, о значимых событиях прежде всего вышестоящие, контролирующие и регулирующие органы. Так все получатели увидят, кому еще было направлено данное письмо.
Пример 16. Несколько адресатов на одном письме
Если письмо одинакового содержания (письмо-предложение, например) необходимо разослать нескольким «независимым» организациям, то каждое письмо лучше оформить в статусе оригинала, т.е. на каждом указать индивидуальный адресат. При этом регистрационные номера у этих писем будут разными.
Оформление реквизита «адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Первым атрибутом является фамилия в дательном падеже, затем идут инициалы и потом – почтовый адрес:
Пример 17. Адресование письма физическому лицу
При адресовании письма официальному лицу с указанием его должности, инициалы оформляются перед фамилией (см. Примеры 9, 10, 13), поскольку основная идентификация получателя осуществляется по наименованию должности. При адресовании письма частному лицу, его инициалы указываются позади фамилии (Пример 17), поскольку наша идентификация как граждан осуществляется прежде всего по фамилии. При оформлении фамилии и инициалов они разделяются пробелом, инициалы между собой пробелом не разделяются, т.е. «И.И. Иванову», но не «И. И. Иванову».
Чтобы не ошибиться при адресовании, на сайтах организаций необходимо выяснять точные почтовые адреса, Ф. И. О. и наименования должностей руководителей, другие сведения, которые помогут наилучшим образом установить коммуникацию на первом этапе восприятия документа. Подобную информацию можно попробовать получить и у секретаря, почерпнуть из документов, полученных от этой организации.
Особое внимание уделяйте использованию прописных и строчных букв в наименованиях организаций и должностей. Нормы русского языка предполагают написание должности со строчной (маленькой) буквы, но конкретная высокая должность может писаться и с заглавной буквы, если это предусмотрено учредительными документами и локальными нормативными актами организации-получателя. Обращайте внимание на эти тонкости.
Фактор этикета
Обращение – условная этикетная фраза, речевая формула, которая выражает уважение и доброжелательное, вежливое отношение к адресату. Его рекомендуется заканчивать восклицательным знаком, подчеркивающим значимость и вопроса, и обращения к данному человеку.
Обращаются чаще всего по имени-отчеству (Пример 18), гораздо реже – по должности (Пример 20). Второй вариант носит строго деловой характер и используется при обращении к лицу, занимающему высокое должностное положение в государственных и муниципальных органах, крупной организации. Еще реже обращаются по фамилии без инициалов (Пример 19) – это подчеркивает «дистанцию», официальность отношений автора и адресата, скорее характерно для переписки с частным лицом.
Пример 18. Обращение по имени-отчеству
Пример 19. Обращение по фамилии (без инициалов)
Заголовок перед текстом помогает получателю быстро сориентироваться в сути письма (его принято оформлять на документах, изготовленных на листах А4 с текстом более 6-8 строк). Если на письме перед текстом размещают и заголовок, и обращение, то (см. Пример 21):
- сначала оформляется заголовок от границы левого поля,
- а потом обращение посередине отдельной строкой.
Пример 20. Обращение по должности
Пример 21. Текст начинается с заголовка
В последние годы проявилась тенденция использования своеобразной «этикетной рамки»: когда письмо начинают с обращения «Уважаемый…» и заканчивают фразой «С уважением,» рядом с подписью. Причем рукописное внесение фразы «С уважением» руководителем одновременно с подписанием письма подчеркивает особо уважительное отношение к адресату (см. Пример 20).
А вот заранее напечатанные обращение «Уважаемый…» и заключительная формула вежливости «С уважением,» воспринимаются пока как «масло масляное». Потому при подготовке проекта письма рекомендуем печатать обращение «Уважаемый…», а вот рукописное внесение заключительной формулы вежливости рядом с подписью лучше оставить на усмотрение руководителя.
Еще один способ особо уважительного отношения к адресату проявляется в «этикетной рамке»: «Глубокоуважаемый….» – «С глубоким уважением,», которая применяется при обращении к вышестоящей персоне (председателю совета директоров, руководителю вышестоящего органа власти или управления и т.п.), а также в случае оформления поздравлений, например с юбилейной датой.
Обращение «Дорогой…» даже в случае поздравлений адресата должно употребляться с осторожностью, т.к. в официальных отношениях все-таки должна соблюдаться некоторая управленческая дистанция.
Обращение «Многоуважаемый» в настоящее время считается устаревшим, избыточным – не соответствующим нормам современного делового стиля русского литературного языка1.
Особые правила обращения постепенно сформировались при работе с обращениями граждан. В ответ на их письма «лучшие практики» государственных органов и органов местного самоуправления рекомендуют следующие речевые формулы:
Пример 22. Обращение в тексте ответного письма на обращение гражданина
Но независимо от вопроса, поднятого в обращении гражданина, от ситуации (конфликт, жалоба или обращение по личному вопросу, в первый раз или повторное и т.п.), по-прежнему универсальной формулой обращения к гражданам является обращение по имени и отчеству (как в Примере 18).
Коммерческие организации при переписке с клиентами и рассмотрении их жалоб могут руководствоваться такими же рекомендациями.
В этой статье есть шаблоны по правильному заполнению почтового конверта.
Содержание
- На почтовом конверте пишется индекс отправителя или получателя?
- Правильное заполнение конверта Почты России: образец, пример
- Как правильно писать цифры индекса на почтовом конверте: образец
- Видео: Правила по оформлению конверта. Отправка почтой РФ.
Несмотря на то, что сейчас популяризованы соцсети и люди общаются посредством отправки личных сообщений, многие все-таки пишут письма своим друзьям, родственникам, проживающим в других городах и странах. Как безошибочно написать адрес и индекс получателя? В этой статье вы найдете шаблон по заполнению.
На почтовом конверте пишется индекс отправителя или получателя?
Если на бумажном пакете для писем есть начерченная сеточка для заполнения индексных цифр, тогда этот идентификатор должен быть указан только в этом месте. Цифры должны быть прописаны особо — стилизовано и правильно. Паста в ручке может быть только школьных цветов: синего, черного, голубого, но не яркой и не цветной.
В этой сетке, которая расположена слева, снизу, заполняется индекс получателя.
Правильное заполнение конверта Почты России: образец, пример
Если на лицевой стороне пакета для писем есть цифровая графа для написания идентификатора, то его нужно писать в ней. Если такая сетка отсутствует, то цифры нужно прописывать только в поле справа, где расположены строки для адреса получателя.
Заполнять правильно этот бумажный пакет для писем нужно так:
- В левом верхнем углу нужно сначала написать полностью Ф.И.О. того, кто отправляет письмо. Его адресные данные: город, дом и улица. Затем указывается край или область и индексные цифры.
- В правом нижнем углу укажите адресную информацию того человека, который получит пакет. Сначала, сверху напишите полностью Ф.И.О. На строке ниже укажите улицу, дом и номер квартиры. Затем название города или поселка, область, край или район и последняя строка — индексный идентификатор того, кто получит письмо.
- Язык. Если вы посылаете письмо в один из населенных пунктов России, то адресные данные заполняются на русском языке. Если письмо посылается в иную страну, то адрес нужно заполнить на English. Если хочется, то можно написать адресную информацию еще повторно рядом на языке страны получателя, например, французском, польском и так далее.
- Аккуратное заполнение адреса. Адресную информацию пишите разборчиво, красивым почерком. Не делайте перечеркивания слов, орфографические ошибки. Лучше заполняйте строки печатными буквами, так сложнее сделать ошибку или опечатку.
Международные конверты заполняются также, как и конверты по России, но на английском языке с дублированием адреса на языке страны получателя, но можно это и не делать.
Заполнение конверта — это ответственный и трудоемкий процесс. Не забудьте наклеить марку. Теперь можно отправлять конверт с письмом адресату.
Как правильно писать цифры индекса на почтовом конверте: образец
Как говорилось выше, цифры индекса нужно писать особым образом. Вот образец:
Теперь вы сможете легко и быстро заполнить конверт с адресом отправителя и получателя. Главное, это правильно заполнить индекс получателя и адрес. Но, если вы даже неправильно укажите город, то письмо придет адресату по индексу, который на почте идентифицируется с городом.
Видео: Правила по оформлению конверта. Отправка почтой РФ.
При отправлении письма по России конверт заполняется на русском языке. Адрес и индекс отправителя указывается в верхнем левом углу, получателя – в правом нижнем. Заполнять реквизиты нужно разборчиво, желательно печатными буквами. Количество марок определяется по стоимости отправления, которое зависит от его вида и веса. Конверты для отправления заказных писем и первого класса подписываются так же, как и простые, но имеют ограничения по весу и стоят дороже.
Как ни странно, бумажная переписка переживает ренессанс. Ей пользуются не только пенсионеры и жители села, где отсутствует Интернет, но и молодежь, для которой она стала новым хобби. Не обойтись без такого отправления и при необходимости переслать оригиналы или копии документов, направлении обращений в официальные инстанции. Чтобы избежать увеличения сроков доставки, возврата отправителю или потери послания, важно правильно заполнить конверт для письма по России с соблюдением требований к написанию индекса и адреса.
Содержание
- 1 Разрешенные форматы конвертов
- 2 Общие правила заполнения
- 2.1 На каком языке
- 2.2 Где и как писать информацию об отправителе
- 2.3 Информация об адресате
- 2.4 Как правильно заполнить индекс
- 2.5 Где клеятся марки
- 3 Как подписать конверт для нестандартных писем
Разрешенные форматы конвертов
Требования к упаковке отправлений регулируются ГОСТ Р51506-99, в котором учтены международные стандарты.
Готовые упаковки разрешенных размеров можно приобрести на почте или в канцелярском магазине, но допускается и самостоятельное изготовление с соблюдением установленных параметров.
Таблица 1. Разрешенные форматы для почтовых конвертов
| Формат | Размер, мм | Вместительность | Предназначение |
| С6 | 114×162 (советский конверт) | Лист А4, сложенный вчетверо;
А5 – втрое |
· письма;
· квитанции; · небольшие открытки |
| DL | 110×220 (евростандарт) | А4 – втрое | · обычные письма;
· деловая переписка |
| С5 | 162×229 | А4, А5 – пополам | · нестандартные отправления;
· пригласительные; · открытки; · поздравительные карточки |
| С65 | 114×229 | А4 – пополам;
А5 – втрое |
|
| С4 | 229×324 | А4 – не согнутый | договора |
| В4 | 250×353 | 20 листов А4 | · каталоги;
· журналы; · календари |
Для нестандартных вложений могут использоваться упаковки размером:
- 125×125 мм – К6;
- 125×190 мм – К65;
- 145×215 мм – К5;
- 150×150 мм – К8;
- 220×312 мм – Е4.
В любом случае конверт должен иметь разметку или угловое обозначение для написания адреса. Наличие иллюстрации, прозрачного окошка – допускается. Заклеивающий клапан может располагаться вдоль длинной или короткой стороны сбоку.
Общие правила заполнения
Правильное оформление конверта – это гарантия, что послание дойдет до адресата, не затеряется в дороге и не вернется отправителю. Установленный стандарт позволяет сократить время на сортировке. Все отклонения от нормы, непринятые сокращения затрудняют обработку.
Рис. 1. Пример написания данных адресанта и адресата
На каком языке
Письма по России заполняются исключительно на русском языке. Допускается написание адреса на национальном языке при отправлении из или в автономную республику. Но в этом случае надпись обязательно дополнительно прописывается на русском.
Заполнять графы можно от руки, но разборчивым почерком или печатными буквами. Использовать можно ручку любого цвета, кроме красного, зеленого или желтого. Быстрее обрабатываются конверты с напечатанным текстом. Любые зачеркивания, исправления, непринятые сокращения считаются ошибками. Если допустили неточность, лучше подписать новый конверт. Письма с грамматическими ошибками, исправлениями могут не отправить на почте.
Где и как писать информацию об отправителе
Данные об отправителе пишутся всегда в верхнем левом углу. Готовые упаковки имеют в этом месте линии с прописанными ориентирами «от кого», «откуда».
Если таковые отсутствуют, нужно визуально разделить поверхность на четыре части и написать данные вверху слева в следующем порядке:
- ФИО (полные) в родительном падеже; если отправителем выступает организация, прописывается ее полное или сокращенное название;
- название улицы, проспекта, площади;
- номер дома, корпуса, квартиры;
- наименование населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название области, района, края, республики (при отсутствии – пропускается);
- название страны – если письмо отправляется по России, указывать не обязательно;
- индекс отправителя.
Важно! Если данные будут указаны неверные, в случае возврата конверта, он не будет доставлен отправителю. Доказать в такой ситуации, особенно когда отправлялось простое письмо, что оно принадлежит вам, будет практически невозможно.
Информация об адресате
Данные о получателе пишутся по тому же формату, но в нижнем правом углу с указанием ФИО в дательном падеже.
Если неизвестен точный адрес, можно указать «до востребования». Но в этом случае адресат должен самостоятельно обратиться на почту с предоставлением паспорта для получения письма. Также предусмотрена отправка на абонентский ящик. Для этого в нижнем углу, кроме данных об адресате, пишется номер, например «а/я 13».
Рис. 2. Образец правильно подписанного отправления на а/я
При отправке на имя юридического лица указывается полное или краткое название учреждения и фактический почтовый адрес.
При подписи конверта допускаются общепринятые сокращения.
Таблица 2. Допускаемые сокращения при подписи почтового конверта
| Наименование | Сокращение | Пример |
| Область | обл. | Московская обл. |
| Район | р-он | Болховский р-он |
| Город | г. | г. Тула |
| Проспект | пр-т | пр-т Дружбы |
| Улица | ул. | ул. Гагарина |
| Переулок | пер. | Яблоневый пер. |
| Дом | д. | д. 87 |
| корпус | корп. | корп. 2 |
| строение | стр. | стр. 1 |
| квартира | кв. | кв. 40 |
Как правильно заполнить индекс
Цифровое обозначение почтового отделения намного упрощает сортировку отправлений. Значимым является индекс получателя, поэтому он указывается в двух местах: под информацией об адресате и в нижнем левом углу.
Рис. 3. Образец правильного написания цифр для заполнения индекса
На стандартных конвертах в этом месте имеется точечная разметка, по которой и пишутся цифры 5-значного кода. Именно по этому обозначению происходит автоматическая сортировка до прибытия письма на почтовое отделение получателя. Если таковое отсутствует, отправление перенаправляется на ручную отборку, что значительно увеличивает срок доставки.
Индекс отправителя пишется под его адресом – необходим в случае возврата письма.
Где клеятся марки
Оплата за доставку письма производится путем маркировки конверта. Причем можно изначально приобрести более дорогую упаковку с литерами:
- А – для отправки простого письма по России весом до 20 г;
- D – для заказного отправления массой до 20 г;
- B – используется для пересылки открыток внутри страны.
Рис. 4. Образец конверта «Почты России» с литерой «А»
На такие упаковки дополнительно клеить марки не нужно, так как литера обозначает, что стоимость пересылки уже включена в цену конверта.
На простой упаковке марки клеятся с адресной стороны в верхнем правом углу. Если он занят, допускается наклеивание немного ниже.
Стоимость отправки простого письма весом до 20 г – 23 руб. При оформлении заказного, срочного, ценного, более тяжелого (до 2 кг) и т.п. отправления цену необходимо уточнить в почтовом отделении. Можно воспользоваться калькулятором на сайте «Почты России».
Рис. 5. Расчет стоимости доставки (количества необходимых марок) при отправке из Москвы во Владивосток отправления весом 120 г
Как подписать конверт для нестандартных писем
«Почта России» предлагает клиентам дополнительные услуги при отправке писем. Во всех случаях конверты подписываются по стандартной схеме. Отличия заключаются в ограничении форматов конвертов и заполнении дополнительных бланков.
Рис. 6. Образец заполнения заказного письма, утвержденный приказом
Таблица 3. Особенности отправления нестандартных писем
| Вид отправления | Описание услуги | Ограничения и требования | Дополнительные бланки |
| Заказное | Гарантия точной доставки с получением адресатом письма на почте | Размеры от Сб и DL до С4
Максимальный вес – 100 г |
Пометка на конверте «Заказное» |
| Первого класса | Ускоренная доставка авиапочтой | Спецупаковка с желтой полосой | |
| С уведомлением | адресанту сообщают о дате, лице вручения | Наклеивается на заднюю сторону упаковки | Бланк ф.22/119 |
| Ценное | с указанием оценочной стоимости вложения | Регистрируемое отправление | Бланк описи ф.107. |
| С описью вложения | Указываются все пересылаемые документы | Предоставляется в открытом виде |
Источник: Почта России
Рис. 7. Пример заполнения уведомления к заказному письму
Бланки и образцы их заполнения утверждены Приказом N 114-п от 17 мая 2012 г. «Об утверждении Порядка» по ФГУП «Почта России».
Все отправления с дополнительными услугами оплачиваются по повышенному тарифу. Оформление бланков проводится непосредственно в почтовом отделении.
Часто возникают вопросы, какой формат конверта для какого формата бумаги и как правильно заполнять адресные данные? Давайте разберемся.
Все давно уже привыкли к обозначению форматов бумаги и прекрасно ориентируются в размерах А4, А5 и т.д. С форматами же конвертов часто возникают вопросы — какого размера они в миллиметрах и какой размер бумаги в них помещается.
Давайте разберемся.
На территории Российской Федерации используется ГОСТ Р 51506-99, принятый 23 декабря 1999 года. Этот стандарт опирается на международный стандарт ISO 269-85 в части размеров и включает следующие типы конвертов:
| Формат | Высота | Ширина | Подходит для формата бумаги |
| C6 | 114 мм | 162 мм | A6 (или A4, сложенный вчетверо) |
| DL/E65 | 110 мм | 220 мм | A4, сложенный втрое |
| C5 | 162 мм | 229 мм | A5 |
| C4 | 229 мм | 324 мм | A4 |
| B4 | 250 мм | 353 мм | C4 |
Международный стандарт ISO 269-85 ещё включает следующие форматы:
| Формат | Высота | Ширина | Подходит для формата бумаги |
| C7/C6 | 81 мм | 162 мм | A5, сложенный втрое |
| C6/C5 | 114 мм | 229 мм | A4, сложенный втрое |
| C3 | 324 мм | 458 мм | A3 |
| B6 | 125 мм | 176 мм | C6 |
| B5 | 176 мм | 250 мм | C5 |
| E4 | 280 мм | 400 мм | B4 |
Есть ещё один частый вопрос: как правильно заполнить конверт?
В Почте России установлены следующие правила заполнения адресных данных:
В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.
Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
- наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество)
- название улицы, номер дома, номер квартиры
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.)
- название района
- название республики, края, области, автономного округа (области)
- название страны (для международных почтовых отправлений)
- почтовый индекс
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя — в левом верхнем углу.
Обратите внимание, что на письмах и почтовых карточках с кодовым штампом индекс адресата заполняется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.
Образец заполнения почтового конверта
На пустых конвертах, где нет обозначенных полей для заполнения адреса, порядок написания адреса сохраняется.
На посылках и бандеролях адресные данные пишутся по такому-же принципу.
Заполняйте адресные данные правильно, тогда ваше почтовое отправление точно дойдет до адресата.
Часто ищут
А4
конверт С4
белые конверты
C5
коричневые конверт крафт
конверт куда-кому
E65
А5
с отрывной лентой стрип
А3
C6
с окном
с треугольным клапаном
В4
без надписей
C65
для дисков
коричневые без клея
Что заполнять при отправке письма?
В адресе указывают:
- Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное);
- Название улицы, номер дома, номер квартиры;
- Название населенного пункта;
- Название района, области, края или республики;
- Название страны;
- Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);
- Как правильно заполнить конверт?
- Как заполняются почтовые письма?
- Как правильно писать полный почтовый адрес?
- Как правильно писать адрес в официальном письме?
- Как заполняется письменный конверт?
- Что положить в конверт?
- Что должно содержать письмо?
- Можно ли отправлять письма без марок?
- Как отправить документы по почте?
- В каком порядке писать почтовый адрес?
- В каком порядке писать адрес?
- Как правильно писать на адрес или по адресу?
- Какие данные указывать в письме?
- Как правильно писать письма?
- Как отправить письмо?
- Сколько марок клеить на конверт?
- Как правильно подписать конверт а4?
- Что нужно для отправки заказного письма?
- Как отправить простое заказное письмо?
- Зачем клеить марки на письма?
- Как правильно пишется адрес или адрес?
- Что входит в понятие почтовый адрес?
- Как указать А я на конверте?
- Нужно ли в каждом письме писать с уважением?
- Что писать в конце официального письма?
- Как правильно писать обращение в письме?
- Сколько будет стоить отправить письмо?
- Сколько марок клеить на конверт в 2022?
- В каком порядке подписывать конверт?
- Что пишут на конверте ценного письма?
- Как можно начать официальное письмо?
- Можно ли отправить письмо не от своего имени?
- Какой индекс нужно писать на конверте?
- Что писать на конверте при отправке письма?
Как правильно заполнить конверт?
В адресе указывают: полное ФИО получателя или название организации, название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, области, края или республики, название страны, а также почтовый индекс населённого пункта.
Как заполняются почтовые письма?
Как заполнить конверт:
- Левый верхний угол Данные отправителя. В поля вписываются ФИО отправителя или название компании, а также адрес.
- Правый нижний угол Данные получателя. В поля вписываются ФИО получателя и почтовый адрес.
- Правый верхний угол Ценность письма. Цифрами и прописью вписывается ценность письма.
Как правильно писать полный почтовый адрес?
Адрес обычно состоит из: имени, отчества, фамилии или названия организации (и нужного подразделения); улицы (проспекта, переулка и так далее), номера дома (строения) с добавлением литеры, иногда номера подъезда, квартиры или номера абонентского ящика; почтового индекса и города.
Как правильно писать адрес в официальном письме?
Оформление адресной части делового письма:
- название улицы, номер дома, номер строения (при наличии), номер офиса или квартиры;
- название населенного пункта;
- название района;
- название региона — субъекта Федерации;
- название страны, если документ отправляется за границу;
- почтовый индекс.
Как заполняется письменный конверт?
Адрес отправителя указывается в верхней левой части конверта, а получателя — в правой нижней. Информация вносится в обоих случаях в последовательном порядке: ФИО, почтовый адрес (улица, дом/квартира, район, область/регион, населенный пункт), индекс. Аккуратность. Писать следует разборчивым почерком.
Что положить в конверт?
В письма и бандероли можно вкладывать только бумажную продукцию.Вот только некоторые примеры подобных отправлений:
- юбилейные монеты, которые вкладывают между 2 открытками;
- пакетики чая вместе с открыткой;
- пакетики сахара;
- наклейки;
- мелкие книжки;
- блокноты;
- наборы для вышивки бисером;
- записные книжки;
Что должно содержать письмо?
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):Служебное письмо:
- дата;
- номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
Можно ли отправлять письма без марок?
Для отправки простой письменной корреспонденции лучше приобретать конверт с литерой (буквой) А — они дешевле. В такой «упаковке» можно отправить обычное письмо весом до 20 грамм без дополнительного наклеивания марок — это примерно 3 листа бумаги формата А4 с учетом массы самого конверта.
Как отправить документы по почте?
Алгоритм действий для отправки документов по России:
- Чтобы переслать бумаги, нужно обратиться в отделение Почты России.
- Заполнить сопровождающие бумаги.
- Приобрести конверт.
- Выбрать вариант отправления.
- Сделать опись и оценку вложенного.
- Указать на конверте реквизиты получателя, произвести оплату и получить квитанцию.
В каком порядке писать почтовый адрес?
Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.
В каком порядке писать адрес?
Полное или краткое наименование организации (если адресатом является юридическое лицо) или фамилия, имя, отчество (если адресат — гражданин); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.
Как правильно писать на адрес или по адресу?
Варианты «в адрес» и «по адресу» равноправны в контекстах, где выражается положительная, одобрительная оценка (благожелательные слова в адрес / по адресу нашей организации). Конструкция «на адрес» чаще употребляется в словосочетании писать на адрес: пишите мне на адрес института, пишите мне на электронный адрес.
Какие данные указывать в письме?
Как правильно писать адрес?:
- Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное);
- Название улицы, номер дома, номер квартиры;
- Название населенного пункта;
- Название района, области, края или республики;
- Название страны;
- Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);
Как правильно писать письма?
- Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
- Начинайте письмо с вашего заключения
- Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
- Подкрепите каждый аргумент доказательствами
- Повторите ваш вывод, как призыв к действию
- Укажите выгоду в строке темы письма
Как отправить письмо?
Как отправить:
- Купите любой конверт подходящего размера, вложите письмо, напишите адрес и наклейте марки.
- Опустите в почтовый ящик.
- Если вы хотите отправить более крупное письмо или заказать авиадоставку, передайте письмо сотруднику почтового отделения.
Сколько марок клеить на конверт?
На любой конверт или открытку нужно наклеивать столько марок, чтобы их общий номинал покрывал сумму стоимости отправки почтового отправления, исходя из текущих тарифов Почты России. Стоимость отправки письма в 2021 году смотрите по ссылке.
Как правильно подписать конверт а4?
Получатель подписывается в правом нижнем углу конверта. Первым указывается ФИО получателя письма, ниже адрес доставки в следующей последовательности: улица, дом, корпус, квартира, город, область, край, страна. В специально отведенном поле указывается индекс почтового отделения адресата.
Что нужно для отправки заказного письма?
Как отправить заказное письмо:
- Подготовить документацию к отправке.
- Посетить любое отделение Почты России.
- Сообщить работнику почты о намерении оформить именно данный вид отправки.
- Внести все данные отправителя, адресата.
- Верно заполнить бланк уведомления о вручении.
- Отдать сотруднику почты конверт с бумагами и бланк.
Как отправить простое заказное письмо?
Как отправить:
- Купите любой конверт подходящего размера, вложите письмо и напишите адрес.
- Отдайте конверт с письмом сотруднику почтового отделения, сообщив, что вам нужно отправить заказное письмо 1 класса.
- Если необходимо уведомление о вручении, возьмите на столе в почтовом отделении бланк уведомления (ф.
Зачем клеить марки на письма?
Служит для облегчения сборов за пересылку предметов (отправлений), осуществляемых почтой. Франкирование этим знаком, то есть маркирование отправления (наклейка на него марки), свидетельствует о факте оплаты услуг почтового ведомства (прежде всего — пересылки и доставки корреспонденции: писем, открыток и т. п.).
Как правильно пишется адрес или адрес?
Адрес — слово пишется только с одной «с». Сомнения возникают потому, что слово происходит от французского «adresse», где пишется с двумя латинскими «s». Написание этого существительного зафиксировано во всех современных орфографических словарях русского языка. Ваш адрес написан очень неразборчиво.
Что входит в понятие почтовый адрес?
Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса и (или) обозначение с помощью символов адреса пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи.
Как указать А я на конверте?
Как указывать адрес а я?:
- Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное)
- Название улицы, номер дома, номер квартиры
- Название населенного пункта
- Название района, области, края или республики
- Название страны
- Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»)
Нужно ли в каждом письме писать с уважением?
В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.
Что писать в конце официального письма?
Наиболее универсальными являются такие заключительные фразы, как ‘С уважением’, ‘Всего наилучшего’, ‘С наилучшими пожеланиями’. Их допустимо использовать в любой ситуации и в любом письме.
Как правильно писать обращение в письме?
В начале содержать приветствие и обращение. Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И. О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») — таковы правила делового этикета.
Сколько будет стоить отправить письмо?
За пересылку простого письма весом до 20 г придётся заплатить 25 рублей, заказного письма весом до 20 г — 59 рублей. Письма с объявленной ценностью весом до 20 г будет стоить 121 рубль. Переслать простую бандероль весом до 100 г будет стоить 42 рубля, заказную бандероль весом до 100 г — 76 рублей.
Сколько марок клеить на конверт в 2022?
Сколько марок клеить на конверт по России в 2022 году? Все напрямую зависит от веса письма: Для письма весом до 20 грамм — необходимо наклеить марок любых номиналов на сумму не менее 27 руб. Для письма весом до 40 грамм — необходимо наклеить марок любых номиналов на сумму не менее 30,50 руб.
В каком порядке подписывать конверт?
Адрес на конверте пишется крупными печатными буквами.Строки адреса располагаются в определенном порядке:
- имя получателя
- название организации
- номер дома, улица, номер квартиры
- название города (штата)
- почтовый индекс
- название страны
Что пишут на конверте ценного письма?
Для ценного письма отправитель указывает «объявленную ценность», которая полностью или частично возмещается при утере или повреждении письма. Как и заказное письмо, ценное письмо является регистрируемым отправлением, его доставку и вручение можно отследить с помощью трек-номера для отслеживания.
Как можно начать официальное письмо?
Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно.
Можно ли отправить письмо не от своего имени?
По аналогии многие интересуются, можно ли отправить письмо без адреса отправителя. Здесь ответ утвердительный: если корреспонденция обычная, просто опускается в почтовый ящик, то можно не писать на конверте личные данные.
Какой индекс нужно писать на конверте?
Внизу слева пишем индекс почтового отделения куда отправляется письмо, причем так, как надо, образец можно посмотреть на почтамте.
Что писать на конверте при отправке письма?
Как правильно писать адрес?:
- Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное);
- Название улицы, номер дома, номер квартиры;
- Название населенного пункта;
- Название района, области, края или республики;
- Название страны;
- Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);
Ответить
Образец правильного заполнения конверта Почты России
С того момента, как мобильные телефоны и скоростной интернет стали доступны практически каждому гражданину страны, вопрос поиска быстрого способа коммуникации решился сам собой. Относительно недавно каждый взрослый человек знал, как заполнить бумажный конверт для отправки Почтой России, но сегодня такая, на первый взгляд, простая задача может заставить задуматься некоторых представителей молодого поколения.
Правильное заполнение конверта для отправки письма Почтой России
Процедуру отправления письма можно условно разделить на несколько этапов:
- приобретение почтового конверта;
- правильное заполнение и оформление почтового конверта;
- оценка стоимости в зависимости от того, что именно планируется отправлять: простое, заказное или ценное письмо, с описью вложения;
- наклейка марок;
- отправка через почту.
Важно! Неправильное оформление или ошибочная оценка приведет к невозможности отправить письмо.
Отправка письма по России: образец заполнения и особенности
Львиная доля почтовых отправлений выпадает на пересылку писем в пределах страны, учитывая размеры России.
Существуют правила заполнения конвертов, обязательные к соблюдению отправителем. Первое правило – заполнять конверт необходимо неспешно, аккуратно выводя каждую букву и цифру.
В любом почтовом отделении можно найти информационный стенд, на котором размещен образец, как правильно нужно писать адрес на конверте и вносить прочие данные.
Остановимся подробнее на каждом из существующих требований, которые необходимо знать, перед тем, как оформлять посылку:
- Язык. Если планируется отправление в пределах страны, то информация на конверте отображается исключительно на русском языке.
- Адрес. Уделите пристальное внимание правильности и конкретизации указываемого адреса. Чем точнее будет указан адрес, тем меньше времени потребуется для доставки отправления. Не перепутайте место заполнения сведений для отправителя и получателя. Адрес отправителя указывается в верхней левой части конверта, а получателя – в правой нижней. Информация вносится в обоих случаях в последовательном порядке: ФИО, почтовый адрес (улица, дом/квартира, район, область/регион, населенный пункт), индекс.
- Аккуратность. Писать следует разборчивым почерком. Предпочтительней использовать печатный шрифт. Категорически запрещаются корректировки, исправления, зачеркивания, ошибки в указании адреса. Постоянно обращайте внимание на образец. В крайнем случае, лучше взять чистый конверт.
Стандартный конверт имеет в левой нижней части зону с отображением кодового штампа, предназначенного для указания почтового индекса. Допускается вписывать цифры чернилами любого цвета, кроме красного, желтого или зеленого.
Отправка письма за границу
При отправке за пределы страны написание информации на конверте имеет главное отличие – язык. Данные получателя указываются латинскими буквами и арабскими цифрами.
Отправка письма в национальные республики РФ
Для отправления между национальными республиками допускается использование государственного языка получателя, но с обязательным дублированием информации на русском языке.
Имеет ли значение вид письма при заполнении
Чтобы написать и отправить письмо, используются конверты различной формы. Допускается самостоятельно изготовить его при соблюдении установленных форматов. При необходимости осуществить массовую рассылку простых писем можно использовать конверты с наклеенными данными отправителя и получателя. Также не запрещено использовать печатную технику для отображения необходимых данных.
На конверте в обязательном порядке должны быть:
- разборчивые данные об отправителе и получателе;
- наклеены марки, номинал которых эквивалентен оценочной стоимости письма;
- приклеенное уведомление – в случае отправки заказного письма с уведомлением;
- заклеенная обратная сторона конверта.
Осталось определиться с последним элементом почтового отправления – марки.
Как и сколько нужно клеить марок
С помощью марок осуществляется оплата:
- писем;
- открыток;
- бандеролей.
Отправления оплачиваются как при пересылке в пределах страны, так и за границу. Общий номинал марок наклеивается до покрытия стоимости отправления.
| Наименование отправления | Стоимость, руб. |
| Простое по РФ до 20 г | 22 |
| Простое за границу до 20 г наземным транспортом | 40 |
| Простое за границу до 20 г воздушным транспортом | 45 |
| Открытка по РФ | 17 |
| Открытка за границу наземным транспортом | 40 |
| Открытка за границу воздушным транспортом | 45 |
Для определения стоимости других писем рекомендуется пользоваться онлайн-калькуляторами.
Марки клеятся в правую верхнюю часть лицевой стороны конверта, упаковки или открытки. Допускается наклеивать марки ниже, если указанная область занята.
источник