Как написать письмо руководителю организации официальное

Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк официального письма .docСкачать образец официального письма .doc

Чем отличается официальное письмо от обычного

Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
при наличии печати у отправителя — проштамповано.

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
адрес (юридический и почтовый);
номер контактного телефона, номер факса и индекс;
на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
номер исходящего послания и дата его составления;
если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Типы информационных писем

Информационные письма могут быть самыми различными:

гарантийными;
рекомендательными;
сопроводительными;
подтверждающими;
рекламационными;
инструкционными;
извещательными;
пригласительными и т.д.

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

При этом следует иметь в виду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Чего следует избегать

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Как сформировать официальное письмо

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

наименование организации-отправителя;
адрес организации;
контактный телефон (для связи);
должность и ФИО ее представителя;
суть послания;
подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Источник

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

36. реквизит документа: Элемент оформления документа…

48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

Бланк письма

Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:

бланком письма организации;
бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.

Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…

Расшифруем, что это за реквизиты:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 – эмблема;

03 – товарный знак (знак обслуживания);

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 – адресат;

17 – заголовок к тексту.

Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

угловым (Примеры 1 и 2) или
продольным (Пример 3).

Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):

реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
07 «наименование должности лица – автора документа».

Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

Пример 5. Бланк письма должностного лица

При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:

на русском языке и государственном языке (государственных языках¹) республики в составе Российской Федерации, а также
на русском языке и одном из иностранных языков.

Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:

на русском языке – слева,
на другом – справа (см. Примеры 7 и или

продольными, тогда все реквизиты бланка:

сначала идут на русском языке – сверху,
ниже – на другом языке.

На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:

в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).

Остальные реквизиты служебного письма

При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

15 – адресат;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа²;

19 – отметка о приложении;

21 – виза;

22 – подпись;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе.

Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.

При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.

В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
98 – порядковый номер.

Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.

Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

фраза «Коммерческая тайна»
с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)³.

Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов⁴) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты⁵ печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:

организация;
ее структурное подразделение;
должностное лицо или иной работник организации;
группа организаций / должностных лиц;
физическое (частное) лицо.

При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:

начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:

она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо

начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:

сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Мнение эксперта

Константин Соловьев, ИТ-специалист

Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):

название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.

В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

предлог «О» («Об») и
отглагольное существительное.

Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля⁶ ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

Отметка о приложении оформляется следующим образом:

1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

При упоминании документа-приложения в тексте письма:

следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения

Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением

Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении

Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван

Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме

Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.

Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.

Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).

Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).

На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:

либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.

Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:

его должность,
подпись,
расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
дату визирования.

В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:

на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.

Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.

В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:

Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа

Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа

Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.

Подпись (реквизит 22) включает:

наименование должности лица, подписывающего документ,
его собственноручную подпись,
расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).

Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:

при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».

Пример 38. Письмо на бланке должностного лица

Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.

Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)

Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)

При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).

В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.

Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.

Пример 43. Заверение печатью подписи на документе

Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:

обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
и номер его телефона;
может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Пример 44. Отметка об исполнителе

Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:

для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).

Источник

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
сопроводительная, например, опись вложений;
поздравление;
требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
в обращении использовать имя и отчество руководителя;
указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
использование безличных обращений;
использование сленга;
личные вопросы;
ошибки в именах, названиях, реквизитах;
требовательный тон;
настойчивые рекламные лозунги;
грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
обращение к адресату — по центру;
преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

использовать достоверную информацию;
излагать информацию кратко и доступно;
использовать деловой стиль;
не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111

Директору

ООО «Статус»

Китовой Н.Н.

Приглашение на выставку продукции

Уважаемая Нина Николаевна!

Приглашаю Вас принять участие в выставке продукции сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24.10.2020 г. по адресу нашей организации в 10-00. На ней будут представлены образцы продукции с целью оценки, выбора и заключения договоров поставки.

Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами.

Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов

Исполнитель

Иванов И.И.

тел/факс (812)7121212,

e-mail: info@clubtk.ru, http://www.clubtk.ru

Образец, как писать официальное письмо:

Директору

ООО «Clubtk.ru»

А.В. Воронову

123456, Санкт-Петербург,

ул. Правды, д. 1

от Индивидуального предпринимателя

Иванова Ивана Ивановича

г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3

Уважаемый Андрей Викторович!

Сообщаю, что заинтересован в заключении договора аренды помещения 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, под размещение цветочного магазина. Прошу выслать образец договора аренды для ознакомления.

Иванов И.И.

т. (819) 555-333, e-mail: ivanov.er@mail.ru

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

тема;
приветствие;
краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

Правила составления:

чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
приветствие пишется в обычной форме;
в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Источник

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Источник

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Самоловских Наталья
Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Источник

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

NPB

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

достоверности информации в содержании;
полноты содержания;
краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
отсутствие грубости, нейтральный тон;
отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
использование сленга и просторечий неприемлемо;
сокращения слов нежелательны;
отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

название организации;
почтовый адрес;
ИНН, КПП;
контактные данные;
банковские реквизиты;
е-mail;
дата и номер письма;
отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
должность руководителя и его подпись;
указание на приложения (если таковые есть);
ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

точность подачи информации;
официальность;
содержательное, но краткое изложение;
объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
у каждого приложения идет отдельная нумерация;
в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

тема;
приветствие:
суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Сохраняйте историю переписки.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

«Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
«Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Источник