Как написать письмо директору музея

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Образец письма просьбы представлен ниже.

Письмо просьба – это
обращение автора письма к его к адресату с просьбой что-либо сделать.

Составляется
письмо просьба для получения информации или совершения
каких-либо действий, необходимых
автору письма.

Его направляют конкретному лицу или в адрес организации.

Письмо просьбу условно можно назвать «письмом вопросом», на которое подразумевается дать ответ.

Просьбы также могут содержать такие виды писем как: письмо предложение (письмо представление), письмо запрос, письмо требование, письмо обращение, письмо заявление. Однако, хотя эти письма и содержат просьбы, они не являются письмами просьбами!

На письмо просьбу адресат может дать ответ. Однако вы должны знать, что адресат не обязан отвечать на вашу просьбу. То есть адресат по своему усмотрению решает, отвечать на ваше письмо просьбу или нет.

Поэтому пишите письма просьбы так, чтобы заинтересовать адресата исполнить вашу просьбу. Чтобы адресат был заинтересован ответить на вашу просьбу пишите так:

• чтобы ваше письмо было уважительным, начинайте просьбу с адресного обращения (например, Уважаемый Иван Иванович, ..);
• не забывайте о вежливости и учтивости в письме;
• при возможности, учитывайте интересы вашего адресата. Зная его интересы и кредо, вы сможете сформулировать вашу просьбу так, чтобы расположить адресата к себе. И он обязательно ответит на вашу просьбу;
• в конце письма просьбы выражайте признательность вашему адресату за внимание.

Очень часто участники деловой переписки не могут отличить письмо заявление от письма просьбы. Поэтому перед тем, как написать деловое письмо, вам необходимо понять, будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Письма ЗАЯВЛЕНИЯ имеют юридическую значимость и выражают позицию его автора к определенной ситуации. Их пишут в основном при возникновении разногласий сторон или конфликтах.

А письма ПРОСЬБЫ содержат всего лишь просьбы (без обязательств) что-либо сделать. Поэтому на письмо ЗАЯВЛЕНИЕ адресат должен дать ответ, а на письма ПРОСЬБЫ адресат может и не ответить.

Более подробную информацию о письмах ЗАЯВЛЕНИЯХ вы можете узнать по ссылке https://delovoe-pismo.com/pismo-zayavlenie-obrazetz/ 

Также обращаем ваше внимание, что временно в данной статье вы можете найти примеры писем обращений в уполномоченные органы и другие государственные учреждения. И примеры служебных записок.

А также данная статья регулярно дополняется новыми примерами писем.

Примеры фраз, используемых в письмах просьбах:

«Прошу Вас организовать срочную доставку товара…», «С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ…», » Прошу Вас предоставить мне …», «С учетом изложенного, а также принимая во внимание, что ТОО «Sin» отказывается от поставки товара, ИП Зей просит …», «На основании изложенного просим Вас разрешить въезд автомобилей…»,  «Я, Клесов Павел Николаевич, прошу Вас о следующем…», «По нашей устной договоренности прошу Вас произвести ремонт…», «Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь…», «В этой связи, просим Вас произвести 100% оплату поставленного по Договору товара…», «Просим Вас пересмотреть организацию школьного питания…», » В связи с неотложностью решения наших вопросов убедительно просим Вас …» «Просим Вас забронировать два теннисных стола …. Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании» и другие.

Пример письма просьбы к директору
компании

Уважаемый
Имя Отчество,

        Просим Вас дать разрешение нашим клиентам на реализацию наших товаров без предоплаты.

       В случае, если в течение 60-ти дней клиенты не расплатятся за товары, мы обязуемся погасить их долг со своей заработной платы.

       Надеемся на Ваше положительное решение по
нашей просьбе.

                 с уважением, сотрудники Отдела реализации

Пример письма просьбы к жильцам
дома об участии в опросе

Пример письма просьбы к жильцам дома об участии в опросе

Уважаемые
собственники квартир,

        Настоящим
просим Вас принять участие в опросе в рамках исследования технических
характеристик жилья.

           Так как Вы приобретали
квартиры по социальной программе, нам важно Ваше мнение.

      с уважением, Администрация …

Пример письма просьбы о
продлении допуска персонала на территорию предприятия

Уважаемый
Имя Отчество,

    В связи с реструктуризацией, наш цех (здесь укажите название цеха)  с 1 января 2020 года переходит в состав Вашего предприятия.

     Дело в том, что в декабре месяце нам
необходимо обновить допуск персонала на территорию Вашего предприятия. Все наши
документы уд. ПТМ, приказы о назначении ответ. лиц и т.д. не считаются действительными.
И мы еще не числимся в штате Вашего предприятия.

     По этой причине просим Вас разрешить персоналу нашего цеха входить на территорию Вашего предприятия и продлить срок обновления документов для допуска до 1 января 2020 года.

       с уважением, …

Пример заявления с просьбой
не отчислять из учебного заведения

Уважаемый
Имя Отчество,

                Я, Евсеева Анна Владимировна,  студентка 1 курса Медицинского колледжа, прошу
Вас не отчислять меня из колледжа по уважительной причине.

                 Дело в том, что я болела (укажите чем именно) и во время сдачи
экзаменов находилась в госпитале. Медицинская справка о болезни прилагается.

               В связи с этим, очень прошу Вас
разрешить мне продолжить учебу в медицинском колледже. Надеюсь на Ваше
положительное решение.

              с уважением, ….

           Евсеева А.В.

Пример письма просьбы об обмене
одного арендуемого помещения на другое

Уважаемый
Имя Отчество,

        
ООО «Прогресс» выражает Вам уважение и просит Вас рассмотреть
предложение о смене арендуемого Вами помещения  на другое помещение.

       Дело в том, что мы испытываем необходимость в
 расширении площади нашего помещения, и
оказалось, что Ваша компания арендует помещение рядом с нами.

        В связи с этим, мы нашли наиболее подходящий вариант для размещения Вашего офиса, с более удобной для Вас инфраструктурой и логистикой, с выгодной ценой и местонахождением (укажите конкретный адрес предлагаемого помещения). Также мы готовы компенсировать Ваш переезд и оплатить аренду за 3-6 месяцев.

       Надеемся
на взаимопонимание и на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

с уважением, …

Пример служебного письма просьбы
о выделении кабинета сотрудникам канцелярии

Уважаемый
Имя Отчество,

        Служба
канцелярии выражает Вам уважение и просит Вас выделить нам кабинет с большей
площадью.

        По причине того, что в данный момент сотрудники
канцелярии испытывают большие неудобства в связи с наличием  в кабинете:

• множества полок с номенклатурными делами,
• сейфов, некоторые из которых вынесены за пределы кабинета в
  общий коридор,
• маленьких столов, из-за которых сотрудникам канцелярии негде
  расположить рабочие принтеры,
• отсутствием архива, который должен быть,
• и множеством документов.

       На основании изложенного и в целях  производственной необходимости, просим Вас выделить нашему подразделению более просторное помещение. Надеемся на взаимопонимание.

              с уважением, …

Пример письма начальнику с просьбой предоставить жилье работнику

Уважаемый Имя Отчество,

                В связи с получением нашим сотрудником — Ивановым А.А. третьей группы инвалидности пожизненно, прошу Вас оказать содействие в предоставлении ему жилья.

         Обращаю Ваше внимание, что данная инвалидность присвоена ему в результате травмы, полученной при исполнении служебных обязанностей. В настоящее время он проживает в стесненных условиях (проживает со своей семьей у родителей супруги).

              Надеюсь на Ваше понимание и на Ваше положительное решение в предоставлении жилья Иванову А.А.  

              с уважением, ….

           Евсеев В.И.

Пример письма просьбы
заменить одного социального работника на другого

Уважаемый
Имя Отчество,

В
связи с тем, что социальный работник — Карбова А.И., несвоевременно приходит на
помощь к моей матери инвалиду, прошу Вас заменить ее на другого социального
работника.

Надеюсь на Ваше положительное решение.

с уважением,

Пример письма просьбы о сносе дома

Уважаемый
Имя Отчество,

На
основании Договора на подрядные работы (копия Договора прилагается), прошу Вас
снести дом по адресу г.Алматы ул. Зеленая д. 5.

Прошу
Вас предоставить Решение о сносе либо мотивированный ответ об отказе в оказании
государственной услуги в течение 10 рабочих дней.

           с уважением, …

ОБРАЩЕНИЕ

Адресат:

Президенту РК 

Токаеву К.К.

Министру Образования РК 

Аймагамбетову А.К.

Мы, родительская общественность выражаем свое несогласие и просим Вас разрешить обучение нашим детям в обычном штатном режиме с сентября 2020 года в РК с 1 по 11 классы.

Поскольку дистанционное обучение в четвертой четверти в РК не дало положительных результатов, дети толком не усвоили новые темы, не получили хороших знаний. Постоянная работа за компьютером учащихся привело к ухудшению зрения, отсутствию физической активности у детей, отсутствию социума, многие родители работают и соответственно дети весь день предоставлены сами себе, что может привести к росту детского травматизма, вовлечения детей-подростков к различного рода группировкам, пристрастию к игромании и другим нежелательным последствиям. Более того, принимая во внимание , что при длительном нахождении детей в формате онлайн обучения, в домашних условиях с многочасовым использованием гаджетов может привести к снижению иммунитета, затормаживанию навыков социализации и тд. Дистанционное обучение особенно сложно для начального звена, так как они требуют живого, индивидуального подхода к каждому учащемуся, поскольку у детей трудности с самоорганизацией, у родителей в большинстве случаев не хватает навыков и терпения донести до ребенка материал, что может повлечь за собой к отсутствию желания и мотивации к самому процессу обучения.

ПРОСИМ ВАС РАЗРЕШИТЬ ОБУЧЕНИЕ В ШКОЛАХ с сентября 2020 года в обычном режиме, с соблюдением всех санитарных норм и правил, разработанных в период пандемии коронавируса COVID 19.

с уважением,

Родительская общественность

 Пример
письма просьбы к Руководителю компании о предоставлении отпуска для учебы

Уважаемый
Имя Отчество,

                Я, Евсеев Владимир Ильич,  менеджер отдела по работе с клиентами, прошу
Вас предоставить мне очередной трудовой отпуск на период с 03.09.2020 года по
27.10.2020 года.

              Данный отпуск необходим мне с
целью получения дополнительного образования. По этой причине я не использовал
свой ежегодный очередной отпуск, надеясь получить его на период учебы.

               В связи со сложившейся ситуацией очень прошу Вас пойти мне навстречу и предоставить отпуск на указанный срок. Надеюсь на взаимопонимание и на Ваше положительное решение, чтобы мне продолжить плодотворно трудиться на благо нашей компании.

           с уважением, ….

           Евсеев В.И.

Пример служебного письма к
руководителю с просьбой добавить ставку учителя

Уважаемый
Имя Отчество,

В
связи с тем, что наш  детский сад
посещают инклюзивные дети, прошу Вас дополнительно добавить одну ставку
преподавателя по физической культуре.

Надеюсь
на Ваше положительное решение.

          
с уважением, ….

Пример письма просьбы о помощи для ремонта мечети

 Уважаемый Имя Отчество,

  Настоящим обращаемся к Вам с просьбой помочь в ремонте мечети г. Морозовск.  Будем рады принять от Вас любую посильную помощь.
  

с уважением, …

Пример письма просьбы об установке платежного терминала

Уважаемый Имя Отчество,

В целях необходимости оплаты гражданами административных штрафов и регистрационных знаков, просим Вас разрешить установку платёжного терминала в здании гибдд.

Надеемся на Ваше положительное решение.

с уважением, …

Образец письма обращения в акимат города с просьбой выделить
место для кофейного островка

Образец письма обращения в акимат города с просьбой выделить место для кофейного островка

Уважаемый Имя Отчество,

ИП «N» выражает Вам
уважение и просит Вас выделить нам место в Медеуском районе города Алматы для установки
кофейного островка по продаже кофейных напитков.

Наша компания занимается
продажей кофейных напитков. Кофе — это один из востребованных напитков у
населения нашего города.

Учитывая наличие спроса на
нашу продукцию у нашего населения, а также очень короткий срок хранения
кофейной продукции, просим Вас выделить нам место в Медеуском районе для продажи
кофейных напитков. Все меры безопасности в условиях карантина будут соблюдены
нами в обязательном порядке.

Надеемся на взаимопонимание
и на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

           с уважением, ….

Образец письма просьбы в акимат города для аренды места в их здании для кофейного островка

Уважаемый Имя Отчество!

ИП «С» просит Вас сдать в аренду место под кофейный островок площадью 6 кв. метров на срок 12 месяцев в городском Акимате г. Алматы.

Наше предприятие специализируется на продаже кофе  (кофе с собой) в кофейном островке. А также мы предоставляем сервис быстрого и готового питания (сэндвичи, круассаны и множество разных видов десертов). Меню и предварительное фото кофейного островка прилагаются.

Будем рады арендовать место в Вашем учреждении и гарантируем качественную продукцию и услуги. Надеемся на Ваше положительное решение.

с уважением, ИП «С», …

Пример обращения в Министерство здравоохранения с вопросом о льготном лекарственном обеспечении граждан

Уважаемый Имя Отчество!

   Я, Евсеева
Людмила Сергеевна — гражданка Российской Федерации, прошу Вас оказать помощь в
получении лекарственных препаратов по льготным рецептам.

   К сожалению, на протяжении
нескольких дней мне не удалось дозвониться на горячую линию министерства
здравоохранения Иркутской области по данному вопросу.

   По причине крайней необходимости, прошу Вас помочь мне в получении льготного лекарственного обеспечения.

с уважением, …

Образец письма обращения в акимат с просьбой разрешить продажу кровельных материалов во время карантина

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «N» выражает Вам уважение и просит Вас о следующем.

Наша компания занимается продажей кровельных материалов для покрытия крыш домов. Крыша — это одна из главных конструктивных частей здания, наряду с фундаментом и стенами (коробкой дома).

Учитывая наличие спроса на нашу продукцию со стороны коммунальных служб и строительных компаний, а также очень короткий строительный сезон для кровельных работ, просим Вас разрешить нашей компании деятельность по продаже кровельных материалов во время карантина.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

           с уважением, ….

Пример письма банку с просьбой перенести банкомат в другое место

Уважаемый Имя Отчество,

                В связи с проведением ремонтных работ в арендуемом Вами помещении для банкомата, просим Вас перенести банкомат в другое место.

           с уважением, ….

Пример письма просьбы к ректору о неисключении из института

Уважаемый
Имя Отчество,

                Я, Евсеева Людмила Сергеевна — студентка
второго курса Медицинского института г. Алматы (здесь напишите полностью на
каком курсе и в каком учебном учреждении вы учитесь), прошу Вас не исключать
меня из института.

              В силу непредвиденных обстоятельств
и вследствие затрудненного финансового положения у меня образовалась
задолженность по оплате учебы. Обязуюсь погасить данную задолженность до 10 мая
2020 года.

               Надеюсь на взаимопонимание и на
Ваше положительное решение, чтобы мне продолжить учебу в институте.

           с уважением, ….

           Евсеева Л.С

Пример письма просьбы ректору педагогического института

Уважаемый имя Отчество! 

   Школа №74 г. Алматы выражает
вам уважение и просит Вас о следующем.

   В связи с имеющимися в нашей школе вакансиями
учителей  математики, физики и географии,
прошу Вас оказать содействие по трудоустройству выпускников Вашего ВУЗа в нашей
школе.

  Благодарим Вас за
внимание и надеемся на Ваше содействие по трудоустройству Ваших выпускников в
нашей школе.

с уважением,

Директор школы №74

Иванов И.И. 

Пример письма обращения с просьбой разрешить продажу канцелярских
товаров во время карантина

Уважаемый
Имя Отчество,

                ООО «N» выражает Вам уважение и просит Вас
разрешить нам деятельность по продаже канцелярских товаров во время карантина.

                Надеемся на взаимопонимание и
на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

           с уважением, ….

Пример письма обращения с просьбой разрешить торговлю одеждой в
период самоизоляции

Уважаемый
Имя Отчество,

                ООО «N» выражает Вам уважение и просит Вас
разрешить нам деятельность по продаже одежды в период самоизоляции.

                Надеемся на взаимопонимание и
на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

           с уважением, ….

Пример письма обращения с просьбой разрешить работу детского
центра

Уважаемый
Имя Отчество,

                Детский учебный центр «N» выражает Вам
уважение и просит Вас разрешить нам возобновить работу по предоставлению
дополнительного образования для детей дошкольного возраста в период
самоизоляции.

                Надеемся на взаимопонимание и
на Ваше положительное решение по нашей просьбе.

           с уважением, ….

Пример письма просьбы арендодателю об отсрочке арендной платы

Уважаемый
Имя Отчество,

   Выражаем Вам уважение и в связи с введенным
в г. Белгород карантином, просим Вас предоставить нам отсрочку по арендной
плате за офисное помещение до 15 апреля 2020 года.

с уважением, …

Образец письма просьбы об аренде помещения с меньшей площадью

Уважаемый Имя Отчество,

           Выражаем Вам
уважение и просим Вас сдать нам в аренду помещение с меньшей площадью (от 100
до 150 кв. метров).

           Надеемся на
Ваше положительное решение и взаимовыгодное сотрудничество.

с уважением, ….

Пример письма просьбы благотворительному фонду о сборе средств
на операцию ребенка

Уважаемый
Имя Отчество!

   Я, Дружинина
Людмила Сергеевна, прошу Вас оказать помощь по сбору средств для операции моего
ребенка (Дружинина Алексея) с диагнозом врожденный порок сердца ДМПП.  

   Стоимость операции составляет триста тысяч
рублей. Искренне просим Вас оказать нам посильную денежную помощь до двухсот
тысяч рублей, так как этой суммы не достает для операции моего ребенка.

  Благодарю Вас за внимание и надеюсь на Вашу
помощь в лечении моего ребенка.

   с уважением,

   Дружинина Л.С.

Пример письма просьбы Палате Предпринимателей о помощи продуктовому магазину

Уважаемый
Имя Отчество,

Выражаем Вам уважение и просим Вас оказать помощь нашему продуктовому магазину в получении продуктов питания от фермерских хозяйств.

с уважением, …

Пример письма просьбы Палате Предпринимателей о помощи фермерскому хозяйству

Уважаемый
Имя Отчество,

Выражаем Вам уважение и просим Вас оказать помощь нашему фермерскому хозяйству в предоставлении продуктов питания продуктовым магазинам г. Алматы.

с уважением, ……

Пример письма просьбы о помощи нуждающимся гражданам

Уважаемый Имя Отчество,

      Выражаем Вам уважение и просим Вас оказать нам содействие в помощи нуждающимся жителям Алмалинского  района г. Алматы.  

      В это трудное время люди остро нуждаются в продовольствии, так как у них нет денежных средств на покупку продуктов питания.

     Просим Вас помочь нашей организации в закупке необходимых продуктов питания для нуждающихся граждан.

с уважением, ……

Пример письма сообщения с просьбой сократить объем поступающих от компании писем требований

Уважаемый Имя Отчество,

   В связи с нехваткой у нашего персонала рабочего времени для написания своевременных ответов на отправляемые Вами письма требования, просим Вас не отправлять их нам в таком большом объеме.

   На основании выше изложенного, сообщаем Вам, что наши сотрудники физически могут  ответить на отправляемые Вами письма в количестве до 10-ти писем в день.

Соответственно, просим Вас отправлять нам письма требования только в количестве 10-ти писем в день. Надеемся на взаимопонимание.

с уважением, ……

Пример письма просьбы о поручительстве в банк

Уважаемый Имя Отчество,

         ООО «Прогресс» выражает Вам уважение и просит Вас о следующем.

         Наша компания в течение 10-ти лет занимается предоставлением клининговых услуг и занимает в этом сегменте рынка лидирующие позиции.   Наша организация также отличается положительной деловой репутацией, отсутствием долгов по налогам и другим обязательным платежам в бюджет РФ и достаточно продолжительным сроком работы по предоставлению услуг клининга.

         Однако в связи с расширением нашей деятельности у нас возникла необходимость в закупке производственной техники. На что мы намереваемся взять кредит в АО «М-Банк» в размере одного миллиона рублей.

         По этой причине просим Вас стать нашим поручителем по данному кредиту в АО «М-Банк». Благодарим Вас за внимание и надеемся на Ваше положительное решение.

с уважением, …

Пример письма просьбы Телевизионным и Радио компаниям о некачественном строительстве домов для сирот

Уважаемые руководители Телевизионных и Радио Компаний,

            ООО «Прогресс» выражает Вам уважение и просит обратить Ваше внимание на плохое строительство домов для сирот.

         В связи с некачественным возведением жилья для сирот и с возникновением потенциальной угрозы их жизни просим Вас освятить данный факт на Ваших теле и радио каналах.

            Надеемся на взаимопонимание и на Ваше содействие в освящении СМИ факта недобросовестного строительства домов для сирот.

с уважением, …

Пример письма просьбы о предоставлении копии диплома

Уважаемый Имя Отчество,

         ООО «Прогресс» выражает Вам уважение и просит Вас для трудоустройства в нашу компанию предоставить копию диплома Ильина Виктора Сергеевича — выпускника, окончившего Ваш техникум в 2009 году.

         Надеемся на взаимопонимание и на Ваше
содействие в предоставлении копии диплома Ильина В.С.

с уважением, …

Пример письма просьбы о выступлении на семинаре специалиста одной организации в другой организации

Уважаемый
Имя Отчество!

            ООО
«М» рад сообщить Вам, что 12 января 2020 года проводит семинар на
тему «Тайм менеджмента» в офисе нашей компании.

            По этому случаю просим выступить на нашем семинаре Вашего специалиста Началова В.И.

            Будем
рады Вашему положительному ответу и надеемся на дальнейшее плодотворное
сотрудничество.

с уважением,

Директор ООО «М»

Иванов И.И.

Пример письма просьбы (обращения) на взаимное сотрудничество

Уважаемый Имя Отчество,

         Учебный центр «Прогресс»
выражает Вам уважение и просит Вас предоставить нам площадку для проведения семинара «Финансовая грамотность»
в обмен на проведение для Ваших сотрудников бесплатного семинара.

         Семинар будет проходить на
бесплатной основе на тему финансовой грамотности, а именно, мы рассмотрим и
ответим на вопросы:

• о финансовой грамотности и финансовом планировании;
• что выгоднее регистрировать: ИП или ООО;
• о трудовых отношениях: как оформлять персонал;
• о налогах: как выбрать систему налогообложения, чтобы не
  переплачивать;
• о взаимоотношениях с контрагентами: как выяснять отношения
  с контрагентами;
• об оплате: как принимать оплату, чтобы не получить штраф;
• об онлайн кассе: как выбрать онлайн-кассу;
• и другие важные темы по финансовой грамотности.

         На
основании выше изложенного, предлагаем Вам взаимовыгодное сотрудничество, в
результате которого Вы предоставляете нам площадку, на которой мы научим
финансовой грамотности (напишите кого?), а мы свои знания и навыки финансовой
грамотности.

         Надеемся на взаимное плодотворное
сотрудничество.

с уважением, …

Пример письма просьбы о предоставлении прав на дистрибуцию товара

Уважаемый Имя Отчество,

ИП «М» просит Вас предоставить права на дистрибуцию товара.

       Будем рады получить от Вас положительное решение.

       с уважением, …

Пример письма просьбы в банк о предоставлении рекомендательного письма

Уважаемый Имя Отчество,

         ИП «М» выражает Вам уважение и просит Вас предоставить нам рекомендательное письмо для получения СВИВТ.

         Будем очень признательны Вам за предоставление рекомендательного письма и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

         с уважением, …

Пример письма просьбы в организацию о разрешении сопровождать ребенка в школу

Пример письма просьбы в организацию о разрешении сопровождать ребенка в школу

Уважаемый Иван Иванович,

В связи с необходимостью сопровождения ребенка в школу №54 г. Алматы, просим Вас отпускать Вашего сотрудника Ильину И.И. с работы на период с 13:00 до 14:00 часов ежедневно.

Надеемся на взаимопонимание и на Ваше положительное решение по этому вопросу.

с уважением,

директор школы №54

Власова В.В.

Пример просьбы об оплате до указанного срока

Уважаемые клиенты,

ИП «М просит Вас все оплаченные счета за товары и услуги присылать в срок до 25 декабря текущего года.

с уважением, ….

(Образец) Для заказа просьба ответить письмом

Уважаемый Иван Иванович,

В целях оперативного и своевременного исполнения Ваших заказов просим на все вопросы отвечать нам письмом.

с уважением, …

Пример письма просьбы о заказе услуг в письменном виде

Уважаемые партнеры и клиенты!

ИП «М» просит Вас для заказа услуг по переводу документов отправлять нам запросы в письменном виде.

При этом, в запросе должны быть указаны наименование документов, количество страниц и язык, на который необходимо перевести документы.

с уважением, …

Пример письма просьбы на новогодние подарки для детей

Уважаемые руководители предприятий и организаций!

Благотворительный фонд «М» выражает Вам искреннее уважение и в преддверии Нового 2020 года просит Вас оказать помощь в покупке подарков для детей детского дома №1 г.Алматы.

Денежную помощь Вы можете отправить по следующим банковским реквизитам (укажите реквизиты счета…). Или можно связаться с нами по тел. +7 ХХХХХХ.

Благодарим Вас за внимание. Надеемся на Ваше содействие и будем рады получить любую посильную помощь для подарков детям сиротам.

с уважением,

Директор Благотворительного фонда «М»

Иванов И.И.

Пример письма просьбы на строение воркаут площадки на территории школы

Уважаемый Имя Отчество,

Администрация школы #60 выражает Вам своё почтение и просит Вас дать разрешение на строение воркаут площадки на территории школы.

Данная воркаут площадка включает в себя выполнение различных упражнений на турниках, брусьях, рукоходах и прочих конструкциях, что позволит школьникам развить силу и выносливость.

Надеемся на Ваше положительное решение и будем очень признательны получить разрешение на установку воркаут площадки на территории школы.

С уважением, Администрация школы #60

Пример письма просьбы о передаче водяных колодцев от одного учреждения к другому учреждению

Уважаемый Имя Отчество,

Муниципальное унитарное предприятие «Водоканал» просит Вас водяные колодцы, находящиеся по адресу Горная 27/1, передать на обслуживание в ЖК «Комплекс». А именно, просим Вас о передаче данных водяных колодцев от ЖК «Теремок» в другую организацию — в ЖК «Комплекс».

с уважением, …

Пример письма просьбы об усилении патруля на территории организации

Уважаемый Имя Отчество,

В целях обеспечения безопасности на территории ООО «Прайм» просим Вас усилить службу патруля организации.

А именно, просим Вас:

1. усилить патруль (пост охраны порядка), чтобы при отсутствии у работников служебных пропусков не впускать их на территорию организации;
2. немедленно сообщать обо всех правонарушениях начальнику патруля;
3. усилить патрульные наряды при обходе территории, привлекая кинологов со служебными собаками.

с уважением, ….

Пример письма просьбы к транспортной компании о выделении менеджера для обслуживания

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «ТС» искренне благодарит Вас за сотрудничество в 2019 году и просит Вас о следующем.

Мы
сотрудничаем с Вами более одного года и довольно часто обращаемся за услугами
Вашей транспортной компании. Обслуживание нашей компании ведется по общему
телефону «Деловые линии». К сожалению, за это время было четыре
случая, когда наш груз терялся или задерживался на неопределенный срок. Когда
возникал вопрос о судьбе нашего груза, то по общему телефону нам не могли
дать исчерпывающего ответа. Или давали такую информацию, которая уже есть в
личном кабинете на Вашем сайте (например, «груз в пути», а когда именно
он будет, никто не мог ответить).

На
основании выше изложенного, а также для удобства дальнейшей работы и получения
более подробной информации по нашим грузам, просим Вас закрепить одного
менеджера для работы с нашей компанией на постоянной основе.

Надеемся
на взаимопонимание и дальнейшее плодотворное сотрудничество.

  с уважением, …

Пример письма просьбы о бронировании теннисных столов

Уважаемый Имя Отчество,

Мы хотим поиграть в настольный теннис в Вашем заведении и просим Вас 4 сентября 2019 года в 17:00 забронировать два теннисных стола. А также просим Вас забронировать для нас все необходимые принадлежности для игры в настольный теннис.

Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании.

с уважением, ….

Образец письма просьбы об аренде места в Фуд-корте

Уважаемый Имя Отчество,

Ресторан «Аппетит» просит Вас сдать в аренду место площадью 300 кв. метров на срок 12 месяцев в Вашем Фуд-корте.

Наш ресторан специализируется на японской, итальянской и русской кухне, а также мы предоставляем сервис быстрого питания (бургеры, фри, куриные крылышки и другие). С 2010 года успешно работаем в ТЦ «Мерц» и сотрудничаем с тремя крупными организациями по доставке обедов.

Будем рады снять в аренду место в Вашем Фуд-корте и надеемся на Ваше положительное решение. Для заключения договора аренды можно связаться с нами по телефону +7 7ХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.

с уважением, ….

Пример письма просьбы Палате Предпринимателей о содействии

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за помощь в оказании нам консалтинговых услуг по открытию и ведению бизнеса.

Дело в том, что нам пришлось освободить арендуемое нами помещение , поскольку возникла чрезвычайная ситуация. Вследствие невозможной эксплуатации помещения, арендодатель указал на необходимость немедленного освобождения арендуемого помещения.

Учитывая выше изложенное и в связи с возникновением условий форс-мажора, просим Вас оказать содействие трудоустройству наших специалистов. Надеемся на Ваше положительное решение и помощь в трудоустройстве наших работников.

с уважением, ……

Образец письма просьбы об аренде помещения

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «Аппетит» просит Вас сдать в аренду столовое помещение в Вашем Институте на срок 12 месяцев.

Надеемся на Ваше положительное решение и взаимовыгодное сотрудничество.

с уважением, ….

Образец письма просьбы о срочном заказе

Уважаемый Имя Отчество,

Прошу Вас организовать срочную доставку 5-ти букетов белых роз по 37 штук в каждом букете по адресу: ул. Гоголя д.3 офис 70. Доставить заказ необходимо 12 июня 2018 года в 12:00 часов.

с уважением, …

Пример письма просьбы (заявки) в гостиницу на бронирование номера

ОАО «Связьинвест» просит Вас зарезервировать одноместный номер в корпусе «Веге» Вашего гостиничного комплекса для Морозова Николая Петровича (специалиста из Уральского филиала компании ОАО «Связьинвест») на период с 20 ноября по 25 ноября текущего года.

Оплата за проживание будет произведена Морозовым Н. П. за наличный расчет.

с уважением,

Директор АХД

ОАО «Связьинвест»

Новиков Н.

Образец письма просьбы о перемещении драгоценных металлов____

Министерству по инвестициям и развитию

Республики __________

ТОО «Ломбард АЕГ»

БИН ХХХХХХХХХХ

адрес______________

индекс _______

                       Уважаемый ИО,

            ТОО «Ломбард АЕГ» создано с участием иностранного инвестора (гражданин Российской Федерации) и осуществляет деятельность ломбардов на территории Республики ________.

            В ходе осуществления предпринимательской деятельности ТОО «Ломбард АЕГ», среди прочего, обращает в собственность залоговое имущество в виде лома драгоценных металлов (золото, серебро, платина и т.д.).

            В дальнейшем ТОО «Ломбард АЕГ» намерено реализовывать лом драгоценных металлов в Российскую Федерацию по контрактам с резидентами Российской Федерации.

            Согласно Договору О Евразийском экономическом союзе в рамках таможенного союза государств-членов осуществляется свободное перемещение товаров между территориями государств-членов без применения таможенного декларирования и государственного контроля (транспортного, санитарного, ветеринарно-санитарного, карантинного фитосанитарного).

            С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ:

            Какие необходимы документы (договор купли-продажи с резидентом РФ, таможенная декларация, лицензия и др.) для перемещения лома драгоценных металлов с территории Республики Казахстан на территорию Российской Федерации с использованием авто-, авиа-, ж/д транспорта и существуют ли количественные (по весу) ограничения на такое перемещение лома драгоценных металлов внутри Таможенного Союза?

С уважением, …

___________________Просьба о финансовой помощи______

Уважаемый Имя Отчество,

        Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.

       Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.

        Сердечно благодарим Вас за многолетнее содействие нашему фонду и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.

 с уважением, _______________________________________________________________

Пример письма просьбы о спонсорской помощи в честь юбилея школы

Уважаемые Руководители Предприятий и Организаций! 

Школа №74 г. Алматы рада сообщить, что готовится к проведению мероприятия в честь юбилея школы для детей с нарушениями слуха.

По этому случаю искренне просим Вас оказать нашей школе спонсорскую помощь, поскольку собственных средств школы не достает для празднования юбилея.  

Сердечно благодарим Вас за внимание и надеемся на Ваше содействие и неравнодушие к судьбам детей с проблемами слуха. Будем очень рады и признательны за любую посильную помощь в праздновании юбилея нашей школы.

В случае возникновения вопросов Вы можете связаться с нами по номеру телефона +7 777ХХХХХ.  Также представляем Вам банковские реквизиты школы для перевода спонсорской помощи ….. (напишите реквизиты для перевода денег).

с уважением,

Директор школы №74

Иванов И.И. 

********************************

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

---

Самоловских Наталья
Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Как написать письмо на имя директора

Практически все обращения, требующие принятия решений в рамках деятельности предприятия, адресованы первому руководителю. Их оформление регламентируется общими правилами делопроизводства. Письмо на имя директора относится именно к таким документам, но имеет некоторые особенности, которые следует учитывать при его составлении.

Инструкция

Для начала определите вид делового письма, от которого и будет зависеть его оформление. Это может быть информационное, письмо-просьба или отказ, напоминание, подтверждение или договорное письмо. В любом случае начните его составление с верхнего правого угла листа, который традиционно отводится под размещение реквизитов адресата и отправителя.

Напишите здесь наименование предприятия, должность, ФИО руководителя в дательном падеже. Сразу под ним укажите ваши собственные реквизиты в аналогичном формате. Но тут вы можете добавить наименование структурного подразделения, в котором вы трудитесь, координаты для связи. Размещенный здесь телефон или e-mail могут ускорить получение ответа на ваш запрос. В этой части вы также можете указать кратко тему письма, суть обращения, например, «о нарушении сроков» или др.

Название документа при оформлении деловых писем не пишут, а сразу начинают с обращения к руководителю по имени и отчеству, чаще всего после слова «Уважаемый». Далее разместите основной текст письма, который логичнее всего будет начать с описания обстоятельств, заставивших написать данное обращение. Затем изложите суть дела по возможности кратко, избегая лишних подробностей. Только факты и цифры. Строго придерживайтесь делового стиля изложения.

В заключительной части изложите вашу просьбу, предложение или напоминание. Назовите сроки, в которые вы будете ожидать принятия решения по данному вопросу и способы извещения вас о них. Подпишите письмо у руководителя вашей организации (подразделения, отдела или др.). Расшифруйте в скобках подпись, указав фамилию и инициалы уполномоченного к подписанию документа лица, а также его должность.

Полезный совет

Не забудьте зарегистрировать письмо у секретаря предприятия в качестве исходящего документа, если письмо адресовано руководителю сторонней организации. И в качестве входящего, если директору собственной фирмы.

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

• гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
• коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
• просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
• приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
• напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• сопроводительная, например, опись вложений;
• поздравление;
• требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
• обращение к адресату — по центру;
• преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
• основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

• использовать достоверную информацию;
• излагать информацию кратко и доступно;
• использовать деловой стиль;
• не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
• не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Образец, как писать официальное письмо:

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

Правила составления:

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.