Как написать поставщику запрос цен на товары

Выбор поставщика (подрядчика, исполнителя) начинается с изучения расценок на продукцию или услуги. Для того чтобы получить у потенциальных поставщиков актуальную информацию о ценах и прочих условиях, нужно запросить коммерческое предложение. Запрос представляет собой деловое письмо, которое составляется по определённым правилам. Расскажем, какие бывают запросы коммерческого предложения и как их составлять.

Виды запросов коммерческого предложения

Запросы коммерческого предложения бывают двух видов: для закупок по 44-ФЗ и для закупок по 223-ФЗ.

Запрос по 44-ФЗ
В соответствии со статьёй 22 Закона №44-ФЗ в целях применения для определения и обоснования НМЦК метода сопоставимых рыночных цен (анализа рынка) может использоваться информация о ценах товаров, работ, услуг, полученная по запросу заказчика у поставщиков (подрядчиков, исполнителей), осуществляющих поставки идентичных товаров, работ, услуг, планируемых к закупкам, или, при их отсутствии, однородных товаров, работ, услуг (в случае получения такой информации заказчиком), а также информация, полученная в результате размещения запросов цен товаров, работ, услуг в ЕИС.

В соответствии с Методическими рекомендациями, утверждёнными Приказом Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 №567, заказчику рекомендуется направить запросы о предоставлении ценовой информации не менее пяти поставщикам (подрядчикам, исполнителям), обладающим опытом поставок соответствующих товаров, работ, услуг.

Запрос КП, направляемый потенциальному поставщику (подрядчику, исполнителю), и запрос о предоставлении ценовой информации, размещаемый в ЕИС, должны быть одинаковыми по своему содержанию.

Запрос по 223-ФЗ
Запрос КП может осуществляться и для закупок по 223-ФЗ. У него нет чётко регламентированной структуры, поэтому каждый заказчик определяет форму самостоятельно. Единственное требование — соблюдать деловой стиль письма и придерживаться норм коммерческого этикета.

Цель запроса КП — получить информацию от большего количества поставщиков (подрядчиков, исполнителей), чтобы определить оптимальное значение начальной цены договора и заключить выгодную сделку. В письме содержится просьба выслать КП на запрашиваемый товар (работу, услугу). Направить запрос можно любым удобным способом — почтой, электронным письмом, курьером.

Требования к содержанию запроса по 44-ФЗ

Запрос КП по 44-ФЗ должен соответствовать установленной форме и содержать следующие сведения:

• полное название организации-заказчика;
• её реквизиты: адрес (почтовый и юридический), номер телефона, другие данные;
• ФИО ответственного лица, его должность и подпись;
• подробное описание объекта поставки с указанием ключевых характеристик: наименование, единица измерения, технические и иные характеристики, количество;
• условия заключения контракта — сроки и цена;
• желаемые сроки получения ответа на запрос.

Такой же схемой можно пользоваться при составлении запроса по 223-ФЗ, поскольку она содержит исчерпывающую информацию.

Выводы

1. Прежде чем размещать закупку на торговой площадке, необходимо узнать среднерыночные цены. Для этого предназначен запрос коммерческого предложения.
2. Запрос КП в сфере госзакупок строго регламентирован. Нужно соблюдать его форму и порядок подачи.
3. Запрос КП по 223-ФЗ не имеет строго определённой формы, но при составлении можно пользоваться образцом запроса по 44-ФЗ
4. Запрос КП по 44-ФЗ необходимо размещать в ЕИС. Для этого нужна электронная подпись.

Образец письма о предоставлении информации о товаре

Официальный запрос на предоставление информации о товаре — это вид делового письма. Обращение имеет структуру, рекомендованную ГОСТ Р 7.0.97-2016, и адресовано предприятию (организации). Его отправителем является:

• юридическое лицо или его представитель;
• физическое лицо или его представитель.

Назначение письма на закупку товара

Письма-запросы — важная часть деловой документации. В хозяйственной деятельности они адресуются большому количеству получателей.

Цель подготовки письма::

• закупка товара;
• получение дополнительных сведений и документации;
• подготовка решений о коммерческих сделках и пр.

При сопровождении коммерческих сделок с помощью писем на закупку товара и пр. стороны запрашивают и получают следующие сведения о продукции (услугах):

• об ассортименте и стоимости;
• о качестве и технических характеристиках, наличии;
• пояснения условий покупки — вид доставки, требование о страховании;
• о способах и сроках оплаты.

Письмо о закупке товара — юридически значимый документ. К нему предъявляются следующие требования:

• наличие полного перечня реквизитов;
• соответствие с государственным регламентом, если адресован госорганам (например, запрос цен на продукцию в системе государственных закупок).

Сведения, содержащие коммерческую тайну или персональные данные, с помощью такого письма получить нельзя.

Какую форму использовать

Каждое письмо о закупке уникально, унифицированного бланка не существует. Содержание определяют:

• составитель и его позиция в ситуации;
• цель получения данных и документов, в том числе дополнительных;
• регламент, если запрос готовится в госкомпании.

Запрос о закупке товара и получении иных данных пишется от имени организации. Его готовит уполномоченный сотрудник:

• по поручению руководителя;
• в рамках исполнения должностных обязанностей.

Наиболее точно и полно пункты бланка письма-запроса описывает ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации — ‎01.06.2019). ГОСТ относит эти письма к служебным и рекомендует следующие смысловые блоки (на картинке перечислены в правой колонке):

В таблице — краткая «шпаргалка» для оформления запроса на закупку товара или получения дополнительных сведений..

Некоторые дополнительные рекомендации:

• используйте деловой язык и стиль, единый шрифт без выделений текста;
• текст делите на смысловые абзацы;
• оформляйте на бланке организации, даже если используете электронную отправку;
• доведите до адресата цель обращения или обоснуйте ее;
• при необходимости используйте ссылки на нормы закона, правовые акты, договоры и иные организационно-правовые документы;
• укажите желаемый срок получения ответа.

Деловые письма направляются, по усмотрению инициатора, всеми доступными средствами: почтовым отправлением, в электронном виде или с помощью систем программного обеспечения, обслуживающих бизнес-процессы.

Образцы

Самый простой пример запроса на официальном бланке содержит наименование товара, которым интересуется покупатель, желаемые сроки поставки и запрос на получение ответа на обращение.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk»

123 321 г. Санкт-Петербург, ул. Солнечная, д. 12, ИНН 123000111000 ОГРН 1230032100011

07.04.2021 № 77/07-21

Генеральному директору

На № _____ от _______ ООО «Производство»

Разумову А.А.

ул. Лунная, 21

Санкт-Петербург, 101123

О поставке оборудования для кондиционирования воздуха

Уважаемый Алексей Алексеевич!

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели SAMSUNG в количестве 150 шт. в течение мая 2021 г., а также сообщить условия платежа и доставки до 23 апреля 2021.

Директор

Воронов

Воронов А.В.

Если в запросе содержится просьба ознакомиться с прайсом или спецификациями на продукцию, в полученном ответе все дополнительные сведения вы найдете в виде приложений. Если ответ электронный, информацию прикрепят отдельными файлами.

Особый вид письменных обращений о закупке товара — письмо о предоставлении ценовой информации в госзакупках. Цель использования — получение сведений о стоимости. Письмо имеет свободную форму. Ниже — примерный образец, как писать запрос в организацию о получении ценовой информации.

Сколько ждать ответа

По цели и содержанию запрос поставщику о предоставлении документов требует ответа. Если письмо о закупке товара или получении дополнительной информации ушло не в госорганы, ответы рекомендуют давать:

• в соответствии с договором;
• в соответствии с локальным нормативным актом конкретной организации;
• в разумные сроки.

Значит, ответ адресата, следуя правилам делового этикета, последует в срок, включающий время на его доставку.

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за несколько прошедших недель мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете о:

• новых требованиях к столичным работодателям;
• дополнительных факторах риска при оценке пожарной безопасности на объекте;
• отчете о вакцинации сотрудников промышленной сферы.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• влияет ли на условия ученического договора досрочный выход на пенсию;
• вправе ли работник скрывать причину отсутствия на рабочем месте;
• как отчитаться в ПФР о выплатах работникам, оказывавшим помощь больным коронавирусом.

Читать дальше

Как удерживать алименты из заработной платы:

1. Получить документальное основание для взыскания.
2. Определить суммарный доход и вычесть подоходный налог.
3. Рассчитать и перечислить компенсацию на обеспечение несовершеннолетних детей.

Читать дальше

Показать еще

Запрос цен по 44-ФЗ — это подготовка обоснования НМЦК с размещением информации в ЕИС. Поставщикам он помогает заранее узнать, какие товары, работы, услуги планирует купить заказчик, их характеристики, другие существенные условия закупки и поучаствовать в формировании стартовой стоимости.

Как это работает

НМЦК выводится в результате анализа ценовых предложений на подобные объекты закупки. Выборка проводится с ограничениями. Используются коммерческие и финансовые требования формируемого техзадания. Суть метода сопоставимых цен — прогнозирование стоимости закупки на основе сбора актуальных расценок на аналогичные или идентичные товары (ст. 22 44-ФЗ).

В п. 3.10 методических рекомендаций по Приказу Минэкономразвития № 567 от 02.10.2013 разъясняется, что такое запрос цен в закупках — это процедура получения стоимостных характеристик о товарах, работах, услугах от потенциальных поставщиков. В этом нормативе прописаны действия для обоснования НМЦК:

1. Оперативно запросить цену у пяти участников аналогичных поставок товаров и услуг (чтобы получить не менее 3 ответов).
2. Найти данные в реестре контрактов.
3. Разместить заявку на предоставление предложений в ЕИС.

ЕИС подготовит запросы в коммерческие организации для определения цены с помощью спецсервиса. Вот где в ЕИС находится специальный раздел:

Вот примерный образец запроса НМЦК по 44-ФЗ в 2022 году:

Как составить извещение

Сбор расценок на ТРУ публикуется в ЕИС для неограниченного круга лиц. В ЕИС запрос цен для закупок малого объема готовят по той же схеме. Он составляется в свободной форме и содержит:

• реквизиты и юридические сведения об отправителе и адресате;
• регистрационные сведения о документе (дата, номер);
• описание предмета обращения;
• содержание (описание предмета и условий закупки);
• просьбу о предоставлении ценового предложения (коммерческого);
• дату, подпись руководителя, Ф.И.О. и контакты исполнителя.

Рассказываем, что должен содержать запрос цены по 44-ФЗ в 2022 году. В обращение к потенциальным поставщикам включают:

• описание ТРУ, его количественные и качественные параметры;
• перечень сведений для установления однородности (идентичности) поставки;
• основные положения контракта, гарантийные обязательства исполнителя;
• сроки получения ценовой информации заказчиком;
• извещение, что письмо не является публичной офертой.

Форма обращения свободная. В нем следует указать:

• данные отправителя и адресата;
• регистрационные сведения — дату, место и исходящий номер;
• тему и текст обращения;
• основные сведения о закупке;
• приглашение к сотрудничеству;
• благодарность за ответ;
• должность, подпись ответственного лица заказчика и исполнителя.

Подробная пошаговая инструкция по запросу цен в ЕИС по 44-ФЗ заказчику:

Шаг 1. Перейдите на главную страницу Единой информационной системы и зайдите в личный кабинет.

Шаг 2. В меню личного кабинета войдите в окно «Реестры». Выберите пункт «Запросы цен товаров, работ, услуг».

Нажмите на кнопку «Создать».

Шаг 3. Заполните поля, внесите данные. Прикрепите файлы. Убедитесь в правильности своих действий через переход «Сохранить и проверить». Внесите необходимые исправления.

Шаг 4. Опубликуйте. Алгоритм, как сделать запрос цен в ЕИС по 44-ФЗ и опубликовать его:

1. Сохраните сведения.
2. Опубликуйте в системе через команду «Направить на размещение».

Шаг 5. Сохраненные, но неразмещенные сведения редактируйте через «Редактировать», вкладка «Подготовка».

Вот так удаляются данные:

Итоговая форма (для печати) выглядит в системе следующим образом:

Шаг 6. Осталось подписать и разместить. Нажмите на одноименную кнопку.

Шаг 7. Редактирование после размещения доступно через переход в меню «Изменить».

Шаг 8. При нажатии кнопки «Отменить» система попросит указать причину и приложить документы. Дополните запрашивание через «Направить на размещение» или сохраните последнее действие. Появится статус «Отменен».

Шаг 9. Редактирование проекта отмены доступно через пункт «Открыть карточку». Нажмите на «Документы» и в блоке «Отмена» кликните на «Редактировать».

Шаг 10. Готовое изменение проведите через кнопку «Направить на размещение». Вы увидите карточку готового документа.

Шаг 11. «Скрыть карточку» — нажмите и удалите проект отмены.

Зайдите во вкладку «Документы», блок «Отмена». Нажмите «Удалить».

Еще по теме:

• как обосновать начальную максимальную цену контракта;
• как оформить запрос коммерческих предложений для обоснования НМЦК;
• инструкция по обоснованию НМЦК методом сопоставимых рыночных цен.

На одном из этапов организации торгов заказчики в обязательном порядке определяют и обосновывают начальную максимальную цену контракта (НМЦК). Делают  они это на основании коммерческих предложений, полученных минимум от трех поставщиков, и используя метод сопоставимых рыночных цен (ст. 22 44-ФЗ). А для этого заказчики должны сформировать запросы и направить их исполнителям, руководствуясь Рекомендациями, которые дает Минэкономразвития в своем Приказе № 567.

Запрос цен, что это такое

Запросом цен называют конкретную закупочную процедуру, которая проводится в соответствии с 223-ФЗ, на основании данной процедуры заказчик может выкладывать на сайте ЕИС, созданное информационное приглашение. Данное приглашение содержит в себе приглашение на участие, благодаря которому происходит определение необходимого поставщика. Эти действия выполняются для дальнейшего обеспечения приобретения требуемых ТРУ. Существуют и другие названия этого способа закупки — мониторинг цен, запрос ценовых котировок или просто запрос котировок.

Заказчик размещает информацию о заказе, а потенциальный исполнитель, соглашаясь с условиями тендера, подает заявку на заключение контракта. В результате у организации-заказчика образуется ряд предложений, среди которых ему и предстоит сделать выбор наиболее выгодной в ценовом отношении заявки.

Запрос цен проводится как в бумажном, так и в электронном виде. Он может быть открытой или закрытой процедурой, проводиться с переторжкой или без. Возможны ситуации проведения предварительного ценового отбора и определения нескольких победителей торгов.

Проведение мониторинга цен регулируется положением о закупках заказчика, в котором прописаны основные требования к заказу, порядок подготовки закупочной документации и извещения, ключевые условия торгов, регламент заключения договоров.

Правила проведения закрепляются в положении заказчика. Процедура проводится в случаях:

• если максимальная сумма заказа не превышает 10 млн руб.;
• если он имеет как минимум трех потенциальных исполнителей;
• если заказчиком выступает самофинансируемая государственная организация, муниципальное или бюджетное учреждение, которые проводят торги, используя внебюджетные средства.

Какие нормативные правовые акты регулируют данный вопрос

Федеральный закон от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Как определяется победитель

Чаще всего победителем в запросе цен признают, предложившее наиболее низкую цену договора.

Окончательный порядок определения победителя устанавливается только положением о закупках заказчика.

Какой срок необходимо установить для подачи заявок на запрос цен

Срок подачи заявок устанавливается только положением о закупках заказчика, это никак не регулируется законодательством.

Отличие запроса цен от аукциона при предложении цены договора, в чем отличие

В отличие от аукциона в запросе цен ценовое предложение участником подается один раз в составе заявки и не может быть изменено.

Зачем проводится запрос коммерческих предложений

Закупка может проводиться любым доступным способом, но независимо от принятого сценария, заказчики обязательно должны осуществлять обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Сформированная по итогу этих действий сумма будет использоваться при составлении всей закупочной документации: извещении, проекте контракта и в приглашениях на участие в торгах, которые направляются потенциальным исполнителям.

Обоснование НМЦК производится по правилам и в порядке, изложенным в статье 22 44-ФЗ. Для каких целей необходим запрос ценовой информации:

1. Происходит эффективное расходование государственных денежных средств, выделяемых заказчикам на проведение торгов;
2. к закупке привлекаются надежные поставщики;
3. запрос является дополнительной гарантией, что для нужд государственных и муниципальных заказчиков будут поставлены качественные товары.

В части 1 статьи 22 44-ФЗ описаны методы, с помощью которых может определяться НМЦ контракта:

• сопоставимых рыночных цен;
• нормативный;
• тарифный;
• проектно-сметный;
• затратный.

Неслучайно метод сопоставимых рыночных цен расположен в самом верху данного списка: он является самым часто используемым среди заказчиков и означает, что в процессе определения цены будет проводиться анализ рынка поставляемых товаров или услуг.

При определении и обосновании НМЦК заказчики должны руководствоваться Рекомендациями № 567, которые разработало Минэкономразвития, для того чтобы придать процедуре единый и стандартный для всех закупающих организаций вид. На основе этих рекомендаций формируется база необходимых сведений.

Заказчики запрашивают коммерческие предложения, а поставщики эти предложения им направляют, в результате чего формируется документ, который подтверждает стоимость товаров или услуг, которые являются объектом торгов. Проще говоря, мы понимаем, что организатор взял цены не «с потолка», а опирался на реальную стоимость продукции, которая существует на рынке и актуальна на срок проведения закупки. При этом товары и услуги должны соответствовать указанным характеристикам.

Этапы проведения запроса ценовой информации (коммерческих предложений)

Итак, мы выяснили, что для получения информации о цене объекта закупки, заказчики должны сформировать соответствующий запрос и направить его организациям, которые занимаются поставкой необходимых товаров или оказанием услуг.

Как заказчик выбирает поставщиков, которым будет направлять запрос на подачу ценовой информации? Все очень просто, инструкция дается в пункте 3.7 Приказа № 567, именно ее должна придерживаться закупающая сторона:

1. Запросы направляются тем организациям, которые за предыдущие 3 года имели опыт аналогичных поставок (это может быть поставщик, с которым ранее уже работал заказчик, и заслужил его доверие).
2. Сведения о такой организации не должны быть включены в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

Заказчики могут следовать такому алгоритму, когда будут формировать и отправлять коммерческие запросы исполнителям:

1. Подготовить описание объекта закупки. Это необходимо сделать настолько подробно, насколько это возможно, чтобы поставщик смог ответить корректно, и у него не возникало дополнительных вопросов. В письме нужно указывать качественные и количественные параметры закупки, условия поставки (сроки, адреса отгрузки и т.д.), потому что от них будет зависеть конечная цена контракта.
2. Обозначить круг потенциальных исполнителей для закупки товаров или услуг. При поиске возможных исполнителей можно обратиться к открытым базам данных и каталогам, а также реестрам контрактов в Единой информационной системе (ЕИС).
3. Сформировать официальный запрос на предоставление информации о цене контракта.
4. Направить утвержденным адресатам запрос по email или выбрать любой другой удобный вариант.
5. Получить ответы и проанализировать их.
6. Рассчитать НМЦ контракта.

Согласно 44-ФЗ заказчики могут запрашивать ценовую информацию путем размещения такого запроса в ЕИС:

Перейдите на сайт zakupki.gov.ru и посмотрите, как все это выглядит на практике.

Данная мера облегчает работу заказчикам, так как в некоторых случаях отпадает необходимость «вручную» искать таких исполнителей. При этом в извещении о закупке нужно обязательно отразить дату, которая будет финальной при поставке товаров или оказании услуг.

В целях сбора необходимых сведений заказчик может воспользоваться не каким-то одним, а сразу двумя названными способами: одновременно разослать коммерческие письма поставщикам и опубликовать запрос на информирование о цене в Единой системе. Законодательство не запрещает комбинировать эти варианты.

Если же после формирования запроса и рассылки писем по электронной почте или размещения в ЕИС необходимые сведения не были получены, то осуществить анализ предложений можно на основании уже отработанных контрактов, объектом которых были подобные товары или услуги. Такую информацию можно взять из Реестра контрактов в ЕИС.

Требования к запросу коммерческого предложения

В пункте 3.10 Приказа № 567 описаны требования, которым должны соответствовать запросы на получение коммерческих писем. В данном документе должны быть отражены следующие пункты:

1. Описание объекта торгов, объемы предполагаемой к закупке продукции, единица измерения (либо весь спектр необходимых услуг и работ).
2. Информация, которая служит для определения идентичности товаров и услуг, которые предлагают потенциальные исполнители.
3. Ключевые положения будущих контрактных обязательств, которые будут включены в госконтракт, время и адрес отгрузки продукции, сумма обеспечительных мер, порядок денежного перевода.
4. Крайний срок, за который нужно успеть подать коммерческое предложение.
5. Наименование и реквизиты организации заказчика.
6. Номер запроса, согласно внутреннему учету документации.
7. Дата направления запроса.
8. Наименование и реквизиты организации поставщика.

Вместе с запросом дополнительно должно идти уведомление о том, что коммерческое предложение не накладывает на исполнителя обязательства по заключению контракта. Также необходимо указать, что сведения, предоставленные поставщиком, должны позволить однозначно определить предложенные товары и услуги, а также период действия данного предложения о цене.

Запрос о ценовом информировании должен подписать руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, главный инженер). Чаще всего документ оформляется на фирменном бланке компании.

При размещении в ЕИС документ подписывается электронной подписью. Пример ценового запроса можете посмотреть по ссылке.

При направлении письма через email желательно дополнительно созвониться с поставщиком и поставить его в известность об отправке документа, так как файл может попасть в папку «Спам» и попросту затеряется, или же на сайте могут быть размещены неактуальные контакты.

Также в письме можно использовать дополнительные формулировки, которые бы стимулировали поставщика на предоставление нужной коммерческой информации.

Требования к ответу на запрос

Поставщик готовит коммерческое предложение на своем фирменном бланке и подает в утвержденное время. В данный документ должны быть включены следующие пункты:

1. Наименование и реквизиты организации(ИНН, КПП, наименование, фактический и юридический адрес, контакты для обратной связи и т.д.).
2. Стоимость запрашиваемых товаров или услуг, которая соответствует реальной цене на рынке.
3. Информация о том, что все затраты на доставку, отгрузку и др. были включены в стоимость приобретаемых товаров.
4. Время действия подаваемого коммерческого предложения.
5. Дата отправки коммерческого предложенияи его исходящий номер.

Документ заверяется подписью руководителя и ставится официальная печать, если поставщик работает с печатью.

Поставщика не могут на основании подачи коммерческого предложения обязать к заключению контракта, но дополнительно он может прописать в тексте документа формулировку, что данное коммерческое предложение не является публичной офертой, эта мера еще больше его подстрахует от неприятных ситуаций.

Ввиду того, что цены на рынке постоянно меняются, коммерческое предложение должно иметь ограниченный период действия. Рост цен связан с повышением стоимости расходных материалов, ГСМ, запчастей и т.д., поэтому поставщикам приходится самим повышать цены на продукцию, такова ценовая политика. Поставщик на свое усмотрение может указывать суммы в отношении поставляемых товаров или услуг. Чаще всего в содержании коммерческого предложения пишется дата, до которой названные цифры будут являться актуальными.

Если в коммерческом предложении будет отсутствовать временной период, то документ будет считаться бессрочным. 

Поэтому при организации торгов нужно запрашивать от поставщиков только реальные на ближайшее время цены.

Однако существуют исключения, когда заказчики вправе руководствоваться старой информацией из коммерческих писем. При этом более современные цены на продукцию и услуги пересчитываются с учетом поправочного коэффициента (методика таких исчислений описана в п.3.18 Рекомендаций).

Образец ответа на запрос коммерческого предложения можете посмотреть, перейдя по ссылке.

В Методических рекомендациях говорится, что заказчики должны обеспечить хранение полученных сведений наравне с остальной документацией, касающейся закупочного мероприятия. Это могут быть не только оригиналы коммерческих предложений, но и скриншоты экрана, на которых видны тексты писем и даты их отправки.

Заключение

Итак, запрос ценового информирования о продукции или услугах осуществляется для того, чтобы можно было корректно проанализировать рынок и правильно определить и обосновать НМЦК, используя метод сопоставимых цен на рынке.

Этапы подготовки и направления запроса изложены в Рекомендациях Минэкономразвития № 567, которыми должны пользоваться закупающие организации.  Расчет НМЦК производится на основании требований, указанных в ст.22 44-ФЗ.

Заказчик вправе самостоятельно искать поставщиков для получения необходимых сведений (что называется «в ручном режиме») или разместить запрос цен на официальном Портале закупок (ЕИС).

Направляя коммерческое предложение, исполнитель всего лишь информирует заказчика, отвечает на его вопрос, что не обязывает его заключать данный контракт. Безусловно, он может принять участие в закупке, но по собственному желанию, если она ему интересна.

Поставщики могут и не отвечать на полученный запрос, никакие штрафы за это законодательством не предусмотрены. Но нужно понимать, что участвуя в запросе цен, исполнители тем самым повышают статус своей компании, заявляют о себе противоположной стороне, вызывают доверие и подтверждают собственную надежность. Заказчики будут относиться к таким поставщикам более лояльно, а в некоторых случаях, возможно, отдадут предпочтение кому-то из таких компаний, когда нужно будет заключить контракт с единственным поставщиком по ст.93 44-ФЗ.

Кроме этого, участвуя в таком запросе, поставщик способен влиять на стартовую цену закупки.

Как вам статья?

Правильно начать деловую переписку – уже половина успеха. А поскольку всевозможные сделки нередко затрагивают финансовую сторону вопроса, то умение получить информацию о стоимости услуги или товара становится весьма полезным навыком.

Что из себя представляет форма проведения процедуры запроса цен и как составить письмо запрашиваемых котировок без ошибок? Максимально продуктивное сотрудничество с будущим поставщиком может иметь удачный старт уже на данном этапе переговоров.

Скрыть содержание

• Что это за процедура?
• Цель предоставления информации о ценах
• Куда и как отправляется?
• Содержание письма
• Особенности
• Оформление

Что это за процедура?

Запрос цены (или котировок) 44-ФЗ — конкурентный не торговый способ приобретения товаров, работ или услуг для обеспечения нужд заинтересованной компании, в границах установленной законодательством закупочной суммы. Иными словами, это отдельный вид аукциона, который можно провести в сжатые сроки при поиске простых и дешёвых закупок. Но использовать подобный тендер допускается только при следующих условиях:

• применение для закупок самофинансируемыми госорганизациями;
• минимальная сумма – до 10 млн.руб;
• наличие у заказчика базы;
• участие бюджетными учреждений;
• не менее чем 3 потенциальных поставщика.

Исходя из требуемой информации, процесс подразумевает под собой не только ценовой запрос: часто необходимо представить смежные данные о формате платежа, уровне качества или планируемого объёма. Сами поставщики обычно должны прислать ответ в чётко отведённый срок. А предложенные цены могут меняться как сторону снижения, так и повышения, учитывая технические возможности или ошибки при составлении.

Справка! Запрос цен совершается как в электронной, так и в письменной форме, может быть открытым и закрытым. В отдельных случаях одним из начальных этапов становится предварительный отбор участников, который заканчивается выбором не одного, а нескольких победителей.

Цель предоставления информации о ценах

Важно осознавать, что запрос цен представляет собой чётко продуманный план сотрудничества. В идеале организация должна заранее иметь несколько таких заготовок. Используя оригинальный подход, можно продать любой товар, но существует как минимум 5 сценариев за счёт которых можно представить коммерческое предложение в выгодном свете:

1. Письмо после телефонного звонка (этот приём вызывает доверие у получателя, особенно если вы договаривались обменяться контактами).
2. Чёткий акцент на основную проблему (предложение партнёру конкретного способа решения проблемы, оговорка насчёт прибыли от совместного сотрудничества).
3. «Шокирующее» заявление (оцените минусы деятельности клиента и собственные преимущества, затем правильно изложите их, не отходя от делового стиля письма).
4. Строгая демонстрация предложения (после обращения к адресату нужно сразу перейти к сути письма и проявить заинтересованность в сотрудничестве).
5. Презентация «товара лицом» (прикрепить к письму иллюстрации, презентацию и прочие варианты демонстрации услуги – их следует разместить на самом видном месте).

Все перечисленные методы легко дополнить запросом цен, чтобы сразу продемонстрировать цель вашего обращения. Это не только позволит сократить время на деловое заочное знакомство, но и максимально быстро показать перспективному партнёру свои цели и намерения в бизнесе.

Куда и как отправляется?

Чтобы цена в обратном письме была корректной, нужно максимально точно указать спецификацию выбранных товаров. В виде дополнения стоит также запросить данные об условиях и системах оплаты, объёме контракта и уровне качества. Обычно поставщики отвечают на такие письма сразу, но инициатор переписки вправе назвать желаемую дату и время отправки с указанием своих контактов (нередко хватает лишь официального e-mail адреса).

Хотя письмо запроса коммерческого предложения не имеет четко прописанной формы, необходимо соблюдать общий алгоритм и не забывать основных пунктов. Так потенциальный партнер составит положительное мнение о компании.

Необходимо обладать продуманной стратегией того, как именно преподнести информацию в наиболее выгодном свете, чтобы решение было в вашу пользу. Поэтому стоит хорошо продумать все детали письма, посоветоваться с юристом, и только после – переносить на бумагу и отправлять.

Важно! При положительном результате, не забудьте о мерах безопасности – обязательно проверьте контрагента, которому хотите предложить сотрудничество.

Содержание письма

Инициатор запроса цен может известить о проведении запроса цен (либо выложить отдельную выдержку из него) в любых средствах массовой информации.

Там обязательно нужно указать следующие сведения:

• способа закупки и форма его проведения (в соответствии с положением);
• название фирмы, почтовый адрес, электронную почту, номер контактного телефона заказчика;
• адрес, контактные телефоны, номер факса и ФИО организатора запроса цен;
• предмет договора с указанием объема и места поставок;
• начальная (часто максимальная) цена договора;
• алгоритм получения документов о закупке;
• условия проведения переторжки (если таковые имеют место);
• дату и время начала и финала в подаче заявок;
• сведения о времени, дате и месте проведения стадии отбора и подведения итогов;
• указание на право организатора отказаться от проведения запроса цен в любое время.

Отдельно стоит уточнить, что победителем запроса цен признаётся участник, предложивший наименьшую стоимость договора, при условии соответствия его заявки требованиям документации о закупке, если в расчёт не берутся остальные критерии отбора товара (качество, доступность, имидж организации). С другой стороны любой участник закупки вправе направить запрос на получение разъяснении с подписью руководителя проекта или уполномоченного лица.

• Скачать бланк письма с запросом ценового предложения
• Скачать образец письма с запросом ценового предложения

Особенности

Справка! Стать инициатором запроса цен может любая организация или ИП, если в тендерных бумагах не предусмотрены прочие требования.

Законодательство России, а именно 44-ФЗ, обязывает все муниципальные компании включать в план закупок торги, которые предназначены исключительно для субъектов малого предпринимательства, но в количестве от 10% до 20% от общего объема (ссылаясь на постановление Правительства РФ №642).

А если предстоящий аукцион является государственным, то он имеет дополнительный ряд существенных ограничений:

1. при желании работать с определенными компаниями, заказчик должен разослать уведомления приоритетным подрядчикам (не менее 2-х юридических лиц или ИП);
2. принятие решений о заключении контракта зависит от вердикта экспертной комиссии;
3. запрос цен подается и распространяется далее в открытом доступе;
4. все данные вносятся в ЕИС (единую информационную систему);
5. подрядчик должен соответствовать требованиям п. 9 ст. 31 ФЗ 44 (его не должны связывать родственные узы с заказчиком и исполнителем).

Оформление

Стандартный образец запроса котировок не имеет зафиксированной формы по 44-ФЗ, но существует ряд параметров и пунктов, касаемых правильности заполнения и предоставления информации, которые обязательно должны быть выполнены для принятия заявки к участию. В первую очередь это касается самой формы подачи:

• Если заявка подаётся в конверте, то документ необходимо привезти в офис заказчика (указанное в извещении) и передать ответственному лицу.
• Важно проследить, чтобы конверт не просвечивался: посторонним лицам нельзя видеть и читать его содержимое до момента вскрытия.
• По дополнительному запросу заказчик может выдать письменное уведомление с указанием, когда и в какое время был доставлен/получен/вскрыт конверт.
• В случае открытого запроса цен в электронной форме, заявка отправляется оператору ЭТП, где фиксируются данные о её подаче.

Поскольку изменения в поданный бланк вносить нельзя, стоит внимательно проверить всю вносимую информацию до момента ее передачи заказчику площадки.

Отозвать деловое письмо возможно в течение всего времени, отведенного на подачу предложений. По истечении указанного периода, придётся принять участие в тендере.

Запрос цен имеет свои положительные и отрицательные стороны. Благодаря главному критерию (стоимости) нет необходимости разбираться с документации к проекту и долго ждать (максимум – неделя) отчета о результатах проведения процедуры.

• Скачать бланк отчета о результатах проведения процедуры запроса ценовых предложений по форме -12
• Скачать образец отчета о результатах проведения процедуры запроса ценовых предложений по форме -12

Но с другой стороны рассматриваемый способ скупки товаров или услуг зависим от подтасовки итогов. Недобросовестный заказчик может специально продвигать «своего» кандидата, применить иные показатели кроме цены, подтасовать или включать в список фиктивные заявки.

Запрос цен в ЕИС по 44 ФЗ — один из способов получения сведений о ценах при обосновании НМЦК по методу сопоставимых рыночных цен.

Как организовать

Ч. 6 ст. 22 закона о контрактной системе (44-ФЗ) определяет метод сопоставимых рыночных цен приоритетным для расчета начальной (максимальной) стоимости контракта (НМЦК). Заказчик запрашивает цены у потенциальных поставщиков идентичных товаров, работ, услуг. Сообщение об этом размещается в Единой информационной системе (ЕИС).

В Методических рекомендациях по Приказу Минэкономразвития от 02.10.2013 № 567 по формированию НМЦК заказчику для получения достоверной ценовой информации рекомендовано:

1. Запросить данные минимум у пяти участников с опытом соответствующих поставок (как минимум трое из них должны предоставить необходимые сведения).
2. Разместить в ЕИС заявку.
3. Провести поиск в реестре контрактов.
4. Собрать и проанализировать общедоступную информацию.

Как составить письмо

Письмо о предоставлении ценовой информации — это не оферта. Эти два понятия несут разные цели. Цель оферты — предложить заключить договор. Тот, кто направляет оферту, фиксирует все существенные условия, а тот, кто получает предложение, либо акцептует их, либо отказывается подписывать договор. Целью запроса — просьба предоставить ценовые сведения.

Письмо имеет свободную форму. Рекомендуем прописать в нем такие сведения:

• данные адресата и адресанта;
• дата, место и исходящий номер;
• тема обращения;
• обращение к адресату (с учетом правил деловой переписки);
• основные сведения;
• предложение посотрудничать;
• благодарность за ответ;
• подпись, должность, фамилию, имя и отчество составителя.

На основании пунктов 3.10.1 — 3.10.6 Методических рекомендаций, просьба предоставить ценовую информацию адресуется потенциальному поставщику и содержит:

1. Описание объекта закупки с должным указанием единицы измерения, количества товара (объема работы, услуги).
2. Перечень сведений для определения идентичности (однородности) товара.
3. Основные положения исполнения договора, требования к гарантии.
4. Сроки предоставления ценовой информации.
5. Извещение о том, что проведение процедуры не влечет возникновения обязательств заказчика.

Как опубликовать

Вот инструкция, как разместить запрос цен в ЕИС:

1. Зайдите в личный кабинет и выберите пункт «Запросы цен товаров, работ, услуг» в меню блока «Реестры».

2. Нажмите на кнопку «Создать».

3. Введите данные и прикрепите необходимые файлы. После заполнения полей необходимой информацией удостоверьтесь в корректном заполнении через кнопку «Сохранить и проверить».

4. Сохраните, редактируйте сведения или сразу разместите их. Нажмите на кнопку «Направить на размещение».

5. Редактируйте информацию через пункт «Редактировать меню проекта» на вкладке «Подготовка».

6. Удалите данные, если нужно. Выберите одноименный пункт меню.

Есть возможность удалить и проект предыдущей операции внесения изменений. Эта функция доступна на этапе «Подготовка изменений».

7. После размещения процедуры отражается печатная форма в виде двух частей: верхней и нижней.

8. Нажмите на кнопку «Подписать и разместить». Это подтвердит согласие на это действие.

9. Редактируйте сведения после размещения. Для этого выберите пункт меню «Изменить».

10. Отмените публикацию по кнопке. Система запросит причину и документы. Сохраните эти сведения (через кнопку сохранения) или разместите изменение, нажав на «Направить на размещение». Этот шаг отразится в виде статуса «Отменен».

11. Отредактируйте проект отмены. Чтобы это сделать, нажмите на пункт «Открыть карточку». Перейдите на вкладку «Документы». А затем в блоке «Отмена запроса цен» нажмите на пункт «Редактировать».

12. Разместите готовое изменение, кликнув на кнопку «Направить на размещение». На вкладке «Размещен» посмотрите карточку запроса.

13. Удалите проект отмены через пункт «Открыть карточку». Перейдите на вкладку «Документы». В блоке «Отмена» выберите пункт «Удалить».

В чем отличие от других процедур

Инструкцию, как сделать запрос цен в ЕИС, путают с организацией таких способов определения, как «запрос ценовых котировок» и запрос цен по 223-ФЗ. Это ошибка: первый процесс связан с формированием НМЦК для старта торгов, а последний — это полноценная процедура определения поставщика.