Как написать письмо для оптовиков

На первый взгляд, статья высосана из пальца. Казалось бы, что сложного в том, чтобы написать поставщикам? Ведь они же должны сами быть заинтересованы в том, чтобы продать вам.

Реальность и особенности российского менталитета говорят об обратном. Если вы не заинтересуете контактное лицо на стороне поставщика, то вряд ли вам будут быстро отвечать и предложат что-то интересное по ценам.

В итоге надо буквально убалтывать поставщиков:

• Рассказать про условия сотрудничества;
• Дать понять какие условия есть по скидкам;
• И уж тем более показать вам оптовые прайсы.

Целью этой статьи вижу подготовку готового письма для отправки поставщикам, чтобы начать разговор с ними сразу в нужном русле.

Статьи, безусловно, полезны, но можно просто написать мне в личные сообщения ВК или директ , и уже на следующий день у вас будет пошаговый индивидуальный план запуска интернет-магазина или продаж на маркетплейсе.

Схема общения с поставщиком

В этой статье я не буду рассказывать про поиск поставщика, так как этому посвящены другие мои статьи по этой теме. Будем считать, что вы уже составили список подходящих и готовитесь с ними связаться.

Люди на стороне поставщиков в первую очередь – люди. И они хотят нормального к себе отношения.

Когда мой клиент говорит мне, что поставщики ему не отвечают, я обычно прошу показать письмо, которое они им отправляют. Что же я там вижу:

ДД! (это так принято сейчас в инсте сокращать “Добрый день”). Интересует опт.

Считаю такое отношение к незнакомым людям неуважением. Или вот еще:

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, какие оптовые цены на вашу продукцию? Мы только собираемся открывать интернет-магазин и у нас будут минимальные закупки.

Да кто захочет возиться с вами, если еще на этапе начала переговоров несет неуверенностью со стороны покупателя?

Поэтому делаем в такой последовательности.

• Принять позицию сильной стороны;
• Спросить общие условия;
• Уточнить особенности оплаты;
• Спросить есть ли дропшиппинг;
• Уточнить наличие МРЦ/РРЦ;
• Каким образом осуществляется обновление цен и остатков;
• Скидки от объема;
• Ваши реквизиты

Позиция сильной стороны

Тут надо понять, что менеджеры в оптовых компаниях в 99% случаев сидят на проценте с продаж, и ваша задача с самого начала заинтересовать их. Смысл им тратить на вас время, если сразу понятно, что много они сами с вами не заработают?

Поэтому если вы будете писать им с позиции “Я еще малыш и только собираюсь открываться, поэтому буду закупать по 10 т.р. в месяц в рассрочку“, то можете забыть про нормальное общение в большинстве случаев.

Поэтому пишем так:

Добрый день!
Меня зовут Елена Кондратьева, я – представитель отдела закупок интернет-магазина такого-то.

Мы запускаем второе направление в нашей компании и будем рады закупать у вас следующие группы товаров:
– Одежда женская
– Одежда мужская
– Одежда детская
– Бренды такие-то

Ну то есть сразу стоит показать, что не вы мелкий магазинчик с бюджетом в 20 тысяч рублей (даже если так и есть на самом деле), а вполне себе серьезная компания, которая вызовет интерес у представителя поставщика.

Также важно показать, что вы не шлете всем одни и те же письма, а подстраиваете под каждого поставщика, вставляя именно их группы товаров.

Если вы когда-то искали работу и писали сопроводительные письма к вакансиям, то, наверное, замечали, что на не шаблонные письма реакция была совершенно другой.

Уточняем общие условия закупки

Еще в своей статье про сбор отзывов с покупателей я указал насколько важно не просто просить отзыв, а ответить на ряд вопросов, которые, в итоге, и сформируют отзыв.

Та же история и тут. Зададите нужные вопросы – получите нужные ответы. Поехали:

Дайте, пожалуйста, оптовый прайс вашей продукции.

Да, больше ничего тут писать дополнительно и не надо.

Оплата

Поставщики обычно используют одну из схем оплаты:

1. 100% предоплата. Купили на 50 000, на эту же сумму вам отгрузили товар.
2. Работа по депозиту. Отправили 50 000 им на счет, потом выгребаете по мере необходимости. Некоторые поставщики работают так от 1 штуки.
3. Поштучный выкуп. Часто бывает в нишах дорогостоящих товаров.

По какой форме оплаты вы работаете? 100% выкуп, депозит или можно выкупать поштучно?

На сайте у поставщика может быть написано, что торгуют только по 100% выкупу, но в переписке может легко выясниться, что возможна работа и по депозиту. Такое бывает очень часто, а это гораздо удобнее, ведь не надо выкупать сразу все.

Дропшиппинг

Не все поставщики афишируют у себя на сайте, что у них вообще есть схема работы по дропшиппингу, поэтому не лишним будет уточнить в переписке используют ли они такой метод отгрузки.

Возможна ли работа по дропшиппингу? К нам уже поступают заказы на товары из вашего ассортимента и мы могли бы уже отгружать их вам.

Да, этих заказов у вас может еще не быть, но не спросить о такой возможности вы не имеете права. В 2 случаях из 10 поставщик, который не афиширует дропшиппинг на сайте, внезапно дает такую возможность.

МРЦ/РРЦ

МРЦ – минимальная розничная цена. РРЦ – рекомендуемая розничная цена. Во многих нишах есть их контроль и вам могут не позволить торговать ниже какой-то цены.

Это хороший знак, к слову, и я искренне люблю ниши, где поставщик следит за этим и нагибает тех, кто занимается демпингом. Так и спрашиваем:

Есть ли у вас правила в части МРЦ и РРЦ?

Если есть – отлично, если нет – тоже иногда хорошо.

Обновление цен и остатков

Большой болью в магазинах с большим ассортиментом (даже когда товаров >100) является корректировка цен и остатков, особенно если вы торгуете с чужого склада.

Поставщики обычно решают эти задачи так:

1. Регулярно присылают вам таблички в Excel с ценами и остатками;
2. Дают ссылку на XML файл, который вы можете интегрировать в свой сайт (я в своей сборке предусмотрел такое, кстати)
3. Особенно отмороженные поставщики предлагают узнавать остатки по телефону. Но это жесть. Если вы с таким столкнетесь, я вам искренне не завидую

Поэтому пишем так:

Уточните, пожалуйста, каким образом обновляются остатки и цены? Вы присылаете в файле или есть XML?

Большинство поставщиков используют файлы с остатками и ценами. Более крупные уже используют XML выгрузку, которая позволит вам загрузить их ассортимент напрямую к себе.

Скидки от объема

Будет правильным сразу уточнить от какого объема ежемесячных закупок предоставляются скидки на закупку. Обычно в прайсах только одна колонка с ценами, но если попросить, волшебным образом могут появиться еще несколько колонок с ценами при закупке от 30/100/300 тысяч рублей в месяц.

От какого объема ежемесячных закупок у вас предоставляются скидки?

За спрос денег не берут, как говорится, поэтому всегда спрашивайте об этом.

Реквизиты

9 из 10 поставщиков сразу попросят ваши реквизиты для отправки прайса. Я искренне не понимаю до сих пор зачем это делается. Например, ни один из зарубежных поставщиков ни разу у меня не попросил их.

Но раз уж просят, сразу их прикрепите.

К письму прикрепила наши реквизиты, которые вам, возможно, потребуются.

Тем самым вы сразу покажете, что вы “в теме” и сэкономите лишнее время на переписку.

А что делать, если реквизитов нет? Лично у меня прокатывала не раз отправка чужих реквизитов, найденных в интернете. Но для этого заведите левую почту, чтобы не палиться напрямую.

Что получилось в итоге?

Теперь сравним письмо, которое обычно отправляет большинство новичков в общении с поставщиками с тем, что мы с вами подготовили:

Было:

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, какие оптовые цены на вашу продукцию?

Стало:

Получив такое письмо, что увидит представитель поставщика:

1. Что вы явно не новичок в этом деле и знаете правила игры;
2. Что вы хотите сэкономить время человека;
3. Что вы заинтересованы в том, чтобы купить именно у этого поставщика.

Лично мне не раз помогали именно такие развернутые письма поставщикам, что сразу выводило уровень общения с ними на новый уровень.

Далее, когда вы уже соберете прайсы и условия сотрудничества по разным поставщикам, сравните их по моим критериям выбора поставщика. Там и сделаете окончательный выбор!

Выгодный, в первую очередь, вам.

Пользуйтесь на здоровье

Напишите мне в личные сообщения ВК или в директ и уже через 2 недели у вас будет как минимум 3 ниши для интернет-магазина/маркетплейса, поставщики в РФ и Китае, анализ конкурентов и профессионально подготовленная финансовая модель.

Если вы еще знаете какие-то лайфхаки общения с поставщиками, делитесь в комментариях!

Спасибо!

Метки: поставщики

В этой статье будем решать конкретную задачу. Вы производитель или поставщик, предложить свой товар оптовикам, нужно коммерческое предложение.

Что писать, что делать?

Поймите «ту сторону» и её цели

1. Оптовик — бизнесмен.
2. Он продавец, а не потребитель.

Вы продаёте продавцу, цель которого купить у вас подёшевле,
наценить побольше и перепродать дальше.
Клиентами оптовика являются другие оптовики, которые стоят ниже его в цепочке потребления,
и потребители продукта — розничные покупатели и предприятия, которые перепокупают ваш продукт
для своих нужд.

Оптовик — капиталист. Его цель — прибыль

Не ошибитесь с пользой

Упор на описание свойств и пользы использования продукта — ошибка. Сделаны из хром-ванадиевой стали; тают во рту, а не в руках; имеют экран семь дюймов — это свойства.
Объяснения, почему эти свойства делают потребителю хорошо — польза:

1. на семидюймовом экране удобно играть в танки,
2. ключи из хром-ванадиевой стали долго служат,
3. подбитый мехом капюшон согревает щёки в мороз.

Свойства и польза продукта волнуют потребителя.
Оптовика волнует корысть — навар на перепродаже.
На ваш продукт он смотрит как на средство обогащения.
Ему всё равно из какой он стали, с каким экраном и чем подбит.
По крайней мере до того момента, пока ваша сталь, экран и подбивка не мешают продажам.
Качество продукта для оптовика — один из факторов успеха товара.

Как писать о товаре в коммерческом предложение для оптовика: кратко, создавая «лицо» товара,
доказывая популярность. Пример:

Правильная польза — торговые преимущества. Главные из них — спрос и прибыль.
Второстепенные — остальные, которые помогут оптовику успешно торговать:

• вложения: минимальная партия, минимальный заказ, затраты на старт.
• финансовые преимущества: отсрочки платежей, скидки, бонусы,
  рассрочки, поставки под реализацию, оплата только за проданный товар.
• рекламная и информационная поддержка.
• гарантии: гарантия прибыльности, гарантия спроса, гарантия продаж.
• доставка: как осуществляется и сколько добавляет к цене.
• упаковка: качество, дизайн, особенности.
• сервис: персональный менеджер, логистика и склад, информирование
  об остатках — всё, что делает жизнь оптовика проще и показывает,
  что за него будете работать вы, а ему остаётся только отпускать товар.

Не пишите оптовику о продукте. Пишите о продажах продукта.

Главную пользу — в начало

Чтобы зацепить, главную пользу в коммерческом предложении сообщают вначале и оформляют так, чтобы было заметно. Обычно это заголовок и подзаголовок. Главная польза для оптовика-капиталиста строится на торговых моментах: спрос и прибыль.

В этом примере мы заявили товар, показали, что он уже продаётся, дали цифры, которые позволяют прикинуть, сколько на нём можно заработать, брякнули медалями и отстроились от конкурентов.

Посмотрите это коммерческое предложение
целиком.

Последовательно опишите преимущества

Дальше берём каждый пункт торговых преимуществ и описываем один за другим в виде
отдельных блоков с подзаголовками: рассказываем суть преимущества и доказываем,
что это правда. Доказывать можно цифрами, фактами, картинками, графиками, диаграммами,
примерами и отзывами. Вот так можно рассказать о доставке и упаковке:

Заявите условия и продайте

Рассказали о правильной пользе, теперь надо продать. Для этого нужно назвать цены, описать условия и увеличить ценность предложения.

Если возможно и уместно, покажите прайс-лист.

Вместе с ценами разумно описать и условия, на которых вы отпускаете товар: форма и условия оплаты. Не пишите «можем дать отсрочку платежей», потому что это звучит так, как будто на самом деле не даёте. Напишите, когда, кому и при каких условиях, вы её даёте. Не юлите с «гибкими условиями оплаты». Здесь важны подробности и точность:

Традиционно ценность коммерческого предложения увеличивают с помощью скидок и бонусов.
Привлекательность скидок для оптовиков в том, что он снижает затраты,
бонусов в том, что это «больше за теже деньги ». Не стесняйтесь писать
о маленьких скидках. 3% в крупнооптовом заказе сэкономят оптовику пару сотен тысяч.
С другой стороны, не жадничайте и давайте адекватные скидки. При мелких заказах, тысяч
до десяти, скидка 3% — это не увеличение ценности, а насмешка.

При заказе 45-60 штук — скидка 5%; 60-80 штук — 10%; от 80 шт. — специальные цены.

Система скидок зависит от вида оплаты: предоплата или постоплата.
При предоплате в месяц от 50 000 рублей скидка 15%.

Краткие итоги

В коммерческом предложении для оптовиков акцент делается на описание продукта,
а на выгоду торговли. Спрос, прибыльность и другие торговые преимущества доказываются
объективными цифрами, авторитетными мнениями, примерами и отзывами.
Чем конкретнее, тем лучше.

Содержание

Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.

Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.

В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.

Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:

• Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
• Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
• Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.  

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.

Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.

Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.

На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве

Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника. 

Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения. 

Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую. 

Структура письма  

Приветствие

Оно задает тон письма  и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.

Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа. 

Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым. 

Заголовок

По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам. 

Правила создания эффектного заголовка:

• Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
• Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
• Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
• Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».

Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным. 

Суть предложения

Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.

Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры. 

Завлечение адресата

Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».

Контакты

Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный. 

Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.

Благодарность

Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.

Общие правила написания

Основная часть

Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения. 

Придерживайтесь следующих принципов:

• пишите короткими предложениями;
• разбейте текст на абзацы;
• используйте заголовки и подзаголовки;
• разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.

Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.

Обязательная информация

Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.

Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.

Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав. 

Конкурентные преимущества

Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:

• Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация. 
• Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов. 

Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.

Как усилить предложение о сотрудничестве

Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит. 

Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.

Правила оформления

Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.

Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.

Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве

«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].

Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). 

В услугу входит:

• привлечение новых подписчиков;
• создание и оформление интересного контента;
• поддержка активности в профиле или группе;
• настройка таргета.

Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой. 

Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.

Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.

С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.

Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:

• скидка 15% на размещение статей в журнале;
• скидка 10% на рекламные объявления.

Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.

Надеемся на долгосрочное сотрудничество.

Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035

Телеграм @artempetrov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.

Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика. 

Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».

Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве

☑ Логичная структура.

☑ Ясность и лаконичность.

☑ Отсутствие грамматических ошибок.

☑ Вежливость, уместный тон.

☑ Информативность. 

Что недопустимо при составлении письма

✕ Шаблонные формулировки и обращения.

✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.

✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.

✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.

✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.

✕ Перегруженность текста ненужной информацией.

Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.

Как отправлять письмо

По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону. 

Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.

Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.

Когда ждать ответа на письмо

Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.

Коротко о главном

• Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу. 
• В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
• Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.

Письмо о сотрудничестве — это документ, который представляет собой деловое предложение от одной компании к другой о заключении сделок, контрактов на взаимовыгодных условиях. 

Кто и кому может предложить сотрудничество

В условиях рыночных отношений широко распространено официальное письмо о сотрудничестве в бизнесе. Его еще называют коммерческим предложением. На практике оно сочетает несколько элементов деловой переписки — коммерческую оферту, рекламное предложение о продаже или покупке товаров и услуг, предложение об участии в совместных проектах.

В основном предприятие составляет такой документ, чтобы пригласить другие организации к взаимовыгодному сотрудничеству. Чаще всего оферта предназначена для заключения договоров о поставке товаров или контрактов на оказание услуг. Есть два варианта составления делового письма о партнерстве с другими компаниями — для текущих клиентов или потенциальных партнеров.

Чаще всего необходимо привлечь заказчиков продукции, а иногда провести более глобальные перемены, например расширить производство. Для этого придется объединиться с мощностями другого предприятия. В этом случае корректное и грамотное предложение, составленное в письменном виде, окажет особенно серьезное впечатление на потенциальных партнеров. Тем более если правильно описаны выгоды такого сотрудничества.

Грамотно составленные коммерческие предложения служат началом выгодного долговременного партнерства. Сведения, описанные в них, призваны заинтересовать в сотрудничестве, отразить преимущества, которые получит компания от участия в проектах. От того, насколько интересное и заманчивое предложение вы сделаете, зависит успех в продвижении продаж в перспективе.

Обычно предложения составляют в коммерческих целях, но на практике встречаются и другие варианты:

• благотворительные акции;
• развлекательные мероприятия;
• социальные мероприятия (экологические, оздоровительные, просветительские и др.);
• культурные события (праздники, выставки, концерты и т. п.).

Как написать и оформить письмо

Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:

• чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
• какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
• какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).

Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.

Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:

• включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
• написать удобочитаемым шрифтом;
• для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.

Структура выглядит следующим образом:

1. Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
2. Заголовок письма.
3. Содержательная часть о сотрудничестве.
4. Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.

Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.

В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах. Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата. Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на…», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.

Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.

Образец

Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.

Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.

Как отправить письмо адресату

После того как письмо составлено, необходимо выбрать способ доставки. В современном мире способов масса. Среди них:

• обычная почта;
• е-мейл;
• передача с курьером;
• факс.

Один из особенно популярных — отправка электронной почтой. Это быстро и просто. Но в этом случае есть один недостаток — письмо рискует остаться незамеченным руководителем, поскольку, например, окажется в папке Спам.

Рекомендуется отправлять такие документы через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Это надежнее, но дольше.

Еще один хороший вариант — вручить лично в руки с курьером, которым часто выступает сотрудник предприятия, например секретарь или еще чаще менеджер по маркетингу при личной встрече.

Далеко не на все письма, которые поступают в адрес компаний, следует отвечать моментально. Большинство из них входят в общую рассылку и являются частью рекламной деятельности, совершенно не относящихся к деятельности компании. Если не ответить на них, это не станет нарушением деловой этики.

Другое дело, когда предложение предназначено для конкретной организации от потенциальных или текущих партнеров, или от солидных компаний. В этом случае важно хорошо продумать, как ответить на письмо о сотрудничестве корректно и позитивно. Поскольку коммерческие предложения носят позитивный характер, ответ диктуется нормами делового общения. Даже если приходится отказать партнерам, это следует сделать максимально аккуратно. Необходимо поблагодарить за предложение и кратко рассказать о причине отказа, например из-за отсутствия бюджета в этом году, структурных изменениях компании, наличия договора в этом году с другой компанией на данные услуги и др.