Актуально на: 22 августа 2019 г.
0
Работодатели заинтересованы в квалифицированных работниках, поэтому иногда направляют своих работников на обучение (ст. 196 ТК РФ). Инициатором направления на обучение может выступать непосредственный начальник работника, а может и сам работник. Основанием для направления на обучение будет выступать служебная записка о направлении на обучение.
Служебная записка на обучение сотрудника (образец)
Служебная записка на обучение не имеет унифицированной формы – она составляется в произвольном виде на имя руководителя организации.
В такой служебной записке необходимо указать причину, по которой предлагается направить обучение того или иного сотрудника, а также учебное заведение.
В случае согласия руководителя с необходимостью направления работника на обучение издается соответствующий приказ.
С примером служебной записки о необходимости обучения сотрудников можно ознакомиться ниже.
Служебная записка на обучение сотрудника: пример
Приведем образец служебной записки об обучении персонала.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Что важно знать при направлении сотрудника на обучение
Если инициатором направления работника на обучение выступает работодатель, то работник вправе отказаться от прохождения обучения, и за такой отказ работника нельзя наказать. Правда, если без прохождения соответствующего обучения работника нельзя допустить к работе, работодатель имеет право отстранить от работы сотрудника, отказавшегося от обучения (ст. 76 ТК РФ).
Кроме того, стоит отметить, что работодатель может заключить с работником ученический договор, в соответствии с которым работник обязуется отработать определенное время после окончания обучения (ст. 198 ТК РФ). Подробнее об ученическом договоре можно прочитать в отдельной статье.
Обучение работника и налоги
Рассчитывая налог на прибыль, организация вправе включить в состав прочих расходов затраты, связанные с обучением работников, при соблюдении следующих условий (пп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ):
- договор на обучение заключен с российской образовательной организацией (иностранной организацией, имеющей право на образовательную деятельность);
- обучение проводится по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам;
- сотрудник, обучение которого было оплачено, работает в компании на основании трудового договора.
Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, организация обязана хранить в течение всего срока действия договора обучения и одного года работы сотрудника, обучение которого было оплачено, но не менее четырех лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).
Стоимость обучения, которое работодатель оплатил своему работнику, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3, 21 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Современный мир меняется и развивается очень бурными темпами, так же быстро устаревают знания, которые еще пять-десять лет назад были актуальными. Большинству предприятий, чтобы оставаться на плаву, приходится периодически повышать квалификацию своих работников. Инициатором получения направления на обучение может быть, как руководство, так и непосредственно работник организации.
Служебная записка на дополнительное обучение — первичный документ, который информирует руководство, что для дальнейшей плодотворной работы сотруднику необходимо получение новых знаний и он готов для этого.
Грамотный образец приказа в 2022 году
Вы можете прямо сейчас скачать образец служебки и заполнить его по нашим рекомендациям:
Если сомнения, в правильности заполнения, дочитайте статью до конца. Вперед…
Правовая сторона
Обучение за счет работодателя, берущее начало со служебной записки, подразумевает инициативу со стороны работника, а не руководителя. В этом случае успех предприятия зависит от того, разрешит ли работодатель пройти сотруднику необходимый учебный курс, поскольку так или иначе работодателю придется нести определенные затраты.
Право работника на получение дополнительного образования гарантируется ст. 197 ТК РФ, но на практике получить разрешение от руководства довольно непросто, особенно если предполагаемый образовательный процесс долговременный и не по профилю основной специальности. В этом случае может помочь специальный ученический договор, согласно которому работник будет обязан отработать определенный срок после завершения обучения, компенсируя потраченные организацией время и финансовые вложения.
При положительном решении на обучение служебная записка будет служить основанием для приказа руководителя организации, а возможно, и для заключения ученического договора. Поэтому оформлять ее необходимо по правилам и стандартам, применяемым в деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Срок хранения документа в архиве канцелярии – не менее 5 лет (ФЗ-125).
Кто и когда создает документ
Служебка на повышение квалификации сотрудника может быть написана как работником компании, который хочет повысить уровень своих знаний, так и его непосредственным руководителем, который ощущает нехватку компетентных специалистов в какой-либо из сфер деятельности его отдела.
В последнем случае руководителю необходимо предварительно переговорить со своими сотрудниками, выяснить, кто из них готов пройти курсы по повышению квалификации, и заручиться его согласием (желательно в письменном виде). Уже после этого руководитель составляет служебную записку, указывая в ней как необходимость обучения, так и остальные вопросы, связанные как с местом и сроками учебы, так и с тем, как будут осуществляться замещение работника.
Документ предварительно регистрируется в канцелярии и подается непосредственно руководителю организации.
Правила составления и оформления
Унифицированной формы для подобного документа не существует. Записка пишется в свободном стиле на стандартном листе писчей бумаги. Поскольку документ может стать основанием для приказа директора, следует оформлять его грамотно, в лаконичном и последовательном ключе.
Обязательными для деловой документации такого рода являются следующие структурные элементы:
- «шапка» стандартной формы — наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя записки и лица, которому она адресована;
- вид документа, его название;
- основная информативная часть;
- дата составления записки, подпись автора;
- отметки, относящиеся к внутреннему документообороту – входящий номер, дата принятия к рассмотрению, позже – резолюция директора.
Специфика оформления документа
Отличительной особенностью служебной записки c просьбой о направлении на обучение является то, что кроме четко выраженного желания (или согласия) работника на дополнительное обучение, в документе должна быть перечислена вся сопутствующая информация:
- учебное заведение, в котором планируется проведение учебного курса;
- название курса или будущей специальности;
- сроки;
- форма обучения;
- способ оплаты (при платном варианте).
ТРУДко, ИНФО
Ежедневно сотни работников пишут служебные записки на имя руководителей.
Вообще, это своеобразный документ: ни в одном законе нет термина «служебная записка». В некоторых организациях писать их в принципе не принято. В других — служебные записки есть, но называют их по-своему: например, «докладные записки» или «рапорты».
Ничего не мешает компаниям самостоятельно определять, что они считают служебной запиской и как ее составлять. Например, ЦИК России в своей инструкции по делопроизводству пишет, что служебная, или докладная, записка — «это внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Несмотря на множество названий, у этих документов одна функция — в служебной записке работник организации информирует руководство о какой-то проблеме и, возможно, о способах ее решения, либо что-то объясняет.
Расскажу, для чего обычно составляют служебные записки, как это правильно сделать, а также приведу образцы на все случаи жизни.
Что такое служебная записка
Несмотря на то что служебная записка — это способ передачи информации от работника к руководителю, в трудовом кодексе прямых упоминаний о таком документе нет. Соответственно, и каких-либо строгих требований к составлению и оформлению служебных записок закон не устанавливает. Более того, он не обязывает сотрудника их писать, а руководителя — принимать потом какие-то меры.
При этом служебная записка позволяет реализовать право работника незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о ситуациях, когда необходимо срочное вмешательство последнего. Например, если есть угроза жизни и здоровья людей, либо что-то может повлиять на сохранность имущества работодателя, либо есть факты нарушения других прав, то уведомить об этом руководство — обязанность сотрудника, которая закреплена в статье 21 трудового кодекса.
Для чего составляют служебную записку
Служебная записка позволяет обмениваться служебной информацией. Объясню на примере.
Иван работает на предприятии и видит, что работу можно улучшить, — так компания будет зарабатывать больше денег, а сам сотрудник сможет претендовать на повышение зарплаты. Иван может просто рассказать о своих предложениях всем окружающим. Но когда дойдет до награждения, не факт, что о рационализаторе вспомнят и он попадет в число поощренных.
Чтобы подтвердить свое авторство идеи, Иван может написать служебную записку о том, как все улучшить.Тогда он сможет документально подтвердить, что все предложения принадлежат ему и его стоит за это поощрить.
Естественно, это не единственное, для чего нужны служебные записки. Кроме всего прочего, при помощи таких документов работник предприятия может:
- наладить обмен информацией между сотрудниками или структурными подразделениями организации. Рядовые работники редко сталкиваются с такими проблемами, но если в компании сложная структура, много обособленных подразделений и самостоятельных руководителей, то они могут решать такие вопросы с помощью служебных записок;
- запросить у коллег какую-то информацию, необходимую для работы;
- сообщить руководству о проблемах на предприятии;
- запросить дополнительные материалы и ресурсы;
- просить поощрить коллег, которые хорошо работают, или наказать тех, кто трудится плохо;
- предложить руководству способ решения сложной ситуации или конфликта.
Кто может написать служебную записку
Служебную записку может составить любой сотрудник. Никаких ограничений в зависимости от должности или подчиненности нет. Но существует несколько правил, которые прежде всего продиктованы здравым смыслом. Самая лучшая служебная записка — та, которую не нужно писать.
Например, трое друзей создали торговую компанию и работают в ней же. Они хорошо знают друг друга, а все проблемы решают за чашкой чая, причем иногда даже в нерабочее время. Все, что делает кампания, им хорошо знакомо, потому что они одновременно и руководители, и исполнители. В этом случае никакие служебные записки просто не нужны — любой вопрос можно решить звонком по телефону. Лишняя бюрократия будет только мешать.
Но если со временем компания вырастет, работников станет больше, соответственно, и проблем тоже. Друзья превратятся в генерального директора, его заместителя и главного инженера. Удержать все проблемы в голове руководству станет невозможно. Возникнет необходимость фиксировать как сами проблемы, так и способы их решения. В этом случае понадобятся служебные записки.
На практике чаще всего служебные записки, докладные или рапорты — следующий этап после того, как на предприятии появляется первый человек, который отвечает за делопроизводство — например, секретарь. Но возможны и другие варианты — например, прием и учет служебных записок может вести и сам руководитель.
Еще служебные записки часто фигурируют в судебных разбирательствах в качестве доказательств.
Вот пример из суда. Мужчину уволили с военной службы, и он пытался доказать, что это было незаконно. Истец утверждал, что подавал обращения, рапорты и служебные записки на имя руководителей, которые те должным образом не рассмотрели.
Суд выяснил, что на каждую служебную записку мужчина получил ответ. А то, что содержание ему не понравилось, еще не означает, что начальство плохо разобралось. Руководители не обязаны удовлетворять все требования работников, даже если они изложены в служебных записках. А раз так — увольнение законно.
Должен ли руководитель составлять документ. Как правило, сам руководитель не составляет служебную записку, так как он ее получатель. Конечно, теоретически начальник может составить такой документ, но писать записку самому себе нелогично.
Что касается общения с подчиненными, то руководитель, как правило, пользуется другими документами — например, приказами или распоряжениями.
Правила оформления служебной записки
Ежемесячно несколько десятков тысяч пользователей «Яндекса» ищут, как правильно оформить служебную записку. Но обязательных правил для всех граждан и организаций не существует.
Правда, есть специальный гост, в котором описаны в том числе и рекомендации по оформлению документов. Но госты, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяются добровольно — за исключением случаев, когда это прямо предписано законом.
Однако ни в одном законе не сказано, что граждане должны применять госстандарты, чтобы общаться с работодателем, руководителем или коллегами. А раз нет общих для всех государственных стандартов, то работодатель вправе сам устанавливать их для своих подчиненных. Поэтому любой, кто пишет служебную записку, может руководствоваться правилами деловой переписки, которые установлены внутри организации.
Тем не менее есть и сложившиеся общепринятые нормы, которые помогут сделать документ понятным и доступным для всех. Расскажу о них подробнее.
Структура и реквизиты служебной записки. Вот стандартное содержание служебной записки:
- данные адресата, то есть человека, кому адресована записка. Как правило, это руководитель организации, но вместо него может быть указан любой сотрудник;
- данные составителя записки: должность, профессия или специальность и ФИО;
- название документа. Обычно это просто «Служебная записка», «Докладная», «Рапорт» или другое название — в зависимости от того, как принято в организации;
- краткое описание ситуации, предложения или объяснения по вопросу, которого касается записка;
- подпись составителя;
- дата составления.
Все эти реквизиты необязательные. Скажем, если в организации меньше десяти сотрудников, автор служебной записки может не указывать свою должность — главное, чтобы начальник понял, кто автор документа.
Если руководитель один, на него завязано решение всех вопросов и он не сторонник излишней бюрократии, то можно не указывать и его ФИО. Главное, чтобы он сам не возражал.
Структура записки также зависит только от внутренних правил организации либо от обычаев ведения деловой переписки в ней.
Требования к внешнему виду. Если в организации нет установленных локальным нормативным актом форм служебных записок, работник может писать как и на чем ему удобно: на тетрадном листке в клетку или на бумаге формата А4. У всех вариантов будет одинаковая юридическая сила.
Составляют ли в электронном виде. Еще несколько лет назад большинство служебных записок писали только на бумаге. Но чисто бумажный документооборот в компаниях и у ИП постепенно уступает место электронному.
При этом работодатель может устанавливать правила для служебных записок. Например, к официальному документу могут приравнять электронное письмо или даже сообщение в мессенджере.
Есть организации, в которых делают так: служебную записку надо написать от руки, подписать, а потом сфотографировать и отправить через мессенджер. Подобный порядок не закреплен локальным нормативным актом, но он прижился и всех устраивает. А раз так, то подобные записки легитимны.
Если понадобится использовать служебную записку как доказательство в суде, представить ее можно в любой форме. Но решение о том, можно ли ее считать доказательством, будет принимать суд.
Что будет, если записка не соответствует правилам. Руководство любой организации вправе требовать от работников соблюдения локальных нормативных актов. Если служебная записка оформлена с нарушениями, документ могут не принять, и его придется переделать по внутренним правилам.
Порядок рассмотрения
Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — это не обязанность руководителя, а его право. Иными словами, он может и никак не отреагировать.
Например, слесарь просит начальника выдать ему двести болтов. Начальник может дать работнику развернутый ответ на бумаге. А может просто поставить на записке резолюцию «Выдать», и тогда слесарь вместе с запиской отправится на склад и получит желаемое. Но возможно, руководитель просто выбросит докладную, и это не будет считаться нарушением.
Регистрация и маршруты движения записок. Служебные записки регистрируют в соответствии с правилами конкретной организации.
Маршрут движения записки зависит от конкретной ситуации. Если надо быстро получить результат, то самый эффективный и быстрый вариант — напрямую от работника к руководителю. Чем меньше бюрократии, тем выше эффективность: начальник быстро получит записку, ознакомится с ней и сможет принять решение.
Если же надо использовать служебную записку как доказательство — например, в суде или во время служебной проверки — лучше выбрать бюрократический путь. В этом случае записку обязательно надо зарегистрировать, например, у секретаря, а себе оставить один экземпляр с регистрационным номером или с отметкой секретаря о приеме. Если начнется разбирательство, документ можно использовать в качестве доказательства.
Сроки рассмотрения. На практике служебную записку рассматривают сразу после того, как она поступит к руководителю. Но решение о том, стоит ли вообще в связи с ней что-либо делать, принимает тот, кому адресован документ. При этом в законе конкретных сроков рассмотрения нет.
Образцы и особенности оформления для разных случаев
Формулировки в каждом случае зависят от конкретной ситуации. Когда служебная записка необязательна — ее заменяют другие документы. Приведу примеры.
Об отзыве из отпуска. Если руководитель сам хочет отозвать сотрудника из отпуска, он должен сначала получить согласие работника, после чего можно оформлять приказ на отзыв. Дополнительные служебные записки не нужны.
Но бывает, что инициатор отзыва — не руководитель, а коллега отпускника, например начальник отдела или старший менеджер. В этом случае он может подготовить служебную записку на имя руководителя и обосновать в ней необходимость отзыва сотрудника из отпуска.
На обучение сотрудников. Если обучение — инициатива руководства, тоже можно начинать с уведомления работника.
Но если обучение — желание самого сотрудника, то он может обратиться со служебной запиской на имя начальника.
О самоизоляции. Чтобы уйти на самоизоляцию, достаточно предписания Роспотребнадзора, которое получает работник. Никакие служебные записки в такой ситуации законом не предусмотрены.
А вот сообщить начальству о том, что работники самоизолировались, можно и служебной запиской.
На совмещение должностей. Сама процедура совмещения прописана в статье 60.2 трудового кодекса, и никакие служебные записки в ней не упоминаются.
Но в докладной записке можно попросить начальника о том, чтобы он предложил определенному сотруднику совместить должности — это может сделать, например, начальник отдела.
На отгул. Хотя в трудовом кодексе нет понятия «отгул», так обычно называют дополнительный день отдыха. Служебная записка тут тоже не нужна — работник пишет заявление на имя руководителя.
Но можно ходатайствовать о предоставлении работнику дополнительного выходного дня, например, в качестве поощрения. Трудовой кодекс этого не запрещает.
О необходимости увольнения сотрудника и проведения служебной проверки. При всем своем желании работодатель не вправе уволить сотрудника на основании служебной записки. Составлять такой документ не имеет смысла.
Зато служебной запиской можно инициировать проведение служебной проверки — и по ее итогам, возможно, сотрудника уволят. Даже если в служебной записке не упоминать о необходимости служебной проверки, ее все равно придется проводить: это требование закона.
О командировке. В этом случае задача служебной записки — обосновать необходимость командировки, указать ее сроки и кого нужно в нее отправить.
О выплате премии. В служебной записке о выплате премии нужно указать, кому ее выплатить и за что. Можно ссылаться на конкретные результаты работы.
О списании ТМЦ. Такую служебную записку пишут, если товар испортился, у него истек срок годности или он был поврежден — продавать его уже нельзя.
Сначала нужно списать товар, а чтобы руководитель принял решение об этом, можно объяснить ему причины в служебной записке.
О необходимости ремонта оборудования. Бывает, что имущество предприятия сломалось или износилось, но его можно отремонтировать. В этом случае в служебной записке должны быть конкретные предложения по ремонту.
На закупку оборудования. При закупке нового оборудования служебная записка должна объяснить начальнику, зачем это нужно и что может дать предприятию.
О переводе на дистанционную работу. В этом случае служебная записка должна также содержать обоснование, зачем переводить сотрудника на дистанционку.
Дистанционная работа не обязательно связана с коронавирусом или ограничительными мерами — иногда она позволяет сэкономить деньги и повысить производительность.
Запомнить
- Понятия «служебная записка» в законодательстве нет, но в жизни такие документы пишут часто. Обычно руководствуются правилами документооборота, принятого в конкретной организации.
- Такая записка — способ передачи информации между коллегами либо между подчиненными и руководителем. Этот документ позволяет запросить у коллег нужные данные, сообщить руководству о проблемах на предприятии, попросить дополнительные материалы и ресурсы, предложить начальству способ решения сложной ситуации или конфликта и так далее.
- На предприятиях с небольшим количеством сотрудников вполне можно обойтись без служебных записок, чтобы не разводить бюрократию.
- Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — не обязанность руководителя, а его право.
- Руководство организации вправе требовать от работников соблюдать локальные нормативные акты. Если служебная записка оформлена с их нарушением, документ могут не принять.
Как выглядит пример служебной записки на обучение сотрудников за счёт работодателя и на увольнение?
Слова в деловом мире не ценятся, в цене – действия. А если нужно что-то предложить или сообщить – для этого есть особого рода документы, менее строгие, чем договора и квитанции, но не менее серьезные по своей важности.
Это служебные записки. Большинство обывателей не видят разницы между служебной, докладной и объяснительной запиской. В какой-то мере это действительно одно и то же – все они имеют информационную направленность…
Скрыть содержание
- Какие виды служебных записок существуют?
- Основные требования по заполнению
На увольнение На обучение за счет работодателя
Какие виды служебных записок существуют?
Обычно это докладные и служебные. Составляются они в случае, если человек, о котором идет речь, сделал нечто, выходящее далеко за рамки внутреннего распорядка, что требует только вмешательства вышестоящего звена.
Это может иметь оттенок как со знаком “минус” – прогул, невыполнение должностных обязанностей, нарушение служебной этики, итд, – так и со знаком “плюс”. К примеру, сотрудник заслуживает премии или заграничной командировки по обмену опытом за счет работодателя.
Или повышения в должности. Повод может быть любым, главное – объяснить, чего вы хотите от руководителя и почему вы считаете именно такие меры целесообразными.
Все эти предложения вносятся обычно работниками одного подразделения с тем, на кого требуют написать записку, могут быть ниже или выше его по рангу.
Видео о том, какая разница между докладной и служебной запиской:
Основные требования по заполнению
Неважно, на кого и по какому поводу вы пишете записку – “катаете телегу” или наоборот просите о назначении премии, необходимо придерживаться правил делового документооборота и служебной этики.
Совет! Все предложения должны быть краткими и емкими, строго относящимися к делу и не несущими эмоциональной окраски.
Грамматические, пунктуационные, орфографические ошибки не допускаются. Тем более нельзя употреблять неподходящие по деловому стилю обороты, особенно грубые, а то и обсценные.
Лучше вообще воздерживаться от собственной эмоциональной оценки человека, о котором ведется речь в документе. Вместо “прошу уволить” лучше попросите о применении мер дисциплинарного воздействия. Вместо “лучший работник” – скажите, какие у него показатели, шеф сам разберется, кто лучший.
Особенно следует проявлять осторожность в докладных записках по поводу правонарушений, например, хищений. Любые документы нужно сопровождать документированными дополнениями, а здесь тем более- это могут быть показания видеокамер скрытого наблюдения, показания охраны.
За свидетельства, не подкрепленные доказательствами, можно из инициатора превратиться в виноватого и быть уволенным по статье. И хорошо еще, если не поднимут вопроса о заведомо ложном доносе.
Как написать служебную записку:
Итак, служебная записка должна всегда содержать:
- наименование фирмы;
- кому адресуется и от кого (с упоминанием должностей);
- наименование структурного подразделения;
- регистрационный номер;
- цель написания;
- текст- обоснование;
- просьба о том или ином вмешательстве со стороны руководства;
- дата, подпись.
“Шапка” должна всегда оформляться в правом верхнем углу – структурное подразделение, кому адресовано, от кого, фамилия и инициалы.
Далее, по центру – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА , регистрационный номер и цель написания – например, на премирование.
Ниже идет информационная часть. Обычно ее начинают с фразы : довожу до Вашего сведения, что…
После этого просьба – чего вы хотите от руководства и подпись с расшифровкой.
Справка! Документ можно передать боссу лично (через секретаря, убедившись в том, что секретарь его зарегистрировал), либо переслать через е-мэйл.
Обычно в крупных фирмах в локальной документации есть готовые шаблоны служебных записок (как бумажный, так и электронный вариант).
На увольнение
Если вы пишете документ с целью избавить фирму (а заодно и себя) от бесполезного сотрудника, нужно иметь более чем весомые основания для такого прошения. Идеально будет, если вы сошлетесь на них в тексте и приложите к самой записке.
Например:
Генеральному директору ООО “Запад-Интеркоммерц”
Мамонову А.А.
от старшего менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №3
Довожу до вашего сведения, что Петрова Елена Ивановна, принятая на должность менеджера по продажам 14.11.2016 года не соответствует занимаемой должности. На протяжении уже четырех месяцев она не выполняет план продаж даже на три четверти, не умеет вести деловой диалог с клиентом (что видно из записей телефонных переговоров). В офисе сотрудниками неоднократно замечено стремление Петровой Е. И. найти повод покинуть рабочее место, к вечеру – побыстрее уйти. Руководитель группы неоднократно беседовала с ней, но никаких улучшений в работе не последовало.
На основании вышеизложенного нам стало ясно, что работать Петровой Е. И. в сфере продаж слишком тяжело. Прошу вас принять меры.
Старший менеджер отдела продаж
Иванов Иван Иванович (подпись)
15 июня 2017 года.
Скачать образец служебной записки на увольнение
На обучение за счет работодателя
В этом случае необходимо привести конкретные достижения работника, обосновать – в чем ценность его для фирмы и почему она увеличится, если фирма обучит данного гражданина за свой счет.
Пример служебной записки на обучение сотрудников за счет работодателя:
Генеральному директору ООО “Астра-Трип”
Максимову Максиму Максимовичу
от руководителя отдела по работе с клиентами Невзоровой И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Сообщаю о высоких показателях работы помощника менеджера Александровой Александры Александровны, взятой на должность стажера 13 марта 2017 года. За период с первых дней работы и до сегодняшнего дня Александрова А.А. демонстрирует исключительно положительные результаты, высокие показатели продаж, особенно по элитным курортам и высокую заинтересованность в работе. Это подтверждается еженедельными и ежемесячными отчетами о продажах, которые я Вам присылала. Для сравнения привожу таблицу показателей Александровой А.А, из чего ясно, что с самого первого дня она работает не хуже остальных сотрудников.
Тем не менее ясно, что Александровой А. А. нужны специальные знания в этой области.
В связи с этим прошу Вас направить Александрову А. А. на курсы повышения квалификации в Институт туризма и гостеприимства.
С уважением
руководитель отдела по работе с клиентами Невзорова Ирина Ивановна (подпись).
ПРИЛОЖЕНИЕ (таблица).
10 июня 2017 года
Скачать образец служебной записки на повышение квалификации за счет работодателя
Как видно. в том, чтобы составить служебную или докладную записку, особенных трудностей, требующих специальных навыков, нет. Тем не менее, нужно проявить большую внимательность и аккуратность – ведь служебная записка есть еще и ваш собственный мини-портрет для работодателя.
Работодатель, направляя работников на обучение и повышение квалификации[1], решает две задачи:
- повышает эффективность деятельности организации;
- выполняет требования законодательства.
Предлагаем пошаговую инструкцию по направлению работника на повышение квалификации или переподготовку.
Шаг 1. Собираем информацию о необходимости обучения
Процесс направления работника на обучение начинаем с оформления документа-основания, например заявки на обучение (пример 1), которую составляет руководитель структурного подразделения либо ответственное за обучение лицо.
Шаг 2. Оформляем соглашение об обучении с работником
Если направляем работника на необязательное обучение за счет работодателя, можно заключить соглашение с работником по обоюдному согласию. Оформляем соглашение, чтобы обязать работника отработать у обучившего его работодателя определенный срок после завершения обучения. Если работник не выполнит свою обязанность по отработке, по такому соглашению с него можно полностью либо частично взыскать стоимость обучения.
В случае профессиональной переподготовки работника или повышения квалификации в образовательном учреждении согласно ст. 198 ТК РФ можем составить ученический договор (пример 2) или дополнительное соглашение к трудовому договору (пример 3).
Содержание ученического договора регламентируется ст. 199 ТК РФ и предполагает включение в договор:
- наименования сторон;
- указания на конкретную квалификацию;
- обязанности обеспечить работнику возможность обучения;
- обязанности работника пройти обучение и проработать в течение определенного срока;
- срока ученичества;
- размера стипендии в период ученичества, которая не может быть меньше МРОТ[2].
В курс обучения могут входить практические занятия в организации. Эту работу оплачиваем отдельно по установленным расценкам[3]. Трудовой кодекс не уточняет, в каком документе должны быть установлены эти расценки, поэтому их можно прописать в ученическом договоре.
Отметим, что во время действия ученического договора или соглашения об обучении:
- работника нельзя привлекать к сверхурочным работам;
- работника нельзя направлять в командировки, не связанные с обучением;
- время ученичества в течение недели не должно превышать нормы рабочего времени[4].
Согласно ст. 201 ТК РФ срок ученического договора продлевается на период болезни обучающегося.
Шаг 3. Издаем приказ о направлении работника на обучение
Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ о направлении работников на обучение, однако рекомендуем это делать в целях бухгалтерского и кадрового учета, а также повышения дисциплины работников (пример 4).
С приказом ознакамливаем работника и передаем копию в бухгалтерию. Также приказ будет основанием для внесения информации в табель учета рабочего времени.
[1] Подробнее см.: Жижерина Ю. Ю. Как повысить квалификацию работника // Кадровые решения. 2020. № 2. С. 29–36.
[2] Часть 1 ст. 204 ТК РФ.
[3] Часть 2 ст. 204 ТК РФ.
[4] Статья 203 ТК РФ.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 3, 2020.
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок:
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
- В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru
Получить через час
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность
Важно
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
Важно
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет
Входящие бесплатно
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Внимание!
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе
Бланки для скачивания
Срок хранения служебной записки
Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.
|
Вид записки |
Срок хранения |
Номер статьи Перечня |
|
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов |
До минования надобности |
9 |
|
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации |
5 лет |
17 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков |
Постоянно |
18 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации |
5 лет |
|
|
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений |
1 год |
20 |
|
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений |
До минования надобности |
35 |
|
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности |
5 лет |
47 |
|
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч |
3 года |
48 |
|
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан |
5 лет |
153 |
|
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов |
1 год после снятия с контроля |
159 |
|
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения |
5 лет |
186 |
|
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины |
5 лет |
255 |
|
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании |
5 лет |
256 |
|
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет |
282 |
|
Докладные записки по первичным статистическим данным |
3 года |
336 |
|
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка |
1 год |
382 |
|
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда |
3 года |
383 |
|
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника |
1 год после принятия решения |
390 |
|
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
5 лет |
392 |
|
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок |
1 год после утверждения разработанных норм |
398 |
|
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки) |
427 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы |
50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее) |
434 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку |
5 лет |
|
|
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
|
|
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий |
3 года |
454 |
|
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов |
5 лет |
469 |
|
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации |
5 лет |
491 |
|
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств |
5 лет |
520 |
|
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон |
5 лет |
535 |
|
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации |
5 лет |
564 |
|
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей |
5 лет |
587 |
|
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт |
1 год |
588 |
|
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации |
5 лет |
611 |
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.
Как подавать служебную записку в электронном виде
Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.
Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см. «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14).
Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.
Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.