В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей).
Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив?
В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.
В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.
Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:
- чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
- неудовлетворительная система хранения и учета документов;
- невозврат документов из временного пользования;
- утрата документов по причине халатности.
При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:
- акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
- акт об утрате документов.
Причины утраты документов
Чрезвычайные обстоятельства
Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив. Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.
Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации. Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:
- в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
- научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
- рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.
Неудовлетворительная система хранения документов
К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.
Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:
Фрагмент документа
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.
Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.
Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).
Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения. Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным. Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.
Невозврат документов из временного пользования
Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:
- регистрируется в Книге выдачи дел и
- оформляется:
- заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
- а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.
Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц….
Добавить в «Нужное»
Акт об утрате документов: образец заполнения
Как расследовать и оформить утрату документов?
В случае массовой утраты документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105.
Если комиссия придет к выводу, что документы утрачены в результате чрезвычайной ситуации (кража, пожар, авария и др.), необходимо получить документарное подтверждение происшедшего в уполномоченном государственном органе. Например, в случае пожара — справку подразделения МЧС. Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Квадро»
О.Е. Митряев 
Акт об утрате документов
г. Москва
«01» апреля 2016 г.
По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя директора И.И. Иванова (председатель комиссии), главного бухгалтера К.П. Семеновой, начальника отдела продаж П.П. Потерялова установила следующее.
27.03.2016 из-за возгорания внутренней электропроводки в помещении бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС от 28.03.2016. В результате утрачены оригиналы документов — накладные и счета-фактуры за 2014, 2015 гг. — 435 шт.
| Председатель комиссии |  |
И.И. Иванов |
| Члены комиссии: |  |
К.П. Семенова |
 |
П.П. Потерялов |
С актом ознакомлена:
| бухгалтер по учету ТМЦ |  |
С.Л. Скрупулезная |
01.04.2016
Форум для бухгалтера:
Налоговые поправки — 2023
Утеря документов в организации может повлечь за собой не только исчезновение важной информации, но и санкции со стороны контролирующих органов. Объяснительная записка об утере документов составляется в процессе расследования факта утери.
Файлы в .DOC:Бланк объяснительной записки об утере документовОбразец объяснительной записки об утере документов
Ценность документов
Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, имеют неодинаковую ценность. Так, некоторые из них представляют собой объекты, имеющие культурное, экономическое, социальное и историческое значение и должны храниться постоянно или в течение длительного срока. Другие же имеют ценность только в период оперативного делопроизводства и могут быть уничтожены спустя короткий срок.
Обязанность государственных и муниципальных бюджетных учреждений хранить свои документы и передавать их в архив определена на федеральном уровне. Коммерческие организации сами отвечают за сохранность своих документов, однако и они подчиняются требованиям законодательных актов, определяющих обязанность хранения отдельных видов документов. Так, например,
- Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) определяет, что Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
- Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также определяет, что Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Помимо этого отдельные сроки хранения документов и ответственность за их утерю предусматриваются Налоговым кодексом и Кодексом об административных правонарушениях.
Утеря документов, хранить и предоставлять которые контролирующим и иным органам организация обязана в соответствии с законом, может повлечь за собой штраф.
Учет документов
Учет документов в организации ведется на основании описей дел постоянного хранения и временного хранения, которые составляются на основании ежегодно утверждаемой номенклатуры дел организации.
Помимо собственно распорядительных документов и переписки в описи также включаются:
- учредительные документы организации;
- лицензии на ведение отдельных видов, сертификаты соответствия;
- свидетельства о праве собственности на объекты имущества;
- договоры;
- пропуска;
- документы по личному составу, трудовые книжки;
- акты проверок контролирующими организациями и т.п.
И если «свои» документы организация в некоторых случаях может восстановить составлением дубликата (к примеру, на основе электронной копии документа), то документы, выданные посторонними организациями, восстановить будет не так-то просто.
Как оформить утерю документа
При утере документа последовательность действий будет следующей:
- работником, обнаружившим утерю документа, составляется докладная записка об утере документа, адресованная на имя непосредственного руководства или начальника архива, если утеря обнаружена в процессе подготовки документа к передаче на хранение или в период хранения;
- в некоторых случаях руководитель может отдать распоряжение о создании дубликата документа без проведения расследования. Однако, как мы уже сказали выше, такое не всегда возможно;
- руководитель своим приказом создает рабочую комиссию, на которую возлагается расследование причины утери документа. Председателем комиссии назначается кто-то из высшего руководства организации или сам руководитель. В состав комиссии могут входить работники архива/отдела делопроизводства, руководитель подразделения, которому принадлежал утерянный документ, юрисконсульт, специалист отдела кадров и так далее;
- работник, ответственный за хранение документа или непосредственно работавший с ним, составляет объяснительную записку по факту утери документа;
- комиссия проводит расследование и издает акт расследования;
- на основании акта, с учетом результатов розыска документов руководитель принимает решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности. Если работник признан виновным, в отношении него издается приказ о дисциплинарном взыскании. Помимо этого, работник может быть привлечен к материальной ответственности (например, за утерю пропуска);
- если документ не найден, то составляется акт о признании документа утерянным (для архивных документов), организуется его восстановление. Если утрачен архивный документ, то в некоторых случаях потребуется внести изменения в лист фонда и другие учетные документы архива.
Форма объяснительной записки
Объяснительная записка об утере документов составляется в свободной форме или по правилам делопроизводства, принятым в организации. В ней должны быть отражены следующие данные:
- должность, ФИО руководителя, на имя которого пишется записка, название организации;
- ФИО, должность, подразделение работника;
- название и (опционально) заголовок;
- дата составления;
- непосредственно объяснения работника;
- приложения — если они имеются;
- подпись и расшифровка подписи работника.
Записка составляется на листе формата А4 от руки либо набирается на компьютере, распечатывается и подписывается работником собственноручно. Впоследствии записка может быть приложена к материалам служебного расследования, а также к приказу о дисциплинарном взыскании.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Здравствуйте! Требование работников почты в отделении по
Вашему месту нахождения неправомерно – Вы вправе подать заявление о розыске
отправления в любом без исключения отделении почтовой службы. Об этом прямо
сказано на официальном
сайте почты России.
Срок рассмотрения данного заявления составляет 30 дней
с момента подачи. При этом потребовать розыска может как отправитель, так и
получатель. Так же вами может быть подана жалоба на почту России в вышестоящую
(головную) организацию в Вашем регионе для скорейшего принятия мер к устранению
всех недостатков в работе или же в прокуратуру, если в работе Почты явно
имеются грубые нарушения закона.
Заявление о розыске отправления подается на бланке,
размещенном на сайте почты России или же по образцу в отделении.
Каких-либо строгих требований к жалобе на почту России
не содержится, поэтому следует руководствоваться общими требованиями к любым
обращениям граждан.
В жалобе на почту России нужно указать:
- Наименование
организации/органа, куда направляется жалоба; - Наименование
заявителя, его полные ФИОО, адрес, контактный телефон илиe-mail; - Обстоятельства,
послужившие причиной обращения: что и когда нарушено, какой ущерб причинен Вам; - Обоснование
своих требований, ссылки на закон, регламенты; - Само
требование (наказать, проверить, найти и т.д.); - Дата
и подпись на документе; - Перечень
приложений.
К жалобе на почту России могут быть приложены любые
документы и доказательства, обосновывающие Ваши доводы из документа.
Подать жалобу можно как в письменном виде, направив
заказным письмом, так и выслав электронное письмо через специальную форму на
сайте Почты России или же иного органа, в который Вы жалуетесь.
Если Ваше отправление так и не будет обнаружено, то
Вам по заявлению должна быть выплачена компенсация. К сожалению, ее размеры
определяются исходя из объявленной ценности отправления и расходов на пересылку.
В случае с документами, если Вы отдельно не оговорили их высокую ценность и не
уплатили соответствующие сборы за ее объявление, Вам вряд ли удастся получить
что-то значимое по своей сумме.
Но заключение (или ответ) Почты, что Ваше отправление
было утрачено, является весомым основанием (и основным доказательством!) для
обращения в суд, если утрата данных документов причинила Вам значительный
материальный или моральный ущерб. Вы вправе будете подать жалобу на почту
России в суд и потребовать возмещения всех понесенных Вами убытков.
Применительно к документам, это может быть:
- Затраты
на их нотариальное удостоверение; - Расходы
на поездку для их получения; - Оплата
пошлины, если это были оригиналы и т.д.
Главная проблема – доказать состав пересылаемого
отправления, если он не был заявлен в описи при отправке документов.
В любом случае жалоба на почту России может быть
грамотно составлена лишь опытным юристом, обратиться к которому Вы можете или
по месту жительства, или же заказав составление
документа у нас на сайте.
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Как оформлять первичные документы?
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
- Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
- Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
- Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
- Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
- Проведение сверок с контрагентами.
- Направление запросов на восстановление документов.
- Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.
- Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.
- Приведение квитанций, чеков, реестров.
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
- Наименование документа.
- Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
- Контактные данные заявителя.
- Просьбу предоставить расчетные документы в максимально сжатые сроки.
- Номер расчетного счета компании.
- Подпись генерального директора.
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
- О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН и КПП).
- Наименование документа.
- Изложение обстоятельств.
- Просьбу о предоставлении копий.
- О заявителе, подпись гендиректора.
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
- Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
- Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
- Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.