Как написать письмо новому поставщику

Содержание

Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.

Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.

В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.

Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:

• Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
• Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
• Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.  

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.

Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.

Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.

На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве

Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника. 

Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения. 

Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую. 

Структура письма  

Приветствие

Оно задает тон письма  и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.

Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа. 

Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым. 

Заголовок

По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам. 

Правила создания эффектного заголовка:

• Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
• Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
• Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
• Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».

Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным. 

Суть предложения

Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.

Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры. 

Завлечение адресата

Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».

Контакты

Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный. 

Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.

Благодарность

Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.

Общие правила написания

Основная часть

Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения. 

Придерживайтесь следующих принципов:

• пишите короткими предложениями;
• разбейте текст на абзацы;
• используйте заголовки и подзаголовки;
• разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.

Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.

Обязательная информация

Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.

Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.

Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав. 

Конкурентные преимущества

Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:

• Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация. 
• Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов. 

Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.

Как усилить предложение о сотрудничестве

Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит. 

Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.

Правила оформления

Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.

Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.

Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве

«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].

Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). 

В услугу входит:

• привлечение новых подписчиков;
• создание и оформление интересного контента;
• поддержка активности в профиле или группе;
• настройка таргета.

Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой. 

Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.

Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.

С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.

Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:

• скидка 15% на размещение статей в журнале;
• скидка 10% на рекламные объявления.

Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.

Надеемся на долгосрочное сотрудничество.

Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035

Телеграм @artempetrov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.

Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика. 

Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».

Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве

☑ Логичная структура.

☑ Ясность и лаконичность.

☑ Отсутствие грамматических ошибок.

☑ Вежливость, уместный тон.

☑ Информативность. 

Что недопустимо при составлении письма

✕ Шаблонные формулировки и обращения.

✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.

✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.

✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.

✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.

✕ Перегруженность текста ненужной информацией.

Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.

Как отправлять письмо

По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону. 

Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.

Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.

Когда ждать ответа на письмо

Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.

Коротко о главном

• Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу. 
• В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
• Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.

На первый взгляд, статья высосана из пальца. Казалось бы, что сложного в том, чтобы написать поставщикам? Ведь они же должны сами быть заинтересованы в том, чтобы продать вам.

Реальность и особенности российского менталитета говорят об обратном. Если вы не заинтересуете контактное лицо на стороне поставщика, то вряд ли вам будут быстро отвечать и предложат что-то интересное по ценам.

В итоге надо буквально убалтывать поставщиков:

• Рассказать про условия сотрудничества;
• Дать понять какие условия есть по скидкам;
• И уж тем более показать вам оптовые прайсы.

Целью этой статьи вижу подготовку готового письма для отправки поставщикам, чтобы начать разговор с ними сразу в нужном русле.

Статьи, безусловно, полезны, но можно просто написать мне в личные сообщения ВК или директ , и уже на следующий день у вас будет пошаговый индивидуальный план запуска интернет-магазина или продаж на маркетплейсе.

Схема общения с поставщиком

В этой статье я не буду рассказывать про поиск поставщика, так как этому посвящены другие мои статьи по этой теме. Будем считать, что вы уже составили список подходящих и готовитесь с ними связаться.

Люди на стороне поставщиков в первую очередь – люди. И они хотят нормального к себе отношения.

Когда мой клиент говорит мне, что поставщики ему не отвечают, я обычно прошу показать письмо, которое они им отправляют. Что же я там вижу:

ДД! (это так принято сейчас в инсте сокращать “Добрый день”). Интересует опт.

Считаю такое отношение к незнакомым людям неуважением. Или вот еще:

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, какие оптовые цены на вашу продукцию? Мы только собираемся открывать интернет-магазин и у нас будут минимальные закупки.

Да кто захочет возиться с вами, если еще на этапе начала переговоров несет неуверенностью со стороны покупателя?

Поэтому делаем в такой последовательности.

• Принять позицию сильной стороны;
• Спросить общие условия;
• Уточнить особенности оплаты;
• Спросить есть ли дропшиппинг;
• Уточнить наличие МРЦ/РРЦ;
• Каким образом осуществляется обновление цен и остатков;
• Скидки от объема;
• Ваши реквизиты

Позиция сильной стороны

Тут надо понять, что менеджеры в оптовых компаниях в 99% случаев сидят на проценте с продаж, и ваша задача с самого начала заинтересовать их. Смысл им тратить на вас время, если сразу понятно, что много они сами с вами не заработают?

Поэтому если вы будете писать им с позиции “Я еще малыш и только собираюсь открываться, поэтому буду закупать по 10 т.р. в месяц в рассрочку“, то можете забыть про нормальное общение в большинстве случаев.

Поэтому пишем так:

Добрый день!
Меня зовут Елена Кондратьева, я – представитель отдела закупок интернет-магазина такого-то.

Мы запускаем второе направление в нашей компании и будем рады закупать у вас следующие группы товаров:
– Одежда женская
– Одежда мужская
– Одежда детская
– Бренды такие-то

Ну то есть сразу стоит показать, что не вы мелкий магазинчик с бюджетом в 20 тысяч рублей (даже если так и есть на самом деле), а вполне себе серьезная компания, которая вызовет интерес у представителя поставщика.

Также важно показать, что вы не шлете всем одни и те же письма, а подстраиваете под каждого поставщика, вставляя именно их группы товаров.

Если вы когда-то искали работу и писали сопроводительные письма к вакансиям, то, наверное, замечали, что на не шаблонные письма реакция была совершенно другой.

Уточняем общие условия закупки

Еще в своей статье про сбор отзывов с покупателей я указал насколько важно не просто просить отзыв, а ответить на ряд вопросов, которые, в итоге, и сформируют отзыв.

Та же история и тут. Зададите нужные вопросы – получите нужные ответы. Поехали:

Дайте, пожалуйста, оптовый прайс вашей продукции.

Да, больше ничего тут писать дополнительно и не надо.

Оплата

Поставщики обычно используют одну из схем оплаты:

1. 100% предоплата. Купили на 50 000, на эту же сумму вам отгрузили товар.
2. Работа по депозиту. Отправили 50 000 им на счет, потом выгребаете по мере необходимости. Некоторые поставщики работают так от 1 штуки.
3. Поштучный выкуп. Часто бывает в нишах дорогостоящих товаров.

По какой форме оплаты вы работаете? 100% выкуп, депозит или можно выкупать поштучно?

На сайте у поставщика может быть написано, что торгуют только по 100% выкупу, но в переписке может легко выясниться, что возможна работа и по депозиту. Такое бывает очень часто, а это гораздо удобнее, ведь не надо выкупать сразу все.

Дропшиппинг

Не все поставщики афишируют у себя на сайте, что у них вообще есть схема работы по дропшиппингу, поэтому не лишним будет уточнить в переписке используют ли они такой метод отгрузки.

Возможна ли работа по дропшиппингу? К нам уже поступают заказы на товары из вашего ассортимента и мы могли бы уже отгружать их вам.

Да, этих заказов у вас может еще не быть, но не спросить о такой возможности вы не имеете права. В 2 случаях из 10 поставщик, который не афиширует дропшиппинг на сайте, внезапно дает такую возможность.

МРЦ/РРЦ

МРЦ – минимальная розничная цена. РРЦ – рекомендуемая розничная цена. Во многих нишах есть их контроль и вам могут не позволить торговать ниже какой-то цены.

Это хороший знак, к слову, и я искренне люблю ниши, где поставщик следит за этим и нагибает тех, кто занимается демпингом. Так и спрашиваем:

Есть ли у вас правила в части МРЦ и РРЦ?

Если есть – отлично, если нет – тоже иногда хорошо.

Обновление цен и остатков

Большой болью в магазинах с большим ассортиментом (даже когда товаров >100) является корректировка цен и остатков, особенно если вы торгуете с чужого склада.

Поставщики обычно решают эти задачи так:

1. Регулярно присылают вам таблички в Excel с ценами и остатками;
2. Дают ссылку на XML файл, который вы можете интегрировать в свой сайт (я в своей сборке предусмотрел такое, кстати)
3. Особенно отмороженные поставщики предлагают узнавать остатки по телефону. Но это жесть. Если вы с таким столкнетесь, я вам искренне не завидую

Поэтому пишем так:

Уточните, пожалуйста, каким образом обновляются остатки и цены? Вы присылаете в файле или есть XML?

Большинство поставщиков используют файлы с остатками и ценами. Более крупные уже используют XML выгрузку, которая позволит вам загрузить их ассортимент напрямую к себе.

Скидки от объема

Будет правильным сразу уточнить от какого объема ежемесячных закупок предоставляются скидки на закупку. Обычно в прайсах только одна колонка с ценами, но если попросить, волшебным образом могут появиться еще несколько колонок с ценами при закупке от 30/100/300 тысяч рублей в месяц.

От какого объема ежемесячных закупок у вас предоставляются скидки?

За спрос денег не берут, как говорится, поэтому всегда спрашивайте об этом.

Реквизиты

9 из 10 поставщиков сразу попросят ваши реквизиты для отправки прайса. Я искренне не понимаю до сих пор зачем это делается. Например, ни один из зарубежных поставщиков ни разу у меня не попросил их.

Но раз уж просят, сразу их прикрепите.

К письму прикрепила наши реквизиты, которые вам, возможно, потребуются.

Тем самым вы сразу покажете, что вы “в теме” и сэкономите лишнее время на переписку.

А что делать, если реквизитов нет? Лично у меня прокатывала не раз отправка чужих реквизитов, найденных в интернете. Но для этого заведите левую почту, чтобы не палиться напрямую.

Что получилось в итоге?

Теперь сравним письмо, которое обычно отправляет большинство новичков в общении с поставщиками с тем, что мы с вами подготовили:

Было:

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, какие оптовые цены на вашу продукцию?

Стало:

Получив такое письмо, что увидит представитель поставщика:

1. Что вы явно не новичок в этом деле и знаете правила игры;
2. Что вы хотите сэкономить время человека;
3. Что вы заинтересованы в том, чтобы купить именно у этого поставщика.

Лично мне не раз помогали именно такие развернутые письма поставщикам, что сразу выводило уровень общения с ними на новый уровень.

Далее, когда вы уже соберете прайсы и условия сотрудничества по разным поставщикам, сравните их по моим критериям выбора поставщика. Там и сделаете окончательный выбор!

Выгодный, в первую очередь, вам.

Пользуйтесь на здоровье

Напишите мне в личные сообщения ВК или в директ и уже через 2 недели у вас будет как минимум 3 ниши для интернет-магазина/маркетплейса, поставщики в РФ и Китае, анализ конкурентов и профессионально подготовленная финансовая модель.

Если вы еще знаете какие-то лайфхаки общения с поставщиками, делитесь в комментариях!

Спасибо!

Метки: поставщики

Оферта может быть направлена не только продавцом в адрес потенциального покупателя, но и покупателем в адрес потенциального продавца (ст. 435 ГК РФ).

Заявка на приобретение товара

В вышеназванном случае в качестве оферты может выступать письмо-заявка на поставку товара, содержащее все существенные условия договора.

Получив такое письмо, продавец должен направить ответ покупателю (акцепт), в котором либо даст согласие на поставку интересующего покупателя товара, либо заявит отказ от поставки. Оставить без ответа заявку на поставку товара, являющуюся офертой, поставщик не вправе (ст. 438 ГК РФ).

Договор считается заключенным, когда отправитель оферты (ст. 440, 441 ГК РФ):

• получил акцепт в пределах срока, указанного в оферте, если такой срок содержится в оферте;
• получил акцепт в разумный срок, если срок для акцепта не был указан в оферте.

Важно отметить, что акцептом признается не обязательно какой-то письменный ответ, но и действия поставщика. Собственно, сама поставка в ответ на письмо-заявку и является акцептом.

Как написать письмо-заявку на поставку товара

Из такого письма-заявки должно быть понятно, какой товар и в каком количестве покупатель собирается приобрести. Также в письме имеет смысл отразить срок для акцепта.

Подписывает оферту (письмо-заявку) руководитель организации, выступающей с предложением заключить договор.

Письмо-заявку на поставку товара можно вручить лично под роспись руководителю организации, у которой вы желаете приобрести товар, либо иному уполномоченному лицу этой компании. Также можно направить письмо-заявку по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или же в электронном виде.

Письмо о поставке товара: образец

Приведем письмо-заявку на поставку товара (образец).

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Письмо-заявка на поставку товара не всегда может быть офертой

Нередко письмо-заявку на поставку товара покупатель направляет поставщику в рамках уже действующего договора поставки.