Как написать служебную записку на повышение разряда работнику

0

Вопрос о повышении разряда рабочему рассматривается квалификационной комиссией организации (п. 10 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30 (далее – ЕТКС)). Основанием для рассмотрения вопроса о повышении разряда является заявление от рабочего, прошедшего обучение и сдавшего квалификационные экзамены, по представлению непосредственного начальника этого рабочего. И нередко перед этим пишется служебная записка на повышение разряда. Образец служебной записки на повышение разряда работнику мы приведем в конце нашей консультации.

Немного о процедуре повышения квалификационного разряда

Право на повышение разряда в первую очередь имеют рабочие, которые качественно выполняют работы и установленные нормы труда более высокого разряда не менее трех месяцев (п. 10 Общих положений ЕТКС).

Повышение разряда рабочему производится с учетом сложности выполняемых им работ, имеющихся в цехе, на участке, в строительно-монтажной, ремонтно-строительной организации (п. 12 Общих положений ЕТКС).

Рабочий, которому повышается разряд, должен в соответствии с тарифно-квалификационной характеристикой соответствующего разряда:

• устно ответить на вопросы из раздела «Должен знать»;
• сдать пробу (самостоятельно выполнить отдельные работы, указанные в разделах «Примеры работ» или «Характеристика работ» устанавливаемого разряда из числа имеющихся в организации). При сдаче пробы рабочий должен выполнить установленные нормы выработки/времени/обслуживания при обеспечении необходимого качества работ.

Кроме того, рабочий должен ответить на вопросы, вытекающие из требований к уровню знаний, изложенных в п. 8 настоящих Общих положений ЕТКС. Речь идет, например, о таких знаниях, как знание технологического процесса выполняемой работы, безопасных методов труда и т.д.

Служебная записка на повышение разряда работнику

Служебная записка (повышение разряда) не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде. Такая записка пишется в единственном экземпляре на имя непосредственного начальника работником, который хочет повысить свой разряд.

Также написать служебную записку на повышение разряда может непосредственный начальник работника, которому предлагается повысить разряд. Тогда служебная записка пишется на имя руководителя организации.

Служебная записка на повышение разряда: образец

Приведем образец служебной записки на примере служебной записки на повышение разряда слесаря.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

В процессе работы сотрудник приобретают опыт, новые знания и навыки. Для того, чтобы он начал выполнять более сложную работу, больше зарабатывать логично и правильно повысить специалисту разряд.

Первоначально, его непосредственный руководитель, должен информировать вышестоящее руководство об этом событии.  Т.е. описать причины и основания, по которым следуем провести квалификационные мероприятия в отношении конкретного специалиста. Именно в этом случае, инициативной бумагой является служебная записка на повышение разряда работнику.

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Продолжим…

Правовая сторона

В статье 143 ТК РФ дается понятие квалификационного разряда. Согласно законодательству, это – уровень профессиональных знаний и навыков.  Повысить разряд сотрудника может квалификационная комиссия, созданная на предприятии. В ее состав входят:

• Председатель. В его роли может выступать главный инженер или его заместитель.
• Заместителем председателя обычно назначают представителя от профкома (если есть).
• Роль членов комиссии выполняют инженеры, сотрудники отдела кадров, труда и заработной платы, специалист по охране труда.

Небольшие организации, где нет такого штата сотрудников, обращаются в учебные заведения, где готовят специалистов соответствующего профиля, имеющих профессиональную квалификационную комиссию.

Служебная записка не является обязательным документом. Организация вправе установить иной способ обращения к руководителю с этим вопросом. Но такая форма удобна, и многие организации пользуются таким вариантом.

Кто и когда составляет

На практике инициатором повышения разряда работнику является руководитель подразделения. Он лучше других осведомлен о том, как кандидат на повышение трудится, его отношение к работе и профессиональных навыках.

Начальник цеха (отдела) составляет служебную записку на имя руководителя организации и передает лично или через секретариат. При положительном решении издается приказ, в котором привлекается комиссия, созданная на предприятии, либо заключается договор со сторонней организацией.

Правила составления и заполнения

Служебная записка составляется в одном экземпляре. Есть необходимые реквизиты, которые должен содержать любой первичный документ. Они указаны в 402-ФЗ:

• название юридического лица;
• должность и ФИО составителя;
• должности и ФИО того, кому предназначен документ для принятия решения;
• наименование «служебная записка»;
• основная часть, в которой дается описание проблемы;
• подпись составителя и дата составления.

В основной части следует указать причины, по которым руководитель подразделения считает необходимым повысить разряд сотрудника, его достижения и прочие аргументы. Также делается указание, какой разряд рекомендуется присвоить.

Поэтапное заполнение пунктов

n/n	Описание части служебки
1.	В правом верхнем углу обычно находится блок «кому – от кого». В нем указывается должность и ФИО директора (генерального директора, должность и ФИО заявителя. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника механического цеха Ломова Е.Д.».
2.	В середине листа пишется название документа «Служебная записка».
3.	В основной части указываются должность, разряд и ФИО рабочего, кому следует повысить разряд. К примеру, «Прошу рассмотреть вопрос о присвоении слесарю 4-го разряда Шалимову А.И. более высокого, 5-го разряда. Шалимов А.И. в течение последних 4 месяцев выполняет работы, соответствующие 5 квалификационному разряду, зарекомендовал себя, как ответственный специалист, имеет стаж работы по специальности более 7 лет».
4.	В конце документа ставится дата составления, ставится подпись, указывается должность и ФИО составителя. Например, «11.08.22, начальник цеха Ломов Е. Д. подпись».

На основании служебной записки руководитель принимает решение и назначает дату, когда соберется аттестационная комиссия или дает поручение юридической службе составить договор со специализированной организацией, которая имеет право присвоить соответствующий разряд сотруднику.

                         ТРУДко, ИНФО

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru

Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.  

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет

Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Образец служебной записки

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Бланки для скачивания

Срок хранения служебной записки

Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.

Вид записки	Срок хранения	Номер статьи Перечня
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов	До минования надобности	9
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации	5 лет	17
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков	Постоянно	18
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации	5 лет
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений	1 год	20
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений	До минования надобности	35
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности	5 лет	47
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч	3 года	48
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет	153
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов	1 год после снятия с контроля	159
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения	5 лет	186
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет	255
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании	5 лет	256
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности	5 лет	282
Докладные записки по первичным статистическим данным	3 года	336
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка	1 год	382
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда	3 года	383
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника	1 год после принятия решения	390
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	5 лет	392
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок	1 год после утверждения разработанных норм	398
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием	3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки)	427
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы	50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее)	434
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку	5 лет
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях	3 года
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	454
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	469
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	491
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 лет	520
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон	5 лет	535
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации	5 лет	564
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей	5 лет	587
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год	588
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации	5 лет	611

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.

Как подавать служебную записку в электронном виде

Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.

Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см.  «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14).

Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.

Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.

Вопрос

Как повысить разряд нашему работнику, который работает поваром 4 разряда и имеет сертификат повара 4 разряда, выданный ПТУ?

Ответ

Правила присвоения разряда рабочим указаны в пунктах 10–15 Общих положений ЕТКС работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР^[1].

Для наглядности представим алгоритм повышения разряда в таблице.

Таблица. Алгоритм повышения разряда работнику

Этапы	Как происходит	Какие документы необходимо оформить
Инициатива	Инициатором повышения разряда может быть как сам работник, так и работодатель. Работодатель может принять такое решение, если работник выполняет работы, предусмотренные более высоким разрядом. В заявлении работник обосновывает необходимость присвоения повышенного разряда тем, что обладает всеми необходимыми навыками для выполнения задач повышенной сложности, прошел курсы переподготовки или обучения новой специальности, успешно сдал экзамены, что подтверждается документально	• Заявление работника; • представление непосредственного руководителя работника
Обучение	Работник проходит обучение в обучающей организации. Обучение можно пройти и у работодателя, если предприятие получило лицензию на обучение	Свидетельство об обучении
Присвоение разряда	Присваивает разряд квалификационная комиссия (при наличии лицензии на образовательную деятельность). Комиссию создает работодатель, если обучение проводилось на предприятии или в учебном центре, где не было такой комиссии. Если обучение проводилось на базе техникума, колледжа или иной аккредитованной организации, то разряд может присвоить квалификационная комиссия, созданная в этой обучающей организации (в этом случае соответствующие документы оформляет обучающая организация). Аттестационный экзамен на повышение разрядности включает проверку уровня теоретической подготовки и владение практическими навыками работы. Присвоение разряда фиксируется в трудовой книжке	• Приказ о создании квалификационной комиссии; • протокол заседания квалификационной комиссии; • приказ о присвоении разряда
Оформление перевода	Трудовая функция включает не только наименование профессии, но и указание разряда. Присвоение более высокого разряда еще не значит, что работник поменял трудовую функцию. Чтобы работник начал работать по профессии с повышенным разрядом, нужно оформить перевод на другую работу. Для этого в штатном расписании организации должна быть вакантная должность по профессии с повышенным разрядом (например, повар 5 разряда). Перевод оформляется в обычном порядке. Учтите, что оплата труда по профессии более высокого разряда должна быть выше	• Соглашение к трудовому договору о переводе; • приказ о переводе на другую работу; • запись в трудовой книжке о переводе; • отметка в личной карточке работника

18.02.2019, 10:24

Подписаться на журнал

Как написать заявление о повышении разряда

Нередки случаи на производстве, когда возникает необходимость проведения работ, требующих более высокой квалификации, чем имеющаяся у персонала предприятия. При этом есть работники, уже прошедшие обучение или имеющие опыт, не подтвержденный свидетельством о присвоении нужной категории. Повышенный разряд может быть присвоен квалификационной комиссией. Но для инициирования процесса нужно написать заявление.

Инструкция

Напишите заявление в свободной форме, но с соблюдением принятого в оформлении таких документов делового стиля. Для начала укажите адресата. Правильным будет адресовать ваше обращение непосредственно в аттестационную комиссию, но если таковой нет на предприятии, вам нужно будет обратиться с вопросом о необходимости повышения разряда к руководителю предприятия. Он сможет инициировать формирование такой комиссии или направить вас в соответствующее учебное заведение. Далее укажите отправителя. Здесь напишите собственные ФИО, профессию и место работы. Наименование документа разместите в центре листа.

Содержательную часть заявления начните словами «Прошу принять экзамен» и укажите требуемый разряд, уровень квалификации. Сообщите комиссии о том, что вы ознакомлены с порядком изменения и присвоения разрядов, принятом на предприятии. Укажите имеющуюся квалификацию. Перечислите основания и обстоятельства, позволяющие вам претендовать на повышение класса специалиста. Это может быть окончание курса обучения, прохождения практики, опыт выполнения соответствующих требуемому уровню знаний и умений работ.

В заключительной части сообщите сведения о себе, которые вы считаете нужным представить комиссии. Это может быть стаж работы на данном предприятии, уровень квалификации, наличие званий и наград, информация о повышении образования, специальность по диплому и т.д. Поставьте дату оформления заявления, распишитесь и расшифруйте подпись. В этой части уместно будет и попросить подписать ваше заявление руководителя или специалиста, который мог бы рекомендовать вас к повышению квалификации.

Обратите внимание

Помните, что ваше заявление станет основанием для рассмотрения комиссией вопроса о повышении вам квалификационного разряда только в комплекте с представлением соответствующего руководителя подразделения (начальника участка или цеха).

Источники:

• образец заявление на повышение разряда

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

• уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
• внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
• побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

• о запросе информации;
• о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
• о направлении в служебную поездку или командировку;
• о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

• бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
• далее указывается наименование документа;
• вносится дата его составления и номер;
• описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
• ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.