У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.
Екатерина Зейналова
Высшее образование в сфере Бизнес Менеджмента. Свободно владеет английским и русским языками. Также знает немецкий и арабский. Автор и редактор проектов по маркетингу, гемблингу, Амазону, HR, и многим другим тематикам.
Многие компании открывают для себя новые рынки, выходят на международную арену. Приходится не только изучать язык, но и осваивать этику общения с иностранными партнерами. У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.
Деловая этика при общении с представителями разных стран
Интернет и взаимная доступность, независимо от местонахождения собеседника, дают нам иллюзию того, что мы похожи друг на друга, что у нас примерно одинаковые взгляды, привычки и принципы. Но в каждой стране свои культурные особенности, разный темп жизни, правила обращений и прочее.
Большинство предпринимателей считают, что в освоении новых рынков бизнесу мешают эти различия. Наш опыт подсказывает, что проявляя внимание и уважение к особенностям коммуникации в стране партнера, эти барьеры можно преодолеть.
Во Франции, например, не принято писать просто «Добрый день!», нужно добавить «мадам» или «месье» — французы очень трепетны к чинам и званиям, как и к своему языку в целом. Поэтому если вы решили написать французу на английском, на всякий случай извинитесь, что у вас нет возможности говорить по-французски.
В Китае, Японии и арабских странах важно быть максимально вежливым и тактичным, даже если в русском переводе эти фразы кажутся чрезмерными:
- “I would be grateful if you could…” → «Я был бы крайне признателен…»
- “I hope this email finds you well” → «Я надеюсь, что это письмо застанет вас в хорошем расположении духа»
и т.д.
Таких особенностей много в каждой стране. Поэтому, планируя письмо деловому партнеру, изучите «характер» страны, в которой он живет.
Правила инфостиля на английском
Есть несколько советов, которые актуальны для любого языка. Помните, что даже если будут нарушены какие-то правила — обилие смайликов и эпитетов, сложные фразы и прочее — письма, составленные с учетом пользы для получателя, будут эффективными.
Тема должна передавать содержание
Множество исследований показывает, что тема бизнес-письма должна быть простой и понятной. Как заголовок статьи, отражающий ее суть. Никаких “Cooperation”, “Photos” или “Contract”. Добавьте деталей — “We offer placement in our magazine”, “Photos for the travel section”.
Это увеличивает открываемость писем и позволяет быстро найти нужную ветку. Если в процессе переписки что-то изменилось — вы начинали с предложения о сотрудничестве, а потом перешли к согласованию договора — создайте новую ветку.
Придерживайтесь правила: «Для каждого значимого обсуждения — отдельная ветка».
Избегайте восклицательных знаков
В русском языке восклицательный знак после «Здравствуйте» выглядит вполне естественно, но при приветствии в деловой переписке на английском это создает лишний эмоциональный контекст.
Восклицательный знак в письме полезен, если вы хотите что-то эмоционально подчеркнуть или привлечь внимание. Но во втором случае он может быть воспринят как повышение тона.
Избегайте «воды» и сложных конструкций
Задача вашего письма — кратко и емко донести суть. Прочтите текст несколько раз и уберите все, что не несет смысла или может затруднить понимание. Например, такой текст письма вряд ли вызовет интерес:
“Our dynamically developing N-company is a market leader in the field of integration of innovative digital solutions for business. We have been working for more than 8 years and have carried out many integrations. We would like to offer you a win-win relationship. If you are interested in cooperation, please, write your phone number to discuss details.”
Лучше заменить на что-то вроде:
“My name is Andrey, I represent the N-company. In the last 8 years, we have conducted 56 projects to integrate Cisco, Mikrotik and IPsec systems into small and medium-sized business projects. We would like to offer you a solution to integrate the Cisco system into your business. How can I contact you to discuss our offer?”
Используйте простое человеческое объяснение: зачем вы пишете и что хотите получить от человека.
Используйте списки
Это удобно, если вам нужно обсудить в одном письме несколько вопросов или предложить какие-то варианты. Нумерованные списки позволяют избежать риска что-то упустить из виду, а также сократить время собеседника на ответ. Ему гораздо проще написать:
- Да
- Дайте 2 дня, нужно подумать
- Точно нет.
А не расписывать ответ на каждый вопрос.
Классическая структура письма включает приветствие, основное сообщение, заключение и подпись.
Обращение к собеседнику
Мы часто сталкиваемся с вопросом, как обратиться к собеседнику в письме на английском. Если мы знаем имя и пол, то все довольно просто: можно использовать формальное “Dear Mr/Ms” или менее формальное “Hello, John”, “Morning, Ms Jones”.
Бывает так, что имя известно, но точно понять, мужское оно или женское, не получается. Тогда можно просто использовать полное имя — “Dear Jody Johnson”.
К группе лиц можно обращаться “Dear colleagues”, а для менее официального письма — “Hi everyone”,“Hi there”. Раньше использовалась фраза “To whom it may concern” — аналог нашего «Уважаемые дамы и господа», дословно «Всем, кого это касается» — не рекомендуем ее использовать, сегодня она выглядит устаревшей. Если вы отправляете письмо на общий e-mail, можно написать “Greetings” или “Dear (название компании) Team”.
Начало
Цель письма лучше всего обозначить сразу:
- “I am writing to request…” → «Я пишу с целью запроса… »
- “I would like to clarify…” → «Я хотел бы уточнить …»
Запросите фидбек
Даже если вам нужен ответ «срочно», то лучше избежать этого слова и просто указать дату. Для вас оно может значить «в течение пары часов», а для вашего партнера — недельный срок.
- “Please submit your reply by 12 November, EOB CET” → «Пожалуйста, пришлите ваш ответ 12 ноября до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени»
Если вы не хотите ограничивать партнера по времени:
- “Any feedback you can give me on this would be highly appreciated” → «Я буду благодарен любой обратной связи»
Есть в деловой переписке на английском такие примеры фраз, как “Thanks in advance” и “Looking forward to hearing from you”. Будьте осторожны с ними — это слишком общие и неопределенные формулировки и, как правило, не воспринимаются всерьез.
Как попрощаться
В заключение письма не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ. В качестве подписи в деловой переписке на английском обычно используются:
- “Yours faithfully”, “Yours sincerely” → «С уважением»
- “Best wishes”, “Kind regards”, “Warmest regards” → «С наилучшими пожеланиями»
Сокращения в письме на английском
CEO, HRD, KPI, Mr или Mrs, St. и так далее хорошо нам знакомы. В целом английских сокращений в деловой переписке довольно много — иностранные партнеры трепетно относятся к своему времени и сокращают буквально все, что можно. Перечислим основные:
- ASAP (as soon as possible) — сейчас часто используется и в русском языке и означает «как можно скорее».
- FYI (for your information) — используется в теме письма (вроде знакомых нам RE или FWD) и интерпретируется как «для вашего сведения».
- MILE (maximum impact, little effort) используется, когда хотим обозначить цель или действие с «минимальными усилиями и максимальным результатом».
- EOB (end of business) — конецрабочегодня. Часто используется для обозначения дедлайна.
- Часто можно встретить сокращения wk — неделя, и yr — год.
- Для обозначения времени используются CET — центральноевропейское время, EST — восточный часовой пояс, MST — горный и PST — тихоокеанский часовой пояс.
Еще несколько общепризнанных сокращений: e.g. — «например», etc. — «и так далее», i.e. (in other words) — «другими словами», mo. — месяц. no. — номер, w/o (without) — «без».
Тренды деловой переписки в 2022 году
Персонализация
Получатель должен понимать, что он не очередной адрес в рассылке, а вы его знаете и предварительно собрали какую-то информацию. Даже если пишете холодные письма или используете авторассылку, оформляйте текст так, чтобы человек был уверен, что вы обращаетесь персонально к нему.
Оптимизация под мобильные устройства
Большая часть предпринимателей проверяют почту с мобильного, поэтому старайтесь, чтобы все приложения, сам текст, ссылки и прочее были удобны для просмотра со смартфона.
Время важнее, чем деньги
Сейчас невежливо заставлять собеседника терять время на длинные письма. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы взаимодействие с вами было максимально удобным: сокращайте, форматируйте текст, цитируйте то, на что отвечаете.
Экс-евангелист и один из видных работников компании Apple Гай Кавасаки в одном из своих интервью говорил, что в письме должно быть 5 предложений. Почему? Большинство бизнесменов хотят быстро прочесть письмо, понять суть и так же быстро ответить. Если информации много, то изучение могут оставить на потом — «когда будет чуть больше времени». А этот момент может настать нескоро. Поэтому, чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.
Примеры писем на все случаи жизни
Делимся примерами писем для деловой переписки на английском.
| Письмо-приглашение | |
| Dear Mr Johnson,
I would like to invite you to a conference that, I’m confident, will interest you. At the ‘FINTECH’ conference held in Moscow at the Skolkovo Technopark on November 15-17, industry leaders will share their experience. The main topic will be case studies: the state and opportunities of the financial industry in the new economic reality. I am attaching 3 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there. Best regards, Ivan Ivanov, Managing Director |
Уважаемый г-н Джонсон,
Хочу пригласить вас на конференцию, которая, я уверен, вас заинтересует. На конференции «FINTECH», которая состоится в Москве в Технопарке Сколково 15–17 ноября, лидеры отрасли поделятся своим опытом. Содержание: кейсы, состояние и возможности финансовой индустрии в новой экономической реальности. Прилагаю 3 билета для вас и ваших коллег. Надеюсь, примете участие в конференции. С нетерпением жду встречи. С уважением, Иван Иванов, Управляющий директор |
| Предложение сотрудничества | |
| Dear colleagues,
Mr. Mills, who recently met with you at a seminar in New York, gave us your email address. We would be very grateful for any information you could provide us about your activities. Our company is engaged in the provision of payment solutions for businesses and API. We are interested in acquiring your services on a barter basis. How can we discuss the details of a future cooperation? Would you please let us know if you are interested in our offer? Sincerely yours |
Уважаемые коллеги,
Мистер Миллз, который недавно встречался с вами на семинаре в Нью-Йорке, дал нам ваш адрес электронной почты. Будем признательны за подробную информацию о вашей деятельности. Наша компания занимается производством платежных решений для бизнеса и API. Мы заинтересованы в приобретении услуг на бартерной основе. Как нам обсудить детали сотрудничества? Пожалуйста, сообщите, если вас заинтересует это предложение. Искренне ваш |
| Просьба об отсрочке платежа | |
| Dear Jody Johnson,
As you know, we have always considered it mandatory to pay our bills on time. Unfortunately, the damage to our goods caused by the flooding of our warehouses in Moscow has caused us some serious cashflow problems. We would appreciate it if you would grant us a 20-day deferred payment option. Warmest regards Ivan Ivanov |
Уважаемый Джоди Джонсон,
Как вы знаете, мы всегда вовремя оплачивали счета. К сожалению, ущерб, причиненный затоплением товара на наших складах в Москве, создает серьезные проблемы с наличными средствами. Будем признательны, если вы предоставите нам отсрочку платежа на 20 дней. С наилучшими пожеланиями, Иван Иванов Генеральный директор Orion |
| Dear Daniel Thompson,
We are pleased to inform you that we were delighted to receive your order, as it represents our first transaction with you. Welcome on board! Now that the first step has been made, we are confident that your first transaction will result in a long and successful cooperation. We will lways do our best to keep you satisfied. Thank you for your trust. Sincerely yours |
Уважаемая (-ый) Даниэль Томпсон,
Мы очень рады получить ваш заказ, поскольку это первая наша сделка. Добро пожаловать к нам! Теперь, когда начало положено, мы уверены, что наша первая сделка повлечет за собой долгое и успешное сотрудничество. Вы убедитесь, что мы делаем все возможное, чтобы вы остались довольны. Спасибо за ваше доверие. Искренне ваш |
Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.
В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций. Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.
Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.
Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов
Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке
Бланк письма и адрес отправителя
Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.
При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском – справа.
Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.
В комментариях к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFT BIC (международный стандарт ISO 9362) даются следующие рекомендации:
- форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
- наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».
Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:
- наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском – сравните Примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skij czvetok OOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» – NPP Speczproekt (Speczproekt Research and Production Enterprise);
- логотип, если он есть;
- адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните Примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.
Если письмо многостраничное, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине нижнего поля документа и могут дополняться словами «page 2», «page 3» и т.д. Второй и последующие листы письма могут печататься как на бланке, где в колонтитуле указывается только наименование компании или логотип, так и на чистых листах бумаги.
Не следует оставлять на последнем листе письма 1 строчку последнего абзаца, только подписи, указания на приложения или рассылку копий – это может привести к печальным последствиям из-за потери этого листа. Лучше полностью перенести концовку текста вместе с подписью и дополнительной информацией на последний лист документа.
Письмо можно составить и не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. Тогда контактные данные автора письма, как правило, располагают в верхнем правом углу:
Пример 3. Наименование и адрес автора письма
Пример 4. Имя и адрес автора письма
Жирным шрифтом можно выделять ключевую информацию, но можно обойтись и без этого. Подчеркивание используется реже.
В зарубежной практике приняты следующие поля письма (со всех сторон они одинаковые):
- минимум 1 дюйм – это 2,5 см;
- максимум до 1,5 дюйма – это 3,75 см.
Соседние реквизиты стоит отделять друг от друга 1 или 2 пустыми строками. Многосоставные реквизиты дополнительными межстрочными интервалами не разделяются. См. целый документ в Примере 2.
Ссылка (Reference), тема письма
Составитель письма может указать свою ссылку («Our reference» или сокращенно «Our ref.»1, отмечена цифрой «1» в Примерах 1 и 2). Тогда при ответе на данное письмо ее надо упомянуть в зоне, отмеченной цифрой «2»: «Your reference» или «Your ref.»1. Это аналог ссылки на регистрационный номер поступившего документа в наших письмах, только мы еще и дату входящего документа указываем на своем ответе. А они пишут только номер.
Но эти ссылки редко используются в международной практике, несмотря на то что их наличие существенно облегчает связь документов, относящихся к единому вопросу.
После адресата чаще всего указывают содержание письма. Эта строка информирует получателя о сути документа («3» в Примере 2) – аналог нашего заголовка текста:
- если ваше письмо является ответом на письмо партнера, то в этой строке указывают информацию в виде ссылки, которая обозначается как «Re:» или «Ref.», что переводится: «В ответ на ваше письмо» (соглашение, предложение и т.д.). Например, «Ref: Your Contract 236/01» или «Rе: your letter 10/5/2020»;
- если это первое письмо в иностранную компанию, то «Re:» («Ref.») опускают и вместо этого рекомендуется писать «Subject:». Например, «Subject: Agreement U‐40-SA and cooperation with Maribor Bus RUS» или «Subject: IBM Corporate Law Deparent letter November 29, 2019 regarding IBM Stockholder Proposal of John C. Fila».
Если необходимо послать личное письмо, после фамилии нужно указать «Лично» («Personal» – в США, «Private» – в Англии).
Дата письма
Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1). Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно – на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года – в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.
Таблица 1. Указание даты в письме в разных регионах
Адресат
Адресат пишут в левой части письма после адреса отправителя, ссылок и даты. Он должен содержать:
- название компании или имя частного лица и
- адрес в «перевернутом» порядке от частного к общему: дом, улица или т.п. (слова «Street», «Place», «Avenue» пишутся с заглавной буквы), населенный пункт (обычно город), название штата (графства), почтовый индекс, страна.
Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом (как в Примере 5). Вначале пишется имя, на следующей строчке наименование структурного подразделения и ниже должность получателя письма.
Если этих сведений у вас нет, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить после слов «Attention of:» (см. Пример 6). В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной» службы/должностного лица/конкретного человека. В Примере 2 мы показали расположение максимума реквизитов, хотя, заметьте, если мы не знаем имени нужного нам человека, то личного обращения вписать не сможем.
Пример 5. Адресат и обращение
Пример 6. Адресат, когда не знаем имени
Текст письма и обращение
В отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков, когда каждый абзац (см. «7» в Примере 2):
- начинается сразу от левого поля, т.е. красная строка в начале абзаца отсутствует;
- отделяется от следующего дополнительным межстрочным интервалом.
Широко принятый шрифт письма – Times New Roman, размер 12. Хотя могут использоваться и другие шрифты, например Arial, Calibri. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, лучше выбрать Times New Roman, если вы пишете в коммерческую компанию, у вас больше свободы при выборе шрифтов.
Обратите внимание: в Европе после обращения ставится запятая, а в США – двоеточие. Само обращение пишется слева ниже адреса получателя (см. Пример 5).
Таблица 2. Наиболее часто встречающиеся обращения в англоязычной переписке
Раньше при адресации письма конкретному человеку его имя вместе с должностью могли вписать после слов «Attention of:» или сокращения «Attn.», например: «Attn. Mr. Brown, Head of Sales Department» – переводится как «Вниманию мистера Брауна, начальника департамента продаж». Но сейчас этот вариант встречается реже, считается устаревшим. Лучше следовать образцу, показанному в Примере 5.
Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению (см. «8» в Примере 2 и Таблицу 3). В ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.
Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и у вас сложились дружеско-деловые отношения, тогда в конце письма перед подписью допустимо писать «Best regards» («C наилучшими пожеланиями»).
Таблица 3. Пары «обращение» – «заключительная формула вежливости»
Подпись автора письма
После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.
Пример 7. Подпись с заключительной формулой вежливости
Пример 8. Подпись с заключительной формулой вежливости
Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – «per pro») либо «По поручению». В российском варианте – это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.
Пример 9. Подпись по поручению с заключительной формулой вежливости
Приложение и дублирование письма другому адресату
Обратите внимание, что в отличие от российских правил отметка о приложении к международному англоязычному письму располагается ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма. Она включает только наименование документа обычно без указания количества листов и экземпляров. Такая отметка начинается со слова «Enclosures» или его сокращения «Encl.» или «Encls.» (см. «9» в Примере 2).
Приложений может быть несколько, тогда они нумеруются (Пример 10). Гораздо реже отметку пишут без наименования прилагаемого документа – только «Encl.».
Пример 10. Отметка о наличии приложений
Enclosures: 1. Invoice 2. Bill of Lading
Фраза «Сс: Ms. Ann Brown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет послана еще Ms. Ann Brown («10» в Примере 2).
Оформление почтового конверта
Международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта:
- на первой строке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту (см. Таблицу 2). После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все титулы;
- на второй строчке пишут название компании;
- на третьей – номер дома, наименование улицы, номер офиса;
- на четвертой – наименование города, штата (графства, региона и т.д.) и почтовый индекс;
- на пятой строке – название страны.
В Примерах 11 и 12 показаны конверты, адресуемые в Великобританию и США. В других странах есть свои незначительные особенности в порядке написания адреса. Чтобы не ошибиться при заполнении почтового конверта, направляемого в конкретную страну, можно воспользоваться специальным интернет-ресурсом www.addressexamples.com.
Пример 11. Оформление почтового конверта в Великобританию
Пример 12. Оформление почтового конверта в США
Обратите внимание на следующие особые требования почтовых служб:
- по рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые;
- наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата не обязательно;
- по требованию Royal Mail (это почтовый оператор Великобритании) название города необходимо писать заглавными буквами, например: «LONDON»;
- в британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры;
- при отправлении письма из России название страны адресата необходимо дублировать на русском языке.
Если на вашем компьютере стоит Microsoft Office 2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. Пример 13. Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл – Создать – Шаблоны Office.com – Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов – относитесь к этому с пониманием.
Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй – англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.
Пример 13. Шаблон международного письма из Мастера писем в MS Word
Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте
Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».
В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.
Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.
Если общаться с администратором инстаграм-страницы можно и в разговорном стиле, то писать электронные письма по деловым вопросам приходится формально, по правилам. Чтобы было легче, я научилась соблюдать определенную структуру письма и выучила стандартные обороты для формальной переписки.
Структура письма
В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:
- Обращение.
- Благодарности за письмо.
- Сути письма.
- Завершающей фразы.
- Подписи и контактов.
Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.
Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.
Обращение
Обычное обращение в англоязычном письме — это «Dear…». В контексте письма dear значит «уважаемый», а не «дорогой», «милый».
В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.
Формально. Если чувствуете, что нужно написать формально — письмо по работе, учебе, чиновнику или предпринимателю — воспользуйтесь обращениями ниже:
Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия того, к кому вы обращаетесь — самый формальный вариант;
Dear + имя — менее формальный вариант, допустим в общении с коллегой, равным партнером;
Mx — гендерно-нейтральная форма обращения, читается как «микс»;
Dear Sir or Madam — можно написать так, если не знаете, кому пишете;
To Whom It May Concern — «для того, к кому это может относиться», это уместное обращение, если вы не знаете, к кому обращаетесь, или если обращаетесь к организации.
Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.
Часто после нескольких писем контакт налаживается, можно перейти можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем — это знак того, что вы можете назвать его Dear + имя и тоже подписаться именем.
Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.
Если вы иногда терялись и не знали, представиться ли незнакомцу в соцсети, хотя имя и так видно — по моему опыту вежливее представиться.
Благодарность за письмо
Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.
В некоторых случаях приветственная фраза может быть неуместна. Например, вы пишете жалобу, и тут, на мой взгляд, приветственная фраза выглядит как издевка. Также необязательно каждый раз писать приветственную фразу, если вы продолжаете общение.
Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:
Как поприветствовать и поблагодарить собеседника
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| Trust this email finds you well (формально) | Надеюсь, у вас все хорошо | — |
| I hope you are doing well (полуформально) | Надеюсь, у вас все хорошо | — |
| I trust your week is off to a good start (неформально) | Надеюсь, что ваша неделя началась хорошо | — |
| I am glad to connect with you (неформально) | Рад с вами связаться | — |
| I appreciate you getting back to me (неформально) | Я ценю, что вы мне написали | — |
| Thank you for the details (нейтрально) | Спасибо за детали, подробности | Thank you for the details of the booking — Спасибо за детали бронирования |
| Thank you for your reply (нейтрально) | Спасибо за ваш ответ | Thank you for your prompt reply — Спасибо за оперативный ответ |
| Thank you for your cooperation (нейтрально) |
Спасибо за сотрудничество | — |
Trust this email finds you well (формально)
На русском
Надеюсь, у вас все хорошо
I hope you are doing well (полуформально)
На русском
Надеюсь, у вас все хорошо
I trust your week is off to a good start (неформально)
На русском
Надеюсь, что ваша неделя началась хорошо
I am glad to connect with you (неформально)
На русском
Рад с вами связаться
I appreciate you getting back to me (неформально)
На русском
Я ценю, что вы мне написали
Thank you for the details (нейтрально)
На русском
Спасибо за детали, подробности
Пример
Thank you for the details of the booking — Спасибо за детали бронирования
Thank you for your reply (нейтрально)
На русском
Спасибо за ваш ответ
Пример
Thank you for your prompt reply — Спасибо за оперативный ответ
Thank you for your cooperation (нейтрально)
На русском
Спасибо за сотрудничество
Содержание письма
В деловой переписке сразу переходят к сути письма. Невежливо заваливать собеседника ненужной информацией о своей жизни или новостями, которые не относятся к делу.
В первом абзаце обычно обозначают, с какой целью пишется письмо, а во втором и последующих — детали и дополнительные моменты. В зависимости от смысла примеры ниже подойдут как для описания сути письма, так и для описания деталей.
Когда нужно представиться. Фразы в таблице подходят, когда вы пишете впервые и сначала необходимо познакомиться.
Фразы для знакомства
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| I am writing to introduce myself (формально) | Я пишу, чтобы представиться | I am writing to introduce myself. My name is Ken Adams. I am an IT specialist in company X — Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Кен Адамс. Я ИТ-специалист в компании X |
| I am (name) from… (полуформально) | Я (имя) из… | I am Ken Adams from X company — Я Кен Адамс из компании Х |
| It was a pleasure meeting you… (полуформально) | Было приятно встретить вас… | It was a pleasure meeting you on conference last week — Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе |
| This is… (полуформально) | Это… | This is John Smith — new IT specialist in company X — Это Джон Смит, новый ИТ-специалист компании Х |
| Let me introduce myself… (неформально) | Позвольте представиться… | Let me introduce myself. My name is John Smith — Позвольте представиться, меня зовут Джон Смит |
I am writing to introduce myself (формально)
На русском
Я пишу, чтобы представиться
Пример
I am writing to introduce myself. My name is Ken Adams. I am an IT specialist in company X — Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Кен Адамс. Я ИТ-специалист в компании X
I am (name) from… (полуформально)
Пример
I am Ken Adams from X company — Я Кен Адамс из компании Х
It was a pleasure meeting you… (полуформально)
На русском
Было приятно встретить вас…
Пример
It was a pleasure meeting you on conference last week — Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе
Пример
This is John Smith — new IT specialist in company X — Это Джон Смит, новый ИТ-специалист компании Х
Let me introduce myself… (неформально)
На русском
Позвольте представиться…
Пример
Let me introduce myself. My name is John Smith — Позвольте представиться, меня зовут Джон Смит
С чего начать смысловую часть. Фразы ниже подходят, чтобы сообщить информацию, уточнить детали, написать предложение. Некоторые выражения в зависимости от контекста могут быть использованы как в деловом письме, так и в повседневном общении.
С какой фразы перейти к сути письма
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| I kindly inform you… (формально) | Любезно сообщаю… | I kindly inform you are hired — Я любезно сообщаю, что вы приняты на работу |
| I regret to inform you that… (формально) | Я с сожалением сообщаю, что… | I regret to inform you that tomorrow is a holiday and the shop will be closed — Я с сожалением сообщаю, что завтра выходной и магазин будет закрыт |
| Kindly advise if you… (формально) | Предупредите (сообщите), если вы… | Kindly advise if you will be on time for the appointment — Пожалуйста, сообщите, будете ли вы вовремя на встрече |
| I am writing in reference to… (формально) | Я пишу относительно… | I am writing in reference to collaboration with brand ABC on a new product — Я пишу относительно сотрудничества с брендом ABC над новым продуктом |
| Regarding your request… (формально) | Касательно вашего запроса… | Regarding your request for a room number on the ground floor we will see what we can do for you — Касательно вашего запроса по поводу номера на первом этаже: мы посмотрим, что можем сделать для вас |
| I am interested in working with you… (неформально) | Мне интересно с вами поработать… | I am interested in working with you as a photographer — Мне интересно поработать с вами как с фотографом |
I kindly inform you… (формально)
На русском
Любезно сообщаю…
Пример
I kindly inform you are hired — Я любезно сообщаю, что вы приняты на работу
I regret to inform you that… (формально)
На русском
Я с сожалением сообщаю, что…
Пример
I regret to inform you that tomorrow is a holiday and the shop will be closed — Я с сожалением сообщаю, что завтра выходной и магазин будет закрыт
Kindly advise if you… (формально)
На русском
Предупредите (сообщите), если вы…
Пример
Kindly advise if you will be on time for the appointment — Пожалуйста, сообщите, будете ли вы вовремя на встрече
I am writing in reference to… (формально)
На русском
Я пишу относительно…
Пример
I am writing in reference to collaboration with brand ABC on a new product — Я пишу относительно сотрудничества с брендом ABC над новым продуктом
Regarding your request… (формально)
На русском
Касательно вашего запроса…
Пример
Regarding your request for a room number on the ground floor we will see what we can do for you — Касательно вашего запроса по поводу номера на первом этаже: мы посмотрим, что можем сделать для вас
I am interested in working with you…(неформально)
На русском
Мне интересно с вами поработать…
Пример
I am interested in working with you as a photographer — Мне интересно поработать с вами как с фотографом
Уточняющие фразы. Следующие фразы будут уместны, чтобы задать дополнительные вопросы, показать заинтересованность в сотрудничестве, сообщить что-то, указать, что будете ждать ответа — уже после того, как вы сообщили, зачем написали.
С какой фразы уточнить детали
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| Would it be fine if…? (неформально) | Будет ли хорошо, если…? | Would it be fine if I meet you? — Будет ли удобно, если я встречу тебя? (неформально) |
| I just wanted to update you on… (неформально) | Я хотел дополнить, что… | I just wanted to update you on the photoshoot we are having on Sunday — Я просто хотел сообщить о фотосессии, которая планируется в воскресенье |
| Please find attached…(формальность зависит от контекста) | Пожалуйста, посмотрите во вложении… | Please find attached the itinerary — Пожалуйста, посмотрите маршрут во вложении |
| Please find attached some of my suggestions as to the list of themes — Прилагаю свои предложения по списку тем (формально) | ||
| Please find attached my photos — Пожалуйста, посмотри мои фотографии во вложении (неформально) |
Would it be fine if…? (неформально)
На русском
Будет ли хорошо, если…?
Пример
Would it be fine if I meet you? — Будет ли удобно, если я встречу тебя? (неформально)
I just wanted to update you on… (неформально)
На русском
Я хотел дополнить, что…
Пример
I just wanted to update you on the photoshoot we are having on Sunday — Я просто хотел сообщить о фотосессии, которая планируется в воскресенье
Please find attached… (формальность зависит от контекста)
На русском
Пожалуйста, посмотрите во вложении…
Пример
Please find attached the itinerary — Пожалуйста, посмотрите маршрут во вложении
Please find attached some of my suggestions as to the list of themes — Прилагаю свои предложения по списку тем (формально)
Please find attached my photos — Пожалуйста, посмотри мои фотографии во вложении (неформально)
Фразы для извинений. Если в письме нужно попросить прощения, помогут следующие фразы.
С какой фразы начать извинение
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| I am writing to offer my apologize for… (формально) | Я пишу, чтобы выразить свои извинения за… | I am writing to offer my apologize for any inconvenience — Я пишу, чтобы выразить свои извинения за причиненные неудобства |
| I would like to apologize for… (формально) | Приношу извинения за… | I would like to apologize for delayed delivery of cargo — Приношу извинения за задержку поставки груза |
| Please accept my sincere apologies for… (формально) | Пожалуйста, примите мои искренние извинения за… | Please accept my sincere apologies for any inconvenience — Пожалуйста, примите мои искренние извинения за причиненные неудобства |
| We regret any inconvenience caused by…(формально) | Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине… | We regret any inconvenience caused by flight delay — Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине задержки рейса |
| I am sorry for… (неформально) | Извините за… | I am sorry for misunderstanding — Извините за недопонимание |
| Please sorry for… (неформально) | Пожалуйста, извините за… | Please sorry for our mistakes — Пожалуйста, извините за наши ошибки |
| I owe you an apology (неформально) | Я должен перед вами извиниться | — |
I am writing to offer my apologize for…(формально)
На русском
Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…
Пример
I am writing to offer my apologize for any inconvenience — Я пишу, чтобы выразить свои извинения за причиненные неудобства
I would like to apologize for… (формально)
На русском
Приношу извинения за…
Пример
I would like to apologize for delayed delivery of cargo — Приношу извинения за задержку поставки груза
Please accept my sincere apologies for… (формально)
На русском
Пожалуйста, примите мои искренние извинения за…
Пример
Please accept my sincere apologies for any inconvenience — Пожалуйста, примите мои искренние извинения за причиненные неудобства
We regret any inconvenience caused by…(формально)
На русском
Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине…
Пример
We regret any inconvenience caused by flight delay — Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине задержки рейса
I am sorry for… (неформально)
Пример
I am sorry for misunderstanding — Извините за недопонимание
Please sorry for… (неформально)
На русском
Пожалуйста, извините за…
Пример
Please sorry for our mistakes — Пожалуйста, извините за наши ошибки
I owe you an apology (неформально)
На русском
Я должен перед вами извиниться
Фразы для высказывания недовольства. Эти фразы пригодятся, чтобы подать жалобу, указать на ошибки и недочеты, прийти к компромиссу.
Как показать недовольство
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| I am writing to complain about… (формально) | Я пишу, чтобы пожаловаться… | I am writing to complain about the employees of your company — Я пишу, чтобы пожаловаться на сотрудников вашей компании |
| I suggest finding a solution that works on both sides (формально) | Предлагаю найти решение, которое подойдет обеим сторонам | — |
| I assume we can sort this matter out amicably (формально) | Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем. | — |
| We would like to express our dissatisfaction with… (формально) | Мы выражаем свое недовольство касательно… | We would like to express our dissatisfaction with new equipment — Мы выражаем свое недовольство касательного нового оборудования |
| I feel we deserve… (неформально) | Полагаю, мы заслужили… | I feel we deserve moral compensation — Полагаю, мы заслужили моральную компенсацию |
| I am afraid I am not happy with… (неформально) | Боюсь, что мне не нравится… | I am afraid I am not happy with material quality — Боюсь, что мне не нравится качество материала |
I am writing to complain about… (формально)
На русском
Я пишу, чтобы пожаловаться…
Пример
I am writing to complain about the employees of your company — Я пишу, чтобы пожаловаться на сотрудников вашей компании
I suggest finding a solution that works on both sides (формально)
На русском
Предлагаю найти решение, которое подойдет обеим сторонам
I assume we can sort this matter out amicably (формально)
На русском
Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем…
We would like to express
our dissatisfaction with… (формально)
На русском
Мы выражаем свое недовольство касательно…
Пример
We would like to express our dissatisfaction with new equipment — Мы выражаем свое недовольство касательного нового оборудования
I feel we deserve… (неформально)
На русском
Полагаю, мы заслужили…
Пример
I feel we deserve moral compensation — Полагаю, мы заслужили моральную компенсацию
I am afraid I am not happy with… (неформально)
На русском
Боюсь, что мне не нравится…
Пример
I am afraid I am not happy with material quality — Боюсь, что мне не нравится качество материала
Фразы для высказывания положительных эмоций. Фразы ниже подойдут для одобрения собеседника: с их помощью можно показать, что вы согласны с его высказыванием или предложением.
Как показать радость
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| We are pleased to announce that… (формально) | Мы рады сообщить, что… | We are pleased to announce that transaction has completed successfully — Мы рады сообщить, что сделка успешно завершена |
| You will be pleased to learn that… (неформально) | Вам будет приятно узнать, что… | You will be pleased to learn that we are opening a new store — Вам будет приятно узнать, что мы открываем новый магазин |
| I take pleasure in…(неформально) | С удовольствием… | I take pleasure in conveying greetings to you from the colleagues — С удовольствием передаю вам привет от коллег |
| I am happy to announce… (неформально) | Я рад сообщить… | I am happy to announce you are accepted — Я рад сообщить, что вы приняты |
We are pleased to announce that…(формально)
На русском
Мы рады сообщить, что…
Пример
We are pleased to announce that transaction has completed successfully — Мы рады сообщить, что сделка успешно завершена
You will be pleased to learn that… (неформально)
На русском
Вам будет приятно узнать, что…
Пример
You will be pleased to learn that we are opening a new store — Вам будет приятно узнать, что мы открываем новый магазин
I take pleasure in… (неформально)
На русском
С удовольствием…
Пример
I take pleasure in conveying greetings to you from the colleagues — С удовольствием передаю вам привет от коллег
I am happy to announce… (неформально)
На русском
Я рад сообщить…
Пример
I am happy to announce you are accepted — Я рад сообщить, что вы приняты
Фразы для просьбы или запроса. Подобные фразы необходимы, чтобы попросить собеседника об услуге или о чем-то еще.
Как попросить
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| Would you kindly… (формально) | Будьте любезны… | Would you kindly send us the review of the literature — Будьте любезны отправить нам обзор на литературу |
| We shall appreciate your cooperation in this matter (формально) | Мы будем благодарны за содействие в данном вопросе | — |
| We would appreciate it if you would… (формально) | Мы были бы признательны, если вы… | We would appreciate it if you would bring the present letter to the attention of the prosecutor’s office — Мы были бы признательны, если вы доведете настоящее письмо до сведения прокуратуры |
| Please do your best to bring this matter to a fast positive end (полуформально) | Пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы прийти к положительному решению проблемы | — |
| Could you do me a favor?(неформально) | Не могли бы вы сделать мне одолжение? | — |
Would you kindly… (формально)
На русском
Будьте любезны…
Пример
Would you kindly send us the review of the literature — Будьте любезны отправить нам обзор на литературу
We shall appreciate your cooperation in this matter (формально)
На русском
Мы будем благодарны за содействие в данном вопросе
We would appreciate it if you would…(формально)
На русском
Мы были бы признательны, если вы…
Пример
We would appreciate it if you would bring the present letter to the attention of the prosecutor’s office — Мы были бы признательны, если вы доведете настоящее письмо до сведения прокуратуры
Please do your best to bring this matter to a fast positive end (полуформально)
На русском
Пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы прийти к положительному решению проблемы
Could you do me a favor? (неформально)
На русском
Не могли бы вы сделать мне одолжение?
Фразы для того, чтобы что-то предложить. Помогут написать предложение о сотрудничестве, помощи, рассказать о проекте, показать, что вы довольны сотрудничеством.
Призывы к действию
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance (формально) | Пожалуйста, не стесняйтесь попросить о дополнительной помощи | — |
| Let us know whether you would like to… (формально) | Сообщите нам, хотели бы вы… | Let us know whether you would like to remain till Monday — Сообщите нам, хотите ли вы остаться до понедельника |
| I am sending a response to… (формально) | Я отправляю отклик на… | I am sending a response to vacancy of engineer — Я отправляю отклик на вакансию инженера |
| We look forward to doing business with you again (неформально) | С нетерпением ждем продолжения работы с вами | — |
Please do not hesitate to contact us if
you need any further assistance
(формально)
На русском
Пожалуйста, не стесняйтесь попросить о дополнительной помощи
Let us know whether you would like to… (формально)
На русском
Сообщите нам, хотели бы вы…
Пример
Let us know whether you would like to remain till Monday — Сообщите нам, хотите ли вы остаться до понедельника
I am sending a response to… (формально)
На русском
Я отправляю отклик на…
Пример
I am sending a response to vacancy of engineer — Я отправляю отклик на вакансию инженера
We look forward to doing business with you again (неформально)
На русском
С нетерпением ждем продолжения работы с вами
Конец письма
Обычно выглядит так:
- Завершающая фраза.
- Подпись.
- Имя и контакты.
Завершающая фраза показывает призыв к действию, например надежду на скорый ответ. Они тоже могут быть формальными и неформальными.
Варианты завершающих фраз
| На английском | На русском | Пример |
|---|---|---|
| I look forward to your reply (формально) | С нетерпением жду ответа | — |
| Looking forward to hearing from you (формально) | Надеюсь на скорый ответ | — |
| Kindly let me know if anything needs to be amended (формально) | Дайте мне знать, если что-то нужно изменить | Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если что-то нужно изменить в расписании |
| Bear with me или us (неформально) | Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно | — |
I look forward to your reply (формально)
На русском
С нетерпением жду ответа
Looking forward to hearing from you (формально)
На русском
Надеюсь на скорый ответ
Kindly let me know if anything needs to be amended (формально)
На русском
Дайте мне знать, если что-то нужно изменить
Пример
Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если что-то нужно изменить в расписании
Bear with me или us (неформально)
На русском
Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно
Подпись. Я имею в виду сочетание вроде «С уважением», как часто пишут в деловой переписке на русском языке. На английском свои варианты.
Варианты подписи
| На английском | На русском |
|---|---|
| Sincerely (нейтрально) | С уважением |
| Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально) | С нетерпением жду ответ |
| Yours Sincerely (больше формально) | Искренне ваш |
| Kind regards (формально) | С добрыми пожеланиями |
| Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards) | С наилучшими пожеланиями |
| Be well (неформально) | Будьте здоровы |
Sincerely (нейтрально)
С уважением
Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально)
С нетерпением жду ответ
Yours Sincerely (больше формально)
Искренне ваш
Kind regards (формально)
С добрыми пожеланиями
Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards)
С наилучшими пожеланиями
Be well (неформально)
Будьте здоровы
Имя и контакты. Сначала пишется имя, а затем фамилия. В моем примере ниже можно разглядеть ошибку и так не делать. Можно указывать Mr, Mrs или Ms, но это необязательно.
Также, если вы пишете от лица компании, то после имени и фамилии укажите должность, а затем название компании. Контакты пишутся следующей строкой. В контактах указывают почту, телефон, ник в социальных сетях.
Что почитать о деловой переписке
Твиттер-аккаунт Internal Tech Emails со скриншотами переписки известных предпринимателей вроде Стива Джобса и Билла Гейтса. Пригодится для пополнения словарного запаса.
«Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева. В книге описано, как вести деловые переписки четко и без воды. Книга о русском языке, но основные правила можно применять и в переписке на английском.
«Переписка с деловым партнером на английском языке: учебное пособие», Ольга Мазурина. Учебное пособие, в котором собраны примеры деловых писем на английском и русском языках. В пособии объясняются правила составления деловых писем, нормы ведения деловой переписки.
«Проще говоря», Джей Салливан. Эта книга поможет правильно подавать информацию и заинтересовать собеседника.
Управляющий партнер компании NeuVenture Global Инна Армстронг рассказывает, как и что писать потенциальному клиенту, чтобы он вам ответил. Да еще и на английском языке.
Алгоритм установления первого контакта и скрипты писем на английском.
Одним из барьеров, препятствующих успешному установлению контакта с потенциальными иностранными партнерами или клиентами, является коммуникация по корпоративной почте.
Многие менеджеры не владеют достаточным уровнем иностранного языка, чтобы делать холодные звонки потенциальным иностранным контрагентам, поэтому предпочитают делать первый запрос по электронной почте или через профессиональные, социальные медиаресурсы.
Однако очень часто первичное письмо-запрос содержит продающий «в лоб» контент, поэтому конверсия ответов на такие письма очень маленькая – 0.01%.
Давайте разберём каким же должен быть алгоритм установления первичного контакта, а также структура первого письма-запроса и что именно стоит писать при первом обращении, чтобы вам ответили?
Из нашей практики мы сформировали наиболее эффективный ступенчатый алгоритм для более успешной лидогенерации, а также разработали структуру первичного письма-запроса.
Важно учесть, что предложенные ниже наработки – фундамент, который требует доработки. Материалы необходимо адаптировать под специфику вашего бизнеса и ментальность страны вашего потенциального иностранного контрагента.
Наш алгоритм и модель установления первичного контакта
Что должна содержать структура первичного письма-запроса
1. Формальное или неформальное обращение к вашему потенциальному контрагенту (зависит от того, контрагенту в какой стране вы пишите, его профессиональному статусу, возрасту и специфики устоявшегося делового этикета этой страны).
Dear Mr/Ms/Prof/Dr Smith,
Hallo/Dear John,
2. Кратко озвучить откуда у вас контакты человека, которому вы пишите.
Tomasz suggested to contact you…
Found your name on the website as a mail contact and responsible for…
Found your name on LinkedIn…
3. Цель/ причина обращения с обязательным указанием ценности для него в вашем запросе.
We have learned from your website that… Thus, we would like to bring to your attention and discuss via the video-conference an opportunity… that directly aligns with the… Would you be the right person to assist with my query?
The agenda point is to discuss how … can gain most media attention by… therefore writing to arrange a 15 min call with our CEO… Who would be the right person to speak to about it?
The reason to contact, is to ask for your assistance to help me understand who would be the right person in the company to address my query to? My COO asked me to contact your company as a potential strong partners that could have interest in…
4. Call to action. Какие действия вы хотите получить человека?
Please let me know which day and time would be most suitable for a conference call to provide additional information?
Please let me know if I can send you additional information for initial introduction?
5. Благодарность за содействие и ваши полные контакты.
Would very much appreciate your reply.
Kind regards,
Кейсы
Ваша задача оставлять интригу, чтобы человеку захотелось больше узнать о цели вашего запроса и довести до второго касания.
Ниже приведу пара образов писем на английском, которые мы разрабатывали под один из наших проектов. Конверсия ответов на такие письма достигает от 54 до 87% в зависимости от рынка.
Еше несколько важных аспектов, которые стоит учесть при установлении первичного контакта по корпоративной переписке:
- Грамматика при написании письма.
- Никогда не прикреплять к письму файлы.
- Не расхваливайте свою компанию и ваши достижения.
- Помните, основная цель первого письма (даже если вы 100% уверены, что пишите нужному вам человеку) узнать, тот ли это человек, который сможет вам помочь.
- Не отправляйте письмо только 1 человеку в компании. Пишите 3-4.вы получите максимум отдачи.
- Продумайте дальнейшую модель коммуникаций, которая подведет к продаже.
- Чаще всего требуется 2-3 касания с мин информацией пред тем как вам ответят, чтобы узнать, чем занимается ваша компания или более детально описать цель запроса. Это ваш звёздный шанс, но не увлекаетесь!
Используя настойчивый пошаговый подход при установлении первичного контакта при реализации одного из наших последних проектов, принёс нам 5 встреч с топ-менеджментом крупнейших издательств мира, не поднимая телефонной трубки на одной из крупнейших выставок с Германии и, как результат – контракт на 250 тыс. евро.
Правильно выстроенный процесса коммуникаций и модель международных продаж значительно сэкономит ваше время и финансовые затраты, а также принесёт больше прибыли.
Большинство современных предпринимателей на том или ином уровне владеют английским языком. И, как правило, этого уровня достаточно для изучения определенных материалов в своей сфере или ведения деловой и личной переписки. И если в личной переписке нет строгих правил, то в деловой — таких правил довольно много, о них-то мы и хотим поговорить.
В этом материале мы собрали и подробно описали все основные правила, которые могут пригодиться для переписки с иностранными партнерами.
Общие правила
Письмо должно быть ясным, кратким и вежливым.
Делайте выбор в пользу простых слов и выражений. Чем проще вы пишите, тем быстрее вас поймут. Но не перебарщивайте и не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются сокращения типа “I`m” и сленговые выражения. Например, вместо фразы “We are the recipients of”, лучше сказать “We received”. Также, используя короткие и средней длины предложения без сложных оборотов, вы добьётесь краткости и ясности в своих письмах. Грамотное деление на абзацы облегчит зрительное восприятие текста и задаст определённый ритм.
Шапка
· В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя, должность и/или название компании с адресом, информация для обратной связи.
ВАЖНО: Имя всегда пишется в таком порядке: Имя Отчество Фамилия (отчество лучше вовсе опустить и писать только Имя, Фамилию). Пишите свое имя в таком порядке и на своих визитках, иначе иностранные партнёры будут в полной уверенности, что Ваше имя — Сидоров. Также порядок меняется и в адресе. В России пишут адрес по убывающей: страна, город, индекс, улица, дом, квартира или офис. Почти во всех европейских странах и в США порядок написания адреса идет по возрастающей, от квартиры/офиса до страны.
· Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
· Укажите дату отправления в формате дата/месяц/год (для Европейских стран) или месяц/дата/год (для США). Чтобы избежать путаницы, можно писать дату в более развернутом виде: October 10, 2010. Обратите внимание, что в русском языке дата пишется через точку (10.10.2010), в английском же дата пишется через слэш (10/10/2010).
ПРИМЕЧАНИЕ: Название российской компании никогда не переводится, только транслитерируется. Форма регистрации компании тоже транслитерируется даже при наличии эквивалентного перевода. Пример: ООО, Romashka. Неправильно: Camomile, Ltd. Как вариант, можно дополнительно в скобочках добавить перевод формы регистрации компании: ООО, Romashka (Limited Liability Company).
Обращение
После обращения ставится запятая. В России принято в обращении ставить восклицательный знак (Здравствуйте, Владимир Владимирович!), в западной же культуре восклицательный знак воспринимается как крик.
Тело письма
Сразу представьтесь, если это первое письмо. Если это уже не первое письмо, то следует выразить благодарность:
Далее, в первую очередь укажите цель обращения. И в зависимости от цели вашего письма, воспользуйтесь следующими шаблонными фразами:
Спасибо за внимание! Для удобства весь материал можно скачать тут.
Надеемся, эти правила окажутся полезными для вас.
Одним из популярнейших направлений ведения бизнеса российскими предпринимателями является осуществление внешне-экономической деятельности (ВЭД).
Уже на этапе создания компании бизнесмены подыскивают потенциальных иностранных контрагентов для дальнейшего налаживания связей, тщательно изучая условия сотрудничества с ними. И вот компания зарегистрирована, открыты валютные счета, заключен договор с иностранным контрагентом, работа идёт полным ходом. Но иногда возникают такие обстоятельства, при которых иностранная сторона отказывается от исполнения договорных обязательств или же по каким-то причинам просто не может соблюсти условия договора. Если конфликт не удается разрешить путем переговоров, самое время привлечь к ответственности «иноземца».
На что стоит обратить внимание при заключении договора с иностранным партнером, как составить претензию и что делать, если претензионные требования не удовлетворены, рассмотрим ниже.
Важно!
Документами, регламентирующими порядок разрешения международных экономических споров, являются Конвенция о признании и приведении в исполнение иностранных арбитражных решений от 10 июня 1958 г. и Соглашение о порядке разрешения споров, связанных с осуществлением хозяйственной деятельности от 20 марта 1992 г. Кроме того Россия является участницей различных международных договоров, некоторые из которых были заключены ещё во времена СССР, но действуют до сих пор.
Что стоит учесть при заключении договора с иностранным контрагентом
Обязательно запросите у контрагента документы, подтверждающие его регистрацию в качестве юрлица, а также документы, подтверждающие полномочия его руководителя. Такими документами могут быть выписка из торгового реестра, свидетельство о регистрации, сертификат действующего юрлица и т.п. Помимо стандартных положений договора, таких как предмет договора, условия и сроки оказания услуг или поставки товара, сроков оплаты и т.п. особое внимание следует уделить порядку рассмотрения споров. Необходимо четко прописать санкции за нарушение условий договора, обязательно предусмотреть досудебный претензионный порядок разрешения споров и сроки ответа на претензию, а также указать суд, который будет рассматривать арбитражный спор если сторонам не удастся договориться в досудебном порядке.
Как составить претензию иностранному партнеру?
По сути, порядок составления претензии в адрес иностранного контрагента не отличается от претензий, направляемых соотечественникам. В претензии нужно обязательно указать следующую информацию:
- сведения о компании, в чей адрес направляется претензия – тут следует указать наименование контрагента, его адрес, должность и имя руководителя, регистрационный номер контрагента;
- сведения о вашей компании (наименование, ОГРН, адрес, ФИО и должность руководителя), либо данные ИП (ОГРНИП, ФИО, адрес);
- обязательно укажите свои контактные данные: телефон и адрес электронной почты;
- укажите реквизиты договора, обязательства по которому не исполнены (номер и дата заключения);
- подробно опишите обязательства, которые должен был исполнить контрагент;
- не менее подробно опишите, какие условия договора были нарушены;
- если вы уже пытались вести переговоры по вопросу неисполнения обязательств либо вели переписку для урегулирования спора, сошлитесь на это в претензии и обязательно укажите всю информацию, полученную вами от контрагента (например: «в ответ на наше письмо исх. №.. от 01.10.2020 был получен ответ, в котором …»);
- заявите конкретные требования («на основании вышеизложенного просим…») и укажите срок ответа на претензию, если такой срок ранее не был прописан в договоре.
Если контрагент не владеет русским языком, рекомендуем составить претензию на английском языке, либо языке страны нахождения партнера. После того как претензия составлена её необходимо отправить в адрес иностранного контрагента. Лучше всего это сделать, обратившись к любой международной службе экспресс-доставки. Так вы будете уверенны, что отправление доставлено и, при необходимости, сможете отследить его получение.
В случае, если договором не предусмотрен срок ответа на претензию, то стоит ориентироваться на тридцатидневный срок, установленный российским законодательством.
Что делать, если претензионные требования не удовлетворены?
Вы направили претензию, но ваш бизнес-партнер так и не предпринял никаких мер для удовлетворения ваших требований и исполнения договорных обязательств. Что делать в таком случае? Нужно обратиться с иском к иностранному контрагенту. Иск составляется по общим правилам и практически дублирует содержание претензии. Не забудьте приложить к исковому заявлению все документы, подтверждающие выполнение своих обязательств перед иностранным контрагентом (платежные документы, товарные накладные, акты передачи и т.п.), а также расчет суммы задолженности по договору.
Важно!
Начиная судебную тяжбу с иностранным контрагентом и направляя иск в суд иностранного государства взвесьте все «за» и «против» — покроет ли сумма, ради которой затевается судебный процесс, расходы которые вы понесете в связи с ведением процесса (расходы на пересылку документов, переводчиков, адвокатов, консультации юристов и прочие).
Для начала нужно определить подсудность и, если договором установлено, что споры рассматриваются в суде страны ответчика – направить иск на языке государства, в котором находится суд.
В том случае, если между вами и иностранным контрагентом было заключено соглашение, определяющее, что возникающие споры рассматриваются в российском арбитраже, суд в Российской Федерации будет обладать исключительной компетенцией по рассмотрению данного спора при условии, что такое соглашение не изменяет исключительную компетенцию иностранного суда.
Также следует учесть, что Арбитражный-процессуальный кодекс РФ определяет компетенцию арбитражных судов по спорам с участием иностранных контрагентов, а также указывает категории дел, рассмотрение которых относится к исключительной компетенции российских судов.
Если судебное разбирательство проводилось в российском суде и завершилось выигрышем в вашу пользу, нужно обратиться в этот суд с ходатайством в адрес компетентного суда иностранного государства о признании и разрешении принудительного исполнения на территории этого государства решения российского суда. Оформленное надлежащим образом ходатайство подлежит направлению в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации для дальнейшей передачи на территорию иностранного государства в соответствии с условиями международного договора
В отдельных случаях в суд иностранного государства предоставляется заявление в порядке, установленном законодательством иностранного государства, где необходимо исполнить судебное решение.
Важно!
Исполнение решения российского суда на территории иностранного государства возможно только при наличии между Российской Федерацией и государством, на территории которого предполагается исполнение судебного решения, международного договора, предусматривающего возможность взаимного исполнения судебных решений; после выдачи разрешения на принудительное исполнение компетентными органами иностранного государства, на территории которого предполагается исполнение судебного решения.
Важно!
Для исполнения решения российского суда на территории иностранного государства оно должно пройти процедуру признания и разрешения принудительного исполнения.
Из-за введенных в отношении России и российских компаний санкций, вызванных ситуацией в Украине, многие иностранные поставщики отказываются поставлять оборудование, а иногда – даже не возвращают перечисленные им авансовые платежи.
В результате для российской компании возникают неприятные последствия:
1) нарушение обязательств по поставке товара заказчику, покупателю по внутрироссийскому контракту (если оборудование закупалось не для себя, а для других лиц) и как следствие – пени, штрафы, включение в РНП и др.;
2) нарушение обязанности по закрытию ведомости валютной операции ч.4.5. ст. 15.25 КоАП РФ (в случае невозврата валют в РФ или не поставки в РФ товара по внешнеторговому контракту).
Что делать в ситуации, когда вы не можете исполнить внутрироссийский контракт из-за нарушения иностранным поставщиком внешнеторгового контракта?
Предлагаем Вам примерную схему действий в случае, если Вы закупаете товар через посредника (агента ВЭД и др.).
СХЕМА ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРОБЛЕМАХ.
1. Иностранный поставщик отказался поставлять товар, невозможно исполнить внутрироссийский контракт с заказчиком.
Поставщику необходимо собрать следующие документы, чтобы подтвердить невозможность исполнения внутрироссийского контракта:
a) написать письмо от Российской компании-1 (поставщик -1) к иностранному поставщику (уточнить возможность поставки)
b) получить ответ с отказом в поставке (с указанием причины – введенные санкции против РФ)
c) написать письмо в Российскую компанию-2 (уведомление от Российской компании-1 о невозможности поставки из-за отказа иностранного контрагента)
d) написать письмо заказчику с предложением расторгнуть договор (уведомление от Российской компании-2 о невозможности поставки из-за отказа иностранного контрагента) + приложить соглашение о расторжении договора и переписку сторон
В случае, если :
Покупатель/заказчик согласился расторгнуть внутрироссийский контракт:
1. подписываем соглашение о расторжении договора по взаимному согласию сторон
2. возвращаем аванс покупателю/заказчику (если он был получен).
Неоспоримым преимуществом при расторжении по соглашению сторон контракта, заключенного по законам №44-ФЗ и №223-ФЗ, является то, что поставщик Российская компания-2 в этом случае не попадает в РНП (Реестр недобросовестных поставщиков).
Покупатель/заказчик отказался расторгнуть внутрироссийский контракт:
1. получаем письменный отказ заказчика/покупателя;
2. получаем свидетельство ТПП РФ о форс-мажоре о невозможности исполнить внешнеторговый контракт, выдается Российской компании-1;
3. заключение (справка) специалиста, что поставляемое оборудование уникально, аналогов нет и производится оно только иностранным поставщиком, который отказался его поставлять;
4. свидетельство регионального ТПП о форс-мажоре о невозможности исполнить внутрироссийский договор/контракт с заказчиком (выдается Российской компании-1);
5. подаем иск в суд о расторжении контракта в связи с существенно изменившимися обстоятельствами (ст.451 ГК РФ).
Отметим, что в настоящее время отсутствует однозначная судебная практика по такого рода искам, поэтому перспектива будет решаться судом в каждом конкретном случае.
Преимуществом при расторжении контракта, заключенного по законам №44-ФЗ и №223-ФЗ, в суде на основании статьи 451 ГК является то, что поставщик Российская компания-2 в этом случае не попадает в РНП.
2. Иностранный поставщик изменил срок поставки товара, в результате вы нарушаете срок поставки по внутрироссийскому контракту с Покупателем/Заказчиком.
Поставщику необходимо собрать следующие документы, чтобы подтвердить невозможность исполнения внутрироссийского контракта:
a) написать письмо иностранному поставщику (уточнить сроки поставки);
b) получить ответ с новыми сроками поставки (с указанием причины – введенные санкции против РФ, иные причины);
c) написать письмо в Российскую компанию-2 об изменении срока поставки с приложением ответа иностранного поставщика;
d) написать письмо покупателю/заказчику с предложением изменить сроки в договоре (уведомление от Российской компании-2 о невозможности поставки в срок из-за иностранного контрагента) + приложить дополнительное соглашение об изменении договора (изменить срок) и переписку сторон.
Дополнительно отметим, что согласно Закону от 04.03.2022 № 46-ФЗ для контрактов, заключенных по №44-ФЗ, допускается по соглашению сторон изменение существенных условий контракта, заключенного до 1 января 2023 года, если при исполнении такого контракта возникли независящие от сторон контракта обстоятельства, влекущие невозможность его исполнения. Предусмотренное изменение осуществляется с соблюдением положений частей 1.3 — 1.6 статьи 95 настоящего Федерального закона на основании решения Правительства, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта, местной администрации при осуществлении закупки для федеральных нужд, нужд субъекта, муниципальных нужд соответственно.
В случае, если :
Покупатель/Заказчик согласился изменить срок поставки по внутрироссийскому контракту:
1. подписываем дополнительное соглашение к контракту с новыми сроками (с запасом по времени)
Покупатель/заказчик отказался изменить срок поставки по внутрироссийскому контракту:
1. получаем письменный отказ заказчика;
2. свидетельство регионального ТПП о форс-мажоре о невозможности исполнить внутрироссийский контракт с заказчиком в срок, уважительность просрочки;
3. поставляем товар, подписываем итоговые документы;
4. направляем заказчику ответное письмо с просьбой «убрать» пени по контракту (если таковые будут выставлены).
Дополнительно отметим, что свидетельство о форс-мажоре выдается Российской компании-2 в случае, когда просрочка поставки уже наступила. Обращаем ваше внимание, что такое свидетельство позволяет освободить поставщика от ответственности в виде пени за просрочку поставки по контракту, но не освобождает поставщика от исполнения обязанности по поставке товара заказчику.
Помимо санкций, повлекших многочисленных сложности в работе российских компаний, в 2022 году произошел резкий скачок курсов валют, что привело к увеличению стоимости оборудования по внешнеторговым контрактам, расчеты по которым проводились в этот период.
Стоит отметить, что если у вас увеличилась стоимость оборудования из-за резкого скачка курса валют, внешнеторговый контракт вы не поменяете (разница курса имеет значение только для резидентов). Однако поменять цену во внутрироссийском контракте с Покупателем/Заказчиком можно попробовать:
a) документально обосновать резкий скачок курса валют,
b) написать письмо заказчику с предложением изменить цену в договоре + дополнительное соглашение об изменении цены договора.
В данном случае стоит обратить внимание, что согласно актуальной судебной практике скачки курса валют не являются обстоятельством, дающим право изменить договор. Суды полагают, что это экономический риск поставщика как профессионального участника экономической деятельности. Поэтому в настоящее время менять стоимость оборудования в договоре возможно через добровольное соглашение с заказчиком.
ВНИМАНИЕ!
ВАЛЮТНОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО!
Говоря о внешнеторговых контрактах необходимо помнить, что расчеты по ним производятся в валюте, для чего для российской компании (покупатель оборудования) банком открывается досье валютного контроля.
Согласно законодательству о валютном регулировании и валютном контроле такое досье должно быть закрыто. Чтобы закрыть досье резидент обязан предоставить в банк: если товар поставлен в РФ — документы об исполнении внешнеторгового контракта (документы о поставке) либо если товар не поставлен — обеспечить возврат денежных средств на свой банковский счет.
За невыполнение резидентом в установленный срок обязанности по возврату в Российскую Федерацию денежных средств, уплаченных нерезидентам за не ввезенные в Российскую Федерацию (не полученные в Российской Федерации) товары, невыполненные работы, не оказанные услуги предусмотрена административная ответственность по части 5 статьи 15.25 КоАП. Размер ответственности: вплоть до 5-30 % от суммы денежных средств, невозвращенных в установленный срок в РФ.
Итак, в случае, если ваш иностранный поставщик отказывается поставить товар в Россию либо вернуть уплаченные за него денежные средства, ваша компания может быть привлечена к административной ответственности.
В целях освобождения от таких последствий компании-резиденту рекомендуется предпринять меры, свидетельствующие о том, что он предпринял все средства и способы для получения товара или возврата денежных средств на свой счет. В частности, если у вас в контракте установлена подсудность коммерческого арбитража или судебного органа за рубежом, то в ситуации беспрецедентного санкционного давления в 2022 году российской компании можно обратиться в российский арбитражный суд с иском к иностранному поставщику о расторжении контракта, возврате денег по внешнеторговому контракту на основании статьи 248.1. АПК.