Как написать письмо информирование

Информационное письмо — это деловое письмо, которое содержит официальную информацию о событиях и изменениях в компании или отрасли. Например, уведомляет о смене реквизитов, изменении условий договора или предстоящем мероприятии. Также информационные письма используют в email-рассылках, чтобы сообщить подписчикам о неких фактах или новостях.

Информационные письма обычно составляют в бумажном виде, каждому документу присваивают номер и заверяют подписью руководителя. Однако бумажные письма идут долго, поэтому для оперативного информирования партнеров и клиентов нередко используют электронные версии таких писем.

Для информационных писем разрабатывают шаблоны в фирменном стиле компании или по рекомендациям ГОСТа.

Задачи информационного письма

Информационные письма рассылают как частные компании, так и государственные органы. В комплексе маркетинга такие сообщения решают несколько задач.

Информируют о фактах и событиях. Сообщают адресату важные новости, уведомляют об изменениях в работе компании, отрасли.

Формируют образ и имидж компании в представлении партнеров и потребителей. Раскрывают позицию бренда по актуальным вопросам, подтверждают статус эксперта и лидера в отрасли.

Напоминают о продукте или компании. Помогают поддерживать контакт с потребителями или подписчиками, регулярно появляться в информационном поле аудитории.

Привлекают пользователей на сайт. Вызывают интерес у читателей, мотивируют перейти по ссылке в поисках информации о продукте или компании.

Рекламная рассылка открыто продвигает товары или услуги компании и призывает читателя к действию.

Информационная рассылка сообщает адресату важную информацию о событиях и фактах, не мотивирует получателя к активным действиям, а продукты компании продвигает косвенно.

Виды информационных писем

В зависимости от содержания и цели рассылки выделяют уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламно-информационные письма.

Уведомление

Сообщает о событиях, фактах, изменениях.

Поводы для отправки письма-уведомления:

• новые реквизиты;
• изменение статуса организации;
• смена руководителя или обслуживающего менеджера;
• обновление прайса;
• изменения в условиях работы;
• увеличение сроков выполнения работ, задержка отгрузки;
• вступление в силу закона или приказа;
• проведение мероприятия.

Расскажите о событии или факте, поясните, как они повлияют на работу компании. Напишите, нужно ли адресату предпринять действия в связи с изменениями.

К некоторым видам информационных писем предъявляются особые требования. Например, уведомление о смене реквизитов является официальным документом, который компания обязана своевременно составить и отправить партнерам.

Информационное письмо о смене реквизитов должно содержать полное наименование и контакты организации, дату составления, исходящий номер по внутреннему документообороту, сообщение о изменениях, новые реквизиты и дату, с которой они действуют. Оно рассылается в двух форматах. В электронной виде, чтобы сообщение оперативно дошло до адресата. В бумажной форме заказным отправлением, чтобы получить уведомление о вручении.

Уведомление о смене банковских реквизитов. Источник

Напоминание

Побуждает получателя выполнить определенные действия или обязательства по договору.  Такое письмо напоминает адресату:

• об оплате задолженности;
• о списании средств по подписке;
• о предоставлении документов;
• о товарах, оставленных в корзине;
• о сроках начала или завершения проекта;
• о мероприятии, на которое зарегистрировался или купил билет подписчик.

Укажите ссылку на пункт договора или иной документ, в котором прописаны условия сделки. Сообщите, какие действия компания предпримет, если адресат не выполнит обязательства. Например, приостановит обслуживание, ограничит доступ к учетной записи, увеличит срок доставки.

Подтверждение

Закрепляет достигнутые договоренности и подтверждает, что некое событие произошло. Например:

• поступила оплата;
• товар отгружен или получен;
• начались работы;
• получены документы;
• достигнуто согласие на условия сделки.

В email-маркетинге письма-подтверждения, которые отправляются в ответ на действия пользователя, называются транзакционными.

Заявление

Раскрывает позицию отправителя по конкретному вопросу. Письмо-заявление используют при расторжении или изменении условий договора. Оно составляется в электронном виде для оперативного уведомления партнеров и бумажном варианте как официальный документ.

Опишите ситуацию и причины, которые к ней привели. Сообщите о возможных путях решения вопроса, о том, какие действия планируете предпринять.

Рекламно-информационное

Рассказывает о товарах или услугах компании. Рекламно-информационная рассылка не призывает купить и не продвигает продукт открыто, а сообщает факты. Такое сообщение может содержать:

• анонс концерта или фильма;
• новость о расширении ассортимента, новой услуге или товаре;
• приглашение к сотрудничеству, условия сделки.

Тон рекламно-информационной рассылки сдержанный и официальный. Акцент делают на фактах, интересных новостях и пользе для читателя. Для отправки рекламно-информационной рассылки необходимо получить согласие адресата.

Как составить информационное письмо

Информационные письма можно разделить на три группы. Официальные письма от имени организаций обычно составляют в бумажной форме по шаблону согласно ГОСТу.

Деловая переписка с партнерами ведется в свободной форме в соответствии с правилами делового письма и бизнес-этикета.

Email-рассылки информационного характера оформляются в фирменном стиле компании.

Общие принципы

Несколько рекомендации по составлению любых информационных писем:

• Придерживайтесь официального, эмоционально-сдержанного тона повествования.
• Избегайте просторечных выражений, профессионального жаргона и красочных эпитетов.
• Структурируйте текст, делите информацию на смысловые блоки.
• Пишите кратко и ёмко. Хорошее письмо содержит всю существенную информацию по вопросу и не нуждается в дополнении.
• Перед отправкой проверьте текст на орфографические и пунктуационные ошибки.

Официальное информационное письмо

Официальные письма от имени организаций составляют на бумаге или в электронной форме и оформляют по шаблону.

Стандарты содержания и оформления документации описывает ГОСТ, например:

• наличие реквизитов, названия и логотипа организации;
• даты и регистрационного номера документа;
• данных адресата;
• подписи и контактов отправителя.

Также ГОСТ содержит стандарты форматирования текста и даёт другие рекомендации.

Исполнение ГОСТа носит рекомендательный характер. Компания может самостоятельно разработать шаблон письма.

Электронное информационное письмо

Информационное письмо для email-рассылки составляется по тем же принципам, что и бумажное. Его можно оформить в фирменном стиле или как простой текст. Привлекательный дизайн подчеркнет статус и усилит профессиональный имидж компании.

• Сформулируйте тему, которая раскрывает суть сообщения. Сообщение с темой: «Информационное письмо», пользователь вероятно посчитает формальным и не откроет.
• Обратитесь к адресату в вежливой форме: «Уважаемые партнеры», «Уважаемая Федорова Ольга Ивановна». Персонализированное обращение в рассылке повышает степень доверия и лояльности к отправителю.
• Изложите кратко и последовательно содержание сообщения. Поясните, кому, зачем и почему отправлено письмо. Сформулируйте вывод, предложение или просьбу, с которой обращаетесь к адресату.
• В заключении укажите название компании и контактные данные отправителя, если это необходимо. Новости о крупных изменениях в политике компании часто рассылаются от имени основателей и руководителей.
• Используйте в оформлении фирменный стиль или корпоративные цвета.
• Проверьте правильно ли отображается верстка в браузерах и на разных устройствах.

Компания может сверстать email с помощью дизайнеров или воспользоваться готовыми решениями. Например, в Unisender есть набор типовых и универсальных шаблонов, которые подходят для информационных писем.

Чтобы создать email на основе шаблона, нужно просто заменить текст в примере на свой. Затем изменить цвета на фирменные и при необходимости добавить изображения. В любом шаблоне можно добавлять или удалять блоки, чтобы адаптировать его под цели и задачи конкретного письма.

Главные мысли

Информационное письмо – это часть делового общения, которая используется в email-маркетинге. С его помощью можно уведомить адресата о важных событиях, например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах и прочем.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить информационное письмо, что оно в себя включает и чем может быть полезно для подписчиков рассылки.

Цель информационного письма

Основная цель информационного письма в корпоративной среде – рассказать о недавних изменениях. Вот что в него может входить:

• оповещение партнеров или сотрудников об изменениях внутри компании;
• напоминание контрагентам об исполнении обязательств по договору;
• информирование клиента о новых поступлениях или внедрении дополнительных услуг.

Подобная рассылка не призывает подписчика выполнить какое-либо действие, как, например, это происходит в продающем письме. Важно рассказать об изменениях и донести информацию до пользователей.

Размер информационного письма может разниться – от пары предложений до нескольких тысяч знаков. В таком письме, как правило, есть подпись руководителя или ответственного лица, при этом в массовых рассылках ручная подпись может быть опущена.

В большинстве случаев письма такого рода оформляют по шаблону, в содержании могут быть использованы цитаты из официальной документации. А само содержание включает в себя фотографии, документы, таблицы и/или pdf-файлы.

Вот один из примеров бумажного информационного письма:

В email-маркетинге такие письма могут быть оформлены совершенно иначе – с инфографикой и прочими дизайнерскими элементами. Их цель – привлечь новых клиентов и удержать постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей и вебинаров, информация о товарах или услугах.

В целом, четкое определение информационного письма в подобных рассылках отсутствует. Чаще всего такие письма считают контентными рассылками, которые несут полезную информацию для пользователя.

Вот один из примеров такого письма:

В отличие от корпоративной среды, в email-маркетинге могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.

Разновидности информационного письма

Принято выделять 5 основных разновидностей информационного письма: письмо-уведомление, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-заявление, рекламно-информационное письмо. Давайте остановимся на каждом и посмотрим, чем они отличаются друг от друга.

Письмо-уведомление

Такой формат писем уведомляет адресата о каких-либо изменениях или нововведениях. Например, Почта России рассылает подписчикам письма о том, что их ожидает посылка в пункте выдачи, а также предлагает получить посылку двумя способами: самостоятельно или с доставкой на дом.

Что касается официального письма, уведомление может поступить в виде документа с датой и подписями. Вот, например, одно из писем исследовательского института:

Письмо-напоминание

Данный тип рассылки напоминает пользователям о каком-либо действии, которое им необходимо совершить. Например, если человек подписался на мастер-класс, то перед его началом пользователю придет напоминание.

В корпоративной среде это может быть напоминание об оплате услуг. Выглядеть это может так:

Письмо-подтверждение

Подобные письма подтверждают какое-либо действие. Например, вы зашли в интернет-магазин и сделали заказ – в ответ получили письмо, что ваша покупка оформлена и находится в процессе обработки.

Вот так информирует своих клиентов СберМаркет:

Если речь идет о заключении договора между двумя компаниями, то бумажное письмо может быть оформлено следующим образом:

Письмо-заявление

Если вы планируете изменить условия в договоре, то используйте данный тип рассылки.

Вот пример письма-заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника:

Рекламно-информационное письмо

Такой формат писем похож на коммерческое предложение, которое направлено на конкретного потребителя и предполагает получение отдачи. В подобных рассылках можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.

Один из примеров письма рекламного характера:

В корпоративной среде таких письма могут информировать адресата об услугах и возможностях компании:

Как написать информационное письмо

Правила оформления информационного письма в корпоративном формате и в виде маркетинговой email-рассылки сильно отличаются. В первом случае потребуется соблюдать правила оформления документа, а во втором – не обойтись без хорошей визуальной начинки.

Письмо в корпоративной среде

Как вы уже могли заметить выше, все письма такого формата плюс-минус похожи, так как используют одинаковые правила. Вот что следует учитывать исходя из ГОСТа:

• Обязательное наличие полей. По правому краю должны быть поля в 20 мм., а по левому, верхнему и снизу – 10 мм.
• Выравнивание по ширине. Если в веб-дизайне такой вариант практически не используется, то в случае с корпоративными письмами без этого вовсе не обойтись.
• Отступы. Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
• Наименование разделов. Если в вашем письме предусмотрены разделы, то отцентрируйте их по ширине.
• Межстрочный интервал. Добавьте ко всему документу одинаковый межстрочный интервал: 1-1,5.
• Нумерация страниц. Если ваше письмо содержит несколько страниц, то проставьте нумерацию.
• Шрифты. Используйте исключительно один из этих шрифтов: Times New Roman размером 13/14 или Arial размером 12/13. В таблицах можно уменьшить размер до 9/10 пунктов.

Когда письмо будет готово, обязательно проверьте его на наличие пунктуационных и орфографических ошибок. Прочитайте его несколько раз, можно вслух. Если при прочтении вы будете делать неуместные паузы, то в таких местах формулировку лучше изменить.

При отправке письма учитывайте его тему – постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Также не забывайте про подпись.

Письмо в email-маркетинге

Чаще всего информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно – подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании.

Информационные письма могут не содержать call to action – призыва к действию, направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Работает это следующим образом: подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

Вот пример одной из таких рассылок:

Один из самых важных аспектов в таких рассылках – это общая стилистика. Придерживайтесь своего брендбука, а если его нет, то используйте те же цвета, что есть в логотипе и других элементах, олицетворяющих ваш бизнес.

Кажется, что создать такое письмо – это довольно емкая и трудная задача, но с приходом специальных сервисов ее может решить каждый пользователь. Вы можете использовать готовые шаблоны либо настраивать свои собственные, без привлечения каких-либо специалистов.

Например, на платформе Cheapsender доступен собственный конструктор писем, с помощью которого можно оформить любое информационное письмо. Работает это следующим образом:

1. Регистрируемся на сервисе, подтверждаем почту и получаем доступ к аккаунту. В нем выбираем «Создать рассылку» и нажимаем «Создать шаблон».
2. Далее мы можем пойти двумя путями – создать шаблон с помощью конструктора либо через HTML-редактор. Для обычных пользователей подойдет первый вариант – в нем можно создать контент простым перетаскиванием элементов и настроить всю визуальную составляющую.
3. Вот так выглядит сам конструктор. Все интуитивно понятно – проблем возникнуть не должно. Обратите внимание на то, что есть отдельная настройка для мобильной версии письма.

Вот так быстро можно создать информационное письмо в Cheapsender. После создания шаблона останется импортировать подписчиков в сервис, и можно запускать рассылку.

Заключение

Сегодня мы затронули тему информационных писем в корпоративном варианте и email-рассылках. В первом случае уделяйте особое внимание оформлению документа. В email-маркетинге же основное правило – наполнение письма должно соответствовать целевой аудитории и отражать брендбук компании.

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

• подчиненным;
• коллегам;
• партнерам;
• клиентам;
• потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

Поделиться ссылкой:

Образец уведомительного письма различных типов

Письмо – это один из основных элементов деловой этики. Чаще всего направляемые письма имеют информационный или уведомительный характер. Они позволяют регулировать отношения между сторонами, а в сфере предпринимательства являются частью договоренности. Уведомления используются даже в качестве доказательной базы в судебных делах. Используемый образец уведомительного письма будет зависеть от ситуации, в которой применяется бумага.

Определение и значение уведомления

Под уведомительным письмом подразумевается письмо, которое направляется для информирования лица о каком-то событии или предстоящем действии. Используются уведомления в трудовой, правовой, хозяйственной и других деятельностях.

Является отличным документом от претензии, так как в письме не имеется каких-либо требований, кроме исключительных ситуаций. Акт и письмо отличаются способами составления.

Правила составления

Не существует определенной формы для составления уведомительного письма, но существуют общие правила, которых необходимо придерживаться:

• для составления используется бланк организации
• в письме должны иметься приложения, поясняющие описываемую ситуацию
• должна иметься подпись руководителя компании-отправителя

В уведомлении в обязательном порядке должна иметься следующая информация:

• данные адресата
• данные отправителя
• данные организации, от имени которой осуществляется обращение
• дата и номер документа
• заголовок документа
• основной текст уведомления
• подпись составителя и его контактные данные
• подпись руководителя организации или ответственного лица

А содержание письма будет напрямую зависеть от вида и цели. Так письма для уведомления включают в себя информацию только относительно того, что будет ценно для адресата. Из-за этого размер уведомления сильно изменяется, в одной ситуации для лица письмо может расположиться на одном листе, а для другого – на нескольких.

Также существует еще два вида писем: сообщения и извещения. Первые используются для сообщения фактов. Вторые – для сообщения о проведении публичных мероприятий.

Нюансы составления

При составлении уведомлений, имеются нюансы, проявляемые только у этого вида писем. Письма-уведомления имеют следующие особенности:

• названием такого документа может быть только «Уведомление»
• основная часть письма разделяется на две части: причина составления и выводы или предложения
• прикладываются документы, которые необходимы для обоснования текста уведомления, указание списка приложений приводится в конце бумаги и начинается со слова «Приложения», после чего ставится двоеточие и начинается перечисление с указанием количества
• отметка об исполнителе с указанием его данных, включая место работы

Нюансы составления будут определяться в зависимости от ситуации, когда используется такой вид письма.

При составлении документа о наличии задолженности к документу применяются следующие особенности:

• адресатом является руководитель компании с задолженностью
• способ отправки должен подразумевать возможность отчетности о получении (поэтому передается лично в руки должнику или отправляется почтовым письмом с уведомлением)
• письмо отправляется должнику на первый день после окончания срока погашения ссуды
• вместе с уведомлением отправляется акт сверки

При составлении уведомления об увольнении сотрудника, к документу применяются следующие особенности:

• вручается только под роспись
• при отказе от получения составляется акт в присутствии свидетелей, оставляющих свои подписи в новом документе
• указывается основание для увольнения

Видео об уведомлении от коллекторов:

При составлении уведомления о перепланировке помещения, к документу применяются следующие особенности:

• является обязательным
• этот документ – основание для проведения проверки указанного списка работ и их квалификации
• составляется в произвольной форме, но обязательно должна включаться информация относительно объекта, который будет перепланирован

Уведомление становится основанием для внесения изменений в паспорт квартиры.

Образец уведомления

Общий образец, используемый при составлении писем-уведомлений:

• шапка (данные сторон, название документа)
• основной текст обращения
• выводы, пожелания, итоги
• приложения
• подпись ответственного лица
• дата составления

Дополнительно могут присутствовать иные пункты или дополняться уже имеющиеся. Все зависит от ситуации, когда используется уведомление.

Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам). Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.

Под реквизитами подразумеваются:

• ИНН и КПП
• место нахождения
• наименование
• ОГРН
• почтовый адрес
• сведения о руководителе

Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:

• причина изменения реквизитов
• день закрытия счета
• день открытия счета
• дата начала принятия переводов на новый счет
• данные нового счета

Отправлять уведомление необходимо в той форме, которая указана в госконтракте.

Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).

При отправке уведомления на адрес организации письмо считается автоматически полученным, для опровержения потребуется принести веские доводы. А при отправке на адрес ЕГРЮЛ или ЕГРИП письмо будет иметь статус полученного при его физическом отсутствии на месте.

Уведомительное письмо о расторжении договора

Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.

Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.

Игнорирование уведомления является основанием для обращения в суд, с требованием разрыва контракта в одностороннем порядке.

Видео о нюансах составления уведомления по прекращению договора:

Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:

• если такая возможность прописана в соглашении
• обстоятельства сделки серьезно изменились
• другая сторона нарушила условия сделки

Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.

Как написать ответ

Уведомление может иметь среди своих пунктов раздел, в соответствии с которым на полученное письмо будет необходимо дать ответ. При составлении ответа необходимо учитывать обязательные правила оформления:

• должна иметься ссылка на письмо в виде номера
• уведомления и его названия
• указываются данные отправителя и получателя

Если ответ на письмо подразумевает отказ, то в тексте обязательно должно иметься основание для принятия такого решения.

Несмотря на то, что существует общий образец уведомительного письма, каждая форма будет видоизменяться в зависимости от конкретной ситуации.

Заголовок — часто боль любого, кто пишет. Хочется придумать идеальный, чтобы никто не прошел мимо, но это сложно: приходится перебирать множество вариантов, и времени иногда уходит, как на половину самой статьи.

Придумывать будет легче, если знать разные типы заголовков и понимать, что делает их интересными. В этой статье разбираем основные типы заголовков, правила их создания, примеры и антипримеры.

Что такое заголовок

Заголовок — название текста или любого другого информационного объекта: клипа, инфографики, раздела статьи, рекламного баннера. Заголовок помогает понять, что содержится в этом объекте, о чем будет информация. Обычно заголовок отделен от своего материала и первым привлекает внимание читателя: набран более крупным, жирным и заметным шрифтом, после него оставляют небольшое пространство.

Какую роль играет заголовок в статье

Заголовок нужен для двух основных целей. Первая — привлечь внимание, чтобы читатель зашел в материал. Вторая — разделить поток информации, чтобы в нем было легче ориентироваться.

Интерес и ожидания

Благодаря заголовку человек решает, интересна ли ему вообще эта тема. Заголовок в паре с иллюстрацией определяют, пойдет ли он читать статью, откроет письмо, кликнет по рекламному баннеру.

Кроме того, заголовок формирует ожидания — что именно читатель получит от этого объекта. Ваша статья может быть реально полезной, но если не отразить эту пользу в заголовке, ее не откроют и не прочитают.

Навигация

Вторая задача заголовков — навигация. Заголовки и подзаголовки работают как якоря на странице. Для примера взглянем на блог SendPulse, где благодаря крупным заголовкам можно легко найти интересные статьи:

Внутри статей тоже можно ориентироваться по заголовкам, но уже второго и третьего уровня. Сразу видно, что есть в статье, и можно перейти прямиком в нужный раздел.

Рубрики тоже могут выполнять роль заголовков для навигации. Например, когда одинаковыми хештегами обозначают посты в соцсети на определенные темы.

Каким бывает заголовок

Расскажу про назывные и транзитивные заголовки, а также покажу несколько частных примеров.

Назывные и транзитивные заголовки

Прежде чем придумывать заголовок, лучше определиться — будете ли вы использовать назывной или транзитивный.

Назывной заголовок описывает, о чем материал, но не раскрывает деталей.

Транзитивный заголовок сразу передает главную мысль. Такие заголовки часто используют в новостях, чтобы было удобнее потреблять контент. Можно считать все главные новости прямо из ленты, а зайти только в самые интересные.

Мнение

В заголовках-мнениях упоминают спикера и тему, на которую он говорит. Вот скриншот заголовка из издания о моде:

А вот пример заголовка-мнения из новостного издания:

Цитата

Цитаты часто используют как заголовки для интервью. Отличный вариант, если герой выдал какую-то запоминающуюся и цепкую фразу.

Кликбейт

Кликбейт используют на платформах для массового производства и потребления контента. Зайдите на «Дзен», AdMe, «Лайфхакер» — увидите много приемов кликбейта разной степени этичности.

Главный прием кликбейта — разбудить простые эмоции, такие как зависть, любопытство, жажда развлечения. Кликбейтный заголовок обещает раскрыть какой-то секрет; употребляет выражения вроде «удивительный», «такого вы еще не видели», «каждый второй делает это неправильно».

Использовать эти приемы можно, если умело дозировать. Вот наша статья на эту тему: «Учимся использовать кликбейт с умом. Как создать кликбейтный заголовок или картинку».

Что такое заголовок 4U

Заголовки для продающих материалов можно строить по формуле 4U. Каждое U в этой формуле — это свойство, которым обладает информационный материал. Эти свойства показывают читателю, ради чего стоит изучить информацию.

Usefulness (польза) — ради чего стоит читать, какую пользу принесет.

Uniqueness (уникальность) — чем отличается от других аналогичных материалов.

Ultraspecificity (специфичность) — подробности, например, для кого конкретно предназначен.

Urgency (срочность) — срок, за который клиент получит пользу, или сколько будет действовать предложение.

Необязательно втискивать все четыре элемента в один заголовок. Используйте те, которые подходят по ситуации. Давайте посмотрим пример — это заголовок статьи на «Яндекс-Маркете», какую сумку или рюкзак выбрать для ноутбука:

Польза: защитить ноутбук.

Уникальность: мнение эксперта.

Специфичность: выбрать между сумкой и рюкзаком, найти баланс между сохранностью и удобством.

Срочность: нет.

Мы уже подробно рассказывали о том, как применять формулу 4U в маркетинге. Читайте статью от 4U с примерам на нашем блоге.

Как придумать хороший заголовок

Цепляющий заголовок получится, если соблюдать такие правила:

• знать свою аудиторию;
• держать качество контента;
• учитывать социальный контекст, пользу и эмоции;
• знать ограничения, которые есть в канале распространения;
• не забывать про SEO.

Разберемся по порядку.

Понять, кто ЦА

База для всего маркетинга — анализ целевой аудитории. Без данных о ЦА вам не сделать эффективный контент, рекламу или рассылки, это будет стрельба из пушки по воробьям.

Для составления продающих заголовков вам нужно понимать базовые вещи:

• Кто ваша аудитория — возраст, место проживания, доход.
• Чем интересуются эти люди — увлечены своей работой или хобби, занимаются семьей или карьерой.
• Какие потребности им нужно закрыть и как в этом поможет ваш продукт.

Наши инструкции помогут составить портрет целевой аудитории и определить потребности потенциальных клиентов.

Сделать хороший контент

Еще один базовый пункт — это хороший контент. Если вы изначально выбрали сильную тему и верную подачу с учетом целевой аудитории, над заголовком долго думать не придется. Можно просто вынести в него полезное действие статьи, и люди пойдут читать.

Учесть пользу, социальное, эмоции

Люди потребляют информацию по трем основным причинам:

• Получить какую-то пользу.
• Испытать социальные чувства — гордость за нацию, принадлежность к группе.
• Испытать эмоции — любопытство, страх, зависть, умиление.

Блоги большинства диджитал-компаний, и в том числе SendPulse, построены на пользе. Мы пишем статьи, которые облегчат жизнь нашей целевой аудитории: помогут им экономить время и деньги и работать продуктивнее. В заголовках четко обозначаем, о чем статья, например:

• «Раскрутка Youtube канала для новичков — полный гайд»,
• «Как компании продавать больше с помощью партнерского маркетинга»,
• «Как вести переговоры и добиться взаимовыгодных отношений».

Новостные издания больше ориентированы на социальный и эмоциональный интерес. Например, ниже — заголовок новости про историю со штрафом для Apple. В нем нет никаких секретных приемов, но новость интересная сама по себе: противостояние американского гиганта рынка и отечественной антимонопольной службы, плюс огромная сумма штрафа.

Лайфстайл-издания сочетают все три фактора. В этой новости читателям предлагают повеселиться:

В этом материале заголовок доведен до абсурда — непонятно, как человек может запретить интернет, и это любопытно:

А тут сочетаются прагматика и любопытство, хороший пример кликбейта:

Обозначить актуальность

В заголовке полезно аргументировать, почему и для кого актуальна эта новость. Например, таким заголовком заинтересуются те, кто играет в казино:

А это для тех, кто ищет трендовую обувь на весну этого года.

Подогнать длину под ограничения канала

Учитывайте канал, в котором разместите материал. Например, в заголовок (тему) email помещается в среднем 40 знаков на разных устройствах. Тут нужно учитывать, на каких устройствах чаще всего открывают ваши письма. Для наглядности ниже — скриншоты одного и того же почтового ящика при просмотре с мобильного и с компьютера.

Вот еще пример — сообщения в двух разных телеграм-каналах. В верхнем каждое сообщение начинается с мини-заголовка, который работает как рубрика. Благодаря этому сразу ясно, о чем идет речь в посте. А в нижнем предложение обрывается на середине слова. Это не страшно, но можно добавить удобства читателям и следовать первому варианту.

Вписать ключевые слова

Не забывайте о поисковых системах. Чтобы попасть в органическую выдачу, нужно добавить ключевые слова в текст и заголовок материала — так поисковикам будут проще понять, что статья подходит под запрос пользователя.

Статьи по теме:

• «SEO копирайтинг — что это и как он поможет сократить затраты на продвижение»,
• «SEO-текст: как писать оптимизированные и полезные статьи».

Если вы изначально готовили список ключевых слов для статьи и работали по нему, то в заголовок лучше добавить ключевой запрос, который ищут чаще всего. Если же вы писали статью без оглядки на SEO, то и в заголовок не стоит специально искать и добавлять ключевики.

Вот какие небольшие приемы еще можно использовать для цепляющего заголовка.

Обратиться напрямую — «ты», «вы», тогда тема будет обращена конкретно к читателю, а не в целом к аудитории.

Добавить цифру в заголовок — это добавляет весомости, подогревает интерес. Например, если бы в заголовке ниже не было цифры, он походил бы скорее на нотацию. Ну да, есть жареное вредно, мы это и так знаем. Но с цифрой появляется уже ощущение реальной угрозы — риск инфаркта растет на треть.

Подборки — всегда хороший формат контента, если подобрано что-то реально полезное. Используйте в заголовке слова «топ», «подборка», «столько-то инструментов».

Статья по теме: «Контент-стратегия: разработка, шаблоны и примеры подходящего контента».

Ошибки при составлении заголовка

Отметим основные ошибки при создании заголовков. Их четыре:

• писать размытые заголовки без конкретики,
• не учитывать интересы ЦА,
• писать длинно,
• писать слишком сложно.

Нет конкретики

Если в вашем материале есть конкретный срок, цифра, название, польза — вынесите их в заголовок. Пример ниже — новость о том, что декларации нужно подать до определенного числа. Здесь явно нужно было поставить эту дату в заголовок, многим читателям лишь ради нее пришлось идти на страницу.

Как было бы лучше — вынести полезную суть в заголовок:

«Декларации о налогах нужно сдать до 30 апреля: онлайн, лично или почтой»

Не учли ЦА

Если вы пишете материал просто ради материала, получается бессмысленная трата времени. Но иногда выходит, что материал полезный, просто в заголовке сделали неправильный акцент.

Это пример взят на сайте информагентства в городе на 90 тысяч человек. Целевая аудитория такого издания — средний житель, которого интересуют местные мероприятия, здоровье и другие известные жители. Непонятно, что он должен вынести из такого заголовка.

Хорошая проверка заголовка — представить себя на месте читателя и задать вопрос «И что?». Ну рассмотрели, и что? Почему это для меня важно? Зачем мне это знать? Может, в одном из решений планируют выделить больше денег в детский сад, а значит, туда купят новое оборудование, которого больше нигде в городе нет. И вот это уже важная для жителя информация, и ее бы стоило вынести в заголовок.

Как было бы лучше — написать о том, что в материале важно для читателей:

«Депутаты города N обсудили допфинансирование для детского сада “Зайчик”»

Длинно

Длинные заголовки — не проблема сами по себе. Они могут подходить под стиль вашего издания и классно демонстрировать материал.

Проблема начинается в основном при отображении в разных каналах. Вот, например, очень длинный заголовок на сайте среди коротких. Верстка некрасиво плывет.

Если репостнуть эту новость в соцсети, заголовок обрезается:

Как было бы лучше — оставить только самое важное:

«1000 кубов мусора с субботника в Подмосковье увезли на переработку»

Сложно

Снова новости от налоговой службы. Смысл новости — убедить людей записываться онлайн, чтобы не собирать очереди в офисе. Но вместо убеждения здесь сложное канцелярское выражение «приоритетный порядок».

Как было бы лучше — упростить и вынести пользу:

«Жителям города N: запишитесь в налоговую онлайн, чтобы не стоять в очереди»

Будьте дружелюбнее и заботливее к своим читателям. Как это сделать, читайте в статье «Примеры крутого копирайтинга: как рассказывать истории, общаться с читателями по-дружески и с юмором».

Заголовок: что стоит запомнить

Заголовок — это первое одно или два предложения текста. Они сообщают читателю, о чем говорится в этой статье, письме, рекламе или видео. Заголовок играет две важные роли: привлекает внимание человека к информации и помогает в ней ориентироваться.

Чтобы написать хороший заголовок, нужно изучить свою целевую аудиторию: что ей важно, что волнует этих людей. Это могут быть:

• социальные чувства — общность, гордость.
• практическая польза — как сэкономить, жить проще и лучше.
• эмоции — поплакать, повеселиться, испугаться.

Старайтесь выносить в заголовок конкретику: что, кто, сколько, куда и как. Любую конкретную информацию из вашей статьи, которая покажет ее ценность. Если материал оптимизирован под SEO, не забудьте добавить в заголовок ключевые слова. Следите за длиной, чтобы не плыла верстка страницы и заголовок не обрезался посередине.

Придумывайте отличные заголовки для своего контента, но не забывайте про грамотную дистрибуцию. Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы наладить омниканальную доставку свежего контента своим подписчикам. Рассылайте сообщения через email, Telegram, Facebook, ВКонтакте и Whatsapp, SMS, web push и Viber. Работайте в одном удобном интерфейсе и повышайте конверсии!

Обмен информацией внутри предприятия или между разными организациями осуществляется с помощью информационных писем. Их используют при деловом общении и в email-маркетинге. Что такое информационное письмо? Каких видов бывает и какие цели выполняет? Как правильно составить, оформить и отправить письмо? Объясним простыми словами!

Что такое информационное письмо: определение, цели и задачи

Информационное письмо – это деловой документ в организации, предназначенный для обмена официальной информацией между коллегами или партнерами. К примеру, руководитель может проинформировать сотрудников или контрагентов о расширении ассортимента товаров и услуг, сделать заявление об изменении реквизитов или пролонгировании договора и пр.

Специалисты по email-маркетингу используют информационные письма для отправки сообщений потенциальным или действующим клиентам для поддержания спроса. В них могут быть полезные или развлекательные статьи, презентации мероприятий, акций, подборки советов, новости или данные об изменениях сайта компании.

Главная цель информационных писем – донесение важной информации до целевой аудитории. Также они выполняют ряд задач:

1. Уведомление сотрудников или партнеров о нововведениях в бизнес-деятельности.
2. Напоминание о предстоящих мероприятиях, встречах или задачах, которые необходимо выполнить работнику.
3. Подтверждение или отклонение предложений, утверждение решений.
4. Обмен мнениями.
5. Обсуждение ценовой политики, ассортимента компании.

Если информационные письма используются в области email-маркетинга, их цель – косвенная продажа товара. С помощью писем поддерживается общение с потенциальными покупателями. В этом случае письма выполняют задачи:

1. Привлечение новых покупателей.
2. Удержание внимания прежних клиентов, бизнес-партнеров, персонала.
3. Подтверждение экспертности.
4. Напоминание о предстоящих мероприятиях.
5. Привлечение трафика на сайт.
6. Уведомление покупателей об изменениях по их заказам (о проведении или отклонении оплаты, доставке и пр).

Информационное письмо может содержать призыв к действию, к примеру, — покупка продвигаемого продукта или регистрация на сайте.

Насколько документ является обязательным

Информационное письмо – это не обязательный документ в компании. Решение о деловом информировании партнеров и коллег принимается администрацией в каждой организации отдельно. Однако, на крупных предприятиях информационные письма – неотъемлемая часть бизнес-процесса.

Виды информационных писем

В зависимости от цели информационных писем, условно их можно разделить на разные виды:

Разновидность	Цель	Пример
Сообщение (уведомление) Образец	Оповещение получателей о чем-то важном (изменении ассортимента товаров, повышении цен, предстоящих акциях, появлении сайта и пр.)	Компания Х уведомляет вас об изменении реквизитов для дальнейших финансовых расчетов.
Напоминание Образец	Напоминание получателю выполнить важное действие.	Напоминаем вам о необходимости своевременного внесения платежа, согласно установленному графику.
Заявление	Уведомление получателя о каких-либо действиях, которые собирается предпринять отправитель.	Уведомляем вас об автоматическом пролонгировании партнерского договора по причине истечения срока действия предыдущего соглашения.
Извещение Образец	Информирование клиентов о предстоящем мероприятии. Обычно рассылается контрагентам массово.	С радостью сообщаем, что 1 мая в нашей компании состоится презентация нового продукта. Приглашаются все желающие.
Предложение Образец	Призыв к действию получателя	Хотим предложить вам взаимовыгодное сотрудничество с нашей компанией.
Подтверждение Образец	Подтверждение получения чего-либо: письма, оплаты, товара	Уведомляем вас о получении заказного письма в наш адрес.
Запрос Образец	Просьба о конкретном действии получателя	Просим вас разъяснить порядок формирования нового ценового предложения.
Рекламно-информационное сообщение Образец	Презентация мероприятия, нового продукта, услуги	Объявляем о предстоящем дне «Открытых дверей» в рамках проведения ярмарки профессий. Вы сможете познакомиться со специалистами разного направления, задать вопросы, узнать, как получить образование, зарегистрироваться.

Для каждого вида письма есть свой образец, который проще скачать бесплатно и оформить документ по примеру. Одно письмо может одновременно выполнять разные цели и, соответственно, быть смешанного вида.

Структура информационного письма: обязательные разделы

Существует негласный регламент, как должно быть оформлено информационное письмо. Обычно структура состоит из разделов:

1. Верхний правый угол с информацией о должности и Ф. И. О. адресата. Обычно это руководитель предприятия или начальник отдела, который сможет донести информацию до всех подчиненных.
2. Под данными об отправителе прописываются данные адресата: наименование организации, адрес. Если письмо адресовано конкретному лицу, нужно указать его Ф. И. О. и должность. При массовой отправке писем, данный раздел пропускается.
3. Левый верхний угол с номером документа и датой его отправки. Это данное письмо – ответ на другое деловое письмо, нужно указать данные входящего документа. Эти данные необходимы для заполнения журнала регистрации исходящих писем.
4. Основной текст письма. Информация должна быть изложена в максимально сжатом виде – несколько предложений. Допускается использование нумерованных и маркированных списков.
5. Приложения (если они необходимы) – дополнительные документы, договор, статьи, с которыми должны ознакомиться получатели.
6. Нижняя область страницы с должностью и Ф. И. О. отправителя, наименованием компании, подписью и печатью.

Как составить и что написать в информационном письме: инструкция

Обычно обязанности по составлению информационных писем исполняет руководитель или иное уполномоченное лицо, в чьи должностные обязанности входит эта задача. Во втором случае текст сообщений обязательно должен согласовываться с начальством.

При составлении письма нужно придерживаться всех основных правил подготовки деловых документов. Лучше всего скачать готовый образец бесплатно, хотя можно и самостоятельно составить письмо на чистом листе.

Вначале нужно определить, кто является получателем:

• сотрудники вашего предприятия;
• партнеры;
• клиенты (будущие или постоянные).

Письмо составляется в официально-деловом стиле. Оно должно быть небольшого объема (обычно не более 1 страницы) без эмоциональных высказываний и разговорных выражений. Важно не допускать пунктуационные и грамматические ошибки. Если информационное письмо будет составлено с ошибками, у адресата может сложиться негативное мнение обо всем предприятии.

Инструкция составления текста письма:

1. Приветствие, заявление главной темы – с этого начинается основной текст. Эту часть можно расположить посередине листа. К примеру, «Сообщаем вам о торжественном открытии нашего нового магазина» или «Уважаемый, Николай Николаевич, компания Х приветствует вас».
2. Содержательная часть, которая дает подробную информацию о главной теме, заявленной выше: «Праздничное мероприятие состоится 10 мая в 17:00. Вас ждет концертная программа, розыгрыши с ценными подарками и игры для детей». Здесь указываются официальные данные, факты, даты, адреса – информация подается кратко. Обычно у получателей нет времени на длительное чтение. На знакомство с материалом должно уйти не более 2-3 минут. Язык должен быть простым. Чтобы установить контакт с получателем, он должен понять написанное.
3. Если к письму есть приложения, дополнительные документы и статьи, завершите текст упоминанием об этом: «С подробной концертной программой вы можете ознакомиться в Приложении 1». Перечислите все, что прилагаете к письму и зачем.
4. Подведение итогов письма. Традиционно используется фраза: «С уважением, команда компании Х». Можно что-то предложить – созвониться, встретиться. Не забудьте указать номер телефона, адрес почты и сайта для обратной связи.

Как оформляют информационные письма

Если информационное письмо будет отправлено традиционным способом в бумажном виде, для его написания используется фирменный бланк компании с водяными знаками и логотипом. Так организация выглядит солиднее в глазах адресатов. Кроме того, при каждой отправке нового письма не нужно прописывать реквизиты предприятия заново.

Если бланк отсутствует, письмо может быть оформлено на обычном листе формата А4. Оригинально и выигрышно смотрятся письма, написанные от руки каллиграфическим почерком.

При составлении информационного письма необходимо придерживаться стандартов ГОСТ:

• поля: справа 10 мм, слева 20 мм;
• верхние и нижние отступы от края листа;
• выравнивание текста по ширине;
• абзацы с отступами 1.25 см;
• при наличии разделов, у каждого должно быть название, которое указывается с отступом 1.25 см и выравнивается по ширине;
• размер межстрочного интервала 1-1.5;
• нумерование страниц письма, начиная со 2 листа (порядковый номер ставится сверху посередине с отступом от края в 10 мм);
• допустимо использование любого шрифта, но предпочтительнее Times New Roman № 13-14 или Arial № 12-13 (для заполнения таблиц используется шрифт № 9-10).

Несмотря на действующие рекомендации, строгих правил для оформления документа нет.

Как отправить письмо

Отправка бумажного информационного письма осуществляется через курьера или почту (заказным письмом с уведомлением о вручении). Для этого оно помещается в фирменный конверт организации, на котором должны быть указаны ее наименование, реквизиты и логотип. Если фирменный конверт отсутствует, используется обычный. Предпочтительно выбирать конверт того же оттенка, что и бумага, на котором напечатано само письмо. Желательно, чтобы конверт был прямоугольной формы.

Если письмо направляется по email, нужно придерживаться следующих правил:

1. Обязательное указание темы письма. Фраза должна кратко излагать суть сообщения, чтобы адресату сразу было понятно, что он прочитает, открыв письмо. Можно использование интригующие заголовки, которые побудят пользователя заглянуть внутрь, например: «Отправляем инструкцию, как получить 30% скидку на заказ».
2. Письмо должно отправляться с официальной почты компании или ее руководителя. Лучше, если в самом названии электронного адреса будет наименование предприятия, его сайта или фамилия руководства: MagazinYspeh@mail.ru, Ivanov_Yspeh@yandex.ru.
3. Если своим информационным письмом вы отвечаете адресату, выделите его фразы, как цитаты для имитации диалога.
4. Не прикрепляйте слишком много приложений, изображений, документов и иных материалов. Используйте только необходимый минимум.
5. В конце электронного письма обязательно должна стоять подпись, контактные данные для обратной связи, адрес сайта.

Если планируется разослать электронные письма многим получателям, лучше автоматизировать процесс. Для этого существуют специальные сервисы, которые оформляют письма по шаблону (например, UniSender). Образец можно предоставить самостоятельно или скачать из каталога готовых форм на сайте бесплатно.

Еще один способ отправки – воспользоваться факсом или чатом в мессенджерах, социальных сетях. Этот вариант подходит, когда отношения между отправителем и получателем неформальные и такая переписка допустима.

Прежде чем направить информационное письмо, необходимо зарегистрировать его в журнале входящей/исходящей документации.

Общие правила для всех писем

Чтобы информационное письмо было максимально эффективным, придерживайтесь рекомендаций при его составлении и отправке:

1. Любое информационное письмо должно быть написано грамотно с учетом всех письменных стандартов лексики, грамматики, пунктуации. Это важный момент, на который обращают внимание почти все руководители и уполномоченные лица. Если адреса обнаружит ошибки, он может не захотеть пользоваться вашим предложением, разочаруется в имидже всей компании в целом.
2. Содержание письма должно отражать только особенности деятельности компании-отправителя (не должно быть данных о сторонних предприятиях).
3. Письмо любого вида должно быть кратким, емким, лаконичным и полным. Проявите максимальную заботу о получателе, чтобы ему было удобно открывать и читать текст, а также реагировать на прочитанное (позвонить, прийти на встречу, скачать презентацию, приобрести товар или услугу).
4. Всегда указывайте свои контакты в конце письма, чтобы получатель мог оперативно связаться с вами и не тратил свое время на поиск номера телефона или адреса.

Что запрещено указывать в письме

Несмотря на то, что информационное письмо составляется в свободной форме, есть несколько пунктов под запретом:

• грубый, развязный тон, бранные слова;
• оскорбления в чей-либо адрес;
• ложь, недостоверные, непроверенные данные (информационное письмо – это официальный документ, который имеет юридическую силу).

Помимо этого нежелательно писать текст слишком сухо, со сложной терминологией, обилием цифр, большим количество причастных и деепричастных оборотов. Избегайте «штампов», «клише», ведь ваша задача – заинтересовать получателя.

Заключение

Информационное письмо – официальный инструмент компании, с помощью которого она может доносить важную информацию до клиентов, сотрудников, партнеров, продвигает свои товары и услуги. Это не обязательный документ, но все крупные предприятия его используют.

Письмо может быть составлено в свободной форме, но лучше придерживаться установленных стандартов. Так можно сформировать положительное впечатление о компании и убедить получателя в необходимости совершить нужное действие – что-то купить, прийти на встречу. Информационное письмо отправляют по почту или по email.

Будьте кратки, придерживайтесь делового стиля, но не стоит излагать информацию слишком сухо, чтобы заинтересовать адресата.

Отправьте статью себе на почту