Оптимизация работы персонала — задача любого руководителя. На основании плана выработки продукции несложно определить, сколько требуется производственных рабочих, какой объем работы должен быть выполнен. Но оценить размер бухгалтерии, загруженность каждого бухгалтера — непростая задача.
Важно спланировать финансовую работу так, чтобы бухгалтеры справлялись с нагрузкой. Недопустимы простои из-за недостаточной загруженности, оплата зря потраченных рабочих часов. Расчет оптимального штата бухгалтерии — тема нашей статьи.
Как оценить излишнюю или недостаточную загруженность бухгалтеров
Чаще проблемы перегрузки касаются бухгалтера, который самостоятельно ведет бухучет небольшой фирмы. С ростом производства и продаж продукции финансовые вопросы требуют большего времени, бухгалтер не справляется со своими функциями. Работая в авральном режиме, он постоянно находится в состоянии стресса, что вызывает недовольство создавшимся положением, приводит к конфликтам с работодателем.
KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования
Иногда на предприятии существует большой штат бухгалтерии, где работа идет без особого напряжения. Казалось бы, сотрудникам обеспечивается комфортный микроклимат, что является положительным моментом. На практике же, неприятной неожиданностью для руководства становится выявление отчетности, которую не сдали вовремя, или утери важных документов, получение требований от контролирующих органов об уплате штрафов и пеней.
«Расслабленный» режим работы бухгалтерии недопустим, ведет к нарушению дисциплины и утере контроля над подчиненными, может стать причиной ухудшения финансового положения фирмы.
Важная задача руководителя — определение актуального количества бухгалтеров таким образом, чтобы штат бухгалтерии не был чрезмерно загружен или неоправданно «раздут». Необходимо привлечь такое число сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности.
Как определить нужное количество бухгалтеров и рассчитать затраты на оплату труда
Для определения количества специалистов необходимо:
- Строго разграничить обязанности бухгалтерии и сотрудников смежных профессий: юристов, кадровых делопроизводителей, менеджеров и др.
Если в компании отсутствуют такие специалисты, их функции выполняют бухгалтеры — потребуется вводить новые штатные единицы.
У руководителя должно быть понимание: чем больше смежной нагрузки на бухгалтера, тем меньше времени уделяется непосредственно бухгалтерскому учету. Это чревато упущениями в работе, ведет к штрафам и взысканиям, наносит фирме материальный ущерб.
- Оценить объем бумажной работы: она отнимает значительное количество времени.
Если через бухгалтерию проходит множество накладных и счетов, возможно привлечение отдельного специалиста для отражения документации в учете.
- Проанализировать уровень оснащенности бухгалтерии оборудованием, программным обеспечением, доступом в интернет.
Ручной труд бухгалтера дает низкую производительность труда. Основным требованием организации экономических процессов компании является их автоматизация. Она требует немалых финансовых вложений и грамотных ИТ-специалистов, но оправдывает себя за счет повышения эффективности работы и снижения затрат по найму дополнительных работников.
Нормирование бухгалтерской работы
Шаг 1. Для определения оптимального числа бухгалтеров, руководитель и главный бухгалтер совместно должны разработать конкретный перечень задач, поставленных перед финансовой службой.
Шаг 2. Требуется спрогнозировать время выполнения каждой задачи и распределить их между сотрудниками: главным бухгалтером, заместителем (при наличии), ведущим и рядовыми бухгалтерами, вспомогательным персоналом (кассиром, операционистом и др.). Полученное время сравнивается с табелем рабочего времени. Обычно уже на этом этапе приходит понимание, как должна быть распределена нагрузка между сотрудниками бухгалтерии.
Шаг 3. После выяснения нормативов времени и распределения их между бухгалтерами требуется составить план бюджета на зарплату персонала бухгалтерии. Для его расчета нужно нормативное время работы каждого сотрудника умножить на его среднюю почасовую ставку. Так получим плановое значение фонда оплаты труда (ФОТ) бухгалтерии на месяц.
Важно!
Иногда неэффективность финансовой работы обусловлена неумением главного бухгалтера правильно делегировать полномочия подчиненным, отсутствием дисциплины и субординации. На этой почве возникают конфликты как внутри бухгалтерии, так и с руководством, что негативно влияет на финансовые процессы фирмы и стабильность работы в целом.
Пример расчета необходимого числа бухгалтеров
Основной метод, используемый для определения количества бухгалтеров на предприятии — это нормирование. Приведем пример:
Пример
Требуется определить, сколько бухгалтеров нужно оптовой торговой фирме с численностью 100 человек. В месяц происходит около 10 поставок товаров от каждого из 50 поставщиков. Фирма имеет 2 склада: основной и дополнительный. Оплата за продукцию поставщикам перечисляется дважды за месяц. Средняя ежемесячная покупательская способность — 10 сделок с каждым из 1000 потребителей. Оплата за продукцию от покупателей поступает дважды за месяц.
Имеются заданные нормативные показатели выполнения работы сотрудником финансовой службы:
- в отношении расчетов с поставщиками: 36 документов за 1 час;
- в отношении расчетов с потребителями: 40 документов за 1 час;
- подготовка платежных поручений на оплату: 15 платежных поручений в 1 час;
- в сфере банковских операций входящих/исходящих: 50 операций за 1 час;
- по расчету зарплаты: 1500 сотрудников за месяц.
Нормативный месячный расчет будет следующим:
- Обработка документации от поставщиков товара и перемещение между складами:
50 поставщиков * 10 поставок = 500 товарно-транспортных накладных (ТТН).
Перемещение между складами 500 товарно-транспортных накладных (ТТН).
Трудозатраты бухгалтера:
36 * 21 день * 8 часов = 6048 ТТН
Расчет единицы бухгалтерского труда:
1000 / 6048 (%) = 0,17 бухгалтера.
- Расчеты с потребителями:
1000 покупателей * 10 покупок = 10 000 заказов
Трудозатраты бухгалтера:
40 * 21 * 8 = 6720 ТТН
Расчет единицы бухгалтерского труда:
10 000 / 6720 (%) = 1,48 бухгалтера.
- Осуществление банковских операций по подготовке платежей на оплату поставщикам:
50 поставщиков * 2 раза в месяц = 100 платежных поручений (ПП)
Трудозатраты бухгалтера:
15 * 21 * 8 = 2520 ПП
Расчет единицы бухгалтерского труда:
100 / 2520 (%) = 0,04 бухгалтера
- Банковские операции входящие/исходящие требуют отражения в программе учета:
100 взаиморасчеты с поставщиками + 2000 взаиморасчеты с покупателями = 2100 операций
Трудозатраты бухгалтера:
50 * 21 * 8 = 8400 операций
2100 / 8400 (%) = 0,25 бухгалтера
- Расчет зарплаты:
100 / 1500 = 0,06 бухгалтера.
Определяем конечный итог:
0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,25 + 0,06 = 2 бухгалтера
В результате расчетов определено, что данной компании потребуется штат из 2 бухгалтеров, исходя из потребности работ рядовых сотрудников. В это число не входит главный бухгалтер, который выполняет контролирующие функции, осуществляет регламентные операции, подготовку отчетности.
Распределение обязанностей в бухгалтерии
Оптимизация нагрузки бухгалтерии
Выявление избыточной или недостаточной загруженности работников бухгалтерии требует мероприятий, направленных на оптимизацию финансовой работы. К ним можно отнести:
- грамотное планирование и организация документооборота предприятия — позволяет своевременно обеспечивать прием, проверку, отражение в программах учета и хранение финансовых документов;
- автоматизация бухгалтерского учета — сокращает время на обработку данных, позволяет проанализировать больший объем информации, избежать ошибок;
- совершенствование бизнес-процессов, находящих отражение в бухучете: снабжения, производства и реализации продукции, расчетов с поставщиками и подрядчиками и т.д.;
- создание благоприятного микроклимата, мотивации — достигается за счет освобождения сотрудников бухгалтерии от выполнения несвойственных функций, недопущение работы в выходные дни, чрезмерной загруженности бухгалтерского персонала, введение системы премирования за качественную работу.
Подводя итог, заметим, чтобы повысить эффективность работы и оптимизировать нагрузку персонала бухгалтерского отдела, необходимо:
- рассчитать текущие затраты на финансовую службу;
- выделить наиболее важные и второстепенные функции;
- оценить реальную трудозатратность процессов.
Перейти к контенту
Пример описания объема работ бухгалтера
Результат | Задачи |
Оплаченные счета Контрагентов
Уплачены налоги, произведены платежи в соответствии с Договорными обязательствами |
|
Обработанные сменные отчеты с АЗС |
|
Сформирована касса предприятия |
|
Начислена з/п, оплачен ЕСН сданы отчеты в соответствующие организации |
|
Выставлены счета Контрагентам |
|
Занесены в БД банковские выписки |
|
Учтены поступления материалов (10 сч.) |
|
Учтен расход материалов (10 сч.) |
|
Сформированы Авансовые отчеты |
|
Сформированы Путевые листы |
|
Учтены поступления товаров |
|
Учтены поступления ОС |
|
Учтены Оказания услуг (нам) |
|
Учтены Оказания услуг (нами), Оптовая и розничная реализация НП и товаров. |
|
Организованно хранение и учет документов, а также организован обмен документами и информацией со сторонними организациями. |
|
Сформированы книги покупок и продаж |
|
Подписывайтесь на «RuNews» в «Гугл Новости» и на наш канал в «Телеграм».
Объем работ бухгалтера
Добрый вечер! У меня такой вопрос — как определить дневной объем работы для бухгалтера. Возможно ли бухгалтеру в одного рассчитывать з/п сотрудникам в количестве 100 человек,передавать отчетность в ФСС, ПФ по этим сотрудникам,вести кассовую дисциплину,авансовые отчеты,банк-клиент (количество платежей вдень- +/- 30),списание ГСМ? Как определить свои реальные возможности,а то к концу дня голова кружится😰 ?
г. Геленджик16 207 баллов
Добрый вечер! Думаю нереально. А у Вас все эти обязанности в должностной инструкции прописаны? Какой штат бухгалтерии? У других такая-же нагрузка? Свои возможности каждый определяет сам, но зачем эти перенагрузки которые когда-нибудь приведут к нервному срыву. Зарплату можно разделить на 2-х бухгалтеров, это хорошо еще и тем, что при отсутствии одного другой его сможет подменить, а так-же все будет посчитано в 2 раза быстрее. Авансовые отчеты у нас бухгалтер-кассир обрабатывает, очень удобно. Списание ГСМ материалист, заодно еще и контроль за остатками производит. Или Вы на 2 ставки работаете?
Смените сложную учетную программу на понятный веб‑сервис для малого бизнеса
г. Северодвинск30 043 балла
Цитата (Wishenka):Добрый вечер! У меня такой вопрос — как определить дневной объем работы для бухгалтера. Возможно ли бухгалтеру в одного рассчитывать з/п сотрудникам в количестве 100 человек,передавать отчетность в ФСС, ПФ по этим сотрудникам,вести кассовую дисциплину,авансовые отчеты,банк-клиент (количество платежей вдень- +/- 30),списание ГСМ? Как определить свои реальные возможности,а то к концу дня голова кружится😰 ?
А почему бы и нет?
На зарплату затраты составляют неделю в месяц, это если не напрягаться.
Про кассовую дисциплину: можно перейти на безналичный расчет, в результате вместо того, чтобы в течении трех дней сотрудники отвлекали от работы, нужно сделать одно-два платежных поручения в банк.
А вот авансовые отчеты и ГСМ это зависит от объема данных документов.
При небольшом кол-ве авансовых отчетов можно справиться
Ну а учет ГСМ действительно лучше передать материалисту.
Про платежные поручения тоже можно разделить, как вариант по «постоянным» поставщикам платежки возложить на того, кто контролирует расчеты с этими поставщиками, себе оставить разовые и периодические поступления.
В любом случае для начала необходимо внимательно прочитать должностные обязанности, после чего можно попробовать поговорить с главбухом.
Успехов!💃
Дополню коллег. Когда по мнению руководства снижается объем работ, обычно снижается( пардон, пересматривается) и зарплата, а чаще всего бывает — у руководства появляются идеи сократить эту должность.
Здравствуйте. Если Вы видите, что реально не успеваете, то можно попробовать посчитать затраты рабочего времени за месяц по каждому участку Вашей работы (типа хронометража). А потом идти с этим к руководителю. Ведь при слишком большом объеме наверняка будут ошибки, а после того, как они выявятся, уже поздно будет говорить руководству о загруженности. Скажет, надо было раньше предупреждать.
Добрый день.
Могу сказать о расчетчиках з/п. Это полностью расчет и все межрасчетные выплаты. Когда я работал внедренцем по программе Контур-Зарплата, то был негласный норматив — 400-500 сотрудников на одного расчетчика. Хотя были предприятия, где был норматив и по 800 человек. Народ напрягался, но работа шла.
Вячеслав Шинкарев может более подробно об этом рассказть.
Пройти подготовку на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А, В) при ОСНО
Цитата (Константин):Добрый день.
Могу сказать о расчетчиках з/п. Это полностью расчет и все межрасчетные выплаты. Когда я работал внедренцем по программе Контур-Зарплата, то был негласный норматив — 400-500 сотрудников на одного расчетчика. Хотя были предприятия, где был норматив и по 800 человек. Народ напрягался, но работа шла.
Вячеслав Шинкарев может более подробно об этом рассказть.
Необходимо еще учитывать систему оплаты труда. Одно дело по тарифным ставкам, и совсем другое — сдельная, повременная и т.п. Я как-то проверяла начисление зарплаты водителям — дальнобойщикам, весь «мозг на части себе разорвала😇 и мозги в косички заплела» 😇 (В.Высоцкий)
Если Ваша цель убедить руководство в том, что на Вас возложен невыполнимый объем работ, то от хронометража рабочего времени не уйти. Судить со стороны, насколько Вы загружены практически невозможно. Для какой-то организации это вполне посильный объем работ, если, например в неделю 3 авансовых отчета и 8 расходников по кассе, а система оплаты труда «по окладу». Если же каждый день требуется обработать 10 авансовых отчетов, а заработная плата начисляется по разным системам, включая сдельную, о тут уже стоит задуматься.
г. Петрозаводск10 874 балла
ЗДравствуйте!
Вот совсем недавно в нашем банке голова присылала нормы ,сколько нужно бухгалтеров.Не знаю,честно говоря,на чем основаны и каков расчет ,но в принципе с ними согласна: 1 бухгалтер на 450 ед.основных средств,100 сотрудников,300 контрагентов. (нет разделения на бух-ов-расчетчиков,материалистов и т.д.)Я занимаюсь хоз.деят-стью,зп,налоги (все),ос и тмц,подотчет и .т.д.Сначала может было тяжеловато,но за нормальные деньги я готова тратить на это время.
Правильно заметила Оленька Юрьевна про оплату,если у вас есть возможность уходить с работы раньше,но получать при этом меньше,можно задуматься о том,чтобы сократить себе обязанности и не тратить нервы и здоровье.Все зависит от ваших возможностей.
г. Йошкар-Ола34 339 баллов
Цитата (Светлана Каменева):Добрый вечер! Думаю нереально.
Добрый день! Почему не реально — я же работаю 😀 Предприятие у меня не маленькое, касса, банк, авансовые ГСМ, зарплата (среднесписочная 98 чел.), отчетность, экспорт + еще одно предприятие с другим режимом налогообложения. Да и текущие проблемы на меня ложатся.
Выясните, насколько безопасно работать с вашим директором или учредителем
г. Геленджик16 207 баллов
Добрый день Ирина! И Вы одна, без помощников справляетесь?
Добрый день! Поддержу Ирину. Я сразу не стала отвечать, поосторожничала. У меня 5 ООО на ОСНО, изначально было 1, остальные «добавлялись» постепенно. Численность по всем — 76 человек. Деятельность разноплановая: строительство, проектирование, торговля. Документооборот приличный. Только 3 месяца назад взяла помощницу на полдня, для ведения зарплаты. Все остальное делаю сама. Бывает, что и выходные поработаю. Предпочитаю все делать сама, чтобы не перепроверять. Пока справляюсь. Мне интересно. Думаю, все зависит от настроя:работу работать или ходить на работу.
Добрый день.
Я считаю все зависит от работника. Если он справляется с такими объемами и его устраивает з/п, то о чем тогда речь?
А если работник не справляется с таким объемом, или он считает что з/п маленькая за такую работу. То обычно бухгалтер идет к руководству и аргументирует либо нанять помощника либо увеличить з/п.
Пока сотрудник не подойдет к руководству и не скажет. то так и будет либо работать не поднимая головы, либо получать маленькую з/п. Принцип у работодателей: Раз молчит значит все устраивает. и они не спешат сами повышать з/п.
Удачи!!!!!
Цитата (новичок в 8 2):Добрый день! Поддержу Ирину. Я сразу не стала отвечать, поосторожничала. У меня 5 ООО на ОСНО, изначально было 1, остальные «добавлялись» постепенно. Численность по всем — 76 человек. Деятельность разноплановая: строительство, проектирование, торговля. Документооборот приличный. Только 3 месяца назад взяла помощницу на полдня, для ведения зарплаты. Все остальное делаю сама. Бывает, что и выходные поработаю. Предпочитаю все делать сама, чтобы не перепроверять. Пока справляюсь. Мне интересно. Думаю, все зависит от настроя:работу работать или ходить на работу.
Я тоже люблю все делать сама, но наступает когда-то момент, что на все уже не хватает времени и сил. И тут, я считаю, большой плюс руководителю бухгалтерии, умеющему убедить начальство в необходимости дополнительных сотрудников и рационально распределить обязанности между бухгалтерами, учитывая и квалификацию, и нагрузку, и характер сотрудников.
Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
г. Йошкар-Ола34 339 баллов
Цитата (Светлана Каменева):Добрый день Ирина! И Вы одна, без помощников справляетесь?
Нет не одна, но у других сотрудников своя работа, а тот фронт работы, что я перечислила, на мне и никто ее за меня делать не станет.
В полне реально справлятся с такой работой, на самом деле каждый человек работант по своему кто то быстро справляется со своими обязаностями кто то может тянуть её весь день хотя можно все это сделать и до обеда,
а для расчетчика зарплаты на самом деле если 400- 500 человек это нормально надо и все постановления, акт и приказы прочитать и изучить постоянно все меняется, нужно мнения ИФНС и Минфина и ФСС учесть,
сотруднику надо все объяснить многие приходят с вопросами
г. Санкт-Петербург60 баллов
Короче определённых норм нет?
г. Северодвинск30 043 балла
Цитата (Wishenka):Короче определённых норм нет?
Проще говоря все зависит от желания и способностей сотрудника, а так же от уровня заработной платы💃
Сдайте сведения о среднесписочной численности через интернет
г. Санкт-Петербург60 баллов
А какой доход приемлемый для Вас с таким объемом работ?