Как написать результаты встречи - Правописание и грамматика

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

Перед встречей

Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
Сформулировать адженду.
Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.

Структура текста приглашения на встречу

Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.
Плохо: «встреча с маркетингом». Хорошо: «Новогодние подарки партнёрам HR-службы»
Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.
Плохо: «Доброго времени суток!». Хорошо: «Алексей, Ирина, добрый день.»

Любителей «доброго времени суток», «приветствую», «извиняюсь» и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам!!!

Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.
Плохо: «В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office…». Хорошо: «Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%».
План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.
Плохо: «На встрече обсудим судьбу нашего проекта». Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут.»
Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести.
Плохо: «Надеюсь, мы успеем обо всём договориться». Хорошо: «В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании»
Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность

Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина. Возможно, стоит предложить другое время.

Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.

В конце встречи

Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
Вслух подведите итоги

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

Если встреча прошла не так, как Вам хотелось, и особенно если клиент по итогам встречи решил остановить свой выбор не на Вашей компании, фоллоу-ап всё равно нужно качественно подготовить и отправить. Из таких мелочей складывается репутация.

Структура фоллоу-апа

Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
Что проговорили, какие решения приняли
Следующие шаги (даты, ответственные)
Контакты

Пример

Добрый день, коллеги.

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта

Наши следующие шаги:

Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.

Следующая статья

Что делать с сейлзом, который вот-вот выгорит

Как управлять удалёнными сотрудниками

Визуализация результатов в отделе продаж

Показать результаты

Переголосовать

Проголосовать

Источник

Загрузить PDF

Очень важно следить за бизнес-перспективой. Вы упорно трудились или удача только улыбнулась вам — и вы породили бизнес-клиента или будущую перспективу. Эта статья может помочь вам преодолеть скептицизм в значении письма по результатам встречи с клиентом.

Шаги

1

Начните письмо по результатам встречи ссылкой на дату и время вашего последнего разговора или встречи в электронном письме и, если упомянутый день был позавчера, также желательно отметить дату.
2
Упомяните время, относящееся к конкретной корреспонденции. Пример: «Это письмо является продолжением нашей встречи вчера утром», — или: «Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от 12-го ноября».
- Это первая строка содержит сообщение, что вы ссылаетесь на встречу или разговор.
3
Сделайте последующие содержимое точным, простым и кратким. Это позволит избежать множества грамматических ошибок или лишних словоупотреблений.
- Простое и короткое письмо будет вызывать интерес у читателя пробежаться по содержанию.
- Один из наиболее важных аспектов общения — это то, что читатель должен быть в состоянии понять ваше сообщение и почувствовать, что ему необходимо откликнуться об этих условиях.
- Это будет также означать, что вы высоко целенаправленны и профессиональны в своем подходе.
4

Упомяните предмет обсуждения. Например: «Мы обсуждали стоимость кувшина с морской тематикой, в покупке которого вы были остро заинтересованы, и я упомянул цену».
5
Введите следующую строку основного содержания «Письмо по результатам встречи».
- Обычно рекомендуется использовать слово «продолжение». Например: «Мое письмо является продолжением этой дискуссии».
- Здесь вы включаете сообщение, по которому вы пишете письмо-напоминание.
6

Побудите клиента высказать свое мнение и интерес в следующей строке. Пример: «Я был бы признателен, если бы вы смогли сообщить мне свою точку зрения по теме/предмету и так далее».
7
Укажите время вашей доступности для разговора по телефону или личной встречи. Пример: «Вы можете позвонить мне или встретиться со мной, чтобы обсудить эту тему».
- Если встреча или звонок не представляется возможным, то все, что вам нужно попросить вашего клиента — ответить на письмо: «Пожалуйста, ответьте в ближайшее время и сообщите ваш отзыв/предполагаемую цену/ваше мнение».
8

Обеспечьте предложение по предмету обсуждения. Основная идея заключается в создании взаимопонимания с клиентом.
9

Вся эта практика должна сводиться к одной точке: достижения вашей цели и получения работы на вашего клиента.
10

Оставьте одну строку для будущих перспектив. Напомните с маленькой толикой смирения: «Я с нетерпением жду замечательных деловых отношений с вами в грядущие времена».
11

Закройте письмо одной строкой: «Я искренне ценю ваше время и терпение».
12

Закройте письмо по результатам встречи словами: «Спасибо! С наилучшими пожеланиями,..»
13

Убедитесь, что указали свое имя и адрес с номером телефона, по которым с вами можно связаться.
14

Упомяните часы, когда с вами можно связаться.

Реклама

Об этой статье

Эту страницу просматривали 66 714 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Письмо после встречи – один из основных видов деловых писем, который, во-первых, обязательно следует писать; во-вторых, писать правильно. Написание таких писем следует сделать полезной привычкой, если вам важно, чтобы договоренности были верно поняты обеими сторонами и далее были исполнены. Именно эти две задачи и решает письмо после деловой встречи/письмо-закрепление договоренностей. Написать такое письмо не очень сложно, если знать логику, по которой оно пишется.

Основные компоненты письма после телефонного звонка/ после встречи/ письма-закрепления договоренностей/ post meeting report/ follow up)

Благодарность
за состоявшийся разговор/ за встречу
(степень глубины и детальность
определяется ситуацией)
Фраза-анонс
письма (о чем, цель письма)
Короткое
перечисление итогов/ основных моментов разговора/встречи.

Цели:

– зафиксировать итоги и договоренности в сознании участников встречи;

– зафиксировать итоги и договоренности документально в письме

4. В каждом пункте (в зависимости от ситуации) может быть указан срок исполнения и ответственное лицо (или границы разделения ответственности и полномочий).

Как вариант: дополнительные сроки очередной встречи для окончательного решения вопроса (если возникла необходимость дополнительно уточнить информацию/ситуацию) .Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного является предметом первой конкретной реализации).Как вариант в зависимости от ситуации: просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)

5. Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного является предметом первой конкретной реализации).

6. Как вариант в зависимости от ситуации: просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)

Важно: точность заполнения полей «Кому/To» и «Копия/Cc».

В поле «Кому» помещайте тех адресатов, от которых Вы ждете ответа. В поле «Копия» помещайте адресатов, для которых допустимо быть в курсе вопроса, при этом сохранятся возможность вступить в предмет переписки при необходимости и желании.

Пример письма, написанного с использованием перечисленных компонентов.

Ольга, пишу, чтобы поблагодарить за состоявшийся разговор и зафиксировать наши договоренности.

Я благодарна Вам за информативную и содержательную беседу, позволившую лучше понять суть запроса на обучение.

Фиксирую наши договоренности.
1. В срок до 11-13 марта мы ждем от Вас обратной связи по окончательному решению относительно дат проведения тренинга: 29-30 марта или 5-6 апреля.
2. В приложении, как Вы и просили, дублирую программу, которую мы комментировали, и которую предлагаем взять за основу для предстоящего тренинга.
К этой программе мы добавим актуальные блоки и решим те задачи, которые Вы обозначили.
3. Задачи предстоящего обучения:

Дать сотрудникам инструменты эффективного делового общения::
– универсальную экспресс-диагностику типа собеседника с соответствующими вариантами выстраивания дальнейшей аргументации;
– понимание логики подачи информации, контраргументации и противостояния манипулированию;
– особенности коммуникации со статусными собеседниками

Ольга, если что-то из зафиксированного мною нуждается в уточнении или корректировке, пожалуйста, дайте знать.

Со своей стороны я к 10 марта вышлю Вам полное предложение (скорректированную программу + ценовое предложение). От Вас до 11 марта ждем информацию о датах и далее в оперативном режиме будем решать все рабочие задачи по подготовке к тренингу.

С уважением,

Ирина Иванова

Источник

1. Что такое идеальное протоколирование?

Обычное протоколирование	Идеальное протоколирование
Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания	Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование
Все по-разному понимают итоги встречи	Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата
Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание	Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах
Необязательность выполнения принятых на совещании решений	Обязательность выполнения принятых к выполнению задач — ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок
Несоблюдение или отсутствие повестки совещания	Следование визуальной повестке совещания
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще — еще позже	Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!
На контроль принятых решений уходит много времени	На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании. Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше. Эти договоренности могут быть трех видов:

Решения, которые касаются всех
Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления, Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН, ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

Источник

Встречи играют решающую роль в компаниях и организациях, выступая в качестве платформы для обсуждения и решения проблем и управления внутренними делами для достижения прогресса. Чтобы уловить суть этих встреч, будь то виртуальные или личные, Протокол заседаний имеют решающее значение для ведения заметок, обобщения основных обсуждаемых тем и отслеживания принятых решений и резолюций.

Эта статья поможет вам составить эффективный протокол собрания с примерами и шаблонами для использования, а также с рекомендациями, которым нужно следовать.

Что такое протокол собрания?
Кто такой хронометрист?
Как написать протокол встречи
Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)
Основные выводы

Надеемся, что эта статья поможет вам больше не испытывать трудности с составлением протоколов совещаний. И не забывайте быть креативными и интерактивными на каждой из ваших встреч с помощью:

Общедоступный шаблон AhaSlides
Стартовая встреча проекта
Совещание по стратегическому руководству
Встречи в бизнесе | Общие 10 распространенных типов и рекомендации
Повестка дня встречи | 8 ключевых шагов, примеры и бесплатные шаблоны
Электронное письмо с приглашением на встречу | Лучшие советы, примеры и шаблоны (100% бесплатно)

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный отчет об обсуждениях, решениях и действиях, происходящих во время собрания.

Они служат справочным материалом и источником информации для всех участников и тех, кто не может присутствовать.
Они помогают гарантировать, что важная информация не будет забыта и все будут в курсе того, что обсуждалось и какие действия следует предпринять.
Они также обеспечивают подотчетность и прозрачность, документируя решения и обязательства, принятые на собрании.

Кто такой хронометрист?

Ведущий протокол отвечает за точную запись дискуссий и решений, принятых во время встречи.

Это может быть административный сотрудник, секретарь, помощник или менеджер или член команды волонтеров, выполняющий задание. Очень важно, чтобы протоколист хорошо организовывал и делал заметки, а также мог эффективно подводить итоги обсуждения.

Плоская доска задач схватки с руками членов команды и цветными бумажными наклейками. Группа разработчиков программного обеспечения создает график рабочего проекта с заметками. Развитие командной работы, концепция планирования спринта.

Веселое посещение встреч с AhaSlides

Собирайте людей в одно и то же время

Вместо того, чтобы подходить к каждому столу и «проверять» людей на случай, если они не появятся, теперь вы можете привлечь внимание людей и проверить посещаемость с помощью веселых интерактивных викторин с AhaSlides!

🚀 Получите бесплатные шаблоны ☁️

Как написать протокол встречи

Для эффективных протоколов совещаний, во-первых, чтобы они были объективны, были фактическим протоколом встречии избегайте личных мнений или субъективных интерпретаций дискуссий. Следующий, оно должно быть кратким, четким и легким для понимания, сосредоточьтесь только на основных моментах и избегайте добавления ненужных деталей. Окончательно, она должна быть точной и обеспечивать актуальность и актуальность всей записанной информации.

Давайте углубимся в детали написания протокола встречи со следующими шагами!

8 основных компонентов протокола собрания:

Дата, время и место встречи
Список участников и извинения за отсутствие
Повестка дня и цель встречи
Резюме обсуждений и принятых решений
Проведенные голосования и их результаты
Действия, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения
Любые следующие шаги или последующие действия
Заключительные замечания или перерыв в заседании

Шаги для написания эффективных протоколов совещаний

1/ Подготовка

Перед собранием ознакомьтесь с повесткой дня собрания и любыми соответствующими справочными материалами. Убедитесь, что у вас есть все необходимые инструменты, такие как ноутбук, блокнот и ручка. Также рекомендуется просмотреть протоколы предыдущих собраний, чтобы понять, какую информацию следует включать и как ее форматировать.

2/ Ведение заметок

Во время встречи делайте четкие и краткие записи обсуждений и принятых решений. Вы должны сосредоточиться на том, чтобы зафиксировать ключевые моменты, решения и действия, а не расшифровывать всю встречу дословно. Не забудьте указать имена докладчиков или любые ключевые цитаты, а также любые действия или решения. И избегайте использования аббревиатур или сокращений, которые могут быть непонятны другим.

3/ Организуйте протокол

Просмотрите и систематизируйте свои заметки, чтобы создать последовательное и краткое изложение ваших протоколов после собрания. Вы можете использовать заголовки и маркеры, чтобы протоколы было легко читать. Не принимайте личные мнения или субъективные интерпретации обсуждения. Сосредоточьтесь на фактах и на том, что было согласовано во время встречи.

4/ Запись деталей

В протоколе встречи должны быть указаны все важные детали, такие как дата, время, место и участники. Упомяните любые важные обсуждаемые темы, решения и назначенные действия. Обязательно записывайте все голоса, которые были проведены, и результаты любых обсуждений.

5/ Действия

Обязательно перечислите все назначенные действия, включая ответственных и крайний срок выполнения. Это важная часть протокола собрания, поскольку она гарантирует, что каждый знает свои обязанности и сроки их выполнения.

6/ Обзор и распространение

Вы должны проверить протокол на точность и полноту и внести необходимые изменения. Убедитесь, что все ключевые моменты и решения отмечены. Затем вы можете разослать протокол всем участникам лично или по электронной почте. Храните копию протокола в централизованном месте для быстрого доступа, например, на общем диске или в облачной платформе хранения.

7/ Последующие действия

Убедитесь, что действия, принятые на собрании, выполняются и выполняются быстро. Используйте протоколы для отслеживания прогресса и обеспечения выполнения решений. Это поможет вам сохранить подотчетность и обеспечит продуктивность и эффективность встречи.

Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)

1/ Пример протокола собрания: простой шаблон собрания

Уровень детализации и сложности простого протокола собрания зависит от цели собрания и потребностей вашей организации.

Как правило, простые протоколы собраний используются для внутренних целей и не должны быть такими формальными или всеобъемлющими, как другие типы протоколов собраний.

Итак, если вам срочно нужно, а встреча вращается вокруг простого, не слишком важного контента, вы можете использовать следующий шаблон:

Название встречи: [Вставьте название встречи]
Дата: [Вставить дату]
Время: [Вставить время]
Местонахождение: [Указать местоположение]
Присутствовали: [Вставьте имена участников]
Извинения за отсутствие: [Вставьте имена]

Повестка дня:
[Вставить пункт 1 повестки дня]
[Вставить пункт 2 повестки дня]
[Вставить пункт 3 повестки дня]

Итог встречи:
[Вставьте краткое изложение обсуждений и решений, принятых во время встречи, включая любые ключевые моменты или действия.]

Пункты действий:
[Вставьте список всех действий, которые были назначены во время собрания, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения.]

Следующие шаги:
[Вставьте любые следующие шаги или последующие действия, которые обсуждались во время встречи.]

Заключительные замечания:
[Вставьте любые заключительные замечания или объявление о перерыве собрания.]

Подпись: [Вставить подпись лица, ведущего протокол]

2/ Пример протокола собрания: шаблон собрания совета директоров

Протоколы заседаний правления записываются и распространяются среди всех членов, обеспечивая запись принятых решений и указаний организации. Поэтому он должен быть четким, полным, подробным и формальным. Вот образец протокола заседания правления:

Название встречи: Заседание Совета директоров
Дата: [Вставить дату]
Время: [Вставить время]
Местонахождение: [Указать местоположение]
Присутствовали: [Вставьте имена участников]
Извинения за отсутствие: [Вставьте имена тех, кто извинился за отсутствие]

Повестка дня:
1. Утверждение протокола предыдущего собрания
2. Обзор финансового отчета
3. Обсуждение стратегического плана
4. Какой-нибудь другой бизнес

Итог встречи:
1. Утверждение протокола предыдущего собрания: [Вставить основные моменты предыдущего собрания, которые были рассмотрены и утверждены]
2. Обзор финансового отчета: [Вставьте основные моменты текущей финансовой ситуации и рекомендации по будущему финансовому планированию]
3. Обсуждение стратегического плана: [укажите, что совет обсудил и внес изменения в стратегический план организации]
4. Любые другие вопросы: [укажите любые другие важные вопросы, которые не были включены в повестку дня]

Пункты действий:
[Вставьте список любых действий, которые были назначены во время встречи, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения]

Следующие шаги:
Правление проведет последующее заседание в [Указать дату].

Заключительные замечания:
Встреча завершилась в [Вставьте время].

Подпись: [Вставить подпись лица, ведущего протокол]

Это всего лишь базовый шаблон собрания совета директоров, и вы можете добавлять или удалять элементы в зависимости от потребностей вашего собрания и организации.

3/ Пример протокола встречи: шаблон управления проектом

Вот пример протокола собрания для шаблона управления проектом:

Название встречи: Совещание группы управления проектом
Дата: [Вставить дату]
Время: [Вставить время]
Местонахождение: [Указать местоположение]
Присутствовали: [Вставьте имена участников]
Извинения за отсутствие: [Вставьте имена тех, кто извинился за отсутствие]

Повестка дня:
1. Обзор статуса проекта
2. Обсуждение рисков проекта
3. Обзор прогресса команды
4. Какой-нибудь другой бизнес

Итог встречи:
1. Обзор состояния проекта: [вставьте любую обновленную информацию о ходе выполнения и выделите все проблемы, которые необходимо решить]
2. Обсуждение рисков проекта: [Укажите потенциальные риски проекта и план по снижению этих рисков]
3. Обзор прогресса команды: [Вставьте рассмотренный прогресс и обсуждение любых возникших вопросов]
4 Любые другие вопросы: [укажите любые другие важные вопросы, которые не были включены в повестку дня]

Следующие шаги:
Команда проведет последующую встречу в [Укажите дату].

Заключительные замечания:
Встреча завершилась в [Вставьте время].

Подпись: [Вставить подпись лица, ведущего протокол]

Основные выводы

Цель протоколов собрания — предоставить общий обзор собрания для тех, кто не смог присутствовать, а также зафиксировать результаты собрания. Поэтому протоколы должны быть организованы и понятны, а самая важная информация должна выделяться четко и лаконично.

Источник

Отчет о проведенной встрече

В этом документе менеджер делает отметки прямо в момент общения с потенциальным клиентом. Зачем это нужно? Для того чтобы менеджер, взглянув на этот отчет, мог сразу же вспомнить разговор и передать его (включая самые важные моменты) либо своим коллегам, либо руководству.

В большинстве случаев в компаниях встречи происходят следующим образом. Менеджер едет на встречу, общается с клиентом, а затем делает для себя какие-то выводы. И пока возвращается в офис, половину той ценной информации, которую узнал, он просто забывает. В итоге до руководства не доходит в среднем 50 % информации, которую менеджер услышал и мог бы передать. Вот почему так важен данный отчет.

Отчет о проведенной встрече нужен еще для того, чтобы руководитель отдела продаж мог взять его в руки и сразу же оценить, какую работу проделал менеджер. Какие вопросы он задавал, какие договоренности достигнуты с клиентом, какие планируются дальнейшие действия. Чаще всего такие отчеты разбираются на планерках.

То есть сегодня менеджер отправляется на встречи, а на следующий день на утреннюю планерку он приходит с отчетом о каждой. Глядя в свой отчет, он может передать полностью всю информацию. Затем руководитель решает, какие действия следует предпринять в дальнейшем, и тут же говорит об этом менеджерам, давая конкретные задачи на выполнение.

Теперь давайте подробно рассмотрим форму отчета о проведенной встрече (см. шаблон 1). Первое – менеджер ставит дату встречи и указывает свои фамилию и имя, чтобы потом отчет можно было подшить в папку и при необходимости достать и увидеть, что это именно его отчет. Кроме того, менеджер пишет наименование компании, в которую он поехал, контактный телефон, ФИО и должность контактного лица.

Дальше идет графа «Отметки менеджера». Здесь сотрудник может писать различные слова, аббревиатуры, делать какие-то пометки, которые могут быть понятны только ему. Основная цель – чтобы он мог впоследствии на них взглянуть и дословно передать содержание разговора.

Следующая графа – «Результат встречи». Менеджер пишет о результате, который видит. То, что, как ему показалось, было достигнуто: клиент готов оплатить, готов рассмотреть договор или же нужно выходить на генерального директора, на начальника складского обеспечения и так далее.

Нужно указать, была ли выполнена цель поездки. Перед каждой встречей очень важно ставить цели. Если менеджер едете просто прояснить какую-то информацию, то эта встреча цели не имеет. Итогом встречи всегда являются какие-то обязательства со стороны потенциального клиента: он должен рассмотреть договор, прислать реквизиты на согласование, передать вашу информацию высшему руководству или обсудить ее на совещании и так далее. Именно в графу «Результат встречи» и вносится подобная информация.

Шаблон 1. Отчет менеджера по продажам о встрече

Следующая графа – «Дальнейшие действия». По итогам встречи менеджер решает, что делать дальше. Либо ему нужно отправить договор по электронной почте, либо согласовать с руководителем отдела продаж индивидуальную цену или какие-то скидки, либо дать клиенту эксклюзивные условия, либо что-то еще. В этой графе менеджер пишет, как ему видятся его дальнейшие действия.

Последняя графа – «Дальнейшие действия клиента». Здесь расписываются те обязательства, которые взял на себя потенциальный клиент, что он должен делать: выслать реквизиты и подписать договор, оплатить счет, обсудить предложение с генеральным директором и так далее. Для чего это нужно? Для того чтобы руководитель отдела продаж мог понимать, достигнута ли цель встречи, выполнил ли менеджер поставленную перед ним задачу.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Элементы протокола

После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.

В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.

После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

Формулировка

После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Специфика

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Что должно быть зафиксировано

Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

Сфера деятельности.
Размер организации клиента, годовой оборот активов.
Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Источник

Перед встречей

В конце встречи

Структура фоллоу-апа

Пример

Шаги

Об этой статье

Была ли эта статья полезной?

1. Что такое идеальное протоколирование?

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

2.4. Зафиксируйте решения

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Отзывы:

Что такое протокол собрания?

Кто такой хронометрист?

Веселое посещение встреч с AhaSlides

Собирайте людей в одно и то же время

Как написать протокол встречи

8 основных компонентов протокола собрания:

Шаги для написания эффективных протоколов совещаний

1/ Подготовка

2/ Ведение заметок

3/ Организуйте протокол

4/ Запись деталей

5/ Действия

6/ Обзор и распространение

7/ Последующие действия

Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)

1/ Пример протокола собрания: простой шаблон собрания

2/ Пример протокола собрания: шаблон собрания совета директоров

3/ Пример протокола встречи: шаблон управления проектом

Основные выводы

Отчет о проведенной встрече

Читайте также

Рефлексия, или отчет о встрече

5. Работа над ошибками. Анализ проведенной презентации

КАК ДОГОВОРИТЬСЯ О ВСТРЕЧЕ ПО ТЕЛЕФОНУ

ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ

Как вести себя на деловой встрече

Как еще можно договориться о встрече?

Подготовка к встрече

Важные моменты, или шпаргалка по встрече

Элементы протокола

Формулировка

Специфика

Что должно быть зафиксировано

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Другие формы

Сбор информации