Как написать служебку на совмещение должностей

0

Наряду с выполнением своей основной работы, сотруднику с его письменного согласия может быть поручена дополнительная работа по другой или аналогичной профессии (должности) за дополнительную плату. Поручаемая сотруднику дополнительная работа по другой профессии/должности может осуществляться путем совмещения. В свою очередь дополнительная работа по такой же профессии может проводится путем расширения рабочих обязанностей и/или увеличения объема работ (ст. 60.2 ТК РФ). Основанием для доплаты за совмещение должностей сотрудником может стать служебная записка, написанная его непосредственным начальником.

В каких случаях может потребоваться необходимость в совмещении должностей

Как правило, совмещение должностей работниками требуется в тех случаях, когда кто-то из сотрудников компании уходит в отпуск, находится на больничном или же отправляется в командировку. Кроме того, совмещение может применяться и для оптимизации рабочего процесса и экономии денежных средств, например, в условиях кризиса.

Следует добавить, что срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, и ее объем устанавливаются работодателем с письменного согласия этого работника. Важно помнить, что работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель вправе досрочно отменить поручение о ее выполнении. Для этого стороне-инициатору необходимо уведомить о своем решении другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Оплата за совмещение должностей

При совмещении должностей, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы сотруднику производится доплата. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ). Он может быть установлен как в твердой сумме, так и в процентах от оклада.

Служебная записка о доплате за отсутствующего работника

Служебная записка на доплату не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде. Служебная записка о доплате за отсутствующего работника формируется непосредственным начальником сотрудника, на которого возложили обязанности в порядке совмещения. Такая записка пишется на имя руководителя организации и после его визирования издается соответствующий приказ.

Если же необходимость в совмещении отпала, то непосредственный начальник работника может составить служебную записка на отмену доплаты за совмещение.

Служебная записка на доплату за совмещение (образец)

Ниже вы можете ознакомиться со служебной запиской на доплату (образец).

По аналогии со служебной запиской на доплату за совмещение могут быть составлены:

• служебная записка о доплате за свободную ставку;
• служебная записка о доплате за большую нагрузку.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Как написать заявление на совмещение должностей

Заявление на совмещение должностей — это документ, который должен быть оформлен в случае возложения функций отсутствующего работника на другого специалиста.

Нормативная база

Регулируется статьей 60.2 ТК РФ (введена ФЗ №90 от 30 июня 2006 года). В соответствии с положениями этого нормативно-правового акта понятие включает в себя выполнение в течение рабочего дня или смены помимо основной работы, определенной ранее трудовым договором, дополнительных обязанностей по смежной или аналогичной профессии за дополнительное вознаграждение.

В сопроводительных документах формулировка «совмещение профессий» применяется в том случае, если речь идет о рабочих специальностях, а «должностей» — если речь идет о руководителях, специалистах и служащих.

Работнику, который совмещает собственные должностные обязанности и обязанности отсутствующего специалиста, осуществляется доплата (в соответствии со статьей 151 ТК РФ). Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора исходя из содержания и объема дополнительной работы.

Кто вправе выступать инициатором

В соответствии с положениями статьи 60.2 ТК РФ совмещение в рамках одной организации может быть выполнено:

1. По инициативе сотрудника. В этом случае гражданин обращается к руководству с письменной просьбой возложить на него обязанности по желаемой должности на определенный период. После того как заявление написано, руководитель предприятия подписывает документ и направляет его руководителю кадровой службы.
2. По инициативе работодателя. В таком случае начальник отдела, в котором образовалась временная вакансия, составляет докладную записку на имя руководителя организации, в которой излагает просьбу возложить на указанного сотрудника обязанности совмещаемой должности. Если работник, на которого планируется возложить эти обязанности, не имеет возражений, он дополняет докладную записку своим согласием, оформленным в письменном виде. Затем этот документ подписывается руководителем, и работник приступает к выполнению дополнительных служебных обязанностей за вознаграждение.

Надо ли писать заявление

В соответствии с нормами современного трудового законодательства РФ работнику, который официально трудоустроен, руководство вправе на временной основе передать функции отсутствующего специалиста, но только при наличии письменного согласия гражданина. Следовательно, нет сомнений, нужно ли писать заявление на совмещение должностей, — однозначно да. Соответствующий приказ издается руководством компании лишь в том случае, если стороны пришли к соглашению. Этот документ станет юридическим основанием для начисления работнику дополнительного вознаграждения.

Однако заявление требуется не во всех случаях. Данное требование не применяется к той категории работников, которые при подписании трудового договора приняли на себя обязанности по замене временно отсутствующих специалистов. В качестве компенсации таким работникам устанавливается денежная надбавка или дополнительные социальные преференции, принятые в компании.

В трудовую книжку работника не вносятся сведения о временной замене заболевших коллег. Эта информация фиксируется только в учетной карточке специалиста.

Если в заявлении не указан размер дополнительного вознаграждения за исполнение трудовых обязанностей отсутствующего специалиста, необходимо письменно согласовать дополнительные выплаты (в соответствии с ч. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). Это разрешается сделать в форме отдельного заявления на дополнительные выплаты за совмещение. Но не является ошибкой и включение этой информации в основной документ.

Как написать заявление

Для того чтобы уточнить, как написать заявление на совмещение должностей на время отпуска, необходимо обратиться в отдел кадров компании и в соответствии с рекомендациями специалистов составить обращение. Его форма не регламентирована, оно составляется на имя руководителя компании с соблюдением правил написания деловых писем.

Обязательные реквизиты:

• название организации;
• Ф. И. О. руководителя;
• Ф. И. О. заявителя;
• просьба заявителя разрешить совмещать должностные обязанности (с указанием желаемой должности и периода);
• дата составления;
• подпись заявителя.

Приказ о возложении обязанностей — это документ, посредством которого руководитель поручает сотруднику выполнять работу за коллегу, оставившего полномочия, например, на время отпуска, болезни или командировки. В распоряжении необходимо четко прописать условия: виды деятельности, оплату и срок, в течение которого придется замещать отсутствующего специалиста.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о документах, которые надо направлять в ФСС для назначения социальных пособий;
• правилах введения дресс-кода в организациях;
• порядке и сроках подачи исков о компенсации морального вреда.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете о:

• новом порядке проведения обязательных медосмотров;
• правилах уведомления ФСС о необходимости удержать алименты с пособий;
• поправках в статистическую форму о распределении численности работников по размерам заработной платы.

Читать дальше

Показать еще

Заявление на совмещение должностей: порядок составления

Заявление на совмещение должностей — это документ, подтверждающий согласие работника на выполнение дополнительной работы наряду с основной.

Кто и когда может предложить совместительство

Новые трудовые функции вправе предложить работодатель и сам сотрудник. Соответствующее должностное лицо работодателя (начальник отдела или сам руководитель) пишет служебную записку с предложением о возложении новых обязанностей на сотрудника.

В случае согласия, нужно ли писать заявление на совмещение должностей работнику? Оно служит подтверждением согласия на новые условия труда, поэтому его следует писать всегда — и в ответ на предложение работодателя, и при личной инициативе.

Принудительное дополнение трудового договора работодателем в одностороннем порядке недопустимо. Письменное подтверждение согласия — гарантия для работодателя правомерности процедуры (ст. 60.2 ТК РФ).

Дополнительную работу предлагают в случае:

• длительного отпуска основного сотрудника;
• нахождения основного работника на больничном;
• для оптимизации рабочей силы.

Работа осуществляется сотрудником в течение рабочего дня наряду со своими основными обязанностями. Новые обязанности, безусловно, подразумевают доплату к зарплате, размер которой оговаривается индивидуально (ст. 151 ТК РФ).

Сотрудник вправе досрочно отказаться от нового объема работ, а работодатель — отменить досрочно свое поручение. Предупредить об этом в письменном виде другую сторону необходимо за три рабочих дня.

Как написать заявление

Документ составляют в свободной форме.

Обязательно укажите:

• работу по какой специальности вы готовы выполнять наряду со своей;
• дату начала и окончания дополнительной работы (если окончательной даты нет — ее писать не нужно);
• размер заработной платы за дополнительные обязанности (заявление на дополнительные выплаты за совмещение писать не требуется — условия об оплате прописывают в дополнительном соглашении к трудовому договору).

Если в организации имеется готовый шаблон — заполните недостающие данные и поставьте подпись. Для работодателя предпочтительно написание документа работником полностью собственноручно, чтобы в случае спора иметь надлежащее доказательство согласия работника на дополнительные обязанности. Только после правильного оформления и подписания документа руководителем сотрудник вправе приступить к осуществлению новых трудовых функций.

При подаче документа в отдел кадров руководитель составляет резолюцию о необходимости подготовки кадровым специалистом соответствующего приказа и дополнительного соглашения к трудовому договору.

Образец

Генеральному директору

ООО «_______»

_______________

от ____________________ (должность, Ф.И.О.)

__________________ (наименование документа)

__________ г. мне было предложено с _____________ г. по ______________ г. в течение рабочего дня наряду с работой по основной специальности выполнять обязанности ______________________________.

В соответствии с ч. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ выражаю согласие на выполнение дополнительной работы по специальности ________________ с доплатой ____________ руб.

______________ (дата)

_____________ (подпись)

---

Челозерцева Александра
Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Внутреннее совместительство и внутреннее совмещение должностей: разница в оформлении отношений

Сотрудник компании, который уже состоит в штате и выполняет определенный объем работы, решает принять на себя дополнительную нагрузку, выходящую за рамки его текущего служебного функционала. Как он может это сделать?

По сути, в этом случае вступают в силу самостоятельные трудовые отношения между фирмой и специалистом, которые могут быть закреплены в двух формах:

• внутреннее совместительство;
• совмещение должностей (профессий).

Между двумя указанными формами есть принципиальная разница, которую компания должна понимать. А именно: внутреннее совместительство означает выполнение работы, не связанной с основной, в то время, которое не занято основной деятельностью специалиста (ст. 60.1, 282 ТК РФ). Другими словами, вторая работа (по внутреннему совместительству) выполняется полностью за рамками основной занимаемой сотрудником должности. При совмещении заработок работника может не измениться — если стороны не договорились о доплате (письмо Минтрудсоцзащиты России от 12.07.2021 № 14-1/ООГ-6636). Совместительство автоматически предполагает увеличение дохода работника — за счет работы на дополнительной должности.

Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», узнайте тонкости оформления совмещения должностей, которые позволят избежать споров с проверяющими. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Пример внутреннего совместительства:

На производственном предприятии Г. В. Иванов работает механиком. Рабочий день механика на производстве с 9:00 до 18:00. При этом он решает устроиться на то же предприятие по совместительству уборщиком. Трудовые функции уборщика он выполняет после того, как закончится его рабочий день как механика, т. е. с 18:00 до 21:00. В данном случае он не совмещает должности, а функции уборщика выполняет в качестве своей дополнительной работы на условиях внутреннего совместительства в той же самой фирме.

Внутреннее совмещение должностей предполагает, что специалист продолжает трудиться в рамках своих основных трудовых обязанностей и плюс к этому в течение общеустановленного рабочего дня успевает выполнять еще иные функции, соответствующие другой должности. То есть работой по совмещению другой должности специалист занимается параллельно с основной работой, в то же самое время (ст. 60.2, 151 ТК РФ).

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о нюансах оформления работника на внутреннее совместительство. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Пример совмещения профессий

Г. В. Иванов из предыдущего примера работает механиком, но дополнительно в течение рабочего дня (с 9:00 до 18:00) он успевает еще и убирать цех. Такие отношения могут быть оформлены как совмещение профессий механика и уборщика в рамках одного производственного предприятия.

Указанные выше особенности обуславливают и различие в оформлении трудовых отношений. А именно: для внутреннего совместителя необходимо составить отдельный трудовой договор. При совмещении же должностей достаточно прежнего трудового договора, но к нему необходимо издать дополнительное соглашение (письмо Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940).

Работа по совмещению должностей: оформление

Если сотрудник хочет и может работать сразу на 2 должностях в компании одновременно, то для него предпочтительнее вариант оформления дополнительных отношений с работодателем в виде совмещения должностей. Но для этого важно, чтобы специфика работы позволяла выполнять ее без освобождения от основной деятельности и на основном рабочем месте. Поэтому если вторая должность требует, например, перемещения с основного места работы (в другой цех), то такую дополнительную нагрузку на сотрудника следует оформлять как внутреннее совместительство, а не как работу по совмещению должностей.

Совмещение должностей компания может оформить дополнительным соглашением к действующему трудовому договору сотрудника, в котором, в частности, будет прописано, какую должность он намерен совмещать, а также срок, в течение которого совмещение должностей будет иметь место (ст. 72 ТК РФ).

Кроме того, за работу по совмещению должностей работник должен, в силу ст. 60.2 ТК РФ, получать доплату, размер (или методику расчета) которой также следует зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Основаниями для составления такого соглашения при совмещении должностей являются следующие документы (в зависимости от того, кто инициатор совмещения):

• подписанное сотрудником предложение фирмы о совмещении должностей;
• заявление работника с просьбой разрешить совмещение должностей.

При этом фирме важно помнить, что в трудовой книжке специалиста, который совмещает несколько должностей, нет необходимости отражать факт совмещения, поскольку законодательством такая обязанность не предусмотрена.

Кроме того, часто у компаний возникает вопрос: следует ли фиксировать время, потраченное специалистом на совмещаемую должность, в табеле учета рабочего времени? В соответствии с нормами трудового законодательства работа по совмещению в табеле отдельно не выделяется. Ведь совмещаемую работу сотрудник выполняет параллельно, в то же самое время, в которое он занят и основной работой. Поэтому в табеле учета рабочего времени нужно зафиксировать только часы, потраченные на основную работу.

Узнайте больше из тематической публикации, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс», о порядке оформления и оплаты труда работника в рамках внутреннего совмещения. Получите пробный доступ к документу бесплатно.

Приказ о внутреннем совмещении — образец

После подписания дополнительного соглашения фирме следует издать соответствующий приказ.

Конкретной унифицированной формы такого приказа российское трудовое законодательство не содержит.

Вместе с тем в нём следует указать, какие должности будет совмещать сотрудник, в течение какого срока и за какую доплату. При этом в качестве основания для совмещения в приказе нужно прописать реквизиты составленного дополнительного соглашения с сотрудником.

Бланк приказа о совмещении должностей можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Приказ о совмещении должностей

Скачать

Образец приказа можно посмотреть на нашем сайте:

Скачать приказ о внутреннем совмещении

Завершение совмещения должностей

Как было указано выше, если в фирме организуется совмещение должностей, то заранее определяется срок, в течение которого такое совмещение будет действовать. Поэтому встает вопрос: что будет по истечении этого срока?

Совмещение прекращает свое действие, т. е. сотрудник далее обязан выполнять только свои основные обязанности. При этом необходимости составлять какой-либо специальный документ, закрывающий совмещение, законодатель не предусматривает.

Поэтому здесь всё остается  на усмотрение компании: можно издать специальный приказ, прекращающий совмещаемые полномочия сотрудника, а можно этого и не делать — совмещение всё равно будет считаться оконченным (если фирмой не был выпущен другой приказ, продляющий совмещаемые полномочия работника). Образец такого приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке ниже:

Скачать образец

Кроме того, ТК РФ устанавливает, что в любой момент как одна, так и вторая сторона может прекратить совмещение в одностороннем порядке (ст. 60.2 ТК РФ). Для этого следует просто направить соответствующее уведомление (если инициатор отмены — компания) или заявление (если инициатором является сотрудник) второй стороне не позднее чем за 3 рабочих дня.

Запись об увольнении внутреннего совместителя внесите в трудовую книжку только в случае, если он обратился к вам с такой просьбой. Запись должна соответствовать тексту приказа об увольнении.

Дополнительно укажите в трудовой книжке, что работник увольняется с работы по совместительству. Это позволит избежать путаницы, к какой работе — по основному месту или по совместительству — относится запись об увольнении.

ВНИМАНИЕ! Если инициатором прекращения совмещения выступает фирма, то ей имеет смысл под расписку ознакомить работника с соответствующим уведомлением, чтобы позднее не выяснилось, что он, поскольку ничего не знал об отмене, так дальше и работал какое-то время, совмещая две должности, за что требует соответствующего вознаграждения.

Внутреннее совместительство по ТК РФ

Внутренний совместитель в отличие от специалиста, совмещающего должности, в силу ТК РФ работает в основной компании на второй, добавочной, работе, но в то время, которое не занято основной деятельностью (ст. 282, 60.1 ТК РФ).

В установленном порядке совместителю оплачивается больничный лист. Подробнее — здесь.

ТК РФ закрепляет ряд ограничений, касающихся того, сколько рабочего времени сотрудник может тратить на работу по совместительству. Так, если специалист в рамках одной и той же организации в разное время трудится на двух разных должностях, то максимально дополнительную трудовую нагрузку ТК РФ разрешает выполнять не более четырех часов в день.

ВАЖНО! Если же выпадает день, когда от основной работы сотрудник освобождается по каким-либо причинам, он может заниматься работой по совместительству в течение всего рабочего дня.

За месяц в совокупности по совместительству сотрудник вправе отработать не более половины от месячной нормы времени, установленного для категории работников, к которой он принадлежит (ст. 284 ТК РФ). Вместе с тем иногда сотрудник вправе не ориентироваться на указанный лимит.

Подробнее о том, сколько времени сотрудник вправе тратить на работу по совместительству, смотрите в статье «Работа по совместительству — сколько можно часов в неделю?».

Не менее важный вопрос как для внутренних совместителей, так и для их работодателей: как же оплачивать такой труд? Ст. 285 ТК РФ говорит, что оплата должна быть установлена одним из трех способов:

• пропорционально времени, занятому работой;
• по сдельной схеме;
• на иных условиях, предусмотренных в трудовом договоре.

Об особенностях доплаты до МРОТ внутренним совместителям читайте в статье «Доплата до МРОТ внешним и внутренним совместителям».

Помимо указанного компаниям следует иметь в виду, что если у них в штате кто-либо дополнительно к своей основной работе трудится еще и на условиях совместительства, то им также причитается отпуск в размере не менее 28 дней (ст. 114, 115 ТК РФ). Он совмещается с отпуском на основной должности во времени, однако отпускные начисляются отдельно по основной должности и отдельно по совмещаемой работе, поскольку у сотрудника с фирмой действуют два самостоятельных трудовых договора (ст. 286, 287 ТК РФ).

Немаловажный вопрос, который волнует, в частности, женщин-совместителей, касается предоставления им пособия по беременности и родам.

Об этом подробнее читайте в статье «Пособие по беременности и родам для совместителей».

Как оформить внутреннее совместительство

Как было указано выше, при работе на условиях внутреннего совместительства составляется отдельный трудовой договор. При этом к нему предъявляются все требования, которые предъявляются к аналогичным договорам с обычными штатными работниками (не совместителями).

ВНИМАНИЕ! Трудовых договоров у внутреннего совместителя должно быть именно два: по основной работе и по совместительству.

В частности, в трудовом договоре должна содержаться информация о:

• компании;
• должности, которую специалист берется выполнять вдобавок к своей основной работе;
• системе оплаты труда;
• режиме труда и отдыха и пр. (ст. 57 ТК РФ).

В силу общего правила такой договор должен быть составлен в письменной форме, в двух экземплярах (один для компании и один для работника).

ВНИМАНИЕ! В трудовом договоре обязательно следует отразить информацию о том, что должность сотрудник занимает на условиях внутреннего совместительства.

Как оформить запись на внутреннее совместительство в трудовой книжке, узнайте в «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к системе К+ и бесплатно переходите в Типовую ситуацию.

Приказ и заявление на внутреннее совместительство

Согласно нормам ТК РФ для того, чтобы трудовой договор с внутренним совместителем считался заключенным, такой специалист в числе прочих документов должен предоставить в компанию заявление о приеме на работу на условиях внутреннего совместительства, в котором, в частности, следует указать, какую работу намерен дополнительно взять работник, а также в какие часы он будет ее выполнять.

Подготовленное заявление необходимо в письменной форме представить в отдел кадров компании.

По общему правилу после того, как трудовой договор заключен, работодатель вправе издать приказ, закрепляющий прием специалиста на работу и при этом соответствующий условиям трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Сказанное  справедливо и в отношении внутренних совместителей. Это значит, что приказов о приеме такого работника будет два: на основное место и по совместительству.

При этом существует унифицированная форма такого приказа (№ Т-1), скачать которую вы можете бесплатно на нашем сайте.

Скачать форму Т-1

В таком приказе важно отразить сам факт внутреннего совместительства, а кроме того, указать основные условия работы специалиста, ее характер и механизм оплаты труда.

ВАЖНО! Работодатели включают сведения о совместителях в отчет по форме СЗВ-ТД. В последний раз эта форма заполняется за декабрь 2022 года. За периоды с января 2023 года отчитываться нужно с учетом нововведений — новой отчетной формы ЕФС-1 и нового отчетного срока, который установлен на 25 число. Подробнее об отчетности по страховым взносам в новый фонд и налоговую с 2023 года читайте в этой статье.

Итоги

Оформление возложения на работника фирмы дополнительной нагрузки может быть выражено в двух формах: внутреннее совместительство и совмещение должностей. Если работник намерен выполнять трудовые функции по должности, которая требует отвлечения от его основной работы, то такие трудовые отношения должны быть оформлены в виде отдельного трудового договора о работе на условиях внутреннего совместительства. При этом компании важно не забыть получить от работника соответствующее заявление, а также издать приказ о приеме на работу внутреннего совместителя. Если же дополнительная должность не предполагает отвлечения от основной работы, то специалист может совмещать их, т. е. работать в одно и то же время сразу на нескольких должностях в компании. Оформление внутреннего совмещения должностей производится путем подписания дополнительного соглашения к уже существующему трудовому договору. Также фирме следует получить от работника соответствующее подписанное заявление и сформировать приказ об организации совмещения должностей.

Как бы ни был силен в компании дух товарищества и взаимовыручки, почти всегда на просьбу о помощи коллеге сотрудник формально имеет право заявить: «Это не моя работа». Совсем другое дело, если расширение функционала оформлено официально. В материале Rabota.ru вы найдете пошаговую инструкцию по оформлению совмещения и предупреждение о возможных проблемах.

Совмещение должностей часто становится неизбежным для замены важного сотрудника, ушедшего в отпуск, в особенности — в декретный. Также оно может оказаться полезным для выживания в трудные для компании времена, в особенности в условиях дефицита рабочей силы. Как правильно оформить совмещение?

Совмещение: правовой статус

Статья 60.2 Трудового кодекса РФ называет совмещением выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Под это определение, помимо совмещения, подпадает также расширение зоны обслуживания, увеличение объема работы и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Различие между этими явлениями заключаются по большей части в формулировках, которые будут использованы в сопутствующих документах.

Формулировка «совмещение профессий» применяется для рабочих специальностей, а «совмещение должностей» — для служащих, специалистов и руководителей.

Какие должности можно совмещать?

Как правило, совмещение должностей возможно в рамках одной категории работников: рабочие, служащие, специалисты и т. д. Но это, скорее, традиция, так как действующее трудовое законодательство такой нормы не содержит.

Ограничения на возможности совмещения должностей налагаются другими условиями. Например, новой должности может не соответствовать квалификация работника, или же работа на должности требует дополнительных документов (например, медицинского допуска).

Срок совмещения

Срок указывается в каждом документе, сопровождающем процедуру оформления совмещения. Обязательным условием является дата начала выполнения дополнительной работы. Если совмещение устанавливается на определенный срок, то указывается и дата его окончания.

Пошаговая инструкция

 

Подготовка должности

Если речь идет именно о совмещении должностей как таковом (в отличие от расширения зоны обслуживания), то необходимо соблюсти следующие условия: 

1. должность должна присутствовать в штатном расписании; 
2. должность должна быть вакантной.

Последнее условие не вытекает напрямую из требований ТК, но часто принимается во внимание судами и инспекцией. Иногда специально для совмещения в штатное расписание вводится новая должность.

Стоит помнить, что не является вакантной временно не занятая должность, то есть если замещающий ее работник находится в отпуске, в том числе в декретном. Для поручения дополнительной работы по временно не занятой должности используется формулировка «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника». 

2. Письменное согласие работника

В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия. Такое согласие можно оформить двумя способами: 

1. С подачи сотрудника — он пишет заявление с просьбой возложить на него в порядке совмещения обязанности по желаемой должности (Приложение 1). Как вариант: в порядке расширения зоны обслуживания или в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В последнем случае наряду с должностью указывается имя временно отсутствующего сотрудника. Затем руководитель организации дополняет заявление своей положительной резолюцией с поручением начальнику отдела кадров подготовить проекты соответствующих документов. 
2. С подачи руководства — составляется докладная записка руководителя отдела с просьбой возложить на сотрудника обязанности по совмещаемой должности (Приложение 2). В свою очередь сотрудник дополняет докладную записку своим письменным согласием с подписью «Согласен на совмещение должностей». Затем накладывается резолюция руководителя.

В заявлении или докладной записке уже может содержаться указание срока совмещения, если оно будет оформлено на определенный срок. 

3. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Совмещение затрагивает трудовые функции работника, а они являются предметом трудового договора. Следовательно, совмещение требует заключения с работником дополнительного соглашения к трудовому договору (Приложение 3). В соглашение обязательно должны быть включены следующие параметры: 

1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания). 
2. Срок выполнения дополнительной работы. 
3. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции. 
4. Если основанием для подготовки дополнительного соглашения стало заявление работника, указывается, что обязанности возлагаются на сотрудника по его просьбе. 

4. Приказ по личному составу

Основанием для начала работы по совмещению является соответствующий приказ по личному составу (Приложение 4). Он составляется на основании дополнительного соглашения в свободной форме на бланке приказов по личному составу. Приказ обязательно должен содержать ряд элементов: 

1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания). 
2. Должность, по которой устанавливается совмещение (если дополнительная работа поручается именно в порядке совмещения). 
3. Срок выполнения дополнительной работы. 
4. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
5. Заранее оговоренный размер вознаграждения за дополнительную работу. 
6. Особые условия (если требуются). 

Особые условия — это новая ответственность или новые полномочия, необходимые для выполнения дополнительных функций. Например, для должности кассира — материальная ответственность, для специалиста кадровой службы — ответственность за ведение трудовых книжек, для руководящей должности — право подписи и право принятия управленческих решений.

Оплата дополнительной работы

Статья 60.2 ТК РФ подчеркивает, что работа по совмещению оплачивается дополнительно. Размер дополнительной оплаты, в соответствии со статьей 151 ТК РФ, устанавливается по соглашению сторон. Доплата начисляется в соответствии с фактически отработанным временем, то есть если сотрудник совмещал должности не полный месяц, то дополнительная оплата начисляется только за период совмещения. Кстати, на иски о взыскании доплаты за совмещение должностей приходится немалый процент трудовых споров. 

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА:

«Б. В. А. обратилась в суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью [данные изъяты] о взыскании доплаты за совмещение должностей, признании увольнения незаконным и компенсации морального вреда.

Истица работала в компании в должности менеджера. Наряду с работой, определенной трудовым договором, ответчиком ей была поручена дополнительная работа по другой профессии — кассира-операциониста. В общей сложности в ноябре-декабре 2011 года истица проработала на условиях совмещения 13 дней. Ей была положена доплата в размере 3 900 руб., однако указанные денежные средства ей ответчиком выплачены не были. Более того, под давление руководства она была вынуждена написать заявление на увольнение по собственному желанию.

Суд не удовлетворил требования истицы в части признания увольнения незаконным: каких-либо доказательств того, что это заявление было написано ею под давлением и по принуждению руководства ответчика, она не предоставила. В подтверждение же факта работы на условиях совмещения должностей истицей были представлены графики работы сотрудников приемки заказов за ноябрь и декабрь 2011 года, где согласно объяснениям истца время работы на условиях совмещения должностей менеджера и кассира-операциониста обозначено условным обозначением «НК». Также истица представила суду письменные доказательства, в том числе дополнительное соглашение к трудовому договору. Суд счел требования истицы о взыскании с ответчика доплаты за работу на условиях совмещения должностей подлежащими удовлетворению».

Решение Таганского районного суда г. Москвы от 17.07.2012 по делу № 2-1309/12

Примеры судебной практики предоставлены порталом РосПравосудие.

Оплата может быть установлена как в абсолютных, так и в относительных единицах. Например — 6 000 руб. в месяц или 40% от оклада работника в соответствии со штатным расписанием.

В соответствии со статьей 129 ТК РФ дополнительная оплата за совмещение должностей является заработной платой. Значит, в ее отношении применяются надбавки компенсационного характера. Например, за работу в районах Крайнего Севера (статьи 315-317 ТК РФ) или за работу вахтовым методом (статья 302 ТК РФ). Необходимость в начислении коэффициентов к доплате за совмещение подтверждается судебной практикой. 

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА:

«Б. Н. А. обратилась в суд с иском к своему работодателю о взыскании доплаты за совмещение должности. В обоснование заявленных требований истица указала, что с 07.12.2009 работает в компании ответчика в должности [данные изъяты]. С 01.03.2011 на нее с ее согласия были возложены дополнительные обязанности по вакантной должности [данные изъяты] с установлением доплаты в размере 4100 руб. Указанная компенсационная доплата в соответствии со ст.129 ТК РФ является заработной платой, на которую согласно Приказу МО РФ от 10.11.2008 № 555 подлежат начислению процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и районный коэффициент.

Ответчик же утверждал, что в приказах были указаны конкретные суммы доплат, применение к ним надбавки за работу в районах Крайнего Севера и районного коэффициента не предусматривалось.

Суд напомнил, что оплата труда работника за совмещение с учетом положений действующего законодательства, статей 60.2 и 151 ТК РФ, является обязанностью работодателя в силу прямого указания закона об этом. Также, в соответствии со ст. 315,316 и 317 ТК РФ, оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате. Суммы указанных расходов относятся к расходам на оплату труда в полном размере.

Исходя из этого, суд удовлетворил требования истца в полном объеме».

Решение Североморского городского суда от 10.01.2012 по делу № 2-1952/2011

В мире бизнеса словам придают мало значения – за исключением тех, которые официально высказаны и которые взять назад нельзя.

Для этого и существуют служебные и докладные записки – с их помощью сотрудники могут вносить рациональные предложения, могут попросить руководство о разрешении той или иной ситуации, с которой сами справиться не в состоянии или у них нет на то полномочий. Один из таких вопросов – совместительство.

Скрыть содержание

• Для чего необходима?
• Общие требования

Что должна включать?     Правила написания     Как подается?    

• Как оформляется?

Типовая служебка     На замещение сотрудника на время его больничного    

Для чего необходима?

Для того, чтобы заключить договоренность по поводу совмещения нескольких видов занятости в рамках одной организации. Достигается договоренность путем принятия взаимных условий сотрудничества. Но работодателю при этом нужно соблюсти всю процедуру (ст. 60.2 ТК), а это:

• получить служебную записку и завизировать ее;
• обговорить с подчиненным условия сотрудничества;
• издать приказ о совмещении, одновременно направить в кадровую службу распоряжение о подготовке дополнительного соглашения к основному договору сотрудничества.

Вообще, вопрос совместительства может подниматься по разным поводам, например – есть свободные места, отчего бы и не подработать. Коллега мог лечь в больницу или уйти в декрет. Также поводом может быть производственная необходимость.

В любом случае, руководство компании не будет против, если должность займет ответственный и исполнительный человек, а бизнес не будет “тормозить”. Вопрос совместительства всегда решается с главой фирмы и согласуется с HR-службой и бухгалтерией.

Как бы то ни было – начинается все со служебной записки на имя генерального директора предприятия.

Общие требования

Что должна включать?

Текст записки может разниться, но в любом случае она содержит:

• полное наименование юридического лица;
• адресат (должность, фамилия, инициалы);
• кто подает;
• наименование документа – служебная записка о совмещении должностей;
• прошение о совмещении – с чьей должностью планируется совместить, на какой период;
• за какую плату хотите работать;
• подпись с расшифровкой.

Печать на служебной записке – не обязательный элемент, но если есть возможность написать ее на фирменном бланке компании с логотипом – лучше использовать эту возможность. Практика показывает, что такие документы имеют больший вес в глазах адресата.

Скачать бланк служебной записки на совмещение должностей

Правила написания

Документ направляется заинтересованным лицом на имя директора, текст оформляется от первого лица. Писать следует грамотными, короткими и емкими фразами, не допускающими разночтения. Категорически недопустимы ошибки – любой категории, как орфографические, так и неверное указание фамилии или должности директора.

Подобная небрежность может сразу сделать просящего персоной нон-грата в глазах руководства. Стиль письма – деловой. Нужно избегать эмоционально окрашенных оборотов, слэнга, тем более обсценной лексики.

1. Начинается все с “шапки”- по общему правилу она пишется в правом верхнем углу: от кого и кому с обязательным указанием должностей, это деловое, а не частное письмо. Например: генеральному директору ООО “Триангл” Иванову И. И. от менеджера по кадрам Петрова П.П.
2. По центру нужно написать заголовок документа – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (указать регистрационный номер). После этого идет текст, начинается обычно с “Прошу Вас…” и далее, какие должности планируется совместить.
3. Внизу ставится подпись с расшифровкой и дата.

Подробнее о написании служебной записки по правилам и образцу читайте тут.

Как подается?

Документ может быть подан как в привычном, бумажном виде – через канцелярию или отдел кадров фирмы – так и электронной корпоративной почтой. В последнем случае адресат указывается в строке “кому”. Нелишне будет и поставить уведомление о прочтении.

В обоих вариантах нужно сохранять себе одну копию (только если вы подаете через канцелярию, убедитесь, что вам поставили отметку о принятии), это правило применимо ко всем заявлениям на имя руководства или коллег, а не только служебным запискам, да и вообще документам.

Как оформляется?

Типовая служебка

Приведем универсальный пример такого документа:

Генеральному директору ООО “Крио-космос”

Петрову Г. П.

от администратора Ивановой Е. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4

Прошу Вас разрешить курьеру Сидоркиной Ольге Ивановне с 03.05. 2017 совмещать работу уборщицы с основной должностью курьера за дополнительную оплату в размере 10 тысяч рублей в месяц.

С уважением,

администратор Иванова Елена Игоревна (подпись)

28 апреля 2017 года.

Скачать образец служебной записки на совмещение должностей

На замещение сотрудника на время его больничного

В этом случае нужно указать, чью должность вы хотите временно занять и на какое время -на период действия больничного листа. Например:

Генеральному директору ООО “Квартерон”

Федорову И. Ф.

от офис-менеджера Светлановой С. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 7

Прошу Вас разрешить мне совмещение должности переводчика с основной работой офис-менеджера на период болезни штатного переводчика Джангирова Д.Д.

С уважением,

офис-менеджер Светланова Светлана Иванова (подпись)

28.02.2017 г.

Скачать образец служебной записки о совмещении должностей на период действия больничного листа

А о правилах оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе читайте в этом материале.

Совмещение должностей идет на пользу всем участникам этого соглашения, нужно только заранее обговорить условия такого сотрудничества, оценить свои силы и только после этого можно будет подавать служебную записку руководству. Тем более, если вы просите за другого человека.