Как написать приказ об утверждении графика отпусков образец

Приказ об утверждении графика отпусков — образец можно бесплатно скачать далее — составлять необязательно, однако он применяется многими работодателями. Рассмотрим особенности его оформления.

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

• необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
• обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
• непременность ознакомления с ним каждого работника;
• обязательность его как для работника, так и для работодателя;
• создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

• ежегодный;
• дополнительный;
• неиспользованный в предшествующем году;
• оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к правовой системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1000 до 5000 руб. для ИП и должностных лиц;
• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Скачать бланк формы Т-7 можно бесплатно, кликнув по  картинке ниже:

График отпусков по форме № Т-7

Скачать

Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ. На 2023 год нужно утвердить график не позднее 17.12.2022. Так как эта дата выпадает на субботу, лучше позаботиться о составлении графика отпусков заранее.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Способ утвердить график отпусков без издания соответствующего приказа вы увидите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Образец приказа на график отпусков для 2023 года

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

• указание работодателя-составителя;
• номер и дата;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Бланк и образец приказа об утверждении графика отпусков можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Приказ об утверждении графика отпусков

Скачать

О штрафах читайте наши статьи:

• «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?»;
• «Каков штраф за несвоевременную выплату отпускных?».

Итоги

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

Как составить приказ на утверждение графика отпусков

Некоторые считают приказ об утверждении графика отпусков необязательным распоряжением, и они правы. Но такой простой документ существенно облегчает жизнь кадровикам.

Как сформировать план отдыха сотрудников предприятия

статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года, подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отдыха:

• ежегодные оплачиваемые дни;
• неиспользованные в прошлом году;
• дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График предоставления оплачиваемых выходных работникам предприятия составляют, согласовывая его с профсоюзом, если он есть. Прежде чем выпустить приказ о предоставлении сведений о планируемых периодах отпусков работников, учтите пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, — это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные родители и др.

Дополнительно: как разделить отпуск на части

Нужно ли график специально утверждать

После того как отдых сотрудников распланирован с учетом производственной необходимости и пожеланий, документ согласовывают с руководством, а с его содержанием знакомят весь персонал. На этом этапе возникают сомнения: нужен ли приказ на утверждение графика отпусков или достаточно подписи генерального директора на самом документе с расписанием отдыха сотрудников?

Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим на унифицированную форму Т-7, введенную Госкомстатом в 2004 году. Сейчас она носит рекомендательный характер, т. е. необязательна, и форму документа организациям разрешено разработать самостоятельно. Но многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться предложенным чиновниками шаблоном, то брать его за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать дополнительный приказ о введении в действие графика отпусков, да и в законе нет упоминания о том, что такое распоряжение необходимо.

Подробнее: как составить график отпусков

Получается, если специального приказа нет, то и никакого нарушения нет, и проверяющие не оштрафуют. Нарушением является ситуация, когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не уведомлены вовремя о предстоящем отпуске (штраф за это достигает 70 000 рублей для компаний и до 20 000 рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается дополнительный распорядительный документ. Необходимость его составления предусматривают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включаемой в него информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что приказ об утверждении графика отпусков в ИП и организации нужен не столько для введения расписания в действие, сколько для назначения лиц, ответственных за его исполнение, и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий. Еще один плюс — наличие распоряжения подтверждает согласование с руководством и утверждение самого плана. Особенно это важно, когда организация не использует унифицированную форму Т-7, а при разработке собственного бланка могла что-то упустить.

Дополнительно:

• что выгоднее взять — отпускные или компенсацию за неиспользованный отпуск;
• как оформить отпуск работнику;
• составляем приказ на отпуск.

Как выглядит распоряжение

Если начальство решило, что дополнительный распорядительный документ нужен, то образец приказа об утверждении графика отпусков придется разрабатывать самостоятельно. Поскольку специальной формы на законодательном уровне нет, он выпускается с учетом стандартных реквизитов кадровой документации по основной деятельности. Включите в него:

• наименование организации;
• название;
• дату составления;
• суть распоряжения;
• сведения о лице, его подписавшем;
• подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.

Покажем подготовленный с учетом этих требований образец приказа о составлении графика отпусков, один из вариантов его оформления:

Помните, что приказ напрямую связан с планом выходных сотрудников, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Потому распоряжение тоже обязательно датируется серединой декабря.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Мотрой Алена
Журналист

В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности «Журналистика и наука общения». В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Чтобы установить на предприятии порядок очередности для ежегодного отдыха персонала, понадобится приказ об утверждении графика отпусков. Закон не обязывает его составлять, но на практике кадровики убедились, что в большинстве случаев он необходим.

Как и когда сформировать график отпусков

По трудовому законодательству, работодатели обязаны ежегодно составлять план, фиксирующий очередность отдыха сотрудников в следующем году. Его утверждают заранее — минимум за 14 дней до нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). То есть на 2023 год документ необходимо успеть составить и утвердить до 17.12.2022.

При подготовке плана отдыха учитывают как выбор сотрудников, так и специфику производства. Если в компании есть профсоюзная организация, то требуется предварительно отдать его на согласование. Перед тем как издать приказ о введении в действие графика отпусков, принимают во внимание мнение работников, обладающих первоочередностью в выборе периода отдыха, — несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ), многодетные родители с детьми до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ), супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 ФЗ № 76 от 27.05.1998), чернобыльцы (п. 1 ч. 3 ст. 15 закона № 1244-1), муж в период беременности жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), совместители (ст. 286 ТК РФ), почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 ФЗ № 125 от 20.07.2012) и др.

Если у вас есть такие работники, то попросите их написать заявления с выбранной датой отдыха. Они необходимы, чтобы подтвердить, что работодатель предоставил им удобный для них отпускной период. Если они передумают позже, то придется взять с них новые заявки. Не предоставить им отдых в другое время, если даты не совпадут с принятым ранее планом, руководство не вправе (письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

В документ включают все виды отдыха:

• ежегодный оплачиваемый;
• оставшийся с предыдущего календарного периода;
• дополнительный;
• предоставляемый сотрудникам, нанятым по совместительству.

В документе есть возможность указать определенную дату или только месяц, в котором сотрудник запланировал отдохнуть. Если конкретной даты в плане не указать, то непосредственно перед отдыхом придется составить заявление и отметить выбранную дату. В другом случае заявление не понадобится.

Что касается формы документа, то руководство компании вправе выбирать — разработать самостоятельно и утвердить этот бланк в учетной политике организации или использовать унифицированный бланк Т-7, утвержденный Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.

Корректировать план отдыха есть возможность только при договоренности с работником, с учетом интересов остальных трудящихся. Дополнения требуются, например, при приеме новых сотрудников, переносе сроков начала отдыха на иную дату, в случае форс-мажорных ситуаций на производстве при отзыве сотрудников из отпускного периода.

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

Законодательство не устанавливает обязанность для работодателя выпускать распоряжение для утверждения такого плана. Но в зависимости от формы составления, есть два варианта ответа на вопрос о необходимости такого распоряжения:

• да — если работодатель разработал форму плана самостоятельно;
• нет — если использовали унифицированный бланк № Т-7.

В унифицированной форме есть обязательные грифы «Утверждено» и «Дата». И дополнительно утверждать распоряжением его необязательно. Но чтобы упорядочить документооборот, и для подстраховки многие кадровики составляют дополнительный акт, который предусмотрен во внутренних ЛНА компании. Чаще всего таким распоряжением утверждают дополнительные действия, например, для назначения исполнителей, распределения обязанностей. Одно из преимуществ такого акта — он подтверждает, что план согласован начальством и утвержден. Особенно если в компании разработали собственную форму вместо бланков Т-7.

Как составить распоряжение

Распорядительный акт об утверждении документа составляют в произвольном виде, с учетом стандартных правил делопроизводства. Несмотря на то, что для приказа о предоставлении сведений о планируемых периодах отпусков работников не предусмотрено унифицированного образца, есть некоторые обязательные реквизиты:

• наименование компании;
• место составления, номер и дата;
• распорядительная часть;
• подпись директора;
• подписи исполнителей.

В вводной части необходимо указать обоснование, сославшись на статью 123 ТК РФ. В основной части руководитель дает распоряжения. В первой части — непосредственно ввести план, во второй дает поручение кадровому специалисту (ознакомить с планом работников, извещать их о периоде отдыха, дополнять документ при приеме новых работников и т. д.), в третьем пункте — поручения бухгалтеру. Отдельно указывает сам план в качестве приложения.

Как выглядит приказ

Вот пример утвержденного плана отдыха по форме Т-7:

А это — распоряжение о его утверждении для учебного заведения (в произвольной форме, с подробными поручениями исполнителям):

А так выглядит приказ об утверждении графика отпусков в ИП:

В соответствии с требованиями статьи 123 Трудового кодекса, каждый работодатель должен ежегодно составлять график отпусков. Документ включает сведения об отпускных периодах всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. График обязателен для исполнения и работником, и работодателем. Именно в соответствии с ним сотрудники уходят в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Документ должен быть готов не менее чем за 2 недели до конца предыдущего года.

Значение документа

График помогает решить сразу несколько задач:

1. Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
2. Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
3. Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
4. Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.

Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать. Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.

На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.

Бланк формы Т-7

На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):

График отпусков: пошаговая инструкция

Далее рассмотрим по шагам процесс формирования график отпусков по форме Т-7.

Шаг 1. Заполнение формы Т-7

Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.

В заголовке следует указать такие данные:

1. Наименование организации или ФИО предпринимателя. Название фирмы нужно указать полностью так, как оно прописано в учредительных документах. Если название в уставе написано заглавными буквами, также нужно написать и в графике.
2. ОКПО. Восьмизначный код в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Взять его можно из информационного письма территориального подразделения Росстата. 
3. Номер документа, дата его составления и период действия графика — в нашем случае это 2019 год.

В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.

В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:

Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.

Шаг 2. Согласование

Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.

Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.

Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.

Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:

Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником

Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:

Шаг 4. Утверждение руководителем

После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:

• визирование непосредственно в шапке документа;
• создание приказа на утверждение.

В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:

Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:

• специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
• бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.

Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.

Приказ об утверждении отпуска — документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.

Шаг 5. Ознакомление сотрудников

Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.

В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.

Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.

Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.

Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:

Исполнение и изменение графика

Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.

Перед отпуском по графику

Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске, однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику. А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление, в котором он должен расписаться.

Перенос отпусков

График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:

• наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
• появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
• сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
• потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.

Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск. Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:

Руководитель при наличии возможности согласует перенос отпуска и делает об этом отметку на заявлении. Кроме того, создается приказ о внесении изменения в график отпусков. В нем должна содержаться информация, которую нужно изменить, а также новые данные об отпуске. Далее на основе этого приказа в документ вносятся правки. В нашем примере нужно отразить изменения в графах 7-10.

Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.

Нюансы составления графика

Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.

Отпуск внешнего совместителя

Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:

• отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
• планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.

Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год. Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.

Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.

Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному  месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.

Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.

Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности

Категория работников	Норма закона	Продолжительность отпуска
Несовершеннолетние работники	ст. 267 ТК РФ	31 календарный день
Инвалиды	ст. 23 закона №181-ФЗ от 24.11.1995	30 календарных дней
Педагоги	ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства от 14.05.2015 №466	42 (56) календарных дней
Отдельные категории медицинских работников	ст. 350 ТК РФ, постановление Минтруда России от 08.08.1996 №50	36 календарных дней
Государственные служащие	ст. 46 закона №79-ФЗ от 27.07.2004	30 календарных дней + дни в зависимости от выслуги лет
Муниципальные служащие	п. 3 ст. 21 закона №25-ФЗ от 02.03.2007
Доктора и кандидаты наук, занимающие должности в научных организациях, финансируемых из федерального бюджета	постановление Правительства 12.08.1994 № 949	доктора наук — 48 рабочих дней; кандидаты наук — 36 рабочих дней
Работники, занятые на работах с химическим оружием	ст. 1, 5 закона № 136-ФЗ от 07.11.2000	56 или 49 календарных дней (зависит от группы работ)
Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований	п. 5 ст. 28 закона № 151-ФЗ от 22.08.1995	30, 35 или 40 суток (зависит от непрерывного стажа)
Прокуроры, научные и педагогические работники прокуратуры	ст. 41.4 закона № 2202-1 от 17.01.1992	30 календарных дней (без учета проезда к месту отдыха и обратно)
Сотрудники Следственного комитета	ст. 25 закона № 403-ФЗ от 28.12.2010
Военнослужащие	закон № 76-ФЗ от 27.05.1998	Разная длительность

Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• работающим ненормированный день;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.

Кто может брать отпуск в удобное время?

Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.

Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время

Категория работников и обстоятельства	Норма закона	Чем подтвердить
Несовершеннолетние работники	Ст. 267 ТК РФ	Паспорт
Родитель (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет	Ст. 262.1 ТК РФ	Свидетельство о рождении ребенка
Беременные — до или после отпуска по беременности и родам После отпуска по уходу за ребенком	Ст. 260 ТК РФ	Справка о беременности, больничный, взятый в связи с отпуском по беременности и родам
Работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет	Ст. 262.2	Свидетельства о рождении детей
Муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам	Ст. 123 ТК РФ	Справка о беременности, копия больничного, который выдан для оформления отпуска по беременности и родам
Внешние совместители — одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском на основной работе	Ст. 286 ТК РФ	Справка с работы, выписка из графика отпусков
Супруги военнослужащих — одновременно с отпуском военнослужащих	Ст. 11 закона № 76-ФЗ от 27.05.1998	Справка с места службы, выписка из графика отпусков мужа
Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	П. 15 ст. 2 закона № 2-ФЗ от 10.01.2002	Удостоверение гражданина, который подвергся радиационному воздействию
Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС Отдельные группы граждан, получивших лучевую болезнь, инвалиды вследствие катастрофы, лица, работающие в зоне отчуждения и другие, имеющие отношение к аварии на чернобыльской АЭС	Закон № 1244-1 от 15.05.1991	Удостоверение гражданина, который подвергся радиационному воздействию, справка об установлении инвалидности
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы	ст. 6 закона № 5-ФЗ от 09.01.1997	Удостоверение Героя труда или кавалера ордена
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы Участник Великой Отечественной войны, жители блокадного Ленинграда и лица, работающий в период Великой Отечественной войны на объектах обороны, инвалиды войны, ветераны боевых действий	п. 3 ст. 8 закона № 4301-1 от 15.01.1993 закон № 5-ФЗ от 12.01.1995	Удостоверение Героя или кавалера ордена
Почетные доноры	ст. 23 закона № 125-ФЗ от 20.07.2012	Удостоверение почетного донора
Родитель, работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение в другой местности	ст. 322 ТК РФ	Паспорт ребенка, справка из приемной комиссии

Сколько хранить график отпусков?

Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

• при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
• при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Документы

• Скачать бланк формы Т-7 График отпусков;
• Скачать образец формы Т-7 График отпусков;
• Скачать образец формы Т-7 График отпусков (форма с дополнительными графами не является унифицированной и требует утверждения внутренним актом);
• Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков;
• Скачать образец уведомления работника об отпуске;
• Скачать образец заявления на перенос отпуска.

Нужно ли отдельное распоряжение

В статье 123 ТК РФ разъясняется, нужен ли приказ на утверждение графика отпусков, — нет, отдельного распоряжения не требуется. Но работодатель обязан утвердить план отдыха работников не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Законодательство не обязывает работодателей издавать отдельный указ, но, как показывает практика, такой документ значительно упрощает жизнь кадровикам.

Унифицированной формы документа не существует. Законодательно утверждена лишь форма самого плана — форма Т-7. Но даже ее использование носит рекомендательный характер. Тем не менее, составлена она весьма удобно, в ней содержатся все необходимые поля, в том числе и для утверждения графика. Формой Т-7 пользуются многие коммерческие организации.

Когда составлять распоряжение

С учетом того, что план отдыха сотрудников утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приказ о предоставлении сведений о планируемых отпусках рационально издать в начале декабря. Это позволит оставить временной люфт для разрешения сложных ситуаций с распределением дней отдыха между сотрудниками.

Правила составления

Единого бланка приказа о введении в действие графика отпусков работников не существует, поэтому он составляется в свободной форме. В него включаются следующие сведения:

• наименование организации;
• реквизиты (название, номер и дата);
• содержание (текст распоряжения);
• фамилия, имя, отчество руководителя, который его подписывает.

Кроме этого, директор вправе назначить лиц, ответственных за составление плана, и последний срок его предоставления.

Актуальный образец приказа на утверждение графика отпусков на 2023 год для спортивной школы:

Может пригодиться: как заполнить и утвердить график отпусков

Какие нюансы учесть

Документ состоит из шапки и основной части. Распоряжение следует оформлять на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине обозначается название документа. В вводной части приводится ссылка на статью 123 Трудового кодекса РФ.

В основной части дается указание утвердить план на будущий календарный год. Работодатель не обязан знакомить сотрудников с документом. Но если руководство настаивает, в унифицированную форму Т-7 добавляют специальные поля для ознакомления, где будут места для подписи и даты. Если все же решите ознакомить всех, кто работает в организации, с этим документом, напишите об этом во втором пункте распоряжения. В этом случае укажите ответственного за эту процедуру. Чаще всего им становится сотрудник отдела кадров либо секретарь.

Шаблон распоряжения:

Может быть полезно:

• составляем заявление на отпуск;
• как взять отпуск на свадьбу;
• как посчитать отпускные и когда их должны выплатить.