Приказ об изменении оклада – основной распорядительный документ, на основании которого происходит повышение или понижение заработной платы сотрудника. Без него эта процедура не будет считаться законченной и законной процедурой.
В каких случаях происходит изменение оклада
Наиболее распространенный вариант перемены оклада – его повышение. Обычно оно происходит при высокой производительности труда работника, его особых заслугах перед компанией, в целях дополнительной мотивации, а также в силу каких-то других общих причин.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об изменении оклада .docСкачать образец заполнения приказа об изменении оклада .doc
Понижение оклада тоже иногда случается. Чаще всего это бывает связано с финансовыми проблемами организации или же неэффективностью того или иного работника. В любом случае, такая непопулярная мера также должна сопровождаться написанием приказа об изменении оклада, даже в тех случаях, когда снижение происходит на не очень значительную сумму.
Помните, следует соблюдать важное правило: перед понижением заработной платы сотрудника, его необходимо уведомить об этом в письменной форме как минимум за два месяца.
За это время человек может решить для себя: будет ли он искать другую, более подходящую в материальном плане работу или готов остаться на прежней должности, но на меньшем окладе. Следует отметить, что работник имеет полное право отказаться от тех новых финансовых условий, которые вписаны в приказ, не отказываясь при этом от своего рабочего места.
В этом случае, по закону, работодатель обязан в письменной форме предложить ему иную должность (выше или ниже по рангу, но соответствующую уровню квалификации и здоровья). Если и так не удастся договориться, то придется искать решения конфликта в судебном порядке.
Основание для приказа об изменении оклада
Любой приказ, и этот в том числе, должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае, таким документом могут выступать представление или служебная записка от руководителя структурного подразделения, изменение штатного расписания и т.п. В основании обязательно должны быть указаны
- обстоятельства, по которым предлагается изменить оклад сотрудника,
- краткая характеристика работника,
- а также прописан размер текущего оклада и того, который предлагается назначить.
При этом следует учесть один нюанс: если повышение оклада в большинстве случаев должно сопровождаться письменным предложением со стороны руководителя отдела, в котором работает сотрудник, то для понижения никаких документов от линейного начальника не нужно.
Кто составляет приказ
Приказ всегда пишется от лица руководителя предприятия, но его фактическим составлением занимается обычно рядовой сотрудник. Это может быть юрист, работник отдела кадров или секретарь организации. Но независимо от того, на кого будет возложена данная функция, специалист должен обладать необходимым уровнем подготовки и знанием основ трудового и гражданского законодательства РФ.
Правила составления приказа
Стандартного унифицированного образца по составлению приказа об изменении оклада нет, поэтому документ можно составлять в свободном виде. В некоторых организациях есть специально разработанные, обязательные к применению, внутренние шаблоны приказов (которые должны быть зарегистрированы в учетной политике предприятия). В любом случае, документ должен содержать ряд необходимых сведений. К ним относятся:
- название компании,
- дата составления приказа,
- текст приказа,
- ответственные за его исполнение лица.
Приказ может касаться как одного сотрудника, так и целого ряда работников, независимо от их статуса в компании и принадлежности к тому или иному структурному подразделению. Если в приказ вносится сразу несколько работников, то сведения о каждом из них нужно указывать отдельным пунктом, внося в документ должность, отдел, в котором трудится человек, а также новый размер его заработной платы (цифрой и прописью).
Как оформить приказ
Строгих правил по оформлению приказа также нет. Он может быть напечатан как от руки, так и на компьютере, как на фирменном бланке предприятия, так и на обычном листе А4 формата.
Обязательное условие: он должен быть удостоверен подписью руководителя фирмы, а также тех сотрудников, которые назначены ответственными за его исполнение лицами.
Заверять печатью его не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации компании, кроме того, с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности ставить оттиски печатей и штампов на своих бумагах.
Приказ обычно составляется в единственном экземпляре, и после того, как он будет исполнен, передается на хранение в архив предприятия. Там он должен содержаться ровно столько времени, сколько положено для подобного рода документов.
Надо отметить, что данный приказ автоматически сопровождается изменениями условий труда, прописанных в трудовом договоре, поэтому запись об этом следует внести в договор с работником в виде составления дополнительного соглашения, заверенного обеими сторонами.
Также нужно отразить необходимые изменения в штатном расписании организации.
Пример составления приказа об изменении оклада работнику
Заполнение «шапки» документа
В начале указывается полное наименование фирмы, ниже по центру строки пишут слово «приказ» и его номер по внутреннему документообороту предприятия. На следующей строке ставится дата составления приказа и населенный пункт, в котором зарегистрирована компания.
Заполнение «тела» документа
В «тело» приказа вписывается основание для выпуска, после чего оформляется собственно суть приказа.
- В первом пункте указывается должность сотрудника, его фамилия, имя, отчество, а также новый должностной оклад и дата, с которой его следует насчитывать.
- Во втором дается распоряжение конкретному специалисту отдела бухгалтерии принять первый пункт на вооружение и обеспечить выполнение приказа по части его практической реализации.
- В третий пункт аналогичным образом вносится сотрудник кадрового отдела, который должен ознакомить с данным приказом заинтересованного работника.
Заверение документа
В завершение документ следует удостоверить всеми нужными подписями:
- руководителя предприятия,
- ответственных лиц (бухгалтера и кадровика),
- а также самого сотрудника.
Приказ о повышении заработной платы — образец его представлен ниже — может составляться по-разному. Рассмотрим, от чего это зависит, и расскажем, как оформить такой приказ для разных вариантов повышения окладов.
Можно ли обойтись без поднятия зарплаты?
Прежде чем ответить на этот вопрос, разберем, что понимать под повышением зарплаты. Так, основаниями для него могут быть:
- Увеличение МРОТ— зарплата должна быть увеличена сотрудникам, выплаты за труд которых ниже уровня, предусмотренного законодательством.
- Обязательное индексирование зарплаты — в связи с ростом потребительских цен (ст. 134 ТК РФ).
Игнорирование данной обязанности — повод для наложения на нарушителя штрафов по ст. 5.27 КоАП. Подробности — в заметке «Индексация зарплаты в 2022-2023 годах: как, насколько, какой штраф».
- Добровольное повышение оклада по решению руководителя. В этом случае работодатель вправе повысить оклады на свое усмотрение, причем как всем сотрудникам/должностям, так и избирательно. Что касается размера окладов, никаких ограничений для добровольного повышения зарплат законодательство не ставит.
Можно ли внести изменения в штатное расписание и оформить допсоглашения к трудовым договорам, если в организации повысили оклады? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Обоснование обязательного повышения заработной платы — образец приказа
Повышение окладов оформите распорядительной документацией. Как это сделать, рассмотрим на примере.
С 1 июня 2022 года МРОТ составляет 15 279 руб. В регионах показатель может быть выше — и работодателям в соответствующих субъектах РФ необходимо ориентироваться на него.
Принят закон, согласно которому с 1 января 2023 года федеральный МРОТ увеличится до 16 242 руб.
Если у нас есть сотрудники, зарплата которых ниже уровня МРОТ, то мы обязаны ее увеличить.
Сделать это можно двумя способами:
- установлением новой суммы месячного оклада;
- установлением доплаты до МРОТ.
Чтобы установить новую сумму оклада, оформите приказ о его повышении. Приказ составляют в произвольной форме с указанием причин повышения оклада и новых сумм выплат.
Хороший ориентир для определения размера зарплаты — медианная ее величина по рынку труда.
Скачать приказ о повышении оклада до МРОТ можно, кликнув по картинке ниже:
Скачать приказ
На основании приказа внесите изменения в штатное расписание, а также заключите допсоглашения к трудовым договорам с работниками, поскольку условие об оплате труда — существенный пункт трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Узнайте больше о порядке внесения изменений в условия трудового договора с работником.
Однако повышать каждый раз оклад в связи с увеличением МРОТ вовсе не обязательно. Вы можете внести в положение об оплате труда условие о доплате до МРОТ, прописав условия ее назначения и порядок расчета.
ВАЖНО! Выбрав этот способ, вам придется ежемесячно следить за тем, чтобы общая сумма выплат работнику была не ниже МРОТ.
Нужно ли повышать зарплату работнику после выхода из отпуска по уходу за ребенком, если в этот период была проведена индексация, узнайте в «КонсультантПлюс». Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Как обосновать добровольное повышение оклада и нужно ли заявление работника?
Документом — основанием для повышения зарплаты здесь также будет приказ или распоряжение руководства. А поводом для его издания могут послужить:
- Положение об оплате труда, в котором закреплены порядок и периодичность повышения окладов.
- Служебная записка, в которой нужно привести факты, обосновывающие необходимость повышения зарплаты, а также суммы, предлагаемые для утверждения.
Скачать образец такой служебки можно здесь, по ссылке ниже:
Скачать образец
- Заявление работника, которое должно содержать доводы, подтверждающие, что повышения зарплаты этот работник действительно заслуживает. В этом же заявлении непосредственный руководитель работника приводит резолюцию о своем согласии с увеличением оклада.
Посмотрите, как может выглядеть заявление о повышении заработной платы:
Скачать заявление
ВАЖНО! Повышая зарплату отдельным сотрудникам, не забывайте про ст. 3 ТК РФ, запрещающую какую-либо дискриминацию в сфере трудовых прав. Обиженные работники, занимающие аналогичную должность, вправе обратиться в Гострудинспекцию или в суд для того, чтобы добиться равной оплаты с более «везучими» коллегами.
Образец приказа о повышении заработной платы по решению работодателя вы найдете здесь, по ссылке ниже:
Скачать образец
А если рост зарплаты работника связан с повышением по службе, воспользуйтесь унифицированной формой Т-5.
Итоги
Повышение зарплаты сотрудникам может носить как обязательный, так и добровольный характер. От этого напрямую зависят обоснования увеличения зарплатных выплат и само содержание приказа.
.
Каждый год работодатели должны индексировать зарплаты. Но вместо этого некоторые руководители повышают сотрудниками оклады. Кроме того, оклады иногда повышаются по другим причинам: новая должность, достижения. Расскажем, как оформить повышение и ничего не нарушить.
Чем отличается индексация от повышения оклада
Из-за роста цен и инфляции государство обязывает повышать зарплаты сотрудникам раз в год или чаще (ст. 134 ТК РФ). Коммерческие компании сами определяют порядок индексации: закрепляют его в локальных актах, например, в приказе об индексации, коллективном договоре, положении о зарплате.
Часто работодатели путают индексацию и повышение заработной платы, хотя это разные вещи:
- Индексация обязательна для всех работников, ее проводят из-за инфляции и роста цен, положение о ней фиксируют в локальных актах.
- Повышение оклада — не обязательно касается всех сотрудников, а только некоторых, по решению руководства. Проводится без регламентации и регулярности, которую диктовал бы закон — компания сама разрабатывает порядок повышения зарплат. Для повышения директор выпускает приказы о зарплате, об изменениях в штатном расписании, заключается допсоглашение к трудовому договору.
Как оформить повышение оклада
Итак, работодатель повышает оклады отдельным сотрудникам или всем вместе — например, конкретному отделу. Регулярность тоже может быть разной, на усмотрение руководства. Когда принято решение о повышении, его нужно оформить в несколько этапов.
1. Документ-основание для повышения
Изменения в размере оклада должно на что-то опираться. Перечислим примеры таких документов.
- Положение об оплате труда: в нем прописаны условия, порядок и регулярность повышения зарплат. Скажем, в положении говорится, что новому сотруднику после года работы повышают оклад на 3%, через 2 года на 5% и так далее.
- Служебная записка: ее составляет непосредственный руководитель сотрудника, который заслуживает поощрения. Эту записку направляют вышестоящему руководству и перечисляет в ней причины повышения (достижение высоких показателей, рост квалификации, большой период работы в организации) и конкретную сумму увеличения оклада. Унифицированной формы служебной записки нет, так что ее пишут в свободной форме и отправляют на согласование директору.
Генеральному директору ООО «Конь-огонь»
Андрееву О.Е.
от руководителя отдела копирайтинга
Тимофеева И.А.Служебная записка №21
Уважаемый Олег Евгеньевич!
Прошу рассмотреть повысить должностной оклад с января 2022 года ведущему копирайтеру Вишневской Ольге Викторовне с 45 000 до 50 000 рублей.
Ольга качественно выполняет все задачи, перевыполняя план по написанию текстов на 10-15% на протяжении года. В 2021 году она провела работу по повышению трафика с сео-статей на нашем сайте, и мы зафиксировали рост посещаемости на 15% по сравнению с прошлым годом. Подтверждаю, что Ольга — ответственный и продуктивный сотрудник.
Прилагаю отчет о показателях работы Вишневской О.В.
Руководитель отдела копирайтинга Тимофеева И.А.
1.12.2021
- Заявление работника: если сотрудник — инициатор повышения, он сам пишет директору заявление о повышении оклада, а его прямой руководитель ставит свою подпись перед подачей директору. Такое заявление тоже пишут в свободной форме и приводят в нем аргументы в пользу повышения, подкрепляя их цифрами: например, рост показателей в процессах, за которые отвечает сотрудник. А еще в заявлении прописывают желаемую прибавку.
Генеральному директору ООО «Конь-огонь»
Андрееву О.Е.
от ведущего копирайтера
Вишневской О.В.Заявление на повышение заработной платы
Уважаемый Олег Евгеньевич!
Прошу рассмотреть возможность повышения моей заработной платы с 45 000 рублей до 50 000 рублей в связи с регулярным перевыполнением плана по объему текстов и работой над повышением трафика с сео-статей нашего сайта.
В 2021 году мой личный вклад в переработку статей нашего сайта позволил увеличить его посещаемость на 15% по сравнению с прошлым годом.
Прилагаю к заявлению отчет о показателях моей работы в 2021 году.
Ведущий копирайтер Вишневская О.В.
Подтверждаю, что ведущий копирайтер Вишневская О.В. — ответственный и продуктивный работник, она стабильно перевыполняет планы по объему текстов и инициирует качественные изменения в работе всего отдела.
Руководитель отдела копирайтинга Тимофеева И.А.
1.12.2021
2. Изменения в штатном расписании
Руководитель издает приказ об изменениях, которые нужно внести в штатное расписание. Унифицированной формы приказа нет, организации разрабатывают их сами.
Есть два способа внести изменения:
- утвердить новую редакцию штатного расписания — это удобно, когда оклады меняются сразу у многих сотрудников;
- издать приказ о конкретных изменениях в расписании, без редактирования всего документа — это удобно, когда оклады меняются у одного или нескольких сотрудников.
В приказе описывают конкретные изменения и указывают, с какого числа действует обновленное расписание или приложения к нему. В приказе прописывают не фамилии сотрудников, а штатные единицы и добавляют распоряжение для кадровиков и бухгалтеров, чтобы они внесли в документы и расчеты необходимые изменения.
ООО «Конь-огонь»
620078, г. Екатеринбург, ул. Гагарина, 45
ИНН 1234567890 / КПП123456789Приказ № 18к
1.12.2021
Об изменениях в штатном расписании
В связи с регулярным перевыполнением плановых показателей и для материального поощрения сотрудника
Приказываю:
- Установить в штатном расписании ведущему копирайтеру отдела копирайтинга должностной оклад в размере 50 000 рублей.
- Ввести изменение в п.1 в действие с 1.01.2022.
- Начальнику отдела кадров Ивановой Е.Е. не позднее 30.12.2022 заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником и подготовить приказ о повышении должностного оклада.
- Бухгалтеру Васильевой А.А. с 1.01.2022 начислять и выплачивать зарплату сотруднику с учетом повышения в п.1.
Основание: служебная записка №21 от 1.12.2021.
Генеральный директор Андреев О.Е.
С приказом ознакомлены:
Руководитель отдела кадров Иванова Е.Е.
Бухгалтер Васильева А.А.
3. Допсоглашения об увеличении оклада
Условия оплаты труда — важный пункт трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Если эти условия меняются, нужно внести изменения и в трудовой договор через допсоглашение к нему и прописать в соглашении пункт о зарплате в новой редакции. Затем сотрудник знакомится с содержанием допсоглашения и подписывает его, свою подпись ставит и директор.
Есть ситуации, когда об изменении оклада сотрудников надо предупредить письменно за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ):
- условия труда меняются из-за организационных или технологических причин;
- условия трудового договора невозможно сохранить;
- организация в одностороннем порядке меняет условия.
4. Поименные приказы о повышении окладов
Если в организации принято издавать «именные» приказы, чтобы на их основании начислять зарплату, — их надо издать. В таком приказе прописывают ФИО сотрудников с увеличенным окладом, должности, новые оклады. Затем сотрудников знакомят с приказом под роспись. Можно составить один приказ с именами всех работников с подросшими зарплатами, а можно на каждого выпустить отдельный приказ. Затем нужно внести изменения в личные карточки сотрудников.
Как избежать дискриминации
Закон запрещает дискриминацию в области трудовых прав (ст. 3 ТК РФ). Если вы повышаете оклад одному или нескольким работникам и хотите избежать подозрений в дискриминации, для этого есть такие возможности:
- поощрить работника регулярной премией или надбавками без повышения оклада;
- повысить работника в должности, с чем и будет связан рост зарплаты или ввести дополнительную должностную категорию (скажем, копирайтер и ведущий копирайтер), но тогда нужно пояснить различие между этими должностями в инструкциях.
Ведите кадры и начисляйте зарплату в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия: система сама рассчитает зарплату на основе данных о сотруднике, напомнит о начислении и уплате, составит платежки или реестр для зарплатного проекта. А еще в сервисе есть удобный учет, налоги, отчетность через интернет и другие полезные инструменты. Первые две недели работы в системе бесплатны.