Как написать письмо повторно если на первое не получен ответ

Просишь поставщика подписать акт сверки — тишина. Запрашиваешь у менеджера «закрывашки» — молчание. Зато по квиткам пишут с утра до вечера, будто вам только и дела, что объяснять одно и то же. Как писать, чтобы люди быстро отвечали, и как отвечать, чтобы разгрузить себя и ни с кем не поссориться?

Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.

Пишите в теме не «Срочно!!!», а срок

Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.

Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ. Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.

Как быть, если не отвечают

Не делайте поспешных выводов

Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!».

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты». Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится. Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.

Как отстаивать свою позицию

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там. Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору. Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос. Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит…» Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия. Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.
Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа. Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:

Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит??? Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить.

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно. Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя». Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Источник

Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный

Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Пишите в теме не «Срочно. », а срок

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

Как быть, если не отвечают

Не делайте поспешных выводов

Наращивайте давление постепенно

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Как отстаивать свою позицию

Наступите на горло собственной песне

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос. Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит. » Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия. Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит. Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как подать претензию повторно?

Претензионный порядок разрешения споров считается довольно эффективным. В большинстве случаев суд отклоняет иски граждан, предварительно не попытавшихся разобраться в конфликте мирным путём (например, если речь идёт о невыплате страхового возмещения).

На практике часть обращений к организациям, предоставляющим те или иные услуги, остаётся без ответа. В таком случае заинтересованное лицо может подать повторную претензию или обжаловать бездействие ответчика в вышестоящих инстанциях.

Когда требуется подача повторной претензии?

Оформление претензии считается мирным способом разрешения конфликта между сторонами сделки. К примеру, вы приобрели в магазине спортивных товаров велосипед, имеющий существенный брак, в связи с которым дальнейшее использование товара невозможно.

До окончания срока действия гарантии у вас имеется возможность подать претензию организации-продавцу и запросить осуществление бесплатного ремонта.

Претензия – обращение потребителя к ИП или предприятию, предоставившему определённую услугу низкого качества.

Причиной подачи жалобы или претензии может выступать:

наличие у товара дефекта;
неполная комплектация заказа;
нанесение некачественной продукцией вреда здоровью пользователя;
и т. д.

Как правило, подачи одной претензии достаточно для разрешения конфликта. Если требования заявителя обоснованы и законны, вторая сторона сделки обязана их удовлетворить. Так, письменный ответ на претензию должен быть направлен заявителю в течение 10 дней (потребитель вправе самостоятельно указать срок рассмотрения его обращения).

Если ответ от второй стороны сделки так и не поступил, потребитель имеет законное право оформить повторную претензию.

При этом законодательство не обязывает граждан отправлять несколько обращений. Для соблюдения претензионного порядка разрешения спора достаточно оформить и предоставить продавцу один экземпляр.

Если вы не получили ответ на первую претензию или недовольны результатом рассмотрения вашего обращения, обжаловать действия или бездействие продавца можно в следующих инстанциях:

Роспотребнадзоре (при нарушении прав потребителей);
ОЗПП;
прокуратуре (в случае нанесения вреда здоровью);
жилищной инспекции (если речь идёт о некачественной работе УК или ТСЖ);
местной администрации (орган занимается рассмотрением широкого спектра жалоб);
Минздраве;
Департаменте образования вашего населённого пункта;
суде;
и т. д.

Как написать повторное письмо, если нет ответа?

Законодательство РФ не предъявляет жёстких требований к оформлению претензии (как первой, так и последующих). Заинтересованное лицо, чьи права были нарушены, может обратиться к продавцу с любым количеством жалоб.

При этом для подачи иска в суд достаточно направить хотя бы одну претензию, содержащую причины недовольства потребителя. Повторная претензия должна включать в себя следующие сведения:

наименование организации-продавца или ФИО частного предпринимателя;
ФИО и адрес проживания недовольного потребителя;
контактный номер телефона либо e-mail;
суть возникшей проблемы;
уточнение, что данная претензия является вторичной;
изложение требований заявителя;
сроки для рассмотрения данного обращения;
уточнение, что при игнорировании этой претензии вы будете вынуждены обратиться в вышестоящие инстанции (Роспотребнадзор, суд и т. д.);
перечень документов, подтверждающих обоснованность ваших требований (при необходимости можно ссылаться на показания свидетелей);
дату составления;
подпись заявителя.

Сама претензия может быть оформлена от руки или напечатана на листе формата A4. В последнем случае даты и подписи рекомендуется проставлять вручную. Стоит отметить, что некоторые организации принимают претензии в электронном варианте.

Оформление повторной претензии на некачественный товар

Чаще всего граждане сталкиваются с приобретением некачественных товаров (бракованных смартфонов, неработоспособных гаджетов, просроченной продукции, дефектной обуви и т. д.).

Чтобы разобраться в подобной проблеме, потребитель должен обратиться в магазин с соответствующей претензией в течение двух недель с момента совершения покупки или до окончания гарантийного срока (например, если речь идёт о технике).

На вашу претензию не поступило ответа? Обычно причиной подобного бездействия магазина является юридическая безграмотность персонала или руководства, однако на практике ваше обращение могло просто затеряться.

Именно поэтому вы вправе по истечении установленного законом времени направить в магазин повторную претензию и лишь затем обратиться в суд.

Повторный запрос о предоставлении информации

В Администрацию / Мэрию
г.________________
Адрес: _______________________
_____________________________
от _______________________________,
(указать Ф.И.О. гражданина)
проживающего по адресу:
_____________________________
(указывается почтовый адрес,
по которому должен быть
направлен ответ)

ПОВТОРНЫЙ ЗАПРОС

о предоставлении информации

На основании ст. 24, 33 Конституции Российской Федерации
и ст. 32 Федерального закона от 06.10.2003 № 131 «Об общих
принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» повторно прошу предоставить информацию о принадлежности многоквартирного дома, приватизированного в порядке Приложения № 3 Постановления Верховного Совета РФ от 27 декабря 1991 г. № 3020–1.

В своем запросе от «__» ____________ 20__ г. № ________ я просил предоставить выписку из реестра собственности г._____________________ на многоквартирный дом, расположенный по адресу __________________________________
____________________ _______________________________
_________________, как объект недвижимого имущества, а не
на общее имущество дома.

В ответе от «____» _____________________ 20______ г. № __________ на мой запрос вы отвечаете, что недвижимое имущество — общее имущество многоквартирного дома не подлежит учету в реестре, что очевидно, и ссылаетесь на ряд жилых и нежилых помещений, зарегистрированных в реестре в качестве собственности г.________________________. (Иной вариант ответа администрации)

Однако, подтверждающие данный факт документы вами не
предоставлены, что не является всесторонним, объективным
и надлежащим ответом.

В связи с этим повторно обращаюсь к вам с просьбой
предоставить сведения о собственнике (выписку из реестра
муниципальной собственности, включающую информацию
о доме: год постройки, этажность, площадь, реестровый номер дома, указание на документ — основание (акт приема- передачи) в части передачи объектов из государственного жилищного фонда в муниципальную собственность (собственность г. _______________),) объекта недвижимости — многоквартирный дом, расположенный по адресу: ___________________________________________________________________________________ и на земельный участок, на котором он расположен, так как в моем свидетельстве о регистрации права на жилое помещение от «___» _________________ _______________ года № ____________ информация, содержащаяся в графе «Объект права» «общая долевая собственность на общее имущество», отсутствует.

Ответ прошу предоставить в соответствии с требования-
ми статей 8 и 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации».

Прошу учесть, что письменное обращение, содержащее
вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных
государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае отказа в предоставлении информации предупреждаю об уголовной (статьи 136, 140 Уголовного кодекса Российской Федерации) и административной ответственности (статьи 2.4, 5.39, 5.59, 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях) за непредоставление документов и информации, касающихся обеспечения моих конституционных прав.

Подпись (с расшифровкой ФИО)

Комментарий

Этот запрос (Документ 4) — логичное продолжение истории предыдущего запроса.
Если администрация не дает ответа или дает некорректный ответ, со-
стоящий из ссылок на различные нормативные акты, отправляйте повторный запрос.

Он о том же самом, просто немного по-другому сформулирован.

Если ответа так и не будет — необходимо направить всю переписку в прокуратуру с просьбой оказать содействие в выполнении законного обращения.

Повторная отправка письма по неоткрывшим: как увеличить открытия

Повторная отправка писем — полезный инструмент, который повышает показатели рассылки: открываемость, переходы и конверсию. Во время повторной отправки мы выделяем людей, которые не открыли какое-то письмо, и отправляем им копию рассылки, но с новой темой. Кому-то из подписчиков новая тема заходит больше — и они открывают сообщение.

В июне 2020 в UniSender обновился функционал повторной отправки — теперь отправить письмо неоткрывшим подписчикам можно за пару кликов. Рассказываем, зачем нужна повторная отправка и как ее настроить в UniSender.

В чем суть повторной отправки

Допустим, вы отправили письмо и хотите настроить повторную отправку. Как это сделать:

Дождитесь, пока большинство заинтересованных подписчиков откроют первое письмо. Обычно это 2-3 дня.
Выделите сегмент подписчиков, которые не открыли прошлое письмо.
Поменяйте тему письма и отправьте его по новому сегменту.
В теории, повторную отправку можно повторять несколько раз. Но на практике, эффективность приема на 2-й и 3-й раз сильно снижается.

В UniSender не нужно заморачиваться с сегментами и созданием новой рассылки для повторной отправки. Этот процесс автоматизирован — кликаете на пару кнопок и все неоткрывшие получают письмо с новой темой. Повторно отправить письмо в UniSender можно через 2 дня после основной рассылки — за это время все желающие уже откроют первое сообщение.

Зачем нужна повторная отправка

Повторная отправка письма — простой инструмент, который может улучшить показатели рассылки. Например, в одном из наших кейсов повторная отправка подняла открываемость писем на 39%, а переходы — на 7%. А в кейсе Out of Cloud доотправка писем приносила 20% дополнительных продаж с рассылок.

Основное преимущество повторной отправки — вы не тратите время на контент, дизайн, верстку и оправку нового письма. Вместо этого вы за 5 минут получаете дополнительные продажи с уже готовой рассылки.

В каких ситуациях пригодится повторная отправка:

Вы отправили письмо с акцией, но многие из базы его не открыли. Попробуйте повторную отправку — отправьте это же письмо с новой темой по всем неоткрывшим.
Вы реактивируете базу подписчиков. Вместо уникальной цепочки писем можно настроить повторную отправку. Меняйте темы сообщений и доотправляйте их всем неоткрывшим — возможно, кто-то кликнет на письмо с интригой или эмоджи в теме?
Вы отправляете дайджест новостей или статей из блога. Чтобы повысить открываемость, поменяйте тему и отправьте его всем неоткрывшим.

Повторную отправку можно настроить для большинства контентных и промо-рассылок. Инструмент работает даже в автоматических сериях писем — достаточно задать условие, по которому письмо повторно отправится всем неоткрывшим.

Как повторно отправить письмо в UniSender

Заходим на главную страницу личного кабинета.

Находим письмо, которое хотим отправить повторно, и кликаем на значок повторной отправки.

Источник

Жалоба о нарушении сроков рассмотрения письменного обращения: суть документа
Особенности жалобы о нарушении сроков рассмотрения письменного обращения
Порядок подписания жалобы о нарушении сроков рассмотрения обращений

Законом предусмотрена возможность обращения граждан (в том числе и с жалобами) в государственные органы власти. Жалоба о нарушении сроков рассмотрения письменного обращения является просьбой, выраженной гражданином или группой граждан, о восстановлении собственных нарушенных прав, либо прав иных лиц (Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ Статья 4. Основные термины, используемые в настоящем Федеральном законе).

Жалоба о нарушении сроков рассмотрения письменного обращения: суть документа

Составление типового бланка жалобы должно включать в себя следующие пункты:

Должность лица, к которому обращена жалоба. Обычно это начальник или исполняющее его обязанности лицо организации, которая медлит со сроками ответа на обращение;
Данные гражданина, обращающегося с жалобой. Помимо имени, необходимо указать свой адрес и телефон для связи;
Далее следует название документа, в данном случае это «Жалоба»;
После необходимо наиболее полно изложить суть проблемы. Укажите, когда именно вы подавали обращение (число, месяц, год), о чём оно было, укажите номер «входящего» вашего обращения (если знаете);
После указания на суть дела, лучше сделать ссылку на закон, который регулирует сроки ответа по обращениям. В данном случае это Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения;
Необходимо разъяснить, что сроки по реагированию на ваше обращение уже прошли, но ответа вы так и не дождались;
После идёт просьба. Целесообразнее всего будет указать на требование немедленного ответа по обращению, а если такого не будет — указать на возможность судебного разбирательства;
В конце следует указать адрес, по которому необходимо отправить обращение;

Особенности жалобы о нарушении сроков рассмотрения письменного обращения

Законом предусмотрен определённый срок (30 дней) для дачи ответа на обращение гражданина (Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения).

ВАЖНО! Для обращения в высшие инстанции Российской федерации и обращения по вопросам гражданства срок исполнения иной – 20 дней.

При подаче жалобы о нарушении сроков рассмотрения письменного обращения обязательно необходимо продублировать документ, то есть сделать два экземпляра: один отдать должностному лицу, на другой поставить печать (у того же должностного лица) о принятии документа.

Порядок подписания жалобы о нарушении сроков рассмотрения обращений

Данный вид документа обязательно требует наличие подписи составителя жалобы. Помимо подписи и её расшифровки, необходимо указать дату подписания.

Вы можете скачать образец в любом удобном вам формате: pdf, doc, png а также распечатать для дальнейшего заполнения.

Скачать в PDF
Печать
Просмотр

Найденные похожие договора

Услуги

Вопросы
— Платные консультации
— Бесплатные консультации
Подготовить документ
Консультация по телефону
Круглосуточная консультация юриста
Консультация по юридическим вопросам
Юридичекая помощь
Юридические услуги

Юристы

Все юристы
— Юристы Краснодара
— Юристы Нижнего Новгорода
— Юристы Омска
— Юристы Самары
— Юристы Санкт-Петербурга

Адреса организаций

Все организации
— МФЦ
— Нотариусы
— Суды
— База приставов России

Публикации
Образцы документов
Полезные инструменты
Кодексы и законы РФ
Проверка контрагента
Юридические компании
Кто звонил

Источник

Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

об исполнении взятых на себя обязательств,
о соблюдении норм закона,
о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Примеры писем-напоминаний:

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-напоминания .docСкачать образец заполнения письма-напоминания .doc

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
причину напоминания,
а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо-напоминание

Письмо можно отправить через

электронную почту,
факсовым сообщением
или через почту России.

Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

по почте;
курьером;
по и-мейл;
факсом;
передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
условия, на которых предлагается взаимодействие;
координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Скачать пример письма-напоминания с предложением о сотрудничестве .doc

Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу

НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

Мы предлагаем:

размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
аудиореклама на местной радиостанции;
проведение тематических мероприятий и др.

Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».

Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

Скачать пример письма-напоминания о выполнении обязательств .doc

Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001

№18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88

Источник

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…

При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…

Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

Источник

Что это? Деловая переписка подразумевает не только привычные письма в конвертах на официальных бланках. Сейчас ее большая часть ведется с использованием электронной почты, а с недавних времен к ней добавились и многочисленные мессенджеры.

Почему важна? Важность деловой переписки сложно преувеличить, как и грамотного ее ведения. Из нашего материала вы узнаете, каких правил следует при этом придерживаться и каких ошибок избегать.

В статье рассказывается:

Что такое деловая переписка
Структура делового письма
Правила оформления делового письма
Нюансы ведения деловой переписки внутри компании
Написание делового электронного сообщения
Топ правил ведения деловой переписки в мессенджерах
Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.

Бесплатно от Geekbrains

Что такое деловая переписка

Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.

Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.

Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:

При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.

Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:

рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.

Что такое деловая переписка

Распределение доли служебной переписки в РФ выглядит так:

63 % – население;
22 % – коммерческие организации;
15 % – бюджетные организации.

Скачать файл

Деловая корреспонденция предприятий составляет 70-75 % от общего количества документов.

Юридическую силу имеет лишь та деловая переписка, которая составлена:

без нарушений и в соответствии с официальным порядком оформления;
с учетом действующего законодательства;
только компетентным в этом вопросе лицом.

Юридическая сила наделяет официальный документ такими качествами, которые могут запустить определенные правовые действия. С момента подписания письма компетентным лицом оно уже имеет юридическую силу. Однако иногда, кроме подписи, еще требуется печать компании.

Если вам нужно, чтобы документы, отпечатанные на бумаге, имели юридическую силу, то воспользуйтесь специальными бланками и набором реквизитов. Как правило, это:

название компании или имя компетентного лица, которое является автором письма;
справочные данные об авторе;
подпись автора;
иногда – печать предприятия.

Документы для внутреннего обмена данными компании называют «внутренней перепиской»:

докладные;
служебные;
объяснительные записки;
справки;
предложения;
представления.

В сфере управленческой деятельности деловая переписка выполняет множество функций.

Информационная функция заключается в том, что деловая переписка помогает сохранить важную информацию.
Коммуникативная функция. С помощью деловой корреспонденции сотрудники держат связь между собой, с руководством и другими компаниями.
Социальная функция. Решает различные социальные задачи, прежде всего, отвечая информационным потребностям.
Правовая функция. Выступает доказательством при судебных исках.
Управленческая функция. Деловая переписка иногда инициирует решения руководителей и помогает их осуществить.
Культурная функция. С помощью деловой корреспонденции могут передаваться этнические и национально-культурные аспекты документов.
Историческая функция. Может передавать обществу информацию из истории.

Несмотря на способность деловой корреспонденции к осуществлению множества функций, основными всё же остаются информационная и коммуникативная.

Процесс правового регулирования не предусматривает применение деловых сообщений. Нормативно-правовые акты издаются как правила, положения, инструкции, постановления, приказы, распоряжения, но не в виде писем и сообщений.

Структура делового письма

Рассмотрим, что входит в структуру делового письма в настоящее время.

Данные отправителя и дата подготовки письма.
Адрес получателя, причем нужно указать конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «отдел продаж компании «НатурСтрой»).
Обращение во вступительной части: «Уважаемый Сергей Валерьевич», «Уважаемые коллеги».
Основной текст, который состоит из двух частей. В первой части изложены причины или цели письма, во второй — выводы, просьбы или предложения.

Читайте также
Ссылки на приложения к письму, если таковые имеются: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто используемая формулировка. «Искренне Ваш…» — такой вариант допускается при условии, что отправитель и адресат хорошо знакомы.
Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя в электронном письме указывать не нужно.

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере

Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT

ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains

Безопасные и надежные программы для работы в наши дни

Уже скачали 19861

Правила оформления делового письма

Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:

Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.

Нюансы ведения деловой переписки внутри компании

Существует и внутренняя переписка среди сотрудников компании. Цель такой коммуникации может быть разной, но соблюдение определенных правил является обязательным.

Правила деловой переписки внутри предприятия:

пишем строго по делу и коротко;
всегда указываем дату;
используем «вежливую формулу» в завершение и подпись.

Нюансы ведения деловой переписки внутри компании

Например, письмо от руководства или коллег, написанное имениннику или работнику за высокие результаты труда. Рассмотрение проектов в компании проводится в том числе перепиской с частичными элементами служебного письма: обязательным является указание темы, приветствие, краткое изложение смысла, вежливое завершение и печать.

Важно понимать, что выбор характера или стандарта письма выполняется исходя из степени официального общения и вида информации, которую нужно донести до адресата.

Написание делового электронного сообщения

Письма для электронной переписки, как и на бумажном носителе, должны включать ряд элементов, которые будут информативны и удобны с практичной точки зрения. Правильно составленное письмо дает гарантию получения корректного и оперативного ответа, а также конструктивного подхода в решении вопроса.

Точный инструмент «Колесо компетенций»

Для детального самоанализа по выбору IT-профессии

Список грубых ошибок в IT, из-за которых сразу увольняют

Об этом мало кто рассказывает, но это должен знать каждый

Мини-тест из 11 вопросов от нашего личного психолога

Вы сразу поймете, что в данный момент тормозит ваш успех

Регистрируйтесь на бесплатный интенсив, чтобы за 3 часа начать разбираться в IT лучше 90% новичков.

Только до 6 марта

Осталось 17 мест

Часто организации владеют собственными почтовыми серверами и программами, а также имеют фирменный стиль оформления электронного письма и внутренние правила ведения деловой переписки, которые дополняют общепринятые стандарты.

Адресат. В строке адресата всегда указывается один адрес.

Это не только уважение к собеседнику, но и возможность уберечь его e-mail от нежелательных рассылок и спама.

Копия письма адресата заполняется с определенной целью.

При отправлении письма основному адресату можно отметить другого в графе «копия». Таким образом отправитель уведомляет второго собеседника о происходящем, не требуя при этом ответа или участия в переписке.

Тема письма: конкретность и уникальность.

Максимальная конкретика в выбранной теме поможет адресанту и адресату лучше сориентироваться и различать проблемы и задачи, например, не «Отчет от Лены», а «Отчет. Апрель 2018. Черновой вариант». Имя в названии нет смысла указывать, так как оно будет известно адресату из вашей электронной почты.

Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.

Первая часть включает в себя приветствие, если вы в этот день еще не вели переписку, и обращение. Вторая часть – это изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминания о целях и задачах, описание проблемы и путей ее решения. Третья часть – просьба или призыв к действию.

Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.

Эту функцию используют при особой важности письма, когда ситуация не позволяет спросить о получении, например, по телефону. Адресат на подсознательном уровне ощущает смутные неясные обязательства, поэтому лишний раз эту функцию лучше не использовать. Корректнее и не столько категорично будет вежливо в конце письма попросить сообщить о прочтении.

Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.

Можно ограничиться фамилией и именем в стандартной формулировке «С уважением». Подпись, включая ФИО, должность, название компании и контактные данные, должна занимать не более 7 строк. Помимо электронной почты, лучше указать и дополнительные контактные данные, например, телефон, Skype, ICQ, Viber и т.д.

Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.

Согласно сетевому этикету, необходимо указать информацию о прикрепленном документе: его формат, объем и содержание. Размер вложения не должен превышать 3-5 MB. Название и тема должны быть лаконичными, конкретными и уникальными.

Допускается 2-3 часа ожидания ответа для срочного письма.

Реакцией на срочные или отмеченные важными письма может быть предупреждение о том, что письмо получено и информация будет учтена. Если задача подразумевает длительное рассмотрение, то адресант должен указать время, за которое необходимо дать ответ на вопрос.

Чем занимается менеджер: всё о профессии

Топ правил ведения деловой переписки в мессенджерах

Общение в мессенджерах требует соблюдения этикета, причем не только в повседневности, но и на работе. Ниже приведены основные правила деловой переписки в мессенджерах.

Время общения

Начнем с простого: в конце рабочего дня закрывайте переписку. Вечер – время отдыха от назойливых уведомлений.

Обратите внимание! Если работа удаленная, то собеседники могут жить по другому времени (разные часовые пояса). Учитывайте это. Большинство платформ позволяют составить письмо и запланировать его отправку в определённое время. Ночные сообщения возможны лишь по согласованию с собеседником или если сроки вышли еще вчера.

Голосовые сообщения

Голосовые сообщения очень удобны, однако многих они раздражают. Часто обстановка вокруг не располагает к прослушиванию таких месседжей. По статистике около 31 % пользователей из России не по душе аудиосообщения. Постарайтесь выразить свои мысли в текстовом формате, так как, если понадобится найти сообщение, будет проще это сделать при помощи «поиска», а аудио может затеряться.

Голосовые сообщения

Перед тем как отправлять голосовое сообщение нужно, чтобы собеседник подтвердил, что может его прослушать. Говорите четко по делу, а также отправьте небольшое сопроводительное сообщение к речи, чтобы можно было в любой момент восстановить в памяти, о чем говорилось в аудио, не прослушивая его повторно.

Грамматика

Общаясь с коллегами и руководством в мессенджерах, нужно обращать внимание не только на формулировку выражений, но и на орфографию. Чтобы не выставить себя безграмотным человеком, перед отправкой сообщения всегда перечитывайте его, дабы не допустить ошибок. И помните, Т9 – ваш враг. По возможности, пользуйтесь версией мессенджеров на ПК – там удобнее проверить и исправить ошибки, чем в телефоне.

Допустимое неформальное общение

Планка делового этикета немного снизилась с переходом на общение в мессенджерах. Неформальный вид коммуникации сегодня стал уже нормой: можно легко пожелать всем хорошего дня или успехов в предстоящем мероприятии. Но важно знать меру и не забывать, что здесь вы ведете деловую переписку, а не «чатитесь» с подружкой. Например, в очередные волны гриппа или ковида вместо стандартных «Доброго всем утра и хорошего дня!» уместнее написать, например, «Желаю всем только 36,6!».

Краткость – сестра таланта

Чаты мессенджеров не предназначены для «простыней» текста. Наоборот, здесь в почете краткость и лаконичность. Есть одно правило: в одном сообщении – только одна идея. И никогда не отправляйте сообщение, в котором только одно слово, еще и несколько подряд. Это очень раздражает в личных переписках, а в деловых совсем неуместно. Старайтесь не использовать двусмысленные фразы, красочные описания и канцеляризмы.

Личное – в личку

Краткое, но актуальное правило. Достичь понимания в деловой сфере не всегда просто, однако писать какому-то одному человеку в общем чате неприемлемо. Если возник конфликт с кем-то конкретно, лучше перевести общение в личные сообщения.

Не мессенджером единым

И хотя мессенджеры очень гармонично влились в жизнь человека как часть общения во всем мире, как в частных компаниях, так и крупных корпорациях, тем не менее этот канал коммуникации официально не признан. Важные решения и договоренности всё же лучше подтверждать посредством электронной почты.

Стиль общения

Здесь речь идет об аудиосообщениях, неформальной коммуникации и лаконичных идеях. Также помните, что смайлы и стикеры могут использоваться в общем чате только с согласия каждого участника. Будьте осторожны с применением модных фразочек и клише – их лучше приберечь для общения с друзьями и коллегами, но не в деловом чате.

Стоп спам

Не разделяйте одно предложение на несколько сообщений – телефон коллеги может не выдержать такого потока уведомлений. А некоторые из них могут находиться на важном совещании с включенным звуком – из-за вашей тирады сообщений могут разозлиться не только коллеги, но и руководство. Вдобавок ожидание, когда вы дописываете свою мысль в дополнительных сообщениях, очень утомительно.

Слова вежливости или благодарности («спасибо», «пожалуйста») добавьте в конец предложения, но не выносите в отдельное сообщение – это отвлекает.

Только оперативные вопросы

Это правило подытоживает всё вышеизложенное: мессенджеры – очень удобная вещь, но не на все случаи жизни. Пользуйтесь чатом для срочных задач и обсуждения сроков выполнения проектов. Переносить всю деловую переписку в чат не стоит, сообщения могут легко затеряться среди других, и к тому же обсуждение важных моментов может привлечь некомпетентных коллег.

Топ правил ведения деловой переписки в мессенджерах

Чаты обозначьте только для общих вопросов, а если другие способы связи и общения для вас и коллег не удобны, то создайте дополнительные чаты, например, «Общий», «Решение важных задач» и «Болталка».

Имидж делового человека или организации состоит не только из достижений и результатов, но и из небольших элементов каждого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдать правила деловой переписки обязан каждый представитель компании: от клерка до руководителя.

Источник

Деловое письмо – это неотъемлемая часть деловой документации, один из важнейших каналов связи организации с внешним миром. С помощью писем ведутся переговоры, выясняются отношения между компаниями, излагаются претензии и т.п.

Что такое письмо негативного содержания и как его лучше оформить, чтобы в дальнейшем (к примеру, если дело дойдет до суда) от него была польза? Что делать, если в вашей организации был разработан бланк письма, не соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016? Как правильно ответить клиенту на письмо, присланное на корпоративный сайт, и всегда ли нужно отвечать на такие письма? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашем материале.

1. Адресат не отвечает на письмо. Когда ему можно написать повторно?

Отправителю корреспонденции важно контролировать дату приема – выбирать такие варианты доставки, в которых прием писем подтверждается подписью представителя адресата на уведомлении или квитанции.

Для государственных организаций существует типовой срок ответа на поступившее письмо. Он составляет 30 календарных дней[1], причем отсчет начинается на следующий день после приема письма[2]. Для коммерческих организаций такого срока нет, но в практике делового оборота тоже принято отталкиваться от типовых 30 дней.

В течение типового 30-дневного срока требовать ответа нельзя, если только организация-адресат не подчиняется организации-отправителю. Но даже в этом случае свое требование быстрого ответа нужно было заложить в текст письма, а не подгонять коллег через неделю после его отправки.

Обратите внимание

Доставка ответного письма не входит в типовой срок ответа на него. Так, если письмо принято получателем 1 февраля, то крайний день, которым может быть датировано исходящее письмо-ответ – 3 марта. В этот же день должна состояться отправка письма. Очевидно, что электронное письмо поступит получателю немедленно, а почту придется подождать. Узнать, сколько именно, можно на сайте почтовой компании, заполнив специальную форму.

Таким образом, считать, что ответа на отправленный запрос организация не получила, и составлять запрос с отметкой «повторно» можно, когда:

истек типовой срок ответа на запрос, отсчитанный от даты приема письма получателем;
истек срок доставки письма почтовой службой, отсчитанный от крайнего дня типового срока ответа.

2. Нужно отправить письмо негативного содержания

Так называемые письма негативного содержания пишутся, когда между двумя организациями наступает нарушение договоренностей: заказчик отказывается оплачивать выполненные работы, исполнитель не сделал всего, что обещал, поставлен некачественный товар, не соблюдены сроки и т.д. Особенность негативных писем – их высокое правовое значение. Если две организации дойдут до суда, то переписка станет доказательством попыток решить вопрос в досудебном порядке. Поэтому так важно правильно составить и отправить письмо негативного содержания.

Даже если организация давно привыкла вести со всеми электронную переписку, негативные письма лучше составлять на бумажном носителе, используя официальный бланк и подпись руководителя. Во-первых, в возможном суде не придется доказывать подлинность и юридическую силу такого письма, как это до сих пор часто бывает с электронными письмами и подписями. Во-вторых, практика показывает: бумажное письмо, да еще и направленное с описью вложения и уведомлением о вручении, само по себе стимулирует вторую сторону взять себя в руки и соблюсти договоренности.

Приведем основные правила составления текста, отправки и получения писем негативного содержания:

1) каждое письмо в переписке должно начинаться с полного описания истории сотрудничества, а также спорного вопроса, со ссылками на все возможные документы: договоры, письма, акты, записи (Пример 1). Это несколько утяжеляет текст, но при этом не оставляет возможности для неверных толкований;

2) письмо подписывается первым лицом организации, даже если у кого-то из топ-менеджеров тоже есть право на его подписание. Не нужно давать юристам компании-получателя шанс потянуть время, отдельно запросив полномочия подписанта;

3) письмо отправляется с описью вложения (проследите, чтобы почтовая компания предоставляла такую услугу) и уведомлением о вручении, причем почтовая компания обязательно должна иметь лицензию на оказание услуг почтовой связи;

4) ответные письма, если они доставляются не в организацию, а в почтовое отделение, нужно забирать как можно быстрее: отправление считается доставленным в тот день, когда оно поступило в почтовое отделение[3].

[1] Пункт 6.6 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 №44).

[2] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).

[3] Пункт 1 ст. 165.1 ГК РФ.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2022.

Источник