Как написать политику компании

Хорошо составленный документ, который регламентирует деятельность компании, – мощный инструмент. Такие документы часто называют «политиками». По сути политика – это любой документ, который остается относительно неизменным в течение длительного времени: правила ценообразования, технологии работы с клиентами, технологические документы и многое другое. В деятельности по разработке политик есть определенные моменты, используя которые, вы сможете значительно повысить качество их применения и избежать самых распространенных ошибок.

Опытный руководитель знает, что либо он потратит время и хорошо опишет какой-то процесс, либо ему придется много раз разъяснять сотрудникам одно и то же, или придется снова и снова отдавать распоряжения на одну и ту же тему. Если нет политики, устанавливающей систему скидок, придется в ручном режиме одобрять скидки каждый день.

Высшим руководителям приходится разрабатывать или одобрять самые разные политики. Вот 3 главных ошибки, которые они совершают:

Первая ошибка – писать политики научным языком.

Мы же не на защите диплома, где нужно продемонстрировать «научность» какой-то идеи. Ведь мы разрабатываем политики для сотрудников с самым разным уровнем образования, поэтому, чем более простым языком они будут написаны, тем легче будет добиться понимания и тем лучше будет результат.

Однажды ко мне обратился руководитель довольно крупного производственного предприятия с вопросом, можно ли на самом деле заставить работать регламенты по системе менеджмента качества. В процессе изучения этих регламентов я обнаружил, что они, по сути, были довольно просты, но при этом изложены ужасно наукообразно – какой-то консультант поумничал на славу. Чтобы продраться через это, пришлось потратить время на прояснение терминологии, использовать специальные словари. Не верю, что сотрудники этого предприятия будут столь же настойчивы в том, чтобы разобраться в этих регламентах. Поэтому, чтобы регламенты действительно работали, придется их перевести на понятный сотрудникам язык.

К сожалению, общий уровень грамотности людей, которые приходят работать в бизнес, с каждым годом падает. Если вы не хотите потратить всю свою жизнь на разъяснение политик, пишите их настолько простым языком, насколько это можно сделать без потери смысла. Чем проще они будут составлены, тем легче будет обучить персонал, тем выше результаты. Когда вы внедряете какие-то политики, у вас не должно быть цели поражать людей научным подходом или эрудицией. В данном случае цель только одна – быстро и точно донести до сотрудников правила, благодаря выполнению которых повысится эффективность работы.

Вторая ошибка при разработке политик – не указать прямо, по какой причине вообще была составлена эта политика и почему нужно действовать именно так, как описано.

Другими словами, в политике не описывают, в чем, собственно, заключаются «грабли», на которые наступила или может наступить компания. Некоторые руководители почему-то считаю, что нет необходимости объяснять сотрудникам мотивы создания правил, достаточно указать само правило. Многие думают, что описание в политике ошибок, послуживших поводом для ее составления, ухудшает имидж компании в глазах сотрудников. Это – фатальная ошибка, ведь человек не будет всерьез воспринимать какое-то правило, если не понимает причину, почему оно было установлено.

Возьмем, например, политику по рабочему расписанию. Обычно в ней описано, когда начинается и заканчивается рабочее время, какие есть перерывы, каково наказание за опоздания и т.д. При этом, как правило, большинство сотрудников и без этой политики компании соблюдают рабочее расписание и не опаздывают. Получив на изучение такой документ, большинство из них будут считать, что он особо никому не нужен, ведь они сами-то приходят вовремя. Для них нереально, что компания имеет какие-то проблемы с опозданиями, и даже отдельное опоздание кого-то из сотрудников может обойтись ей довольно дорого. Они не будут относиться с пониманием и уважением к этой политике, и это повлияет на их отношение и к другим регламентам компании.

Отношение будет другим, если в самой политике хорошо описать, какие проблемы вызывает опоздание хотя бы одного сотрудника, как даже незначительное опоздание вызывает сбои в бизнес-процессах, во что это обходится компании и т.д. Как правило, имеет смысл даже привести примеры случаев из жизни, чтобы сотрудники с бóльшим интересом и уважением отнеслись к установленным правилам.

Третья ошибка при составлении политик – перечислять то, чего нельзя делать, вместо описания того, что нужно делать.

Вы можете бесконечно описывать всевозможные ошибки сотрудников – от распространенных до невероятных, но это не даст сотруднику понимание, как действовать правильно.

Давайте рассмотрим, к примеру, политику по внешнему виду, относящуюся к макияжу сотрудниц. Если вы попытаетесь описать, какой макияж нельзя использовать на рабочем месте, сначала у вас возникнут сложности в процессе разработки политики – спектр возможных ошибок почти бесконечен. Затем вам придется потратить много времени на улаживание недовольства сотрудниц тем, что вы ограничиваете их свободу самовыражения.

Гораздо проще описать то, как должен выглядеть и какое впечатление производить идеальный деловой макияж, а уже в дополнение к этому описанию стоит привести примеры распространенных ошибок. Это как описывать в политике, кому и в каких случаях нельзя давать скидки. Проще точно написать, в каких случаях, кому и какой размер скидки должен быть предоставлен.

Visotsky Consulting Александр Высоцкий

Вы можете проверить адекватность политик вашей компании, задав в отношении каждой из них три вопроса.

Будет ли понятно сотрудникам, зачем вообще нужна эта политика, какие проблемы она должна решить или предотвратить?
Достаточно ли просто она написана, можно описать это еще проще?
Понятно ли из этого документа, без дополнительных разъяснений, как именно необходимо действовать сотруднику?

Если политика не проходит хотя бы по одному из этих пунктов, вам есть что улучшить. Значит, ваш бизнес может стать более эффективным – не упускайте эту возможность.

— Александр Высоцкий

Источник

Когда замысел компании начинает воплощаться в жизнь, возникают ситуации, от которых зависит успех его реализации. Поэтому сотрудники должны понимать, как им действовать в том или ином случае. В этом помогает Политика компании, которая представляет собой свод правил. Если правил нет, руководителю приходится давать много распоряжений.

Если замысел компании — это дорога, ведущая к основной цели, то Политика — это поребрики на дороге, которые не дают деятельности выйти за рамки задуманного.

Например, в Apple таким ограничением стало правило не продавать лицензии на использование своей операционной системы. Apple устанавливает ее только на свои компьютеры.

Не перечисляйте в Политике общепринятые принципы бизнеса: «выполнять обещания», «делать так, чтобы клиенты были довольны» и так далее. Начните формировать Политику в областях, где сотрудники допускают ошибки. Проанализируйте, какие действия приводят к тому, что клиенты остаются довольны или расстраивают их, и создайте Политику, которая наведет порядок.

Посмотрите на свой бизнес и оцените, какие процессы мешают реализации замысла. Как правило, это то, что забирает ваше внимание. Например, когда владелец делает все сам, не нанимает руководителей, не делегирует функции, и у него не остается времени на стратегическое планирование, так как он погряз в рутине. Задавайте себе вопрос: «Как это способствует реализации замысла компании?»

Кроме налаживания процессов, Политика поможет закрепить действия, которые приносят компании успех. Например, ваш бизнес регулярно участвует в выставках. Соберите успешный опыт их проведения и напишите регламент, описывающий работу на выставке. Сколько сотрудников должно в ней участвовать, что конкретно они должны делать, какие данные собирать при регистрирации посетителей стенда и т.п. Когда выставка закончится, нужно провести анализ результатов и внести в регламент дополнения.

Регламентирующие документы, которые составляют политику компании, владельцу необязательно писать собственноручно. Он может записать основные идеи на диктофон и дать задание руководителю составить проект документа. Потом проверить и внести корректировки.

Политика компании может включать в себя регламент по дресс-коду для офисных сотрудников и производства, регламент по поиску и найму новых сотрудников и прочее. Может быть Политика ценообразования и предоставления скидок, Политика контроля качества.

Чем больше в компании правил, регулирующих разные сферы, тем меньше ей требуется “ручное управление”. Тем меньше придется давать поручений и контролировать их исполнение. Политика — это своеобразный скелет, опора всей компании.

Как добиться исполнения Политики компании

От того, в какой форме будет создана Политика, будет зависеть ее соблюдение. Вот что необходимо включать в регламенты по Политике:

1. Кто источник Политики. С ростом бизнеса издавать Политику будет не только владелец компании, но и руководители отделов. Но ни одно правило, введенное руководителями, не должно противоречить правилам, установленным владельцем.

2. Название документа и дата его издания (обновления). Название регламента должно отражать его смысл. Например, Политику по ценообразованию так и назовите: «ценообразование». В документе указывается дата издания документа и дата последнего исправления.

3. На кого распространяются правила. Укажите все должности, к которым относится Политика. Если она относится ко всем сотрудникам, укажите это.

4. Описание проблемы c примерами. Чтобы продемонстрировать команде, что проблема действительно существует, приведите примеры, как она отражается на деятельности компании. Например, бесконтрольная “раздача” скидок клиентам значительно снижает прибыль компании.

5. Описание правильных действий. Опишите алгоритм действий простым и понятным языком. Например, “Скидка в 10% предоставляется постоянному клиенту, когда сумма его предыдущих покупок составила 10000 руб”

6. Результат от соблюдения правила. Покажите, какая польза будет от применения этого правила. Здесь логично упомянуть основную цель или замысел.

Чтобы сотрудники знали и выполняли Политику компании, она должна быть у них под рукой. Сделайте так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к Политике: через Google документы или корпоративную базу знаний, например, в сервисе Platrum. В конце концов, используйте обычную папку с бумажными регламентами.

Обязательно проверяйте знания Политики у сотрудников через тестирование. Это единственный способ добиться знания регламентов.

Чем больше решений описывает Политика, тем более регламентированной и упорядоченной становится деятельность компании. Тем проще вводить в курс дела новых сотрудников и легче ими управлять.

Источник

Download Article

Written policies and procedures integrate the guidelines, rules, focus, and principles of an organization. The policy and procedures are generally incorporated into a manual made available to the staff. How you write policies and procedures for your business depends on the goals of the company.

1
Make a list of goals. As a manager or business owner, you know best the goals for your company. Consider things like sales goals, goals for employees and management, and where you would like to see your business a few years down the road.
- Try to make your goals not only as specific as possible, but also attainable and worthy of working towards. For example, set financial goals that are within probability for your business, and set goals for employee performance that are achievable through following the policies and procedures you will set.^[1]
- Once you’ve set the goals, make sure you are ready to commit to them as a business owner or manager. Setting goals is an important first step in crafting policies and procedures. Of course, following through is equally as important.
2
Write down a list of tasks and procedures. Think about the day-to-day happenings and duties in your business. Write down each task that would need to be done each day to keep things running smoothly.
- Consider the following: what tasks will need formal outlining or directions? Which procedures will need to be done consistently the same way? Rather than focusing on menial tasks that won’t need much instruction, focus on the bigger picture items.^[2]
Advertisement
3
Create a list of possible problems and their potential solutions. Policies exist in business to keep things running smoothly and to hold employees and managers to certain standards of performance. Think about the problems that could arise if there are no policies in place. This will help you come up with the policies themselves.^[3]
- While thinking of potential issues, come up with brief ideas for how you might solve or correct them. Think of issues surrounding the day-to-day activities of your business, such a financials, interactions between employees and customers, and employee behavior and conduct.

1
Make a list of policy categories. Once you have considered different possible issues you want your policies to address, come up with categories for them. For example, you might use categories like safety, scheduling, conduct, pay, benefits, vacation or leave, and discrimination.^[4]
- When it comes time to compile a manual, having policies already separated into categories will help you organize the manual and keep these sections together. It will also help you decide what is most important, and be able to address those things in more detail.
2
Use an outline format to detail different policies under each category. Outlines allow you to explore deeper aspects of each policy or category, adding in stipulations and specifics as you go. Use numbers to order each section or category.^[5]
- Start with a brief, shorthand outline. Later, once you’ve gone through once and written down all your initial ideas, you can go back through and lengthen the sections accordingly.
3
Come up with appropriate consequences for breaking policy. Policies allow your business to function properly while holding employees and management to certain standards. They also will serve as a written document that outlines how to handle things when the policy is disrupted or broken. This is especially important when and if any action needs to be taken following the disruption.^[6]
- Policies, when written in a formal document, can outline any legal rights and obligations of your employees and of the company. In the US, this includes information regarding the Americans with Disabilities Act, taxes, and laws that prohibit discrimination and harassment in the workplace. Make sure you include information on applicable federal and state laws when crafting your policies.
4
Have clear policies regarding termination. Should you ever have to fire an employee for breaking policies, the written policies themselves will serve as evidence if that employee argues they were terminated unfairly. Make sure you have a section in your policies regarding what will constitute termination.^[7]
- You should also have policies regarding hiring. For example, you might require background checks prior to employment, or a probationary period after hiring before employment becomes permanent. Make sure you outline and set these terms clearly.
5
Use clear, active language. Make sure you write all policies clearly and in such a way that could not be misunderstood or misconstrued. If there are other interpretations of the policy, consider rewriting it.
- For example, instead of saying something like “Some circumstances may allow for extra sick days,” you might say something like “Extra sick days can only be approved at the explicit consent of the manager on duty.”

1
Determine which tasks need detailed, outlined procedures. Not every average task or incident will need detailed instructions for handling or carrying out. Prioritize the tasks or procedures that need to be done with consistency, such as payroll or scheduling.^[8]
- When deciding which procedures to outline in detail, consider the following: is the procedure lengthy or complex? Would the consequences of doing it incorrectly be severe? Have there been recent important changes implemented to it? Does the procedure require any extensive or important paperwork? Are employees frequently confused by it?
2
Collect necessary information for each procedure. Before you can detail the procedure, you will need to know every step and aspect of it. Consider employee questions that have been raised in the past, and issues you may have already encountered.^[9]
- Even once you have all the information, you will want to stick to the basics when writing the procedure itself. Think about what the reader or employee will need to be able to understand and carry out the procedure.
3
Use all information to write clear procedures. Use an active voice when writing the procedures themselves. Try to avoid being too wordy. Make sure you aren’t using language that isn’t easily understood, including any jargon that an employee might not understand yet.^[10]
- For example, rather than saying “The pay stubs must then be filed with accounting,” you might say something like “File the pay stubs with accounting.”

1
Include a section on anti-discrimination policies. All business owners in the US must adhere to certain anti-discriminatory policies set forth by the government. Make sure you include information on these policies along with how you expect employees to adhere to them as well.^[11]
- Equal opportunity employment information should be included within the policies, as well as the Americans with Disabilities Act, and policies against harassment. You can find information in this through the US Small Business Administration.^[12]
2
Make sure your policies are legal. Through the US Small Business Administration, and the Bureau of Economic and Business Affairs, make sure any and all policies you have set forth are legal and fair. The US Department of State offers great online resources for all business owners to find the information they need.^[13]
- You might consider having a business attorney look over your policies before mandating them to your employees. As a business owner, having a lawyer you can consult with on a regular basis is a good tool.
3
Have employees sign any new drafts of your policies and procedures. New hires should be required to agree to and sign the policies and procedures document, as well as be given a copy of them for reference. In addition, any changes made should be re-signed by all employees. This will assure they are held to these policies should any legal action be taken by either party in the future.^[14]
- Minors cannot legally agree to contracts. Make sure if you are hiring anyone under the age of 18, they have written permission from a guardian to enter into the contract, as their parent or guardian could legally cancel the contract.

1
Organize information into a logical order. Start with the more encompassing issues, then narrow down into the smaller ones. For example, rather than starting with the category of compensation, you might start the manual with the category of hiring processes or eligibility.^[15]
- Consider opening the manual with a description of your company’s goals, as you originally outlined them. Write a cohesive, clear paragraph or two that briefly overviews the manual, what your employees can expect from the company, and what the company expects of them.
- Use the outlining style to create subcategories within the manual. Use a table of contents once you’re finished to allow for quick reference.
2
Use images, charts, or diagrams. Some people are more visual than others, so having diagrams, charts, or images in your manual can help different types of employees grasp the concepts in it. These types of images can simplify different procedures and policies alike.^[16]
- For example, you might make a chart or table that lists different position titles and their duties as a quick point of reference. You could also use a table that includes questions and answers for employees to use and reference as needed.
3
Make the manual accessible to all employees. Ideally, new employees will receive a copy of the manual upon hire, and existing employees will get new copies when any revisions are made. You might consider having employees sign a contract stating that they understand the things outlined in the manual, and agree to them.^[17]
- Keep copies of the manual on hand at your place of business, as well as digital copies for you to access and revise as needed. The goal is to make sure these policies and procedures are both understood and carried out properly, and should issues arise, the manual can be there to guide the course of action.

Add New Question

Question

How do I write a policy for truck drivers?

You always want to look into state and federal guides to make sure that you are adhering to those, and reference them somewhere within the policy so that the drivers can look into the policies/guidelines further. You need to do a step-by-step process to make sure you are covering all areas when writing a policy and procedure. You can Google plenty of websites that already have policies and procedures and mirror their template. Also, look at your current employee handbook for some things you can take from there and implement.
Question

How do I write policy and procedure for a gas station business?

Follow the steps here, but think specifically about your gas station business.
Question

What would be a short and simple policy I could use for a small waste management business?

1. Have an awareness of the broad range of environmental issues that might impact your organisation. 2. Have a broad understanding of the key aspects of waste management, especially the waste management options of reduction, reuse, recycling, and disposal. 3. Appreciate the financial and legislative importance of managing wastes in your business. 4. Identify potential areas within your business where you maybe able to reduce your waste production.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Video

Always date stamp each draft. This will save time during revisions or updates, and allow employees to more easily see what has changed in the new version.

Ask before including a direct contact number for a department or person.

References

About This Article

Article SummaryX

To write policies and procedures for your business, start by making a list of all the policies and procedures that you think deserve formal outlining and direction. Then, divide all of the policies into categories, like safety, scheduling, and benefits, and write them out using an outline format. You should also include appropriate consequences for breaking each policy. To write your procedures, start by breaking each procedure down into several steps. Then, outline the steps using active, easy-to-understand language. To learn how to compile a policy and procedural manual, scroll down!

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 242,613 times.

Reader Success Stories

«I had no knowledge of policy and procedure writing prior to reading this article, which is why I came to wihiHow.…» more

Did this article help you?

Источник

Download Article

1
Make a list of goals. As a manager or business owner, you know best the goals for your company. Consider things like sales goals, goals for employees and management, and where you would like to see your business a few years down the road.
- Try to make your goals not only as specific as possible, but also attainable and worthy of working towards. For example, set financial goals that are within probability for your business, and set goals for employee performance that are achievable through following the policies and procedures you will set.^[1]
- Once you’ve set the goals, make sure you are ready to commit to them as a business owner or manager. Setting goals is an important first step in crafting policies and procedures. Of course, following through is equally as important.
2
Write down a list of tasks and procedures. Think about the day-to-day happenings and duties in your business. Write down each task that would need to be done each day to keep things running smoothly.
- Consider the following: what tasks will need formal outlining or directions? Which procedures will need to be done consistently the same way? Rather than focusing on menial tasks that won’t need much instruction, focus on the bigger picture items.^[2]
Advertisement
3
Create a list of possible problems and their potential solutions. Policies exist in business to keep things running smoothly and to hold employees and managers to certain standards of performance. Think about the problems that could arise if there are no policies in place. This will help you come up with the policies themselves.^[3]
- While thinking of potential issues, come up with brief ideas for how you might solve or correct them. Think of issues surrounding the day-to-day activities of your business, such a financials, interactions between employees and customers, and employee behavior and conduct.

1
Make a list of policy categories. Once you have considered different possible issues you want your policies to address, come up with categories for them. For example, you might use categories like safety, scheduling, conduct, pay, benefits, vacation or leave, and discrimination.^[4]
- When it comes time to compile a manual, having policies already separated into categories will help you organize the manual and keep these sections together. It will also help you decide what is most important, and be able to address those things in more detail.
2
Use an outline format to detail different policies under each category. Outlines allow you to explore deeper aspects of each policy or category, adding in stipulations and specifics as you go. Use numbers to order each section or category.^[5]
- Start with a brief, shorthand outline. Later, once you’ve gone through once and written down all your initial ideas, you can go back through and lengthen the sections accordingly.
3
Come up with appropriate consequences for breaking policy. Policies allow your business to function properly while holding employees and management to certain standards. They also will serve as a written document that outlines how to handle things when the policy is disrupted or broken. This is especially important when and if any action needs to be taken following the disruption.^[6]
- Policies, when written in a formal document, can outline any legal rights and obligations of your employees and of the company. In the US, this includes information regarding the Americans with Disabilities Act, taxes, and laws that prohibit discrimination and harassment in the workplace. Make sure you include information on applicable federal and state laws when crafting your policies.
4
Have clear policies regarding termination. Should you ever have to fire an employee for breaking policies, the written policies themselves will serve as evidence if that employee argues they were terminated unfairly. Make sure you have a section in your policies regarding what will constitute termination.^[7]
- You should also have policies regarding hiring. For example, you might require background checks prior to employment, or a probationary period after hiring before employment becomes permanent. Make sure you outline and set these terms clearly.
5
Use clear, active language. Make sure you write all policies clearly and in such a way that could not be misunderstood or misconstrued. If there are other interpretations of the policy, consider rewriting it.
- For example, instead of saying something like “Some circumstances may allow for extra sick days,” you might say something like “Extra sick days can only be approved at the explicit consent of the manager on duty.”

1
Determine which tasks need detailed, outlined procedures. Not every average task or incident will need detailed instructions for handling or carrying out. Prioritize the tasks or procedures that need to be done with consistency, such as payroll or scheduling.^[8]
- When deciding which procedures to outline in detail, consider the following: is the procedure lengthy or complex? Would the consequences of doing it incorrectly be severe? Have there been recent important changes implemented to it? Does the procedure require any extensive or important paperwork? Are employees frequently confused by it?
2
Collect necessary information for each procedure. Before you can detail the procedure, you will need to know every step and aspect of it. Consider employee questions that have been raised in the past, and issues you may have already encountered.^[9]
- Even once you have all the information, you will want to stick to the basics when writing the procedure itself. Think about what the reader or employee will need to be able to understand and carry out the procedure.
3
Use all information to write clear procedures. Use an active voice when writing the procedures themselves. Try to avoid being too wordy. Make sure you aren’t using language that isn’t easily understood, including any jargon that an employee might not understand yet.^[10]
- For example, rather than saying “The pay stubs must then be filed with accounting,” you might say something like “File the pay stubs with accounting.”

1
Include a section on anti-discrimination policies. All business owners in the US must adhere to certain anti-discriminatory policies set forth by the government. Make sure you include information on these policies along with how you expect employees to adhere to them as well.^[11]
- Equal opportunity employment information should be included within the policies, as well as the Americans with Disabilities Act, and policies against harassment. You can find information in this through the US Small Business Administration.^[12]
2
Make sure your policies are legal. Through the US Small Business Administration, and the Bureau of Economic and Business Affairs, make sure any and all policies you have set forth are legal and fair. The US Department of State offers great online resources for all business owners to find the information they need.^[13]
- You might consider having a business attorney look over your policies before mandating them to your employees. As a business owner, having a lawyer you can consult with on a regular basis is a good tool.
3
Have employees sign any new drafts of your policies and procedures. New hires should be required to agree to and sign the policies and procedures document, as well as be given a copy of them for reference. In addition, any changes made should be re-signed by all employees. This will assure they are held to these policies should any legal action be taken by either party in the future.^[14]
- Minors cannot legally agree to contracts. Make sure if you are hiring anyone under the age of 18, they have written permission from a guardian to enter into the contract, as their parent or guardian could legally cancel the contract.

1
Organize information into a logical order. Start with the more encompassing issues, then narrow down into the smaller ones. For example, rather than starting with the category of compensation, you might start the manual with the category of hiring processes or eligibility.^[15]
- Consider opening the manual with a description of your company’s goals, as you originally outlined them. Write a cohesive, clear paragraph or two that briefly overviews the manual, what your employees can expect from the company, and what the company expects of them.
- Use the outlining style to create subcategories within the manual. Use a table of contents once you’re finished to allow for quick reference.
2
Use images, charts, or diagrams. Some people are more visual than others, so having diagrams, charts, or images in your manual can help different types of employees grasp the concepts in it. These types of images can simplify different procedures and policies alike.^[16]
- For example, you might make a chart or table that lists different position titles and their duties as a quick point of reference. You could also use a table that includes questions and answers for employees to use and reference as needed.
3
Make the manual accessible to all employees. Ideally, new employees will receive a copy of the manual upon hire, and existing employees will get new copies when any revisions are made. You might consider having employees sign a contract stating that they understand the things outlined in the manual, and agree to them.^[17]
- Keep copies of the manual on hand at your place of business, as well as digital copies for you to access and revise as needed. The goal is to make sure these policies and procedures are both understood and carried out properly, and should issues arise, the manual can be there to guide the course of action.

Add New Question

Question

How do I write a policy for truck drivers?

You always want to look into state and federal guides to make sure that you are adhering to those, and reference them somewhere within the policy so that the drivers can look into the policies/guidelines further. You need to do a step-by-step process to make sure you are covering all areas when writing a policy and procedure. You can Google plenty of websites that already have policies and procedures and mirror their template. Also, look at your current employee handbook for some things you can take from there and implement.
Question

How do I write policy and procedure for a gas station business?

Follow the steps here, but think specifically about your gas station business.
Question

What would be a short and simple policy I could use for a small waste management business?

1. Have an awareness of the broad range of environmental issues that might impact your organisation. 2. Have a broad understanding of the key aspects of waste management, especially the waste management options of reduction, reuse, recycling, and disposal. 3. Appreciate the financial and legislative importance of managing wastes in your business. 4. Identify potential areas within your business where you maybe able to reduce your waste production.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Video

Always date stamp each draft. This will save time during revisions or updates, and allow employees to more easily see what has changed in the new version.

Ask before including a direct contact number for a department or person.

References

About This Article

Article SummaryX

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 242,613 times.

Reader Success Stories

«I had no knowledge of policy and procedure writing prior to reading this article, which is why I came to wihiHow.…» more

Did this article help you?

Источник

На что следует обращать внимание при составлении регламентов для сотрудников? И каким образом обеспечить их выполнение?

Хорошо составленный документ, который регламентирует деятельность компании, – мощный инструмент. Такие документы называют «политиками». По сути политика – это любой документ, который остается относительно неизменным в течение длительного времени: правила ценообразования, технологии работы с клиентами, технологические документы и многое другое. В деятельности по разработке политик есть определенные моменты, используя которые, вы сможете значительно повысить качество их применения и избежать самых распространенных ошибок.

Высшим руководителям приходится разрабатывать или одобрять самые разные политики. Опытный руководитель знает, что либо он потратит время и хорошо опишет какой-то процесс, либо ему придется много раз разъяснять сотрудникам одно и то же, или придется снова и снова отдавать распоряжения на одну и ту же тему. Если нет политики, устанавливающей систему скидок, придется в ручном режиме одобрять скидки каждый день.

Первая ошибка – писать политики слишком научным языком. Мы же не на защите диплома, где нужно продемонстрировать «научность» какой-то идеи. Ведь мы разрабатываем политики для сотрудников с самым разным уровнем образования, поэтому, чем более простым языком они будут написаны, тем легче будет добиться понимания и тем лучше будет результат.

Однажды ко мне обратился руководитель довольно крупного производственного предприятия с вопросом, можно ли на самом деле заставить работать регламенты по системе менеджмента качества ISO 9001:2008. При изучении этих регламентов я обнаружил, что они, по сути, были довольно просты, но при этом изложены ужасно сложно. Какой-то консультант поумничал на славу. Чтобы продраться через все это, мне самому пришлось потратить время на прояснение терминологии, использовать специальные словари. Не верю, что сотрудники этого предприятия будут столь же настойчивы в том, чтобы разобраться в этих регламентах. Поэтому, чтобы регламенты действительно работали, придется их перевести на понятный сотрудникам язык.

Вторая ошибка при разработке политик – не указать прямо, по какой причине вообще была составлена эта политика и почему нужно действовать именно так, как описано. Другими словами, в политике не описывают, в чем, собственно, заключаются «грабли», на которые наступила или может наступить компания. Некоторые руководители почему-то считаю, что нет необходимости объяснять сотрудникам мотивы создания правил, достаточно указать само правило. Многие думают, что описание в политике ошибок, послуживших поводом для ее составления, ухудшает имидж компании в глазах сотрудников. Это – фатальная ошибка, ведь человек не будет всерьез воспринимать какое-то правило, если не понимает причину, почему оно было установлено.

Хотите выйти из операционки, создать прочный фундамент и масштабировать ваш бизнес? Прямо сейчас регистрируйтесь на онлайн мастер-класс и получите PDF “Пошаговый план выхода собственника из операционки” по этой ссылке >

Третья ошибка при составлении политик – перечислять то, чего нельзя делать, вместо описания того, что нужно делать. Вы можете бесконечно описывать всевозможные ошибки сотрудников – от распространенных до невероятных, но это не даст сотруднику понимание, как действовать правильно.

Вы можете проверить качество политик вашей компании, задав в отношении каждой из них три вопроса.

Будет ли понятно сотрудникам, зачем вообще нужна эта политика, какие проблемы она должна решить или предотвратить?
Достаточно ли просто она написана, можно описать это еще проще?
Понятно ли из этого документа, без дополнительных разъяснений, как именно необходимо действовать сотруднику?

Если политика не проходит хотя бы по одному из этих пунктов, здесь есть что улучшить. Значит, ваш бизнес может стать более эффективным – не упускайте эту возможность.

Источник

Автор:
Roger Morrison

Дата создания:
22 Сентябрь 2021

Дата обновления:
1 Март 2023

Видео: Учетная политика организации

Содержание

этапы
Часть 1 Определение ваших целей
Часть 2 Написание политики вашей компании
Часть 3 Написание процедур
Часть 4 Понимание правовых аспектов
Часть 5 Написание самого руководства

В этой статье: Определение целей. Сокращение политик вашей компании. Сокращение процедур. Информирование о правовых аспектах.

Политики и процедуры компании обычно объединяют правила, руководящие принципы, приоритеты и принципы организации. Они часто включаются в руководство, предоставляемое сотрудникам. Если вам интересно, как написать руководство по политике и процедурам, это зависит от ваших целей.

этапы

Часть 1 Определение ваших целей

Составьте список целей. Как менеджер или владелец, вы должны знать, каковы ваши бизнес-цели. Подумайте о целях продаж, сотрудников и управления вашей компанией. Кроме того, представьте, как вы видите компанию через несколько лет.
- Ставьте конкретные цели, но также достижимы и достойны усилий. Например, как часть политик и процедур, изложенных в руководстве, установите реалистичные финансовые цели и достижимые цели для производительности сотрудников.
- Установите цели и постарайтесь достичь их как владельца или менеджера. Постановка целей для вашего бизнеса является первым шагом в разработке политик и процедур, и мониторинг также важен.
Составьте список задач и процедур. Подумайте о деятельности и повседневных задачах вашего бизнеса. Опишите каждую задачу, которая должна выполняться каждый день, чтобы обеспечить бесперебойную работу.
- Задайте себе следующий вопрос: какие задачи требуют формальных инструкций? Какие процедуры должны выполняться точно так же? Вместо того, чтобы сосредотачиваться на обычных задачах, которые не требуют особых инструкций, расширьте свой кругозор!
Составьте список проблем и возможных решений. Торговые политики помогают поддерживать деловые операции и позволяют сотрудникам достигать определенных стандартов производительности. Подумайте о проблемах, которые могут возникнуть, если бы не было политики управления. Это очень поможет вам при написании руководства.
- Размышляя о возможных проблемах, сформулируйте некоторые решения. Подумайте о вопросах повседневной деятельности компании, включая финансовые вопросы, взаимодействие между сотрудниками и клиентами и поведение персонала.

Часть 2 Написание политики вашей компании

Составьте список категорий. Подумав о возможных проблемах, которые следует упомянуть, сгруппируйте их по категориям. Вот несколько возможных категорий: безопасность, планирование, вождение, зарплата, пособия, отпуск и дискриминация.
- При составлении руководства классификация различных политик поможет вам в организации документа. Кроме того, это позволяет определить наиболее важную политику и описать ее более подробно.
Используйте общую презентацию, чтобы детализировать политику. Схема позволяет дополнительно изучить каждую категорию или политику и добавляет подробные положения и элементы по мере необходимости. Используйте номера, чтобы организовать каждый раздел или категорию.
- Начните с краткого описания. После написания и рассмотрения всех ваших первоначальных идей, вы можете вернуться к начальным разделам и расширить их по мере необходимости.
Подумайте о последствиях несоблюдения политики. Идея состоит в том, чтобы правильно управлять компанией и следовать определенной схеме, но политики также служат в качестве письменного документа для борьбы с любыми нарушениями правил. Это особенно важно, когда необходимо предпринять действия в результате проблемы.
- Политики, если они включены в официальный документ, могут описывать законные права и обязанности сотрудников и компании. При написании руководства подумайте о законах, действующих в вашей стране, и включите, например, политику, запрещающую дискриминацию и домогательства на рабочем месте.
Установите четкие правила увольнения. Если вам необходимо уволить сотрудника за нарушение правил, в качестве доказательств следует использовать письменные правила, если указанное лицо было заявлено об увольнении без уважительной причины. Закажите раздел в руководстве о различных процедурах и этапах увольнения.
- Вы также должны иметь раздел о политике найма. Например, вам может потребоваться проверка данных перед приемом на работу или определить тестовый период до оформления контракта. Четко определите эти условия в политике компании.
Всегда используйте ясный и активный язык. Важно четко описать все политики, чтобы избежать недопонимания или неправильного толкования. Если вы понимаете, что положение может интерпретироваться по-разному, рассмотрите возможность переписать его.
- Например, вместо описания при определенных обстоятельствах работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск в случае отсутствия по болезниВы можете перефразировать этот шрифт следующим образом: Дополнительный отпуск по болезни может быть утвержден только с явного согласия менеджера.

Часть 3 Написание процедур

Определите задачи, которые требуют подробных процедур. Это не все обычные задачи или инциденты, которые требуют подробных инструкций. Расставьте приоритеты задач или процедур, которые должны выполняться последовательно, таких как начисление заработной платы или планирование.
- При принятии решения о том, какие процедуры следует детально определить в документе, учитывайте следующие вопросы: Является ли процедура трудоемкой или сложной? Будут ли последствия ошибок серьезными? Значительное изменение было осуществлено в последнее время? Требуют ли процедуры значительных административных формальностей? Процедуры имеют тенденцию вводить сотрудников в заблуждение?
Соберите необходимую информацию для каждой процедуры. Прежде чем вы сможете подробно описать различные процедуры, вы должны знать все этапы и все аспекты. Рассмотрите проблемы, поднятые сотрудниками в прошлом, и проблемы, с которыми вы столкнулись.
- Даже со всей необходимой информацией может быть полезно придерживаться основной информации при написании документа. Подумайте, что нужно читателю или сотруднику, чтобы понять процедуры и реализовать их.
Будь ясным и точным. Всегда используйте активный голос при написании процедур и избегайте использования слишком большого количества слов. Необходимо использовать язык, который легко понять, избегая любого жаргона, который могут не понимать новые сотрудники.
- Например, вместо описания платежные ведомости должны быть депонированы на счетах, просто напишите это: внести платежные ведомости на счета.

Часть 4 Понимание правовых аспектов

Напишите раздел о политике по борьбе с дискриминацией. Все компании должны принять антидискриминационную политику. Поэтому обязательно включите эту информацию в руководство, подчеркнув, что вы ожидаете от сотрудников соблюдения этих мер на рабочем месте.
- Включите информацию о справедливости в сфере занятости, реализации прав инвалидов и преследования. Укажите, если возможно, законы, запрещающие дискриминацию и преследование.
Убедитесь, что все определенные правила являются законными. Выполните поиск в Интернете, чтобы убедиться, что все установленные вами правила являются законными и справедливыми. Вы также можете связаться с соответствующими органами в вашей стране для получения дополнительной информации.
- Если возможно, проконсультируйтесь с юристом по трудовым вопросам и попросите их ознакомиться с установленными правилами, прежде чем применять их. Как домовладелец, иметь адвоката, с которым вы можете регулярно консультироваться, — отличная идея.
Все новые проекты должны быть подписаны сотрудниками. Новые сотрудники также должны утвердить и подписать документ и получить копию руководства для быстрого ознакомления при необходимости. Кроме того, все изменения в документе должны быть подписаны всеми сотрудниками. Это позволит им гарантировать, что они обязаны соблюдать эти правила, если какая-либо из сторон возбудит судебное разбирательство в будущем.
- Несовершеннолетние не могут юридически подписать договор. Если вы хотите нанять кого-то в возрасте до 18 лет, убедитесь, что вы получите письменное разрешение опекуна на заключение договора в качестве меры предосторожности.

Часть 5 Написание самого руководства

Организуйте информацию в логическом порядке. Начните с более общих вопросов и переходите к более конкретным вопросам. Например, вместо того, чтобы начинать с обсуждения преимуществ, лучше сначала описать процесс набора или получения права на участие.
- Начните с описания бизнес-целей, как они были определены. Напишите один или два последовательных и четких абзаца, в которых кратко излагается содержание руководства, ожидания как ваших сотрудников, так и ваших.
- Обязательно составьте руководство с четко определенными категориями и подразделами. Затем создайте оглавление для быстрого ознакомления.
Используйте изображения, диаграммы и таблицы. Поскольку некоторые люди более наглядны, чем другие, наличие изображений, графики и таблиц в руководстве может облегчить понимание концепций, обсуждаемых в документе. Визуальные элементы помогают упростить различные процедуры и политики.
- Например, было бы целесообразно составить таблицу с указанием различных названий должностей и их функций. Это может служить кратким справочным руководством. Другим вариантом может быть включение таблицы с вопросами и ответами, к которым сотрудники могут обратиться при необходимости.
Сделать руководство доступным для всех сотрудников. В идеале, новые сотрудники должны получать копию руководства во время приема на работу, а нынешние сотрудники должны получать новые копии при внесении изменений в документ. Если возможно, попросите сотрудников подписать контракт, в котором указано, что они поняли и утвердили содержание руководства.
- Храните копии руководства на своем рабочем месте и предоставьте несколько цифровых копий, чтобы при необходимости пересмотреть документ. Цель состоит в том, чтобы эти правила и процедуры были хорошо поняты и реализованы. Если есть проблема, используйте руководство, чтобы решить, что делать.

Публикации

Как отремонтировать кресло мягкое

— это вики, что означает, что многие статьи написаны несколькими авторами. Для создания этой статьи добровольные авторы участвовали в редактировании и улучшении. Вы дадите новую жизнь вашим любимым к…

Источник