Приказ на командировку в 2023 году — образец его заполнения вы найдете на нашем сайте — является тем единственным документом, оформления которого в настоящее время достаточно для того, чтобы направить работника в служебную поездку. Рассмотрим особенности его составления.
Как оформить командировку в 2023 году
Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:
- применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
- вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.
Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:
- распоряжения руководителя о поездке;
- отчета работника о расходах по ней.
О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.
Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.
Распоряжение о направлении работника в поездку
Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:
- название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
- номер и дата оформляемого документа;
- Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
- место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
- количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
- цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).
Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.
- источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
- основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
- должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
- подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.
Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты, а можно разработать собственный бланк с учетом требований ФСБУ 27/2021.
Приказ на командировку в 2023 году: образец для скачивания по форме Т-9
Образец приказа на командировку в 2023 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.
Скачать образец приказа на командировку
Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:
Скачать образец журнала по регистрации приказов на командировку
Итоги
На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9 или же разработать собственный бланк с учетом требований ФСБУ 27/2021.
Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.
Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о направлении в командировку по форме Т-9 .docСкачать образец заполнения приказа о направлении в командировку по форме Т-9 .doc
Кто составляет приказ на командировку
Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.
Особенности заполнения
Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.
Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.
Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.
Заполнение приказа по форме Т-9
Часть 1
Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.
Часть 2
Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.
Обращайте внимание на подсчёт дней
При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.
Часть 3
В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.
Цели поездки можно условно поделить на два вида.
Общие цели:
- закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
- переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
- личное участие представителя компании в спорных переговорах;
- поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
- получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.
Узконаправленные цели
- контроль за работой филиала, структурного подразделения;
- обучение молодых специалистов;
- ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.
Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.
Нужна ли печать на форме Т-9
Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.
Подтверждение командировочных расходов
При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:
- проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
- чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
- чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
- любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.
На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.
Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа
В этом случае возможны следующие последствия:
- невозможность работником официально подтвердить командировочные затраты;
- штрафные санкции при внезапной налоговой проверке.
Актуально на: 11 августа 2020 г.
0
Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы именуется служебной командировкой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Направление работника в командировку производится на основании соответствующего приказа. Как составить приказ о направлении в командировку, расскажем в нашей консультации, а также приведем для приказа на командировку образец 2020 года.
Составляем приказ о направлении работника в командировку
Приказ о направлении работника в командировку составляется в произвольной форме. Для удобства можно использовать унифицированные бланки, которые в настоящее время не являются обязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Так, в качестве образца приказа о командировке работника можно использовать унифицированную форму № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». А если необходимо оформить направление в командировку сразу нескольких сотрудников, удобно воспользоваться формой № Т-9а (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Независимо от того, составляется ли приказ по унифицированной или самостоятельно разработанной форме, образец приказа о направлении в командировку должен содержать, в частности, следующую информацию:
- Ф.И.О. и должность командируемого работника;
- место командировки;
- срок командировки.
Для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку в приказе целесообразно указать также цель направления работника в командировку.
С приказом о командировке необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о направлении работника в командировку образец заполнения.
Для приказа о командировке (образец 2020) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Если командировка отменяется по какой-либо причине, можно составить соответствующий приказ по форме, приведенной в отдельной консультации.
В тех случаях, когда постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, речь идет не о служебных командировках, а о служебных поездках (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В то же время направление работника в служебную поездку может также сопровождается составлением приказа по форме, приведенной выше.
Обращаем внимание, что для признания расходов по командировке или служебной поездке в целях налогообложения прибыли составление приказа обязательно.
Рассмотрим, как разработать и утвердить данный локальный нормативный акт, а также приведем образцы необходимых для этого документов, которые можно скачать.
Как разработать положение о служебных командировках
При направлении работников в служебную командировку работодатель обязан сохранить за ними место работы, должность и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК). Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены и работникам-совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о служебных командировках, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК). Поэтому если работников часто отправляют в командировки, положение о таких поездках необходимо (ст. 168 ТК).
При разработке собственного локального нормативного акта о командировках фирма должна руководствоваться положением, утвержденным Постановлением Кабмина от 13.10.2008 № 749. Поскольку этим актом урегулированы далеко не все вопросы, касающиеся командирования сотрудников, многие моменты могут быть определены работодателем самостоятельно.
Теперь поэтапно рассмотрим порядок разработки положения о служебных командировках:
1. В первую очередь компании нужно отразить категории сотрудников, которые будут направляться в командировки. Обычно на практике в фирмах есть работники, которые бывают в командировках регулярно. А есть такие сотрудники, которые командируются крайне редко.
2. Нужно установить суточные, то есть суммы командировочных расходов. Они могут устанавливаться как в повышенном, так и в стандартном размере.
Налоговым кодексом (абз. 12 п. 1 ст. 217) предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются налогом на доходы физлиц. Если выплачиваются повышенные суточные: более 700 рублей по нашей стране и 2 500 рублей при командировании в зарубежные государства, то такие суммы сверх лимита будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ. В некоторых случаях, например, для муниципальных служащих, могут быть установлены и более низкие нормы, например 100 рублей.
3. Нелишним будет прописать особенности оплаты командировки в выходной или праздничный день. В общем порядке за время пребывания в служебной командировке, в том числе за дни отъезда и приезда, а также дни в пути, за сотрудником сохраняется средняя зарплата. Но если работник находится в пути в свой выходной день, он считается привлеченным к работе в выходные дни. При этом рабочее время должно быть оплачено фирмой работнику в повышенном размере (ст. 153, 167 ТК, пп. 5, 9 положения, утвержденного постановлением Кабмина № 749).
Вместо повышенной оплаты выходного дня по заявлению сотрудника компания может предоставить другой день отдыха. Тогда день нахождения в пути оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК).
4. Работодатель вправе установить, в каком порядке будет происходить оформление работника в служебную командировку. Главным документом, свидетельствующим о таком направлении, служит приказ о командировании сотрудника. В этом документе необходимо указать цель, с которой работодатель отправляет сотрудника в командировку. Причины для рабочей поездки могут быть любые, необходимые организации, в рамках выполнения сотрудником своих должностных обязанностей в месте командировки. Но требовать от человека выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, запрещается, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 60 ТК).
Сейчас отменена обязанность работодателей выписывать командировочные удостоверения. Хотя некоторые компании продолжают использовать эти документы для внутреннего документооборота, чтобы прописать основания для командировки и цели направления своего сотрудника.
5. В положении о командировании целесообразно отразить документы, которые будут подтверждать пребывание работника в командировке и понесенные им расходы. Особенно актуально это в случае, если сотрудник отправляется в служебную командировку на личном автомобиле. В этой ситуации подтверждающими документам могут быть, к примеру, путевой лист, квитанции, кассовые чеки и счета.
6. Прописать особые случаи командирования. На практике возникают различные ситуации, когда сотрудник вернулся из командировки раньше или, наоборот, задержался посмотреть достопримечательности, заболел во время командирования и взял больничный. Порядок действия в таких случаях работодатель может определить заранее.
- За время задержки в пути без уважительных причин сотруднику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие издержки. Если дата проездного документа не совпадает с датой начала или окончания командировки согласно приказу о направлении в командировку, а также в случае утраты проездных документов возмещение расходов на проезд облагается налогом на доходы физлиц по ставке 13%.
- Продление срока командировки допускается на основании письменного заявления сотрудника, утвержденного руководителем организации либо другим уполномоченным лицом.
- Досрочное возвращение из командировки, которое может произойти из-за более быстрого, чем планировалось, выполнения служебного поручения или, наоборот, невозможности его выполнения, согласовывается с непосредственным руководителем. Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.
- Самовольный выезд из служебной командировки сотрудника без уважительных причин и согласования с непосредственным руководителем является нарушением трудовой дисциплины. В данном случае транспортные командировочные расходы оплате не подлежат.
- Если на период командировки пришелся больничный работника, работодатель при необходимости может продлить ее срок. За весь период болезни компания должна выплатить работнику суточные в полном объеме и компенсировать расходы на жилье, не включая дни нахождения сотрудника в стационаре. А вот средний заработок за дни болезни работодатель сохранять не обязан. За первые три дня фирма выплачивает пособие по временной нетрудоспособности, за остальные дни его выплатит территориальный орган ФСС.
7. Спорным вопросом, который фирма может решить в положении о командировании на свое усмотрение, являются выплаты при направлении в однодневные командировки. С одной стороны, работник находится вне места осуществления основной работы. С другой — может возвратиться в тот же день домой.
В общем порядке при командировках в местность, откуда сотрудник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства суточные не выплачиваются. Стоит отметить, что поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, не может считаться командировкой согласно письму Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1. В то же время в пункте 24 положения, утвержденного постановлением Кабмина № 749, говорится о том, что командированному работнику могут быть возмещены иные расходы, связанные с командировкой, в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Приказ об утверждении положения о командировках
Положение о служебных командировках, как и любой другой локальный нормативный акт предприятия, должно быть утверждено приказом руководителя. Этот приказ составляется в свободной форме. Специальные требования к его оформлению могут быть установлены инструкцией по делопроизводству или другим локальным нормативным актом компании. В приказе могут быть указаны:
- дата ввода положения в действие;
- срок ознакомления с ним работников;
- перечень лиц, ответственных за исполнение приказа.
При составлении приказа можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, которым регламентируется оформление организационно-распорядительных документов, в том числе и приказов. В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны методические рекомендации к нему.
Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Приказ об утверждении положения может быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху указывают полное или краткое наименование компании, а также ее эмблему и товарный знак, при его наличии. Ниже прописывают наименование вида данного документа — приказ, регистрационный номер и дату приказа, город места составления, наименование приказа (к примеру, «Об утверждении положения о служебных командировках»).
В вводной части документа необходимо отразить основание для его подготовки, указать пункты и статьи законодательных актов, регулирующих вопросы направления сотрудников в служебные командировки. Преамбула может звучать так:
«Руководствуясь статьей 8, ч. 1 ст. 22, ст. 166–168 Трудового кодекса, постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 „Об особенностях направления работников в служебные командировки“ и в связи с необходимостью регулирования порядка направления работников в командировки, приказываю…».
В тексте приказа нужно отразить следующую информацию:
- сведения об утверждении разработанного положения, которое в обязательном порядке должно являться приложением к приказу. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу необходимо написать «Приложение № 1», затем указать реквизиты приказа. К примеру: «Приложение № 1 к приказу ООО „Весна“ от 19.04.2022 № 23/2022». Следует прописать дату ввода в действие положения. Это может быть либо конкретная дата, либо указание на то, что документ вступает в силу со дня подписания приказа о его утверждении;
- сведения о лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Это может быть как руководитель, так и другой назначенный работник;
- сведения о лицах, с которыми согласован данный приказ, если подобный порядок координирования применяется в компании.
Подписывается приказ руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Порядок следующий: указывается должность, ставится подпись и ее расшифровка. Ознакомление с приказом ответственных лиц должно проходить под подпись, перечень таких лиц указывается в тексте документа.
Когда приказ утвержден, порядковый номер документа необходимо проставить в журнале регистрации распоряжений. Только после утверждения приказом положение о командировании вступает в силу и должно быть доведено до сведения работников.
Скачать образец положения о служебных командировках.
Скачать приказ об утверждении положения о командировках.
Организация может когда угодно и сколько угодно раз вносить изменения и дополнения в положение о служебных командировках. Для этого нужно издать приказ об изменении прежнего локального нормативного акта или утвердить новый в рассмотренном выше порядке (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).