Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»
Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»
111. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, отчетам, договорам и другим документам.
112. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма выше реквизита «Подпись» через 2 межстрочный интервал. Слово «Приложение» печатается от левого поля с отступом 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.
113. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:
Приложение: на 18 л. в 1 экз.
114. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении указывается наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров они нумеруются. Наименование приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через 1 межстрочный интервал.
1. Заключение на проект на 4 л. в 2 экз.
2. Справка о результатах проверки на 3 л. в 1 экз.
115. В том случае, если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
заключение Экспертно-проверочной комиссии от 22.02.2013 N 14 и приложение к нему, всего на 15 л.
116. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
на 3 л. в 2 экз. только во второй адрес.
117. В том случае, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Источник
Приложения к документам
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
— если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
— если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
к постановлению Правительства
от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
к договору купли-продажи
от 5 июля 2005 г. № 38/93
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Источник
Загадки в оформлении приложений
Для начала полностью процитируем пункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003, посвященный оформлению приложений. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов. При этом всегда будем помнить, что данный ГОСТ носит рекомендательный характер.
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
На каких документах следует оформлять реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»?
В пункте 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 сказано, что отметку о наличии приложения оформляют в письме. Понятно, что и в других организационно-распорядительных документах она может быть (в справках, докладных записках и т.п.). См. Пример 1.
Но при этом практика сложилась такая, что в протоколах и распорядительных документах (таких, как приказы, распоряжения, решения, постановления) данный реквизит отдельно не оформляется, потому что считается достаточным упоминания наличия приложения в тексте самого протокола или распорядительного документа. См. Пример 2.
См. статью «Оформление приказа»
Где располагают отметку о наличии приложения?
Если точно следовать схеме расположения реквизитов (Рисунок 1), то отметку о наличии приложения и подпись мы должны были бы размещать не выше 8 см от нижней границы листа. Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.
В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см. Пример 1. Тогда злоумышленники не смогут в уже оформленный документ позже вписать ни дополнительный текст, ни новое приложение – места не хватит.
Теперь следующий вопрос. В п. 3.21 обсуждаемого ГОСТа в нескольких примерах показано, что отметка о наличии приложения располагается с абзацным отступом, а на схеме из Рисунка 1 видно, что реквизиты 21, 22 и 25 размещаются без оного. Причем в п. 3.22 приведено несколько примеров оформления подписи, и там она везде размещается сразу от границы левого поля документа без абзацного отступа. Так вот, на практике так же поступают и с реквизитом 21 «Отметка о наличии приложения» – см. Пример 1.
Зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в реквизите 21?
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений – см. второй пример в нашей цитате пункта 3.21 из этого ГОСТа.
Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности.
Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.
Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.
С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте?
Покажем вам несколько вариантов упоминания наличия приложения в тексте документа (см. оранжевую заливку в Примерах 2, 3, 4, 5 и 6). Как видите, встречаются разные варианты. Главное, чтобы в одном документе все было оформлено единообразно.
Источник
Некоторые тонкости оформления приложений
Не все так просто, как кажется с первого взгляда
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4 :
Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
Источник
Сопроводительное письмо к документам
С опроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»
Речевые шаблоны
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
Первая часть обычно так и начинается:
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.
Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.
Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.
Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).
Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от. №. »), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).
Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).
По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.
Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).
Сюрприз для заявителей – физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Просьба ответить в определенный срок
Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:
Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения.
Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.
Хранение сопроводительных писем
Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.
Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.
Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».
Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.
Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.
Источник
Определение и разбор слова
Данное слово является глаголом, который имеет значение «прибавляется к чему-либо, присоединяется».
Варианты написания
В приставке рассматриваемого слова пишется буква «и» или «е»? Выбор написания – «прилагается» или «прелагается» – определяется правилом орфографии, которое мы в статье рассмотрим.
Существует два основных варианта написания слова:
- «прилагается», где пишется приставка «при»;
- «прелагается», где пишется приставка «пре».
Как правильно пишется: «прилагается» или «прелагается»?
С точки зрения правил русской орфографии верным является следующее написание слова:
«ПРИЛАГАЕТСЯ»
Какое правило применяется?
Нам следует обратиться к следующей орфограмме: «Правописание приставок –пре-/-при-». По правилам русского языка приставка «при» пишется, если слово обозначает приближение, присоединение, неполноту действия и близкое расположение. Приставка «пре» используется в значении «очень» или же её пишут, когда она близка по значению к «пере» (её можно заменить на «пере»). Глагол «прилагается» используется в значении «присоединение», поэтому мы пишем приставку «при».
Примеры использования слова в речи
К статье прилагается пошаговый видео рецепт блюда.
В данный момент прилагается огромное усилие, чтобы удержать этого нападающего в команде.
К этому элегантному платью прилагается заколка для волос.
К этому телефону прилагается зарядное устройство.
Вам нужно заполнить эту форму, к ней прилагается инструкция.
Подводим итоги:
- Верное написание: «прилагается»
- Неверное написание: «прелагается»
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите необходимый фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Глагол настоящего времени в единственном числе и третьем лице. Он отвечает на вопрос «что делает?» — «прилагается». В речи используется в значении «добавляется, присоединяется, имеется дополнительно».
Правильное написание
Слово в соответствии с орфографией русского языка пишут так:
ПРИЛАГАЕТСЯ
Неверное написание
«прелагается», через «е» в приставке.
Почему пишется именно так
Разберем слово по составу:
при – приставка;
лаг – корень;
а, ет – суффиксы;
ся – постфикс.
Глагол «прилагается» образован от «прилагать», который в свою очередь сформировался путем соединения приставки «при» и глагола «ложить». Особенность глагола «ложить» в том, что в русском языке он существует только с приставками: «приложить», «положить», «вложить» и так далее. В нашем случае в слове фигурирует приставка «при», которая обозначает «добавление, присоединение, приближение» и само действие при этом доведено до конечного результата.
Примеры для закрепления
- К хлебопечке прилагается инструкция с рецептами выпечки и теста.
- К этому пальто прилагается шарфик и перчатки.
- К журналу Бурда всегда прилагается выкройка.
- К статье прилагается пошаговый видео рецепт.
прилагается или прелагается
Как правильно пишется?
В указанном слове употребляется приставка «при-», поэтому правильный вариант написания – прилагается.
Правило написания слова
Слово «прилагается» пишется с гласным «и», так как это глагол. Приставка «пре-» используется только для образования прилагательных – премудрый, прехороший и др.
Обратите внимание! «Прилагается» пишется с гласной «а» во втором слоге, это надо запомнить, так как проверочное слово подобрать невозможно.
Примеры
- К учебнику прилагается яркий иллюстративный материал.
- Посмотри внимательно, этот документ прилагается в конце сборника.
- К фильму прилагается отличный перевод на русский язык.
Затрудняетесь в написании слова «прилагается»? Вспомним простое правило правописания приставок, чтобы развеять ваши сомнения и правильно написать слово.
Правильно пишется
Согласно орфографическому правило в приставке этого глагола нужно писать «и» – прилагается.
Какое правило
Интересующее нас место находится в приставке слова, поэтому нам нужно вспомнить ее правописание. Префикс «при-» будет у таких лексем, которые имеют значение «добавление, присоединение».
Рассматриваемое слово обозначает «прибавлять к чему-то», поэтому пишем гласную «и». Сравните: приделать, прибавка, прибить.
Примеры предложений
- Курьер сказал, что к посылке прилагается записка от адресанта.
- Список участников конференции прилагается.
Неправильно пишется
Недопустимо использовать в этом слове приставку «пре-» – прелагается.
«Прилагается» или «прелагается» как пишется правильно?
Затрудняетесь в написании слова «прилагается»? Вспомним простое правило правописания приставок, чтобы развеять ваши сомнения и правильно написать слово.
Правильно пишется
Согласно орфографическому правило в приставке этого глагола нужно писать «и» – прилагается.
Согласно орфографическому правило в приставке этого глагола нужно писать «и» – прилагается.
Какое правило
Интересующее нас место находится в приставке слова, поэтому нам нужно вспомнить ее правописание. Префикс «при-» будет у таких лексем, которые имеют значение «добавление, присоединение».
Рассматриваемое слово обозначает «прибавлять к чему-то», поэтому пишем гласную «и». Сравните: приделать, прибавка, прибить.
Примеры предложений
- Курьер сказал, что к посылке прилагается записка от адресанта.
- Список участников конференции прилагается.
Неправильно пишется
Недопустимо использовать в этом слове приставку «пре-» – прелагается.
Автор систематизирует правила оформления приложений, закрепленные в нескольких нормативных документах. В результате такого анализа выявлены нестыковки и даны дополнительные авторские комментарии. Статья рассматривает не только вопросы, освещенные в ГОСТе Р 6.30–2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, но и находит ответы, упущенные разработчиками этих документов. Например, остается непонятным: в каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»; всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» и какие еще правила его оформления существуют?
Не все так просто, как кажется с первого взгляда
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.
Фрагмент документа
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
- Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
- Как нужно оформлять приложения?
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).
Пример 1
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.
Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1, которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом. При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:
Фрагмент документа
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол.
Фрагмент документа
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Фрагмент документа
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.
Пример 4
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Пример 5
Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.
Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки. И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Фрагмент документа
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Фрагмент документа
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила 4:
- Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
- Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).
Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».
- Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
- Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
- Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
- Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
* * *
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
Новая страница 1
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к
документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования,
предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».
Отметку о наличии
приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение,
не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении
регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывают.
Если к документу
прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003
№ 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз.
только в первый адрес.
В приложении к
распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
«Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать
прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ
№ 2
к приказу
Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте
даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в
распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах,
кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в
стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных
документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо
делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
—
если приложение одно:
В соответствии с
постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов
исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о
Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
…
— если приложений несколько:
В связи с формированием
Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21
ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы
от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы
постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об
Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении
Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по
организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе
Правительства Москвы (приложение 4);
…
На каждом приложении
оформляется отметка о приложении по установленной форме:
Приложение 1
к постановлению
Правительства
Москвы
от 3
декабря 2005 г. № 982-ПП
Аналогичным образом оформляются
приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не
сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста
делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
Приложение 1
к договору
купли-продажи
сырой нефти
от 5
июля 2005 г. № 38/93
При оформлении отметки о
наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается
непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным
интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение
Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о
сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1.
Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о
сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений
справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам
приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны
содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список,
план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской
Федерации от … № … «О…»
и др.
Приложения визируются
должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2006.
Всего найдено: 14
Анкета, с указанием произошедших изменений и сведений о лице, заполнившем Анкету, прилагается к настоящему Уведомлению. Нужно ли ставить запятую после первого слова Анкета?
Ответ справочной службы русского языка
Запятая после первого слова анкета не нужна.
Скажите, пожалуйста, как правильно: Фото №1 (до и после) прилагается или прилагаются?
Ответ справочной службы русского языка
Так сколько всего фото прилагается? И если несколько, то почему тогда «№1»?
Текст поздравления тестировщиков, к которому прилагается ролик. Где один человек символизирует баг (ошибку), второй — того, кто с ним расправляется. Сам текст: Желаем вам расправляться со всеми багами так же легко и весело. Вопрос: здесь слитное или раздельное написание «так же»? Имеется ввиду так же, как и они (в ролике). Можно ли написать слитно «также» (в значении тоже, имеется ввиду они справились, и вы тоже). Пожалуйста, аргументируйте ответ. Спасибо огромное!
Ответ справочной службы русского языка
Вы абсолютно правы в том, что в этом предложении возможно двоякое толкование сочетания так(же). Однако при таком порядке слов более удачным представляется вариант с раздельным написанием.
День добрый!
Очередной вопрос со скобками и запятыми. Как правильно их расставить в нижеуказанном предложении, при условии, что менять текст нельзя.
В настоящее время запущено 100 объектов общей стоимостью 100 млрд руб., построенных в 2014 году, (перечень прилагается).Заранее спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Запятую перед скобками нужно убрать, остальное верно.
Как в официальном письме писать в тексте «Приказ о назначении И.И. Иванова исполняющим обязанности … прилагается» или «Приказ о назначении Иванова А.А. исполняющим обязанности … прилагается«?
Когда в таких документах инициалы пишутся ПЕРЕД фамилией и когда ПОСЛЕ фамилии?
Ответ справочной службы русского языка
В тексте документа инициалы имени и отчества предшествуют фамилии.
Добрый день!
Я хочу задать вопрос.
Части речи.
Существительное или прилагательное?
Слово «знакомый» в предложении «У меня нет знакомых в Испании», это существительное или прилагательное?
Anastasia Ananina
Ответ справочной службы русского языка
Здесь знакомый – это существительное. Ср.: У меня нет знакомых бизнесменов в Испании – здесь знакомый – прилагательное (оно «прилагается» к существительному).
Добрый день!
Как правильнонаписать? К письму прилагается спиок … или прикладывается.
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: прилагается (=является приложением к письму).
Добрый день!
К заявлению прилагаЕ(Ю)тся копия решения, а также иные документы… — ?
Ответ справочной службы русского языка
Здесь верно: прилагается.
Как правильно пишется?
1. Копия страниц инструкции прилагается к ответу на замечания.
2. Копии страниц инструкции прилагаются к ответу на замечания.
Ответ справочной службы русского языка
Оба варианта возможны.
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно ставить ударение в словах вроде «собрались» (совершенная форма глагола). Я попробовал искать в словарях, но нашёл лишь «собираться». К этой форме прилагается всего лишь две другие формы… Также меня очень интересует, как правильно произносить слова вроде «звонит»… Где можно узнавать это, не задавая лишьний раз вопрос здесь? Благодарю за уделённое внимание.
Ответ справочной службы русского языка
Предпочтительно: _собралИсь_, но допустимо и _собрАлись_. Проверять ударение Вы можете в электронных словарях нашего портала (окошко «Проверка слова»). Обратите внимание, что слово надо искать по начальной форме, т. е., если Вы хотите узнать, как ставить ударение в форме _собрались_, надо вводить слово _собраться_.
Правильно: _звонИт_ во всех значениях и контекстах.
Помогите, пожалуйста, со знаками препинания:
1) В посуде линии FF (?) так же (?) как и в других линейках, преобладают антипригарные материалы.
2) К костюму прилагается вешалка, воспользовавшись которой (?) вы сделаете свой шкаф вместительным.Спасибо за помощь! С уважением, С.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: 1. _В посуде линии FF, так же как и в других линейках, преобладают антипригарные материалы._ 2. Правильно без запятой в скобках.
Здравствуйте, уважаемая Грамота!
Уже спрашивала, но не получила ответа. Как надо писать — сверхновая или Сверхновая речь идет об астрофизическом термине — сверхновой звезде, но обычно употребляется без слова звезда, просто сверхновая). В словаре Лопатина, Нечаевой, Чельцовой и в словаре Розенталя нет такого слова, в словаре Семеновой — написано с маленькой, но во множественном числе — сверхновые звезды. А если одна, то с большой? Обычно еще к ней прилагается название или номер. В ответе на вопрос 231432 (кстати, задавал наш же сотрудник) слово Сверхновая написано с большой буквы. Так как же надо писать и в каких случаях, если по-разному? Прошу ответить.
Спасибо, Наталья
Ответ справочной службы русского языка
Рекомендуем _сверхновая_ со строчной (маленькой) буквы при обозначении разновидности звезды: _Что происходит при вспышке новых и сверхновых звезд?_ При обозначении наименования сверхновой звезды уместно написание с прописной: _Результатом вспышки Сверхновой 1054 стало…_
Здравствуйте!
Будьте добры, помогите.
1. Меня интересуют нормы сокращений названий библейских книг. Наск. я знаю, такой список прилагается к «Рус. орф. словарю» В. В. Лопатина, к-рый есть на портале, а магазинах СПб сейчас нет. Вдруг Вы знаете, где в интернете есть такой список?
2. Опишите, пож., когда обособляются и когда нет:
— «согласно»
— «в соответствии»
Большое спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
1. К сожалению, список сокращений есть только в печатном варианте. 2. Конструкции с _согласно_ и _в соответствии_ обособляются факультативно, в зависимости от наличия добавочных оттенков значения, близости к основной части предложения, стилистической задачи и т. д.
Ставятся ли запятые в данном предложении: Список рейтингуемых компаний, по которым предоставляются отчеты, прилагается.
Ответ справочной службы русского языка
Пунктуация правильная.
Сомневаетесь, как следует писать «прилагается» или «прилогается»? Выяснить это будет несложно, если воспользоваться правилами правописания чередующихся корней. Вспомним их вместе.
Как правильно пишется
Нормативным является вариант написания глагола с буквой «а» – прилагается.
Какое правило применяется
Безударная гласная находится в корне «лаг» или «лог». Гласная буква в этом корне меняет свое написание в зависимости от суффикса. Если в слове есть аффикс «а», то и в корне мы пишем «а». Если он отсутствует, то смело пишем «о».
В данном примере замечаем суффикс «а», поэтому в корне тоже пишем «а». Кроме того, можно ориентироваться на конечную согласную корня: после буквы «а» всегда идет «г», после «о» – «ж». Сравним: положить, уложить, полагать, слагать и т.д.
Примеры предложений
- К этому телефону прилагается зарядное устройство.
- Вам нужно заполнить эту форму, к ней прилагается инструкция по заполнению.
Проверь себя: «Гонет» или «гонит» как пишется?
Как неправильно писать
В корне этого глагола нельзя писать гласную «о» – прилогается.
Как написать заявление правильно
Зачем нужны заявления
Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление — простой способ письменно подтвердить своё намерение.
Форма некоторых заявлений унифицирована. Но большинство можно писать произвольно. Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению — так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь.
В какой форме подавать заявление
Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП.
Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.
Общие правила оформления
Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:
- Сведения об адресате и заявителе.
- Наименование документа.
- Формулировка просьбы или предложения.
- Дата подачи.
- Подпись.
Сведения об адресате и заявителе
В правом верхнем углу надо указать, кому это заявление предназначается и, собственно, от кого оно.
Информация об адресате
Так как заявление — это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:
- Должность адресата.
- Название организации.
- Его имя, отчество и фамилию.
Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»). Например, директору Петрову или ректору Ивановой.
Информация о заявителе
В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса. Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).
Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»? Оба варианта допустимы.
Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком — ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно. С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.
Наименование документа
Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление». Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово? Здесь есть три допустимых варианта написания.
1. Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова
Традиционный способ оформления. В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.
2. С прописной буквы без точки в конце
Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква — прописная, а в конце нет точки.
3. Прописными буквами без точки в конце
Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте. По центру — заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.
Формулировка просьбы, жалобы или предложения
Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.
Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.
Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.
Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.
Дата подачи заявления
Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.
Также дату можно указать сразу после наименования документа.
Подпись
Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере. Она выравнивается по правому краю.
Образцы заявлений
От теории перейдём к практике и рассмотрим особенности подачи самых распространённых заявлений.
Заявление о приёме на работу
По закону писать заявление при устройстве на работу не обязательно. Но иногда вас могут попросить написать его для отчётности или сбора данных, чтобы на основе этого документа составить приказ о приёме на работу.
Адресатом может быть руководитель организации или начальник отдела кадров. В тексте заявления укажите предполагаемую должность и дату приёма на работу.
Дополнительно можно перечислить документы, которые вы подаёте вместе с заявлением: ИНН, трудовую книжку, свидетельство обязательного пенсионного страхования, диплом, документы воинского учёта.
Заявление на очередной оплачиваемый отпуск
Это просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск. Заявление надо писать в том случае, если в вашей организации не предусмотрен график отпусков или если в графике ваш отдых запланирован на неподходящее время.
Заявление на отпуск нужно подать за две недели до даты предполагаемого ухода.
Заявление на декретный отпуск
Это заявление пишут женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам. В тексте обязательно указывается продолжительность отпуска, согласно срокам из больничного листа женской консультации. Последний, кстати, нужно приложить к заявлению.
Заявление на отпуск за свой счёт
В этом случае работник просит предоставить ему несколько дней отпуска без сохранения заработной платы. К заявлению могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие то, что административный отпуск действительно необходим.
Когда вы собираетесь взять несколько отгулов, например, по семейным обстоятельствам, вам также нужно написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Второй вариант — написать заявление о предоставлении выходного дня в счёт оплачиваемого отпуска.
Заявление на увольнение
Сотрудник просит о расторжении трудового договора между ним и работодателем. В причинах вы можете указать, что это увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по собственному желанию без отработки. О нюансах грамотного составления заявления на увольнение у Лайфхакера есть отдельная статья.
Заявление на академический отпуск
Академический отпуск предоставляют в исключительных случаях: по состоянию здоровья, сложным семейным обстоятельствам или другим причинам. Поэтому в заявлении нужно не только попросить предоставить отпуск, но и объяснить, зачем он вам.
Укажите факт наличия дополнительных документов. Например, справки из больницы.
Заявление о переводе на другой факультет
Когда студент переводится с одного факультета на другой, как правило, появляется академическая задолженность из-за расхождений в учебных программах. Поэтому, кроме просьбы о переводе, ваше заявление должно содержать обещание сдать все недостающие зачёты и экзамены.
Заявление в полицию
Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.
Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.
Это значит, что самому писать заявление необязательно. Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.
Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно. В этом случае нужно учесть следующие моменты.
- В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
- Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.
- В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
- В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.
Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней. По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе. В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.
Содержание
- — Как указать приложения в официальном письме?
- — Как правильно оформить приложение к письму?
- — Как пишется приложение к документу?
- — Как правильно приложения или приложение?
- — Как написать ссылку на приложение в тексте?
- — Как оформить список приложений?
- — Как правильно в приложении или во вложении?
- — Как правильно оформить приказ с приложением?
- — Как правильно оформить приложение к договору?
- — Как в приказе или иных распорядительных документах в тексте документа оформить отметку о наличии приложений?
- — Как оформить приложение на нескольких листах?
- — Как оформляется приложение к приказу РБ?
- — Нужно ли нумеровать приложение если оно одно?
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке.
Как указать приложения в официальном письме?
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Как правильно оформить приложение к письму?
Как нужно оформлять приложения?
- Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
- Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
Как пишется приложение к документу?
приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусматривают следующее: если приложение к документу — утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляют отметку о приложении, ниже – гриф утверждения документа.
Как правильно приложения или приложение?
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений – см.
Как написать ссылку на приложение в тексте?
Оформление ссылки на приложение в дипломе
Только внутри квадратных скобок по тексту пишется слово «Приложение» с соответствующим порядковым номером, под которым идет приложение после диплома. Если ссылок по тексту довольно много, то лучше оформить пояснения к ним в конце дипломной работы.
Как оформить список приложений?
По центру необходимо написать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» (заглавными буквами) и его обозначения (например, ПРИЛОЖЕНИЕ А). Каждое приложение в дипломной работе должно иметь заголовок. Обозначаются приложения, как Вы уже поняли, заглавными буквами русского алфавита — А, Б, В и т.
Как правильно в приложении или во вложении?
Слово «во вложение» пишется с буквой «е» в окончании, а «во вложении» — с буквой «и», что зависит от падежной формы существительного в определенном контексте. В русском языке возможны оба написания слов: «во вложение« и «во вложении«.
Как правильно оформить приказ с приложением?
Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)».
Как правильно оформить приложение к договору?
Приложение оформляется на одном или нескольких листах, которые станут неотъемлемой частью договора. Оформление вступительной части документа необходимо начать с указания названия («Приложение») и на его порядковый номер. Обязательной является ссылка на сам договор, его номер и дату составления.
Как в приказе или иных распорядительных документах в тексте документа оформить отметку о наличии приложений?
Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:
- отметка о приложении обозначается только словом «Приложение» (может быть с номером),
- а ниже оформляется гриф утверждения с реквизитами распорядительного документа (см. Примеры 2 и 3).
Как оформить приложение на нескольких листах?
- Если приложения располагаются на нескольких листах, на второй и каждой последующей странице в правом верхнем углу указывается надпись «Продолжение приложения Б», а на последней – «Окончание приложения Б».
- Обозначение – только заглавными русскими/латинскими буквами.
Как оформляется приложение к приказу РБ?
В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…
Нужно ли нумеровать приложение если оно одно?
Если в документе одно приложение, оно обозначается «ПРИЛОЖЕНИЕ А». … д., которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения. Нумерация страниц приложений и основного текста должна быть сквозная.
Интересные материалы:
Какой процент берет Валдберис?
Какой процент получает менеджер по продажам автомобилей?
Какой процент жира в домашнем молоке?
Какой Процентности творог полезнее?
Какой провод на 380 вольт?
Какой район лучше в Сочи?
Какой район считается центром в Питере?
Какой расе относятся итальянцы?
Какой равниной является по внешнему виду Прикаспийская низменность?
Какой разъем у обычных наушников?