Надоело “С уважением” и хотите что-то новенького? Команда MediaDigger, платформы автоматизирующей хранение базы контактов и дающей возможность отправлять по ней массовые персонализированные письма, сделала подборку альтернативных подписей, которыми можно завершить свое электронное письмо. Ведь несмотря ни на что, email по прежнему остаются главным способом делового общения:
1. С уважением – Для любителей классики. Самый безопасный вариант.
2. Искренне Ваш – В этом что-то есть, но не каждый может позволить себе такую подпись. Нужно быть и выглядеть определённым образом.
3. С наилучшими пожеланиями – Немного менее формальное и применимо в деловом письме.
4. Просто указать имя – Вполне подходит, особенно в тех случаях, когда идет активный обмен письмами.
5. Ваше инициалы – Тоже допустимо, но возникает вопрос почему нельзя было просто целиком написать свое имя, и остается неприятный осадок.
6. Удачного дня – Для завершающего письма, когда больше ничего не ожидаете услышать от собеседника в течение дня, вполне подойдет.
7. Удачной недели – Тоже самое, что и “удачного дня”, только если в течение недели больше не будете общаться.
8. Best regards – Англоязычный вариант “с уважением”. Самый безопасный для делового общения. Некоторые русскоговорящие использует только эту подпись. В принципе, это допустимо, но если вы много общаетесь с иностранцами и это всем известно. Иначе это выглядит немного странно.
9. Kind regards – Тоже самое, что и best regards, но чуть менее формально.
10. С дружеским приветом – Никогда такое не видели, но слышали про это. Так и хочется сказать, что звонили из 70ых и просили вернуть им подпись.
11. До встречи – В случае, если вы договорились о встрече в ближайшее время и подчеркиваете, что помните про нее.
12. Удачи в вашем нелёгком деле! – Такая подпись может использоваться тогда, когда вы попытались помочь кому-то (или не смогли это сделать), и стараетесь как-то приободрить собеседника.
13. Отправлено с Iphone – Можно, чтобы как-то объяснить почему в письме могут быть опечатки, но может показаться, что вы хвастаетесь своей моделью телефона.
14. Отправлено со смартфона – Безопаснее, чем “отправлено с Iphone”: собеседник понимает, что вы писали с телефона и автокорректор мог допустить опечатки, при этом вы не хвастаетесь своим телефоном.
15. Спасибо за внимание – Эту фразу лучше оставить для тех, кто пытается вам что-то продать.
16. Спасибо – Если вы действительно благодарны, то можно. Но не стоит подписывать так каждое письмо, когда даете кому-то указание. Это будет отдавать приказным тоном.
Идеи
Что написать в поле «От кого». Гид по имени отправителя в рассылках
Правда ли, что имя отправителя — самая важная часть письма?
По статистике Litmus, имя отправителя — первое, на что обращают внимание подписчики, когда думают, открывать им письмо или нет. Это значит, что пользователям важнее, кто отправил письмо, а не то, что написано в теме или прехедере.
42% подписчиков в первую очередь обращают внимание на имя отправителя
52% маркетологов считают, что имя отправителя важнее темы письма
Иногда выбрать имя отправителя не так-то просто: например, у компании может быть несколько разных рассылок, каждую из которых ведут разные люди. Нужно сделать так, чтобы подписчики понимали, что это за рассылка, какая компания её отправила и что находится внутри.
Рассказываю, как выбрать имя отправителя и каких ошибок стоит при этом избегать.
Какое имя отправителя выбрать
Я собрал 100 разных компаний, от которых получал письма в этом месяце, и посмотрел, какие имена отправителей они используют. Всего можно выделить 5 основных видов. Рассказываю о каждом из них подробнее.
Все имена отправителя я разбил на 5 категорий
1. Только название компании
Самый распространённый вариант, которым пользуются 67% отправителей из моей выборки. Подходит, если вы отправляете единую рассылку, которая уходит по всей базе подписчиков.
В имени отправителя — только название компании
2. Компания + имя сотрудника
Такой вариант используют 14% компаний. Удобно, если вы отправляете несколько рассылок от разных людей. Например, дайджест уходит от одного человека, технические письма — от второго, обновления продукта — от третьего. У каждого отправителя своя база, подписчики его знают и нередко отвечают на письма.
Например, в Netpeak рассылка мероприятий уходит от Анны, а новости блога — от Георгия
В А/В-тесте Hubspot, такой вид имени отправителя дал больше открытий и переходов, чем упоминание только компании:
«Hubspot» в имени отправителя дал 6,57% открытий и 0,73% переходов. «Мэгги из Hubspot» — уже 7,10% открытий и 0,96% переходов
Если рассылками в компании занимается несколько человек и вы указываете их имена в имени отправителя, будет лучше, если письма будут уходить с личной почты каждого сотрудника. Так будет понятно, что за рассылкой стоят реальные люди и при случае им всегда можно написать в ответ.
Иногда компании используют такой формат имени отправителя, даже когда всю рассылку отправляет один человек. Подойдёт, если хотим явно показать, что рассылку ведёт не бездушная машина, а реальный сотрудник. В таком случае важно поработать и над контентом: подумать над авторским стилем, подписью в письме, обязательно реагировать на ответы подписчиков.
Имя отправителя: «Эля из GeekBrains». Каждая рассылка начинается обращением от автора и заканчивается подписью. Я понимаю, что над письмом трудится конкретный человек
3. Компания + рубрика
Подойдёт, если у вас несколько видов рассылок и вы хотите как-то их разграничить. Например, для воображаемой компании Email Шеф это может выглядеть так: «Дайджест Email Шефа», «Мероприятия Email Шефа», «Обновления Email Шефа».
Таким вариантом пользуются 11% отправителей из моего ящика.
Например, у Litmus есть отдельная рубрика с новостями, в которой они делятся обновлениями сервиса
У Т—Ж много разных рассылок, но они не меняют имя отправителя. Вместо этого название рубрики указывается в начале темы: «Чемодан» (рассылка о путешествиях), «Субботник» (дайджест статей за неделю)
4. Только имя
Достаточно популярный вариант, который чаще используется в авторских рассылках. С таким именем отправителя мне пришли 11% писем.
В рассылках компаний этот вариант встречается реже и на это есть причина.
Почему использовать только имя сотрудника в рассылке от компании — не всегда хорошо
Когда я подписываюсь на авторскую рассылку, то имя автора мне известно. Когда я подписываюсь на рассылку компании, а письма приходят от Васи Пупкина, это сбивает с толку — я же не подписывался на него.
Если хочется упомянуть имя сотрудника, который трудится над рассылкой, гораздо лучше сделать это в связке с компанией.
Авторские рассылки Максима Ильяхова и Оли Морозовой (Expresso). Я знаю авторов и подписывался на рассылку ради их мнения в каком-то вопросе. Использовать только имя в таком случае — лучший выбор
Долго не мог въехать, кто такой Sergey Kurlovich, пока не открыл письмо. Оказалось, это рассылка Invisible. Неизвестное имя сбивало с толку — я не открыл несколько первых писем
5. Только название рассылки
Самый непопулярный вариант, который используют 3% отправителей. Подходит для авторских рассылок с необычным названием, когда имя самого автора не так важно.
«Недиван» ведут Людвиг Быстроновский и Люда Сарычева. Указывать обоих в имени отправителя — не вариант, это займёт слишком много места. А вот «Недиван» звучит необычно и цепляет взгляд
Какая допустимая длина имени отправителя
Имя отправителя может не полностью отобразиться в почтовом ящике, как и тема письма. В блоге aWeber отправили письмо с именем отправителя «John Jacob Jinglehiemer Schmidt» на самые популярные платформы (на Яндекс.Почту и Mail.ru отправлял уже я, не пугайтесь). Вот какие результаты получили:
Меньше всего символов отображает мобильное приложение iPhone (20), больше всего — Outlook, Mail.ru и Mozilla Thunderbird (32).
Наша рекомендация
Старайтесь не делать имя отправителя больше 20 символов. В противном случае вы рискуете, что часть надписи пропадёт, и подписчики не поймут, от кого пришло письмо.
Как обратить внимание подписчиков на имя отправителя
Обычно дополнительно привлекать внимание к имени отправителя не нужно — подписчик узнаёт компанию и открывает письмо «на доверии».
Но если хотите экзотики, то знайте, что в имени отправителя, как и в теме, работают все символы Юникода. Это значит, что название компании можно написать необычным шрифтом, а после этого даже поставить смайлик.
Попробовал отправить письмо с символом Юникода и эмоджи. Сервис рассылки и Mail.ru не возражали
Вот несколько сервисов, которые помогут создать необычное имя отправителя:
- LINGOJAM. Сервис, в котором можно получить необычный шрифт с помощью символов Юникода. Для этого просто вставляем текст, а на выходе получаем несколько вариантов с другим шрифтом.
- Emojipedia. Большая библиотека эмоджи. Находим нужный смайл, копируем и вставляем в имя отправителя.
- Unicode-table. Все символы Юникода в одной таблице. Можно найти стрелочки, иероглифы, знаки валют и многое другое.
Как настроить имя отправителя в UniSender
Заходим в личный кабинет, выбираем «Рассылки» → «Создать email-рассылку».
Поле «От кого» — это и есть имя отправителя. Заполняем его, email-адрес, тему письма и переходим к созданию дизайна.
5 простых правил об имени отправителя
Несколько правил, которые помогут выбрать и настроить имя отправителя:
- Заслужить доверие. Люди начинают обращать внимание на имя отправителя, когда привыкают к мысли, что в рассылке будет что-то полезное. Чтобы заслужить такое доверие, нужно работать с аудиторией: отправлять полезный контент, пробовать новые форматы, создавать привлекательный дизайн писем.
- Не менять имя отправителя. Делайте это только в крайнем случае: например, когда у компании поменялось название. Новое имя всегда вызовет недоумение и падение открытий.
- Отправлять с личной почты на домене компании. Если рассылки отправляют несколько людей, будет лучше, чтобы письма уходили с их личных адресов. Так будет проще отреагировать на вопросы подписчиков, да и сам подход выглядит более персональным.
- Следить за длиной имени отправителя. Например, мобильный клиент iOS обрезает всё, что больше 20 символов.
- Не хитрить. Разовая смена имени отправителя на имя сотрудника или пёстрый забор из символов Юникода может однократно поднять open rate. Но когда подписчики раскусят трюк, ждите отписок и жалоб на спам.
Поле «От кого» не заканчивается на имени отправителя. Подписчики также смотрят на тему письма, прехедер и аватар компании. Продолжайте прокачивать внешний вид письма во «Входящих», чтобы увеличить эффективность рассылки:
Как выделиться во «Входящих»: 9 приёмов из психологии.
Как повысить эффективность рассылки с помощью смайлов.
Как написать работающий текст для email-рассылки: тема и прехедер.
Как добавить аватар для email-рассылки.
Новая фича: структурированные данные в «промоакциях» Gmail.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Символ @ для привлечения внимания
Outlook для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 для Mac Outlook 2021 Outlook 2021 for Mac Outlook 2019 Outlook 2019 для Mac Outlook.com New Outlook for Windows Outlook в Интернете для Exchange Server 2016 Еще…Меньше
Если вы хотите привлечь чье-либо внимание в письме или в приглашении на собрание, введите символ @ и укажите имя этого пользователя. При этом имя будет выделено в тексте, Outlook автоматически добавит пользователя в строку «Кому» письма или приглашения на собрание, а получатель увидит символ @ рядом с сообщением в своей папке «Входящие».
Использование символа @ в тексте сообщения или приглашения на собрание
-
В тексте электронного письма или приглашения календаря введите символ @ и первые несколько букв имени или фамилии контакта.
-
Когда Outlook предложит вам контакты, выберите нужный. По умолчанию полное имя контакта включается и добавляется в строку Кому: .
-
Вы можете удалить часть упоминания, например все элементы, кроме имени пользователя.
Фильтрация сообщений, в которые вы упоминаете
Если вы получаете много электронных писем, вам, возможно, потребуется фильтровать сообщения, чтобы отображать только те сообщения, в которых упомянуты вы.
В Outlook для Windows
-
Над списком сообщений выберите Все.
-
Выберите Упомянутые письма.
В Outlook для Mac
-
На вкладке «Главная» выберите Фильтр сообщений.
-
Выберите Упомянутые.
В новом Outlook для Windows
-
Справа от разделов Фокус иДругое выберите Фильтр.
-
Выберите @Упоминания меня.
Примечание: Функция Упоминания доступна только получателям, использующим Exchange Server 2016, Exchange Server 2019, Exchange Online или Outlook.com. Символ @ доступен только в Exchange Online или Outlook.com.
Добавление упоминания в столбцы электронной почты, чтобы увидеть, где вы упоминаетесь
Если вы используете полный список электронной почты для просмотра сообщений электронной почты, вы можете добавить столбец Упоминание , чтобы быстро узнать, @mentioned ли вы в сообщении электронной почты.
-
Выберите Вид > Текущее представление > Параметры представления.
-
Выберите Столбцы.
-
Если в списке Показать эти столбцы в следующем порядке: справа нет упоминания, измените доступные столбцы на Все поля почты.
-
Прокрутите вниз до пункта Упоминание и выберите его.
-
Выберите Добавить , а затем ОК и ОК еще раз.
Нужна дополнительная помощь?
Даже если человек всю жизнь проработал на одном месте, он должен был написать по крайней мере два заявления: одно о приеме на работу, второе — об увольнении, и это не считая ежегодных заявлений об отпуске.
Так вот, когда доходит до дела, то между пишущими заявления часто возникают споры, как писать: «Ивановой Ольги заявление» или «от Ивановой Ольги заявление». То есть «заявление кого-то кому-то» или «заявление от кого-то кому-то»? Вы, уверена, и сами не раз задавали себе этот вопрос.
Знаю, что многие преподаватели, обучая студентов делопроизводству, дают однозначное указание: писать нужно — «Ивановой Ольги — Заявление». Ошибка? Не совсем.
Так уж выходит, что нет в этом споре правых и неправых, обе формы вполне себе допускаются. Действительно, авторы пособий по деловой речи обычно предпочитают форму традиционную, без предлога — «Ивановой Ольги — заявление». Но есть в этой рекомендации одно неудобство. Представьте себе бумагу: «Генеральному директору Петрову Ивану Петровичу Ивановой Ольги заявление».
С точки зрения грамматики и протокола всe правильно, но как же трудно это читать: такое впечатление, что кто-то специально все вывернул наизнанку, хотел запутать! Все имена-фамилии-отчества идут одно за другим без знаков препинания, путаются перед глазами…
А вы теперь попробуйте вставить предлог — и все станет ясно и прозрачно: «Генеральному директору Петрову Ивану Петровичу от Ивановой Ольги — заявление». Кому, от кого — больше вопросов не возникает, не так ли?
Однако еще один небольшой вопрос все-таки есть: с какой буквы писать в этом случае слово «заявление», с прописной или строчной? И опять-таки, по правилам, можно и со строчной, ведь вся эта фраза, вместе с так называемой «шапкой» — одно предложение. Но обратите внимание на то, как это выглядит на письме: слово «заявление» обычно пишут по центру, оно по сути становится заголовком заявления или, как говорят журналисты, — его «шапкой». А если это так, то писать его лучше с прописной буквы, то есть с большой.
0
0
Вы не можете голосовать за посты.
615 просмотров
Почему в заявлении не пишется предлог «от» и является ли его наличие грубой ошибкой
Здравствуйте, читатели блога blogfreo.ru. С надобностью писать заявления сталкивался каждый совершеннолетний гражданин. Их пишут при устройстве на работу или при увольнении с неё, при заказе тех или иных документов, при просьбе сделать перерасчёт платежей, предоставить льготы и так далее. Но простые люди, не обучившиеся делопроизводству, по понятным причинам не знают всех правил оформления заявительной документации. Сегодня я хочу объяснить, почему в заявлении не пишется «от», хотя наличие в шапке этого предлога напрашивается само по себе.
Оглавление статьи:
- Структура заявления
- Должен ли стоять предлог
- Почему «от» не пишется
- Читайте также: Ставится ли точка после слова заявление: старые и новые правила оформления >>>
Структура заявления
Большинство заявлений имеет одинаковую, легко запоминающуюся структуру:
- Шапка – располагается в правой части листа и заполняется столбиком, содержит сведения о том, кому адресовано заявление (должность в организации и имя) и кто направляет заявление (подразделение, должность, ФИО).
- Заголовок.
- Собственно текст заявления.
- Дата и подпись.
- Перечень прикрепляемых документов при их наличии.
Должен ли стоять предлог
Даже написание такого простого по структуре документа частенько вызывает затруднения. Люди задаются вопросом, как правильно заполнить шапку, например, пишется или не пишется в графе «от кого» тот самый предлог «от». Чтобы не мучить вас, отвечу сразу на главный вопрос – предлог «ОТ» в шапке не пишется. Хотя во многих унифицированных формах, предлагаемых организациями для заполнения, его можно увидеть.
На самом деле это неправильно, но не критично. И если вы тоже укажете «от должность и ФИО», то ничего страшного не случится – документ своей силы не потеряет и переписывать его совсем необязательно. Повторю для верности – слово «от» в заявлении НЕ пишется, почему – расскажу чуть ниже, а пока посмотрите пример правильного оформления.
- Читайте также: Как пишется заявление на отпуск и нужна ли на нём резолюция руководителя «не возражаю» >>>
Почему «от» не пишется
Теперь перейдём к обоснованию данного правила. Казалось бы, без обозначенного предлога шапка заявления выглядит как тарабарщина – несвязное перечисление названий, должностей и имён, почему же тогда в ней не пишется «от». Всё довольно просто. Дело в задаваемых вопросах. Мы привыкли, что первая часть адресована «кому?», например, «Директору ООО «ТД Кот Иванову Ивану Ивановичу». А вторая содержит информацию об адресанте, то есть «от кого?», к примеру, «от администратора магазина № 2 Александровой Александры Александровны». Но это не совсем так. К оформлению первой части претензий нет, но вторая отвечает на вопрос «чьё?» («кого?»). Вернёмся к примеру. Получается, что заявление (чьё?) Александровой А. А. адресовано (кому?) Иванову И. И. Если исходить из этого, то отсутствие предлога становится понятно.
Напоследок отмечу, что даже заявления, подаваемые в свободной форме, лучше заполнять грамотно и в деловом стиле. Поэтому важно знать основные правила делопроизводства. Если с этим у вас возникли проблемы или что-то непонятно в статье, то спрашивайте в комментариях. Обязательно отвечу всем. До свидания.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.
Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).
Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа…
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов
Бланк письма
Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:
- бланком письма организации;
- бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
- бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.
Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…
Расшифруем, что это за реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту.
Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.
В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
- угловым (Примеры 1 и 2) или
- продольным (Пример 3).
Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).
Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.
Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).
А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).
Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов
Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):
- реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
- 07 «наименование должности лица – автора документа».
Пример 4. Бланк письма структурного подразделения
Пример 5. Бланк письма должностного лица
При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).
Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).
Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования
В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:
- на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
- на русском языке – слева,
- на другом – справа (см. Примеры 7 и или
- продольными, тогда все реквизиты бланка:
- сначала идут на русском языке – сверху,
- ниже – на другом языке.
илиНа «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).
Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации
Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами
Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:
- в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа2;
19 – отметка о приложении;
21 – виза;
22 – подпись;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
- словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
- в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
- как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
- 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
- 98 – порядковый номер.
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
- ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
- которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
- фраза «Коммерческая тайна»
- с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка
Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)
Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:
- организация;
- ее структурное подразделение;
- должностное лицо или иной работник организации;
- группа организаций / должностных лиц;
- физическое (частное) лицо.
При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.
Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием
Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием
Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение
При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:
- начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
- она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
- ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
- начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
- сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
- а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.
Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.
Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)
Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)
Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).
Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.
Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме
При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).
Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций
Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций
Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.
Мнение эксперта
Константин Соловьев, ИТ-специалист
Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.
Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.
Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.
Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).
Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу
Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом
Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).
Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).
Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения
Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации
Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации
Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».
Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:
- предлог «О» («Об») и
- отглагольное существительное.
Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.
Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)
Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.
Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).
Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).
Отметка о приложении оформляется следующим образом:
1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).
При упоминании документа-приложения в тексте письма:
- следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
- его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);
2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;
3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;
4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;
5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;
6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).
Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении
Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения
Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением
Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении
Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван
Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме
Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.
Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.
Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).
Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).
На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:
- либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
- либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.
Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:
- его должность,
- подпись,
- расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
- дату визирования.
В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:
- на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
- на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.
Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.
В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:
Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа
Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа
Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.
Подпись (реквизит 22) включает:
- наименование должности лица, подписывающего документ,
- его собственноручную подпись,
- расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).
Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:
- при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
- обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
- по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».
Пример 38. Письмо на бланке должностного лица
Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.
Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):
Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)
Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)
При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).
В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.
Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.
Пример 43. Заверение печатью подписи на документе
Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:
- обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
- и номер его телефона;
- может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.
Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Пример 44. Отметка об исполнителе
Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:
- для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
- организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
- определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).
Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).
Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационносправочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).
Реквизит «Адресат» включает в себя:
- наименование адресата (получателя письма);
- почтовый адрес или номер телефона-факса, адрес электронной почты.
Получателем письма могут быть:
- должностное лицо/несколько должностных лиц;
- организация;
- структурное подразделение организации;
- группа организаций;
- физическое лицо.
АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО
По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:
Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:
- при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
- перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ
Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:
Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.
АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО
Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.
Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.
Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.
При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.
Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-м, 3-м и 4-м адресатами не указывается.
Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного подразделения.
Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:
Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:
Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.
Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).
Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.972016? Ничего.
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ
Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:
- на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
- на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ
- Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?
Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.
В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.302003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.
Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.972016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:
- Как выравнивать реквизит «Адресат»?
Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2017.