Письмо о продлении срока действия договора составляется в случае, когда в изначальном договоре было прописано такое условие его продления. При этом нет необходимости в подписании дополнительных соглашений, в переписывании условий изначально достигнутых договоренностей.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о продлении срока действия договора .docСкачать образец письма о продлении срока действия договора .doc
Этот документ оформлять необязательно, если договор подразумевает неопределенный (неограниченный) срок. Во всех других случаях, при истечении времени действия одного соглашения между контрагентами, какой-либо способ продления должен быть применен. В противном случае договор будет считаться расторгнутым.
Формулировка
Обычно в договорах встречается пункт, ясно дающий понять, на какой срок он заключен, а главное, что послужит условием для его продления. Есть такое юридическое понятие, как обоюдное согласие.
Для того чтобы ясно и однозначно заявить о своем желании продлить существующие условия договорного соглашения, необходимо обменяться письмами о продлении срока действия договора. И многозначности здесь быть не должно.
Виды договоров
В деловой документации такого плана могут встречаться разные ссылки на законодательство. Они будут зависеть от того, какого вида был заключен договор. Бывают соглашения об аренде, займе, поставке. Например, если стороны договорились об аренде помещения на каких-либо условиях и желают, чтобы все оставалось по-прежнему, они в документации могут ссылаться на первый пункт 621 статьи Гражданского кодекса.
Составные части письма
Письмо в идеале печатается на бланке организации. Так в верхней части страницы будут гарантированно находиться ее контактные данные и наименование. Если же под рукой нет особых бланков, то подойдет стандартный формат А4, офисная бумага. На ней должна содержаться такая информация:
- Дата составления письма. Если это принято в организации, то номер.
- Адресат, кому предназначается письмо. В правой верхней части принято писать ФИО, а также указывать должность. Естественно, если письмо направляется организации.
- Кто посылает сообщение. Если оно отсылается от лица организации, то это ее руководитель. Обязательно указывать не только полное наименование, но и должность и ФИО ее руководителя.
- Ссылка на договор, который был заключен между ее сторонами.
- По возможности ссылка на пункты договора, согласно которым продление срока действия соглашения происходит именно таким образом.
- С какого по какое число продляются условия существующей договоренности.
Заверяется письмо «автографом» руководителя либо лица, которое имеет соответствующие права на подписание деловой документации.
Отправка
Регистрация документа происходит в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы доказать существование письма, достаточно будет указать число, название документа и заверить это подписью ответственного за доставку.
Для надежности подобного рода документы лично вручают представителю контрагента (с постановкой подписи) либо отправляют по почте с постановкой отметки о вручении.
Юридические тонкости
При заключении договоров необходимо уделить особое внимание срокам. Если речь идет о пролонгировании, то необходимо уточнить, сколько раз можно прибегать к продлению срока и на каких условиях. При судебных разбирательствах частенько встречаются дела, при которых контрагенты имеют разные точки зрения на то, когда именно закончилось действие того или иного договора. Письмо о продлении срока действия договора в этом случае будет являться гарантией второй стороны того, что первая была в курсе о продлении соглашения.
Важный нюанс: на письмо обязательно должен прийти ответ с подтверждением либо отказом от продления срока действия соглашения. Все стороны должны выразить свое согласие, только так условия останутся прежними.
Если же условия договора необходимо корректировать, то тут будет удобнее оформить дополнительное соглашение. Этот способ наиболее распространен в нашей стране.
Обязательна ли печать
С 2014 года к «мокрой» печати значительно смягчились требования. Теперь для юридической силы того или иного письма достаточно подписи уполномоченного лица. А если письмо посылается по электронной почте, его вообще можно подписывать электронной версией печати.
Правда, к этому способу прибегают пока мало, так как организации не видят смысла в приобретении электронной печати. Письмо о продлении срока действия договора посылают обычной почтой.
Условия
Для того чтобы взаимное согласие контрагентов было достаточным условием для продолжения действия существующих соглашений, в основном договоре необходимо прописать:
- Срок действия.
- Какие способы продлении соглашения существуют.
- Сколько раз можно продлять договор (один, два, неограниченное количество).
- Каким способом одна из сторон (либо обе) могут расторгнуть договор.
Также стоит учесть, что невозможно продлить то, что уже закончилось. Договор нужно продлевать до его прекращения.
Иначе существует вероятность возникновения ошибок, возможность мошенничества одной из сторон.
В большинстве случаев если между сторонами существуют конструктивные деловые взаимоотношения и условия прописаны однозначно, недопонимание исключается.
Срок хранения
Обычно деловая переписка имеет короткий срок хранения, но это не относится к письму о продлении срока действия договора. Его необходимо сохранять ровно столько, сколько хранится сам договор.
Соглашение при этом может быть постоянным или временным. Может подлежать хранению 5, 10, 75 лет. Это будет зависеть от его специфики. И письмо должно к нему прилагаться и храниться столько, сколько он.
Этот момент необходимо учесть сотруднику, который отвечает в организации за хранение документации. Если подразумевается бумажная форма хранения, то лучше скрепить эти два документа, особенно если не составлено дополнительное соглашение о продлении срока действия.
Взяв в аренду недвижимость на какой-либо срок, арендатор по истечении оговоренного периода может принять решение продолжить пользоваться имуществом и дальше.
Закон позволяет в этом случае несколькими способами продлить договор.
Продление действия договора возможно на определенный или неопределенный срок по соглашению сторон или в силу закона
Наиболее простой формой продления аренды можно считать возобновление соглашения в силу закона на прежних основаниях. Для этого необходимо одновременное наличие двух условий:
- арендатор продолжает пользоваться имуществом после окончания срока действия документа;
- возражения со стороны арендодателя отсутствуют.
В этом случае договор считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный период в силу закона. При этом не требуется заключать никаких дополнительных соглашений.
Нужно учесть важное условие. Согласно п. 1 ст. 610 ГК РФ, если срок не был определен исходным документом, он считается заключенным на неопределенный период.
Обратите внимание!
Закон требует, чтобы договор аренды любой недвижимости на период больше 1 года прошел регистрацию в соответствующих госорганах. Только тогда он будет считаться заключенным.
Однако если аренда изначально была оговорена на срок менее 12 месяцев, для пролонгированного на неопределенное время договора не требуется проводить государственную регистрацию.
Следует помнить, что и арендатор, и арендодатель в любое время могут расторгнуть подписанный и продленный на неопределенный период договор аренды недвижимости по своей инициативе. Для этого одной из сторон необходимо за 3 месяца предупредить об этом вторую сторону, если иное не предусмотрено соглашением.
Продление договора аренды по соглашению сторон
Физические и юридические лица могут самостоятельно определять любые условия арендного договора, если они не противоречат закону.
Период действия документа можно продлить, подписав дополнительное соглашение
В этом случае стороны могут сразу определить свои отношения на длительный срок. Сам договор об аренде имущества может быть заключен на небольшой период, но в тексте можно прописать условие о его продлении на новый промежуток времени. При этом возможны следующие варианты:
- стороны предусматривают, что документ продлевается на определенный срок, но на сколько именно раз возможна пролонгация, не указывается. В этом случае продление соглашения произойдет однократно. После этого оно будет считаться прекратившим свое действие либо возобновится на неопределенный срок;
- стороны договариваются, что аренда продлевается на определенный период каждый раз после его окончания многократно, например, не более пяти раз. Однако допустимо прописать и неограниченное количество продлений.
Следует учитывать, что ни одна из сторон в последнем варианте заключения договора не сможет отказаться от него на основании п. 2 ст. 610 ГК РФ. Поэтому если аренда продлевается на тот же период и на тех же основаниях, это не означает, что после возобновления договор считается заключенным на неопределенный срок.
Обратите внимание!
Отдельно в тексте следует прописать, что условием продления аренды является отсутствие возражений обеих сторон по поводу дальнейшего продолжения договорных отношений.
Что лучше: дополнительное соглашение о пролонгации или новый краткосрочный договор?
Если стороны достигли соглашения о предоставлении в аренду недвижимости на новый период, они могут подписать новый договор либо дополнительное соглашение к ранее заключенному. При этом дополнительным соглашением можно внести любые изменения в имеющийся документ.
Последние разъяснения законодателей по поводу такого продления арендного договора на новый срок говорят о том, что отношения между арендатором и арендодателем будут регламентироваться новым документом.
Если договор подписан на период менее года, его не нужно будет регистрировать в ФРС
Иными словами, при варианте «автоматического продления» соглашения срок новой аренды не будет суммироваться с уже прошедшим периодом, а будет исчисляться заново.
Таким образом, стороны, заключившие договор, могут продлить его любым разрешенным законом вариантом в зависимости от подходящих условий. Главное, при необходимости не забыть зарегистрировать его в госорганах.
Письмо о продлении договора аренды
Если арендатор принимает решение о пролонгации соглашения аренды имущества, ему необходимо связаться со второй стороной и сообщить о своем намерении. Для этого можно направить соответствующее письмо по адресу арендодателя.
Обратите внимание!
Перед написанием письма изучите положения документа. Возможно, там содержится информация о порядке оформления такого письма, допустимых сроков и способов его направления.
При наличии требований к письму о продлении их нужно неукоснительно выполнить. Если в договор не включена такая информация, руководствуйтесь общими правилами.
В общем случае текст письма о продлении периода аренды составляется в произвольной форме. Вверху указывается название, дата заключения и номер договора. В тексте дайте ссылку на пункт, устанавливающий дату окончания действия соглашения, и выразите желание продлить срок его действия. Не забудьте указать, на какой период или до какой даты вы хотели бы продлить его.
Формулировка может быть следующей: «руководствуясь п. 1 ст. 621 ГК РФ, прошу продлить период действия договора аренды с (дата) по (дата) на тех же условиях».
Письмо должно быть подписано тем, кто является стороной соглашения, либо его доверенным представителем, в конце указывается текущая дата. Юридическому лицу нужно дополнительно поставить печать и оформить письмо в соответствии с принятыми правилами деловой переписки: присвоить номер, зарегистрировать в журнале исходящих документов.
Направьте письмо одним из способов:
- почтой с уведомлением о вручении и описью вложения;
- электронным сообщением с электронной подписью в сети интернет;
- курьерской службой.
Последний вариант предпочтительнее. Вручить письмо должны лично в руки под расписку представителю контрагента или самому арендодателю — физическому лицу.
Условия продления договора аренды земельного участка
При аренде земель срок пользования оговаривается по усмотрению сторон. Если же период в соглашении не указан, предусматривается, что арендатор пользуется землей бессрочно, то есть до момента расторжения отношений в одностороннем порядке или по обоюдному согласию сторон.
Срок аренды земельного участка, как и другой недвижимости, может продлеваться по взаимной договоренности или в соответствии с гражданскими правами сторон сделки.
Способы продления во многом зависят от того, кто является собственником земли:
- юридическое лицо;
- физическое лицо;
- местный муниципалитет.
Между юридическими и физическими лицами продление сроков договора регулируется по взаимному усмотрению.
Как и в случае с обычным имуществом, действие документа продлевается автоматически, в силу закона, если стороны не изъявили желания прекратить соглашение
Это означает, что не расторгнутый надлежащим образом документ продолжает действовать на тех же условиях и на тот же срок.
Чтобы обезопасить себя в случае автоматического продления договора, стороны вправе составить дополнение к нему. В нем прописываются условия сохранения пользования, возможность арендатора предоставлять третьим лицам субаренду или переуступку права.
Обычно допсоглашение бывает необходимо, когда действующие положения договора требуют корректировки в связи с новыми обстоятельствами. В этом случае подписанный сторонами дополнительный документ констатирует продолжение отношений при внесении изменений в соглашение.
Продление договора аренды земельного участка, принадлежащего муниципалитету, может оказаться более сложным.
Обратите внимание!
По окончании срока действия соглашения административный орган может выставить освобождающийся участок земли на аукцион. Пропустив официальные сроки торгов, можно лишиться права пользования. Поэтому целесообразно проявить инициативу и заранее уведомить власти о намерении продлить период найма.
Продлить аренду муниципального земельного участка можно следующим образом:
- по согласованию с административным органом;
- при участии в торгах;
- через суд.
Таким образом, условия могут быть следующими:
- взаимное согласие сторон об автоматическом продлении действия договора аренды или при оформлении дополнительного соглашения;
- на основании решения муниципалитета;
- на основании решения суда, если между сторонами возникли гражданско-правовые или имущественные разногласия.
Как продлить договор аренды земельного участка с муниципалитетом?
Арендатор имеет преимущественное право на пользование земельным участком, поэтому он может избежать участия в торгах на общих основаниях. Однако для этого ему необходимо легализовать собственное право пролонгации документа без участия в торгах. Следует подать соответствующее заявление.
Должен быть соблюден определенный порядок. За 3 месяца до окончания срока действия соглашения нужно направить заявление в местный административный орган того населенного пункта, к которому относится арендуемый надел.
Кроме заявления, при себе нужно иметь копию договора аренды и паспорт
Паспортные данные со стороны арендатора должны соответствовать внесенным в заключенный ранее документ. Если данные изменились, например, фамилия, нужно будет принести соответствующие бумаги (свидетельство о браке). Пакет документов на продление аренды земли в муниципалитет должен подаваться лично арендатором либо его представителем с нотариально заверенной доверенностью.
Заявление пишется на имя главы местной администрации. Если поселение достаточно большое, и орган власти имеет подразделение в виде земельного отдела, следует обращаться к его руководителю.
Обратите внимание!
Заявление составляется в свободной форме. Оно должно носить характер уведомления арендодателя о скором завершении срока действия договора аренды и намерениях заявителя по продлению пользования земельным участком.
При этом важно оставить прежним целевое назначение участка, в соответствии с разрешенным использованием земли.
Ссылаясь на положения ст. 621 ГК РФ, в заявлении нужно указать, что:
- арендуемый надел не должен выставляться на аукцион и участвовать в торгах;
- пролонгация аренды в пользу заявителя должна проходить на льготных основаниях, без участия в аукционе.
Весь пакет документов с заявлением следует направить или передать лично должностному лицу под роспись. Срок рассмотрения заявления составляет 1 месяц. После этого муниципалитет вынесет решение о продлении документа или об отказе.
Как продлить договор аренды земельного участка под строительство?
Участок земли, переданный под строительство, в соответствии с целевым назначением должен застраиваться. Это означает, что на нем возводится объект капитального строения. Данные условия прописываются при заключении договора об аренде.
Если положение о застройке арендатором соблюдается, то, исходя из положений законодательства, тот факт, что документ о найме не продлили, будет являться нарушением прав арендатора.
Аренда таких участков по завершении сроков договора может не продлеваться только при условии:
- если строительство не было санкционировано;
- категория земель и целевое использование не предусматривают возведения на участке капитального строения;
- работы так и не были начаты;
- участок используется не по назначению.
Таким образом, закон защищает арендаторов земельного участка и предоставляет им льготные условия для продления документа и права пользования наделом при условии соблюдения договора.
Заключаете договор аренды и хотите убедиться, что ваши интересы будут соблюдены? Доверьте анализ данного документа нашим юристам. Они проверят достоверность описания арендованного имущества, правильность прописанных условий договора, определяет юридическую чистоту арендодателя, внесут в текст необходимые правки.
Проверив соглашение с помощью наших юристов, вы избежите необоснованного повышения арендной платы, незаконного наложения штрафных санкций и неправомерных требований со стороны арендодателя.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Письмо о продлении договора аренды
Письмо о продлении договора аренды
Подборка наиболее важных документов по запросу Письмо о продлении договора аренды (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Судебная практика
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по судебной практике. Аренда. Общие положенияСудами установлено, что по истечении срока действия договора общество направило в адрес комитета письмо с просьбой о его продлении, спорный договор, заключенный на срок менее года, действовал до 9 ноября 2009 г. в связи с его продлением на неопределенный срок.
Путеводитель по договорной работе. Аренда. Общие положения. Рекомендации по заключению, изменению, расторжению договора— у арендатора имеется задолженность по арендной плате, по начисленным неустойкам в размере, превышающем сумму арендной платы за более чем один установленный договором период платежа (п. 2 ч. 10 ст. 17.1 Закона о защите конкуренции). Наличие задолженности определяется на момент окончания договора аренды или принятия решения, предусматривающего иной порядок распоряжения имуществом (Письмо ФАС России от 05.07.2019 N АЦ/57280/19, Разъяснения ФАС России «О продлении договора аренды государственного (муниципального) имущества»).
Письмо о пролонгации договора — образец и правила составления его размещены в данной статье — это предложение одного контрагента другому продлить срок уже заключенной и исполняемой сделки. Подробнее о данном документе расскажем далее.
Общие положения о продлении договоров
Практика пролонгации взаимовыгодных сделок широко распространена и особенно актуальна в отношении длящихся договоров (аренды, организации перевозок и т. д.). Согласно положениям пункта 1 статьи 450 ГК РФ, стороны вправе изменить положения ранее подписанного между ними договора при помощи заключения дополнительного соглашения к нему. При этом допсоглашение, продлевающее срок действия сделки, должно составляться, согласно пункту 1 статьи 452 ГК РФ, в той же форме, что и сам договор.
Договором, в соответствии с пунктом 1 статьи 420 ГК РФ, признается соглашение сторон, которое предусматривает установление, изменение или прекращение их взаимных прав и обязанностей. Следовательно, порядок заключения допсоглашения идентичен порядку заключения самого договора, если только в нем самом не предусмотрено иное.
Нормы ГК РФ предполагают 2 основных способа заключения (изменения содержания) сделки:
- путем составления единого документа при проведении переговоров;
- посредством обмена юридически значимой корреспонденцией (письмами, электронными, факсимильными и иными сообщениями).
Согласно пункту 1 статьи 435 ГК РФ, письмо о продлении договора признается офертой. Подробнее об оферте и ее видах можно узнать из нашей тематической статьи.
Письмо о пролонгации договора: правила направления и дачи согласия
Практикам необходимо помнить, что одно из основных требований, предъявляемых к оферте (письму о пролонгации договора), — это установление в ней сроков для дачи контрагентом согласия на нее. По правилам статьи 436 ГК РФ в течение всего срока, который определен в письме, получатель оферты имеет право ее принять, в то же время оферент не вправе ее отозвать (если только в самой оферте не указано иное).
Нормы ГК РФ не устанавливают конкретных требований ко времени, предоставляемому на дачу согласия (принятие акцепта), поэтому оферент может установить любой разумный срок для этого.
При этом акцепт, то есть ответ лица, получившего оферту, согласно пункту 1 статьи 438 ГК РФ, должен быть полным и безусловным.
ВАЖНО! В соответствии с пунктом 2 статьи 438 ГК РФ, молчание, то есть отсутствие как положительного, так и отрицательного ответа на сделанное предложение, акцептом не является. Однако в силу требований пункта 3 статьи 438 ГК РФ акцепт может быть выражен в форме конклюдентных действий (осуществления поставки, отгрузки товаров, внесения аванса и т. д.) со стороны акцептанта, что подтверждает его намерения заключить (продлить) предложенную сделку.
Соответственно, исходя из положений статьи 440 ГК РФ договор будет считаться продленным в том случае, если акцепт лица был получен адресатом в течение срока, указанного в оферте.
На практике бывают случаи, когда акцепт либо отправляется вовремя, но фактически доходит до оферента с опозданием, либо отправляется уже после истечения предусмотренного срока. В этом случае оферент должен руководствоваться положениями статьи 440 ГК РФ и после получения акцепта сразу же отправить акцептанту подтверждение о принятии акцепта, направленного с опозданием. В этом случае договор также будет считаться продленным.
Технические требования к составлению письма о продлении аренды
В качестве конкретного примера возьмем письмо о продлении договора аренды как достаточно распространенный случай на практике.
ВАЖНО! Перед направлением оферты с предложением продлить арендную сделку необходимо обратить внимание на положения пункта 2 статьи 621 ГК РФ, которая предусматривает преимущественное право арендатора на продление аренды. При желании воспользоваться данным правом направления письма не требуется, арендатору достаточно лишь продолжать пользоваться имуществом. При отсутствии возражений со стороны арендодателя в таком случае договор будет считаться продленным автоматически на неопределенный срок. Если же сторонам необходимо продлить сделку на конкретный срок либо скорректировать также другие положения контракта, оферту направлять придется.
Перечня требований к оферте нормы ГК РФ не определяют, поэтому она пишется в свободной форме с ориентиром на общие правила юридической практики. Следовательно, из содержания письма должно быть ясно:
- какой субъект является его отправителем;
- кто является адресатом;
- какую сделку предлагается продлить;
- в какой срок адресату следует дать согласие.
Для наглядности предлагаем ознакомиться с образцом письма о продлении договора аренды. Он может быть использован на практике, для адаптации достаточно изменить реквизиты организации, направляющей письмо, данные получателя, сведения о заключенном соглашении, действие которого продляется, и сроке продления.
Образец предлагающего продлить срок действия договора уведомления
Общество с ограниченной ответственностью
«Ирис»
ОГРН: 562363246
ИНН: 13212312312
Адрес: Москва, ул. Сидорова, 12-12
Тел./факс: 84951231231
05.12.2018
исх. № 125/2018
Генеральному директору ООО «Старт»
Семенову П. Н.
Москва, ул. Южная, 11
Уведомление о продлении договора аренды
В настоящее время между ООО «Старт» и ООО «Ирис» действует договор аренды № 15/А от 16 сентября 2015 года, предметом которого является нежилое помещение площадью 152 квадратных метра по адресу: г. Москва, ул. Северная, дом 2, корпус 3. Действие данного соглашения истекает 1 января 2019 года (пункт 1.4 указанного договора).
В связи с добросовестным исполнением положений данного договора со стороны как ООО «Старт», так и ООО «Ирис», а также заинтересованностью ООО «Ирис» в дальнейшей аренде данного помещения предлагаю вам продлить срок его действия еще на 2 года, то есть до 1 января 2021 года включительно. Ответ на предложение прошу дать до 1 января 2019 года.
Генеральный директор ООО «Ирис»: (подпись) /Фомичев Н. Е./
М. П.
***
Как видите, составление уведомления с предложением продлить срок действия договора особых трудностей не представляет. Предложенный выше образец письма о пролонгации договора аренды позволит понять структуру документа и подготовить собственный вариант. Однако практикам надлежит быть очень аккуратными, так как данное письмо имеет юридический статус оферты. Кроме того, важно учитывать положения, установленные ГК РФ в отношении пролонгации конкретного вида сделок.
***
Вам будет интересно также ознакомиться с материалами, которые мы написали специально для нашего канала Дзен.