Как написать письмо этапы

Письмо

Рассказываем, как написать письмо. Раскрываем этапы написания письма. Приводим образец письма и критерии оценки.

Письмо и его структура

Что такое письмо?

Что такое письмо и кому его можно написать письмо? Например, письмо солдату, письмо классу, письмо Деду Морозу, письмо маме, письмо президенту, письмо любимому, письмо другу.

Давайте разберемся, как написать письмо.

Письмо́ (сообщéние). Письмом является — написанный в компактной форме на бумаге или других материалах текст. Также письмо является важной перепиской между двумя и более адресатами.

Структура письма

Чтобы правильно выполнить задание, в котором дано составить письмо другу, нужно строить письмо по определенному плану:

1. Приветствие.
2. Раскрытие темы и основной мысли письма.
3. Прощание.

Как написать письмо?

Этапы написания письма

Перечислим основные этапы написания письма:

1. Подумайте, насколько формальным должно быть письмо. Это определяется отношениями с получателем письма.
2. Начните с приветствия. Тип приветствия определяется тем, в каких вы отношениях с получателем письма, а также, собственно, формальностью письма. Вот несколько возможных вариантов:

• • Если вы пишите формальное письмо неизвестному адресату, то можно начать со слов «К сведению всех заинтересованных лиц», с двоеточием после «лиц».
  • Если адресат по-прежнему неизвестен, но вы точно уверены, что это он (или она), то вариантов уже больше. «Уважаемые господа», «уважаемые дамы», «дамы и господа». Впрочем, будьте аккуратны с такими приветствиями — вы же никого не хотите обидеть, верно?
  • Если вы пишите формальное письмо и вы знаете, кому вы его пишите, то можно начать со слова «Дорогой/ая #». Впрочем, если вам кажется, что это как-то слишком не по-деловому, то можно использовать слово «Уважаемый/ая #».
  • Если вы пишите полуформальное письмо, то сгодятся такие варианты, как «Привет» или «Дорогой/ая».
  • Если же письмо совсем не формальное, то вариантов и вовсе куда больше. Тут и «привет», тут и «здорово», тут и «здравствуй» и так далее.

1. Укажите имя получателя после приветствия.

• • В формальном письме используйте т.н. титул учтивости (г-н, г-жа) или должность/звание, после чего напишите фамилию получателя.
  • Если письмо полуформальное, то вам придется решить, обращаться ли к получателю по имени или же нет. Безопаснее всего, если вы не уверены, обойтись титулом учтивости.
  • В случае неформального письма, в свою очередь, предполагается, что вам можно обращаться к получателю по имени. За исключением, разумеется, писем к родственникам, которые старше вас. Тогда следует писать что-то вроде, к примеру, «Здравствуй, бабушка #» или «Привет, дядюшка #».

1. Начните само письмо. Отступите две строки от приветствия.

• • Если вы пишете личное письмо, что начнете с вопроса о делах, здоровье и всем таком.Вариантов много, от формальных до не очень, так что выбирайте на свой вкус.
  • Если же вы пишете деловое письмо, то переходите прямо к делу. Время — деньги, а тратить время получателя вы не хотите, ведь так?

1. Подумайте, о чем нужно написать.

• • Основная цель письма — общение, коммуникация, обмен информацией. Поэтому спросите себя — какую информацию должен узнать из письма получатель, о чем нужно ему рассказать. О новых ценах про товары? О том, что вы скучаете о нем? О том, что благодарите за подарок на день рождения? Какой бы тема ни была, помните о задаче письма: обмен информацией.

1. Правильно завершите письмо. Таким образом, вы сможете прилично попрощаться с получателем письма. Отступите две строки от последнего абзаца и напишите подходящее выражение вежливости, которым оканчивают письма.

• • Для формальных писем подойдут такие варианты, как «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».
  • Для полуформальных писем подойдут более короткие версии формальных формул вежливости.
  • Для неформальных писем сгодятся такие формулы вежливости, как «С любовью», «Твоя/ая» и так далее.
  • Если есть желание, то в формальных письмах можно использовать старомодные формулы вежливости (или же если вы пишите письмо близкому другу, который сумеет оценить). Для этого вставьте формулу в последнее предложение. Затем, отступив две строки, напишите что-то вроде «Искренне ваш/ваша/твой/твоя». Тут можно проявить немного креативности и создать действительно уникальную концовку письма.

1. Подпишитесь. То, какой должна быть подпись, определяется самим письмом.

• • Формальное напечатанное письмо: оставьте четыре строки между формулой вежливости и вашим напечатанным именем, и распишитесь между ними от руки черными или синими чернилами.
  • В формальном письме можно подписываться, используя тот или иной титул учтивости.
  • Полуформальное письмо: вы можете подписаться именем, можете — полным именем и фамилией. Кроме того, вы можете напечатать и подписать ваше письмо, или просто подписать его.

Образец письма

Оценивание письма

Письмо оценивается по четырем критериям:

• решение коммуникативной задачи,
• организация текста,
• лексико-грамматическое оформление высказывания,
• орфография и пунктуация.

Письмо оценивается высоким баллом, если:

• даны полные и точные ответы на три заданных в письме-стимуле вопроса;
• правильно выбрано стилевое оформление речи с учетом цели высказывания и адресата (обращение, завершающая фраза, подпись);
• соблюдены принятые в языке нормы вежливости (в частности, есть благодарность за полученное письмо, упоминание о предыдущих контактах, выражена надежда на будущие контакты).

Конкурс сочинений

Об этой статье

Была ли эта статья полезной?

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Деловое письмо – один из основных инструментов коммуникации в любом бизнесе. Если оно хорошо написано, поможет создать положительное впечатление о компании. Если же плохо – может испортить отношение потенциальных партнеров и даже разрушить всю вашу репутацию.

Нормативная база

“ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система норм по информации, библиотечно-издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утв. Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17/10/ 2013)

«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система норм по информации, библиотековедению и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016)

Что представляет собой?

Деловое письмо – официальная корреспонденция, которую пишет одна компания в адрес другой. Цель обращения может быть разной – предложение заключить договор, приглашение на мероприятие, уведомление о чем-то, запрос на получение информации и прочее. Каждое пишется в определенном формате, может затрагивать одну или несколько тем, если они взаимосвязаны.

По форме деловая корреспонденция бывает:

• Бумажной. Используются бланки организаций установленного образца. Требуют заполнения классической шапки, указав имена, должности, а иногда даже контакты адресата и адресата. При письме устанавливаются поля: справа – не менее 1,5 см; слева – от 3 см (с учетом заднего предлежания). Шрифт для букв обычно выбирают размером Times New Roman 12 или 14.
• Электронной. Составляется на компьютере. Если в деловых письмах, написанных на бумаге, подпись отправителя обычно ставится, то в цифровом достаточно в конце указать личные данные (ФИО) и должность. Также отсутствует стандартная часть с именами, адресами, должностями. В современном мире этот формат зарекомендовал себя как более функциональный и быстрый. Кроме того, он позволяет без труда подать необходимое количество дополнительных файлов, а также имеет такую ​​же юридическую силу, как и бумажные аналоги.
• Бумажной, но отправленной в электронном формате. Бланк компании не нужен для написания таких писем. С точки зрения дизайна к ним также предъявляются незначительные требования.

Виды деловых писем

Лучше всего писать деловое письмо на конкретную тему. Если вам нужно решить сразу несколько задач, рекомендуется проработать несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть следующих типов по своему содержанию:

• Сопровождение. Нужны, чтобы сообщить, куда и какие отправляются документы.

• Гарантия. Необходима для подтверждения любого обещания или соблюдения условия. Вы можете гарантировать, например, оплату работы, аренду, сроки доставки и многое другое.
• Благодарность. В последние годы используется все чаще и чаще. Демонстрирует хороший тон компании. Можно оформить на обычном бланке или на цветной бумаге с красивой полиграфией. Если выбрать последний вариант, получатель сможет его даже повесить на стенд. Пишется в свободной форме.

• Предложения о сотрудничестве. Довольно распространенный тип письма, рекламирующий услугу или товар. Такие пистма составлять достаточно сложно, приходится учитывать множество нюансов, чтобы обратили внимание и тем более всерьез заинтересовались. Но если вы сделаете это по приведенной ниже модели, у вас есть все шансы на успех.

• Приглашения. Их отправляют, предлагая участвовать в различных мероприятиях.
• Петиции, уведомления и прочее.

Как правильно писать деловые письма – этапы

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, соблюдая присущие ему правила и требования. В зависимости от поставленной задачи автор подробно анализирует содержание, чтобы получить желаемый езультат. Вы должны четко понимать, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить, а что будет нового в письме. Аргументы зависят от цели, которую преследуете.

Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание черновика письма.
• Проверка.
• Запись готового варианта.
• Отправка получателю.

Общие правила написания деловых писем

В первую очередь нужно определиться с темой письма. В этом случае действует правило: «одна тема, одна буква». Разрешается затрагивать несколько тем в одном сообщении только при наличии между ними тесной связи.

Во-вторых, вам нужно определить количество и список людей, к которым вы обращаетесь. От этого зависит форма обращения (безличное, множественное число и т.д.).

Теперь можно приступать к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ определяет около 30 различных деталей, не все из них используются на практике. Обычно набор ограничивается следующим:

• название организации;
• адрес (почтовый и/или юридический);
• ИНН, КПП;
• контактные данные (телефон, факс);
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты;
• дата написания;
• реестровый номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно вводить каждый раз в левом верхнем углу, а можно воспользоваться уже готовой формой, которая их содержит. Второй вариант предпочтительнее, потому что экономит время и снижает вероятность ошибок.

В правом верхнем углу указывается наименование организации, должность получателя и его полное имя в родительном падеже.

Далее следует заголовок письма, в котором указывается его тип или тема, за которым следует вежливое обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное «Уважаемый…» не всегда уместно (высокопоставленные чиновники, церковные служители и т д.). Если у письма нет личного получателя, его можно ограничить простым: «Добрый день!»

Структура делового письма:

• причина или цель написания;
• главная часть;
• заключение;
• слова вежливости (например: «С уважением…»);
• должность лица, подписавшего письмо;
• ФИО исполнителя;
• список приложений (если есть).

Письма допускаются как в рукописном, так и в печатном виде. В первом случае письмо, конечно же, должно быть легко читаемым (лучше всего каллиграфическим). Компьютерная печать удобна, когда нужно сделать несколько копий.

Печать организации с 2016 года не требуется (достаточно просто подписи), но все же желательно ставить ее на жалобах, предложениях и гарантийных письмах.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает выходной номер, который указывается на самом документе вместе с датой написания.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо насытить его данными, то есть поместить туда всю необходимую информацию. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание четко и лаконично отображает суть, как правило, не требует ответа от адресата. Может включатьнесколько абзацев, каждый из которых представляет один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вводной, основной и заключительной части.

Введение содержит предысторию со ссылкой на соответствующие документы, фактами, целью письма, а также название документа, ФИО автора, дату, наименование фирмы.

Ниже приведен пример того, как написать деловое письмо: его вступительная часть.

В основной части описываются ситуации, события, предлагается их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают в необходимости действовать так или иначе, рассказывают, как все прошло, сообщают о необходимости участия в том или ином событии, приводя различные доводы.

Заключение содержит выводы, которые оформляются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и т.п.

Ниже приведен пример написания делового письма, его заключительная часть. Эта часть резюмирует требование, изложенное на главной странице.

Вся предоставляемая информация должна быть оптимально последовательной и понятной для восприятия.

Каждое электронное письмо начинается с сообщения, выровненного по центру. Эта небольшая часть чрезвычайно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Положение получателя.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикетка.

Письмо должно заканчиваться вежливо. Например: “…выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (спасибо за приглашение)…”. Эти предложения сопровождаются подписью автора.

Стиль

Все письма должны быть оформлены в официально-деловом стиле, который используется, когда основными участниками отношений являются юридические лица. Корреспонденция составляется от имени руководителей и должностных лиц. Также такой стиль применяется, если отношения между сотрудниками в организации строго регламентированы, или объектом обсуждения выступает деятельность фирмы.

Информация, содержащаяся в деловом письме, должна быть:

• Официальной, безличной, подчеркивающей дистанцию ​​между участниками общения.
• Адресованной конкретному получателю.
• Актуальной на момент написания.
• Мотивированной, побуждающей адресата совершить какое-либо действие.
• Полной для принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях: лексическом, морфологическом и синтаксическом. Содержит множество специальных терминов, формул.
• Тон письма нейтральный, строгий, без использования эмоционально-экспрессивных языковых выражений.
• Отсутствие логических ошибок, ясность формулировок.
• Краткость.
• Отсутствие выражений, имеющих двойной смысл.
• Использование аббревиатур, например, ГОСТ, ООО и т.д.
• Употребление предложений в родительном и творительном падежах.
• Построение простых общих предложений.

Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ

После обращения к адресату деловое письмо должно начинаться со вступления. Оформить его можно тремя способами:

• приветствие;
• объявление того, что будет обсуждаться позже (без приветствия);
• представиться (если получатель письма вас не знает).

Приведенные в статье варианты ВВЕДЕНИЯ являются стандартными и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решить сам.

Деловое письмо может начинаться с приветствия, когда вы пишете адресату, которого уважаете или знаете. Также принято приветствовать и в других ситуациях, например, еслм это приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы имеете право решить, уместно ли это.

______ ПРИМЕР ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____

Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательство БМ выражает Вам свое искреннее уважение и предлагает Вашему вниманию уникальное предложение разместить Вашу рекламу в нашем журнале.
Из нашего телефонного разговора мы узнали, что ваша компания является единственным производителем продукции X с такими дешевыми показателями. И в данный момент позиционирование ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов является для вас очень важной задачей.
По Вашей просьбе направляю к этому письму необходимую информацию для рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом выпуске только поднимается тема: «Экономичные устройства… Гарантирующие характеристики долговечности». Мы считаем, что реклама именно в этом номере журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Приглашаем к встрече для обсуждения деталей вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для вас время.
Искренне, ……
________________________________________________________________________________

Вполне логично, что в письме-требовании должник не захочет здороваться. В этом случае можно начать деловое письмо с объявления. То есть во вступительной части письма можно кратко описать суть дела или то, о чем пойдет речь далее.

_____________ Образец письма-заявки _______________

Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» в соответствии с Договором поставки от 12.12.2018 №31-1 поставил партию офисной мебели в соответствии со счетом-фактурой №123-1 от 17.12.2018. Срок оплаты по Договору составляет десять дней с даты получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х» просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге до 20 декабря 2018 года.
В случае неуплаты в срок, в соответствии с пунктом 7.1 Договора, взимается пеня в размере 0,02% от суммы просроченной задолженности за каждый день просрочки.

Искренне,
Зайцева ИП
____________________________________________________________

Есть и другой сценарий начала делового письма: это когда адресат вас не знает. В этом случае можно просто представиться и кратко описать, кто вы и чем занимаетесь.

________Заявка на получение финансовой помощи__________________

Добрый день! Позвольте представиться, меня зовут Иван Сергеевич Ожогов. Я работают в благотворительном фонде «Подари жизнь».

Сейчас наш фонд собирает средства для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Мы искренне просим вас оказать нашему фонду посильную финансовую помощь в размере до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы недостаточно, чтобы отправить на лечение в Германию 10 больных детей.
Мы искренне благодарим вас за внимание к нашей просьбе и ваше равнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на вашу помощь в общении с гражданами нашей страны.
искренне,
_______________________________________________________________

Поблочная структура делового письма

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с реквизитов. По общему правилу их размещают в начале, в верхнем правом и левом углу листа. В левом указывается полное юридическое наименование компании, которая отправляет корреспонденцию, с формой собственности, адресом, телефоном, сайтом, ИНН и ОГРН.

Данные получателя (recipient) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название организации, ФИО и адрес, куда будет отправлено письмо. Они пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Важно четко прописывать цифры. Особенно важно при длинной деловой переписке: по датам можно узнать порядок сообщений и структурировать их. Пишется перед заголовком, ближе к правому краю страницы.

Этап 2. Вступление в письме

Должно быть написано максимально информативно. Прочитав «вступление», адресат уже должен понимать, что вы от него хотите, и примерно представлять основное содержание.

Введение состоит из нескольких элементов:

1.Заголовок

Основной раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем речь. Или как важно для него прочитать это.

При написании заголовка следует:

1. Поддерживать деловой стиль.
2. Использовать короткое название фирмы.
3. Выделить основную мысль.
4. Показать получателю, что это важное для него письмо.

С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Примеры для разных типов деловых писем:

• О поставке новой партии мобильных телефонов.
• Поздравляем с новой должностью!
• Заявление о качестве продукции ООО «Эдельвейс”.
• Предложение о сотрудничестве ЗАО “Лес”. Список преимуществ компании.

2. Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Она не только соблюдает формальности, но и покоряет читателя, приковывает его внимание. Поэтому на него нужно потратить много времени, чтобы не ошибиться при написании.

Обращение почти всегда становится началом письма. Как правило, оно размещается в центре строки и начинается с заглавной буквы.

Любое обращение должно начинаться со слова «Уважаемый(ые)». Выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимого», «дорогого» и других, используемых в личной переписке.

Встречаются также формы слова «Уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение направлено к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо области.

Его можно использовать со следующими словами:

1. “Мистер, Миссис”. Обращает внимание на статус получателя. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется с фамилией. Пример: «Уважаемая Миссис Потапкина!».
2. Имя. Подчеркивает дистанцию ​​между получателем и получателем. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!».
3. Должность. Употребляется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, нужно писать «гражданин».
4. Коллективное обращение. Допустимо в том случае, если получателем является группа лиц. Тогда используется название команды или просто профессии, статуса. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!».

Сокращения недопустимы! Не должно быть инициалов, неполных заголовков/названий.

Также в деловой переписке, если она адресуется одному лицу, местоимение «Вы» принято писать с большой буквы (заглавной) в знак уважения. Если же письмо рассылается сразу большому количеству людей, тогда пишется со строчной.

Есть несколько важных моментов, о которых следует помнить:

1. Приветствие только в двух формах – «Здравствуйте» или «Добрый день». Никакие другие не должны использоваться. Необходимо добавлять имя, например, «Добрый вечер, Александр!».
2. Имя писать в полной форме. Сокращенной могут называться только самые близкие коллеги и соратники. Например, нельзя обращаться «Настя» вместо «Анастасия».
3. Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, дорогой покупатель!».
4. Желательно не обращаться в письме на «ты».
5. По возможности лучше использовать имя вместе с отчеством, если оно известно.

Вы также должны помнить о знаках препинания. В конце обращения удобно ставить восклицательный знак, а не точку. Это покажет, насколько важно отправленное письмо. Точка придаст ему повседневный характер.

3.Преамбула

В этой части делового письма содержится суть сообщения. Здесь адресат расписывает свои мотивы, цели, напоминания, а также указывает конкретику:

• даты;
• факты;
• документацию;
• соглашения;
• ссылки на другие обращения, законы и т.д.

Преамбула оформлена формально с помощью вводных слов и словосочетаний «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «сообщаем, что… «, «доводим до вашего сведения…» и другие.

Преамбула может быть короткой (буквально пара предложений) или длинной (до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно нужно использовать.

Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком):

О поставке мобильных телефонов

Уважаемая госпожа Потапкина!

Настоящим письмом считаем необходимым сообщить Вам, что согласно договору от 20.06.2020 Вы обязаны отозвать со склада новую партию мобильных телефонов в срок не более 30 дней с даты поставки.

Этап 3. Основная часть письма

В основной части делового письма подробно и аргументированно описывается цель написания. Запрос, требование или информация даются целиком, чтобы донести до адресата суть. Как правило, в теле документа отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

Например, сообщая о мероприятии (выставке, презентации и т д.), подчеркните, что посещение мероприятия желательно по той или иной причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинение, уверенность в быстром ответе. Пример: «Мы рассчитываем на вашу помощь по этой теме». Здесь же обычно пишут предложения или вопросы получателю.

На что обращать внимание при составлении письма?

В первую очередь на грамотность. Письмо с ошибкой создает неприятное впечатление у получателя, и вероятность последующего ответа сильно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить больше минуты на чтение такого рода переписки. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Текст должен быть структурирован короткими абзацами, абзацами и т д., чтобы его было легче читать и понимать его смысл.

Поля обязательны. Обычно остается 3 см слева и 1,5 см справа.

В соответствии со сложившейся практикой такая корреспонденция ведется шрифтом Times New Roman 12 размера с одинарным интервалом.

Чего нельзя допускать в деловом письме?

Вне зависимости от продолжительности общения с адресатом недопустим легкомысленный или развязный тон. Но писем, переполненных общеупотребительными разговорными клише (а также слишком сухими), также следует избегать.

Сложные словесные конструкции, трудные для восприятия читателем, нежелательны. Обилие ограниченной и специализированной терминологии также не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае его использование не допускается. Эмоциональные оценки также не уместны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. Он не должен содержать аббревиатур.

Всегда следует помнить, что во многих случаях такие письма носят официальный характер, а в определенных ситуациях могут даже иметь юридические последствия.

Как отправить письмо?

Существует несколько способов отправки делового письма. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить оценку по чтению не всегда удобно. Остается только попросить подтвердить получение телефонным звонком.
2. По факсу или через мессенджер. Метод приемлем, но при наличии доверительных отношений, позволяющих осуществлять такие контакты.
3. Почта России. Таким способом обычно отправляются оригиналы документов и вообще корреспонденция с подписями и живыми печатями. Предпочтительнее посылать заказным письмом с уведомлением о вручении. Вы можете контролировать процесс доставки и получите соответствующее оповещение. Недостатком является долгое время доставки писем.

Установлены ли сроки для ответа?

Время ответа и необходимость в нем зависят от типа коммерческого документа, например:

• если он носит информационный характер, то допустимо оставить его без ответа;
• если это приглашение, то ответ на него должен быть отправлен, срок зависит от даты мероприятия;
• если получена претензия, то отрегаировать нужно в указанные в ней сроки.

Самые распространенные ошибки деловых писем

• Не приветствовать. Да, тысячи образованных людей почему-то забывают поздороваться, начав письмо со слов «Уважаемый(ые)…» Конечно, приятно, когда тебя уважают, но простое человеческое приветствие никто не отменял.
• Неграмотно доносить мысли. Нельзя перескакивать с одного на другое. Научитесь формулировать мысли, а если нет времени, наймите редакторов и журналистов, они обязательно вам помогут.
• Говорить сухим и безжизненным языком. Все эти “учитывая”, “по возможности” оставьте чиновникам: в жизни вы так не выражаетесь, так зачем адресату читать такое? Пожалейте человека, пишите как можно проще!
• Скатываться к фамильярности. Деловая переписка бывает двух стилей: личной и официальной. В личном вы общаетесь от первого лица, то есть «Я, Вася Пупкин, предлагаю Вам…». В формальных личные местоимения заменяются нейтральным «Компания «Рога и Копыта» предлагает вам…”. Какой стиль вам наиболее близок и насколько он соотносится со сферой деятельности вашего получателя – решать вам. Если ваш партнер молодой и модный человек, смело пишите от первого лица. Если вам необходимо общение с государственные органы, лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально.
• Не обосновывать обращение. Можно сто раз говорить, какое выгодное предложение и какая у вас классная идея, но есть ли в этом смысл без доказательств? Конечно же, нет! Предприниматели привыкли оперировать фактами, уже давно никто не верит красивым словам.
• Ошибки, пропуски, неаккуратная верстка (другой шрифт, без пробелов) – без комментариев.
• Чрезмерное использование жаргона. Даже если вы и ваш реципиент работаете в одной сфере и используете специальный профессиональный жаргон, осторожно используйте специфические выражения. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять значение некоторых слов.

Как не надо и как надо. Реальный пример

Издатель Павел Молянов недавно провел конкурс среди подписчиков своей группы во «ВКонтакте» под названием «Высший редактор”.

Суть проста: Павел получил электронное письмо от банка, он попросил читателей отредактировать его. Вот письмо в исходном виде:

«Тема: Обязательно к прочтению! Изменение тарифа с 07.11.2017

Уважаемый покупатель! Сообщаем Вам, что с 07 ноября 2017 года Банк вносит изменения в «Величину комиссий операционных офисов Банка за оказание услуг юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам, занимающимся частной практикой в ​​порядке, установленном законодательством». Российской Федерации».

За более подробной информацией обращайтесь в операционные офисы Банка или посетите сайт Банка www.rncb.ru».

Павел назвал его ужасным во всех отношениях и предложил подписчикам написать свой вариант — информативно, понятно, без бреда. Ребята предлагали разные варианты, но, по словам Павла, выиграли два.

Первая версия Алины:

«Тема: Банк. С 7 ноября новые тарифы на обслуживание

Здравствуйте, Павел С 7 ноября 2017 года начинают действовать новые тарифы на обслуживание ИП: вот сумма. Подробнее о новых тарифах можно узнать на нашем сайте (далее – ссылка на сайт).Если что-то непонятно, задайте вопрос в ответном письме, позвоните своему персональному менеджеру (номер телефона по которому кликабельно) или свяжитесь с любым Офис банка. Адреса офисов, расположенных в вашем городе: список адресов.

Спасибо, что выбрали наш банк. Иван Иваныч, специалист финансового отдела”.

Автор этой версии специально указал, сколько теперь должен заплатить заказчик. Вам больше не нужно переходить по ссылке неизвестно куда – вся необходимая информация есть в письме. Но если вы хотите прочитать больше, ссылка также доступна. Автор этой опции сэкономил время клиентов и избавил их от блужданий по сайту.

«Если бы я писал письмо сам, то написал бы почти то же самое», — говорит Павел.

Другая подписчица, Ольга, написала более шутливую версию, в которой, впрочем, есть все необходимое:

«Здравствуйте, это ваш банк. Раньше мы обслуживали вас по 700 рублей, а с 7 ноября будем обслуживать вас по 800. Цомк-цомк”.

Также Ольга указала конкретные цифры: сколько именно она должна заплатить сейчас. Но в вашем варианте нет ссылок – если человек хочет почитать о других тарифных планах, ему некуда идти. «Цомк-цомк» — лично для меня забавная подпись, но серьезные парни могут ее не оценить», — сказал Павел.

Общий смысл понятен, правда? Первоначальная версия собрала почти все предыдущие ошибки. Варианты простых девушек из ВК оказались гораздо проще и понятнее для восприятия, а еще полезнее для адресата.

Подводя итоги

Подводя итог всему вышесказанному, идеальное деловое письмо должно выглядеть так:

Как вам статья?

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Любое деловое
письмо должно быть четко структурировано.
Ясная структура имеет следующие
преимущества: экономия времени отправителя
и адресата; гарантия прочтения письма
адресатом и правильное понимание его
сути; гарантированность получение
вразумительного, четкого ответа.

Стандартное деловое
письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение. 2.
Преамбула. 3. Основной текст. 4. Заключение.
5. Подпись. 6. Приложения. Дадим краткую
характеристику каждому элементу.

Обращение.
Находится
в «шапке» письма и содержит должность
и ФИО адресата. Для официальной деловой
переписки стандартным считается
обращение «Уважаемый», которое пишут
с большой буквы и по центру листа. А
дальше масса вариантов в зависимости
от того, что пишут и кому. В России принято
обращаться по имени и отчеству, в
компаниях с западной корпоративной
культурой – просто по имени. Если Вы
знаете партнера лично, можете обратиться
так: «Уважаемый Андрей Петрович», не
знаете – «Уважаемый господин Смирнов».
Кстати, в обращении к человеку слово
«господин» сокращать до «г-н» нельзя.
И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый
господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей
Петрович», либо «господин Смирнов».
Запомните, обращение «Дамы и господа»
является светским, и его лучше использовать,
скажем, для приглашения на открытие
модного салона. Если же Вы приглашаете
на деловую презентацию, то по сложившейся
практике используется общее для всех
обращение «Уважаемые господа». В данном
случае неважно, что в этой организации
работают и женщины.

Преамбула.
Первый абзац
письма, в котором изложены причина,
побудившая Вас его написать, и его цель.
Прочтя преамбулу, адресат должен понять
суть письма.

Основной текст.
Далее в двух
– четырех абзацах должна быть изложена
ситуация, выражены ваши мысли и чувства
по этому поводу и озвучена просьба о
конкретных действиях либо предложен
Ваш вариант разрешения вопроса.

Заключение.
Необходимо
для краткого подведения итогов всего
написанного и логичного завершения
письма.

Подпись. Письмо
завершается подписью (должность + ФИО)
адресанта, которую предваряет стандартная
вежливая форма «С уважением». Возможны
варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой
на продуктивное сотрудничество», «С
благодарностью за сотрудничество» и
т.п.

При подписании
письма важно учесть ранг адресата и
адресанта. Письмо на имя генерального
директора должен подписывать также
генеральный директор или, как минимум,
его заместитель. При этом подпись должна
соответствовать её расшифровке: ситуация,
когда заместитель директора ставит
косую черту рядом с фамилией директора
и подписывается своим именем, недопустима.

Приложения.
Приложения
являются необязательным дополнением
к основному тексту письма и поэтому
оформляются на отдельных листах –
каждое приложение на своем листе.
Какие-либо правила их написания
отсутствуют.

4. Требования к оформлению деловых писем

Помимо структуры
еще одной важной составляющей грамотного
делового письма является его аккуратное
оформление. Деловое письмо должно иметь
следующие реквизиты: 1. Дата. 2. Номер.
3. Ссылка на дату и номер полученного
письма. 4. Адресат. 5. Заголовок (отвечающий
на вопрос о
чем письмо?
6. Текст. 7. Отметка о наличии приложений.
8. Подпись. 9. Отметка об исполнителе.

Деловое письмо
должно быть оформлено на официальном
бланке
организации. В колонтитулах бланка
должна содержаться следующая информация:
название организации, физический адрес
организации, телефон и факс, web-сайт и
e-mail. Также на бланке могут быть отражены
реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет
адресату быстро узнать отправителя и
направить ответное письмо на правильный
адрес.

Деловое письмо
обязательно должно иметь поля:
слева – около трёх сантиметров, справа
– около полутора. Советуем Вам пользоваться
стандартными формами Microsoft Word. Поля
необходимы для возможных заметок,
которые будет делать адресат, а также
для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный
номер письма,
включающий в себя дату подписания письма
руководителем, необходим для Вашего же
удобства. Например, Вы решили отправить
письмо в другую организацию и не присвоили
ему дату и номер. А если эта компания
получает несколько тысяч писем в день,
как Вы будете отслеживать судьбу своего
послания? Обычно ищут по дате и номеру.
Особенно это актуально для государственных
учреждений. Письмо-ответ помимо
собственного исходящего номера должно
также содержать информацию о номере
входящего письма, ответом на которое
оно является. Регистрационный номер
ставится в верхнем левом углу письма.
Естественно, что в любой организации
входящие и исходящие письма должны
аккуратно регистрироваться.

Шапка письма,
содержащая обращение к адресату,
размещается чуть ниже регистрационного
номера и обычно оформляется следующим
образом: должность и ФИО адресата пишутся
в верхнем правом углу письма. Непосредственно
обращение оформляется по центру письма.
Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Шрифт
письма принципиальным образом влияет
на его восприятие адресатом. Шрифт не
должен быть слишком мелким или слишком
крупным. Стандартной практикой является
использование шрифта Times New Roman с 12-м
размером кегля и единичным интервалом
между строками. Но если Вам известно,
что у адресата плохое зрение, проявите
заботу – увеличьте шрифт письма. К
выбору шрифта писем личной деловой
переписки (приглашения, поздравления,
соболезнования и т.п.) можно подойти
более творчески.

Информация об
исполнителе
должна обязательно содержаться во всех
деловых письмах, которые подписывают
топ-менеджеры компании и руководители
подразделений. Это позволит адресату
быстро найти конкретного специалиста,
отвечающего за решение вопроса в
компании-отправителе.

Информация об
исполнителе должна содержать его ФИО
(желательно полностью, иначе Вашему
адресату будет сложно начинать телефонный
разговор, который может потребоваться
для выяснения дополнительной информации)
и номер контактного телефона – рабочего
или мобильного. Также желательно указать
адрес электронной почты.

Информация об
исполнителе пишется в самом конце письма
после подписи. Кегль его шрифта должен
быть на одну или две единицы меньше
шрифта основного текста письма.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.