Как написать письмо клиенту об оплате

Вежливое письмо с просьбой об оплате 2023 Примеры лучшего формата

Запрос платежа: чтобы запросить платеж профессионально, малые предприятия должны всегда формулировать свои платежные запросы, используя вежливую, но прямую проверку языка ниже, чтобы узнать практичные форматы.

Задаваясь вопросом о том, как просить платеж, не будучи грубым, самое важное, что вам нужно помнить, — это быть прямым, но также добрым и профессиональным. Напишите несколько писем с напоминанием об оплате, которые вы будете отправлять через регулярные промежутки времени.

Письмо с просьбой оплата записывается, когда клиент или клиент не могут оплатить поставленные товары или услуги по согласованию с поставщиком Такое письмо написано поставщиком или производителем, предоставляющим товары или услуги.

Это письмо адресовано клиенту или заказчику. Письмо требование оплаты — это вежливый способ напомнить покупателюr что он/она не произвел платеж, согласованный после поставки товара.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ !!!

➣ Советы по написанию письма для оплаты

➣ Как запросить оплату профессионально

➣ Пример запроса на оплату

➣ Письмо для запроса платежного шаблона

Это официальный документ, который содержит подробную информацию о доставленных товарах и сумме деньги Ожидается, что будет оплачено. Это письмо важно для поддержания хороших деловых отношений между поставщиком и клиентом.

В качестве дополнительной поддержки примите дополнительные меры предосторожности, чтобы у клиента были все шансы заплатить вам вовремя и в полном объеме:

• Предоставляйте клиентам доказательства проделанной вами работы в виде времени, которое вы отслеживали в их проекте.

• Предоставляйте клиентам точные расчеты суммы, которую они должны заплатить вам, в форме отчетов об отслеживании рабочего времени.

• Выберите эффективную платежную систему

• Используйте инструмент для выставления счетов, чтобы создавать профессиональные счета с приглашением к оплате.

• Подготовьте подходящий контракт – желательно с оговоркой о депозите(ах)

Советы по написанию письма для оплаты

• Выразите благодарность за сотрудничество с вами
• Используйте вежливый и искренний язык
• Упомяните о срочности сборы, подлежащие уплате вовремя для целей учетной записи
• Выделите детали о поставляемых товарах или услугах
• Укажите детали, такие как номера доставки
• Выделите непогашенную сумму денег, которую клиент не заплатил
• Укажите некоторые детали платежного соглашения.
• Говорите просто и прямо

Как запросить оплату профессионально

1. Проверьте, что клиент получил счет

Чтобы запросить платеж профессионально, важно сначала убедиться, что не было ошибки или недопонимание о счете-фактуре.

Отправьте вежливое электронное письмо своему клиенту с объяснением того, что платеж уже просрочен, и попросите убедиться, что он получил первоначальный счет и проблем с ним не было.

2. Отправить краткое письмо с просьбой оплаты

Если вы не получили ответ от клиента после первой регистрации или ваш клиент подтвердил, что он получил счет, но вы все еще не получили своевременную оплату, отправьте краткое профессиональное электронное письмо. Укажите срок оплаты счета и сколько дней назад он был должен.

3. Поговорите с клиентом по телефону.

Это может показаться неловким и пугающим, но если ваши запросы на оплату по электронной почте не приводят к тому, что клиент оплачивает ваш счет, лучшим способом будет заставить вашего клиента позвонить по телефону, чтобы разобраться в основной проблеме.

При звонке идентифицируйте себя и спокойно и вежливо объясните, что вы неоднократно сообщали по электронной почте о позднем платеже.

4. Подумайте о прекращении будущей работы

Если обещание оплаты, которое вы получили по телефону, не выполнено вашим клиентом, или если вам приходилось несколько раз предварительно откатывать платеж от этого конкретного клиента, вы можете подумать о прекращении связей с компанией и отказе от дальнейшей работы.

Если вы уже начали работу над другими проектами, вы можете прекратить работу до завершения проекта, если вы можете сделать это по контракту.

5. Исследовательские коллекторские агентства

Если ваши предыдущие попытки отследить просроченные платежи не увенчались успехом, возможно, вы захотите еще больше обострить ситуацию, наняв агентство по сбору платежей, которое поможет вам обезопасить платеж от клиента.

6. Проверьте свои юридические возможности

Если после всех ваших попыток вы все еще не можете получить платеж от клиента, возможно, пришло время рассмотреть ваши законные варианты.

Если у вас есть юридически обязывающий контракт с клиентом, в котором описывается работа, которую вы были обязаны выполнить, причитающаяся сумма платежа и крайний срок платежа и включающий обе ваши подписи, у вас есть хорошие основания для судебного процесса.

Пример запроса на оплату

Зачем так писать? Вам не нужно запрашивать оплату прямо в первое письмо — вам просто нужно заранее убедиться, что ваш клиент хорошо осведомлен об условиях оплаты и основной информации.

Отправив e-mail до дату платежа, вы гарантируете, что у клиента будет достаточно времени для сбора и организации платежной документации. Кроме того, вы будете позиционировать себя как профессионал, который регулярно отслеживает счета — и отправляет электронные письма с напоминаниями, если клиент не платит вовремя.

Письмо для запроса платежного шаблона

Когда платеж задерживается, важно вежливо запросить платеж. Ниже приведены образцы писем с просьбой об оплате, которые вы можете написать клиенту на вежливом и профессиональном языке.

Из,

_____________

_____________

Дата (дата написания письма)

Чтобы,

________________

________________

Sub: _________________________________________

Уважаемые _________________,

Меня зовут ____________, и я пишу, чтобы уведомить вас о невыплаченной оплате в размере ____________ долларов. Этот платеж касается ____________, доставленных в адрес вашей компании в ____________ дня ____________. Мы просим вас выполнить платежное соглашение как можно скорее.

Настоящим прилагаю счет на поставленный товар и номер ссылки ____________ для вашей справки. Спасибо за хорошие деловые отношения, которые были у нас в течение ____________ месяцев. Мы ценим вас как клиента и не хотели бы потерять вас, но мы не получили оплату за последние ____________.

Кроме того, мы хотим запросить этот платеж, чтобы мы могли закрыть наши квартальные бухгалтерские книги. Мы начнем взимать проценты в размере ____________ за невыплаченный платеж через ____________ дней. Если вы уже совершили платеж, мы приносим свои извинения и просим вас прислать ссылочный код для транзакции, чтобы мы могли связаться с нашим отделом ____________.

Спасибо. Мы с нетерпением ждем вашего ответа относительно этого платежа.

Искренне Ваш,

__________

(__________________)

Из,

Лаверн Саттон,

Поставщики Приюта

10 Пэрис Хилл Стрит

Westland, MI 48185

США

Дата: ____________ (дата написания письма)

Чтобы,

Ларри Лопес,

94 ул. Уоррена

Литиц, Пенсильвания 17543

США

Sub; запрос на оплату

Уважаемый мистер Лопес,

Я пишу это письмо, чтобы довести до вашего сведения просроченный платеж из 10,000 долларов у вас есть с нами. Это относится к 100 кускам ткани, которые мы доставили вам 17 февраля 2019 года. Благодарим вас за сотрудничество с нами в течение прошлого года. С сожалением сообщаем Вам, что мы не получили оплату по накладной №. AFR / 628/2019.

Настоящим прилагаю счет-фактуру и соответствующие документы, относящиеся к этим товарам. Пожалуйста, свяжитесь с вашим отделом закупок относительно непогашенного платежа. Мы ценим вас как клиента, и вы никогда не задерживали платеж.

Будем признательны, если Вы срочно займитесь этим вопросом, поскольку мы хотели бы сбалансировать наши счета за последние три месяца. Пожалуйста, отнеситесь к этому вопросу безотлагательно. Надеемся на продолжение долгих деловых отношений.

Заранее благодарю за ответ.

Искренне Ваш,

__________

Лаверн Саттон

Важно отправить одно электронное письмо до даты платежа и одно электронное письмо в день оплаты, чтобы у ваших клиентов было достаточно времени для принятия необходимых мер.

После этого вы должны отправить несколько электронных писем с прямыми запросами на оплату — каждое более твердым и прямым тоном, но все же безличным и дружелюбным.

Если клиент не ответит на ваши электронные письма, возможно, есть проблема с адресом электронной почты, на который вы отправляете, или аналогичная проблема, о которой вы не знаете — в случае отсутствия ответа после полного месяца отправки электронной почты поверните, чтобы позвонить или написать клиенту.

интересно, мы верим, что эта информация о вежливом письме с просьбой об оплате 2023 Best Format Examples дала вам необходимую информацию, которую вы желаете,

CSN Team.

Убедить контрагента, что платежи после поставки товара, выполнения работ либо оказания услуг будут перечислены вовремя, поможет гарантийное письмо об оплате.

Оно представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты задолженности после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации долга.

Образец гарантийного письма об оплате позволяет зафиксировать сроки и порядок расчета по поставке товара, аренде помещения или иному предмету сделки. Другими словами, этот документ представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору. Он может являться ответом на претензию. Чтобы правильно составить письмо, стоит придерживаться соответствующих образцов оформления и бланков.

Гарантийное письмо подтверждает вашу готовность исполнить взятые обязательства по договору.

Разберем, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности и рассмотрим образец этого документа по отдельным пунктам.

Как правильно написать гарантийное письмо?

Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями. В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.

Составьте письмо-гарантию об оплате задолженности на фирменном бланке организации либо проставьте угловой штамп с уже имеющимися реквизитами фирмы (наименование, форма собственности, фактический адрес и т.д.).

Чтобы правильно составить гарантийное письмо, нужно придерживаться правил делопроизводства.

Зарегистрируйте этот бланк как исходящую документацию. В правом верхнем углу требуется указать реквизиты получателя (полное название компании, Ф.И.О. и должность руководителя). Если вы не в курсе, кто конкретно занимается финансами в фирме, адресуйте обращение компании в целом.

Образец гарантийного письма об оплате товара содержит просьбу о поставке либо выполнении услуг и гарантирует своевременную выплату. Текст документа начинается словами: «Просим выполнить», последний пункт — «Оплату гарантируем». Для письма, которое содержит только гарантию оплаты задолженности, начало будет следующее — «Гарантируем оплату». При этом нужно указать точный срок исполнения финансового обязательства.

Перечислите продукцию либо услуги, которые стали предметом для оформления двухстороннего соглашения. Укажите размер суммы сделки не только цифрами, но и прописью, а также срок оплаты, размер штрафных санкций и пени, которые накладываются на плательщика в ситуации ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа обязательно укажите полное название, юридические адреса каждой из сторон и реквизиты банка для перечислений.

Передайте бланк на подпись руководству. В определенных ситуациях письмо имеет право подписывать и главбух. Заверьте их подписи печатью.

Заполнив образец гарантийного письма об оплате по договору, необходимо соблюсти правила вручения документа контрагенту. При возникновении споров о порядке и сроках расчета по контракту, доказательства вручения будут исследоваться судом.

Как вручить гарантийное письмо?

Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

1. лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
2. через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
3. факсом;
4. по электронной почте.

Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

Рекомендации по составлению

• применяйте официальный стиль изложения, не усложняйте предложения — они должны быть просты и конкретны;

• не нужно использовать деепричастные и причастные обороты;

• фразы не должны быть расплывчатыми, долгие рассуждения неприемлемы. В противном случае ваш получатель не поймет суть ваших требований или будет сомневаться в ваших гарантиях. Искренность и доброжелательность помогут настроить контрагента на принятие положительного решения в вашу пользу;

• жаргон, устаревшие, неупотребляемые слова (архаизмы) и двусмысленные слова не должны присутствовать в деловой переписке;

• будьте грамотны — пишите без ошибок.

Типовой образец гарантийного письма об оплате услуг или продукции не утвержден на законодательном уровне. Поэтому контрагенты должны придерживаться при их составлении стиля, принятого для деловых бумаг.

Образец гарантийного письма об оплате

Образец правильного гарантийного письма об оплате задолженности должен содержать четкие формулировки, позволяющие определить срок и порядок исполнения обязательств, а также условия привлечения к ответственности. Поэтому содержание отдельных пунктов может существенно отличаться, в зависимости от предмета сделки, Содержание документа должно быть четким и понятным, язык — деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Прописывая условия, важно осознавать свои реальные возможности.

Заполняя образец гарантийного письма на оплату счета, нужно указать следующие пункты:

• наименование организации, ФИО лица-отправителя;

• реквизиты отправителя (ИНН, КПП);

• юридический и фактический адрес отправителя;

• наименование организации, ФИО лица, которому адресовано письмо — получателя;

• вид обстоятельств;

• суть предоставляемых адресату гарантий;

• сроки исполнения.

В конце ставится гербовая печать компании-отправителя, подпись и дата составления документа.

Гарантийное письмо можно составить при взятии кредита, регистрации компании в налоговой, по договорам поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Задолженности

Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.

Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

В налоговую

Этот документ необходим при регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя. Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу. Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение.

На оплату арендуемого помещения

Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды. В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам. Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

На выполнение работ

Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора. В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия.

Приобретенного товара

Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств. В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства.

Юридическое значение гарантийного письма

Оно имеет ряд важных функций:

• является признанием задолженности (а это связано с доказыванием и течением срока исковой давности);
• удостоверяет определенный размер долга одной стороны перед другой, а также прочие обстоятельства;
• подтверждает факт оформления соглашения между контрагентами (в качестве доказательства).

Нередко гарантийными письмами обязуются выполнить любые действия, которые не противоречат действующим законам: например, оформление контракта в определенные сроки, подтверждение каких-то сведений, исполнение взятых обязательств, а также работ, поставки товара либо предоставления услуг.

Грамотно написанное гарантийное письмо создает хорошую репутацию вашей организации и является залогом долгосрочного сотрудничества с деловым партнером.

Если у вас возникли трудности с составлением этого документа, рекомендуем обратиться к нашим юристам за консультацией. Связаться со специалистом можно по телефону или написать нам прямо на сайте.

Письмо с просьбой оплатить задолженность — это напоминание организации-должнику о необходимости выполнить финансовые обязательства. В случае решения проблемы в суде документ послужит подтверждением того, что были предприняты попытки досудебного мирного урегулирования разногласий.

Для чего нужно такое письмо

Если перед организацией имеются невыполненные обязательства, то должнику направляется письмо-просьба оплатить долг, которое носит информационный характер. С приложенными к нему документальными основаниями оно является доказательством существования долга, уточняет его размер, сроки уплаты и санкции в случае просрочки или невыполнения обязательств. Это послужит началом конструктивного диалога, уточнит причины неуплаты и в итоге приведет к взаимовыгодному решению в досудебном порядке.

Когда его готовят

Долги перед организацией образуются не только из договоров поставки, выполнения работ или услуг, но и как возмещение ущерба, возврат залога, уплаты неустойки и по другим обстоятельствам. Когда срок платежа наступил, но средства не были перечислены и образовался долг, готовят претензионное письмо. Официальная просьба оплатить задолженность подтолкнет должника либо к исполнению обязательств, либо к новым договоренностям. Если это не приведет к положительным результатам, то отправка напоминания является предварительным этапом перед обращением в судебные инстанции.

Правила составления

Унифицированного образца письма не существует. Оно составляется в свободной форме с учетом принятых в деловой переписке норм. Оформляется на фирменном бланке или на обычном листе. Основные элементы:

• реквизиты организации-отправителя;
• регистрационный номер, дата составления;
• наименование документа;
• обращение к руководителю или к другому ответственному лицу с указанием должности и названия организации-должника;
• ссылка на номер договора и/или другие документы, на основании которых возникли обязательства;
• сумма долга и за какие товары (услуги);
• требуемые от должника действия (например, просьба оплатить счета в ближайшее время или перечислить средства на расчетный счет с указанием крайних сроков погашения);
• меры за неуплату долга (неустойка, пени, расторжение контракта или обращение в суд);
• подпись руководителя с расшифровкой;
• контактные данные для связи;
• печать организации (при наличии).

Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить и зарегистрировать.

К письму следует приложить копии документов, на основании которых возникли обязательства, договор, в котором указаны санкции за невыполнение обязательств (например, взыскание неустойки за просрочку оплаты), акты сверки.

Отправляется такая просьба оплатить долг на бумажном носителе заказным или ценным письмом с отметкой о вручении и описью либо вручается лично с проставлением подписи получателя на втором экземпляре. Это необходимо для формирования доказательной базы в случае обращения в суд.

Пример письма с просьбой уплатить долг

Иногда организация, перед которой возникла задолженность, сама имеет долг перед третьей компанией. Законодательство РФ не запрещает передавать свои обязательства третьему лицу (ст. 313 ГК РФ). В таком случае оформляется письмо об оплате на другую организацию (третьему лицу). Это позволит избежать дополнительных расходов на многократное перечисление. Документ составляется аналогично просьбе об уплате задолженности в свободной форме, но с указанием третьего лица и его реквизитов. Важно попросить отметить в платежном поручении, что оплата производится за другое лицо, и указать реквизиты договора, по которому возникли обязательства. Копию письма необходимо отправить получателю средств.

Примерный образец письма с просьбой оплатить третьему лицу (фрагмент):

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг, приносит 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

Содержание:

I. Как правильно написать письмо клиенту
II. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
1. Письма «холодным»‎ клиентам
2. Письма-напоминания
3. Письма после встречи
4. Если клиент не выходит на связь

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут принести вам пользу:

• Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.

• Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
• Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа S2 CRM интегрируется с почтовым сервисом (можно подключить неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. S2 CRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента.

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма «холодным»‎ клиентам

Впервые пишете потенциальному клиенту? Не попасть в спам помогут персонализация и предложение выгоды.

1. Сошлитесь на общее знакомство. 

Тема письма: Пишу от [имя знакомого]

2. Сделайте отсылку к книгам, лекциям, презентациям клиента в письме.

Тема письма: 

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциального клиента, отправьте письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Материалы по итогам (мероприятия Х)

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе.

Тема письма: Вопросы по коммерческому предложению

5. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для вашей компании

Письма после встречи

6. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече вы обещали ему прислать дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по вашему запросу

7. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров.

Тема письма: План действий на ближайшее время

Если клиент не выходит на связь

8. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с вами

9. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе, поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна.

Тема письма: Полезная информация для вашего бизнеса

10. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Автор: Любовь Аброськина, Дарья Милакова

230 758