В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
- к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
- к декларациям в ФНС, ФСС;
- к договору на подпись контрагентам;
- к коммерческому предложению;
- к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
- должность получателя и его ФИО;
- наименование компании или ведомства;
- адрес компании или ведомства.
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Сопроводительное письмо
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Приложения:
- Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
- Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
- Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Актуально на: 20 июля 2018 г.
0
Порядок документооборота между контрагентами, как правило, определяется требованиями законодательства, условиями заключенного договора, а также обычаями делового оборота. Документооборот в рамках заключенных договоров включает в себя в числе прочего подписание и обмен накладными, актами и иными документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств. А если ваш контрагент не вернул акт, переданный ему на подпись? Вероятно, поможет составленное на имя заказчика письмо, образец которого приведем в нашей консультации.
Требовать ли подписанный акт назад?
Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.
Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст. 720 ГК РФ).
Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей.
А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.
Составляем письмо на возврат акта
Письмо на возврат акта составляется в произвольной форме. В нем необходимо указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости вернуть акт.
Возможно, обязанность по возврату документов была прописана в договоре. Тогда целесообразно привести в письме ссылку на соответствующий пункт договора. Письмо может быть передано лично, отправлено по ТКС, направлено почтой. Желательно при этом подтвердить факт направления письма контрагенту. Возможно, это позволит в дальнейшем снизить штраф за отсутствие документа, если исполнитель все же будет привлечен к ответственности за отсутствие первичных документов.
Приведем для письма на возврат подписанного акта образец его заполнения.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Приложение N 2
к приказу Минкультуры России
от 7 мая 2015 г. N 1540
Форма
Письмо о возврате заявления в связи с ненадлежащим
оформлением заявления и (или) отсутствием прилагаемых
к нему документов в полном объеме
(угловой штамп лицензирующего
органа) ____________________________________
полное или сокращенное наименование
юридического лица или ФИО
(последнее - при наличии)
индивидуального предпринимателя
____________________________________
(адрес места нахождения юридического
лица или места жительства
индивидуального предпринимателя)
Возвращаем Вам заявление о ______________________________________
(предоставлении (переоформлении) лицензии)
в связи с _______________________________________________________.
(с его ненадлежащим оформлением и (или) отсутствием
прилагаемых к нему документов в полном объеме)
Приложение: заявление на ___ л.
___________________________________________ ___________________
(уполномоченное лицо лицензирующего органа) (инициалы, фамилия)
Начальнику ОП №2 УМВД России по г. Самаре полковнику полиции
ФИО1
АДРЕС1
от адвоката АБ “Антонов и партнеры” Драгунова М.Е., рег. № 63/3215 в реестре адвокатов Самарской области
Адрес для корреспонденции: 443080, г. Самара, проспект Карла Маркса, д. 192, оф. 619, тел. 8-927-734-08-16
адрес эл.почты: lawyer.dme@gmail.com
в защиту интересов ФИО2, ДАТА1.
ЗАЯВЛЕНИЕ
о возврате изъятого имущества собственнику
На основании ордера № НОМЕР1 от 01.04.2021 г. я защищаю интересы ФИО2.
01.04.2021 г. сотрудниками ОП № 2 Управления МВД России по г. Самаре было изъято принадлежащее ФИО2 имущество в рамках материала проверки КУСП № от 01.04.2021., в том числе:
- Телефон Iphone 8 plus, 64 GB, IMEI ;
- Свидетельство о регистрации ТС LEXUS НОМЕР2;
- ТС LEXUS НОМЕР2.
На момент обращения с заявлением о возврате изъятого имущества какого-либо процессуального решения по изъятым предметам не принято, если решения принято, то ФИО2 или адвокату Драгунову М.Е. об этом неизвестно, о приобщении их к материалам уголовного дела и порядке их хранения ФИО2 или адвокату Драгунову М.Е. неизвестно, а сами изъятые вещи ФИО2 не возвращены.
ФИО2 не является ни обвиняемым, ни подозреваемым по уголовному делу.
В соответствии со ст. 209 Гражданского кодекса Российской Федерации собственнику принадлежат права владения, пользования и распоряжения своим имуществом.
В силу ст. 304 ГК РФ собственник может требовать устранения всяких нарушений его права, хотя бы эти нарушения и не были соединены с лишением владения.
В соответствии со ст. 301 ГК РФ собственник вправе истребовать свое имущество из чужого незаконного владения.
Изъятые в ходе досудебного производства, но не признанные вещественными доказательствами ценности, предметы, включая электронные носители информации, а также документы подлежат возврату лицам, у которых они были изъяты (часть 4 статьи 81 УПК РФ).
Собственник имущества самостоятельно, либо через своего адвоката (защитника) или представителя вправе обратиться к следователю, дознавателю или органу дознания с ходатайством о возврате изъятого в ходе обыска (выемки) имущества (статья 119 УПК РФ).
Такое ходатайство может быть заявлено в любой момент предварительного расследования по уголовному делу. Письменное ходатайство приобщается к уголовному делу, а устное — заносится в протокол следственного действия или судебного заседания (часть 1 статьи 120 УПК РФ).
В случаях, когда немедленное принятие решения по ходатайству, заявленному в ходе предварительного расследования, невозможно, оно должно быть разрешено не позднее 3 суток со дня его заявления (статья 121 УПК РФ).
Об удовлетворении ходатайства о возврате имущества либо о полном или частичном отказе в его удовлетворении орган дознания, дознаватель, следователь выносят постановление, которое доводится до сведения лица, заявившего ходатайство (статья 122 УПК РФ).
Таким образом, изъятый в ходе доследственной проверки мобильный телефон, Свидетельство о регистрации ТС и автомобиль LEXUS НОМЕР2 подлежат возврату ФИО2, что в нарушение закона сотрудниками ОП №2 УМВД России по г. Самаре на момент обращения с заявлением о возврате изъятого имущества не сделано.
На основании изложенного и руководствуясь Конституцией РФ, нормами ГК РФ, нормами УПК РФ,
П Р О Ш У:
Обязать должностных лиц ОП №2 УМВД России по г. Самаре устранить допущенные нарушения Конституции РФ, уголовно-процессуального законодательства, и возвратить в установленные законом сроки ФИО2 :
1. Сотовый телефон Iphone 8 plus, 64 GB, IMEI ;
2. Свидетельство о регистрации ТС LEXUS GS450H;
3. ТС LEXUS GS450H.
Приложения:
- Копия ордера адвоката №НОМЕР1 от 01.04.2021 г.
Защитник ФИО2 _____________ адвокат Драгунов М.Е.
С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры.
Остались вопросы к адвокату?
Задайте их прямо сейчас здесь, или позвоните нам по телефонам в Москве +7 (499) 288-34-32 или в Самаре +7 (846) 212-99-71 (круглосуточно), или приходите к нам в офис на консультацию (по предварительной записи)!
Дата актуальности материала: 23.07.2021
Просьба после подписания вернуть — это документ, в котором содержится запрос к получателю письма о возврате экземпляра документов отправителю.
Когда и для чего используют
Сопроводительные письма, в которых содержится просьба вернуть подписанный экземпляр по адресу отправителя, передаются контрагентам — поставщикам, в контролирующие органы и фонды. В письме приводят опись отправленных бумаг с указанием их количества и листов в каждой из них.
И отправитель, и получатель регистрируют письмо в журналах исходящей и входящей корреспонденции. Так документ не затеряется при передаче от отправителя к получателю.
Организации направляют контрагентам коммерческие предложения, договоры на подписание, акты сверок, отчеты и другие официальные бумаги. Если отправителю требуется ответ или возврат подписанного документа, в сопровождении ставят пометку «Подписанные документы просьба выслать по адресу» и указывают почтовые реквизиты.
В некоторых случаях используют специальный штамп. Его ставят на сопроводительном письме с описью передаваемых бумаг.
Кто составляет и подписывает
Официальная просьба отправить второй экземпляр по адресу формируется в адрес того, кто готовит документальное сопровождение. Обычно этим занимаются:
- делопроизводитель;
- секретарь;
- ответственный сотрудник отдела или подразделения, направляющего запрос (бухгалтер, юрист, специалист отдела закупок).
В большинстве случаев в сопроводительной документации просьбу направляют на имя руководителя контрагента. Подписывает исходящую корреспонденцию директор отправителя. Если требуется связь с конкретным специалистом, внизу письма оставляют Ф. И. О. и контакты такого сотрудника.
Правила составления
Сопроводительную документацию формируют в произвольном виде, но на фирменном бланке организации. Вот как составить такое письмо:
- Указать адреса и ответственных лиц (руководство) отправителя и получателя.
- Обозначить суть обращения. Деловая переписка начинается со слов «направляем», «передаем», «сообщаем Вам». Сослаться на первоначальный документ, например договор поставки. Указать реквизиты передаваемых бумаг.
- Сформировать запрос: просьба направить документы по адресу отправителя, согласовать конкретные вопросы, ответить в определенный срок и проч.
- Подготовить опись приложений. Перечислить полные названия документов, их номера и даты составления, количество экземпляров и листов. В конце указать, сколько всего экземпляров и листов направляется получателю.
- Подписать у руководителя. Внизу страницы мелким шрифтом указать контакты ответственного сотрудника.
Корреспонденцию передают по почте (с описью вложений и уведомлением о вручении), курьерской службой или по телекоммуникационным каналам связи. Если передаете по ТКС или электронной почте, обязательно подпишите бумаги электронной цифровой подписью.
Образец
Вот шаблон — пример просьбы вернуть второй экземпляр отправителю:
____________________________________
____________________________________
ИНН ________________, КПП _____________, ОГРН _____________
_________________________
_________________________
_________________________
Исх. №____
«__» __________ 20__ г.
Сопроводительное письмо
Уважаемый _____________________!
Предоставляем Вам ______________________________________________________. Просим _________________________________________________________________ в течение _________________________________ с момента получения данного письма подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр.
Приложения:
- ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.
- ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.
- ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.
Итого: ___ экз. на ___ л.
С уважением,
__________________________
__________________________
Частнопрактикующий адвокат объясняет, куда обращаться для получения обратно изъятых оригиналов документов. Действовать надо по-разному в ситуациях, когда их забрали: при производстве по делу об административных правонарушениях; правоохранительные органы в рамках доследственной деятельности или возбужденного уголовного дела; налоговики.
Адвокат объясняет, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов, дает образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых оригиналов. А советы нескольких экспертов налоговой сферы помогут вам быстрее вернуть свои документы из налоговой инспекции.
Поводом для разбирательств в этой теме стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Нашу организацию часто проверяют правоохранительные органы и происходит выемка документов, в т.ч. приказов по основной деятельности. Как нам потом вернуть оригиналы приказов? Копии приказов органы не принимают, им нужны только оригиналы. Но руководство меняется каждые полгода, поэтому еще раз подписать приказы нет возможности. Как нам поступать в данной ситуации?
Ответить на ваш вопрос в двух словах не получится, поскольку в нем использован термин «выемка». Дело в том, что выемка может производиться как, например, в ходе выездной налоговой проверки, так и при расследовании уголовного дела. Нередко на бытовом уровне выемкой называют другое близкое к ней по своей сути действие – изъятие.
Если не углубляться в анализ законодательства, то можно сказать, что изъятие, в отличие от выемки, как правило, производится правоохранительными органами в ходе так называемой доследственной (когда уголовное дело не возбуждено, а может ,и вообще не будет возбуждаться) проверки информации о преступлении1. Иногда документы могут изыматься также при производстве по делам об административных правонарушениях.
Чтобы правильно ответить на ваш вопрос, рассмотрим несколько возможных вариантов выемки и изъятия документов. Скорее всего, эта информация будет полезна, т.к. фирмы периодически проверяются не только сотрудниками правоохранительных органов, но и другими структурами. Всем им для осуществления контрольных мероприятий нередко требуются документы предприятия. При этом сами проверяющие могут и забыть, что изымаемые ими бумаги очень нужны проверяемому юридическому лицу для его каждодневной работы.
Надеюсь, что расширенный ответ на заданный вопрос сослужит сотрудникам проверяемых предприятий добрую службу. Как минимум, вы будете знать, что делать, если у вас изъяли подлинники документов.
Итак, проверяющие должностные лица могут забрать документы в ходе выемки или изъятия в рамках производства по делам об административных правонарушениях, в ходе уголовного судопроизводства и в ходе налоговых проверок2. Рассмотрим кратко каждый из этих вариантов.
Изъятие документов при производстве по делам об административных правонарушениях
Изъятие документов при производстве по делам об административных правонарушениях регулируется ст. 27.10 КоАП РФ. Обратите внимание на ее ч. 5.1:
Фрагмент документа
Статья 27.10 «Изъятие вещей и документов» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
…5.1. В случае, если изымаются документы, с них изготавливаются копии, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и передаются лицу, у которого изымаются документы, о чем делается запись в протоколе. В случае, если невозможно изготовить копии или передать их одновременно с изъятием документов, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов лицу, у которого были изъяты документы, в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе. В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления. Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.
6. В протоколе об изъятии вещей и документов указываются сведения о виде и реквизитах изъятых документов, о виде, количестве, об иных идентификационных признаках изъятых вещей…
В постановлении, которое выносится по результатам рассмотрения дела об административном правонарушении, должны быть в числе прочего решены вопросы о судьбе изъятых документов. Если эти документы не содержат на себе следов подделки и т.п. (т.е. не являются вещественными доказательствами), то они подлежат возвращению законному владельцу. Те же документы, которые признаны вещественными доказательствами, подлежат оставлению в деле в течение всего срока хранения данного дела либо передаются заинтересованным лицам (п. 3 ч. 3 ст. 29.10 КоАП РФ).
Если документы вам нужны, надо обратиться с письменным запросом на имя руководителя органа, производившего изъятие (либо на имя судьи, рассмотревшего дело об административном правонарушении), с просьбой вернуть подлинник конкретного документа (документов). В случае отказа предоставить запрашиваемый документ, придется использовать имеющуюся у вас копию документа и отрицательный ответ компетентного органа (должностного лица), в распоряжении которого находится изъятый документ.
Изъятие и выемка документов при производстве по уголовным делам
При производстве по уголовным делам могут осуществляться:
- изъятие на этапе проверки сообщения о преступлении или
- выемка после возбуждения уголовного дела.
Например, сотрудникам оперативных подразделений правоохранительных органов в ходе оперативно-розыскной деятельности разрешается производить изъятие оригиналов документов, в ходе которого проверяемому лицу отдаются лишь копии с них. По этому поводу в законе сказано так:
Фрагмент документа
Статья 15 «Права органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность» Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности»
…В случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства Российской Федерации.
Если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий изымаются документы и (или) электронные носители информации, то изготавливаются копии документов, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и (или) по ходатайству законного владельца изъятых электронных носителей информации или обладателя содержащейся на них информации информация, содержащаяся на изъятых электронных носителях, копируется на другие электронные носители информации, предоставленные законным владельцем изъятых электронных носителей информации или обладателем содержащейся на них информации. Копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, передаются лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации, о чем делается запись в протоколе. В случае, если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий невозможно изготовить копии документов и (или) скопировать информацию с электронных носителей информации или передать их одновременно с изъятием документов и (или) электронных носителей информации, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе…
В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.
Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе…
Как видите, порядок изготовления копий с изъятых оригиналов документов и их направление взамен оригиналов владельцу схож при производстве дел по административным правонарушениям и в ходе оперативно-розыскной деятельности правоохранительных органов.
Если же в рамках уже возбужденного уголовного дела производится выемка, то сначала будет оглашено постановление следователя или дознавателя о производстве выемки и его копию оставят представителю юрлица. Особенностью такой выемки является то, что ст. 183 УПК РФ разрешает ее в случае, если возникла необходимость изъятия конкретных предметов и документов, имеющих значение для уголовного дела, и если точно известно, где и у кого они находятся.
Закон особо оговаривает, что выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения. До начала выемки следователь предлагает выдать предметы и документы, подлежащие изъятию, и лишь в случае отказа производит выемку принудительно.
Здесь пару слов надо сказать об обыске и его отличии от выемки. Если при выемке, как мы отмечали выше, следователю известно место нахождения интересующего документа, то при обыске документ надеются найти. Так вот документы, обнаруженные при обыске, изымают, о чем делается соответствующая запись в протоколе.
Вне зависимости от того, изъят ли документ или произведена его выемка, в уголовном процессе правило таково: если документ признан доказательством, то его судьбу определяет суд. Если же документ доказательством не признан, то следователь (дознаватель) обязан перед передачей дела в суд вернуть такие документы их владельцам.
Но закон не запрещает заинтересованному лицу даже при признании документа доказательством обратиться к следователю или судье с ходатайством о передаче документа на ответственное хранение.
В ходатайстве по уголовному делу (которое можно назвать и заявлением) о копировании документов на всякий случай можно начать с просьбы вернуть оригиналы, а если это невозможно, то предоставить копии изъятых документов (Пример 1). Если у вас есть веские причины для получения документов, обязательно укажите их. В Примере 2 показываем, как можно составить текст ходатайства о возвращении оригиналов, здесь можно опереться, например, на то, что они не были признаны вещественными доказательствами.
Пример 1. Ходатайство следователю по уголовному делу о копировании документов
Пример 2. Текст ходатайства следователю по уголовному делу о возврате документов
Изъятие документов налоговым органом
Деятельность налоговых органов во многом регламентируется Налоговым кодексом РФ3, который, в отличие от уголовно-процессуального законодательства, не отличается особой четкостью.
Тем не менее налоговики обязаны соблюдать следующие правила. Выемка документов производится ими на основании постановления о производстве выемки, изъятия документов и предметов4. Данное постановление должно быть обязательно подписано должностным лицом налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку, а также утверждено руководителем (заместителем) соответствующей ИФНС5.
Правила передачи копий изъятых налоговиками оригиналов документов похожи на ранее описанные. При изъятии документов изготавливаются их копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого изымаются оригиналы6. При невозможности изготовить или передать копии одновременно с изъятием документов инспекция передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия. Все это протоколируется, а порой сопровождается видеозаписью.
К сожалению, в налоговом законодательстве не прописан четкий порядок возврата изъятых документов. Однако если их удерживают длительное время, то нередко помогает вернуть изъятые подлинники письменное обращение в вышестоящий налоговый орган или в суд.
Мнение эксперта
Ширяев Дмитрий Викторович, руководитель направления налоговой и судебной практики АКГ «Уральский союз»
Вопрос возврата изъятых оригиналов и сроков такого возврата не урегулирован НК РФ. Но вернуть основную часть документов можно достаточно быстро.
При выемке оригиналов ИФНС обязана в течение 5 рабочих дней после этого выдать предприятию заверенные копии (на основании п. 8 ст. 94 НК РФ). Этот срок обычно нарушается, т.к. налоговики не любят делать то, что сами требуют с налогоплательщиков. Возникает законный повод для жалобы на неправомерное бездействие должностных лиц инспекции. При подаче такой жалобы, пользуясь имеющимся правом в течение 3 дней после ее поступления (п. 1.1 ст. 139 НК РФ) решить вопрос без передачи материала в вышестоящее управление ФНС по субъекту РФ, основную часть документов (как правило, изъятую «до кучи», без оснований) возвращают, а с действительно необходимых подлинников снимают копии и отдают их. Ведь проще отдать по описи ненужные оригиналы, чем сначала снять и заверить копии, а потом их тоже описывать. Но нужно подавать именно жалобу, а не запрос, на него через месяц может просто прийти отписка.
Если инспекция выполнила требования п. 8 ст. 94 НК РФ, вовремя предоставив копии изъятых оригиналов, то подлинники можно получить после окончания проверки (тоже – в ненужной налоговикам части). Действует7 Инструкция о порядке изъятия документов, утвержденная письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 № 16/176, в п. 14 которой предусмотрено, что «при отсутствии злоупотреблений документы возвращаются». Поэтому все документы, которые не упомянуты в акте проверки как оформленные с нарушениями, должны вернуть. Истребовать такие документы тоже можно жалобой на незаконное бездействие, т.к. реакция на этот вид запроса точно будет оперативной. На то, что оригиналы документов необходимы инспекциям именно на время проверки, ориентировался в своих разъяснениях и Минфин РФ (письмо от 21.12.2004 № 03-02-07/90).
Те же документы, которые были отправлены на экспертизу и имеют доказательственное значение, вернуть получится не ранее, чем решение ИФНС с претензиями к этим документам будет отменено или признано в соответствующей части недействительным.
Мнение эксперта
Светлана Иванова, бухгалтер-консультант BDO Unicon Outsourcing
Вероятно, актуальность данного вопроса связана с тем, что порядок, срок да и сама процедура налоговым законодательством РФ не установлены. Есть только обязанность предоставить заверенные копии документов в случае изъятия подлинников.
В моей практике только однажды инспекция запросила оригинал договора и подтверждающие документы к нему с целью проверки реальности проведения сделки (договор был с автоматической пролонгацией). Документы к нему периодически требовала налоговая в рамках камеральных проверок, поэтому мы сразу попросили инспектора предоставить нам заверенные копии данных документов. Так как объем документов был достаточно большим, инспектор сказала, что в течение 5 дней (сроки, установленные законодательством) мы можем подъехать в инспекцию и забрать копии. После окончания налоговой проверки мы обратились к инспектору с просьбой вернуть оригиналы, и все было возвращено без каких-либо дополнительных усилий с нашей стороны. Видимо, лишняя «макулатура» инспекции тоже не нужна, если, конечно, при проверке не обнаружены какие-либо недочеты и данные документы не передаются в следующие инстанции (суд, например).
На мой взгляд, если компания сомневается в возврате оригиналов, можно составить письмо-запрос в ИФНС в 2 экземплярах с текстом такого рода:
«Компания ООО “Ромашка” в рамках процедуры налогового контроля передала договор / контракт / акт / УПД и т.п. дата… № … и в связи с этим просит на основании п. 8 ст. 94 НК РФ предоставить в установленные законом сроки должным образом заверенные копии данных документов, а также в разумные сроки вернуть оригиналы в случае отсутствия оснований для передачи документов в последующие инстанции…».
Именно с таким письмом мы обращались в налоговую в нашем случае.
Мнение эксперта
Татьяна Пискарева, руководитель отдела департамента бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing
По факту надобность в изъятых документах после проведения необходимых экспертиз отпадает, поэтому если налоговая их не возвращает, что случается крайне редко, – это может быть результатом халатности исполнителей или передачи изъятых документов заинтересованным органам с нарушением процедур, что не позволяет запросить их обратно.
Запросить оригиналы изъятых документов можно ориентировочно по истечении полугода путем направления официального запроса, т.к. именно такой срок отводится на проведение дополнительных экспертиз в рамках налоговой проверки.
Советы можно дать следующие.
- В рамках проведения налоговой проверки выемка происходит только после отказа предоставить документы добровольно, поэтому при получении требования от налоговой лучше предоставить запрошенные документы самостоятельно, даже если основание вам кажется неубедительным, так как законодательство РФ не предусматривает оснований для оставления требования о представлении документов без исполнения.
- Обязательно контролируйте соблюдение всех процессуальных требований при проведении выемки. Документы, полученные с нарушением требований закона, не могут быть использованы при осуществлении налогового контроля.
- Имейте в виду, непредставление налогоплательщиком в течение более 2 месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов дает налоговым органам право определять суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.
- В случае запроса заинтересованными лицами изъятых документов, вы всегда можете предоставить заверенные налоговым органом копии с приложением копии протокола, в котором должен быть указан и описан каждый изъятый документ.
* * *
И, наконец, общее правило: если у вас на руках имеется протокол выемки (изъятия), заверенная копия изъятого документа и ответ с отказом вернуть такой документ, то этого «праздничного набора» хватит для того, чтобы избежать обусловленных отсутствием подлинников неприятностей. Во всяком случае, встречающиеся на практике попытки излишне ретивых чиновников и проверяющих наказать фирму за такое отсутствие документов успешно обжалуются в суд.