Как написать пояснительная записка образец

Как правильно оформить пояснительную записку?

Пояснительная записка является документом, включающим обобщенные сведения о бухгалтерской документации, исследовательском проекте, документах для налоговой. Текст записки является информационным и пишется он в деловом стиле. Подобный документ становится приложением к отчету, либо научной работе. Обычно в него включаются сведения о назначении работы, ее актуальности.

Что такое пояснительная записка?

Деловые бумаги играют в нашей жизни не последнюю роль. И любой сотрудник, студент или научный работник рано или поздно сталкивается с необходимостью написания пояснительной записки. Предусмотрена такая записка для разных случаев, она представляет собой документ, сопровождающий дипломную работу, а также другой научный труд, бухгалтерский отчет или документ для налоговой. Само содержание пояснительной записки определяется тем, к какому документу или научной работе она прилагается.

Документ отличается сдержанным и четким стилем, в нем используются стандартные выражения, профессиональные термины, личные местоимения исключены. В записке такого рода не дается никакой оценки повествованию.

Если мы говорим о бухгалтерской отчетности, в документе описывается:

• Деятельность компании;
• Доходы или расходы;
• База нематериального характера и материального;
• Задолженности и т.п.

Пояснительная записка, созданная для научного труда, отражает цель создания труда, его значимость и актуальность. Для технического проекта обязательно указывается область использования и технические параметры, а также данные о предназначении системы или объекта.

Такой документ изначально создавался для того, чтобы пояснять содержание других бумаг. В учебных заведениях при сдаче дипломной работы студенты всегда прикрепляли пояснительную записку, чтобы пояснить включенные в нее сведения. С такой запиской комиссии легче понять суть сложных моментов. Документ является дополнением к основной части чего-либо, тезисным описанием. Содержание записки определено типом документа, к которому ее следует приложить.

Общие требования оформления

В любом ведомстве и организации обычно есть свои образцы оформления пояснения. В заведениях образовательного плана есть методички с требованиями к форме, а также тексту записки. Действующие акты нормативного характера отражают лишь общие моменты. Большая часть сведений носит характер рекомендаций, некоторые сведения являются обязательными.

Содержание записки всегда подразделяется по смыслу на структурные компоненты, которые подчиняются друг другу. Они включают разделы, перечни, списки, приложения, сноски, а также пункты или подпункты.

Стиль обязательно приводится в соответствие с принципами общения в деловой сфере. Повествование не терпит излишеств, оно ведется лаконично, очень кратко и понятно. Если в тексте есть какие-то специальные термины, либо сокращения, они непременно должны отражать принятые в отрасли стандарты.

Иногда могут потребоваться приложения к записке. Они включают ссылки, которые присутствуют в документе, графики или формулы. Необходимо отдельно оформить список литературы, методы расчетов и их обоснования. Среди требований к пояснительной записке стоит выделить:

• Точность использования наименований или терминов;
• Отсутствие употребления местоимений и собирательных имен существительных (например, граждане);
• Предложения строятся по стереотипу;
• Используются стандартные обороты.

Документ может быть составлен от руки или на специальном бланке. Пояснение включает:

• Титульный лист;
• Непосредственно введение и аннотацию;
• Возможные сокращения;
• Содержание и выводы;
• Приложение и библиографию.

Оформление документа стандартное. Очень важно пронумеровать страницы и включить выводы после каждого пункта раздела. Различия в пояснении касаются сферы использования записки.

Образец заполнения пояснительный записки

Все те сотрудники, которые работают с документами или занимаются разработкой проектов, должны знать, как пишется пояснительная записка. Это касается юристов и экономистов, студентов, ученых и служащих. Содержание пояснительной записки во многом определяется целями создания.

Если вы пишете бухгалтерскую записку в налоговую, то важно описать экономическую деятельность компании, ее доход, задолженности и прочее. Может понадобиться объяснение некоторых расхождений в учете, а также обоснование таких расхождений. В каждой структуре приняты свои образцы оформления документа. Очень часто в пояснительной записке к курсовой или дипломной работе появляются обозначения используемых сокращений, упомянутых в тексте.

Необходимо следить за тем, чтобы соблюден был официальный стиль, присущий деловым бумагам. Информация не должна подразумевать нескольких толкований.

Используемая терминология должна соответствовать существующим стандартам. Допустимо наличие приложений к записке. В них нередко отражены сведения о графических изображениях, которые были включены в саму записку. Подобные документы служат пояснением. Приложение включает расчеты, перечень документов, использованных при составлении. Содержание пояснительной записки не закреплено в нормативных документах, но используемый формат соответствует определенным требованиям.

В налоговую службу

Пояснительная записка в налоговую пишется исключительно по прямому требованию с ее стороны. Налоговая инспекция вправе потребовать у бухгалтерии компании составить пояснение по убыткам, отраженным в налоговом отчете. Работники бухгалтерии указывают в налоговом документе:

• Название отдела налоговой службы, куда отправляется записка;
• ИНН компании;
• Реквизиты того письма, которое предполагает ответ в виде записки;
• Необходимые данные по документу, вызвавшему наибольшие вопросы;
• Уровень доходов, а также расходов компании, показатели ее баланса;
• Убытки и траты на определенную дату;
• Данные о расхождениях налогового и бухгалтерского отчета, если они есть.

Налоговая инспекция может попросить составить записку, если обнаружены различные нарушения, а также ошибки или другие обстоятельства, которые вызывают вопросы. Составление налогового документа необходимо, если:

• В налоговой декларации найдены были ошибки;
• В документах фигурируют противоречивые сведения;
• Была подана декларация уточняющего типа, которая подразумевает уменьшение налога по сравнению с первоначальной суммой;
• У плательщика налогов отразился убыток за отчетный период и он имеет внушительный размер;
• С убытком компания работает не первый отчетный период, а несколько подряд.

Налоговый документ необходимо отправить по требованию в кратчайшие сроки. На это дается 5 дней. Несколько лет назад в законодательстве произошли некоторые изменения. Компания уведомляет службу о том, что она получила запрос. Если по требованию налоговый документ не предоставили, предусмотрены штрафные санкции. Может быть проведена выездная проверка, поэтому запрос не стоит игнорировать. Налоговый документ составляется на имя руководителя инспекции.

Форма подачи чаще всего будет произвольная. По определенным видам пояснений предусмотрена специальная форма, но она носит исключительно рекомендательный характер.

При составлении пояснения опирайтесь на суть запроса. Он может содержать узкое требование или просьбу предоставить общую информацию. В заключении нужно написать, какие меры будут приняты для того, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем. Часто возникают вопросы относительно заработной платы работников и ее размера. Вопросы появляются относительно работников, оформленных на полставки. В данном случае сослаться надо на объем работы, штатное расписание. Инспекторы могут затребовать информацию о контрагентах и обо всех операциях, проведенных с ними. Ответ оформляется в соответствии с той информацией, которая была запрошена.

Если у компании большие убытки, то инспекция относит ее в категорию проблемных. Инспектору может показаться, что в компании намеренно занижают прибыль. Поэтому в пояснении требуется указать факторы, которые привели к возникновению убытков. Речь может идти об изменении курса валюты, о форс-мажорных обстоятельствах. В качестве доказательств прилагается налоговый документ, подтверждающий ваши слова.

К бухгалтерскому балансу

Подобная записка для бухгалтерской отчетности считается одной из наиболее распространенных. Она включает в себя определенную информацию:

• О конкретной организации или предприятии;
• О расходах, финансовом положении, имущественной структуре;
• Анализ ликвидности компании и эффективность ее работы;
• Данные за прошлые годы, а также кварталы;
• О том, как ведется хозяйственная работа.

Если налоговая инспекция запросит пояснительную записку, а вы забудете ее сделать, вам грозят санкции. По приказу Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н работник бухгалтерии пишет подробный отчет об убытках и прибыли, он сопровождается пояснительной запиской.

Пояснения к подобным налоговым отчетам должны отражать сведения, которые касаются политики компании. Они позволяют оценить ее финансовое состояние. В пояснении бухгалтер непременно указывает о наличии за отчетный период:

• Главных средств компании;
• Активов, относящихся к нематериальным;
• Прибыли или возможных затрат;
• Вложений финансов;
• Акций, если они были выпущены;
• Задолженности.

Оформляется пояснительная записка как налоговый документ, позволяющий оценить функционирование компании.

К дипломному проекту

Надо сказать, что каждая студенческая работа непременно должна сопровождаться пояснительным документом, особенно, когда речь идет о дипломе по технической специальности. Обычно любое учебное заведение располагает своими образцами таких записок, которые всегда содержат:

• Титульный лист с именем автора и названием работы;
• Задание от руководителя;
• Аннотацию, в которой кратко изложены разделы дипломной работы;
• Постраничную разметку и оглавление;
• Обозначения или сокращения приводятся списком;
• Краткое обзорное введение;
• Заключение, содержащие выводы по проделанной работе;
• Источники, которые принимались во внимание при написании диплома;
• Дополнительные приложения с графиками и другими материалами.

Важно помнить о том, что записка будет изучаться членами комиссии. Она должна быть составлена аккуратно и оформлена грамотно. Есть определенные требования и стандарты, касающиеся структурирования пояснения. Порядок оформления будет следующим:

1. Для начала необходимо написать план пояснительной записки, где будут строго прописаны все пункты. Сначала оформляется титульный лист, затем следует аннотация. Не забудьте про оглавление и введение. Лишь после этого будет размещен основной текст, разбитый по главам. В конце дается заключение и список литературы, которая использовалась в работе. Приложения к записке должны размещаться после списка литературы. Непременно пронумеруйте их.
2. Перед написанием чистового варианта следует набросать черновик. Он основан на принципах, которые были во главе всей дипломной работы. Создайте анализ трудов, которые были использованы в работе. В заключении предоставьте результат работы.
3. Документ начинается с разъяснений, по какой причине вы выбрали именно данную тему, почему она для вас ценна.

Помните, что пояснительная записка раскрывает содержание проекта. Составляется она исключительно в письменном виде. Чтобы создать хорошую пояснительную записку, нужно уделить внимание каждому ее пункту.

Скачать образец документа

Для вашего удобства представлены образцы подобного документа.

Пояснительная записка пример

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Смежные документы

• Записка: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Записка» по всему сайту
• «Пояснительная записка пример».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Докладная записка
• Аналитическая записка
• Рабочая записка
• Служебная записка
• Докладная записка на сотрудника за оскорбление
• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
• Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
• Докладная записка о прогуле
• Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте
• Записка-расчет при увольнении

Что такое пояснительная записка, правила ее написания

Пояснительная записка — это документ, позволяющий получить общие сведения об исследовательском проекте, бухгалтерской, налоговой и прочей документации.

Содержание пояснительной записки зависит от документа, к которому она прилагается.

Начнем с общих правил написания, а затем, расскажем о специальных требованиях для специальных случаев.

Законодательство не содержит жестких требований к написанию пояснительных записок, но это не значит, что нужно игнорировать общие правила работы с деловыми документами.

Пояснительная записка всегда составляется в письменной форме, но обычно печатается на стандартном листе формата А4. Документ может включать в себя несколько страниц, которые переплетаются прозрачной обложкой. Страницы записки нумеруются: нумерация начинается с титульного листа (но на нем не проставляется), номер указывается по центру нижнего поля каждой страницы.

Текстовое содержание пояснительной записки делится на ряд структурных элементов, в число которых входят разделы, подразделы, пункты, подпункты и перечни.

При написании пояснительной записки важно следить за соблюдением официально-делового стиля повествования. Необходимо, чтобы информация в документе излагалась однозначно, кратко, четко и лаконично.

Использованная в тексте терминология и аббревиатура должны строго соответствовать установленным стандартам.

Допускается оформление приложений к пояснительной записке. Обычно в приложения выносят сведения о содержащихся в пояснительной записке таблицах, схемах, чертежах и графиках. Также приложение может содержать обоснования, методики, расчеты и список дополнительных бумаг, использованных при разработке документа.

Пояснительная записка к дипломному проекту. Оформление по ГОСТу

Учебные учреждения обычно издают свои методические рекомендации по написанию дипломов и пояснительных записок к ним, поэтому учащиеся могут также найти пример пояснительной записки и иную справочную информацию по этому поводу в библиотеке образовательной организации.

Типовая пояснительная записка к дипломной работе имеет следующую структуру:

• титульный лист, где зафиксированы основные сведения о наименовании проекта и его исполнителе;
• задание, которое исполнитель получает от научного руководителя;
• аннотация с кратким изложением разделов исследовательской работы;
• оглавление с постраничной разметкой;
• перечень обозначений и сокращений;
• введение, где исполнитель работы приводит краткий обзор рассматриваемого вопроса;
• основная часть работы с анализом ключевых понятий;
• заключение с выводами по исследованию;
• список использованных источников;
• приложения, где содержатся таблицы, чертежи, графики или схемы.

Что должно быть написано в рецензии на дипломную работу, читайте в отдельной статье.

Пояснительная записка в налоговую службу

В ряде случаев налогоплательщикам требуется составлять пояснительные записки к документации по налоговой отчетности.

К примеру, налоговые органы могут потребовать ответственных сотрудников юридического лица составить записку об убытках в налоговой отчетности.

В такой пояснительной записке сотрудник должен будет указать:

• наименование подразделения налоговой службы, в которое адресована записка;
• ИНН юридического лица;
• реквизиты требования, ставшего основанием для составления записки;
• реквизиты документа, по которому предоставляются пояснения;
• показатели расходов и доходов организации;
• убытки и затраты;
• сведения о расхождениях между бухгалтерским и налоговым учетом.

Как ИП сдать отчетность через интернет, мы рассказывали в статье.

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

В соответствии с приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, сотрудники бухгалтерии составляют бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках с пояснительной запиской для сдачи бухгалтерской отчетности.

Подробнее о пояснительной записке к балансу мы писали в статье

Пояснения к отчетным документам должны полностью раскрывать все сведения, касающиеся политики организации, необходимые для оценки ее финансового положения и результатов деятельности.

В пояснительной записке бухгалтер фиксирует сведения о наличии в течение отчетного периода:

• нематериальных активов;
• основных средств;
• финансовых вложений;
• выпущенных акций;
• затрат и прибыли;
• дебиторской и кредиторской задолженности.

Таким образом, каждая пояснительная записка (к дипломному проекту, в налоговую службу, к бухгалтерскому балансу) имеет свою специфику в зависимости от ее получателя и цели составления.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Пояснительные записки».

Управление проектами хорошо тем, что позволяет планировать, управлять и выполнять всю работу вашей команды. Зачастую полезно иметь эту информацию в доступном виде. Но иногда новые участники проекта или руководители хотят получить упрощённое представление о проекте. Тогда вам понадобится лаконичный способ рассказать об основных моментах проекта, не теряя внимания аудитории.

Лучше всего для этого подходят пояснительные записки. Если вы никогда не занимались их составлением, в этой статье найдётся всё необходимое для планирования, написания и представления их своей команде.

Что такое пояснительная записка?

Пояснительная записка — это обзор документа. Объём и содержание записки зависят от того, к какому документу она относится, но в целом она должна занимать не больше одной–двух страниц. В этом документе необходимо изложить всю информацию, которую должны знать ваши читатели и важные заинтересованные лица.

Планировать проекты с помощью Asana

Представьте себе это так: если бы заинтересованные лица на уровне руководства прочитали только вашу пояснительную записку, то получили бы они всю информацию, необходимую для достижения успеха? Если да, тогда ваша пояснительная записка выполнила свою задачу.

Пояснительные записки часто прилагаются к следующим документам:

• экономическое обоснование;

• Проектные предложения

• исследовательская документация;

• экологические экспертизы;

• исследования рынка;

• план проекта.

Обычно в пояснительной записке выделяют четыре части:

1. Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет данный документ.

2. Опишите рекомендуемое решение.

3. Объясните ценность этого решения.

4. В заключение приведите обоснование важности вашей работы.

Что такое пояснительная записка в управлении проектами?

В управлении проектами пояснительная записка — это способ внести ясность для сотрудников из разных подразделений, руководства команды и заинтересованных лиц проекта. Считайте, что это краткая презентация проекта для членов команды, у которых нет времени или необходимости вникать во все его детали.

Читать о 15 примерах кратких презентаций на все случаи жизни

Основное отличие между пояснительной запиской в управлении проектами и более традиционным приложением к бизнес-плану заключается в том, что первая должна быть создана в начале проекта, а второе — после составления бизнес-плана. Например, чтобы написать пояснительную записку к экологической экспертизе, необходимо составить отчёт о результатах и выводах по окончании исследования. Но для составления пояснительной записки в целях управления проектами нужно рассказать о том, какие цели преследует проект и почему он важен.

К пояснительным запискам в целях управления проектами применяются те же самые четыре правила:

1. Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет проект. Зачем нужен этот проект? Какие идеи, отзывы клиентов, планы продуктов и т. п. лежат в его основе?

2. Опишите рекомендуемое решение или задачи проекта. Каким образом этот проект может решить проблему, определённую вами в первой части? Каковы цели и задачи проекта?

3. Объясните ценность этого решения. Что произойдёт по завершении проекта? Как это улучшит ситуацию и решит проблему, определённую в первой части?

4. В заключении приведите обоснование важности этой работы. Это ещё одна возможность напомнить о важности проблемы и о том, почему ваш проект имеет право на жизнь. В этой части также можно напрямую обратиться к аудитории и рассказать о том, как ваше решение улучшит ситуацию и решит проблему. В конце приведите дальнейшие действия.

Если вы никогда раньше не занимались составлением пояснительных записок, вам может быть любопытно, как они связаны с другими элементами управления проектами. Вот несколько сравнений:

Пояснительная записка и план проекта

План проекта — это программа, описывающая ключевые задачи, которые решает проект для достижения поставленных целей. В плане проекта приводятся цели, показатели для оценки его успешности, заинтересованные лица и роли, бюджет, вехи и ожидаемые результаты, временные рамки и расписание, а также план обмена информацией.

Пояснительная записка — это краткое изложение наиболее значимой информации из плана проекта. Примите во внимание наиболее важные моменты, которые необходимо довести до сведения руководителей, чтобы ознакомить их с проектом без использования его плана. Это и есть ваша пояснительная записка.

Читать статью «Апробация концепции (РОС): как продемонстрировать осуществимость идеи»

Пояснительная записка и обзор проекта

Обзоры проектов и пояснительные записки часто имеют схожие элементы: в обоих документах приводится краткое изложение важной информации о проекте. Однако обзор проекта должен быть непосредственно связан с вашим проектом. Проект и его обзор должны быть взаимозависимы.

А вот пояснительную записку можно включить в проект с помощью средства управления проектами или сделать её самостоятельным документом.

Пояснительная записка и цели проекта

Во второй части пояснительной записки должны быть подробно расписаны цели проекта (опишите рекомендуемое решение или задачи проекта). В дополнение к целям проекта здесь следует привести обоснование ценности достижения указанных целей, а также предоставить информацию о пути выполнения поставленных задач.

Преимущества пояснительной записки

Вы можете спросить: а зачем моему проекту нужна пояснительная записка? Разве недостаточно плана проекта?

Как мы уже упоминали ранее, не у всех есть время или необходимость углубляться в детали вашего проекта, чтобы понять его цели и их значимость. Инструменты управления работами наподобие Asana позволяют собрать массу полезной информации о проекте, чтобы у вас с командой было чёткое понимание того, кто какую работу выполняет и к какому сроку. Пояснительная записка предназначена не столько для сотрудников, непосредственно занятых в проекте, сколько для заинтересованных лиц вне проекта, которым нужно общее представление о нём и его важности.

Эффективная пояснительная записка предлагает заинтересованным лицам общую картину проекта и его важные элементы без необходимости погружаться в детали. А если им понадобится дополнительная информация, они могут обратиться к плану проекта или просмотреть задачи, приведённые в вашем инструменте управления работами.

Как написать отличную пояснительную записку (с примерами)

Каждая пояснительная записка состоит из четырёх частей. Следуйте этому шаблону для написания отличной пояснительной записки. Когда её текст будет готов, перечитайте его и удостоверьтесь в том, что в нём приведена вся нужная информация, которую должны знать заинтересованные лица.

1. Начните с проблемы или потребности, которую нужно удовлетворить

В начале пояснительной записки объясните, в чём заключается важность этого документа (и проекта, который он представляет). Уделите время изложению сути проблемы, включая любые исследования или полученные вами отзывы клиентов. Расскажите, чем эта проблема важна и актуальна для ваших клиентов и почему её решение имеет значение.

Например, представьте, что вы работаете в компании-производителе часов. Ваш проект заключается в разработке более простых и дешёвых часов, которые останутся привлекательными для покупателей товаров класса люкс, но в то же время будут ориентированы на новую группу клиентов.

Пример пояснительной записки:

Последние исследования рынка 52% клиентов выразили потребность в более простой и дешёвой версии нашего продукта. В опросах клиентов, выбравших часы конкурентов, цена упоминается в 87% случаев. Чтобы наилучшим образом обслуживать наших существующих клиентов и выйти на новые рынки, нам необходимо разработать серию часов, которые мы сможем продавать по цене, соответствующей данному рынку.

2. Выделите рекомендуемое решение или цели проекта

Теперь, когда вы обрисовали проблему, объясните, в чём заключается предлагаемое решение. В отличие от аннотации или конспекта при описании решения следует пользоваться директивным слогом: постарайтесь убедить аудиторию в том, что оно является правильным. Это не столько раздел для мозгового штурма, сколько место для обоснования рекомендуемого решения.

Поскольку пояснительная записка составляется в начале проекта, не страшно, если в ней не будут приведены все ожидаемые результаты и основные вехи. Однако это ваш шанс описать в общих чертах то, что произойдёт в ходе проекта. Если вам нужна помощь в составлении обзора основных результатов и сроков проекта на более высоком уровне, подумайте о создании a дорожной карты проекта, прежде чем заниматься пояснительной запиской.

Продолжаем наш пример пояснительной записки:

Наша новая серия часов будет стоить на 20% дешевле, чем самый дешёвый текущий вариант. При этом предусмотрена возможность удешевления на 40% и более в зависимости от материалов и механизма. Чтобы добиться таких цен, мы будем:

• предлагать часы в новом исполнении, включая силикон и дерево;

• использовать высококачественные кварцевые модули вместо наших механизмов;

• представить возможность выбора дизайна браслета с упором на гибкость, а не на традиционную роскошь.

Обратите внимание, что каждые часы по-прежнему будут проходить строгий контроль качества, чтобы сохранить скорость и точность мирового класса, присущие нашим текущим предложениям.

3. Объясните ценность этого решения

В этом разделе вы более подробно рассказываете о том, как предлагаемое решение повлияет на проблему, обозначенную в самом начале, и улучшит ситуацию. Каких результатов вы ожидаете (при их наличии)? В сюда следует включить всю необходимую финансовую информацию, риски проекта и потенциальные выгоды. Также нужно соотнести этот проект с целями и ключевыми результатами вашей компании. Как эта работа связана со стоящими перед ней задачами?

Продолжаем наш пример пояснительной записки:

С новыми предложениями, которые на 20–40% дешевле, чем самый дешёвый из наших текущих вариантов, мы ожидаем, что сможем выйти на рынок часов для повседневного использования, поддерживая при этом наш бренд класса люкс. Это поможет нам достичь цели номер 3 «Расширение бренда» на 22 финансовый год. Эти новые предложения могут принести до 3 млн $ дополнительной прибыли за год, что поможет нам достичь цели номер 1 «7 млн $ прибыли за год» на 22 финансовый год.

Проведённые ранее исследования рынка показали, что более дешёвые варианты не повлияют на ценность или престиж бренда класса люкс, хотя это риск, который необходимо учитывать при разработке. Чтобы снизить его, команда маркетинга продукта начнёт работать над стратегией его вывода на рынок за шесть месяцев до запуска.

4. В заключение приведите обоснование важности этой работы

Теперь, когда вы поделились всей важной информацией с заинтересованными лицами, настала очередь заключительного раздела — это ваш шанс помочь аудитории понять влияние и важность этой работы для организации. Что именно нужно вынести из вашей пояснительной записки?

В заключение нашего примера пояснительной записки:

Более дешёвые и разнообразные предложения не только позволят нам выйти на новый рынок, но и расширят наш бренд в положительном смысле. Благодаря вниманию к этим новым предложениям, а также ожидаемому спросу на более дешёвые часы, мы рассчитываем увеличивать рыночную долю на 2% ежегодно. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей стратегией выхода на рынок и документацией по обратной связи с клиентами.

Пример пояснительной записки

Вот так может выглядеть ваша пояснительная записка с учётом всего вышеизложенного:

Планировать проекты с помощью Asana

Распространённые ошибки, которые совершаются при написании пояснительных записок

Вы не станете профессионалом в написании пояснительных записок в одночасье — и это нормально. Поначалу используйте в качестве руководства шаблон из четырёх частей, представленный в этой статье. Затем, по мере оттачивания своих навыков составления пояснительных записок, примите во внимание несколько распространённых подводных камней, которых следует избегать:

Избегайте жаргонизмов

Ваша пояснительная записка — это документ, который должны быть в состоянии прочитать и понять все, начиная от участников проекта и заканчивая заинтересованными руководителями. Помните, что вы гораздо ближе к повседневной работе и индивидуальным задачам, чем руководство компании, поэтому прочитайте пояснительную записку ещё раз, чтобы очистить её от ненужного жаргона. Там, где это возможно, объясните жаргонный термин или вообще опустите его.

Помните: это не полноценный отчёт

Ваша пояснительная записка — это всего лишь резюме. Если вы обнаружите, что вдаётесь в подробности конкретных задач, сроков исполнения и вложений, попробуйте сделать шаг назад и спросить себя, есть ли место этой информации в вашей пояснительной записке. Некоторые детали важны — вам всё-таки нужно, чтобы записка призывала к действию и увлекала. Но имейте в виду, что весь объём информации по вашему проекту будет отражён в инструменте управления работами, а не в пояснительной записке.

Ваша пояснительная записка должна выдерживать проверку на самостоятельность

Вы знаете этот проект вдоль и поперёк, а заинтересованные лица — нет. Написав пояснительную записку, перечитайте её и убедитесь в её самостоятельности как документа. Есть ли контекст, который необходим заинтересованным лицам для её понимания? Если да, включите его в пояснительную записку или рассмотрите возможность ссылки на него в качестве дополнительной информации.

Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию

Ваша пояснительная записка — это живой документ, и если вы допустили опечатку, её всегда можно исправить. Однако никогда не повредит провести проверку орфографии и пунктуации или переслать записку одному из своих коллег, чтобы он посмотрел на неё «незамыленный взглядом».

Что в итоге? Пояснительная записка необходима

Пояснительная записка — это отличный способ ввести всех в курс дела и рассказать о вашем проекте. Если у него много заинтересованных лиц, которым нужно быстро понять, какую проблему решает проект и почему это важно, пояснительная записка — это идеальный вариант предоставления необходимой информации.

Дополнительные советы о том, как соединить свою стратегию высокого уровня и планы с повседневной работой, приводятся в нашей статье о стратегическом планировании.

Попробовать Asana бесплатно

Студенты ВУЗов часто сталкиваются с выполнением различных по сложности заданий и проектов. К некоторым проектам необходимо составить и написать пояснительную записку. Однако далеко не все учащиеся понимают, что такое пояснительная записка к проекту, как выглядит и как ее правильно писать. Пояснительные записки готовят перед защитой курсовых и дипломных работ. Пояснительная записка выглядит в виде специального бланка. Документ имеет четкую структуру, которой должен придерживаться составитель при оформлении.

Содержание:

1. Что это такое
2. Для чего нужна
3. Как ее написать
4. Структура пояснительной записки
• Титульный лист
• Содержание
• Введение
• Основная часть
• Заключение
5. Пример пояснительной записки
6. Оформление
7. Заключение

Что это такое

Пояснительная записка к проекту представляет собой письменный документ, содержащий информацию о проделанной работе, ее особенностях. Сведения в записке излагаются последовательно. Документ может быть составлен в печатном виде или написан от руки. Если записка состоит из нескольких страниц, она должна быть пронумерована.

Актуально написание пояснительных записок для студентов, выбравших технические и экономические специальности. Если записка создана для технического проекта, в ней содержится информация о параметрах и особенностях объектов, описанных в научной работе. Также в рамках пояснительной записки демонстрируются решения проблемных вопросов, выполнимые на практике.

Пояснительная записка содержит в себе:

• сведения по теме научного труда;
• необходимые пояснения касательно конкретных разделов и методов исследования;
• краткие итоги относительно сделанных исследований;
• описание достигнутых результатов труда.

Для чего нужна

Записка к проекту имеет значение как для автора работа, так и для проверяющей комиссии. Без составления записки студент не будет допущен к защите. При защите проекта учитывается не только наличие пояснительной записки, но и качество выполнения. Документ оформляется надлежащим образом в соответствии с методическими рекомендациями учебного заведения.

Значение пояснительной записки:

• студент приобретает полезные навыки при разработке и оформлении записки, учится структурировать текст, излагать его последовательно и логично;
• в пояснительной записке может содержаться не только текст, но и различные графические приложения в виде схем, чертежей, графиков;
• комиссия, осуществляющая проверку готового проекта, с помощью записки сможет быстро изучить документацию, оценить готовность научной работы и принять решение о допуске студента к защите.

Как ее написать

Требования к написанию текста:

1. Стиль изложения текста — деловой вне зависимости от того, по какой дисциплине пишется работа. В тексте нужно избегать сокращенных и непонятных слов, употребление просторечий и сленговых выражений.
2. Итоговый документ должен быть в структурированном виде, то есть состоять из конкретных частей.
3. Излагать тезисы и факты надо логично и последовательно. В записке не нужно писать собственное мнение, приводить рассуждения. Излагаются достоверные факты по существу. Каждый написанный тезис должен быть обоснованным и аргументированным.
4. Вся информация, написанная в записке, должна быть достоверной и проверенной. Домыслы, догадки и предположения включать в текст не нужно.
5. Как и любая научная работа, в записке присутствует введение и заключение. Во вступлении обозначаются цели, задачи, методы исследования. В заключительной части излагаются краткие выводы по всей работе.

Подробнее узнать, как пишется пояснительная записка и из чего состоит, можно, перейдя по этой ссылке и просмотрев видео:

Структура пояснительной записки

Готовая заключительная записка к проекту имеет структурированный вид и состоит из определенных частей:

• титульного листа;
• оглавления;
• вступления;
• основной части;
• заключения;
• списка использованной литературы.

Некоторые записки содержат приложения в виде таблиц, графиков, чертежей. Все части взаимосвязаны между собой и должны быть изложены в последовательном порядке, одна за другой. Требования к оформлению структуры документов содержатся в ГОСТах и методических рекомендациях учебных организаций.

Титульный лист

Титульный лист — первый лист пояснительной записки. Оформляется на одном листе. Титул входит в нумерацию, как первая страница, однако не нумеруется. Визуально титульный лист состоит из трех частей.

1. В верхней части титула содержится информация об учебном заведении, причем наименование пишется без сокращений. Чуть ниже пишется информация о факультете, кафедре и специальности.
2. В центральной части титульного листа располагается словосочетание «пояснительная записка к проекту», причем перед словом «проект» необходимо указать какой (дипломный, курсовой). Также в этой части располагается информация о предмете и теме проекта. Тема научного труда пишется без сокращений.
3. В нижней части титула содержится информация об авторе работы, указываются данные студента, затем сведения о научном руководителе. Если при написании научного труда присутствовали консультанты, сведения о них также нужно поместить на титульный лист.
4. В самом низу титула пишется населенный пункт и год, когда научная работа была написана.

Поскольку титул представляет собой обложку записки, он должен выглядеть опрятно.

Содержание

После титульного листа находится содержание или оглавление. Само слово «содержание» пишется наверху листа с заглавной буквы и оформляется в виде заголовка. В содержании перечисляются подзаголовки с обязательным указанием страниц. Заголовки и подзаголовки документа, указанные в содержании, должны быть такими же, как и в самом проекте. Сокращать заголовки или формулировать их по-другому нельзя.

Заголовки в содержании надо писать с заглавной буквы. После названия заголовка точку или запятую ставить не нужно. Последняя буква заголовка соединяется отточием с номером страницы.

Введение

Введение или вступление идет сразу за содержанием. Вступительная часть не должна занимать много места, ей отводится одна-две страницы. Вступление не нужно перезагружать цитатами, терминами, специальной лексикой. Во вступлении не нужно указывать собственное мнение и размышления. Для изложения авторской точки зрения есть основная и заключительная части.

Во введении могут быть отражены следующие моменты:

• пишется проблематика и актуальность выбранной темы;
• ставятся цель и задачи, преследуемые при написании проекта;
• может быть выделен предмет и объект исследований;
• также можно указать методы исследования (при наличии таковых).

При написании вступления можно пользоваться общепринятыми речевыми клише. Однако фразы и предложения должны быть логически взаимосвязаны друг с другом.

Основная часть

Основная часть пояснительной записки может быть разделена на разделы, подразделы, главы, параграфы. Если тема проекта связана не только с теорией, но и исследованиями, то в тексте нужно расписать информацию как теоретического, так и практического характера. Каждый новый раздел или глава начинаются с новой страницы.

В основной части излагаются тезисы, различные суждения и факты, которые были заимствованы из учебных пособий, монографий, журнальных и газетных статей. При написании тезисов нужно учитывать, что вся информация должны быть проверенной и точной. В самом начале повествования можно сделать экскурс в историю, если того позволяет выбранная тематика проекта. Также можно привести статистические данные и интересные факты.

Помимо написания тезисов, не нужно забывать про аргументацию. Каждый приведенный довод должен быть аргументированным. В качестве аргументов можно приводить общепризнанные факты, высказывания авторитетных личностей, выписки из научных публикаций.

Заключение

Завершается пояснительная записка заключительной частью, которая может занимать две-три страницы. В заключении должны быть отражены краткие выводы по теме. Можно указать, какие методы исследования были использованы, а также сослаться на то, были ли достигнуты цель и задачи, поставленные в начале работы. В заключительной части раскрывается сущность темы, показывается усвоение материала автором, пишется авторское мнение.

Выводы, написанные в заключении, должны быть емкими, краткими и понятными. Писать цитаты, определение терминов, дублировать введение в заключении неуместно.

Пример пояснительной записки

Когда студенты сталкиваются с тем, что им нужно написать пояснительную записку к проекту, они теряются, поскольку многие не представляют, как пишется документ и из чего он состоит. Чтобы иметь хоть какое-то представление о пояснительном проекте, нужно посмотреть образец подобного текста. Примеры и шаблоны готовых пояснительных записок помогут сконцентрироваться на собственной работе, придерживаться структуры текста, а также помогут избежать досадных и банальных ошибок при оформлении проекта.

Ниже можно скачать пример пояснительной записки к себе на компьютер или другое устройство и ознакомиться с документом.

Оформление

Чтобы получить высокую оценку за проект, следует сделать правильное оформление документа. Существуют методические рекомендации по оформлению документации.

Рекомендации, как нужно оформлять пояснительную записку:

1. Пояснительная записка выполняется в печатном виде с помощью программы Word. Рекомендуемый шрифт — Times New Roman. Размер шрифта нужно выбрать 12 или 14. Нужно соблюдать отступы, когда начинается новый абзац.
2. Цвет шрифта на протяжении всего текста — черный. Цветное выделение, подчеркивание, зачеркивание, курсив использовать не надо. Единственное, можно выделять заголовки полужирным шрифтом.
3. Надо настроить межстрочный полуторный интервал и выравнивание текста по ширине. Только при оформлении титула и заголовков нужно настроить выравнивание по центру.
4. Нужно делать нумерацию документа. Непронумерованными должны быть только титульный лист и содержание. Остальные листы нумеруются арабскими цифрами.
5. Составлять работу нужно таким образом, чтобы была структурирована и все части были связаны между собой. Текст излагается последовательно.
6. Нужно придерживаться официального, делового стиля изложения. Недопустимо использование бранных слов, просторечий, сленга и жаргонизмов. Написанные термины должны быть раскрыты.
7. При использовании цитат должны быть ссылки на автора и произведение.
8. В конце записки оформляется библиографический список, в который включены источники и материалы, которыми пользовался автор при написании проекта.
9. Если в тексте записки обозначены формулы, можно использовать специальные инструменты текстового редактора для их формирования. После формулы необходимо расписать подробную расшифровку.
10. Чертежи, схемы, диаграммы оформляются в виде отдельного приложения. Подписи к графическим изображениям, их нумерация осуществляется в нижней части листа после размещения чертежа или схемы.

Заключение

Пояснительная записка к проекту является обязательным документом, который прилагается к основному труду. Сопроводительный документ нужен для того, чтобы проверяющая комиссия смогла оценить подготовку учащегося, его уровень знаний. Без пояснительной записки могут не допустить к защите курсовой или дипломной работы. Требования к написанию и оформлению пояснительных записок содержатся в методических рекомендациях учебных организаций.

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу — это сопроводительный документ, который в произвольной форме описывает финансовую ситуацию в организации. Не является обязательной, но помогает сделать годовую отчетность более полной и понятной. 

В настоящее время действующим законодательством не предусмотрено обязательное предоставление такой формы, как пояснительная записка к балансу в составе годовой отчетности. Но на практике обойтись без нее сложно. Никаких особых требований к этому документу не предъявляется, но составить его желательно без ошибок. При несоответствии данных с указанными в самом отчете у налоговой службы возникнут обоснованные вопросы. Давайте посмотрим, кто, когда, зачем и в какой форме составляет пояснение к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.

Пояснения и записка — не одно и то же

Пояснительная записка не заменяет собой пояснения к балансу. В ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» указано, что:

Пояснения — это расшифровка статей бухгалтерского баланса, а также уточнение отдельных отчетных форм:

• отчета об изменениях капитала;
• отчета о движении денежных средств;
• других отчетных форм и приложений в составе бухгалтерской отчетности.

Ответ на вопрос, что такое пояснительная записка, — это произвольная расшифровка всей финансовой ситуации в хозяйствующем субъекте. В ней содержатся как общие сведения, так и подробные разъяснения по строкам баланса и отчета о финансовых результатах.

В статье 14 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 и п. 4 Приказа Минфина России от 02.07.2010 № 66н указано, что этот документ входит в состав годовой бухгалтерской отчетности. А п. 28 ПБУ 4/99 предусмотрено, что хозяйствующие субъекты обязаны оформить пояснения к балансу и форме № 2 в виде отдельных отчетных форм и общей записки. Из этого следует, что сдавать с балансом пояснительную записку необходимо всем организациям.

Исключением из общего правила являются представители малого бизнеса, которые вправе составлять и сдавать бухгалтерские отчеты в упрощенном виде. Они обязательно предоставляют в ИФНС всего две обязательных формы: баланс и отчет о финансовых результатах. Расшифровывать значения и описывать свое финансовое положение в пояснительной записке им не обязательно. Но если возникнет такое желание, составить отдельную записку не возбраняется.

Кому и для чего нужна пояснительная записка к годовому отчету за 2021 год

Пояснительная записка к балансу необходима всем пользователям финансовой отчетности для получения более полной дополнительной информации о финансово-хозяйственной деятельности юридического лица. Такую информацию, как правило, невозможно привести в других отчетных формах, но она является важной и представляет интерес как для учредителей или кредиторов фирмы, так и для контролирующих органов. Данные в этот документ включают, исходя из конкретных пожеланий, например совета директоров, и из особенностей сложившейся на предприятии экономической ситуации к концу года.

Какую информацию указывают

Законодательные требования к содержанию этого документа отсутствуют. Каждый бухгалтер самостоятельно определяет, какую информацию пояснительная записка должна раскрывать и полноту данных в ней, и то, в каком виде их удобнее предоставить:

• простого текста;
• диаграмм;
• таблиц;
• схем;
• графиков.

Существует общий план этого документа. Наиболее полная записка обычно содержит:

• общие данные организации (адрес, среднегодовая численность работников, виды экономической деятельности, руководящий состав и т. д.);
• общие данные о применяемой учетной политике;
• анализ текущих финансовых показателей деятельности организации;
• текстовые и табличные пояснения.

Чтобы у проверяющих возникало меньше вопросов, в документе следует обязательно указать хотя бы краткую информацию о методах учета. Особенно это касается таких сфер:

• оценка товаров, производственных запасов и готовой продукции;
• оценка незавершенного производства;
• амортизация основных средств;
• признание выручки от реализации.

Как правильно написать пояснительную записку к годовой отчетности

Если в учетную политику были внесены изменения, об этом обязательно указывают с обоснованием причин и необходимости поправок. Обязательно должна присутствовать оценка результата изменений в денежном выражении — величина, на которую изменилась оценка статей финансовой отчетности в связи со сменой способа бухгалтерского учета. Если в планах на текущий год есть действия, влияющие на факты хозяйственной деятельности или ее непрерывность, например, предстоящая ликвидация организации, то об этом обязательно информируют контролирующие органы.

В виде таблиц желательно привести расшифровки строк баланса и формы 2, в частности:

• данные об изменениях в капитале организации (уставном, резервном, добавочном и пр.);
• о составе и движении резервов предстоящих расходов и платежей;
• оценочные резервы юридического лица;
• изменения в структуре и объеме нематериальных активов и основных средств;
• данные об арендованном имуществе;
• сведения о финансовых вложениях, дебиторской и кредиторской задолженности;
• состав затрат на производство и прочих расходов;
• объемы реализации продукции, товаров, работ, услуг по видам деятельности организации и рынкам сбыта;
• данные об обеспечении обязательств организации;
• все чрезвычайные факты хозяйственной деятельности организации в отчетном периоде и их последствия.

Кроме сухих фактов и цифр, в пояснительной записке приветствуется анализ финансовых показателей организации. Такая информация, в первую очередь, интересует учредителей, акционеров и инвесторов, но и налоговым специалистам эти данные расскажут о многом. В частности, информация о деловой активности организации и ее положении на рынке пойдет на пользу при обращении за вычетами по НДС или при открытии внешнеэкономической деятельности.

Особое внимание при составлении документа с пояснениями необходимо уделить информации об аффилированных лицах. Эти данные желательно оформить отдельным разделом, как того требует пункт 14 ПБУ 11/2008. По закону, необходимо раскрывать информацию не только об учредителях самой организации, но и о связанных с ними лицах, поэтому, если в составе учредителей есть юридическое лицо, необходимо указать его участников или акционеров. Кроме того, указывают информацию о совершенных в отчетном периоде операциях со связанными сторонами, а также, независимо от совершения операций, по тем юрлицам и гражданам, которые признаются аффилированными.

Образец пояснительной записки

Рассмотрим образец пояснительной записки к бухгалтерскому балансу в 2022 году для условной компании ООО «PPT.ru», которая работает с 2005 года, занимается производством и реализацией молочной продукции. Ее главный бухгалтер составил этот документ следующим образом:

Пояснения к бухгалтерскому балансу ООО «PPT.ru» за 2021 год

1. Общие сведения

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «PPT.ru» зарегистрировано ИФНС № 1 по г. Санкт-Петербургу 29.03.2005. Свидетельство о госрегистрации № 000000000, ИНН 1111111111111111, КПП 22222222222, юридический адрес: г. Санкт-Петербург, проспект Замечательный, 1.

Бухгалтерский баланс организации сформирован в соответствии с действующими в Российской Федерации правилами и требованиями бухгалтерского учета и отчетности:

1. Уставный капитал организации: 5 000 000 (пять миллионов) рублей, оплачен полностью.
2. Количество учредителей: два физических лица О. М. Курочкин и П.П. Петров и одно юридическое лицо ООО «Молоко».
3. Основной вид деятельности: переработка молока ОКВЭД 15.51.
4. Численность сотрудников по состоянию на 31.123.2020 составила 165 человек.
5. Филиалы, представительства и обособленные подразделения отсутствуют.

2. Основные положения учетной политики

Учетная политика ООО «PPT.ru» утверждена приказом директора Петрова П.П. от 25.12.2019 № 289. Применяется линейный метод амортизации. Оценка материально-производственных запасов и готовой продукции осуществляется по фактической себестоимости. Финансовый результат от продажи продукции, работ, услуг, товаров определяется по отгрузке.

3. Информация об аффилированных лицах

Петров Порфирий Петрович — учредитель, 50% доли собственности в УК, занимает должность генерального директора.

Курочкин Олег Михайлович — учредитель, 30% доли собственности в УК.

ООО «Молоко» — учредитель, 20% доли собственности в УК, российская организация (учредители В.П. Петров и Ю.К. Сидоров).

В отчетном периоде со связанными сторонами были совершены такие финансовые операции:

• 12.03.2021 общим собранием учредителей ООО «PPT.ru» была рассмотрена и утверждена финансовая отчетность организации за 2020 год. Собрание постановило выплатить по итогам 2020 года прибыль в размере 3 252 000 рублей учредителям, исходя из их доли в уставном капитале. Выплата (с учетом удержания НДФЛ по двум физлицам) была произведена 01.04.2021;
• 25.05.2021 ООО «PPT.ru» заключило с учредителем ООО «Молоко» Ю.К. Сидоровым договор о приобретении нежилого помещения стоимостью 5 102 000 рублей. Стоимость сделки обусловлена проведением независимой оценки стоимости объекта недвижимости. Расчеты по договору были произведены в полном объеме 06.06.2021, подписан акт приема-передачи недвижимости.

4. Основные показатели деятельности организации

В отчетном году выручка составила:

• по основному виду деятельности «производство и реализация молочной продукции» — 385 420 020 рублей;
• по прочим видам деятельности — 650 580 рублей;
• прочие доходы — 170 800 рублей (реализация ОС).

Затраты на производство и реализацию продукции:

• приобретение основных средств — 1 410 500 рублей;
• амортизация ОС — 45 230 рублей;
• приобретение сырья — 110 452 880 рублей;
• фонд оплаты труда — 137 580 040 рублей;
• командировочные расходы — 238 300 рублей;
• аренда помещений — 8 478 190 рублей;
• прочие расходы — 532 458 рублей.

5. Расшифровка статей бухгалтерского баланса на 31.12.2021 (на примере кредиторской задолженности)

Наличие и движение дебиторской задолженности

Показатель	Период	На начало года	Изменения за период	На конец года
		Учтенная по договорам	Резерв сомнительных долгов	Поступило	Выбыло	Остаток
В тысячах рублей с десятичным знаком	По договорам (сделкам)	Штрафы, пени, неустойки	Погашено	Списано на фин. результат	Списано на резерв сомнительных долгов	Текущая	Просроченная
Всего краткосрочная дебиторская задолженность, в том числе:	2021 г.	25 489,3	(200,0)	15 632,7	300,4	(25 023,2)	(102,1)	(48,9)	15 726,1	522,1
покупателей		20 409,0	(200,0)	10 015,5	300,4	(17 315,3)	(87,7)	(48,9)	12 750,9	522,1
поставщиков		5080,3	—	5617,1	—	(7707,9)	(14,4)	—	2975,2	—
Всего долгосрочная дебиторская задолженность, в том числе:	2021 г.	50 000,0	—	—	—	—	—	—	50 000,0	—
по беспроцентным займам		40 000,0	—	—	—	—	—	—	40 000,0	—
ИТОГО дебеторская задолженность		30 489,3	(200,0)	15 632,7	300,4	(25 023,2)	(102,1)	(48,9)	65 726,1	522,1

6. Оценочные обязательства и резервы

На 31.12.2021 сформировано оценочное обязательство на оплату очередных отпусков работников в сумме 7 458 000 рублей, количество неоплаченных дней отпуска — 67, срок исполнения — 2022 год.

Резерв по сомнительным долгам сформирован на сумму 600 000 руб. в связи с наличием просроченной и ничем не обеспеченной задолженности ООО «Гиря» в сумме 522 000 рублей.

Резерв под снижение стоимости МПЗ в 2021 году в организации не создавался, так как МПЗ не имеют признаков обесценивания.

7. Заработная плата

Кредиторская задолженность по зарплате на 31.12.2021 составила 3 876 400 руб. (оплата за декабрь 2021 г., по сроку: 10.01.2022). Текучесть кадров в отчетном периоде составила 14,88%. Списочная численность работников на 31.12.2020 — 165 чел. Среднемесячная зарплата — 25 675 руб.

Директор ООО «PPT.ru» /подпись/ Петров П.П. 12.03.2022.

Особенности для бюджетных организаций

Бюджетные (автономные) учреждения сдают бухгалтерский баланс по форме 0503730, а казенные учреждения (получатели бюджетных средств) — по форме 0503130. Для них пояснения не только обязательны, но и подаются по утвержденной форме. В 2021 году изменились требования к заполнению таблиц № 1 и № 4, предоставляемых в составе пояснительной записки. В таблице № 1 указывают только те виды деятельности, которыми учреждение начало заниматься или которые прекратило вести в отчетном году.

Таблица 4 в новой редакции называется «Сведения об основных положениях учетной политики».

Вот так выглядит образец пояснительной записки к балансу бюджетного учреждения за 2022 год (графы таблицы):

В них указывают данные только о тех положениях учетной политики, которые перечислены в новых приложениях № 2 к инструкциям № 191н и № 33н, по правилам:

• в графе 1 — наименование объекта учета, в отношении которого применяются особенности отражения операций в бухгалтерском (бюджетном) учете;
• в графе 2 — код балансового счета (забалансового счета), по которому отражаются объекты учета;
• в графе 3 — способ ведения бухгалтерского (бюджетного) учета в отношении обозначенных объектов;
• в графе 4 — характеристика применяемого способа ведения учета, исходя из структурных, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения.

Вот образец заполнения таблицы 4 к пояснительной записке 0503760 за 2021 год для бюджетного учреждения по новым правилам для основных средств:

Очевидно, что грамотное составление документа избавит руководителя и бухгалтера от дополнительного общения с контролирующими органами. Важно помнить, что детализация информации в этом документе зависит только от ее составителя — от намерения самой организации раскрывать или нет те или иные показатели за год. Главное и единственное требование, которое предъявляет законодатель к данному документу, — информация, содержащаяся в пояснениях, должна быть достоверной. Ответственность за ее корректность несет лицо, которое подписало документ.

Как правильно пишется пояснительная записка: структура и содержание

Пояснительная записка – это информационный текст, написанный в деловом стиле. Прилагается к отчету, научному труду, проекту и содержит базовые сведения о его назначении, актуальности, обоснование целесообразности проведенной (запланированной) работы.

Как правильно написать записку

Понимание как пишется пояснительная записка важно для тех, кто работает с документами или занимается проектной деятельностью: служащие, студенты, экономисты, юристы.

Стиль изложения информационного материала – деловой. Четко, лаконично, с использованием профессиональной терминологии, стандартных фраз и оборотов (ввиду сложившихся обстоятельств, в установленном порядке, проведенный анализ показал), стереотипных предложений, без личных местоимений. Формально и объективно, без личной оценки повествования.

Содержание зависит от цели ее подготовки. Для бухгалтерской отчетности в Налоговую службу требуется описание экономической деятельности организации, доходной и расходной части, материальной и нематериальной базы, задолженностей.

Для научной работы дается актуализация проекта: цель его создания, значимость. К техническому проекту – технические характеристики, область применения.

Кроме этого, к техническому проекту в описании присутствуют данные о функциональном назначении системы, объекта. Его составляющие и устанавливаемые между ними взаимосвязи, особенности взаимодействия. Описывается процесс деятельности и технические решения, как ввести систему в эксплуатацию, особенности разработки и применения.

При подготовке записки к проекту закона, распоряжения указывается нормативно-правовая база, разделы и подразделы, целесообразность его реализации. Порядок его принятия, размещения в СМИ, сроки вступления в силу. Основные положения, принципы, на которых базируется.

Общие требования к составлению

В зависимости от сферы деятельности могут быть свои особенности. В каждом ведомстве, организации есть образцы оформления. В образовательных учреждениях разрабатываются методички, разъясняющие требования к форме и содержанию.

Стандартное оформление:

• в печатном виде, на бумаге формата А4, книжная ориентация, с одной стороны
• шрифт Times New Roman, размер 12, интервал полуторный
• пункты и разделы, списки выделяются жирным шрифтом, печатаются по центру листа
• обязательна нумерация страниц, на титульном листе не проставляется
• выводы после каждого пункта и раздела
• возможно приложение дополнительного материала в виде таблиц, диаграмм, схем
• текст разбивать на абзацы (задает общую структуру и легкость чтения)

Оформление по ГОСТу

В целом форма единая. Различия касаются специфики области ее применения и отдельных требований, предъявляемых заказчиком. Некоторые пункты исключаются в зависимости от назначения.

Структура:

• титульный лист
• введение
• аннотация
• сокращения и условные обозначения с их расшифровкой
• содержание
• выводы (для научных проектов)
• библиография
• приложение

В титульном листе указывается ФИО автора (или данные организации, от имени которой она готовится), ниже адресат (кому направляется – должностное лицо или учреждение), далее крупными буквами печатается «Пояснительная записка», название, например «Водоохранная зона», дата составления и регистрационный номер (для формальных документов), подпись и должность составителя.

Введение – это актуальность. Здесь могут быть прописаны цели, задачи, общие сведения об организации и ее деятельности (для экономистов). Соотносится с сегодняшним днем. Может быть краткое описание предшествующего опыта и историческая справка, которая подтверждает актуальность проводимого исследования, реализации задуманного проекта.

Аннотация – краткое содержание, самое основное. Указываются разделы, подразделы и пункты. Их описание. Проблематика, которая в них затрагивается, понятия.

Содержание – краткое описание основного документа, анализ изученных материалов, ожидаемые результаты. Их подтверждение или опровержение.

Выводы – итоги реализации проекта, результаты проведенной работы (для отчетной документации). Для бухгалтерской отчетности может потребоваться указание расхождений в учете, их пояснение (если запрос инициирован налоговыми органами). Анализ финансовой деятельности юрлица, соответствии поставленным целям, понесенные убытки.

Сокращения и условные обозначения чаще указываются в научных работах. К примеру, дипломный проект, курсовая. Здесь указываются повторяющие фразы и слова, их сокращение и обозначение. Далее по тексту они уже применяются в сокращенном виде.

Библиография – это список источников литературы (научные труды, монографии, печатные и периодические издания, словари). К их описанию есть жесткие требования, которые устанавливаются в соответствии с общими стандартами. С ними можно ознакомиться в специальных методичках, обратившись в библиотеку заведения.

Приложение – при необходимости прикладываются схемы, графики, диаграммы, чертежи, иллюстрации. Этот пункт необязателен к исполнению. Он зависит от характера работы. Прилагаемые материалы служат для наглядности и позволяют пояснить отдельные положения в представленном материале.

Пояснительная записка в Налоговую службу

Приказ № 43н от 6 июля 1999 г. Министерства финансов Российской Федерации регламентирует порядок сдачи бухгалтерской отчетности. Согласно документу готовится пояснительная записка. В ней содержатся сведения о финансовой деятельности учреждения.

Содержание зависит от требований Налоговой службы. Цель ее подготовки – разъяснение политики юридического лица, объективной оценки его деятельности, контроль финансового положения и задолженностей перед третьими лицами.

К отчетным данным:

• бюджет организации
• прибыль и расходы
• вложения
• задолженности перед дебиторами и кредиторами
• акции и активы

Если запрос инициирован налоговиками для уточнения данных по отчетности:

• ИНН
• регистрационный номер письма налогового органа
• данные документа, по которому уточняются сведения
• расходы и убытки на отчетный период
• адресат (данные налоговой службы)
• имеющиеся расхождения в данных

Содержание и форма пояснительной записки могут существенно различаться в зависимости от ее назначения и учреждения, которое ее готовит, сферы его деятельности. Этот небольшой по объему информационный материал порой ставит в тупик начинающих специалистов. Поэтому необходимо учитывать не только стандарт по ГОСТу, но и отдельные требования, которые предъявляются к документу по месту его востребования.