Как написать объяснительную записку классному руководителю

Информация о том, как правильно написать объяснительную записку в школу от родителей об отсутствии ребенка. Докладные записки от учителей и учеников директорам учебных заведений. Смотрите примеры содержания таких документов и правильность их оформления. Можно скачать шаблон (образец заполнения) и заполнить записку самостоятельно, но самое главное – заполнить документ правильно (грамотно), смотрите примеры, приведенные ниже.

Об отсутствии ребенка в школе (по болезни, полученной травме)

Директору ГБОУ Школы №1020

Нефедову Вячеславу Станиславовичу

От Дмитриевой Валентины Сергеевны

Объяснительная записка

Моя дочь, Дмитриева Ольга Вячеславовна, ученица 7 «Г» класса, не присутствовала на нескольких школьных уроках 10 апреля 2020 года из-за проявившихся у нее признаков болезни. У нее поднялась температура тела до 37,6 градусов, появился сильный кашель, насморк. Сейчас она чувствует себя хорошо, поэтому доктора на дом мы вызывать не стали.

11 апреля 2020 г. 

_______ Дмитриева В.С.

Или

Директору СОШ №4

Багирову Дмитрию Анатольевичу

От Дининой Елены Владимировны

Объяснительная записка

Моя дочь, ученица 4 «Л» класса, Динина Валерия Станиславовна, не присутствовала сегодня на нескольких учебных занятиях из-за плохого самочувствия: отравления.

27.07.2020 года 

________ Динина Е.В.

Помимо этого, записки по болезни могут быть составлены и так:

 Классному руководителю 2 «Б» класса

Малаховой Елизавете Владимировной

От Жанубаевой Д.Ю.

Объяснительная записка

Мой сын, Жанубаев Максим Анатольевич, ученик 2 «Б» класса не присутствовал в школе несколько учебных дней (с 01.03.2021 года по 04.03.2021 года) из-за травмы коленного сустава, полученной на тренировке по футболу.

05 марта 2010 года   

_______________(Жанубаева Д.Ю.)

Или

 Учителю физкультуры

Таранову Максиму Леонидовичу

От Михайловой Марины Владимировны

Объяснительная записка

В связи с небольшой травмой колена (из-за растяжения связок) прошу освободить моего сына Рыкова Дмитрия Максимовича, ученика 11 «А» класса, от выполнения физических нормативов на занятиях физкультуры.

15.12.2022 года

С уважением, ____________Михайлова М.В.

О причинах пропуска занятий от родителей (почему не был)

Классному руководителю

Ежовой Елизавете Михайловне

От Кирилловой Татьяны Васильевной

Объяснительная записка

Мой сын, Кириллов Илья Андреевич, учащийся 8 «Г» класса, отсутствовал на занятиях в учебном заведении 29 сентября 2021 года по причине плохого самочувствия: небольшое недомогание.

30 апреля 2021 года   

____________Кириллова Т.В.

Или

Директору СОШ №1

Капустину Борису Федоровичу

От Жаровой Полины Максимовны

Объяснительная записка

Моя дочь, ученица 6 «Б» класса, Синицина Наталья Степановна, отсутствовала на занятиях 10 октября 2018 года в связи с плохим самочувствием: желудочно-кишечный грипп.

11.10.2022 года

_________Жарова П.М.

А еще современная объяснительная записка может быть следующей

 Директору ГБОУ Школы № 1338

Захарову Дмитрию Андреевичу

От родителя ученика 5 «Б» класса

Тихоновой Анжелы Владимировны

Заявление

Прошу допустить до учебных занятий моего сына (мою дочь), обучающегося (-юся) в 5 «Б» классе Тихонова Андрея Валерьевича, отсутствующего(-ю) по семейный обстоятельствам на учебных занятиях в период с 10.02.20 по 14.02.20 года, что составляет пять/менее пяти календарных дней.

Сообщаю, что по имеющейся у меня информации контактов за время отсутствия в школе с больными COVID-19 мой сын (дочь) не имел(а). В настоящее время он (она) не болеет COVID-19 и не находится на карантине.

Дата 15.02.20

Подпись родителя______

По семейным обстоятельствам (об опоздании)

Директору ГБОУ 3435

Петрову Александру Владимировичу

от Максимовой Юлии Геннадьевны

Объяснительная записка

Моя дочь, Максимова Мирослава Владимировна, ученица 11 «Е» класса, 26 марта 2020 года опоздала на первые два урока из-за того, что моя машина, на которой я везла дочь в учебное заведение, вышла из строя, не доехав пару километров до школы. Машину самостоятельно мне завести не удалось, поэтому я была вынуждена вызвать эвакуатор.

Из-за сложившихся обстоятельств, моя дочь не смогла прийти в школу вовремя, а пришла только к третьему уроку.

26 марта 2020 г.  

______ Максимова Ю.Г.

Или

Классному руководителю 2 «А» класса

Шарпановой Ирине Михайловной

От Афанасьева Андрей Константиновича

Объяснительная записка

Мой сын, Афанасьев Дмитрий Андреевич, не присутствовал на занятиях 12 февраля 2021 года по семейным обстоятельствам: присутствие на похоронах бабушки.

13.02.2021 года С уважением, Афанасьев А.К.

Об опоздании на урок (проспал)

Директору гимназии 4548

Коврову Валентину Петровичу

От ученика 10 «Б» класса

Орлова Олега Владимировича

Объяснительная записка

22 декабря 2021 года я опоздал в школу на 2 часа из-за поломки будильника, по звонку которого я обычно встаю с утра в школу, родителей, которые могли меня вовремя разбудить, также не было.

Свою вину полностью осознаю. Впредь постараюсь сделать все, чтобы такой ситуации не повторилось.

22 декабря 2021 года

_________Орлов О.В.

О нарушении дисциплины в классе (от ученика)

Директору МСОШ 1373

 Лютикову Александру Михайловичу

От ученицы 11 «А» класса

Архиповой Ирины Владимировны

Докладная записка

Уважаемый, Александр Михайлович, довожу до вашего сведения, что вчера у всего нашего класса был сорван урок математики из-за агрессивных действий ученика данного класса Петрова Виталия Дмитриевича. На мои замечания и замечания учителя данный ученик не реагировал, вел себя неадекватно, на просьбы учителя не реагировал, мешал ему везти дальше урок, покидать класс самостоятельно данный ученик также отказался.

Прошу провести с ним беседу и, по возможности, вызвать в школу его родителей.

Архипова И.В. (подпись)    11.10.2021 г.

Или

Директору СОШ №4

Ефремовой Тамаре Георгиевне

От учителя начальных классов

Дементьевой Екатерины Юрьевной

Докладная записка

о хамском поведении ученика

Довожу до Вашего сведения, что ученик 4 «Г» класса Алексеев Дмитрий Николаевич хамит преподавателям, систематически нарушает дисциплину, в последнее время практически никогда не выполняет домашнее задание, игнорирует требования учителя на уроке.

В связи с этим, рекомендую провести с данным учеником разъяснительную беседу и организовать встречу с его родителями.

Учитель начальных классов (Подпись)  Дементьева Е.Ю.

О невыполнении домашнего задания (от ученика)

Классному руководителю ГБОУ №45

Егоровой Валентине Федоровне

Объяснительная записка

Я, Мартынова Инна Васильевна, учащаяся 10 «В» класса, 30.11.2021 года, не выполнила домашнее задание по алгебре из-за плохого самочувствия: у меня сильно болел зуб, мне пришлось срочно идти к стоматологу.

Обязуюсь в будущем выполнять все домашние задания по данному и другим предметам в строгом соответствии с учебным регламентом.

31.11.2011 год

Подпись (Мартынова И.В.)

Директору ГБОУ СОШ № 1433

Михайлову Сергею Андреевичу

От учителя математики

Любимовой Марии Вячеславовны

Докладная

Довожу до вашего сведения, что ученики 10 «В» класса: Тимирязев Д., Афанасьев К., Долматов А. в течение уже 3 недель не посещают мои занятия, не выполняют домашнее задание, периодически нарушают дисциплину. По предварительным итогам текущей четверти данные учащиеся не будут не смогут получить итоговые положительные оценки, что может негативно отразиться на общей успеваемости всего класса. Прошу Вас срочно принять меры.

10.10.20 года                                                

__________Любимова М.В.

Какие веские причины можно указать в объяснительной записке?

Обычно это происходит из-за:

• возникновения у него проблем со здоровьем;
• гибели или болезни близких родственников;
• попадания ребенка в ЧС, аварию, ДТП;
• стихийных бедствий;
• несвоевременного выхода ребенка из дома;
• попадания ребенка вместе с родителями в автомобильную пробку.

Что это такое – «объяснительная записка»?

Объяснительной запиской называется документ, подтверждающий то, что ученик не находится на занятиях совершенно законно, т.е. на это есть уважительная причина.

Обычно такую бумагу оформляет законный представитель учащегося, желающий освободить его от занятий на целый день или лишь на пару часов. Причины оформления такого документа у законных представителей совершенно различные.

Как правильно (грамотно) написать объяснительную записку?

В целом, бланк освобождения от учебных занятий заполняется так.

• Законный представитель в правый верхний угол вписывает шапку документа.

Здесь вписывают:

1. ФИО лица, получающего данную записку. Обычно записку оформляют на имя классного руководителя, директора школа. Причем вписывают фамилию и инициалы целиком. Также здесь желательно указать и должность.
2. ФИО лица, оформляющего объяснительную записку.

• В середине листа родители должны прописать фразу «Объяснительная записка».
• Ниже данной фразы они вписывают причину и дату отсутствия ребенка в школе.
• Дополнительно родители могут указать то, что в указанную дату всю ответственность за жизнь и здоровье своего ребенка они берут на себя.
• Далее в нижней левой части листа родители вписывают дату оформления бумаги.
• В нижнюю правую часть листа они ставят свою подпись, обязательно расшифровывают ее.

Помните: помарок, ошибок в документе быть не должно. В противном случае бумага считается недействительной, директор или классный руководитель имеют право ее не принять.

Продолжение . . .

Архив – Объяснительные записки

Образец объяснительной, когда отсутствие не планировалось

(например, по болезни не более, чем в течение 2 дней)                      

  (пишется от руки)

                                               Директору

                                                                           ГУО «Кабаковская средняя

                                                                 школа» А.В.Грисюку

                                                                            ________________________

                                                                                             ^{Ф.И.О. родителя}

                                                                                   ________________________

                                                                                           ^{адрес проживания}

                                                                                   ________________________

                                                                                                ^{телефон}

объяснительная.

Мой сын (дочь)   ________________________________________,

                                                ^Ф.И.О.                            

учащийся (учащаяся) _______ класса отсутствовал (а) на учебных занятиях в школе с ______ по_______ в связи _________________________________________________________

                                             ^{указать причину}

Обязуюсь проконтролировать восполнение пропущенного материала.

Подпись                                                                    И.О. Фамилия

Идеально, когда ребёнок учится в точном соответствии с расписанием. Однако иногда бывают накладки: появляется неотложное дело, которое нужно сделать в школьное время или случаются какие-то чрезвычайные истории, к примеру, смерть родственника. В этом случае ребёнок пропускает занятия в школе, а в обязанности родителей входит объяснить администрации учебного заведения этот пропуск, написав объяснительную записку.

Пропуск по причине болезни подтверждается справкой от врача, пропуск по любой другой причине — объяснительной запиской от родителей. Объяснительная записка — документ. И, как для любого другого документа, существуют правила составления. Давайте о них и поговорим.

Формат объяснительной записки

Объяснительная записка стандартно пишется на белом листе формата А4, расположенного вертикально. Если у под рукой такого листа нет, можно написать на тетрадном листе, но предпочтительнее именно А4, поэтому далее будем иметь в виду именно его. 
Расположите лист вертикально и мысленно разделите его на две продольные части. Начинайте писать сверху, примерно с середины листа.

В школе все объяснительные записки пишутся на имя директора. А его имя в обязательном порядке указано на сайте вашей школы.

В первой строчке, так и пишете: «Директору школы №… , такого-то населённого пункта».

Вторая строчка: фамилия имя и отчество того, кому адресована записка. Если имя-отчество длинные или неизвестны, можно обойтись инициалами. Пишете в дательном падеже, отвечая на вопрос: «Объяснительная записка адресована кому?» И отвечаете: Кузякиной Ирине Петровне. 

В третьей и следующих строчках надо указать от кого написанное заявление, какое отношение вы имеете к школе и ваш адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Чтобы в случае возникновения вопросов или желания уточнить-что-либо директор мог сразу связаться с вами напрямую.

То есть, пишете свою фамилию в родительном падеже, инициалы, указываете, что вы мать (или отец) ребёнка такого-то.

Поздравляем: «шапку объяснительной записки вы написали»! Можно переходить к телу — основной части.

Само объяснение

Отступаем примерно строчку от «шапки» и по центру следующей строчки выводим: «объяснительная записка». 

Ещё отступаем вниз строчку. Теперь нужно написать само объяснение. Оно состоит из двух частей. В первой коротко констатируем дату и время пропуска. Во второй объясняем пропуск.

В первой части могут быть варианты:

• мой ребёнок пропустил занятия в школе с такой-то до такой-то даты;
• мой ребёнок опоздал на занятия такого-то числа;
• мой ребёнок пропустил три урока такого-то числа и т. д.

Обратите внимание — пишутся они кратко, только констатация факта и ничего более.

Во второй части вы так же коротко объясняете, почему ребёнка не было или он опоздал. Причина должна быть уважительной. К примеру, не подойдут варианты:

• проспал;
• не хотел идти;
• долго одевался;
• не сделал уроки;
• ездил к родственникам.

Варианты, которые подходят:

• плохо себя чувствовал;
• в связи с участием в олимпиаде (соревнованиях, конкурсе и т. п.);
• по семейным обстоятельствам.

Всё, объяснительная записка почти готова. Осталось поставить дату и подпись.

Очень хорошо, если к записке вы можете приложить доказательство того, что пропуск был по уважительной причине: сертификат об участии в соревнованиях, грамоту или похвальный лист.

Обязательно ли писать объяснительную записку от руки?

Нет, не обязательно. Вы можете её напечатать на печатной машинке, набрать на листе Word на компьютере, а затем распечатать. Главное — поставить «живую» подпись.

Образец

                                                                             Директору МБОУ СОШ № 18
                                                                             Кузякиной Ирине Петровне
                                                                             Самсоновой Г.В., 
                                                                             мамы ученицы 5 класса
                                                                             Самсоновой Екатерины

Объяснительная записка

28.01.2017 моей дочери не было в школе в связи с участием в конкурсе чтецов от нашего дома. Сертификат участника прилагаю.

29.01.2017
Подпись.

От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.

Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.

Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.

А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.

Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.

Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.

Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.

Зачем пишут объяснительную записку

Объяснительная — это способ оправдаться перед руководством. Даже в самых, казалось бы, сложных случаях это может помочь. Как это работает — объясню на примерах.

Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.

На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.

Петров может поступить по-другому. Например, написать в объяснительной так:

Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.

Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.

Но объяснительная может быть и такой:

Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.

А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.

Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.

Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.

Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.

Виды объяснительной

На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.

Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.

Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.

Уведомление работника о даче объяснения

Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.

Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.

Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:

1. Составить акт о нарушении. В акте зафиксировать время нарушения и его суть — что именно произошло. А еще перечислить всех участников событий.
2. Потребовать от работника написать объяснительную. Можно сделать это двумя способами. Первый — издать распоряжение или приказ с требованием, чтобы работник объяснил обстоятельства. Но так обычно делают в случае, если ситуация может привести к разбирательствам в суде или крупному конфликту. Второй способ — устно предложить работнику написать объяснительную. Этот способ проще, но доказать позицию в суде в случае конфликта будет сложнее.
3. Дать работнику после этого минимум два рабочих дня, чтобы написать объяснительную. За это время он может ознакомиться со своими должностными инструкциями, приказами или даже проконсультироваться с юристами. Торопить работника при этом нельзя. Издавать приказы или распоряжения о наказании в течение этих двух дней тоже нельзя — их потом можно оспорить именно по той причине, что была нарушена процедура.
4. Если работник подготовил объяснительную — ее рассматривает руководитель.
5. После рассмотрения объяснительной издают приказ о взыскании или не издают его. Это решает руководитель. Если работник отказался писать объяснительную, составляют акт об отказе. Но даже в этом случае в обязательном порядке должны подождать два рабочих дня.
6. С момента составления акта о нарушении до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней. В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника. Если прошло больше 30 дней — приказ о взыскании также можно оспорить.

Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.

Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.

Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.

В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.

Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.

Правила составления объяснительной

Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.

Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:

1. Укажите полное наименование должности руководителя и наименование организации, например «генеральному директору ООО „Рога и копыта“ Петрову В. В.».
2. Укажите автора объяснительной — полностью напишите свою фамилию, имя, отчество и должность в организации.
3. Название документа — «объяснительная».
4. В некоторых случаях можно указать место составления документа. Иногда это важно — например, если работник находится на больничном и пишет объяснительную не на рабочем месте, а дома.
5. Изложите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, место и время.
6. Опишите собственную роль в нарушении: что делали, почему и чем руководствовались.
7. Укажите последствия нарушения. Это важно: иногда отсутствие последствий смягчает тяжесть наказания. Например, если важный документ потеряли безвозвратно — это может привести к серьезным убыткам. А если этот документ потеряли, но быстро нашли, — последствий нет, значит, и взыскание может быть мягче.
8. К чему это привело.
9. В конце обязательно поставьте подпись и укажите дату написания.

В результате получится примерно такой документ:

Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:

Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.

Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.

А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.

Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.

Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.

Но в любом случае нужно указать следующее.

Адрес — полное наименование организации.

Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.

А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.

А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.

Сроки написания

На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.

Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.

Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.

Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.

Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.

Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.

А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.

А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.

Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.

Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.

Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.

В акте указывают следующее:

1. Название организации.
2. Заголовок — акт об отказе в даче объяснений.
3. Дата и место составления.
4. Краткое описание нарушения, которое отказался объяснять работник.
5. Причины отказа — они записываются со слов работника. Если человек не хочет о них говорить — можно написать, что пояснить причину отказа он не захотел.
6. Подписи руководителя и двух членов комиссии, составившей акт.
7. Регистрационный номер документа.

Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.

Сроки хранения объяснительной

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.

Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.

Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.

Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.

Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.

Образцы объяснительных записок

Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.

Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.

Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:

1. Не пишите много. Длинные и красивые повествования только запутывают руководство. Ему сложно разобраться и понять, кто на самом деле виновен. По моему личному опыту, чем длиннее объяснительная записка — тем длиннее приказ о взысканиях.
2. Пишите только то, что имеет отношение к делу. Не нужно начинать описание с того, как вы встали и позавтракали. Начинайте сразу с момента нарушения.
3. Объясняйте ситуацию руководителю. Вам никто не запрещает приводить доводы в свою защиту — пользуйтесь этим.
4. Будьте объективны. Не стоит перекладывать вину за пьяный загул на рабочем месте на звезды и полнолуние или на соседку с пустыми ведрами, которую вы встретили в подъезде. Если объективных доводов в свою защиту нет — проще признать вину.
5. Не пишите красиво — пишите просто. Чем сложнее предложения, тем хуже воспринимается текст.
6. Хорошая объяснительная — краткая объяснительная. В ней все просто, понятно и нет бессмысленных слов.
7. Грамматические ошибки, помарки и зачеркивания, нечитаемый почерк и грязная бумага раздражают руководство.

Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.

По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.

Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.

Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.

В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:

Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.

За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.

У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.

Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.

Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.

В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.

За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.

В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:

1. Изложить суть ошибки.
2. Объяснить причины. Они редко бывают объективными, но все же случается разное.
3. Описать последствия ошибки. Если их нет — наказание будет гораздо мягче.
4. Если есть возможность — предложить способ решения проблемы.
5. Отметить, что подобное больше не повторится.

Например, объяснительная может выглядеть так:

О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.

Если причина объективная — указываем ее. Например:

Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.

Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.

Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.

При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.

Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.

Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.

Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.

Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:

После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.

В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.

Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:

Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.

А есть еще один вариант объяснительной:

А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.

Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.