В статье расскажем, что такое reference letter, для чего оно необходимо и как его составлять.
В западной практике рекомендательное письмо распространено куда больше, чем в русскоязычных странах. Если для нас такой документ чаще лишь дополнение к резюме, то при поступлении в зарубежный вуз и при приеме на работу в большинство иностранных компаний оно обязательно. Не стоит относиться к рекомендательному письму, как к формальности, ведь этот простой документ может открыть многие двери в вашей профессиональной и академической жизни.
Reference letter часто путают с letter of recommendation, поэтому для начала поясним, чем они отличаются.
Reference letter представляет собой небольшой по объему текст (одна-две страницы), в котором экс-начальник или коллега подробно описывают ваши сильные стороны. На Западе reference letter ценится высоко и может стать решающим аргументом в вашу пользу, однако вы прилагаете его к резюме по собственному желанию.
Letter of recommendation отличается от reference letter тем, что этот документ предоставляется по запросу отдела кадров той компании, в которую соискатель подал резюме.
Многие считают, что в рекомендательном письме нет необходимости, если вы предоставили резюме (CV) и мотивационное письмо (motivation letter). Давайте разберем, почему резюме и мотивационное письмо не могут заменить reference letter.
Резюме — это строгий перечень мест работы и учебы, а также список дополнительных компетенций (знание языков, сертификаты). В этом документе указывают сухие факты без подробных описаний.
В мотивационном письме необходимо объяснить, почему именно вы должны получить это место работы или учебы. Его вы пишите самостоятельно, а reference letter составляет и подписывает представитель с вашего предыдущего места работы.
Как написать reference letter?
При написании reference letter нет необходимости следовать жестким требованиям, однако вам стоит включить в него следующую информацию:
1) дата написания рекомендации
2) контактная информация лица, которому адресовано письмо
3) обращение
4) причина написания письма или краткая рекомендация
5) информация об авторе письма и его профессиональных отношениях с кандидатом
6) описание деятельности кандидата в компании, полученные им навыки
7) причины, по которым кандидат подходит на ту или иную должность
предложение предоставить дополнительную информацию и контакты автора письма
9) подпись
Для начала обсудим формальные элементы письма (пункты 1, 2, 3 и 9). Наличие контактной информации получателя в верхнем углу reference letter — это стандартное правило деловой переписки. В случае, если рекомендация печатается на специальном бланке или отправляется по электронной почте, эту информацию можно опустить.
Составляя рекомендацию, важно обращаться к адресату по имени: Dear Mr Adams / Dear Ms Wellington. Если вы не знаете имя получателя письма, проведите небольшое исследование на сайте компании. Безличное Dear Sir / Dear Madam экономит время, но выглядит небрежно. Если вы составляете рекомендацию на всякий случай (например, вы увольняетесь из компании и хотите получить характеристику вашей работы) и еще неизвестно, кому она может быть адресована, то в качестве обращения следует использовать фразу To Whom It May Concern. Обратите внимание, в США после обращения ставят двоеточие, тогда как в Великобритании — запятую или обходятся без знака препинания.
Подпись под reference letter стандартная для любой деловой переписки. Однако здесь необходимо отметить, что если вы пишете незнакомому человеку, обращаясь в начале письма Dear Sir / Dear Madam, то в конце необходимо поставить Yours Faithfully. Если же после Dear Sir / Dear Madam следует имя, то нужно писать Yours Sincerely. Важно, чтобы начало и конец послания соответствовали друг другу.
Для наглядности давайте представим, что к менеджеру компании UR Technology Inc. Владимиру Серову обратилась его сотрудница Светлана Гулевич. Светлана планирует продолжить карьеру за рубежом и просит Владимира написать для нее рекомендательное письмо. Следует помнить цель документа — убедить получателя в том, что лучшей кандидатуры, чем Светлана, ему не найти.
В тексте рекомендательного письма допустимо использовать оценочные характеристики, например: thrilled (рад), delighted (счастлив). Кроме того, в тексте письма можно употреблять имя и опускать фамилию сотрудника. Такое обращение говорит о том, что Владимир лично знаком со Светланой и имеет основания судить о ее способностях.
В начале текста рекомендации Владимиру нужно представиться (назвать имя и должность), пояснить, в каких профессиональных отношениях он состоит со Светланой, а также уточнить, как долго они работали вместе. Дальше можно уточнить, в чем именно состояли рабочие отношения, отметить ее карьерный рост в компании, а также указать конкретные сроки сотрудничества. Например:
I am Vladimir Serov, a manager at UR Technology Inc. It is my pleasure to recommend Svetlana Gulevich for the position of a lead engineer at Researchit Ltd.
Svetlana (have) worked in my team for 5 years. She started as a trainee and quickly rose to a lead position
Меня зовут Владимир Серов, я менеджер в компании UR Technology Inc. Я рад рекомендовать Светлану Гулевич на должность ведущего инженера в компании Researchit Ltd.
Светлана работала (работает) в моей команде в течение пяти лет. Она начала как практикант и быстро доросла до руководящей должности.
При написании текста важно быть внимательным с грамматикой: Present Perfect (I have worked) дает понять, что Светлана все еще работает в компании UR Technology Inс. Если Светлана ушла с работы, более уместным будет Past Simple (I worked).
Итак, первая часть reference letter не должен быть слишком объемной: два-четыре предложения будет достаточно.
Во второй части Владимиру следует рассказать о профессиональных качествах Светланы. Важно перечислить ее ключевые навыки и то, как она умеет их применять, описать конкретный опыт, полученный ею в компании, добавить несколько слов о тех проектах, в которых она принимала участие. Задача Владимира — представить Светлану как компетентного специалиста и незаменимого сотрудника. Здесь не стоит быть слишком формальным, ведь рассказ должен давать представление о реальном опыте человека и ее умении решать рабочие вопросы. В целом, правило здесь одно — не писать слишком много, но не упускать важное.
Хотите чувствовать себя уверенно на переговорах и уметь вести деловую переписку? Тогда записывайтесь на курс бизнес-английского.
Далее Владимиру стоит сказать несколько слов о личностных характеристиках Светланы, которые важны в ее профессиональной деятельности. В этой части важно быть лаконичным и выделить всего три или четыре наиболее ценных качества.
Заключительная часть рекомендации состоит из трех-четырех предложений. Здесь Владимир может привести формальную рекомендацию в случае, если не сделал этого раньше, а также выразить свое сожаление о потере такого ценного сотрудника, как Светлана. Обязательно стоит упомянуть о готовности предоставить любую более подробную информацию и оставить свои актуальные контактные данные (потенциальные работодатели действительно нередко связываются с авторами рекомендательных писем, чтобы подтвердить подлинность предоставленной информации).
Краткий словарь полезных фраз
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Рекомендация | |
| I am thrilled/delighted/pleased to recommend… | Я рад/счастлив рекомендовать… |
| It is my pleasure to recommend… | Мне приятно порекомендовать… |
| I highly/strongly recommend Svetlana Gulevich for any position or career she may pursue. | Я настоятельно рекомендую Светлану Гулевич на любую должность или направление, которое она для себя выберет. |
| Информация о профессиональных отношениях | |
| Svetlana Gulevich worked for/at UR Technology Inc. since/for… | Светлана Гулевич работала на/в UR Technology Inc. с… / в течение… |
| As a manager I had a pleasure of working with Svetlsna Gulevich as her supervisor. | Как руководитель отдела маркетинга я имел удовольствие работать со Светланой Гулевич в качестве ее наставника. |
| I worked with/alongside Svetlana Gulevich on several projects. | Я работал со Светланой Гулевич над несколькими проектами. |
| Svetlsna Gulevich worked as a lead engineer under my supervision. | Светлан Гулевич работала инженером под моим руководством. |
| Информация о профессиональных и личных качествах | |
| Svetlana Gulevich was employed as an engineer at/by UR Technology Inc. since… | Светлана Гулевич работала инженером в UR Technology Inc. с… |
| She started as an engineer and quickly rose to a lead position. | Она начала с позиции инженера и быстро выросла до ведущей должности. |
| During our time together Svetlana displayed abilities/talent/skills. | За время нашего сотрудничества Светлана проявила способности/талант/умения. |
| In her time at UR Technology Inc., she showed… | За время ее работы в UR Technology Inc. она показала… |
| She proved to be a good leader / a reliable worker / a valued part of the team. | Она показала себя хорошим лидером / надежным работником / ценной частью команды. |
| Svetlana was responsible for / in charge of… | Светлана отвечала за… |
| Svetlana performed various tasks, such as… | Светлана выполняла различные задания, такие как… |
| She worked with… | Она работала с… |
| She contributed to the development of our company / made a huge contribution to our development. | Она способствовала развитию нашей компании / внесла вклад в наше развитие. |
| Заключение | |
| Svetlana’s contribution to UR Technology Inc. is huge/immense/undeniable. | Вклад Светланы в UR Technology Inc. велик/огромен/неоспорим. |
| She will be deeply missed at UR Technology Inc. / We will miss her at UR Technology Inc. | Нам в UR Technology Inc. будет очень ее не хватать. |
| Svetlana’s leaving is a big loss for UR Technology Inc. | Уход Светланы — большая потеря для UR Technology Inc. |
| We respect and support her striving/desire to seek another professional challenge. | Мы уважаем и поддерживаем ее желание/стремление найти новый профессиональный вызов. |
| I am certain / I have no doubt that she will be successful in her future career. | Я уверен / Нет никаких сомнений, что ее ждет успех в будущей карьере. |
| If you need more information please do not hesitate to contact me. | Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной. |
| Please do not hesitate to contact me if you have any questions. | Пожалуйста, свяжитесь со мной в случае, если у вас возникнут вопросы. |
| I would be glad to give/share/provide further information about Svetlanae’s working experience and skills. | Я буду рад дать/поделиться/предоставить дополнительную информацию об опыте работы и навыках Светланы. |
Представьте себя на месте HR-менеджера компании Researchit Ltd, которая ищет человека на должность ведущего инженера, и подумайте, какая рекомендация убедила бы вас в том, что Светлана Гулевич — идеальный кандидат. Какие ее качества, умения и навыки вы бы сочли ключевыми? Что бы вы хотели о ней узнать? Попробуйте набросать свои идеи прежде, чем прочитать пример reference letter.
Пример рекомендательного письма
Подведем итог: основные рекомендации
Давайте подытожим все вышесказанное и соберем несколько ключевых советов для тех, кто садится писать рекомендательное письмо на английском.
- Не используйте безличное Dear Sir / Dear Madam в качестве обращения, потрудитесь отыскать имя человека, к которому попадет ваша рекомендация.
- Соблюдайте правила деловой переписки, но используйте оценочные характеристики, рассказывая о своем опыте общения с человеком.
- Не пишите слишком много: уделите внимание наиболее важным для будущего места работы/учебы качествам и навыкам.
- Не пишите о плохом: лучше не сказать ничего, чем дать отрицательную характеристику.
- Будьте внимательны с грамматикой и не допускайте орфографических ошибок — они сильно портят впечатление о вас.
- Оставьте контактную информацию и будьте готовы к тому, что потенциальный работодатель свяжется с автором письма и что-нибудь уточнит.
Несмотря на отсутствие жестких правил при написании reference letter, рекомендуем вам лаконично излагать мысли и учитывать пункты, описанные в нашей статье.
© 2023 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.
Рекомендательное письмо на английском при приеме на работу
Любой, кто занимался поисками работы и проходил собеседование, знает, насколько важны рекомендательные письма при приеме на работу. Возможно у вас есть опыт в предоставлении рекомендательного письма, но знаете ли вы, как правильно составить рекомендательное письмо на английском?
Beauty is an open letter of recommendation that wins hearts for us in advance.
Красота — это открытое рекомендательное письмо, заранее завоевывающее сердце.
~ Arthur Schopenhauer
Если Вы умеете писать идеальное резюме на английском и сопроводительное письмо, то наличие рекомендательного письма на английском поможет представить Вас в еще более выгодном свете перед потенциальным работодателем.
В этой статье Вы узнаете как правильно составить рекомендательное письмо на английском, кого можно попросить написать это письмо, и что делать, если Вас попросили дать рекомендации.
Рекомендательное письмо на английском
Наличие рекомендательных писем поможет вам значительно увеличить свои шансы при устройстве на работу и несомненно выделит вас среди других кандидатов.
Рекомендательное письмо (англ. «Reference Letter» или «Letter of recommendation» ) — это документ, который предоставляют работодатели, преподаватели или просто знакомые по просьбе тех, кто хочет перейти на другую работу или подает документы на стипендию, грант и т.д.
Рекомендательное письмо не является обязательным дополнением к резюме, как и сопроводительное письмо, но его наличие, несомненно, придаст больший вес вашей кандидатуре при приеме на работу.
Зачем нужно рекомендательное письмо?
Иностранные компании и ВУЗы часто требуют рекомендательное письмо на английском.
Вам может показаться, что зарубежным работодателям и приемным комиссиям хочется быть уверенным в достоверности информации, которую вы изложили в вашем резюме и сопроводительном письме. На самом деле, это не совсем так.
Рекомендательное письмо является положительной характеристикой Ваших навыков и отличительных качеств, написанных кем-то, знакомым с Вашей работой, характером и достижениями.
На заметку:
Ознакомиться с полезными выражениями для написания резюме вы можете в статье «Ключевые фразы и слова для успешного резюме на английском языке»
В рекомендательном письме объясняется, почему потенциальный работодатель должен выбрать именно вас , и что дает вам право на получение должности, на которую вы подаете заявку.
Наличие рекомендательного письма может существенно повысить ваш рейтинг среди других соискателей, к тому же, у вас будет еще ряд преимуществ:
- потенциальному работодателю не придется связываться с поручителем для того, чтоб узнать ваши характеристики и тот, в свою очередь, не скажет о вас ничего “лишнего”;
- вы сможете прогнозировать, какое впечатление произведут ваши рекомендации, т.к. заранее будете знать, что написано в письме.
В чем разница между Reference Letter и Letter of Recommendation?
В английском языке есть два понятия рекомендательного письма — это «Reference Letter» и «Letter of recommendation».
Letter of Recommendation — это письмо, специально запрошенное кем-то для определенного места работы, академической программы или заявки на получение вознаграждения.
Как правило, эти письма отправляются непосредственно запрашиваемому и не рассматриваются кандидатом.
Letters of Reference обычно носит более общий характер и не адресовано конкретному запрашиваемому лицу. Часто эти письма адресованные «To Whom it may Concern» или «Dear Sir/Madam».
Letters of Reference чаще всего передаются непосредственно кандидату и хранятся для использования в будущем.
Более подробно, как написать официальное письмо на английском, какие виды писем существуют в бизнес переписке, можно узнать из статьи «Деловое письмо на английском с переводом»
Кто может быть автором рекомендательного письма?
В идеале при трудоустройстве нужно подать три рекомендательных письма от разных людей.
Как правило, HR-ы больше предпочитают рекомендательные письма от работодателей, свидетельствующие о ваших карьерных достижениях, чем те письма, в которых написано о ваших академических проектах от преподавателей, научных руководителей и т.д.
В связи с этим очень важно правильно выбрать людей, которые будут писать рекомендательные письма.
Важно!
Главное правило хорошей рекомендации: должность не имеет решающего значения, важно, чтобы рекомендатель хорошо знал вас как человека и смог бы объективно раскрыть все ваши сильные стороны.
Старайтесь также выбирать тех людей, чьи рассказы характеризовали бы ваши разные стороны: текущего руководителя и начальника с предыдущей работы, руководителя и клиента, руководителя и инвестора и т.д.
Если ваша карьера только начинается , то за рекомендациями лучше обратиться к человеку, который достаточно хорошо вас знает и имеет солидную должность, например профессор ВУЗа, преподаватель или начальник предприятия, где вы проходили практику или стажировку.
Если вас попросили написать рекомендательное письмо, соглашайтесь только в том случае, если можете дать положительную характеристику в письме. Если вы не знаете человека хорошо или не думаете, что можете с уверенностью рекомендовать человека для работы, вы должны сказать «нет».
Как составить рекомендательное письмо на английском
Перевод рекомендательного письма на английский, если оно изначально было написано на русском, должен выполнить официальный переводчик, чтобы потенциальный англоязычный работодатель мог его прочитать и поверить в его подлинность.
Написать грамотное рекомендательное письмо на английском в соответствии со всеми требованиями достаточно сложно.
И, поскольку люди, которых обычно просят писать подобные письма, очень занятые, то приходится самим претендентам писать самим себе письма о себе любимом и предлагать своим поручителям уже готовый шаблон.
К тому же, это дает возможность “намекнуть” о том, что нужно указать в рекомендациях о Вас.
Требования к рекомендательному письму
При написании рекомендательного письма необходимо придерживаться норм делового английского языка и формата деловых писем.
В верхней части письма указывают контактную информацию поручителя и дату. Если письмо в печатном виде, в нижней части обязательно должна быть подпись от руки и, желательно, печать организации.
Если Вы отправляете рекомендательное письмо по электронной почте , вам не нужно указывать какую-либо контактную информацию или дату в верхней части письма.
Вместо этого укажите свою контактную информацию после вашей электронной почты. Также убедитесь, что в строке темы перечислены имя кандидата, вакансия, на которую он подает заявку, и цель вашего письма. Например, «Рекомендация для Имя Фамилия — Должность помощника по работе с персоналом».
На заметку:
Фирменный бланк компании добавит рекомендательному письму больше солидности.
Ни в коем случае не допускайте грамматических и стилистических ошибок в рекомендательном письме — это не только не поможет при трудоустройстве, а и произведет негативное впечатление на потенциального работодателя.
Желательно, чтобы рекомендательное письмо сотруднику было написано для конкретной работы или отрасли и включать в себя квалификацию и достижения, которые будут способствовать процветанию на определенной должности.
Объем рекомендательных писем обычно составляет 1 страницу, но иногда и больше.
Структура рекомендательного письма на английском с примерами
Структура рекомендательного письма на английском с объяснениями
Рекомендательное письмо на английском обычно состоит из трех разделов:
- Шапка ( данные компании, дата, кто пишет и кому адресовано)
- Основная часть ( собственно вся информация о человеке, которого вы рекомендуете: время сотрудничества с кандидатом, обязанности, результаты работы, впечатления о личных и профессиональных качествах аппликанта)
- Заключение (данные рекомендателя, подпись)
Смысловых параграфов в рекомендательном может быть три и больше.
Шапка рекомендательного письма
Рекомендательное письмо на английском начинается с указания точного названия адреса и контактного телефона компании, представитель которой выступает в качестве поручителя.
Эти сведения могут пригодится будущему работодателю для проверки достоверности информации. В рекомендации частного лица, эти сведения опускаются.
Ниже прописывается к кому обращается рекомендация. Если конкретного лица или организации нет, то пишется фраза To Whom It May Concern: (рус. заинтересованным лицам).
И, наконец, пишется Reference for Mr… (рус. Рекомендация для г-на …).
| Пример заголовка рекомендательного письма на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Ltd. The company ’Center» 56. Pushkin Street. Moscow. Russia Tel: +7 912 5555555 April 12, 2017 To Whom It May Concern: Reference for Mr Alexandr Ivanov |
ООО Компания «Центр» 56, улице Пушкина, Москва, Россия Телефон: +7 912 5555555 12 апреля 2017 Заинтересованным лицам: Рекомендация для г-на Александра Иванова |
Основное содержание рекомендательного письма на английском
В первом абзаце поручитель объясняет, как давно он работает с вами. Кратко характеризует вид вашей деятельности и основные обязанности.
Здесь же можно в нескольких словах рассказать о самой компании.
| Пример на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Alexandr Ivanov joined the Ltd. The company «Center” in July 2015. Since then he has proved to be a most reliable and effective member of the sales team. | Александр Иванов приступил к работе в ООО Компания «Центр» в июле 2015 года. С тех пор он показал себя надежным и эффективным членом команды продаж. |
В следующем параграфе рекомендательного письма нужно дать более детальное описание вашего профессионального роста за весь период работы в организации, перечислить основные достижения, подчеркнуть самые важные на взгляд поручителя положительные качества.
Впечатление поручителя от совместной деятельности играют немаловажную роль, и их в первую очередь читают сотрудники по трудоустройству.
| Пример на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Alexandr is professional and efficient in his approach to work and very well-liked by his colleagues and executive clients. He is well-presented and iable to work both independently and as part of a team. His contribution to all areas of company activity in which he has been involved have been much appreciated. |
Александра отличает профессиональный и эффективный подход к работе и очень хорошее отношение к своим коллегам и клиентам. Он замечательно подготовлен и в состоянии работать как самостоятельно, так и в составе команды. Его вклад во всех областях деятельности компании, в которых он принимал участие, очень высоко ценится. |
Подводя итог вышесказанному, нужно описать личные качества и основные черты характера человека на английском, и сделать это граммотно и ненавязчиво.
Выскажите мнение о том, в какой должности и с какими обязанностями он может принести максимальную пользу компании.
| Пример на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| I believe that Alexandr will make a valuable addition to any organization that he may join. We deeply regret his decision to move on and I recommend him without hesitation. | Я считаю, что Александр будет ценным приобретением для любой организации, к которой он присоединится. Мы глубоко сожалеем о его решении уйти от нас, и я рекомендую его без каких-либо колебаний. |
Заключительная часть рекомендательного письма на английском
В заключительной части рекомендательного письма должен содержаться призыв к дальнейшим действиям. Например, вы должны показать готовность обратиться к рекомендателю за дополнительной информацией и разъяснениями.
Не забудьте указать номер телефона или другие контактные данные (телефон или емейл), с помощью которых можно связаться с рекомендателем.
| Пример на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| I would gladly answer any request for further information. Sincerely, Igor Petrov Managing Director IPcentr@google.com |
Я с удовольствием отвечу на любые вопросы о дополнительной информации. С уважением. Игорь Петров Управляющий директор IPcentr@google.com |
Рекомендательное письмо сотруднику на английском образец с переводом
Образец рекомендательного письма на английском на фирменном бланке компании.
Ниже вы можете найти образец рекомендательного письма на английском языке с переводом на русский.
Помните, что рекомендательное письмо должно показывать ваши наиболее важные характеристики не только как человека, но и как профессионала: нужно подчеркнуть те ваши качества, которые будут максимально полезны для должности, на которую вы претендуете.
| Образец рекомендательного письма на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Date
Name To Whom It May Concern: I am writing in reference to FULL NAME and his/her job/postsecondary application, scholarship application. I have known NAME for_____years as his/her (teacher, employer, family friend). Sentence stating their strengths and personal qualities and values that you have observed (eg. I found him/her to be self-motivated, punctual, etc.) If writing a reference for a scholarship, review the criteria of the scholarship and the resume of the student to gather their strengths together. Sentence giving examples of how they have shown the above (Captain of the BB team, leadership, outstanding student, volunteer position, citizenship). I would recommend NAME for the position because (tell them why). If you require any other additional information please feel free to contact me at (phone number and time when they can call at this number, and email address) Yours truly, Personal Signature (must be signed by the person writing the letter) Name *If it is for a scholarship application, you must place the reference letter in a sealed envelope and write your signature across the back seal of the envelope. |
Дата
Имя Заинтересованным лицам: Пишу, ссылаясь на (ИМЯ и ФАМИЛИЯ) и его/ее заявление на получение высшего образования, заявление на стипендию. Я знаком с (ИМЯ) _____ лет и прихожусь ему/ей (учителем, работодателем, другом семьи). Одним предложением описать сильные стороны и личные качества, которые вы наблюдаете в нем/ней (например, Я нахожу его/ее целеустремленным(ой), пунктуальным(ой) и т.д.) Если ссылаетесь на стипендию, напишите о критериях стипендии и резюме студента, чтобы собрать его сильные стороны вместе. Предложение с примерами дано выше. (Капитан команды, лидер, выдающийся студент, волонтерская деятельность, гражданство). Я бы порекомендовал ИМЯ на должность потому что (опишите почему). Если Вам необходима какая-либо дополнительная информация, можете свободно обращаться ко мне (номер телефона и время, когда Вам можно позвонить по этому номеру, а также электронный адрес). Искренне Ваш, Личная подпись (должна быть поставлена человеком, который пишет письмо) Имя *Для заявления на стипендию вы должны поместить сопроводительное письмо в запечатанном конверте и поставить свою подпись с обратной стороны. |
Скачать образец рекомендательного письма сотруднику и абитуриенту вы можете также на англоязычном сайте.
Рекомендательное письмо на английском видео
Предлагаем Вам посмотреть видео о том, как правильно написать рекомендательное письмо на английском
How to Write a Reference Letter
Вместо заключения:
Помните, что как хорошее рекомендательное письмо может удвоить Ваши шансы получения должности, так и неудачные рекомендации могут свести их к нулю.
Для того, чтобы чувствовать себя уверенным в деловом мире, рекомендуем Вам пройти Бизнес курс английского языка в нашей школе.
Подпишитесь на наши новые статьи
При отправке возникла ошибка
Поступая в зарубежный университет или претендуя на должность в иностранной компании, вы должны быть готовы к предоставлению ряда документов, которые нечасто запрашивают у соискателей в российских фирмах и учебных заведениях. Одними из таких документов является рекомендательное письмо на английском или reference letter. Если в России оно считается желательным, но зачастую необязательным дополнением к резюме, то в западной практике к нему относятся серьезно. Если вы не хотите упустить шанс получить престижное образование или перспективную работу, то вам наверняка стоит узнать больше о написании подобных писем.
Особенности и цель рекомендательного письма
Даже сегодня далеко не все знают, как писать рекомендательное письмо на английском – и зачем это делать в принципе. Даже те, кто имеют какие-то представления о подобном документе, нередко путают его с так называемой характеристикой или letter of recommendation. Именно поэтому важно подробнее разобраться во всех нюансах обоих писем.
Letter of recommendation — документ, которым соискатель никогда не занимается самостоятельно. Обычно его запрашивает отдел кадров той компании, куда вы подали резюме с целью уточнить какую-либо информацию о вашей деятельности на прежнем месте работы или личных качествах. Обычно такие письма носят сухой информативный характер, пишутся с использование строгой официальной лексики — и есть шанс, что вы так и не узнаете, что по вам запрашивался подобный документ.
С reference letter все несколько иначе. Во-первых, вы самостоятельно заручаетесь подобным письмом с прежнего или нынешнего места учебы или работы. Во-вторых, оно более информативное и чуть более эмоциональное в том, что касается описания ваших сильных и слабых деловых и личностных достоинств. И в-третьих, оно ценится очень высоко и зачастую является обязательным документом для поступления в вуз или приема на работу. Более того, если содержащихся в нем сведений будет достаточно для представителей компании или сотрудников университета, letter of recommendation может в принципе не потребоваться.
Что касается необходимости в подобном письме, но она вполне обоснована. Благодаря ему потенциальный работодатель получает возможность проанализировать успешность вашей деятельности на предыдущем месте работы, ваши сильные стороны как профессионала и человека в целом, а также умение налаживать контакты с людьми и взаимодействовать с коллективом. В случае с учебным заведением их представители смогут составить общую картину не только вашей успеваемости, но и социальной активности, которую в зарубежных вузах ценят весьма высоко.
Пишем рекомендательное письмо: правила
Для того чтобы ваше рекомендательное письмо на английском языке произвело соответствующее впечатление на работодателя или приемную комиссию, необходимо придерживаться следующих установленных правил:
- Соблюдать четкую структуру. Речь о ней пойдет ниже, но в любом случае необходимо учитывать, что это одно из важнейших условий грамотного написания reference letter.
- Придерживаться определенного объема. Как правило, такие письма состоят из 300-400 слов, однако могут быть и меньше, особенно если рекомендатель использует емкие и исчерпывающие фразы. А вот увеличивать размер документа нежелательно: читающий его специалист может усомниться в его правдивости или вовсе прекратить изучение из-за нехватки времени.
- Выбрать авторитетное лицо в качестве рекомендателя. Если вы поступаете в учебное заведение, то письмо может написать заведующий кафедрой вуза, где вы сейчас учитесь, ваш научный руководитель и даже директор школы. Для претендующих на должность в компании рекомендательное письмо от работодателя на английском (это может быть директор или начальник отдела) произведет лучшее впечатление нежели документ, составленный коллегой, с которым вы находитесь на равных позициях.
- Передавать ценную и свежую информацию. Дублировать сведения из резюме в рекомендательном письме нет никакой необходимости — более того, это может быть совершенно лишним. Кроме того, автору документа стоит сосредоточиться на описании тех важных качеств, которые имеют значение для выбранной вами должности, не пускаясь в излишние пространные описания. Информативные и емкие письма обычно вызывают больший интерес и располагают к кандидатуре соискателя.
- Позаботиться о полном отсутствии ошибок. «Хромая» лексика и проблемы с грамматикой позволят составить определенное мнение об уровне знаний английского у ваших коллег в частности и положении вашей компании в целом – и это мнение автоматически применится и к вам лично. Именно поэтому важно тщательно проверить письмо перед отправкой и отредактировать все огрехи.
Структура рекомендательного письма
Как уже говорилось выше, существует четкая структура написания reference letter. Порядок написания рекомендательных писем следующий:
- Шапка. В ней указывается наименование и контактные данные организации, в которой работали или на данный момент работаете вы и ваш рекомендатель. Это необходимо для того, чтобы потенциальный работодатель смог при желании проверить достоверность информации в письме.
- Дата. Пишется по определенным шаблонам, принятом в английском.
- Указание лица, к которому обращена рекомендация. Если этот человек уже известен, то можно обратиться к нему напрямую. Если нет – достаточно указать to whom it may concern.
- Указание лица, которому дается рекомендация.
- Представление. В данном абзаце рекомендатель представляется, называет свою должность и подтверждает факт определенных рабочих отношений с рекомендуемым.
- Сжатая история появления и работы рекомендуемого. Автор письма буквально в двух-трех предложениях указывает дату или сроки работы соискателя на прежней или нынешней должности и кратко описывает его ценность для компании.
- Описание деловых и личностных качеств. Может занять один-два абзаца – это самая объемная часть рекомендательного письма.
- Заключительный абзац. В нем дается прямая рекомендация на новое место работы или зачисление в учебное заведение.
- Заключительная часть. В ней автор письма приглашает обратиться к нему за необходимой информацией в случае необходимости и указывает свои контактные данные.
Если рекомендательное письмо отправляется по электронной почте, указывать физический адрес необязательно – достаточно корпоративного почтового ящика.
Пример Reference Letter
При написании документа зачастую используются те же выражения, фразы и речевые обороты, что и в обычной деловой переписке – правда, в них допускается и не слишком формальная описательная лексика. Примером подобного сочетания может стать образец рекомендательного письма, приведенный ниже.
December 8, 2020
Reference for Mr. Denis Victorov
Dear Mr.Gables,
I am Alexandra Kostornaya, the Head of the Sales Department at Wonderland Ltd. It is my pleasure to recommend Denis Victorov for the position of the deputy Head of the Sales Department at Joy Universe Ltd.
Denis joined our company in 2016 as a sales manager and since then he has proved to be one of the most reliable and effective member of our team.
Denis is professional and efficient in his approach to his work and very well-liked by his executive clients and all the colleagues. He is really well-presented and is able to work both as a part of the team or independently.
His contribution to all areas of company activity in which he has been involved has been much appreciated.
I believe that Denis will make a valuable addition to any company or organization that he may join. We deeply regret his decision to move and I recommend him without hesitation.
I would gladly answer any request for further information.
Sincerely,
Alexandra Kostornaya
Head of the Sales Department
Wonderland Ltd.
Разумеется, это всего лишь пример рекомендательного письма – фразы и лексика в нем могут слегка варьироваться. При необходимости все требуемые шаблоны можно найти в специальных словарях или в интернете.
Претендуя на должность в крупной компании или поступая в известный университет, не стоит забывать, что первое впечатление о вас зависит именно от содержательности и правильности оформления всех документов. Не пренебрегайте изучением правил написания рекомендательных писем: не исключено, что когда-то такое письмо сыграет ключевую роль в вашей карьере.
Юлия Чернова рассказала, что такое reference letter, как его получить и что должно быть в документе. И, главное, зачем.
Статья написана, чтобы помочь составить общее представление о reference letter. Перед подготовкой и подачей документов смотрите подробные требования к письму в описании конкретной миграционной программы или уточняйте у заказчика.
Reference letter — рекомендательное письмо, которое подтверждает опыт работы и профессиональные навыки человека. Документ пригодится при устройстве на работу за границей и трудовой иммиграции. Для иностранных компаний и иммиграционных служб это такое же подтверждение опыта работы, как трудовая книжка в России.
Для визы или миграции. Если опыт работы нужно подтверждать, чтобы участвовать в миграционной программе или получить рабочую визу, рекомендательное письмо предоставляют обязательно. В таких случаях к нему больше формальных требований — к бланку, содержанию, описанию рабочих обязанностей. Об этом расскажу подробнее дальше.
Для работы с иностранным заказчиком. Если опыт работы нужно подтвердить только работодателю, рекомендательное письмо станет дополнительным преимуществом. Например, если вы ищете заказчика из другой страны через Upwork и будете сотрудничать с ним удалённо, нужно ориентироваться на требования конкретного заказчика. Одни запрашивают рекомендательные письма, другим достаточно резюме и портфолио с примерами работ, и рекомендательное письмо можно присылать по своему желанию. Для таких случаев подойдет документ в свободной форме, его может написать бывший начальник, клиент или коллега.
Дальше я буду говорить о рекомендательных письмах, которые нужно предоставить обязательно, так как требований к ним больше, и проблемы с ними возникают чаще. Для наглядности я выбрала требования к рекомендательному письму по программе трудовой миграции Skilled Worker в Канаду. Рассмотрим в деталях.
Чтоб иммигрировать в Канаду, нужно создать профиль в системе Express Entry. Это система отбора, в которой регистрируются потенциальные мигранты, чтобы получить возможность участвовать в программах миграции. Чтобы переехать по программе Skilled Worker, сначала нужно зарегистрироваться в Express Entry.
Это работает так. Когда вы регистрируетесь в Express Entry, нужно указать опыт, который вы можете подтвердить. То есть сразу при регистрации рекомендательные письма не нужны. Они понадобятся, если вас отберут на подачу документов.
Требования к рекомендательному письму для сотрудников компаний, которые работали по трудовому договору, указаны на сайте Правительства Канады.
То есть требования к рекомендательному письму такие:
- написано на официальном бланке компании;
- содержит контакты компании: адрес, номер телефона, адрес электронной почты;
- имя, должность и подпись того, кто составил письмо — непосредственного руководителя или сотрудника отдела кадров.
Исходя из этих требований, за рекомендательным письмом нужно идти к начальнику или в отдел кадров. Здесь у многих начинаются проблемы. Во-первых, рекомендательные письма в России не принято выдавать. Во-вторых, может оказаться, что документ невозможно получить физически, например, если компания закрылась или бывший руководитель переехал.
Если рекомендательное получить невозможно, придётся подтверждать опыт работы теми документами, которые удастся собрать. Здесь стоит придерживаться правила: чем больше, тем лучше. Например, можно предоставить:
- Copies of work contracts — копию трудового договора.
- Copies of pay stubs — копии расчётных листков. Обычно их выдают при увольнении, если вам не выдали сразу — можно обратиться в бухгалтерию компании через время. Вместо них или вместе с ними можно предоставить справку 2-НДФЛ или справку из банка с движениями по счёту. По счёту должно быть понятно, что поступившие деньги — зарплата, например, можно посмотреть в назначение платежа и отправителя.
- Справку с работы — документ на официальном бланке компании в произвольной форме. Обычно в таких справках не отказывают, но с их содержанием возникают проблемы. Чаще всего пишут лаконичное упоминание в стиле «ФИО работал в компании N в такой период» — этого явно недостаточно, чтобы заменить рекомендательное письмо.
- Рекомендательное письмо от коллеги, где он опишет вашу должность и обязанности, а также оставит свои контакты. Здесь важно обратить внимание на NDA (соглашение о неразглашении конфиденциальной информации). Возможно, в компании запрещено разглашать должностные обязанности, и коллеги не смогут составить рекомендательные письма.
- Рекомендательное письмо от клиента из другой фирмы. Если коллегам запрещено разглашать ваши должностные обязанности, перечислить их может кто-то из другой фирмы, с кем вы пересекались по работе и на кого не распространяется NDA.
Подтвердить опыт работы могут не только специалисты, которые работали по найму, у предпринимателей тоже есть такая возможность. Для таких случаев у правительства Канады следующие рекомендации:
Предпринимателям нужно предоставить:
- Учредительные документы — свидетельство о регистрации ИП.
- Подтверждение дохода — выписки с банковского счёта предпринимателя.
- Рекомендательные письма от сторонних лиц, например, клиентов. Клиентов нужно попросить перечислить, какие услуги предоставлял предприниматель. Если клиенты — компании, желательно запрашивать у них рекомендательные письма на фирменных бланках, если частные лица — важно упомянуть об этом в самих письмах.
Download Article
Download Article
If you are in a supervisory position, whether at work, school, or within a nonprofit organization as a volunteer, you may be asked to write a reference letter for someone. People often need reference letters when they are applying for a job or seeking admission to a particular school or course of study. Your reference letter should be formal in both format and tone, and describe the positive characteristics or skills that the candidate brings to their work.[1]
[2]
Sample Reference Letters
-
1
Type your letter using a word-processing application. Although it may seem more personal to write your letter by hand, typing it is more professional. A type-written letter also will be easier for the recipient to read.[3]
- Use a word processing application rather than the basic text application on your computer. Basic text apps lack the formatting options you’ll need for your letter.
- If the candidate tells you the letter should be submitted through email, you still should type out a separate letter and attach it to your email as a PDF after hand-signing it, rather than simply typing your letter in the body of the email.
-
2
Find a business letter template. The word-processing application you use typically will have templates available that will allow you to easily format your letter. A traditional business letter template comes with pre-set margins and settings so you don’t have to do this manually.[4]
- Most word processing applications have several letter templates. Choose the formal business letter template, not one for a casual or personal letter.
- Use a standard, readable font such as Times New Roman or Helvetica.
- Typically the body of the letter will be set up so there is a double-space between paragraphs with no indentation. If you choose to indent your paragraphs, there’s no need to double space between them.
Advertisement
-
3
Enter names and addresses. On the top of the first page of the letter, you’ll type your name and address in the top right-hand corner of the page. The name and address of the recipient follows on the left side of the page.[5]
- You also should include any additional contact information, such as your direct phone number or email address.
- If you have letterhead that includes your contact information, there typically is no need to include your name and address a second time. However, you should include it if your letterhead refers to your employer as a whole and not you personally.
- Following the addresses, there will be a line for the date. Depending on the template you use, there also may be a subject line. For the subject, you can simply state «Reference Letter for» with the name of the candidate.
- In most cases you want to address the letter to a specific person. If the letter will be reviewed by several people, address it simply to «hiring committee» or «admissions committee.» Speak to the candidate to find out what address is appropriate.
-
4
Use letterhead if you have it. If your employer has letterhead, or if you have personal letterhead, it will make the letter look more professional. Regardless, make sure you have high-quality paper to print the letter.[6]
- The presentation of the letter reflects on you as well as the candidate. For this reason, you want it to look as formal and professional as possible.
- Plain white paper is fine. Stay away from cheap copy paper. You can find good letter-writing stock at any office supply store and at most large discount stores.
-
5
Create a basic outline. Generally, it’s a good idea to organize your thoughts about the candidate before you sit down to write your letter. Brainstorm qualities you want to include, and select the strongest of them for your letter.[7]
[8]
- Keep in mind that your letter typically should be no more than one page long. Academic reference letters may extend to two pages.
- This gives you room for about three short paragraphs in the body of your letter. Because space is at a premium, you need to be able to write efficiently so that every word counts.
Advertisement
-
1
Introduce both yourself and the candidate. Your letter will open with a line that begins «Dear» followed by the name of the person who will receive the letter. Then your opening sentences will provide your name, the name of the candidate, and the reason for your letter.[9]
[10]
- Explain your relationship to the candidate and how long you’ve known them. If you have any special qualifications that make your reference more valuable, you should include those as well.
- Confirm details that are relevant to the candidate’s application.[11]
If you’ve been their supervisor at work, you’ll want to state the company where you’ve worked and your position, as well as their position (if relevant), how long they’ve worked at the company, and how long you’ve supervised them. - For example, you might write «My name is Bob Brass, and I am a managing supervisor at Button Factory. I am writing as a reference for Joe Johnson, who has been under my supervision at Button Factory for the past five years.»
-
2
List at least three exceptional skills or traits the candidate has. Immediately after your introduction, include a sentence that lists the skills or traits you will discuss in greater detail in the body of the letter.[12]
These skills should be ones that are relevant to whatever position the candidate is applying for, so you might want to ask the person what you should be highlighting about them.- The type of skills or traits you include here depends both on your relationship to the candidate and the purpose for your letter. Character reference letters should focus exclusively on character traits, while employment reference letters should focus on particular skills the candidate has that make them a good fit for that particular job.
- Academic reference letters are to some degree a hybrid of these two types of letters. In addition to skills that make the candidate well-suited to that particular course of study, you also might include character traits, such as their intelligence or their inquisitive nature.
- This should be the last sentence of your first paragraph. Simply list the skills or traits – you’ll discuss them in the next paragraph. For example, you might write «In my experience, Joe Johnson has the stamina, organization, and communication skills to be a tremendous asset to your firm.»
-
3
Provide supporting examples. In the second paragraph of your reference letter, you will go into greater detail about each of the skills or traits you listed at the end of your introductory paragraph.[13]
- Keep in mind that space is at a premium, and you don’t want your letter to be too long. For this reason, it’s best to find a concrete example that shows at least two, if not all three, of the traits or skills you mentioned in the introduction.
- A concrete observation of the candidate that displays the skills or traits you mentioned is the most efficient way to get your point across.
- For example, you might write «Joe Johnson showed me he was capable of multi-tasking and performing several different button-pushing or button-turning operations simultaneously. For example, one day he volunteered to take on additional work when he anticipated there would be a slow-down in production because several other employees were sick. He frequently accepted additional responsibility and worked overtime while also maintaining an active role in his community and family.»
-
4
Write your concluding paragraph. In your third and final paragraph, end on a positive note by summarizing and restating the skills or traits you highlighted in the body of the letter, and indicate that you believe the candidate is well-suited for the job or academic course of study to which they’ve applied.[14]
- This paragraph doesn’t need to be more than two or three sentences long. Write one sentence summarizing the body of the letter and recommending the candidate. You also may want to include a sentence relating the example in your second paragraph to your future work.
- For example, you might write «To this day, I evaluate the work of my other employees in comparison to Joe Johnson. With his stamina, organization, and communication skills, Joe would be a tremendous asset to your firm.»
-
5
Invite follow-up questions. The final sentence of your letter should include the easiest way to contact you if the recipient has any questions or would like to further discuss the information in your letter.[15]
- Provide a specific way to contact you directly, including any limitations on the days and times you are available.
- For example, you might write «If you have any questions or would like to discuss my experiences with Joe further, please don’t hesitate to call me at 555-555-5555. I am generally available at that number Monday through Friday from 8:00 a.m. through 6:00 p.m.»
Advertisement
-
1
Proofread your letter carefully. A letter with sloppy grammar and punctuation reflects badly on the candidate as well as on you. Depending on the type of job or course of study to which the candidate has applied, a poorly proofread letter could backfire.[16]
- Your word-processing application probably has spelling and grammar checking functions, but you shouldn’t rely solely on these.
- Print a draft of your letter and read over it carefully. Going through it backwards can help mistakes come to light that you might’ve missed simply reading the letter.
- You also can read your letter out loud. This can help you find grammatical errors, as well as awkward phrasing or sentence structures that are confusing or difficult to read. If you find yourself stumbling over something as you read aloud, consider revising it so it’s easier to read.
-
2
Sign your letter. Your letter should close with a formal closing line such as «Sincerely,» followed by space for your signature. You then should type your full name as you plan to sign it. You also may want to include contact information below your typed name, but this isn’t necessary.[17]
- After you’ve proofread your letter and are certain it’s error-free, print a copy on your letterhead or quality paper stock.
- Sign your letter using blue or black ink.
- Make a copy of the signed letter for your own records, as well as another for the candidate’s personal records. If you’re writing the letter in your official capacity as a supervisor of the candidate, you may also need a copy for the business’s records.
-
3
Submit your letter. Find out from the candidate how the letter is supposed to be sent to the recipient, and follow those instructions. If you’re sending the letter using email, you may want to send an additional paper copy through the mail as well.[18]
- Particularly if you’re writing an academic reference letter, or a reference letter for a professional license, there may be additional requirements for the submission of the letter.
- In some cases you can simply give the letter to the candidate and they will pass it on to the recipient, but in others you must send it directly to the recipient and it cannot pass through the candidate’s hands.
- Regardless, it typically looks better if you send your letter to the recipient directly, rather than through the candidate. This way the recipient knows the candidate has not altered the contents of the letter.
- Pay attention to the due date. You don’t want your letter to arrive late or be disqualified. This could reflect badly on the candidate or cause them not to get the position for which they’ve applied.
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I write a personal reference letter for a friend?
Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Career Coach
Expert Answer
You may want to talk to the candidate while you’re working on the outline of your letter. Find out more about the job or academic program to which they’re applying, and what traits or skills are valued by the person who will evaluate the letter.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Video
-
Stay positive, and avoid mentioning any weaknesses or challenges the candidate might have.
-
If you don’t believe you can come up with enough positive things to say about the candidate, you should decline to write the reference letter for them.[19]
-
Keep in mind that you’re putting your own reputation on the line when you write a reference letter. Avoid writing a reference for someone unless you’re confident about their ability to succeed in the job or academic course for which they’ve applied.[20]
-
Don’t mention the candidate’s gender, race, age, disability or other physical or cultural status. These are traits that the recipient of your letter shouldn’t consider when deciding whether to hire or admit the candidate.[21]
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
To write a reference letter, start with an introduction, such as “I am writing as a reference for Joe Johnson, who I’ve supervised for the past 5 years.” Next, talk about at least 3 exceptional skills or traits the candidate has. Then, provide examples of these qualities with a sentence like, “Joe consistently responds to our customers in a timely manner.” Finally, conclude your letter by summarizing the candidate’s qualifications and your support for them. For information on how to finalize and send your reference letter, keep reading!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 424,877 times.
Reader Success Stories
-
Chimwemwe Sangano
Jul 8, 2019
«I have been requested to quickly provide a reference letter to an employee below my position, but I had no idea how…» more
Did this article help you?
Download Article
Download Article
If you are in a supervisory position, whether at work, school, or within a nonprofit organization as a volunteer, you may be asked to write a reference letter for someone. People often need reference letters when they are applying for a job or seeking admission to a particular school or course of study. Your reference letter should be formal in both format and tone, and describe the positive characteristics or skills that the candidate brings to their work.[1]
[2]
Sample Reference Letters
-
1
Type your letter using a word-processing application. Although it may seem more personal to write your letter by hand, typing it is more professional. A type-written letter also will be easier for the recipient to read.[3]
- Use a word processing application rather than the basic text application on your computer. Basic text apps lack the formatting options you’ll need for your letter.
- If the candidate tells you the letter should be submitted through email, you still should type out a separate letter and attach it to your email as a PDF after hand-signing it, rather than simply typing your letter in the body of the email.
-
2
Find a business letter template. The word-processing application you use typically will have templates available that will allow you to easily format your letter. A traditional business letter template comes with pre-set margins and settings so you don’t have to do this manually.[4]
- Most word processing applications have several letter templates. Choose the formal business letter template, not one for a casual or personal letter.
- Use a standard, readable font such as Times New Roman or Helvetica.
- Typically the body of the letter will be set up so there is a double-space between paragraphs with no indentation. If you choose to indent your paragraphs, there’s no need to double space between them.
Advertisement
-
3
Enter names and addresses. On the top of the first page of the letter, you’ll type your name and address in the top right-hand corner of the page. The name and address of the recipient follows on the left side of the page.[5]
- You also should include any additional contact information, such as your direct phone number or email address.
- If you have letterhead that includes your contact information, there typically is no need to include your name and address a second time. However, you should include it if your letterhead refers to your employer as a whole and not you personally.
- Following the addresses, there will be a line for the date. Depending on the template you use, there also may be a subject line. For the subject, you can simply state «Reference Letter for» with the name of the candidate.
- In most cases you want to address the letter to a specific person. If the letter will be reviewed by several people, address it simply to «hiring committee» or «admissions committee.» Speak to the candidate to find out what address is appropriate.
-
4
Use letterhead if you have it. If your employer has letterhead, or if you have personal letterhead, it will make the letter look more professional. Regardless, make sure you have high-quality paper to print the letter.[6]
- The presentation of the letter reflects on you as well as the candidate. For this reason, you want it to look as formal and professional as possible.
- Plain white paper is fine. Stay away from cheap copy paper. You can find good letter-writing stock at any office supply store and at most large discount stores.
-
5
Create a basic outline. Generally, it’s a good idea to organize your thoughts about the candidate before you sit down to write your letter. Brainstorm qualities you want to include, and select the strongest of them for your letter.[7]
[8]
- Keep in mind that your letter typically should be no more than one page long. Academic reference letters may extend to two pages.
- This gives you room for about three short paragraphs in the body of your letter. Because space is at a premium, you need to be able to write efficiently so that every word counts.
Advertisement
-
1
Introduce both yourself and the candidate. Your letter will open with a line that begins «Dear» followed by the name of the person who will receive the letter. Then your opening sentences will provide your name, the name of the candidate, and the reason for your letter.[9]
[10]
- Explain your relationship to the candidate and how long you’ve known them. If you have any special qualifications that make your reference more valuable, you should include those as well.
- Confirm details that are relevant to the candidate’s application.[11]
If you’ve been their supervisor at work, you’ll want to state the company where you’ve worked and your position, as well as their position (if relevant), how long they’ve worked at the company, and how long you’ve supervised them. - For example, you might write «My name is Bob Brass, and I am a managing supervisor at Button Factory. I am writing as a reference for Joe Johnson, who has been under my supervision at Button Factory for the past five years.»
-
2
List at least three exceptional skills or traits the candidate has. Immediately after your introduction, include a sentence that lists the skills or traits you will discuss in greater detail in the body of the letter.[12]
These skills should be ones that are relevant to whatever position the candidate is applying for, so you might want to ask the person what you should be highlighting about them.- The type of skills or traits you include here depends both on your relationship to the candidate and the purpose for your letter. Character reference letters should focus exclusively on character traits, while employment reference letters should focus on particular skills the candidate has that make them a good fit for that particular job.
- Academic reference letters are to some degree a hybrid of these two types of letters. In addition to skills that make the candidate well-suited to that particular course of study, you also might include character traits, such as their intelligence or their inquisitive nature.
- This should be the last sentence of your first paragraph. Simply list the skills or traits – you’ll discuss them in the next paragraph. For example, you might write «In my experience, Joe Johnson has the stamina, organization, and communication skills to be a tremendous asset to your firm.»
-
3
Provide supporting examples. In the second paragraph of your reference letter, you will go into greater detail about each of the skills or traits you listed at the end of your introductory paragraph.[13]
- Keep in mind that space is at a premium, and you don’t want your letter to be too long. For this reason, it’s best to find a concrete example that shows at least two, if not all three, of the traits or skills you mentioned in the introduction.
- A concrete observation of the candidate that displays the skills or traits you mentioned is the most efficient way to get your point across.
- For example, you might write «Joe Johnson showed me he was capable of multi-tasking and performing several different button-pushing or button-turning operations simultaneously. For example, one day he volunteered to take on additional work when he anticipated there would be a slow-down in production because several other employees were sick. He frequently accepted additional responsibility and worked overtime while also maintaining an active role in his community and family.»
-
4
Write your concluding paragraph. In your third and final paragraph, end on a positive note by summarizing and restating the skills or traits you highlighted in the body of the letter, and indicate that you believe the candidate is well-suited for the job or academic course of study to which they’ve applied.[14]
- This paragraph doesn’t need to be more than two or three sentences long. Write one sentence summarizing the body of the letter and recommending the candidate. You also may want to include a sentence relating the example in your second paragraph to your future work.
- For example, you might write «To this day, I evaluate the work of my other employees in comparison to Joe Johnson. With his stamina, organization, and communication skills, Joe would be a tremendous asset to your firm.»
-
5
Invite follow-up questions. The final sentence of your letter should include the easiest way to contact you if the recipient has any questions or would like to further discuss the information in your letter.[15]
- Provide a specific way to contact you directly, including any limitations on the days and times you are available.
- For example, you might write «If you have any questions or would like to discuss my experiences with Joe further, please don’t hesitate to call me at 555-555-5555. I am generally available at that number Monday through Friday from 8:00 a.m. through 6:00 p.m.»
Advertisement
-
1
Proofread your letter carefully. A letter with sloppy grammar and punctuation reflects badly on the candidate as well as on you. Depending on the type of job or course of study to which the candidate has applied, a poorly proofread letter could backfire.[16]
- Your word-processing application probably has spelling and grammar checking functions, but you shouldn’t rely solely on these.
- Print a draft of your letter and read over it carefully. Going through it backwards can help mistakes come to light that you might’ve missed simply reading the letter.
- You also can read your letter out loud. This can help you find grammatical errors, as well as awkward phrasing or sentence structures that are confusing or difficult to read. If you find yourself stumbling over something as you read aloud, consider revising it so it’s easier to read.
-
2
Sign your letter. Your letter should close with a formal closing line such as «Sincerely,» followed by space for your signature. You then should type your full name as you plan to sign it. You also may want to include contact information below your typed name, but this isn’t necessary.[17]
- After you’ve proofread your letter and are certain it’s error-free, print a copy on your letterhead or quality paper stock.
- Sign your letter using blue or black ink.
- Make a copy of the signed letter for your own records, as well as another for the candidate’s personal records. If you’re writing the letter in your official capacity as a supervisor of the candidate, you may also need a copy for the business’s records.
-
3
Submit your letter. Find out from the candidate how the letter is supposed to be sent to the recipient, and follow those instructions. If you’re sending the letter using email, you may want to send an additional paper copy through the mail as well.[18]
- Particularly if you’re writing an academic reference letter, or a reference letter for a professional license, there may be additional requirements for the submission of the letter.
- In some cases you can simply give the letter to the candidate and they will pass it on to the recipient, but in others you must send it directly to the recipient and it cannot pass through the candidate’s hands.
- Regardless, it typically looks better if you send your letter to the recipient directly, rather than through the candidate. This way the recipient knows the candidate has not altered the contents of the letter.
- Pay attention to the due date. You don’t want your letter to arrive late or be disqualified. This could reflect badly on the candidate or cause them not to get the position for which they’ve applied.
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I write a personal reference letter for a friend?
Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Career Coach
Expert Answer
You may want to talk to the candidate while you’re working on the outline of your letter. Find out more about the job or academic program to which they’re applying, and what traits or skills are valued by the person who will evaluate the letter.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Video
-
Stay positive, and avoid mentioning any weaknesses or challenges the candidate might have.
-
If you don’t believe you can come up with enough positive things to say about the candidate, you should decline to write the reference letter for them.[19]
-
Keep in mind that you’re putting your own reputation on the line when you write a reference letter. Avoid writing a reference for someone unless you’re confident about their ability to succeed in the job or academic course for which they’ve applied.[20]
-
Don’t mention the candidate’s gender, race, age, disability or other physical or cultural status. These are traits that the recipient of your letter shouldn’t consider when deciding whether to hire or admit the candidate.[21]
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
To write a reference letter, start with an introduction, such as “I am writing as a reference for Joe Johnson, who I’ve supervised for the past 5 years.” Next, talk about at least 3 exceptional skills or traits the candidate has. Then, provide examples of these qualities with a sentence like, “Joe consistently responds to our customers in a timely manner.” Finally, conclude your letter by summarizing the candidate’s qualifications and your support for them. For information on how to finalize and send your reference letter, keep reading!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 424,877 times.
Reader Success Stories
-
Chimwemwe Sangano
Jul 8, 2019
«I have been requested to quickly provide a reference letter to an employee below my position, but I had no idea how…» more
Did this article help you?
Ваш ученик собирается продолжать обучение за рубежом и попросил у вас рекомендательное письмо (letter of recommendation) ? К этой задаче стоит отнестись с должным вниманием — от рекомендательного письма зависит не только судьба ученика, но и ваша репутация как преподавателя.
С чего начать составление рекомендательного письма
Прежде чем согласиться, определитесь: сможете ли написать рекомендательное письмо в позитивном ключе? Если вы невысокого мнения о человеке или же просто плохо знаете его, лучше сразу отказаться — это в ваших общих интересах.
Если же вы берете на себя эту задачу, следуйте нашим советам.
Для начала пусть студент предоставит вам (лучше в письменном виде) необходимую для рекомендательного письма информацию:
- название программы и университета, имя и должность получателя письма;
- рассказ о том, чем он интересуется, чем занимается во внеурочное время и каких результатов в этом достиг (например, он капитан футбольной команды);
- текст о том, почему он хочет поступить в данный вуз и почему считает, что готов к этому.
Возможно, студент даст вам специальную форму, в которой указано, какие пункты обязательно нужно включить в рекомендательное письмо, — такое практикуют некоторые университеты. И не забудьте взять у студента конверт с маркой и адресом получателя, если вам предстоит самостоятельно отправить рекомендательное письмо по почте.
Хорошо бы также поговорить со студентом, обсудить его цели в учебе и карьере, выбор университета, любые внеурочные занятия, которые можно упомянуть в тексте письма. Во время разговора спросите, почему он обратился именно к вам, — это может дать вам новые идеи для рекомендательного письма.
Демо-урок бесплатно и без регистрации!
Пройди урок, узнай о школе и получи промокод на занятия английским языком
Как оформить рекомендательное письмо студенту на английском
В целом при написании рекомендательного письма следуйте стандартным правилам деловой корреспонденции на английском (некоторые особенности письменного делового английского мы уже обсуждали). Например, адресата лучше назвать по имени. В нашем случае адресатом может быть приемная комиссия — тогда начните рекомендательное письмо с «Dear Admission Committee». Обращение «To whom it may concern» («Всем заинтересованным лицам») оставьте на крайний случай, когда студент сам не может сказать, кому именно вы отправляете рекомендательное письмо. Фирменный бланк вашего учебного заведения придаст письму солидности.
Учитывайте, в какой университет вы отправляете рекомендательное письмо ― британский или американский. Дело в том, что между британским и американским английским есть некоторые различия (подробнее об этом можете почитать в одной из наших статей ), как в написании слов, так и в нюансах оформления деловых писем.
В любом случае стандартное рекомендательное письмо состоит из четырех частей. Остановимся на каждой из них.
Часть 1. Вступление
В начале рекомендательного письма разъясните, кого и куда рекомендуете и насколько хорошо знаете студента. Расскажите, когда познакомились, что преподавали и взаимодействовали ли вне учебы. Первый раз назовите студента в письме по имени и фамилии, далее можете перейти к одному имени. То есть если вашего студента зовут Ivan Petrov, пишите: «I am pleased to recommend Ivan Petrov for a postgraduate program …», а далее по ходу письма называйте студента Ivan. И дайте понять, что вы действительно рады составить рекомендательное письмо для этого студента. Вам помогут следующие фразы:
| Фраза | Перевод |
| I am pleased / delighted to recommend … | Я с удовольствием рекомендую … |
| I am writing in enthusiastic support of … | Я пишу, чтобы с энтузиазмом поддержать …. |
| I am honoured to support … as a candidate … | Для меня честь поддержать … в качестве кандидата … |
| It is with great pleasure that I am writing this letter of recommendation for … | Я пишу это рекомендательное письмо для … с огромным удовольствием |
| I have been teaching for 7 years and have advised approximately 80 students on … | Я работаю преподавателем 7 лет и за это время дал рекомендации примерно 80 студентам … |
| Based on my experience with … , I can say … | Основываясь на опыте работы с …, я могу сказать… |
| Anna has been my student during the past five years. | Анна училась у меня последние пять лет. |
| Alex has worked under my supervision for … | Алекс работал под моим руководством в течение … |
| I have known him since … when I started teaching History at … | Я знаю его с …, когда я начал преподавать историю в … |
| I got to know her very well during this time. | Я хорошо узнал ее за это время. |
| I’ve learnt a lot about him and his abilities. | Я многое узнал о нем и его способностях. |
| The candidate and the opportunity are a perfect fit. | Кандидат и позиция, на которую он претендует, просто созданы друг для друга. |
| She is well prepared to move onto the collegiate level. | Она хорошо подготовлена к переходу на университетский уровень. |
Часть 2. Характеристика деятельности студента
В этой части рекомендательного письма расскажите о достижениях студента. Речь не только об учебе: быть может, студент работал у вас лаборантом, вел лекции, помогал однокурсникам по каким-то предметам. Чем больше подробностей и конкретики, тем лучше, а вот откровенных преувеличений в рекомендательном письме стоит избегать — приемная комиссия не примет их за чистую монету.
| Фраза | Перевод |
| Among his accomplishments … | В числе его достижений … |
| Over the years, I have had the pleasure of watching … | В течение этих лет я имел удовольствие наблюдать … |
| His talents and motivations are not limited strictly to the lab. | Его способности и устремления не ограничиваются одной лишь лабораторией. |
| She was unrivaled in my course. | Она не имела равных в моем предмете. |
| He was in the top 5% of the students. | Он был в числе 5% лучших студентов. |
| a challenge that he met with great success | сложность, которую он преодолел с большим успехом |
| balances his time | сбалансированно распределяет свое время |
| consistently gets excellent marks on his homework and tests | постоянно получает отличные оценки за домашнюю работу и на тестах |
| excellent oral communication skills / written communication skills | отличные навыки устной / письменной речи |
| computing technology skills | навыки работы на компьютере |
Часть 3. Личностные качества
Хотя в этой части рекомендательного письма разговор ведется о неосязаемых вещах, конкретика по-прежнему приветствуется. Мало сказать «Mary was a patient mentor to her peers» («Мэри терпеливо обучала своих однокурсников»), надо привести пример: «In any project assignment she would become a leader who taught and motivated others» («В любом групповом проекте она становилась лидером, который учил и мотивировал остальных»).
В рекомендательном письме следует избегать слов-клише, таких как good («хороший»), hard-working («трудолюбивый»), и отдавать предпочтение более сильным и точным характеристикам: observant («наблюдательный»), creative («творческий»), assertive («решительный»). Сравнения с другими студентами также уместны в рекомендательном письме.
| Фраза | Перевод |
| the type of person who loves learning | человек, который обожает учиться |
| strives for excellence | стремится к совершенству |
| compared to other students in class | в сравнении с другими одногруппниками |
| capacity to work autonomously | способность к самостоятельной работе |
| willingness to accept responsibility | готовность брать ответственность |
| determination to succeed | стремление к успеху |
Часть 4. Заключение
В заключении рекомендательного письма подчеркните самые значимые характеристики студента и сделайте вывод, почему университет должен его принять. Еще раз напишите, что рекомендуете студента. Не ограничивайтесь одним recommend, а укажите, насколько сильна ваша рекомендация: strongly recommend, highly recommend («настоятельно рекомендую»). Можете добавить, что получатель рекомендательного письма всегда может связаться с вами, если возникли какие-то вопросы.
| Фраза | Перевод |
| His abilities and determination will continue to grow. | Его способности и мотивация будут только расти. |
| He will continue to grow as a leader / creative thinker. | Он продолжит развивать свои лидерские качества / способность мыслить творчески. |
| He will make a great student at … | Он станет великолепным студентом в … |
| Without hesitation, I recommend him for … | Я без сомнений рекомендую его для … |
| He is an exceptional candidate / would be an excellent candidate for … | Он отличный кандидат / может стать отличным кандидатом в … |
| I warmly recommend him for … | Я горячо рекомендую его для … |
| I am sure you will find him equally impressive. | Уверен, что он произведет на вас такое же сильное впечатление. |
| It is with the utmost confidence that I recommend him to your university. | Я с абсолютной уверенностью могу рекомендовать его к поступлению в ваш университет. |
| Please do contact me if you have any further questions. | Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас появятся какие-либо вопросы. |
Пример рекомендательного письма
| [Date] [Recipient’s name] [Recipient’s title] [University name] [University address] |
[Дата] [Имя получателя] [Должность получателя] [Название университета] [Адрес университета] |
| Dear Mr Richardson,
It is my pleasure to recommend Emma Rodina for admission to [name of program] at [name of University]. I have known Emma for the past 5 years having served as her English literature teacher and thesis supervisor. Her considerable knowledge in literature and high proficiency in English make her an exceptional candidate for furthering studies in the United Kingdom. |
Уважаемый господин Ричардсон,
Я рад рекомендовать Эмму Родину для [название программы] в [название университета]. Я знаю Эмму 5 последних лет как ее преподаватель английской литературы и дипломный руководитель. Благодаря своим обширным знаниям в литературе и высокому уровню английского Эмма — превосходный кандидат для того, чтобы продолжить свое обучение в Великобритании. |
| Throughout my career as a Professor of English Literature at XYZ University, I have instructed many students in the subject. However, Emma distinguished herself by her commitment to research work. She presented an exceptionally well researched and interesting thesis on the recently discovered works of William Shakespeare. I would rank her in the top 2% of students that I have supervised in respect of her writing ability and research skills. In fact, Emma won the University’s top thesis award for her work. | За всю карьеру преподавателя английской литературы в университете XYZ я обучал своему предмету многих студентов. Однако Эмму отличало от других ее увлечение исследовательской работой. Ее дипломная работа была интересной и представляла отличное исследование недавно обнаруженных работ Уильяма Шекспира. По способностям к исследовательской работе и письму я бы отнес Эмму к 2% лучших студентов, чьим научным руководителем я был. К тому же Эмма получила университетскую награду за лучший диплом. |
| In addition to Emma’s accomplishments in studies, her leadership qualities made her an outstanding member of the University community. During her second year, she organised a public speaking club for students which still helps a lot of students master this skill. | Помимо достижений в учебе в университетском сообществе Эмму выделяют ее лидерские качества. На втором курсе она организовала клуб публичных выступлений для студентов, который до сих пор помогает многим студентам отточить свое мастерство в этом деле. |
| I highly recommend you accept Emma for [name of program] at [name of University]. I’m certain that Emma will continue to lead her peers and become an outstanding member of your community. | Я настоятельно рекомендую принять Эмму на [название программы] в [название университета]. Я уверен, что Эмма продолжит вести за собой своих сокурсников и станет частью университетского сообщества. |
| Sincerely,
[Your signature] |
Искренне Ваш,
[Ваша подпись] |
Чек-лист для рекомендательного письма
Давайте еще раз пройдемся по правилам составления рекомендательного письма на английском:
- Чтобы приняться за рекомендательное письмо, вам необходимо получить информацию от студента.
- Рекомендательное письмо основывается на общих правилах деловой переписки.
- Стандартное рекомендательное письмо состоит из четырех частей.
- Характеристики студента в рекомендательном письме необходимо подкреплять конкретными примерами.
А в этом видео вы получите советы по рекомендательным письмам от самих преподавателей университета:
Проверьте, знаете ли вы слова по теме
Читаем дальше:
Все секреты составления хорошего резюме
Составьте резюме на английском. Примеры
Как составить сопроводительное письмо на английском